BAB V SIMPULAN DAN SARAN
Bagan 7 FlowChart Pinjaman
BENDAHARA
Sumber: Koperasi Dian Banjarmasin Ket.FPP : Formulir Permohonan Pinjaman BPK : Bukti Pengeluaran Kas
Lanjutan
KETUA SEKRETARIS
Sumber: Kopeasi Dian Banjarmasin
Ket.FPP : Formulir Permohonan Pinjaman BPK : Bukti Pengeluaran Kas
B. Pembahasan Hasil Penelitian
Proses pencatatan transaksi simpanan dan pinjaman yang berjalan pada Koperasi Dian Banjarmasin masih dilakukan secara manual pada buku, lalu data akan dimasukkan kedalam Microsoft Excel. Dalam hal ini koperasi menggunakan Microsoft excel sebagai alat bantu hitung, serta sebagai penyimpanan data transaksi simpan dan pinjam selain penggunaan buku, dan penghasil laporan dari inputan manual transaksi simpan dan pinjam, bukan sebagai alat pemroses transaksi.
1. Hasil Analisis Sistem Informasi Akuntansi Utang
Berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya, maka ditemukan beberapa permasalahan yang ada pada sistem akuntansi simpan pinjam yang berjalan di Koperasi Dian Banjarmasin. Adapun permasalahan-permasalahan yang ditemukan sebagai berikut:
a. Permasalahan dalam Sistem Akuntansi Utang dari Simpanan Anggota Baru di Koperasi Dian Banjarmasin
1) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan berupa kartu anggota sudah bagus karena memiliki nomor anggota pada kartu anggota koperasi untuk memudahkan pencarian data anggota saat melakukan transaksi dengan pihak koperasi. Kartu anggota koperasi juga memiliki masa berlaku, jadi
anggota harus memperbarui kartu apabila masa berlaku kartu akan atau telah berakhir sebagai tanda bahwa anggota adalah anggota aktif.
2) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan oleh Koperasi Dian Banjarmasin sudah baik. Koperasi Dian Banjarmasin menggunakan buku daftar anggota untuk mencatat anggota yang baru bergabung dengan koperasi, pengerjaan catatan ini masih manual, sehingga membutuhkan banyak waktu saat melakukan pencarian data anggota.
3) Sistem Pengendalian Intern
a) Pemisahan tanggung jawab secara tegas
Kegiatan pendaftaran anggota baru sekaligus penerimaan transaksi simpanan pokok dari anggota baru pada Koperasi Dian Banjarmasin telah sangat baik karena dilakukan secara terpisah. Anggota baru melakukan pendaftaran dengan pihak sekretaris koperasi, dan penyetoran simpanan pokok anggota koperasi diterima dan dicatat dan disimpan oleh bendahara.
b) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi penerimaan anggota baru pada Koperasi Dian Banjarmasin dinilai masih berlum baik, karena calon anggota baru mendaftar menjadi anggota, tidak ada diminta otorisasi dari ketua untuk persetujuan masuk sebagai anggota baru. Prosedur pendaftaran
hanya dilaksanakan oleh sekretaris koperasi dan sekretaris juga yang berwenang menerima anggota tersebut apakah dapat menjadi anggota Koperasi Dian Banjarmasin.
c) Praktik yang sehat
Tidak terjadinya rangkap tugas dalam pada fungsi pendaftaran anggota baru merupakan hal yang bagus, yang kurang hanya tidak adanya otorisasi dari ketua tentang penerimaan anggota baru.
b. Permasalahan dalam Sistem Akuntansi Utang dari Simpanan Anggota Lama (Potong gaji) di Koperasi Dian Banjarmasin
1) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Utang dari Simpanan Anggota Lama (Potong Gaji) di Koperasi Dian Banjarmasin adalah daftar tagihan simpanan atau daftar potongan gaji. Daftar tagihan simpanan atau daftar potongan gaji dan bukti kas masuk tidak memiliki nomor tercetak pada dokumennya.
2) Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan oleh Koperasi Dian Banjarmasin menggunakan buku jurnal penerimaan kas, namun buku jurnal penerimaan kas koperasi masih digunakan untuk mencatat semua transaksi masuk yang diterima koperasi. Pengerjaan catatan ini pun masin manual, sehingga memerlukan waktu dalam pencatatan.
Bentuk catatan seperti buku jurnal penerimaan kas yang masih mencatatat transaksi umum ini memiliki kelamahan, yaitu tidak dapat mengetahui jumlah simpanan yang telah disetorkan oleh anggota koperasi selama bergabung sebagai anggota koperasi. Microsoft
Excel Simpanan anggota dibuat untuk menyelesaikan permasalahan
tersebut. Dengan bantuan dari Microsoft Excel, koperasi membuat file Excel dengan periode satu tahun. Namun metode ini juga masih memiliki kelemahan, yaitu masih sulit dalam membuat kartu simpanan anggota karena setiap tahun akan ada file Microsoft Excel yang baru.
3) Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian inter pada Koperasi Dian Banjarmasin adalah sebagai berikut:
a) Pemisahan tanggung jawab secara tegas
Kegiatan simpanan anggota lama dibagi menjadi dua bagian yaitu sistem potong gaji bagi karyawan dan honorer dan sistem pembayaran langsung bagi pensiunan. Sistem potongan gaji masih dilakukan oleh satu fungsi yaitu fungsi bendahara yang membuat daftar potongan gaji, mencatat, dan menerima uang potongan tersebut. Perangkap tugas oleh bendahara memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pencatan transaksi, sehingga laporan akuntansi yang dihasilkan tidak dapat di percaya.
b) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi simpanan anggota lama potong gaji pada Koperasi Dian Banjarmasin dinilai sudah baik, karena untuk menutupi kekurangan dalam kesalahan yang dilakukan bendahara dalam pembuatan daftar potongan gaji, daftar potongan gaji akan diperiksa dulu oleh ketua koperasi sebelum diotorisasi dan diserahkan kepada bendahara kantor untuk dilakukan pemotongan gaji anggtota koperasi.
c) Praktik yang sehat
Terjadinya rangkap tugas yang berlebihan dalam fungsi simpanan potongan gaji. Dalam transaksi simpanan dalam pembuatan daftar potong gaji, penerimaan, pencatatan dan penyimpanan transaksi simpanan anggota hanya ada satu orang yang mengatur semuanya yaitu oleh bendahara.
c. Permasalahan dalam Sistem Akuntansi Utang dari Simpanan Anggota Lama (Pembayaran Langsung) di Koperasi Dian Banjarmasin
1) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Utang dari Simpanan Anggota Lama (Pembayaran Langsung) di Koperasi Dian Banjarmasin bukti kas masuk tidak memiliki nomor tercetak pada dokumennya.
2) Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan oleh koperasi sudah memadai dalam mencatat transaksi simpanan anggota koperasi. Koperasi Dian Banjarmasin menggunakan buku jurnal penerimaan kas sebagai dokumen catatan akuntansi. Dalam catatan akuntansi buku jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat kas masuk secara umum. Bentuk catatan yang mencatat seluruh kas masuk ini masih memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat mengetahui jumlah simpanan yang telah disetorkan oleh anggota koperasi selama bergabung sebagai anggota koperasi.
Microsoft Excel Simpanan anggota dibuat untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Dengan bantuan dari
Microsoft Excel, koperasi membuat file Excel dengan periode satu
tahun. Namun metode ini juga masih memiliki kelemahan, yaitu masih sulit dalam membuat kartu simpanan anggota karena setiap tahun akan ada file Microsoft Excel yang baru.
3) Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian interal pada Koperasi Dian Banjarmasin adalah sebagai berikut:
a) Pemisahan tanggung jawab secara tegas
Kegiatan simpanan anggota pembayaran langsung memiliki pemisahan tanggung jawab yang bagus. Karena
dalam transaksi simpanan langsung menggunakan fungsi kasir sebagai penerima, pencatat, dan pembuat bukti transaksi, bukti transaksi akan dibukukan oleh juru buku, dan penyimpanan uang transaksi dilaksanakan oleh bendahara koperasi.
b) Sistem Otorisasi
Sistem otorisasi simpanan anggota lama pembayaran langsung pada Koperasi Dian Banjarmasin dinilai penulis belum cukup baik, karena didalam proses transaksi simpanan pembayaran langsung anggota pada bukti kas masuk tidak diotorisasi oleh ketua koperasi. c) Praktik yang sehat
Tidak terjadinya rangkap tugas dalam pada fungsi pembayaran simpanan anggota merupakan hal yang bagus, hanya kurang pada pemberian otorisasi dari ketua pada proses transaksi ini.
2. Hasil Analisis Sistem Informasi Akuntansi Piutang
Sistem akuntansi piutang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. Pada Koperasi Dian Banjarmasin terjadinya piutang berasal dari kegiatan pinjaman anggota kepada koperasi. Piutang anggota dilakukan mulai dari permohonan
pengajuan pinjaman oleh anggota, hingga pembayaran piutang dengan cara angsuran.
Analisis dilakukan berdasarkan kelengkapan dokumen, catatan akuntansi yang digunakan, jaringan prosedur, dan fungsi-fungsi yang terkait, dan sistem pengendalian intern. Hasil analisis dapat diuraikan sebagai berikut.
a. Permasalahan dalam Sistem Akuntansi Piutang dari Pinjaman Anggota di Koperasi Dian Banjarmasin
1) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang pada Koperasi Dian Banjarmasin menggunakan formulir permohonan pinjaman, bukti kas keluar. Penggunaan bukti kas keluar yang tidak menggunakan nomor urut tercetak dapat mempersulit dalam pengarsipan dan pencarian kembali dokumen serta berpeluang dalam terjadinya penyalahgunaan terhadap dokumen tersebut.
2) Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada Koperasi Dian Banjarmasin sudah memadai dalam pencatatan transaksi piutang. Pencatatan pinjaman anggota dicatat kedalam buku jurnal pengeluaran kas. Dalam catatan akuntansi buku jurnal pengeluaran
kas digunakan untuk mencatat kas masuk secara umum, lalu data transaksi pinjaman diinputkan kembali kedalam Microsoft Excel.
Koperasi Dian Banjarmasin memiliki empat buah file
Microsoft Excel yang berbeda untuk membedakan pinjaman sesuai
dengan jenisnya yaitu pinjaman jangka panjang, pinjaman jangka menengah, pinjaman jangka pendek, dan pinjaman konsumtif. Pada Koperasi Dian Banjarmasin anggota diperbolehkan untuk memiliki beberapa jenis pinjaman sekaligus. Koperasi akan menyetujui permohonan pinjaman apabila anggota dinilai masih dapat melunasi pinjaman tersebut, untuk mempermudah pengontrolan pinjaman dan pembayaran angsuran terhadap pinjaman anggota diperlukan aplikasi bantu yang dapat mengontrol semua pinjaman yang dimiliki anggota sekaligus dapat melihat kelancaran pembayaran angsuran secara bersamaan.
3) Jaringan Prosedur dan Fungsi-fungsi yang terkait
Jaringan prosedur pada Koperasi Dian Banjarmasin sudah baik karena unit yang terlibat mempunyai fungsinya masing-masing, seperti fungsi bendahara yang menerima permohonan pinjaman dari anggota dan mengeluarkan kas berupa pinjaman kepada anggota koperasi, fungsi ketua sebagai pengotorisasi semua dokumen yang terkait dengan akuntansi piutang seperti formulir permohonan pinjaman dan fungsi sekretaris yang berfungsi dalam
pengarsipan semua formulir yang terkait. Dilihat dari bagian yang terkait sudah sesuai dengan tugasnya masing-masing.
4) Sistem Pengendalian Intern
Menurut penulis, sistem akuntansi utang pada Koperasi Dian Banjarmasin sudah belum sepenuhnya memiliki praktik kerja yang sehat. Dalam sistem akuntansi piutang atau pinjaman anggota, bendahara masih merangkap tugas untuk menyimpan uang, juga bertugas menerima permohonan pinjaman, menegeluarkan serta mencatat pengeluaran pinjaman tersebut. Namun, masalah kemungkinan terjadinya penyelewengan dana koperasi memiliki sistem otorisasi dari kertua koperasi terhadap setiap permohonan pinjaman.
3. Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya, baik untuk sistem akuntansi utang maupun piutang, ditemukan beberapa hal yang dianggap sebagai kelemahan yaitu kekurangan dalam dokumen dan catatan akuntansi, dan kekurangan dalam pemisahan tanggung jawab (unsur pengendalian intern). Berikut saran terkait kelemahan-kelemahan diatas: a. Pada sistem akuntansi utang dan piutang diperlukan penambahan nomor
urut kode anggota pada formulir pendaftaran anggota baru, serta nomor urut tercetak pada bukti kas masuk sebagai bukti penerimaan sejumlah uang atas simpanan anggota, serta pada bukti kas keluar koperasi. Fungsi
dari no urut tercetak agar mempermudah dalam pengawasan kas masuk atau keluar koperasi.
Berikut dokumen yang disarankan oleh penulis: Tabel 11
Bukti Kas Masuk
KOPERASI Dian
BADAN HUKUM 518/027/22.2/BH/XIX/XI/2009 BUKTI PENERIMAAN KAS/BANK
No Urut tercetak:
Telah dibayarkan kepada Joni Terbilang:
Seratus Ribu Rupiah
Tunai Rp.100.000 Cheque No ….. Rp.xxx Bank …. Rp.xxx Jumlah Rp.xxx Untuk Pembayaran : ….. Banjarmasin, 1 Agustus 2016 Menyetujui Pengurus Yang
menyerahan yang menerima
Asman Supiati Joni
Tabel 12 Bukti Kas Keluar
KOPERASI Dian
BADAN HUKUM 518/027/22.2/BH/XIX/XI/2009 BUKTI PENGELUARAN KAS/BANK
No Urut tercetak:
Telah dibayarkan kepada Joni Terbilang:
Seratus Ribu Rupiah
Tunai Rp.100.000 Cheque No ….. Rp.xxx Bank …. Rp.xxx Jumlah Rp.xxx Untuk Pembayaran : ….. Banjarmasin, 1 Agustus 2016 Menyetujui Pengurus Yang
menyerahan yang menerima
Asman Supiati Joni
Sumber: Diolah oleh penulis
b. Pada sistem akuntansi utang dan piutang perlu penambahan catatan akuntansi seperti buku yang khusus untuk mencatat simpanan anggota koperasi, yang dapat digunakan dalam mengetahui jumlah simpanan anggota selama menjadi anggota. Sedangkan untuk pinjaman juga diperlukan buku yang mencatat seluruh pinjaman anggota, jadi pihak koperasi dapat dengan mudah mengontrol pinjaman dan angsuran setiap anggota. Koperasi memang telah menggunakan Microsoft Excel sebagai alat untuk mencatat daftar simpanan dan pinjaman anggota, tetapi
koperasi, semakin lama koperasi berjalan maka semakin banyak pula file Microsoft Excel yang digunakan oleh koperasi.Untuk itu, maka penggunaan progam yang tidak terikat waktu periode satu tahun berjalan sangat membantu dalam proses pencatatan, pengawasan, dan pembuatan laporan simpan dan pinjam anggota. c. Sistem Pengendalian Intern
Perlu pemisahan tanggung jawab dalam sistem pemberian pinjaman. Dalam sistem yang sudah ada bendahara berfungsi sebagai penerima permohonan pinjaman, penyimpan uang, serta pihak yang mengeluarkan uang pinjaman kepada anggota. Dilihat dari struktur organisasi koperasi yang memiliki kasir, maka akan lebih baik bila pengajuan permohonan pinjaman anggota dilakukan melalui kasir terlebih dahulu.
d. Jaringan prosedur yang digunakan
Berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya, jaringan prosedur untuk transaksi utang dan piutang Koperasi Dian Banjarmasin sudah cukup baik. Perubahan jaringan prosedur terdapat dalam sistem pecatatan yang dilakukan secara manual dan penginputan kembali kedalam Microsoft Excel yang berbeda sesuai dengan bentuk transaksinya, diubah menjadi sistem yang terkomputerisasi dalam hal ini program aplikasi simpan pinjam anggota. Berikut penulis jelaskan jaringan
prosedur masing-masing sistem untuk bagian yang mengalami perubahan dari sistem manual ke sistem terkomputerisasi.
1) Sistem akuntansi utang yang disarankan, terdiri dari: a) Jaringan Prosedur Anggota Baru
Pada jaringan prosedur untuk anggota baru, proses penginputan dimulai setelah calon anggota diterima menjadi anggota koperasi dan membayarkan simpanan pokok anggota sebagai syarat unutk menjadi anggota. Berikut merupakan jaringan prosedur selengkapnya unutk anggota baru koperasi:
(1) Sekretaris menyerahkan formulir permohonan menjadi anggota kepada calon anggota koperasi (2) Calon anggota menyerahkan formulir anggota yang
telah diisikan, formulir lalu diserahkan kepada ketua koperasi untuk di otorisasikan
(3) Formulir pendaftaran anggota diserahkan kembali kepada sekretaris, sekretaris menyerahkan formulir pendaftaran anggota kepada bendahara
(4) Bendahara menerima formulir pendaftaran anggota dan uang simpanan pokok anggota baru
(5) Bendahara membuat dua rangkap bukti kas masuk, dan menginputkan data kedalam program sesuai
dengan formulir pendaftaran dan bukti kas masuk kedalam program aplikasi simpan pinjam yang telah tersistem
(6) Bendahara mencetak laporan data anggota dan daftar simpanan anggota menyerahkannya kepada sekretaris bersama dengan satu rangkap bukti kas masuk unutk diarsipkan sesuai tanggal
b) Jaringan Prosedur Anggota Lama
Dalam jaringan prosedur anggota lama yang membedakan adalah tidak perlu mengajukan lagi permohonan menjadi anggota, tetapi langsung melalui prosedur pemotongan gaji oleh bendahara kantor.
(1) Prosedur simpanan potong gaji (karyawan dan honorer)
(a) Setiap akhir bulan bendahara koperasi membuat 2 rangkap daftar potongan gaji, kemudian daftar potongan gaji diserahkan kepada ketua koperasi untuk diperiksa kembali
(b) Daftar potongan gaji yang telah disetujui oleh ketua koperasi kemudian diserahkan kepada bendahara kantor, bendahara kantor akan
memotong gaji dari anggota koperasi (karyawan dan honorer)
(c) Bendahara koperasi menerima uang potongan gaji dari bendahara kantor, dan mencocokkan dengan daftar potongan gaji
(d) Bendahara menginput daftar potongan gaji kedalam program aplikasi dan mencetak daftar simpanan anggota
(e) Bendahara koperasi menyerahkan daftar potongan gaji serta lembar bukti penerimaan kas kepada bendahara kantor, kemudian 1 sisa rangkap daftar potongan gaji dan bukti penerimaan kas serta daftar simpanan anggota tersebut kemudian diserahkan kepada sekretaris unutk diarsipkan (2) Prosedur simpanan dengan pembayaran langsung
(pensiunan)
(a) Anggota datang sendiri atau pun diwakilkan oleh orang lain, dengan membawa kartu anggota dan buku simpanan anggota
(b) Anggota membayarkan setoran kepada kasir (c) Kasir menerima uang setoran simpanan anggota,
program aplikasi, lalu mencetak bukti penerimaan kas 2 rangkap dan daftar simpanan anggota (d) Bukti penerimaan kas satu rangkap diserahkan
kepada bendahara koperasi dan rangkap bukti penerimaan kas lainnya diserahkan bersama daftar simpanan anggota kepada juru buku untuk dibukukan sebelum diserahkan kepada sekretaris untuk diarsipkan
2) Sistem akuntansi piutang yang disarankan:
Pada jaringan prosedur untuk transaksi piutang penginputan data kedalam program aplikasi simpan pinjam dimulai dari bagian kasir atau bendahara yang menginputkan pinjaman anggota koperasi berdasarkan bukti kas keluar, dan formulir permohonan pinjaman. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi piutang Koperasi Dian Banjarmasin adalah:
a) Prosedur permohonan pinjaman anggota
(1) Kasir menerima permohonan dari anggota, dan menyerahkan formulir permohonan anggota kepada anggota
(2) Formulir permohonan yang telah diisi oleh anggota diserahkan kepada ketua koperasi, ketua koperasi akan
menganalisi apakah permohonan pinjaman dapat diterima atau tidak (memastikan apakah jumlah gaji yang dimiliki anggota sanggup untuk membayar angsuran pinjaman)
(3) Formulir yang telah mendapat persetujuan diserahkan kepada bendahara
(4) Bendahara mengeluarkan uang dan membuat bukti kas keluar sebagai bukti keluarnya kas untuk pinjaman anggota
(5) Kasir menyerahkan uang kepada anggota dan menginputkan data kedalam program aplikasi sesuai dengan formulir permohonan pinjaman dan bukti kas keluar
(6) Formulir permohonan pinjaman dan bukti kas keluar diserahkan kepada sekretaris untuk diarsipkan secara permanen sesuai tanggal
3) Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen sistem akuntansi utang dan piutang yang disarankan oleh penulis adalah sebagai berikut