BAB III PROSES PEMBUATAN AKTA KELAHIRAN YANG
B. F AKTOR -F AKTOR Y ANG M ENYEBABKAN K ETERLAMBATAN
1. Faktor Internal
a. Manajemen Pelayanan Publik Dukcapil Kota Medan
Sebuah pelayanan pada instansi pemerintah merupakan hal yang begitu penting tidak terkecuali pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil pemerintahan kota medan yang memiliki visi "Terciptanya Tertib Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil yang Terpercaya", oleh karena itu untuk tercapainya visi itu, meningkatkan pelayanan publik merupakan keharusan.
115 Adli Ahmad, Efektivitas Pelayanan Dalam Pembuatan Akta Kelahiran Di Kecamatan Bukit Batu Kabupaten Bengkalis, Jom FISIP, Volume 2 Nomor 1, Oktober 2015.
Pelaksanaan pelayanan publik dilaksakana berdasarkan asas-asas pelayanan publik. Asas dapat berarti dasar, landasan, fundamen, prinsip, dan jiwa atau cita-cita. Asas-asas pelayanan publik diantaranya adalah:116
1. Transparan
Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.
2. Akuntabilitas
Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Kondisional
Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas.
4. Partisipatif
Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.
5. Kesamaan hak
Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama gender dan status ekonomi.
6. Keseimbangan hak dan tanggung jawab
Pemberian dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.
116 Riawan Tjandra, dkk, Peningkatan Kapasitas Pemerintahan Daerah Dalam Pelayanan Publik, 2005, Yogyakarta, Pembaharuan, hlm. 11.
Penerapan asas-asas pelayanan publik harus dilakukan secara baik dengan komitmen yang serius agar pelayanan publik mampu menghasilkan sebuah kualitas baik.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik disebutkan bahwa ada beberapa komponen standar pelayanan publik yang sekurang-kurangnya meliputi :
1. Dasar hukum
Setiap bentuk kebijakan pelayanan pulik yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah sebagai penyelenggara pelayanan harus memiliki dasar hukum yang sah untuk menyelenggarakan pelayanan publik sesuai peraturan perundang-undangan.
2. Persyaratan
Dalam hal ini mengenai syarat yang harus dipenuhi dalam pengurusan suatu jenis pelayanan, baik persyaratan teknis maupun administratif.
3. Sistem, mekanisme, dan prosedur
Sistem, mekanisme, dan prosedur yaitu tata cara pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan, termasuk pengaduan.
4. Jangka waktu penyelesaian
Jangka waktu penyelesaian yaitu Jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proses pelayanan dari setiap jenis pelayanan.
5. Biaya/tarif
Biaya/tarif yaitu ongkos yang dikenakan kepada penerima layanan dalam mengurus dan/atau memperoleh pelayanan dari penyelenggara yang besarnya ditetapkan berdasarkan yang telah ditetapkan oleh peraturan.
6. Produk pelayanan
Produk pelayanan yaitu hasil pelayanan yang diberikan dan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
7. Sarana, prasarana dan atau fasilitas
Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas yaitu peralatan dan fasilitas yang diperlukan dalam penyelenggaraan pelayanan, termasuk peralatan dan fasilitas pelayanan bagi kelompok rentan.
8. Kompetensi pelaksana
Kompetensi pelaksana yaitu Kemampuan yang harus dimiliki oleh pelaksana meliputi pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan pengalaman.
9. Pengawasan internal
Pengawasan internal yaitu pengendalian yang dilakukan oleh pimpinan satuan kerja atau atasan langsung pelaksana.
10. Penanganan pengaduan, saran, dan masukan
Penanganan pengaduan, saran, dan masukan yaitu tata cara pelaksanaan penanganan pengaduan dan tindak lanjut.
11. Jumlah pelaksana
Jumlah pelaksana yaitu tersedianya pelaksana sesuai dengan beban kerja.
12. Jaminan pelayanan
Jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan standard pelayanan.
13. Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan
Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu-raguan, yaitu kepastian memberikan rasa aman dan bebas dari bahaya, risiko, dan keragu-raguan.
14. Evaluasi kinerja pelaksana
Evaluasi kinerja pelaksana yaitu penilaian untuk mengetahui seberapa jauh pelaksanaan kegiatan sesuai dengan standar pelayanan.
Dalam menyelenggarakan pelayanan publik, instansi pemerintah sebagai penyelenggara harus mematuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu adisty selaku kepala sub bagian penyusunan program mengatakan mereka berusaha sebaik mungkin lebih meningkatkan pelayanan di dukcapil apalagi 5 tahun belakangan ini pengurusan berkas-berkas seperti akta kelahiran, kartu keluarga, dan dokumen lainnya membludak, tetapi jumlah aparatur pelayan publik tidak bertambah selain itu proses mengimput data yang telah menggunakan sistem internet juga berdampak dengan pelayanan yang ada karena sewaktu-waktu bisa terjadi server down.117
b. Sarana dan Prasarana Yang Ada Di Disdukcapil Kota Medan
117 Wawancara dengan Ibu Adisty selaku Kepala Sub Bagian Penyusunan Program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pemerintahan Kota Medan Tanggal 08 Februari 2019.
Berkenaan dengan sarana atau fasilitas pendukung dari suatu birokrasi pemerintahan ini, menurut M.Mas’ud Said dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian sebagai berikut :118
1. Fasilitas pendukung operasional kerja seperti gedung kantor, peralatan kantor, komputer, kendaraan dinas dan sebagainya. Pada intinya fasilitas ini adalah fasilitas berupa barang atau mesin untuk mendukung operasional kerja sehari-hari dari aparatur birokrasi.
2. Fasilitas pendukung insentif kerja seperti gaji, tunjangan pensiun dan sebagainya. Fasilitas ini adalah fasilitas pendukung yang mendukung semangat dan loyalitas kerja dari aparatur birokrasi. Mengenai gaji Bintoro menyatakan bahwa secara ideal gaji pegawai dan sistemnya harus memenuhi tiga unsur yaitu : adil, cukup dan merangsang serta berorientasi pada prestasi kerja. Oleh karena menjadi pegawai negeri diharapkan merupakan suatu karier dalam hidup, maka perlu kiranya gaji yang wajar dihubungkan dengan beratnya beban tugas, tanggung jawab, kualifikasi, prestasi kerja, lamanya menjabat dan tingkat biaya hidup.
3. Fasilitas pendukung administrasi kerja seperti sistem akuntansi, sistem pengawasan, sistem pelaporan, dan sebagainya. Pada intinya, fasilitas ini berupa sistem yang bisa menjadi alat ukur dan alat kontrol objektif yang bisa membantu aparatur birokrasi untuk menilai dan mengawasi kerja dan kinerja secara keseluruhan sebagai aparatur birokrasi.
118 M.Mas’ud Said dalam Moeljarto Tjokrowinoto, dkk, Birokrasi dalam Polemik, 2004, Yogyakarta, Pustaka Pelajar Bekerjasama Dengan Pusat Studi Kewilayahan Universitas Muhammadiyah Malang, hlm. 109.
Sarana dan Prasarana pendukung yang menyangkut sistem komputerisasi dalam suatu instansi birokrasi sangatlah diperlukan mengingat semakin luasnya pekerjaan dan beban tugas dari aparatur pemerintah daerah saat ini. Dengan sistem komputerisasi diharapkan dapat meningkatkan efisiensi administrasi pemerintahan daerah sekaligus menampung semakin banyaknya kebutuhan pengolahan data untuk pelayanan publik termasuk pelayanan dalam bidang kependudukan dan pencatatan sipil, dalam hal ini dukcapil kota medan masih dalam tahapan melengkapi dan memperbaiki hal tersebut.
Saat melakukan pengamtan di disdukcapil kota Medan, segala kegiatan pendaftaran dan proses pembuatan dokumen terdapat di lantai dua dan tiga, Pada lantai dua kondisi yang padat dan sesak hal ini dimungkinkan karena kapasitas ruangan yang kurang lebar dan kurangnya fentilasi udara atau pendingin ruangan.
Banyak juga masyarakat yang menunggu gilirannya tidak mendapatkan tempat duduk, dikarenakan jumlah kursi yang terbatas. Berdasarkan hasil wawancara, pihak dukcapil kota medan menyadari akan hal ini. Salah satu sarana dan prasarana yang masih kurang yaitu fasilitas yang ramah ibu hamil dan anak, mengenai fasilitas tersebut memang telah direncakan tapi memang belum bisa diwujudkan semuanya dengan segera karena hal tersebut masih dalam tahap penganggaran. Namun niat itu sudah mulai dijalankan dengan memberikan pelayanan kepada ibu hamil di lantai satu walaupun tempatnya masih sederhana.119
119 Wawancara dengan Ibu Adisty selaku Kepala Sub Bagian Penyusunan Program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pemerintahan Kota Medan Tanggal 08 Februari 2019.
c. Kurangnya Perpanjangan Tangan Dari Program-Program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan120
Program-program yang dilaksanakan pihak dukcapil kota Medan, kurang mendapatkan perhatian masyarakat. Hal ini dikarenakan terbatasnya media untuk menyebarluaskan program-program baru yang ada. Seperti contoh pendaftaran akta kelahiran online, program yang sebenarnya telah ada sejak tahun 2013 tetapi sebagian besar masyarakat tidak mengetahui hal ini. Pendaftaran akta kelahiran secara online tidak mencapai 50 akta per bulannya. Sungguh hal yang sangat disayangkan karena sebenarnya program semacam ini merupakan program yang sangat cocok dengan generasi seperti sekarang ini.