BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.2 Fungsi-Fungsi Manajemen
Dalam proses pelaksanaannya, fungsi manajemen akan semakin berkembang seiring lingkungan bisnis yang dinamis dan perubahan iklim ekonomi yang menyertai. Setiap kerangka kerja dan konsep bisa diterapkan sesuai dengan situasi yang sedang berjalan. POAC (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling) merupakan konsep manajemen dasar yang diperkenalkan oleh George R. Telly.
George R. Terry menyatakan manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.
Berbagai jenis kegiatan yang berbeda itulah yang memebentuk manajemen sebagai suatu proses yang tidak dapat dipisah-pisahkan dan sangat erat hubungannya.
Konsep ini bisa diterapkan di semua perusahaan di dunia guna menjaga kelangsungan
bisnis. Jika disederhanakan lagi, POAC merupakan metode yang digunakan untuk mencapai target. Pengertian POAC menurut James A.F Stonner ialah manajemen merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, serta pengawasan usaha-usaha dari para anggota organisasi. Sebuah proses atau usaha untuk mencapai tujuan dari organisasi oleh semua aspek, baik itu manusia maupun mesin. Sedangkan menurut Peter F. Drucker, lebih menekankan bahwa suatu organisasi manajemen yang dibutuhkan adalah manajemen yang berjalan dengan efektif dan efisien, yang mana menurut Drucker manajemen adalah alat serbaguna untuk mengelola bisnis, para manajer, para pekerja, dan pekerjaan itu sendiri.
2.2.1 Planning (Perencanaan)
Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu.
Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi. Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan penganggaran (budgeting). Prakiraan berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi. Dalam melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis organisasi. Menurut George R. Terry perencanaan adalah
pemilih fakta dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-perkiraan atau asumsi-asumsi untuk masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yaitu:
1. Specific
Artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya, tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
2. Measurable
Program kerja organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
3. Achievable
Dapat dicapai, jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan tidak dapat dilaksanakan.
4. Realistic
Sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada, tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit.
5. Time
Ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
Stoner James, A.F merumuskan empat langkah dalam proses perencanaan, ialah sebagai berikut:
1. Menetapkan tujuan atau seperangkat tujuan. Perencana pertama-tama harus menetapkan apa yang dibutuhkan atau diinginkan oleh suatu perusahaan atau sub-unit sehingga sumber daya perusahaan tidak terpencar dan dapat digunakan secara efektif dan efisien.
2. Mengidentifikasi situasi saat ini. Informasi keadaan perusahaan saat ini tentang berapa jauhkah jarak perusahaan dari sasarannya, sumber daya yang dimiliki, data keuangan dan statistik harus dirumuskan sehingga langkah selanjutnya dapat dilakukan dengan lancar.
3. Mengidentifikasi hal-hal yang membantu dan menghambat tujuan. Dengan menganalisis faktor-faktor eksternal dan internal perusahaan dapat diketahui faktor-faktor yang membantu pencapaian tujuan dan yang menimbulkan masalah.
Pengetahuan tentang faktor-faktor ini membantu perencana dalam meramalkan situasi dimasa mendatang.
4. Mengembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan.
Langkah ini melibatkan berbagai alternatif arah tindakan untuk mencapai sasaran, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada dan memilih yang paling sesuai atau menguntungkan diantara alternatif tersebut.
2.2.2 Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi sumber daya manusia yang dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan ini merupakan keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikan sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam perusahaan, serta mengatur
mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan program dan tujuan organisasi. Menurut George R.Terry, tugas pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan seluruh kemampuan kesuatu arah tertentu. Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat dalam perusahaan, maka kelangsungan aktivitas perusahaan tersebut akan terjamin.
Fungsi pemimpin disini adalah mampu menempatkan the right man in the right place. Pengorganisasian meningkatkan efisiensi dan kualitas dari pekerjaan perusahaan. Pengorganisasian juga menetapkan akuntabilitas, sehingga lebih efektif ketika sumber dayanya memahami responsibilitasnya masing-masing. Menurut Drs.
H. Malayu S.P. Hasibuan pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut. Pemimpin harus mampu melihat potensi-potensi sumber daya manusia yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas roda organisasi. Setelah menempatkan orang yang tepat untuk tugas tertentu, maka perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi sumber daya manusia tersebut agar bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.
2.2.3 Actuating (Penggerakan)
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja perusahaan. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing sumber daya manusia untuk mencapai visi, misi dan program kerja perusahaan yang telah ditetapkan.
Menurut G.R Terry penggerakan atau pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok atau perusahaan agar mau bekerja sama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian.
Menurut Koonz dan O’Donnel, penggarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya peraturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata. Inti dari actuating adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan perusahaan .Actuating meliputi kepemimpinan dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya perusahaan agar mengarah pada pencapaian tujuan program dan perusahaan. Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan agar semua anggota perusahaan mulai dari tingkat teratas sampai tingkat terbawah dapat bekerja sama untuk tercapainya tujuan perusahaan. oleh karena itu
sangat diperlukan tindakan penggerakan, pengarahan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action (tindakan).
2.2.4 Controlling (Pengendalian atau Pengawasan)
Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi. Menurut M. Manullang dalam buku Dasar-Dasar Manajemen, controlling atau pengawasan dan pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula, sedangkan menurut G.R. Terry, controlling merupakan proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar. Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokkan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang ingin dicapai. Dengan demikian apa yang dilakukan staf dapat diarahkan kejalan yang tepat dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Inti dari controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana. Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap
perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi. Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam Kegiatan-kegiatan controlling adalah evaluasi dan pelaporan. Jenis pengawasn dapat ditinjau dari tiga segi yaitu:
1. Pengawasan dari segi waktu. Pengawasan ini dapat dilakukan secara preventif dan secara represif. Alat yang digunakan untuk pengawasan ialah perencanaan dan budget, sedangkan pengawasan secara represif menggunakan alat budget dan laporan.
2. Pengawasan dilihat dari segi obyek. Pengawasan ini lebih terhadap produksi, keuangan, aktivitas karyawan, dan sebagainya. Ada juga yang mengatakan pengawasan dari segi obyek merupakan pengawasan administratif dan pengawasan operatif. Contoh pengawasan administratif ialah pengawasan anggaran, inspeksi dan pengawasan order.
3. Pengawasan dari segi subyek. Pengawasan ini terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern.