7 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Dalam penelitian yang telah dilakukan oleh Alamanda, D. (2021) pada CV. Profil 88 Surabaya degan tujuan untuk membangun sebuah sistem pendukung yang berguna untuk menganalisis prosedur yang akan dilakukan kepada sistem penggajian dan pengupahan apakah sudah berjalan sesuai dengan prinsip akuntansi atau belum. Penelitian ini dilakukan dengan metode kualitatif deskriptif, sumber data yang digunakan adalah data primer yang dikumpulkan dengan cara dokumentasi, observasi, dan wawancara. Hasil penilitian ini menunjukkan bahwa sistem pengendalian untuk penggajian dan pengupahan belum cukup baik, hal ini dikarenakan masih terdapat perangkapan fungsi, sitem otorisasi yang dilakukan tanpa adanya persetujuan dari pihak yang berwenang, struktur organisasi belum terstruktur dengan baik, dan beberapa hal yang tidak sesuai dengan penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan mengenai pencatatan waktu kerja, pembuatan daftar gaji, serta pembayaran gaji.
Aquarisma dan Nurhayati (2018) telah melakukan penelitian pada PT. Bumi Beliti Abadi Musi Rawas dengan tujuan untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian internal penggajian dan pengupahan pada perusahaan tersebut. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif dan Objek yang digunakan adalah Payroll dan Upah. Adapun hasil dari penelitian ini adalah dalam sistem penggajian dan pengupahan pegawai, terdapat perangkapan tugas atau kewajiban
sehingga mengakibatkan sering terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji pegawai.
Adanya fungsi kepegawaian yang dapat menimbulkan kecurangan dalam perhitungan gaji pegawai pada PT. Bumi Beliti Abadi Musi Rawas disebabkan karena terdapat kesalahan dalam perhitungan gaji pegawai, hal ini menunjukkan kurangnya pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan pegawai pada perusahaan tersebut. Hasil lain dari penelitian ini adalah peneliti menemukan bahwa masih terdapat daftar pengupahan yang tidak diotorisasi oleh instansi terkait.
Haryadi, T. dan Trianto, E. (2021), hasil penelitian ini menjelaskan bahwa sistem pengendalian pada CV Surya Abadi sudah berjalan dengan cukup efektif, meskipun masih terdapat kelemahan yang ditemukan antara lain; belum adanya pemisahan tugas dan wewenang yang berhubungan dengan penggajian, semua dikerjakan oleh bagian HRD, belum terdapat sistem pengendalian internal yang tertulis sebagai pedoman dalam proses penggajian, serta sistem penggajian terkomputerisasi belum terhubung dengan sistem absensi. Permasalah penggajian yang terjadi di CV Surya Abadi yaitu kesalahan gaji, kesalahan penginputan komponen gaji dan absensi oleh bagian penggajian atau HRD.
Hasil penelitian yang dilakukan oleh Fathah, R. N. (2019) menunjukkan bahwa pengendalian di RS. PKU Muhammadiyah Nanggulan secara keseluruhan masih lemah. Hal ini dapat dilihat pada komponen lingkungan pengendalian yaitu tidak adanya struktur organisasi serta pembagian tugas dan wewenang yang jelas di setiap bagian . belum terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab secara memadai, tidak adanya evaluasi kinerja karyawan secara rutin dan evaluasi kinerja masih bersifat subjektif.
Saman, S. (2017), hasil penelitian menunjukkan bahwa struktur organisasi CV Citra Sari Makasar telah menggambarkan pemisahan fungsi yang jelas antara atasan dan bawahan serta adanya pembagian tugas dan tanggung jawab yang baik pada setiap karyawan, tetapi masih terdapat perangkapan tugas atau tanggung jawab yang dilakukan oleh bagian administrasi yaitu bagian administrasi melakukan pencatatan daftar hadir karyawan, pembuatan daftar gaji serta melakukan pembayaran gaji karyawan. Hal ini mengakibatkan kurangnya praktik yang sehat pada perusahaan.
Berbeda dengan hasil penelitian-penelitian lain, penelitian yang dilakukan oleh Fairuz et al (2020) di PT. Pancaran Samudera Transport Jakarta dengan tujuan untuk menganalisis pengendalian internal atas sistem dan prosedur penggajian dalam usaha mendukung efisiensi biaya tenaga kerja pada perusahaan tersebut. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Adapun hasil dari penelitian ini yaitu menunjukkan bahwa pengendalian internal atas sistem dan prosedur penggajian di PT. Pancaran Samudera Transport, Jakarta sudah sesuai dengan teori yang ada dengan tujuan dan unsur-unsur pengendalian internal dalam mendukung efisiensi biaya tenaga kerja perusahaan yaitu mulai dari proses recruitment serta menjaga kinerja karyawan dilakukan sesuai dengan SOP yang telah dibuat perusahaan, kemudian struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan juga sudah menggambarkan secara tegas mengenai wewenang dan tanggung jawab setiap bagian fungsi dalam organisasi. Pelaksanaan setiap kebijakan dan prosedur telah diotorisasi pejabat yang berwenang untuk menjamin kebenarannya, seperti adanya surat keputusan dalam setiap pengangkatan, pemberhentian, mutasi dan
kenaikan jabatan karyawan. Hasil lain yang ditunjukkan oleh peneliti adalah sistem dan prosedur penggajian dalam perusahaan sudah sesuai dengan teori yang ada, sudah memenuhi syarat dan unsur-unsur dalam pengendalian internal, yaitu adanya pemisahan wewenang dan tanggung jawab, sehingga proses penggajian pada perusahaan dapat berjalan tepat waktu serta memadai.
Dari hasil review penelitian (Alamanda, D. (2021), (Aquarisma dan Nurhayati, 2018), (Haryadi, T. dan Trianto, E., 2021),( Fathah, R. N., 2019), dan (Saman, S. , 2017) dapat disimpulkan bahwa terdapat kesamaan hasil penelitian seperti terdapatnya rangkap pekerjaan(double job), belum ada pemisahan tugas dan wewenang seperti pada fungsi administrasi yang melakukan pencatatan daftar hadir karyawan, pembuatan gaji dan pembayaran gaji pegawai, kemudian sistem otorisasi dilakukan tanpa adanya persetujuan dari pihak yang berwenang, serta tugas dan tanggung jawab dari setiap fungsi atau bagian masih kurang maksimal.
Kelemahan-kelemahan tersebut akan menimbulkan terjadinya sebuah kesalahan dan kecurangan yang akan kemudian akan berpengaruh terhadap jumlah gaji dan upah yang diterima oleh karyawan. Hal ini terjadi disebabkan karena sistem pengendalian internal perusahaan belum diterapkan dengan baik. Namun berbeda dengan beberapa hasil penelitian sebelumnya, penelitian (Fairuz et al, 2020) mengungkapkan bahwa pengendalian internal penggajian dan pengupahan pada perusahaan dijadikan objek telah berjalan efektif dan telah melakukan prosedur sesuai dengan teori yang ada. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab, terdapat surat keputusan, dan setiap kebijakan dan prosedur telah diotorisasi pejabat yang berwenang.
B. Teori dan Kajian Pustaka
1. Sistem Pengendalian Internal
a) Definisi Sistem Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2016), sistem pengendalian internal adalah suatu sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian internal tersebut menekankan pada tujuan yang akan dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian sistem pengendalian internal ini dapat berlaku baik dalam perusahaan yang mengelola informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, ataupun dengan komputer.
Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2017) sistem pengendalian internal merupakan proses dan prosedur yang dijalankan untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian telah dipenuhi. Disebut sebuah proses karena sistem pengendalian internal menyebar ke seluruh aktivitas pengoperasian perusahaan dan merupakan bagian integral dari aktivitas manajemen. Pengendalian internal memberikan jaminan yang memadai, jaminan menyeluruh yang sulit untuk dicapai dan mahal. Selain itu, sistem pengendalian internal juga memiliki keterbatasan yang melekat, seperti kelemahan terhadap kekeliruan dan kesalahan sederhana, pertimbangan dan pembuatan keputusan yang salah, pengesampingan manajemen, serta kolusi.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal merupakan sebuah sistem teknologi informasi yang rancang guna untuk memudahkan perusahaan dalam mencapai tujuannya dan untuk meminimalisir terjadinya resiko-resiko pada perusahaan.
b) Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2017), tujuan dari pengendalian internal pada perusahaan adalah:
1) Mengamankan aset, mencegah atau mendeteksi perolehan, penggunaan, atau penempatan yang tidak sah.
2) Mengelolah catatan dengan detail yang baik untuk melaporkan aset perusahaan secara akurat dan wajar.
3) Memberikan informasi yang akurat dan reliabel.
4) Menyiapkan laporan keuangan yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.
5) Mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional.
6) Mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang telah ditentukan.
7) Mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku.
Adapun tujuan dari pengendalian internal menurut Mulyadi (2016) adalah sebagai berikut:
1) Menjaga aset organisasi atau perusahaan
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Mendorong efisiensi, dan
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dari penjelasan tujuan pengendalian internal diatas, dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem pengendalian internal oleh perusahaan bertujuan untuk menghindari terjadinya aktivitas yang tidak diinginkan seperti penyimpangan, kecurangan, dan penyelewengan di dalam perusahaan yang dapat merugikan perusahaan itu sendiri.
c) Fungsi Pengendalian Internal
Romney & Steinbart (2017) menyatakan bahwa terdapat tiga fungsi penting yang dijalankan pengendalian internal, yaitu:
1) Fungsi pengendalian preventif, yaitu pengendalian yang digunakan untuk mencegah masalah sebelum timbul.
2) Fungsi pengendalian detektif, yaitu pengendalian yang dirancang untuk menemukan masalah pengedalian yang tidak terlelakkan.
3) Fungsi pengendalian korektif, yaitu pengendalian yang mengidentifikasi dan memperbaiki masalah serta memulihkan dari kesalahan yang dihasilkan.
d) Unsur-Unsur Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2016) unsur-unsur pengendalian internal adalah sebagai berikut:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi
yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam sebuah organisasi ini harus memegang prinsip, seperti prinsip adanya pemisahan tugas antara fungsi pencatatan, pelaksanaan, dan penyimpanan atau pengolahan. Suatu fungsi tidak boleh diberikan tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban.
Di dalam sebuah organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
Untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi dapat menggunakan media berupa formulir. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya
bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik dapat menghasilkan sebuah informasi yang teliti dan terpercaya mengenai aset, utang, pendapatan, dan beban sebuah organisasi atau perusahaan.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan dapat terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara yang ditempuh organisasi atau perusahaan dalam menciptakan praktik kerja yang sehat meliputi:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi sehingga pengendalian pemakaiannya dapat menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa dilaksanakan tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu
organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan dari pihak lain, maka terjadi internal check pada pelaksanaan tugas dari setiap unit organisasi yang terkait. Sehingga setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti.
Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan catatannya. Untuk menjaga aset organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara aset secara fisik dengan catatan akuntansi atas aset tersebut.
g. Adanya staf pengawas intern(SPI). Staf pengawas internal ini bertugas untuk mengecek, menjaga dan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain. Sehingga aset perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, staf pengawas intern ini harus mandiri dan tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak(direktur utama).
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semua sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Unsur ini merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting karena jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Berbagai cara dapat dilakukan untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya yaitu seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya dan melakukan pengembangan pendidikan dan pelatihan bagi setiap karyawan, sesuai dengan tuntutan pengembangan pekerjaannya.
COSO 1992 menyatakan dalam (Romney & Stainbart, 2017) bahwa pengendalian internal memiliki tujuh unsur, antara lain:
1) Lingkungan Internal
Lingkungan internal atau atau budaya perusahaan merupakan dasar dari selururuh elemen manajemen risiko perusahaan, karena ini dapat mempengaruhi cara organisasi menetapkan strategi dan tujuannya, membuat struktur aktivitas bisnis, dan mengidentifikasi, menilai, serta merespon risiko. Kelemahan dan ketidak efisienan lingkungan internal sering kali menyebabkan kerusakan di dalam manajemen dan pengendalian risiko. Dalam lingkungan internal terdapat hal-hal sebagai berikut :
a) Filosofi manajemen, gaya pengoprasian, dan selera risiko.
Setiap perusahaan mempunyai filosofi atau kepercayaan dan sikap yang dianut bersama, tentang risiko yang mempengaruhi kebijakan, prosedur, komunikasi lisan dan tulisan, serta keputusan. Prusahaan juga mempunyai selera resiko yaitu jumlah risiko yang bersedia diterima oleh sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Untuk
menghindari risiko yang tidak semestinya, maka selera risiko harus selaras dengan strategi perusahaan.
b) Komitmen terhadap integritas, nilai etis, dan kompetensi.
Organisasi membutuhkan sebuah budaya yang menekankan integritas dan komitmen pada nilai-nilai etis serta kompetensi. Integritas dimulai dari puncak kepemimpinan dengan para pegawai perusahaan mengadopsi sikap manajemen puncak risiko dan pengendalian.
c) Pengawasan pendendalian internal oleh dewan direksi.
Sarbanes-Oxley Act (SOX) mensyaratkan perusahaan publik
untuk memiliki sebuah komite audit dari dewan luar dan independen. Komite audit bertanggung jawab atas pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap peraturan, pengendalian internal, serta perekrutan dan pengawasan baik auditor internal maupun eksternal.
d) Struktur organisasi
Terdapat beberapa hal yang disertakan dalam aspek-aspek penting dari struktur organisasi, yaitu sebagai berikut:
1) Sentralisasi atau desentralisasi wewenang 2) Hubungan pengarahan atau matriks pelaporan.
3) Organisasi berdasarkan industri, lini produk, lokasi, atau jaringan pemasaran.
4) Bagaimana alokasi tanggung jawab mempengaruhi ketentun informasi.
5) Organisasi dan garis wewenang untuk akuntansi, pengaudita dan fungsi sistem akuntansi.
6) Ukuran dan jenis aktivitas perusahaan.
e) Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab
Wewenang dan tanggung jawab ditetapkan dan dikomunikasikan dengan menggunakan deskripsi pekerjaan formal, pelatihan pegawai, jadwal pengoperasian, anggaran kode etik, serta kebijakan dan prosedur tertulis. Kebijakan dan prosedur manual merupakan sebuah dokume yang menjelaskan praktik bisnis yang sesuai, mendeskripsikan pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan, menjelaskan prosedur dokumen dan cara menangani transaksi, serta mendata sumber daya yang disediakan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.
f) Standar sumber daya manusia yang menarik, mengembangkan, dan mempertahankan individu yang kompeten.
Kejujuran pegawai adalah salah satu kekuatan pengendalian yang paling besar. Kebijakan sumber daya manusia dan praktik-praktik yang mengatur kondisi kerja, insentif pekerjaan, dan kemajuan karier dapat menjadi kekuatan
dalam mendorong kejujuran, efisiensi, layanan yang loyal.
Kebijakan sumber daya manusia harus berisi tingkatan keahlian yang dibutuhkan, perilaku etis, dan integritas yang diperlukan. Beberapa kebijakan dan prosedur sumber daya manusia yang penting meliputi perekrutan karaywan atau pegawai berdasarkan latar belakang pendidikan, pengalaman, pencapaian, kejujuran dan integita, serta persyaratan yang sesuai. Adapun beberpa hal penting lainnya yaitu meliputi mengkompensasi, mengevaluasi, promosi yang didasarkan pada kinerja dan kualifikasi, pelatihan, pengelolaan pegawai yang tidak puas, pemberhentian, liburan dan rotasi tugas, perjanjian kerahasiaan dan asuransi ikatan kesetiaan, serta menuntut dan memenjarakan pelaku.
g) Pengaruh eksternal
Pengaruh eksternal meliputi persyaratan-persyaratan yang diajukan oleh bursa efek, financial Accounting Standards Bord(FASB), PCAOB, dan SEC. Mereka juga menyertakan
persyaratan yang dipaksakan oleh badan-badan regulasi seperti bank, utilitas dan perusahaan asuransi.
2) Penetapan Tujuan
Penetapan tujuan merupakan komponen ERM atau manajemen risiko perusahaan yang kedua. Manajemen menentukan hal yang ingin dicapai oleh perusahaan yang sering disebut dengan
visi atau misi perusahaan. Terdapat empat tujuan menurut COSO , yaitu:
a. Tujuan strategis (strategic objective), yaitu tujuan atau
sasaran tingkat tinggi yang disejajarkan dengan misi perusahaan, mendukungnya, serta menciptakan nilai pemegang saham.
b. Tujuan operasi (opration objective), yaitu tujuan yang
berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan serta menentukan cara untuk mengalokasikan sumber daya.
c. Tujuan pelaporan (reporting objective), yaitu tujuan yang
membantu memastikan ketelitian, kelengkapan, dan keterandalan laporan perusahaan, meningkatkan pembuatan keputusan, serta mengawasi aktivitas dan kinerja perusahaan.
d. Tujuan kepatuhan (compliance objective), yaitu tujuan
yang membantu perusahaan mematuhi seluruh hukum dan peraturan yang berlaku. Seberapa baik sebuah perusahaan mencapai tujuan kepatuhan dan pelaporan dapat mempengaruhi reputasi perusahaan secara signifikan.
3) Identifikasi Kejadian
COSO mendefinisikan kejadian (event) sebagai “sebuah insiden atau peristiwa yang berasal dari sumber-sumber internal
atau eksternal yang dapat mempengaruhi implementasi strategi atau pencapaian tujuan. Kejadian mungkin memiliki dampak positif atau negatif atau pun keduanya”. Sebuah kejadian menunjukkan ketidakpastian yaitu mungkin terjadi atau tidak mungkin terjadi. Jika terjadi, maka dapat memicu terjadinya kejadian yang lain. Untuk itu manajemen harus bisa untuk mangantisipasi seluruh kemungkinan kejadian positif atau negatif, menentukan mana yang lebih mungkin dan mana yang kurang mungkin untuk terjadi, serta memahami hubungan timbal-balik kejadian. (Romney & Steinbart, 2017).
4) Penilaian dan Respon Risiko
Menurut (Romney & Steunbart, 2017) Resiko-resiko dari sebuah kejadian yang teridentifikasi dinilai dalam beberapa cara yang berbeda yaitu: kemungkinan, dampak positif dan negatif, serta berdasarkan pada sifat bawaan dan residual. Resiko bawaan merupakan kelemehan dari penetapan akun atau transaksi pada masalah pengendalian yang signifikan tanpa adanya pengendalian internal, sedangkan resiko residual adalah risiko yang tersisa setelah manajemen mengimplementasikan pengendalian internal atau beberapa respon lainnya terhadap risiko. Perusahaan harus menilai risiko bawaan, mengembangkan respons, dan kemudian menilai risiko residual.
Untuk menyelaraskan risiko yang diidentifikasi dengan teleransi perusahaan terhadap risiko, manajemen harus mengambil pandangan entitas yang luas pada risiko. Manajemen juga harus menilai kemungkinan dan dampak risiko, seperti biaya dan manfaat dari respon-respon alternatif. Manajemen dapat merespons risiko dengan salah satu dari empat cara berikut:
a) Mengurangi, yaitu mengurangi kemungkinan dan dampak risiko dengan mengimplementasikan pengendalian internal yang efektif.
b) Menerima, yaitu menerima kemungkinan dan dampak risiko.
c) Membagikan, yaitu membagikan risiko atau mentransfernya kepada orang lain dengan asuransi pembelian, mengalihdayakan sebuah aktivitas atau masuk ke dalam transaksi lindung nilai.
d) Menghindari, yaitu menghindari risiko dnegan tidak melakukan aktivitas yang dapat menciptakan risiko. Untuk menghindari hal ini perusahaan dapat menjual sebuah divisi, kluar dari lini produk, atau tidak memperluas perusahaan seperti yang diharapkan.
5) Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian (control activities) merupakan kebijakan, prosedur dan aturan yang memberikan jaminanmemadai bahwa tujuan pengendalian telah dicapai dan respons risiko telah
dilakukan. Oleh karena itu manajemen harus memastikan hal-hal berikut ini (Romney & Steinbart, 2017):
a) Pengendalian dipilih dan dikembangkan untuk membantu mengurangi risiko hingga level yang dapat diterima.
b) Pengendalian umum yang sesuai dipilih dan dikembangkan melalui teknologi.
c) Aktivitas pengendalian diimplementasikan dan dijalankan sesuai dengan kebijakan prosedur perusahaan yang telah ditentukan.
Adapun prosedur pengendalian dilakukan dalam katagori- katagori sebagai berikut:
a. Otorisasi transaksi dan aktivitas yang layak.
Otorisasi merupakan kebijakan bagi para pegawai untuk diikuti dan kemudian memberdayakan mereka guna melakukan fungsi organisasi tertentu dan mengawasi setiap aktivitas dan keputusan perusahaan. otorisasi dapat berupa penandatanganan, penginialisasian, dan pemasukan kode otorisasi pada sebuah dokumen atau catatan. Otorisasi dibagi menjadi dua yaitu yang pertama otorisasi khusus , yaitu dimana manejer memberikan otorisasi secara khusus agar aktivitas atau transaksi tersebut terjadi, sedangkan yang kedua adalah ororisasi umum yaitu otorisasi yang diberikan kepada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus.
b. Pemisahan tugas
Pengendalian internal yang baik mensyaratkan tidak ada satu pun pegawai yang diberikan terlalu banyak tanggung jawab atas transaksi atau proses bisnis. Pemisahan tugas dibagi menjadi dua sesi yaitu pemisahan tugas akuntansi dan pemisahan tugas sistem. Pemisahan tugas akuntansi yang efektif dapat dicapai ketika fungsi ororisasi, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan dipisahkan. Pemisahan tugas sistem bertujuan untuk menghindari atau mencegah adanya tindakan menyamarkan penipuan oleh orang yang memiliki akses tidak terbatas ke komputer, program, dan data langsung. Dalam tujuan pemisahan tugas diatas, maka wewenang dan tanggung jawab harus dibagi menurut fungsi-fungsi seperti administrator sistem, manajemen keamanan, manajemen perubahan, pengguna, analisis sistem, pemrograman, operasi komputer, perpustakaan sistem informasi, dan pengendalian data.
c. Pengembangan proyek dan pengendalian akuisisi
Pengendalian pengembangan sistem yang penting meliputi sebuah komite pengarah, sebuah rencana induk strategis, rencana pengembangan proyek, sebuah jadwal pengolahan data, pengukuran kinerja sistem, dan sebuah tinjauan pasca-implementasi.
d. Mengubah pengendalian manajemen.
e. Mendisain dan menggunakan dokumen dan catatan.
f. Pengamanan aset, catatan, dan data.
Dalam pengamanan aset perusahaan perlu untuk melakukan hal yang penting seperti menciptakan dan menegakkan kebijakan dan prosedur yang tepat, memelihara catatan akurat dari seluruh aset, membatasi akses terhadap aset, melindungi catatan dan dokumen.
Sebuah perusahaan harus melindungi kas dan aset fisik beserta informasinya.
g. Pengecekan kinerja independen
Pengecekan kinerja dilakukan untuk membantu memastikan bahwa transaksi diproses dengan tepat.
Pengecekan independen ini dilakukan oleh seseorang yang tidak melakukan operasi aslinya. Pengecekan kinerja ini meliputi tinjauan tingkat atas, tinjauan anlitis, rekonsiliasi catatan-catatan yang dikelola secara independen, perbandingan terhadap kuantitas aktual dengan jumlah dicatat, akuntansi double-entry,dan tinjauan independen.
6) Informasi dan Komunikasi
Romney & Steinbart (2017) mengatakan sistem informasi dan komunikasi haruslah memperoleh dan mempertukarkan informasi yang dibutuhkan untuk mengatur, mengelola, dan
mengendalikan operasi perusahaan. Komunikasi harus dilakukan secara internal dan eksternal untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan guna menjalankan aktivitas pengendalian internal harian, dan seluruh porsonel harus memahami tanggung jawab masing-masing.
Kerangka IC yang diperbarui memerinci bahwa tiga prinsip berikut berlaku di dalam proses informasi dan komunikasi, yaitu:
a) Mendapatkan atau menghasilkan informasi yang relevan dan berkualitas tinggi untuk mendukung pengendalian internal.
b) Mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mendukung komponen-komponen ain dari pengendalian internal.
c) Mengkomunikasikan hal-hal internal yang relevan kepada pihak-pihak eksternal.
7) Pengawasan
Menurut (Romney & Steinbart, 2017) Sistem pengendalian internal yang dipilih atau dikembangkan harus diawasi secara berkelanjutan, dievaluasi, dan dimodifikasi sesuai kebutuhan.
Metode-metode utama dalam mengawsi kinerja yaitu sebagai berikut:
a) Menjalankan evaluasi pengendalian internal.
b) Implementasi pengawasan yang efektif.
c) Menggunakan sistem akuntansi pertanggungjawaban.
d) Mengawsi aktivitas sistem.
e) Melacak perangkat lunak dan perangkat bergerak yang dibeli.
f) Menjalankan audit berkala.
g) Memperkerjakan petugas keamanan komputer dan chief compliance officer.
h) Menyewa spesialis forensik.
i) Memasang perangkat lunak deteksi penipuan .
j) Mengimplementasikan hotline penipuan sebagai sebuah cara yang efektif untuk mematuhi hukum dan menyelesaikan konflik whitle blower.
2. Gaji dan Upah
a. Definisi gaji dan upah
Menurut Mulyadi (2016) gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manager, dan biasanya dibayarkan secara tetap perbulan.
Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2017) penggajian dan pengupahan sumber daya manusia adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data yang terkait yang terus menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.
Dari kedua penjelasan dari penggajian dan pengupahan diatas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan pembayaran atas kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugasnya di perusahaan
dan dibayarkan secara tetap setiap bulan pada karyawan yang memiliki jenjang jabatan dan mempunyai masa kerja.
b. Dokumen yang dibutuhkan dan digunakan dalam penggajian.
Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2016) adalah sebagai berikut:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Pada umumnya dokumen pendukung perubahan gaji dan upah dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian. Dokumen ini berupa surat-surat keputusan yang terkait dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemberhentian dan lain sebagainya. Kemudian dokumen-dokumen ini akan dikirimkan kepada fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2) Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan sebagai fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa jam hadir biasa yang diisi dan ditulis secara manual dan dapat juga berupa kartu jam hadir yang telah diisi dengan menggunakan mesin pencatat waktu.
3) Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh penyelia atau supervisor pabrik dan diserahkan kepada fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk. Catatan waktu hanya digunakan atau diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
4) Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi informasi tentang rincian jumlah gaji dan upah bruto dari setiap karyawan, kemudian dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain.
5) Rekap daftar gaji dan upah
Dokumen ini merupakan dokumen yang berisi ringkasan atau rekapan jumlah gaji dan upah karyawan per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang memproduksi produknya berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dan upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh bagian akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
6) Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah, dimana tujuan dari pembuatan dokumen ini yaitu sebagai catatan untuk setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima beserta dengan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7) Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah yang diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Pada bagian depan amplop gaji dan upah karyawan terdapat informasi keterangan mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam setiap bulan.
8) Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
c. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah Mulyadi (2016:317) mengungkapkan bahwa catatan-catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1) Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah, jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen di dalam perusahaan.
2) Kartu harga pokok produksi
Kartu harga pokok produksi ini diperlukan untuk digunakan dalam pencatatan upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3) Kartu biaya
Dalam pencatatan gaji dan upah karyawan, kartu biaya digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga non-produksi yang terdapat dalam setiap departemen di perusahaan. Sumber informasi pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4) Kartu penghasilan karyawan
Kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.
Informasi dalam kartu penghasilan ini akan digunakan sebagai dasar perhitungan PPh 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
Kartu penghasilan karyawan ini juga digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan yang ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan. Tujuan adanya tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini adalah agar setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
d. Fungsi-fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi (2016) fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi kepegawaian merupakan fungsi yang bertanggung jawab dalam mencari karyawan baru, melakukan penyeleksian terhadap calon karyawan, membuat keputusan dalam penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji karyawan, mutasi karyawan, serta membuat keputusan pemberhentian karyawan.
2) Fungsi pencatat jam kerja
Sistem pengendalian yang baik dalam sebuah perusahaan mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir atau jam kerja karyawan tidak diperkenankan dilaksanakan oleh fungsi lain seperti fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi seluruh karyawan perusahaan. Dalam struktur organisasi fungsi pencatat waktu atau jam kerja berada dibawah Departemen Personalia dan Umum.
3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab dalam membuat daftar gaji dan upah karyawan yang berisi penghasilan kotor atau bruto yang menjadi hak karyawan dan berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
Kemudian daftar gaji dan upah yang telah dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah akan diserahkan kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar yang akan dipakai sebagai dasar dalam pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
4) Fungsi akuntansi
Dalam sistem penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (contohnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak dan utang dana pensiun).
5) Fungsi keuangan
Fungsi ini memiliki tanggung jawab untuk mengisi cek yang digunakan dalam pembayaran gaji dan upah serta mencairkan atau menguangkan cek tersebut ke bank. Kemudian uang tunai hasil dari pencairan atau penguangan cek tersebut akan dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan dan selanjutkan akan dibagikan atau diberikan kepada karyawan yang berhak.
e. Prosedur sistem penggajian
Menurut Mulyadi (2016) jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian adalah:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan kartu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa yang harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang dari perusahaan, atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time clock card).
Tujuan diselenggarakan pencatatan waktu hadir ini untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Untuk karyawan yang digaji bulanan, daftar gaji digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau terdapat potongan yang disebabkan ketidak hadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan sesuai dengan jam kerja yang biasa atau bekerja pada jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur juga.
2) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang digunakan sebagai dasar dalam pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat- surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan jabatan atau pangkat, penurunan jabatan, pemberhentian karyawan,
daftar gaji bulan sebelumnya serta daftar hadir karyawan. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Kemudian potongan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
3) Prosedur pendistribusian biaya gaji dan upah
Dalam prosedur ini biaya tenaga kerja atau karyawan akan di distribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat dari tenaga kerja tersebut. Adanya pendistribusian tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produksi.
4) Prosedur pembayaran gaji dan upah
Dalam prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Dimana fungsi akuntansi akan membuat perintah untuk pengeluaran kas pada fungsi keuangan untuk menulis cek sebagai pembayaran gaji dan upah karyawan. Selanjutnya fungsi keuangan ini akan memenangkan atau mencairkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan juga dengan cara membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
3. Pengendalian internal penggajian dan pengupahan
Adapun yang perlu diperhatikan dalam pengendalian internal atas penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1) Organisasi
a) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah.
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah yang disajikan dalam daftar gaji dan upah, yang selanjutnya digunakan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Fungsi personalia dapat dikategorikan sebagai pemegang fungsi akuntansi.
Untuk menciptakan sistem pengendalian internal, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan. Hasil dari perhitungan penghasilan yang diterima karyawan didasarkan pada berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh fungsi kepegawaian dan dicantumkan dalam daftar gaji dan upah. Dengan dipisahkannya kedua fungsi tersebut, maka sebelum gaji dan upah dibayarkan kepada karyawan yang berhak, fungsi keuangan bertugas untuk
melakukan pemeriksaan atau pengecekan ketelitian dan keandalan dari hasil perhitungan gaji dan upah yang telah dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
b) Fungsi pencatatan waktu hadir harus dipisahkan dari fungsi operasi.
Waktu hadir merupakan salah satu dasar yang digunakan dalam perhitungan gaji dan upah. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan maka pencatatan waktu hadir tidak boleh dilakukan oleh fungsi operasi (seperti fungsi teknik dan fungsi produksi).
2) Prosedur pencatatan dan sistem otorisasi
a) Setiap orang yang namanya tercantum di dalam daftar gaji dan upah diharuskan untuk memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur.
Hal ini dikarenakan dalam pembayaran gaji dan upah didasarkan pada dokumen daftar gaji dan upah, sehingga perlu untuk dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang telah dimasukkan ke dalam daftar gaji dan upah, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji dan upah harus mendapat otorisasi oleh pihak yang berwenang. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus ditandatangani oleh
manajemen puncak (misalnya Direktur Utama). Dengan unsur sistem pengendalian ini dapat menghindari terjadinya pembayaran gaji dan upah kepada pihak yang tidak berhak.
b) Setiap perubahan atas gaji dan upah karyawan yang disebabkan oleh adanya perubahan pangkat atau jabatan, perubahan tarif gaji dan upah dan adanya tambahan keluarga maka harus didasarkan atas surat keputusan direktur keuangan. Untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang digunakan sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
c) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. Sebelumnya telah dijelaskan bahwa setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan gaji dan upah karyawan harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang ( Direktur Utama dan Direktur Keuangan), hal ini dilakukan agar data gaji dan upah karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah dapat diandalkan. Di lain pihak, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan juga harus mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh karena itu tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji dan upah yang menjadi hak karyawan, tanpa mendapatkan otorisasi dari fungsi kepegawaian.
d) Kartu jam hadir karyawan harus ditandatangani dan diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu jam hadir. Karena kartu jam hadir merupakan salah satu dasar dalam menentukan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir setiap karyawan harus ditandatangani atau diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu hadir agar dapat dikatakan benar sebagai dasar perhitungan gaji dan upah dan untuk keperluan yang lain.
e) Perintah lembur yang dilakukan oleh karyawan harus ditandatangani oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja reguler, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah yang reguler. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan adanya sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin bahwa hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja reguler.
f) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang berhak.
Agar dokumen tersebut terbukti kebenarannya maka daftar gaji dan upah harus ditandatangani oleh kepala fungsi personalia yang dimana dokumen tersebut akan menunjukkan bahwa:
a. Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah merupakan karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
b. Tarif gaji dan upah yang digunakan sebagai dasar perhitungan gaji dan upah merupakan tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.
c. Data yang digunakan untuk dasar perhitungan gaji dan upah karyawan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
d. Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah karyawan telah dicek atau diperiksa ketelitiannya.
g) Bukti kas keluar yang digunakan untuk pembayaran gaji dan upah karyawan harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Kemudian dokumen bukti kas keluar ini akan diisi oleh fungsi akuntansi ( Bagian Utang) setelah fungsi ini melakukan verifikasi atas informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh kepala departemen akuntansi keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.
h) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. Kartu penghasilan karyawan diadakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk
mengumpulkan semua penghasilan yang didapatkan oleh setiap karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai dasar perhitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan. Dokumen merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu penghasilan karyawan adalah daftar gaji dan upah. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan, sistem pengendalian internal mewajibkan melakukan rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji dan upah.
i) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja. Sebelum upah yang tercantum dalam kartu jam kerja dipakai sebagai dasar pencatatan upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk yang bersangkutan, data tarif upah yang digunakan sebagai pengali dalam perhitungan upah harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya.
3) Praktik yang sehat
Adapun cara-cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat adalah sebagai berikut:
a) Melakukan perbandingan pada kartu jam hadir dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini digunakan sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Kartu jam hadir merupakan jumlah jam kerja setiap karyawan yang berada di perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merupakan rincian penggunaan jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Dengan kata lain kartu jam kerja digunakan untuk mempertanggungjawabkan penggunaan kartu jam hadir setiap karyawan. Kartu jam kerja ini merupakan dasar untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung kepada pesanan tenaga kerja langsung. Untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam kartu jam kerja, fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus membandingkan data jam yang tercantum dalam kartu jam hadir dengan data jam yang tercantum dalam kartu jam kerja.
b) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu ini dilakukan untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam hadir. Dengan diawasinya perekaman jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat dihindari kecurang perekaman jam hadir oleh karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.
c) Pembuat daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran. Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji dan upah, fungsi akuntansi keuangan berada di tangan Bagian Utang, di bawah Departemen Akuntansi. Fungsi akuntansi keuangan harus melakukan verifikasi atas kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah yang telah dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Dengan demikian unsur sistem pengendalian internal ini dapat menjamin bukti kas keluar dibuat dengan dasar dokumen pendukung yang andal.
d) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan atas gaji dan upah karyawan, perusahaan ditunjuk oleh pemerintah sebagai wajib pungut pajak penghasilan yang menjadi kewajiban karyawan atau yang dikenal dengan PPh pasal 21. PPh pasal 21 ini dihitung oleh perusahaan berdasarkan data penghasilan karyawan setahun yang dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan yang harus dipotong dari gaji dan upah karyawan dan besarnya utang pajak penghasilan karyawan yang harus disetor oleh perusahaan ke kas Negara dapat diverifikasi dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajak penghasilan setiap
karyawan dengan catatan penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang bersangkutan.
e) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Selain berfungsi sebagai catatan penghasilan yang diterima karyawan selama satu tahun, kartu penghasilan karyawan juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji dan upah oleh karyawan yang berhak. Setelah diisi data gaji dan upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar gaji kemudian dikirimkan ke fungsi keuangan untuk dimintakan tanda tangan karyawan yang bersangkutan sebagai tanda terima gaji dan upah. Setelah ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan.
