a. Definisi gaji dan upah
Menurut Mulyadi (2016) gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manager, dan biasanya dibayarkan secara tetap perbulan.
Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2017) penggajian dan pengupahan sumber daya manusia adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data yang terkait yang terus menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.
Dari kedua penjelasan dari penggajian dan pengupahan diatas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan pembayaran atas kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugasnya di perusahaan
dan dibayarkan secara tetap setiap bulan pada karyawan yang memiliki jenjang jabatan dan mempunyai masa kerja.
b. Dokumen yang dibutuhkan dan digunakan dalam penggajian.
Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2016) adalah sebagai berikut:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Pada umumnya dokumen pendukung perubahan gaji dan upah dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian. Dokumen ini berupa surat-surat keputusan yang terkait dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemberhentian dan lain sebagainya. Kemudian dokumen-dokumen ini akan dikirimkan kepada fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2) Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan sebagai fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa jam hadir biasa yang diisi dan ditulis secara manual dan dapat juga berupa kartu jam hadir yang telah diisi dengan menggunakan mesin pencatat waktu.
3) Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh penyelia atau supervisor pabrik dan diserahkan kepada fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk. Catatan waktu hanya digunakan atau diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
4) Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi informasi tentang rincian jumlah gaji dan upah bruto dari setiap karyawan, kemudian dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain.
5) Rekap daftar gaji dan upah
Dokumen ini merupakan dokumen yang berisi ringkasan atau rekapan jumlah gaji dan upah karyawan per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang memproduksi produknya berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dan upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh bagian akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
6) Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah, dimana tujuan dari pembuatan dokumen ini yaitu sebagai catatan untuk setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima beserta dengan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7) Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah yang diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Pada bagian depan amplop gaji dan upah karyawan terdapat informasi keterangan mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam setiap bulan.
8) Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
c. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah Mulyadi (2016:317) mengungkapkan bahwa catatan-catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1) Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah, jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen di dalam perusahaan.
2) Kartu harga pokok produksi
Kartu harga pokok produksi ini diperlukan untuk digunakan dalam pencatatan upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3) Kartu biaya
Dalam pencatatan gaji dan upah karyawan, kartu biaya digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga non-produksi yang terdapat dalam setiap departemen di perusahaan. Sumber informasi pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4) Kartu penghasilan karyawan
Kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.
Informasi dalam kartu penghasilan ini akan digunakan sebagai dasar perhitungan PPh 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
Kartu penghasilan karyawan ini juga digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan yang ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan. Tujuan adanya tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini adalah agar setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
d. Fungsi-fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi (2016) fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi kepegawaian merupakan fungsi yang bertanggung jawab dalam mencari karyawan baru, melakukan penyeleksian terhadap calon karyawan, membuat keputusan dalam penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji karyawan, mutasi karyawan, serta membuat keputusan pemberhentian karyawan.
2) Fungsi pencatat jam kerja
Sistem pengendalian yang baik dalam sebuah perusahaan mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir atau jam kerja karyawan tidak diperkenankan dilaksanakan oleh fungsi lain seperti fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi seluruh karyawan perusahaan. Dalam struktur organisasi fungsi pencatat waktu atau jam kerja berada dibawah Departemen Personalia dan Umum.
3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab dalam membuat daftar gaji dan upah karyawan yang berisi penghasilan kotor atau bruto yang menjadi hak karyawan dan berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
Kemudian daftar gaji dan upah yang telah dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah akan diserahkan kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar yang akan dipakai sebagai dasar dalam pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
4) Fungsi akuntansi
Dalam sistem penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (contohnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak dan utang dana pensiun).
5) Fungsi keuangan
Fungsi ini memiliki tanggung jawab untuk mengisi cek yang digunakan dalam pembayaran gaji dan upah serta mencairkan atau menguangkan cek tersebut ke bank. Kemudian uang tunai hasil dari pencairan atau penguangan cek tersebut akan dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan dan selanjutkan akan dibagikan atau diberikan kepada karyawan yang berhak.
e. Prosedur sistem penggajian
Menurut Mulyadi (2016) jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian adalah:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan kartu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa yang harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang dari perusahaan, atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time clock card).
Tujuan diselenggarakan pencatatan waktu hadir ini untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Untuk karyawan yang digaji bulanan, daftar gaji digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau terdapat potongan yang disebabkan ketidak hadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan sesuai dengan jam kerja yang biasa atau bekerja pada jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur juga.
2) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang digunakan sebagai dasar dalam pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan jabatan atau pangkat, penurunan jabatan, pemberhentian karyawan,
daftar gaji bulan sebelumnya serta daftar hadir karyawan. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Kemudian potongan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
3) Prosedur pendistribusian biaya gaji dan upah
Dalam prosedur ini biaya tenaga kerja atau karyawan akan di distribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat dari tenaga kerja tersebut. Adanya pendistribusian tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produksi.
4) Prosedur pembayaran gaji dan upah
Dalam prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Dimana fungsi akuntansi akan membuat perintah untuk pengeluaran kas pada fungsi keuangan untuk menulis cek sebagai pembayaran gaji dan upah karyawan. Selanjutnya fungsi keuangan ini akan memenangkan atau mencairkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan juga dengan cara membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.