BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Gambaran Umum PT Royal Standard Medan
PT. Royal Standard Medan adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industri kertas, dimana mereka membeli dan mengolah kertas gulungan menjadi barang jadi berupa continuous form dan produk-produk kertas lainnya. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 17 Juni 1995 dengan ijin Kanwil Perindustrian Tingkat I Sumatera Utara No. 186/Kanwil-ITUI/IL/VIII/96. Lokasi pertama sekali didirikan berada di kompleks pergudangan Paya Rumput Jl. Pulau Nias KIM Mabar Gudang 30. Sewaktu itu PT. Royal Standard hanya merupakan perusahaan distributor produk-produk kertas produksi perusahaan PT. Royal Standard di Jakarta.
PT. Royal Standard di Medan merupakan salah satu cabang diantara cabang-cabang lainnya seperti Surabaya, Semarang, dan Kerawang, sedangkan kantor pusatnya di Jakarta. Setelah tiga tahun kemudian, pimpinan perusahaan memulai untuk memproduksi sendiri produk-produk tertentu seperti continuous form dan
photocopy paper.
Oleh karena tempat semula tidak memungkinkan sebagai pabrik pengolahan kertas, maka pihak pimpinan PT. Royal Standard memutuskan pindah ke tempat baru di Jl. Pulau Irian KIM Kompleks Miel Nusantara I No. 7A-8A. Tahun 1998 perusahaan resmi memulai memproduksi kertas continuous form, photocopy
paper dan amplop. Setahun kemudian perusahaan mulai memproduksi kertas
continuous form dalam bentuk NCR(Non Carbon Refilless ).
b. Struktur Organisasi Perusahaan
Berdasarkan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab maka struktur organisasi di PT Royal Standard Medan adalah struktur organisasi garis dan fungsional. Untuk organisasi seperti ini wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan pimpinan setiap bidang berhak memerintah kepada semua pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya dan tiap satuan pelaksana ke bawah memiliki wewenang semua bidang kerja.
Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan adalah sebagai berikut :
1. Kepala cabang.
- Memberikan kebijaksanaan yang bersifat menyeluruh bagi perusahaan. - Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan.
- Melaksanakan negosiasi dengan pihak luar untuk menjamin kelangsungan perusahaan.
- Mengoptimalkan perencanaan dan pengawasan terhadap organisasi perusahaan.
- Memeriksa dan meminta pertanggungjawaban dari Kabag. Keuangan, Pembelian, PPC, Produksi dan Penjualan.
35
- Mewakili perusahaan baik diluar maupun di dalam yang berhubungan dengan tugas perusahaan.
2. Direktur Keuangan
- Bertugas merencanakan annual budget (anggaran tahunan) dan penyaluran dana.
- Mempunyai wewenang dalam mengawasi penggunaan dana, barang, dan peralatan masing-masing departemen.
- Bertanggung jawab atas semua hal yang berhubungan dengan administrasi dan keuangan perusahaan.
3. Manajer Akuntansi Keuangan
- Menyediakan data akuntansi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat dipakai dan diverifikasi setiap saat melalui LAN.
- Menyiapkan Laporan Keuangan beserta konsolidasinya paling lama tgl 05 bulan berikutnya dan dikirimkan ke Kantor Pusat.
- Pendataan yang harus dilakukan untuk dilaporkan kepada Managing Director antara lain : persoalan Rentabilitas, Likuiditas, Solvabilitas, Effisiensi dari manajemen dan prospek perusahaan di masa depan.
- Melakukan penyediaan di bidang keuangan sesuai dengan uraian tugas yang telah ada dan digariskan oleh Finance Controller holdico.
- Melaksanakan tugas dengan memedomani kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam keuangan antara lain Standard Operating Procedure (SOP)
dan dokumen ISO yang berlaku.
4. Administrasi Akuntansi General Ledger dan Pajak
- Menginput dan mendokumentasikan data-data piutang dan utang perusahaan
- Menginput dan menyiapkan data–data pajak yang diperlukan pada saat pemeriksaan pajak
5. Administrasi Penagihan dan Faktur
- Menerima Faktur Pajak penjualan sebanyak 2 rangkap dari bagian penjualan.
- Menerima surat jalan yang telah ditanda tangani oleh customer sebanyak 2 rangkap dari bagian gudang.
- Menyimpan seluruh Dokumen tagihan asli kedalam brankas. - Mencetak Faktur Pajak Luar kota pada akhir bulan
- Mengkoordinir tugas Collector
8. Cost Accounting
- Membuat Laporan Harian Stock Produk Massal. - Menghitung HPP.
- Membuat Laporan Analisa Penjualan setiap awal bulan.
- Membuat Laporan Analisa Standard HPP perbandingan per bulan. - Menghitung WIP pada setiap akhir bulan (tutup buku).
9. Inventory Control
- Menginput data (BPHP,BPB,BB,SPK)
- Membuat jadwal stock opname setiap bulan dan diserahkan kepada Chief Accounting setiap awal bulan.
37
- Melakukan stock opname bahan baku pada akhir bulan. - Memeriksa penginputan data inventory pada akhir bulan. - Membantu operasional di gudang/cheker.
10. Manager Produksi
- Bertugas mengawasi seluruh kegiatan yang berlangsung di pabrik baik kegiatan produksi maupun maintenance.
- Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapar melakukan perbaikan
- Mempunyai wewenang untuk mengkoordinir dan mengarahkan setiap bagian bawahan serta menentukan prmbagian tugas setiap bawahannya. - Berwenang memberikan saran kepadadirektur untuk peningkatan produksi. 11. Quality Control
- Memeriksa proses pengerjaan continuos form. - Memeriksa proses mutu setiap proses yang terjadi.
c. Aktivitas Perusahaan
PT. Royal Standard merupakan badan usaha swasta yang bergerak dalam produksi kertas continuous form dan produk kertas lainnya seperti NCR, kertas kwarto, folio, dan amplop. Perusahaan ini juga menerima order kertas cetakan baik continuous form maupun kertas lembaran lainnya.
Kertas continuous form merupakan produk utama dari perusahaan ini dibagi dalam dua kelompok yaitu dari bahan kertas HVS dan dari kertas NCR (Non Carbon Refilless). Kertas dari bahan HVS akan memerlukan kertas karbon untuk
jumlah ply lebih dari satu, sedangkan kertas NCR tidak memerlukan kertas karbon.
Kedua kelompok ini masing-masing terbagi dalam 2 jenis menurut ukurannya yaitu 9 dan 11 inchi. Tiap ukuran juga terbagi atas jumlah ply (rangkap) yang dibuat. Untuk kertas continuous form dari bahan kertas HVS jumlah ply yang diproduksi antara 1 ply hingga 5 ply. Sedangkan continuous form
yang berasal dari kertas NCR jumlah ply yang diproduksi antara 2 ply hingga 5 ply.
Proses produksi continuous form dimulai dengan tahapan persiapan yaitu dengan menerima dan mempelajari SPK (Surat Perintah Kerja). Kemudian dimasukkan ke unit bahan/roll yaitu pemasangan bahan sesuai dengan jalur kertas bersamaan dengan unit tension untuk mengatur tegangan kertas. Lalu unit web guide mengatur stabilitas dan kelurusan jalannya kertas. Bila web guide bekerja dengan baik, kertas ditarik masuk ke unit cetak untuk mendistribusikan tinta ke seluruh unit cetak.
Setelah itu kertas masuk ke unit processing, di bagian ini dipasang pen hole
dan line hole pada setiap inchi kertas yang masuk untuk membuat lubang pada kertas tersebut. Kemudian kertas masuk ke unit folding, setelah itu ke bagian
panel control. Hasil kertas diperiksa oleh control produksi, setelah dinilai baik maka kertas masuk ke bagian finishing yaitu bagian pengepakan.
PT. Royal Standard Medan juga bertindak sebagai distributor dari produk-produk yang diproduk-produksi oleh perusahaan induk di Jakarta seperti kertas faksimili
39
dan berbagai jenis amplop. PT Royal Standard Medan menjual produknya untuk wilayah Sumatera, Singapura, dan Malaysia.
2. Biaya Produksi
Unsur-unsur biaya produksi pada PT Royal Standard Medan terdiri dari: a. Biaya Bahan Baku Langsung
Biaya bahan baku langsung pada PT Royal Standard terdiri dari: 1) Biaya harga beli bahan baku
2) Biaya perolehan lainnya b. Biaya Tenaga Kerja Langsung
Biaya tenaga kerja langsung pada perusahaan adalah biaya yang dibayarkan kepada tenaga kerja yang terlibat langsung dalam proses produksi. Biaya tenaga kerja langsung pada PT Royal Standard meliputi:
1) Gaji Pokok
2) Tunjangan makan dan transportasi 3) Premi
4) Biaya Jamsostek c. Biaya Overhead Pabrik
Biaya overhead pabrik adalah biaya yang dikeluarkan untuk proses produksi di luar biaya bahan baku langsung dan tenaga kerja langsung, seperti biaya jasa perbaikan mesin dan peralatan pabrik, biaya utility (yaitu biaya listrik dan biaya telepon), biaya tenaga kerja tidak langsung, biaya bahan bakar, biaya bahan penolong, biaya asuransi, biaya operasional dan perbaikan kendaraan, biaya
perbaikan dan pemeliharaan gedung pabrik, THR, biaya pengiriman, tunjangan makan, dan biaya penyusutan.
Biaya produksi sebelum penerapan manajemen mutu ISO 9001:2000 adalah sebagai berikut:
Tabel 4.1
Laporan Biaya Produksi PT Royal Standard Medan Periode Januari – Desember 2005
(dalam Rupiah) Bulan Produksi (kotak) Bahan Langsung Tenaga Kerja Langsung Overhead Total Biaya Jan 10207 520,557,000 86,759,500 260,278,500 867,595,000 Feb 9126 465,426,000 77,571,000 232,713,000 775,710,000 Mar 8370 426,870,000 71,145,000 213,435,000 711,450,000 Apr 9992 509,592,000 84,932,000 254,796,000 849,320,000 Mei 10586 539,886,000 89,981,000 269,943,000 899,810,000 Juni 10542 537,642,000 89,607,000 268,821,000 896,070,000 Juli 10593 540,243,000 90,040,500 270,121,500 900,405,000 Agust 11287 575,637,000 95,939,500 287,818,500 959,395,000 Sept 11323 577,473,000 96,245,500 288,736,500 962,455,000 Okt 11149 568,599,000 94,766,500 284,299,500 947,665,000 Nov 11410 581,910,000 96,985,000 290,955,000 969,850,000 Des 11614 592,314,000 98,719,000 296,157,000 987,190,000 Total 126199 6,436,149,000 1,072,691,500 3,218,074,500 10,726,915,000 Sumber: PT Royal Standard Medan
Berdasarkan tabel 4.1 dapat diketahui bahwa sebelum penerapan manajemen mutu ISO 9001:2000 yaitu tahun 2005 perusahaan memproduksi sebanyak 126.199 kotak continuous form dengan total biaya produksi sejumlah Rp10.726.915.000,- yaitu biaya bahan langsung sejumlah Rp 6.436.149.000,- biaya tenaga kerja langsung sejumlah 1.072.691.500,- dan biaya overhead sejumlah Rp 3.218.074.500,-.
Produksi terendah terjadi pada bulan Maret 2005 yaitu sebanyak 8.370 kotak dengan total biaya produksi sejumlah Rp 711.450.000,- yaitu biaya bahan
41
langsung sejumlah Rp 426.870.000,- biaya tenaga kerja langsung Rp 71.145.000,- dan biaya overhead sejumlah Rp 213.435.000,-. Hal ini terjadi disebabkan aktivitas perusahaan pengguna continuous form tidak banyak melakukan proses pendokumentasian, sehingga permintaan perusahaan terhadap produk continuous form cenderung mengalami penurunan.
Produksi tertinggi terjadi pada bulan Desember 2005 yaitu sebanyak 11.614 kotak dengan total biaya produksi sejumlah Rp 987.190.000,- yaitu biaya bahan langsung sejumlah Rp 592.914.000,- biaya tenaga kerja langsung Rp 98.719.000,- dan biaya overhead sejumlah Rp 296.157.000,-. Hal ini terjadi disebabkan meningkatnya aktivitas dokumentasi di perusahaan menjelang akhir tahun, sehingga permintaan perusahaan terhadap produk continuous form juga mengalami peningkatan.
Biaya produksi sesudah penerapan manajemen mutu ISO 9001:2000 adalah sebagai berikut:
Tabel 4.2
Laporan Biaya Produksi PT Royal Standard Medan Periode Januari – Desember 2007
(dalam Rupiah) Bulan Produksi (kotak) Bahan Langsung Tenaga Kerja Langsung
Overhead Total Biaya Jan 12687 761,220,000 126,870,000 380,610,000 1,268,700,000 Feb 10616 636,960,000 106,160,000 318,480,000 1,061,600,000 Mar 11471 688,260,000 114,710,000 344,130,000 1,147,100,000 Apr 12428 745,680,000 124,280,000 372,840,000 1,242,800,000 Mei 13130 787,800,000 131,300,000 393,900,000 1,313,000,000 Juni 13085 785,100,000 130,850,000 392,550,000 1,308,500,000 Juli 13081 784,860,000 130,810,000 392,430,000 1,308,100,000 Agust 13912 834,720,000 139,120,000 417,360,000 1,391,200,000 Sept 13965 837,900,000 139,650,000 418,950,000 1,396,500,000 Okt 13767 826,020,000 137,670,000 413,010,000 1,376,700,000 Nov 14065 843,900,000 140,650,000 421,950,000 1,406,500,000
Des 14296 857,760,000 142,960,000 428,880,000 1,429,600,000 Total 156503 9,390,180,000 1,565,030,000 4,695,090,000 15,650,300,000 Sumber: PT Royal Standard Medan
Berdasarkan Tabel 4.2 dapat diketahui bahwa sesudah penerapan manajemen mutu ISO 9001:2000 yaitu tahun 2007 perusahaan mengalami peningkatan jumlah produksi dibandingkan dengan sebelum penerapan manajemen mutu ISO 9001:2000. Hal ini terjadi disebabkan PT Royal Standard semakin meningkatkan mutu produk continuous form yang dihasilkan. Sehingga meningkatkan permintaan konsumen terhadap produk tersebut.
Pada tahun 2007 PT Royal Standard memproduksi sebanyak 126.199 kotak
continuous form dengan total biaya produksi sejumlah Rp10.726.915.000,- yaitu biaya bahan langsung sejumlah Rp 6.436.149.000,- biaya tenaga kerja langsung sejumlah 1.072.691.500,- dan biaya overhead sejumlah Rp 3.218.074.500,-.
Produksi terendah terjadi pada bulan Februari 2007 yaitu sebanyak 10.616 kotak dengan total biaya produksi sejumlah Rp 1.061.600.000,- yaitu biaya bahan langsung sejumlah Rp 636.960.000,- biaya tenaga kerja langsung Rp 106.160.000,- dan biaya overhead sejumlah Rp 318.480.000,-. Hal ini terjadi disebabkan pada awal tahun 2007, aktivitas perusahaan pengguna continuous form
tidak banyak melakukan proses pendokumentasian, sehingga permintaan perusahaan terhadap produk continuous form cenderung mengalami penurunan.
Produksi tertinggi juga terjadi pada bulan Desember 2007 yaitu sebanyak 14.296 kotak dengan total biaya produksi sejumlah Rp 1.429.600.000,- yaitu biaya bahan langsung sejumlah Rp 857.760.000,- biaya tenaga kerja langsung Rp 142.960.000,- dan biaya overhead sejumlah Rp 428.880.000,-. Hal ini terjadi
43
disebabkan meningkatnya aktivitas dokumentasi di perusahaan menjelang akhir tahun, sehingga permintaan perusahaan terhadap produk continuous form juga mengalami peningkatan.