Adalah perencanaan keseluruhan organisasi. Meliputi bagaimana organisasi menentukan apa yang ingin dicapai oleh organisasi dan bagaimana keinginan tersebut akan dicapai. Fase ini terdiri dari beberapa tahap yaitu:
a. Step 4 Menentukan Sasaran dan Tujuan Langkah ini membantu Humas dan Subbagian Promosi membangun tujuan yang jelas, spesifik dan terukur dalam menentukan apa yang ingin dicapai oleh organisasi, meliputi Awarnes,
Acceptance, dan Action. Ibu Eka Fridayanti menjelaskan sasaran dalam kegiatan
sosialisasi kepada masyarakat ini sebagai berikut:
“ Kalau dibilang meliputi awarnes, acceptance, dan action saya katakn betul, memang HKI mengadakan kegiatan sosialisasi ini tujuanya agar masyakat sadar akan pentingnya pelindungan HKI, kemudian mereka menerima keberadaan lembaga ini, dan pada akhirnya untuk pelaku UKM, seniman, dan masyarakat yang memiliki HKI mau untuk mendftarkan karya mereka namun yang tidak punya pun diharapkan akan mau untuk menghargai karya orang lain dengan cara tidak membeli barang bajakan maupun melakukan pemalsuan.”72
71
Hasil wawancara dengan ristian bima
72
Pernyataan ini selaras dengan apa yang dikemukakan Bapak Agus Dwiyanto
”Iya, kalau dikaitkan dengan teori memang yang kami harapkan demikian,
tetapi terlepas dari semua itu meskipuan masyarakat tidak mempunyai karya mereka mau menyadari untuk tidak melakukan maupun mendukung pembajakan.”73
Antara sasaran, tujuan dan posisi yang ingin dicapai oleh Direktorat jenderal hak kekayaan intelektual terlihat adanya kesinambungan yang akan membantu Humas dan Promosi dalam menentukan kegiatan yang efektif untuk mencapai sasaran, tujuan dan posisi tersebut.
Sasaran yang ingin dicapai ini ditentukan oleh rapa pimpinan tertinggi dari ditjen HKI itu sendiri seperti yang diungkapkan oleh Ibu Eka Fridayanti
“Untuk yang menentukan sasaranya itu biasanya pimpinan, melalui rapat pimpinan HKI, kemudian baru disampaikan kepada penyelenggara sosialisasi tersebut.” 74
Pernytaaan ini sama seperti jawaban dari Bapak Agus Dwiyanto
“Untuk yang menentukan si biasanya pimpinan ya, yang meliputi para
dirjen, dari mulai hak cipta, merek, paten dsb.”75
b. Step 5 Formulasi Aksi dan Respon Strategi
Dalam tahap ini sangat baik mempertimbangkan langkah yang akan diambil di dalam situasi tertentu. Menentukan apa yang mungkin dilakukan dalam berbagai situasi, menentukan berbagai opsi mengenai apa yang dapat dikatakan oleh organisasi kepada publiknya. Aksi komunikasi di sini dapat bersifat proaktif atau reaktif tergantung situasi yang diperlukan.
73
Hasil wawancara dengan kepala seksi sosialisasi
74
Hasil wawancara dengan kasubbag humas
75
Pada tahap ini langkah yang dilakukan oleh Humas dan Subbagian Promosi adalah mentukan kegiatan-kegaitan apa yang tepat untuk menyosialisasikan perlindungan HKI kepada masyarakat terutama yang dilakukan pada tahun 2011. Seperti yang dikemukakan oleh Ibu Eka Fridayanti
“Untuk kegiatan yang humas lakukan pada tahun 2011 meliputi seminar dengan para pelaku UKM dalam satu tahun ada sekita empat kali lebih seminar ini, kemudian audiensi yang rutin kami lakukan bekerjasama dengan pemda, kemudian roadshow ke SMA/SMK di Tangerang dan Jakarta, terus ada pameran, bazaar dan masih banyak lagi, talkshow juga kami adakan.”76
Bapak Agus Dwiyanto juga menyatakan hal yang sama
“Kami mengadakan seminar baik untuk UKM, pelajar yang bentuknya
roadshow menggunakan mobil IP Wheels, workshop dan pelatihan ilmiah, juga talkshow di beberapa media.”77
Dengan pernyataan yang disampaikan oleh Humas dan Promosi dapat kita ketahui bahwa pada tahun 2011 Humas dan Promosi ditjen HKI benar melakukan program sosialisasi, hal ini semakin di perjelas dengan jawaban dari Bapak Muji Hartono
“ Waktu itu si saya pernah ikut seminar tentang merek di JCC, kalau tidak salah tahun 2011 bulan Juli tapi tanggalnya saya lupa disitu ada pameran HKI juga, dan konsultasi tentang merek, paten, cipta dsb.”78
Selaras dengan bapak Muji Hartono, Bapak Suyitno menambahkan
“Sosialisasi ada, seminar merek di Kanwil Bandung saya pernah ikut, saya juga pernah lihat talkshow HKI di media Metro TV, pameran dan konsultasi HKI juga ada pada saat seminar.”79
Dea Karliany siswi SMKN 4 Tangerang juga mengatakan
76
Hasil wawancara dengan kasubbag humas
77
Hasil wawancara dengan kepala seksi sosialisasi
78
Hasil wawancara dengan bapak muji hartono
79
“ Pernah ada sih mba sosialisasi ke SMK saya waktu itu bulan September 2011, disitu juga ada mobil IP On wheels dan konsultasi HKI.”80
Demikian halnya yang diungkapkan oleh Ristian Bima “Ada sih road show gitu ke SMA saya bulan april 2011 .”81
Dari penjelasan diatas terlihat bahwa Humas melakukan berbagai kegiatan yang bisa mendukung tercapainya usaha untuk menyosialisasikan HKI kepada masyarakat. Ibu Eka Fridayanti juga menjelaskan dari berbagai kegiatan tersebut ada kegiatan yang ternasuk kedalam kegiatan yang proaktif dan reaktif. Berikut adalah penjelasannya:
“Kegiatan yang proaktif seperti talkshow yang kami lakukan dibeberapa media seperti Metro TV, TVRI, TV one, kemudian seminar dan dialog yang melibatkan pelaku UKM dan pelajar juga. Untuk kegiatan yang reaktif kita mencoba untuk berpartisipasi dalam mengikuti pameran maupun bazaar dari
pihak luar seperti kemendag maupun departemen lain yang
menyelenggarakan event.”82
Kegiatan yang proaktif adalah kegiatan untuk menyosialisasikan HKI kepada masyarakat yang berasal dari Ditjen HKI sendiri. Sedangkan kegiatan yang reaktif adalah kegiatan untuk merespon tanggapan dari luar.
Respon masyarakat terhadap kegiatan sosialisasi Ditjen HKI ini juga harus di perhatikan, menurut Ibu Eka Fridayanti sejauh ini respon masyarakat, positif dan mendukung.
“ Respon cukup positif, artinya bahwa masyarakat kita sudah mulai
mendukung kegiatan sosialisasi ini, bahkan harapan mereka agar kedepan kegiatan ini terus dilakukan secara berkesinambungan.”83
Bapak Agus Dwiyanto juga mengatakan hal yang sama
80
Hasil wawancara dengan dea karliany
81
Hasil wawancara dengan ristian bima
82
Hasil wawancara dengan kasubbag humas
83
“ Respon masyarakat sangat baik, mereka mendukung program sosialisasi ini.”84
Jadi dapat kita ketahui bahwa masyarakat sudah mulai merasakan pentingnya HKI, seperti yang dikemukakan oleh ke empat narasumber pembanding, berikut hasil wawancara dari Bapak Muji Hartono
“Ya..pastinya kalau kegiatan ini bermanfaat untuk masyarakat pasti mereka mendukung lah, saya juga sangat mendukung apalagi mengingat dampak kedepanya kan.” 85
Hal yang sama disampaikan oleh Bapak Suyitno
“ Pasti responya positif, mendukung lah apalagi perlindungan HKI ini banyak memberikan manfaat kedepanya.” 86
Tidak jauh berbeda dengan kedua narasumber dari pelaku UKM, Dea Karliany pun berpendapat sama
“ Dukunglah mba, kegiatan ini bagus, terutama untuk pelajar ya, biar mereka dan saya juga punya wawasan yang lebih luas.”87
Ristian Bima juga mengatakan
“Pasti dukung, karena memang sudah seharusnya juga masyarakat kenal
HKI kan, biar gak ada pembajakan lagi, jadi dukung lah.”88
Dengan dukungan positif yang didapat ini diharapkan dapat memacu Humas dan Promosi Ditjen HKI untuk terus mengadakan kegiatan ini, ada respon positif juga ada respon negative tetapi berdasarkan hasil wawancara dengan dua narasumber utama dan empat nara sumber pembanding mereka semua menjawab sejauh ini tidak ada respon negatif yang terlontar dari masyarakat.
c. Step 6 Menggunakan Komunikasi Efektif
84
Hasil wawancara dengan kepala seksi sosialisasi
85
Hasil wawancara dengan bapak muji hartono
86
Hasil wawancara dengan bapak suyitno
87
Hasil wawancara dengan dea karliany
88
Setelah mengetahui siapa publik sasaran dan rencana kegiatan yang akan dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah mempertimbangkan beberapa elemen komunikasi yang efektif untuk berbicara dengan publiknya. Untuk berkomunikasi dengan khalayak perlu ditentukan siapa yang akan menyampaikan pesan, tampilan pesan seperti apa yang ingin disampaikan, bagaimana struktur pesan yang akan disampaikan, kalimat yang akan digunakan dengan simbol–simbol yang seperti apa.
Pesan yang ingin disampaikan melalui kegiatan sosialisasi ini menurut Ibu Eka Fridayanti adalah
“Yang pasti pesanya agar masyarakat memahami peranan HKI dan timbul kesadaran untuk melindungi kekayaan intelektualnya baik cipta, merek, paten, dengan mengusung slogan Nikmati Ciptaanya, Harga penciptanya, Lindungi HKI-nya, slogan ini selain digunakan pada saat seminar juga tertera di kalender HKI, leaflet, majalah, dan buku panduan.”89
Demikian halnya dengan pernyataan Bapak Agus Dwiyanto
“Kami gunakan pesan berupa slogan yang menurut kami mudah dimengerti yaitu Nimkati ciptaanya, hargai penciptanya, lindungi HKI-nya.” 90
Menyangkut penggunaan slogan pesan ini dapat dikatakan mudah dipahami oleh masyarakat, berikut tanggapan dari bapak Muji Hartono
“Yang tiga kalimat itu kan mba yang ada lindungi HKI-nya, ya paham
lah kalimatnya simple dan enak dibaca, saya rasa masyarakat mudah mengerti.”91
Selaras dengan bapak muji, bapak suyitno juga berpendapat
“ Paham lah, kalimatnya bagus, tulisanya jelas, mudah dimengerti.”92
89
Hasil wawancara dengan kasubbag humas
90
Hasil wawancara dengan kepala seksi sosialisasi
91
Hasil wawancara dengan bapak muji hartono
92
Demikian pula denga pendapat dari Dea Karliany
“ Kalau buat aku si kan waktu itu disampaikan juga yang slogan HKI, kalimatnya mudah dipahami lah.”93
Selaras dengan dea, Ristian Bima mengatakan
“ Kalau aku si paham, gak tau yang lain. Heheh.”94