BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1.5 Gambaran Umum Sistem Informasi Akuntansi pada
Penggajian dan Pengupahan yang Diterapkan oleh PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan memperkerjakan pegawai dalam beberapa bagian. Ada dua status pegawai di perusahaan ini, yaitu pegawai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan dan Pegawai kontrak (outsourcing) yaitu karyawan yang diperbantukan di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan yang merupakan kerja sama antara PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dan Koperasi Karyawan Pelabuhan (KOKARPEL).
Bagi pegawai tetap, perusahaan memberikan gaji dasar, tunjangan tidak tetap dan insentif prestasi dalam bentuk uang sebagai balas jasa, dengan didasarkan pada golongan, dan kelas jabatan. Bagi pegawai
outsourcing, pembayaran upah tenaga outsourcing oleh PT. Pelabuhan
Indonesia I (Persero) setiap bulannya, pembayarannya sama seperti pembayaran pegawai tetap. Dalam hal ini, PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) membayarkan yang sesuai jumlah dengan isi Perjanjian Kerja sama antara PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dan KOKARPEL yaitu :
a. Biaya langsung, meliputi : 1) Upah Pokok
2) Uang Makan 3) Uang Transport
b. Biaya Tidak Langsung; meliputi : 1) Pakaian Dinas
2) Jamsostek (7.54 % dari upah pokok) 3) Kesehatan
4) THR (Upah Pokok / 12) 5) Paket Lembur
6) Terminasi (Upah Pokok / 12)
c. Manajemen Fee (10 % dari biaya total sebelum PPN) d. Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Hari kerja perusahaan terdiri dari hari kerja administratif dan hari kerja operasional. Hari kerja administratif sebanyak 5 (lima) hari kerja yaitu hari senin sampai dengan hari jum’at. Sedangkan hari kerja operasional disesuaikan dengan operasional pelabuhan. Waktu kerja perusahaan adalah 8 (delapan) jam kerja dalam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam dalam 1 (satu) minggu. Waktu kerja perusahaan dibedakan menjadi waktu kerja administratif dan waktu kerja operasional.
Waktu kerja administratif diatur sebagai berikut : 1. Hari Senin – Jum’at : 08.00 – 17.00 WIB
2. Waktu istirahat antar jam kerja : 12.00 – 13.00 WIB 3. Waktu istirahat hari Jum’at : 11.30 – 13.30 WIB
Sedangkan waktu kerja dan waktu istirahat operasional diatur oleh pimpinan unit kerja yang bersangkutan di perusahaan, sesuai dengan kebutuhan pelabuhan.
Seperti yang telah dijelaskan pada bab II sebelumnya, sistem informasi akuntansi pada siklus penggajian dan pengupahan adalah rangkaian aktifitas bisnis yang berulang dan operasional pemprosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai. Dalam hal ini, PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan dalam memproses sistem penggajian dan pengupahan telah menggunakan komputer sebagai alat untuk menginput, memproses dan menghasilkan data dan informasi. Pada pemprosesan penggajian dan pengupahan, perusahaan menggunakan microsoft excel dalam sistem perhitungan sedangkan software sistem kepegawaian ( SIMPEG) hanya digunakan di bagian kepegawaianuntuk mencatat file-file pegawai.
a. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan oleh PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan adalah :
1) Surat pengangkatan pegawai 2) Surat perjanjian kerja
3) Daftar hadir dan daftar lembur pegawai 4) Daftar gaji dan upah pegawai
5) Rekap daftar gaji dan Rekap daftar upah pengawai 6) Bukti pengeluaran kas
b. Catatan akuntansi yang digunakan
1) Buku jurnal 2) Buku besar
Tetapi semua catatan akuntansi yang digunakan telah diproses secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
Setiap transaksi pada buku jurnal dicatat berdasarkan tanggal, nomor bukti, nomor akun, dan keterangan dimana nominal dimasukkan ke debet dan kredit. Selanjutnya akun diposting ke buku besar empat kolom dimana dicantumkan saldo pada sisi uraian. Selanjutnya dibuatkan neraca saldo, mengutip data yang disesuaikan dan menyiapkan neraca lajur. Berdasarkan neraca lajur dapat dibuatlah laporan keuangan.
c. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Seperti yang te lah dijelaskan pada bab II sebelumnya, sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur yang membentuk suatu sistem. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Prosedur penerimaan karyawan
Penerimaan, penempatan dan pengangkatan karyawan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Penerimaan karyawan perusahaan dapat dilakukan secara internal dan eksternal.
a) Sumber Internal yaitu meliputi karyawan yang ada sekarang yang dapat dicalonkan untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau dirotasi tugasnya.
b) Sumber Eksternal yaitu di antaranya penarikan tenaga kerja melalui iklan, rekomendasi dari karyawan yang ada sekarang, penarikan melalui pengguna badan penyalur tenaga kerja (KOKARPEL) ataupun pelamar-pelamar yang datang sendiri.
Berdasarkan hasil seleksi dan rapat penerimaan pegawai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan maka kita dapat
mengetahui setiap pelamar yang telah lulus seleksi. Bagi pelamar yang diterima dapat dilaksanakan training selama 12 (dua belas) bulan. Karyawan masa training/ percobaan yang tidak memenuhi syarat untuk diangkat menjadi karyawan perusahaan, diberhentikan tanpa syarat apapun. Sedangkan bagi karyawan masa percobaan yang memenuhi syarat, dapat diangkat sebagai karyawan perusahaan, yang ditetapkan dalam surat pengangkatan dan Surat Keputusan ( SK ) yang diterbitkan oleh Kepala Cabang dan Direksi selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sejak berakhirnya masa training / percobaan.
2) Prosedur pemutusan hubungan kerja
Pemutusan hubungan kerja dilakukan jika karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan dan bukti melakukan kesalahan berat, yang mengakibatkan karyawan menerima hukuman disiplin berat, dan
juga terhadap karyawan yang telah mendapat surat peringatan 3 (tiga) kali berturut-turut tetapi tidak memperlihatkan perubahan sikap menjadi baik. Dimana tiap surat peringatan mempunyai masa berlaku selama enam bulan dan surat peringatan itu tidak diberikan sesuai dengan urutannya, tetapi dinilai dari besar kecilnya kesalahan yang telah dilakukan oleh karyawan.
Karyawan yang tidak masuk kerja dalam waktu paling sedikit 5 (lima) hari kerja berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis dengan bukti yang sah dan telah dipanggil oleh perusahaan sedikitnya 3 (tiga) kali, karyawan tersebut dianggap memutuskan kerja sepihak atas kemauan sendiri.
3) Prosedur pencatatan waktu hadir
Untuk pencatatan waktu hadir baik pegawai tetap maupun pegawai outsourcing menggunakan mesin pencatatan hadir (hand key). Sistem untuk pencatatan waktu hadir di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan menggunakan Sistem Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), sehingga alat ini online langsung ke bagian kepegawaian. Jika karyawan masuk dan keluar kerja tidak tepat waktunya maka perusahaan akan memberikan teguran pada yang bersangkutan. Jika hal itu dilakukan sampai tiga kali maka karyawan tersebut akan diberikan surat peringatan pertama, namun jika dilakukan terus menerus perusahaan dapat mengambil tindakan keras terhadap karyawan tersebut.
4) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Semua daftar hadir dan daftar lembur karyawan dari tiap-tiap unit kerja dikumpulkan oleh dinas kepegawaian yang digunakan untuk membuat daftar gaji dan upah pada akhir bulan. Gaji dan upah dasar setiap karyawan sama jumlahnya pada tiap jabatan yang sama, yang membuatnya berbeda yaitu besarnya insentif prestasi, tunjangan-tunjangan, serta potongan-potongan. Seluruh data yang ada akan diinput ke SIMPEG yang memiliki database setiap karyawan yang kemudian data karyawan tersebut diproses. Hasil proses tersebut adalah daftar gaji dan upah karyawan per-departemen. Daftar gaji dan upah ini dibuat rangkap 2 (dua).
Adapun penghitungan gaji karyawan adalah sebagai berikut : Menghitung jumlah gaji adalah sebagai berikut :
Jumlah Gaji = Gaji dasar + Mobilitas / Uang Transport + Insentif prestasi
Potongan-potongan yang ada di perusahaan ini adalah : 1. Pajak penghasilan karyawan (PPh 21)
2. Jamsostek (jaminan sosial tenaga kerja) sebesar 2,5% x gaji dasar, meliputi jaminan kecelakaan kerja (JKK), jaminan hari tua (JHT), jaminan pemeliharaan kesehatan (JPK), dan jaminan kematian (JK) 3. Iuran untuk dana pensiun (5% x gaji dasar) dan iuran untuk tunjangan
4. Hutang pegawai, meliputi , iuran KOSAMI , Yazis, iuran bank, dan lain-lain.
Perhitungan premi upah lembur per jam ditentukan perusahaan sesuai dengan kelas jabatan setiap karyawan. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
1. Untuk kelas jabatan 1 – 4 sebesar Rp. 6000 2. Untuk kelas jabatan 5 – 7 sebesar Rp. 5.500 3. Untuk kelas jabatan 8 – 9 sebesar Rp. 5000 4. Untuk kelas jabatan 10 – 12 sebesar Rp. 4.500 5. Untuk kelas jabatan 13 – 16 sebesar Rp. 4.000
Gaji Bersih = Jumlah Gaji – Potongan-potongan
Jumlah maksimal waktu lembur dapat dibayar oleh perusahaan adalah sebanyak 60 (enam puluh) jam untuk setiap bulannya. Apabila kerja lembur dikerjakan pada hari libur nasional, maka cara perhitungannya adalah sebagai berikut :
1. Untuk setiap jam kerja dalam jangka waktu 1 – 8 jam dibayar upah sebesar 2 (dua) kali premi lembur per jam.
2. Untuk jam ke - 9 (sembilan) dibayar 3 (tiga) kali premi lembur per jam.
3. Untuk jam ke - 10 (sepuluh) dan jam ke - 11 (sebelas) atau lebih dibayar 4 (empat) kali premi lembur per jam.
4. Diberikan satu kali uang makan lembur sebesar Rp. 10.000
5) Prosedur pembayaran gaji dan upah
Sistem gaji dan upah dibayar secara bulanan untuk para karyawan. Dalam menghitung pembayaran gaji yang akan dibayar kepada karyawan perusahaan menggunakan microsoft excel. Dokumen yang digunakan pada prosedur ini adalah daftar gaji dan upah yang berasal dari Divisi Kepegawaian.
Cara pembayaran gaji dan upah di perusahaan, yaitu melalui transfer ke rekening bank masing - masing pegawai. Daftar gaji dan upah yang dibuat oleh bagian kepegawaian dibuat rangkap 2 (dua) dan diserahkan ke Ka. Divisi Adm. Keuangan untuk diproses dan selanjutnya dibuatkan Bukti Pengeluaran Bank (BPB), selanjutnya BPB dibuat rekapitulasi dan dikirimkan ke Petugas Akuntansi untuk diverifikasi serta diberi kode akun dan paraf. Selanjutnya KA. Divisi Keuangan menerima Bukti Pengeluaran Bank (BPB) dan Daftar Gaji (DG) dari KA. Divisi Administrasi Keuangan untuk diperiksa dan ditandatangani, yang selanjutnya dari lampiran diatas dibuatkan Proses Transfer Giro (PT-G) berupa bilyet giro yang kemudian akan diserahkan kepada Kepala Cabang. PT-G, BPB dan DG yang diterima dari KA. Divisi Keuangan diperiksa setiap lampirannya dan kemudian ditandatangani untuk selanjutnya
diserahkan kepada KA. Divisi Adm. Keuangan. Berkas yang telah sampai ke KA. Divisi Adm. Keuangan diperiksa dan memberikan nomor rekening karyawan yang selanjutnya diserahkan kepada Bank untuk melakukan pembayaran gaji ( transfer kerekening pegawai ). Setelah itu KA. Divisi Adm. Keuangan membukukan Laporan Mutasi Harian Bank (LMHB) dan mengirimkannya ke KA. Divisi Keuangan untuk diperiksa kembali dan ditandatangani. Kemudian berkas yang telah ditandatangani dan diperiksa diserahkan ke Petugas Akuntansi untuk dilakukan proses akuntansi dan disimpan oleh Petugas Akuntansi berdasarkan tanggal sebelum berkas tersebut diserahkan kembali ke Petugas Kepegawaian untuk memperbaharui file yang sudah ada. Dalam hal ini pembayaran kepada pegawai berupa pemberian slip gaji oleh Petugas Kepegawaian yang pencatatan dan penyimpanannya berdasarkan tanggal.
4.1.6 Sistem Pengendalian Internal atas Sistem Informasi Akuntansi
