FUNCTIONS, ANALISIS DATA LANJUTAN, DAN KKP
Tujuan: Tujuan:
Sesudah menyelesaikan sesi ini anda akan dapat menggunakan fungsi, Sesudah menyelesaikan sesi ini anda akan dapat menggunakan fungsi, perintah lanjutan, fasilitas konversi data ke format lain, dan membuat perintah lanjutan, fasilitas konversi data ke format lain, dan membuat dokumentasi serta kertas kerja audit.
dokumentasi serta kertas kerja audit. 1.
1. FunctionFunction a.
a. AGE(TGL, CUTOFF)AGE(TGL, CUTOFF)
Fungsi: Menghitung umur suatu tanggal terhadap cut-off date Fungsi: Menghitung umur suatu tanggal terhadap cut-off date (dalam hari)
(dalam hari) langkah-langkah: langkah-langkah:
Aktifkan input file Ar.Aktifkan input file Ar.
Klik tombol (Edit View Filter).Klik tombol (Edit View Filter).
Pada Pada Functions Functions box, box, Dobel-Klik Dobel-Klik AGE(date,AGE(date, cutoff_date_yyyymmdd) hingga fungsi tersebut muncul pada cutoff_date_yyyymmdd) hingga fungsi tersebut muncul pada kotak Expression.
kotak Expression.
Ganti date dengan field Due, cutoff_date_yyyymmdd denganGanti date dengan field Due, cutoff_date_yyyymmdd dengan tanggal 31 Desember 2000 (Cora memilih tanggal Klik tombol tanggal 31 Desember 2000 (Cora memilih tanggal Klik tombol Date... hingga muncul Date Selector box).
Date... hingga muncul Date Selector box).
Buat expression AGE( Due,'20001231 ') > 90; artinya kita akanBuat expression AGE( Due,'20001231 ') > 90; artinya kita akan mencari data yang selisih tanggal jatuh tempo dengan tanggal mencari data yang selisih tanggal jatuh tempo dengan tanggal cut-off-nya lebih dari 90 hari.
cut-off-nya lebih dari 90 hari.
b.
b. MINIMUM(N1 ,N2)MINIMUM(N1 ,N2)
Fungsi: Menampilkan nilai yang lebih kecil di antara dua nilai. Fungsi: Menampilkan nilai yang lebih kecil di antara dua nilai. Langkah-langkah:
Langkah-langkah:
Aktifkan input file InventoryAktifkan input file Inventory
Klik tombol Add ColumnKlik tombol Add Column
Klik ExpressionKlik Expression
Pada Functions box, Dobel-Klik MINIMUM( number, number)Pada Functions box, Dobel-Klik MINIMUM( number, number) hingga fungsi tersebut muncul pada kotak Expression.
hingga fungsi tersebut muncul pada kotak Expression.
Edit fungsi minimum di atas dengan expression sebagai berikut:Edit fungsi minimum di atas dengan expression sebagai berikut:
MINIMUM(UnCst , SalePr); artinya kita akan mencari data diMINIMUM(UnCst , SalePr); artinya kita akan mencari data di antara Unit Cost dan Sales Price mana yang lebih rendah. Pada antara Unit Cost dan Sales Price mana yang lebih rendah. Pada kolom Save isi nama field 'Harga Unit Inventory'.
kolom Save isi nama field 'Harga Unit Inventory'.
Klik [OK] untuk menjalankan perintah.Klik [OK] untuk menjalankan perintah.
c.
c. ISBLANK(field character)ISBLANK(field character)
Fungsi: Menentukan apakah suatu field tidak berisi data (blank). Fungsi: Menentukan apakah suatu field tidak berisi data (blank). langkah-langkah:
langkah-langkah:
Pada input file Empmast, Klik tombol (Edit View Filter).Pada input file Empmast, Klik tombol (Edit View Filter).
Pada Functions box, Dobel-Klik ISBLANK( string) hingga fungsiPada Functions box, Dobel-Klik ISBLANK( string) hingga fungsi tersebut muncul pada kotak Expression.
tersebut muncul pada kotak Expression.
Edit fungsi di atas dengan expression sebagai berikut: ISBLANK(Edit fungsi di atas dengan expression sebagai berikut: ISBLANK( Country); artinya kita akan mencari data pegawai yang Country); artinya kita akan mencari data pegawai yang mempunyai field Country kosong (blank).
mempunyai field Country kosong (blank).
d.
d. MATCH (field, n1, n2, n3, nn)MATCH (field, n1, n2, n3, nn)
Fungsi: Menemukan data (n) di field, mulai dari posisi digit paling Fungsi: Menemukan data (n) di field, mulai dari posisi digit paling depan. Fungsi MATCH biasanya digunakan untuk menggantikan depan. Fungsi MATCH biasanya digunakan untuk menggantikan pengulangan argumen-argumen yang sama dalam suatu tes. pengulangan argumen-argumen yang sama dalam suatu tes. Misalnya argumen IF Location= '01' OR Location='02' OR Location = Misalnya argumen IF Location= '01' OR Location='02' OR Location = '03' OR Location = '04' OR Location = '22' dapat digantikan dengan '03' OR Location = '04' OR Location = '22' dapat digantikan dengan argumen IF MATCH(Location '01' '02' '03' '04' '22')
argumen IF MATCH(Location '01' '02' '03' '04' '22') langkah-langkah:
langkah-langkah:
Pada Input file Inventory, Klik tombol (Edit View Filter).Pada Input file Inventory, Klik tombol (Edit View Filter).
Pada Functions box, Dobel-Klik MATCH( comparison_value, testlPada Functions box, Dobel-Klik MATCH( comparison_value, testl , test2 <,test3 ...>) hingga fungsi tersebut muncul pada kotak , test2 <,test3 ...>) hingga fungsi tersebut muncul pada kotak Expression.
Expression.
Edit fungsi di atas dengan expression sebagai berikut: MATCH(Edit fungsi di atas dengan expression sebagai berikut: MATCH( location, '01', '02', '03' ); artinya kita akan mencari data persediaan location, '01', '02', '03' ); artinya kita akan mencari data persediaan yang mempunyai kode lokasi 01,02, atau 03.
yang mempunyai kode lokasi 01,02, atau 03.
Klik [OK] untuk menjalankan perintah.Klik [OK] untuk menjalankan perintah.
e.
e. FIND (Text, Field)FIND (Text, Field)
Fungsi: Menemukan suatu text di suatu field, dalam posisi acak. Fungsi: Menemukan suatu text di suatu field, dalam posisi acak. langkah-langkah:
langkah-langkah:
Pada input file Inventory, Klik tombol (Edit View Filter).Pada input file Inventory, Klik tombol (Edit View Filter).
Pada Pada Functions Functions box, box, Dobel-Klik Dobel-Klik FIND( FIND( stringstring <,field_to_search_in> ) hingga fungsi tersebut muncul pada kotak <,field_to_search_in> ) hingga fungsi tersebut muncul pada kotak Expression.
Edit fungsi di atas dengan expression sebagai berikut: FIND(Edit fungsi di atas dengan expression sebagai berikut: FIND( 'GRILL, ProdDesc); artinya kita akan mencari jenis persediaan 'GRILL, ProdDesc); artinya kita akan mencari jenis persediaan yang mengandung teks "GRILL" dalam deskripsi produknya. yang mengandung teks "GRILL" dalam deskripsi produknya.
Klik [OK] untuk menjalankan perintah.Klik [OK] untuk menjalankan perintah.
2.
2. Analisis Nomor yang Hilang atau DobelAnalisis Nomor yang Hilang atau Dobel
Nomor penting seperti Nomor Induk Pegawai (NIP), Nomor Barang, Nomor penting seperti Nomor Induk Pegawai (NIP), Nomor Barang, Nomor Tagihan, tidak boleh ada yang sama di dalam master file dan Nomor Tagihan, tidak boleh ada yang sama di dalam master file dan mungkin juga di transaction file. NIP baik di file master dan penggajian mungkin juga di transaction file. NIP baik di file master dan penggajian hanya boleh muncul sekali, tapi Nomor Barang di transaction file boleh hanya boleh muncul sekali, tapi Nomor Barang di transaction file boleh saja muncul berkali-kali yang menunjukkan banyaknya transaksi atas saja muncul berkali-kali yang menunjukkan banyaknya transaksi atas barang tsb.
barang tsb.
Beberapa Nomor penting lain harus selalu digunakan urut, apalagi Beberapa Nomor penting lain harus selalu digunakan urut, apalagi kalau formnya sudah dicetak dan prenumbered, seperti Nomor Cek, kalau formnya sudah dicetak dan prenumbered, seperti Nomor Cek, Nomor Tagihan.
Nomor Tagihan.
Pemeriksa harus menguji hal-hal tersebut karena jika terdapat masalah Pemeriksa harus menguji hal-hal tersebut karena jika terdapat masalah maka akibat ke bisnis sangat penting, seperti pembayaran dobel atas maka akibat ke bisnis sangat penting, seperti pembayaran dobel atas NIP yang sama, pembayaran tagihan berulang atas Nomor Tagihan NIP yang sama, pembayaran tagihan berulang atas Nomor Tagihan yang sama, atau kehilangan cek atas Nomor Cek yang loncat dari yang sama, atau kehilangan cek atas Nomor Cek yang loncat dari urutannya.
urutannya. a.
a. Look for GapsLook for Gaps
Fungsi: memeriksa apakah ada urutan yang terlompati, misal untuk Fungsi: memeriksa apakah ada urutan yang terlompati, misal untuk Nomor Cek, Nomor Formulir yang prenumbered.
Nomor Cek, Nomor Formulir yang prenumbered. Langkah:
Langkah:
Aktifkan input file PayrollAktifkan input file Payroll
Periksa apakah ada No Cek yang urutannya hilang. Klik padaPeriksa apakah ada No Cek yang urutannya hilang. Klik pada Cheque_No di bawah Sequence On...
Cheque_No di bawah Sequence On...
Pastikan pilihan Gaps sudah di-cek (tanda V)Pastikan pilihan Gaps sudah di-cek (tanda V)
Paling kiri bawah ada dua pilihan:Paling kiri bawah ada dua pilihan:
List Gap Ranges: menyediakan informasi nomor berapaList Gap Ranges: menyediakan informasi nomor berapa ke berapa yang hilang. Misal Nomor 10009 to 10013
ke berapa yang hilang. Misal Nomor 10009 to 10013
List Missing Items: menyediakan informasi nomor apaList Missing Items: menyediakan informasi nomor apa saja yang hilang.
saja yang hilang. Misal 10010, 10011, 10012Misal 10010, 10011, 10012
Klik pada List Missing ItemsKlik pada List Missing Items
Klik Tombol Output, pastikan pilihan Screen, lalu OK.Klik Tombol Output, pastikan pilihan Screen, lalu OK.
Hasilnya nampak seperti pada gambar kanan.Hasilnya nampak seperti pada gambar kanan.
Untuk kembali ke table, klik tab Payroll. Untuk kembali ke table, klik tab Payroll.
b.
b. Look for DuplicatesLook for Duplicates
Fungsi: memeriksa apakah data yang sama, misal untuk Nomor Fungsi: memeriksa apakah data yang sama, misal untuk Nomor Pegawai, Nomor
Pegawai, Nomor Langkah-langkah : Langkah-langkah :
Aktifkan input file PayrollAktifkan input file Payroll
Masuk ke menu Analyze - Look for Duplicates. Akan masuk keMasuk ke menu Analyze - Look for Duplicates. Akan masuk ke menu yang sama dengan gaps dengan perbedaan kotak sebelah menu yang sama dengan gaps dengan perbedaan kotak sebelah kanan [List Fields] aktif untuk menampilkan data apa saja yang kanan [List Fields] aktif untuk menampilkan data apa saja yang diinginkan.
diinginkan.
Periksa apakah ada No Pegawai yang dobel. Klik pada Emp_NoPeriksa apakah ada No Pegawai yang dobel. Klik pada Emp_No di bawah Sequence On...
di bawah Sequence On...
Pada kotak [List Fields...j klik sambil menekan Ctrl: Cheque_No,Pada kotak [List Fields...j klik sambil menekan Ctrl: Cheque_No, Cheque_No, Gross_Pay, Tax_Amount, Net_Pay, Pay_Date, Cheque_No, Gross_Pay, Tax_Amount, Net_Pay, Pay_Date, WorkDept. Ini untuk menampilkan data yang diklik tadi jika WorkDept. Ini untuk menampilkan data yang diklik tadi jika ternyata ada Nomor Pegawai sama.
ternyata ada Nomor Pegawai sama.
Klik Menu Output, pilih 'Screen', lalu klik OK.Klik Menu Output, pilih 'Screen', lalu klik OK.
Hasil seperti berikut : Hasil seperti berikut :
3.
3. Membuat Tabel Multi Dimensi (Cross Tabulate)Membuat Tabel Multi Dimensi (Cross Tabulate)
Ini sama dengan membuat Pivot Table di MS-Excel, yaitu tabel dua Ini sama dengan membuat Pivot Table di MS-Excel, yaitu tabel dua dimensi dengan pengelompokan berdasar kategori di baris dan kolom. dimensi dengan pengelompokan berdasar kategori di baris dan kolom. Misalkah kita ingin membuat Tabel berisi jumlah qty, nilai, dan jumlah Misalkah kita ingin membuat Tabel berisi jumlah qty, nilai, dan jumlah item untuk tiap Kelas Produk dan masing-masing diperinci per Lokasi. item untuk tiap Kelas Produk dan masing-masing diperinci per Lokasi.
Langkah-langkah : Langkah-langkah :
Masuk ke menu Analyze - Cross Masuk ke menu Analyze - Cross TabulateTabulate
Pada kolom Rows... - yang berarti pengelompokan tiap baris data -Pada kolom Rows... yang berarti pengelompokan tiap baris data -pilih ProdCls (Produk Kelas), sedangkan pada Columns.. yang pilih ProdCls (Produk Kelas), sedangkan pada Columns.. yang menunjukkon pengelompokan tiap kolom data, pilih Location. menunjukkon pengelompokan tiap kolom data, pilih Location. Accumulate fields.. adalah field yang akan dijumlahkan dan menjadi Accumulate fields.. adalah field yang akan dijumlahkan dan menjadi data pada tabel nantinya. Klik pada QtyOH dan Value. Untuk data pada tabel nantinya. Klik pada QtyOH dan Value. Untuk mengetahui jumlah item, cek pada Include Count.
Output = Screen. Output = Screen.
Hasilnya akan nampak sebagai berikut: Hasilnya akan nampak sebagai berikut:
4.
4. ExtractExtract
Extract berfugsi untuk menghasilkan file ACL baru yang berisi data Extract berfugsi untuk menghasilkan file ACL baru yang berisi data tertentu sesuai kriteria yang dimasukkan. Misalkan data asli inventory tertentu sesuai kriteria yang dimasukkan. Misalkan data asli inventory sangat besar dan kita ingin menganalisis hanya untuk Lokasi 06, maka sangat besar dan kita ingin menganalisis hanya untuk Lokasi 06, maka dilakukan extract dengan kondisi Loc = "06" yang sudah ada filternya dilakukan extract dengan kondisi Loc = "06" yang sudah ada filternya dengan nama Loc_06.
Langkah-langkah : Langkah-langkah :
Masuk ke menu Data - Extract DataMasuk ke menu Data - Extract Data
Ada dua pilihan: record yang berarti extract dilakukan untuk recordAda dua pilihan: record yang berarti extract dilakukan untuk record utuh atau
utuh atau
keseluruhan field, atau Field yang dapat digunakan untuk memilihkeseluruhan field, atau Field yang dapat digunakan untuk memilih field tertentu saja.
field tertentu saja.
Untuk latihan kita pilih Record.Untuk latihan kita pilih Record.
Klik tombol If.. lalu klik pada nama filter Loc_06Klik tombol If.. lalu klik pada nama filter Loc_06
Ketikkan nama file, misal 'Inventory_Loc_06 pada kolom isian To..Ketikkan nama file, misal 'Inventory_Loc_06 pada kolom isian To..
Klik OK, maka ACL akan membuat file baru yang berisi data padaKlik OK, maka ACL akan membuat file baru yang berisi data pada Lokasi 06.
Lokasi 06.
5.
5. ExportExport
Perintah export digunakan untuk mengubah format suatu tabel kedalam Perintah export digunakan untuk mengubah format suatu tabel kedalam bentuk yang dapat digunakan oleh aplikasi lain. ACL memberikan bentuk yang dapat digunakan oleh aplikasi lain. ACL memberikan fasilitas untuk mengubah format tabel tersebut kedalam bentuk :
•
• Delimited textDelimited text •
• Dbase III PLUSDbase III PLUS •
• Lotus 1-2-3Lotus 1-2-3 •
• Microsoft ExcelMicrosoft Excel •
• Microsoft Access 2000Microsoft Access 2000 •
• Microsoft Word merge filesMicrosoft Word merge files •
• Plain textPlain text •
• Windows clipboard for pasting into other Windows applicationsWindows clipboard for pasting into other Windows applications •
• WordPerfect 4.1 or WordPerfect 6.0 merge filesWordPerfect 4.1 or WordPerfect 6.0 merge files •
• XMLXML
Langkah-langkah : Langkah-langkah :
Aktifkan file sumber, misal lnventory. Kita akan mengekspor dataAktifkan file sumber, misal lnventory. Kita akan mengekspor data yang nilai UnCst di atas 100.
yang nilai UnCst di atas 100.
Masuk ke menu Data - Export to Other ApplicationMasuk ke menu Data - Export to Other Application
Menu Export menyediakan dua pilihan: Fields dimana kita bisaMenu Export menyediakan dua pilihan: Fields dimana kita bisa memilih field tertentu yang akan diekspor, atau View untuk memilih field tertentu yang akan diekspor, atau View untuk mengekspor keseluruhan field. Untuk latihan pilih Fields, lalu pilih mengekspor keseluruhan field. Untuk latihan pilih Fields, lalu pilih beberapa fields yang akan diekspor.
beberapa fields yang akan diekspor.
Pada kolom isian Export As, pilih ExcelPada kolom isian Export As, pilih Excel
Klik tombol If.., lalu pilih filter Uncst_over_l00Klik tombol If.., lalu pilih filter Uncst_over_l00
Pada tombol To.. ketikkan nama file hasil export, 'inventory mahal'.Pada tombol To.. ketikkan nama file hasil export, 'inventory mahal'.
Untuk memeriksa hasilnya aktifkan file tersebut menggunakan Explorer Untuk memeriksa hasilnya aktifkan file tersebut menggunakan Explorer atau dari MSExcel.
atau dari MSExcel.
6.
6. WorkspaceWorkspace
Dengan mengaktifkan fasilitas Workspace, pengguna dapat Dengan mengaktifkan fasilitas Workspace, pengguna dapat menggunakan field definitions pada tabel manapun selama nama field menggunakan field definitions pada tabel manapun selama nama field pada tabel te
pada tabel tersebut rsebut sama dengan field sama dengan field yang ada pada yang ada pada workspaceworkspace 7.
7. Batch (Script)Batch (Script)
Sebuah Batch atau Script merupakan kumpulan dari perintah-perintah Sebuah Batch atau Script merupakan kumpulan dari perintah-perintah ACL yang dapat digunakan secara berulang dan otomatis pada project ACL yang dapat digunakan secara berulang dan otomatis pada project ACL anda. Dengan menggunakan perintah ini, pengguna dapat ACL anda. Dengan menggunakan perintah ini, pengguna dapat menggunakan data analisis dengan menggunakan sekelompok perintah menggunakan data analisis dengan menggunakan sekelompok perintah yang dapat digunakan secara berulang-ulang.
yang dapat digunakan secara berulang-ulang. 8.
Anda dapat membuat dokumentasi & kertas kerja audit menggunakan Anda dapat membuat dokumentasi & kertas kerja audit menggunakan MS-Excel atau MS-Word.
MS-Excel atau MS-Word.
Sebuah kertas kerja harus memiliki identitas berupa: No. KKP / Ref., Sebuah kertas kerja harus memiliki identitas berupa: No. KKP / Ref., Tgl. Dibuat, Dibuat Oleh, Tgi Direview, Direview oleh, nama Klien, Tgl. Dibuat, Dibuat Oleh, Tgi Direview, Direview oleh, nama Klien, Periode Audit, Judul Kertas Kerja.
Periode Audit, Judul Kertas Kerja.
Hasil analisis data menggunakan ACL akan mudah diberi tambahan Hasil analisis data menggunakan ACL akan mudah diberi tambahan komentar atau deskripsi informatif dengan menggunakan Excel atau komentar atau deskripsi informatif dengan menggunakan Excel atau Word.
Word.
Seluruh pekerjaan anda telah didokumentasikan dalam Log file, yang Seluruh pekerjaan anda telah didokumentasikan dalam Log file, yang mencakup Command (perintah), dan Result (hasilnya), kecuali untuk mencakup Command (perintah), dan Result (hasilnya), kecuali untuk View (ad-hoc report) anda harus melokuk
View (ad-hoc report) anda harus melokukan export ke MS-Excel.an export ke MS-Excel.
Untuk masuk ke Log file, dobel klik tombol bergambar kertas dan pensil Untuk masuk ke Log file, dobel klik tombol bergambar kertas dan pensil di bawah nama Project: Maka di sebelah kanan akan muncul log file. di bawah nama Project: Maka di sebelah kanan akan muncul log file. Klik pada tanda + di depan OPEN file, maka semua catatan pekerjaan Klik pada tanda + di depan OPEN file, maka semua catatan pekerjaan kita akan muncul.
kita akan muncul.
Untuk mengetahui hasil tiap perintah yang dicatat, dobel klik pada Untuk mengetahui hasil tiap perintah yang dicatat, dobel klik pada
lalu di-copy ke MS-Word. (Blok teks, Ctrl-C, lalu ke MS Word New lalu di-copy ke MS-Word. (Blok teks, Ctrl-C, lalu ke MS Word New Document, Ctrl-V). Maka, Kertas Kerja Audit dapat dirapikan dan Document, Ctrl-V). Maka, Kertas Kerja Audit dapat dirapikan dan dilengkapi di MS-Word.