BAB V PENUTUP
Bagan 3.8 Flow of Document Sarana Prasarana Perbaikan
Dari hasil laporan ketidaksesuaian barang, bagian sarana prasarana menindaklanjuti untuk dimasukkan ke perbaikan barang. Laporan barang akan disajikan setiap bulannya kepada pimpinan.
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah uraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya untuk mengidentifikasikan permasalahan, kesempatan, hambatan dan kebutuhan yang terjadi sekaligus diharapkan dapat diusulkan perbaikannya. Analisis dilakukan untuk mengetahui permasalahan apa yang sedang dihadapi oleh SMK Mikael Surakarta yang berguna untuk membuat alternatif yang diberikan pada sistem baru.
Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem. Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen sarana prasarana mengandung pemahaman sebagai pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan data sarana prasarana.
4.1.1 Analisis Kelemahan Sistem Menggunakan PIECES
Dalam melakukan analisis untuk mengetahui kelemahan sistem yang sedang berjalan di SMK .St Mikael ini menggunakan metode kerangka berfikir PIECES
(Performance, Information, Economy, Control, Effeciency, Service) sebagai berikut:
Tabel 4.1 Analisis Kinerja (Performance)
Pengukuran Indikator Sistem Lama Sistem Baru
Kinerja (Performance) Database Belum menggunakan database. Menggunakan database
MySQL dari phpmyadmin dan
berfungsi secara penuh
mendukung perintah pencarian data yang cepat dan akurat.
Tabel 4.2 Analisis Informasi (Information)
Pengukuran Indikator Sistem Lama Sistem Baru
Informasi (Information) Tepat Waktu Memakan waktu lama dalam pengaksesan data.
Pengaksesan data lebih cepat.
Akurat Data yang
dihasilkan
belum akurat
karena data arsip
yang dicari
terkadang tidak sesuai kriteria yang diinginkan.
Data yang dihasilkan lebih akurat karena penampilan data disesuaikan dengan kriteria
pencarian menggunakan
database.
Tabel 4.3 Analisis Biaya (Economy)
Pengukuran Indikator Sistem Lama Sistem Baru
Biaya
(Economy)
Biaya Karena data dan
pelaporan berbentuk arsip, apabila ada kesalahan maka tidak dapat langsung diganti. Hal ini menyebabkan pembengkakan biaya. Menggunkan sistem
komputerisasi yang apabila ada suatu kesalahan maka dapat diedit/diubah terlebih dahulu. Dan meminimalkan pengeluaran biaya.
Tabel 4.4 Analisis Pengendalian (Control)
Pengukuran Indikator Sistem Lama Sistem Baru
Pengendalian (Control) Kontrol Informasi Kontrol terhadap antar informasi masih kurang serta bersifat individu karena sistem belum terhubung atau terkoneksi.
Lebih mudah terkoneksi pada operator lain dengan jaringan
intranet dan dapat diakses dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah.
Tabel 4.5 Analisis Efisiensi (Effeciency)
Pengukuran Indikator Sistem Lama Sistem Baru
Efisiensi (Effeciency) Efisiensi dari setiap proses Proses pengolahan data menghabiskan banyak waktu karena belum terintegrasi dengan form.
Proses pengolahan data
dilakukan secara cepat karena
database telah terintegrasi.
Tabel 4.6 Analisis Pelayanan (Service)
Pengukuran Indikator Sistem Lama Sistem Baru
Pelayanan
(Service)
Layanan Pelayanan data
yang relatif lama karena
menggunakan arsip.
Pelayanan dilaksanakan dengan cepat karena sistem terintegrasi dengan database terpusat.
4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Untuk mengatasi permasalahan yang ada maka di perlukan sebuah pengembangan perancangan sistem informasi Sarana Prasarana di SMK Mikael Surakarta. Dalam hal ini membutuhkan beberapa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) sebagai berikut :
1. Kebutuhan Fungsional
Untuk melancarkan dalam merancang sistem ini maka dibutuhkan sumber daya manusia yang terdiri dari:
1. Analisis
Seseorang yang mempunyai kemampuan dalam menganalisa dan merancang sistem informasi sarana prasarana.
2. Programmer
Seseorang yang mampu membuat website dan mampu menguasai bahasa pemrograman HTML, CSS, JS dan PHP yang akan digunakan untuk membuat sistem informasi sarana prasarana SMK Mikael Surakarta.
3. Operator
Seseorang yang mampu menggunakan/mengakses website, baik proses
input, update, view, dan delete.
1. Sistem dapat diakses oleh pegawai, bagian sarana prasarana, dan pimpinan.
2. Sistem harus bisa melakukan entri dan master data pribadi sarana prasarana.
a. Admin dapat dapat menghapus data sarana prasarana. b. Admin dapat menampilkan data sarana prasarana. c. Admin dapat menampilkan data secara keseluruhan.
3. Sistem dapat melakukan pengolahan data.
a. Admin dapat melakukan penyesuaian data sarana prasarana jika terjadi kesalahan dalam proses input/tidak sesuai dengan data inventaris.
b. Sistem dapat mengolah dan menampilkan data user tertentu dan mampu menampilkan semua informasi ijin sarana prasarana. 4. Sistem dapat melakukan analisis laporan
a. Sistem mampu menampilan Informasi data sarana prasarana sesuai dengan yang diminta.
b. Sistem mampu menampilkan semua daftar absensi sarana
prasarana.
2. Kebutuhan Non Fungsional
a. Kebutuhan perangkat keras (Hardware)
Perangkat keras yang dibutuhkan dalam berjalannya aplikasi ini adalah minimum spesifikasi sebagai berikut:
1. CPU pentium Core 2 Duo.
2. Processor 1.70 GHZ.
3. RAM 1024 Mb.
4. Hardisk 320 Gb
b. Kebutuhan perangkat lunak ( Software )
Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam berjalannya aplikasi ini adalah sebagai berikut:
XAMPP
3. Studi Kelayakan Sistem
Studi kelayakan merupakan suatu studi untuk menilai proyek yang akan dikerjakan di masa mendatang. Penilaian di sini adalah memberikan rekomendasi apakah sebaiknya proyek yang bersangkutan layak dikerjakan ataukah sebaliknya ditunda dulu. Mengingat kondisi di masa mendatang penuh ketidakpastian, maka studi yang dilakukan tentunya meliputi berbagai aspek dan membutuhkan pertimbangan-pertimbangan tertentu untuk memutuskannya. Ini menunjukkan bahwa dalam melakukan studi kelayakan akan melibatkan tim gabungan dari beberapa ahli sesuai dengan bidangnya masing-masing seperti :
1. Kelayakan jadwal
Waktu pengembangan 8 minggu dengan probabilitas selesai 100%.
2. Kelayakan Hukum
Bahasa pemrogram PHP dan CSS bersifat free atau bebas digunakan.
3. Kelayakan Ekonomi
Analisis kelayakan dari segi ekonomis berupa biaya pengembangan sistem.
4. Kelayakan Teknologi
Kelayakan teknologi dalam pengembangan sistem membutuhkan dukungan perangkat keras dan perangkat lunak. Misalnya sistem dibuat menggunakan
PHP. Dimana prosedur proses mudah dijalankan dan dimengerti user.
5. Kelayakan Operasional
Tidak membutuhkan operator dengan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya karena akan adanya panduan manual dalam
pengoperasian sistem. Sistem tersebut dapat mengurangi beban kerja, mengurangi kesalahan, dan mempercepat pekerjaan.
4.2 Desain
4.2.1 Flow of Document
Dari document flow yang prosesnya masih manual lalu dibuat system flow
yang dirancang mengacu pada document flow yang manual kemudian diubah secara komputerisasi, sehingga masalah-masalah yang ada pada proses yang lama dapat diatasi dengan sistem yang baru.
Proses-proses flow of document sistem baru sebagai berikut :
1. Inventaris
SUPPLIER PEGAWAI SARANA PRASARANA PIMPINAN
MULAI
PENGIRIMAN
BARANG INPUT DATA
KETIDAKSESUAIAN, PEMINJAMAN BARANG, PENGADAAN BARANG, PENGAMBILAN BARANG INPUT DATA INVENTARIS, NON-INVENTARIS, PERBAIKAN, PENOMORAN, KETIDAKSESUAIAN, PEMINJAMAN BARANG, PENGADAAN BARANG, PENGAMBILAN BARANG CEK KESESUAIAN CEK PENOMORAN L. INVENTARIS TIDAK YA YA CEK INVENTARIS YA TIDAK TIDAK 1 3 CETAK INVENTARIS INPUT PENOMORAN INPUT INVENTARIS DB. PENOMORAN DB. INVENTARIS