Sepanjang tahun 2010 Dewan Komisaris mengadakan rapat sebanyak 2 kali. Rapat tersebut dihadiri oleh seluruh komisaris dengan tingkat kehadiran 100%.
Besarnya renumerasi yang diberikan kepada Dewan Komisaris dan Direksi adalah sejumlah Rp 5.159.852.000.
Pemberian tersebut telah sesuai dengan prosedur penetapan renumerasi.
3. Direksi
Berdasarkan anggaran dasar Perusahaan, Direksi diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham untuk masa jabatan selama dua tahun dan dapat diangkat kembali.
Tugas Utama Direksi adalah melaksanakan tugasnya untuk kepentingan Perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya.
Direktur Utama dan salah seorang Direktur, atau minimal dua orang Direktur dalam hal Direktur Utama berhalangan, bersama-sama berhak dan bertindak untuk dan atas nama Direksi serta mewakili Perusahaan.
Saat ini Dewan Direksi berjumlah empat orang, satu Direksi Utama dan tiga Direksi.
Direksi secara rutin mengadakan rapat setiap minggu untuk membahas rencana kerja serta menangani masalah-masalah yang terjadi di lapangan. Sepanjang tahun 2010 Direksi mengadakan rapat sebanyak 45 kali.
Rapat tersebut dihadiri oleh seluruh direktur dengan tingkat kehadiran 100%.
4. Komite Audit
Tugas pokok dari komite audit pada prinsipnya adalah membantu Dewan Komisaris dalam melakukan fungsi pengawasan atas kinerja Perseroan. Hal tersebut terutama berkaitan dengan penelaahan sistem pengendalian internal Perseroan, memastikan kualitas laporan keuangan, dan meningkatkan efektifitas fungsi audit.
Laporan keuangan merupakan produk dari manajemen yang kemudian diverifikasi oleh eksternal auditor.
Komite Audit memiliki wewenang mengakses laporan audit internal dan laporan-laporan lain yang diperlukan, melakukan komunikasi langsung dengan auditor internal maupun eksternal.
Dalam pola hubungan tersebut, dapat dikatakan bahwa komite audit berfungsi sebagai jembatan penghubung antara Perseroan dengan eksternal auditor. Tugas komite audit juga erat kaitannya dengan penelaahan terhadap resiko yang dihadapi Perseroan, dan juga ketaatan terhadap peraturan.
Komite Audit diangkat oleh Komisaris untuk masa jabatan yang sama dengan Komisaris. Saat ini, Komite Audit Perseroan mempunyai tiga anggota termasuk Ketua, dengan susunan sebagai berikut:
Throughout the year 2010 the Board of Commissioners met 2 times. The meeting was attended by all commissioners with 100% attendance.
The amount of remuneration granted to the Board of Commissioners and Directors is the number of Rp 5,159,852,000. Provision has been in accordance with the procedure for determining remuneration.
3. Directors
Based on the Company Articles of Association, the Directors appointed by the General Meeting of Shareholders for a term position for two years and may be reappointed.
The main duty of the Directors is to carry out their duties for the benefit the Company in achieving its goals and objectives.
President Director and one Director, or a minimum of two Directors in the case of absence of the President Director, jointly entitled to and act for and on behalf of the Directors and the Company.
Currently, the Board of Directors amounted to four people, one President Director and three Directors.
The Directors regularly meets each week to discuss the work plan as well as tackling the problems that occur in the field. Throughout the year 2010 Board of Directors meets as many as 45 times. The meeting was attended by all directors with 100% attendance.
4. Audit Committee
The main duty of the audit committee in principle is to assist the Board Commissioners in their functions of supervision over the performance of the Company. These are mainly related to the Company review of internal control system, ensuring the quality of financial reporting, and improve the effectiveness of the audit function. The financial statements are the product of management which is then verified by external auditors. The Audit Committee has the authority to access the internal audit reports and other reports as needed, to communicate directly with internal and external auditors.
In the pattern of the relationship, it can be said that the audit committee serves as a bridge between the Company and external auditors. Duties of audit committee are also closely related to the review of the risks faced by the Company, as well as regulatory compliance.
The Audit Committee is appointed by the Commissioner for a position equal to the Commissioners. Currently, the Company’s audit committee has three members including the Chairman, with the following composition:
Ketua : Prasasto Sudyatmiko Anggota : Satino
Anggota : Agus Radjani Pandjaitan
Komite Audit telah memenuhi persyaratan independensi.
5. Sekretaris Perusahaan
Berikut ini adalah fungsi dan peran Sekretaris Perseroan:
• Sebagai koordinator dalam merencanakan melaksanakan dan melakukan evaluasi terhadap semua aspek yang berkaitan dengan hubungan antara Perseroan dengan Pemangku Kepentingan untuk terciptanya pemahaman, hubungan yang harmonis dan dukungan masyarakat terhadap Perseroan.
• Sebagai penghubung antara perseroan, khususnya dalam membangun komunikasi dengan pihak-pihak eksternal, sehingga mampu meminimalisasikan kerancuan atau kebingungan yang dapat mempengaruhi kinerja dan citra Perseroan.
• Merencanakan dan melaksanakan Rapat Komisaris, Direksi, dan Komite Audit;
menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan paparan publik serta pengaturan pertemuan dengan pemegang saham, investor, dan analis.
• Menyimpan dan mendokumentasikan semua kegiatan Perseroan, pendokumentasian ini penting sebagai salah satu bukti pendukung, apabila suatu ketika Perseroan menghadapi kondisi sulit akibat suatu kebijakan Perseroan ataupun untuk keperluan Direksi/Dewan Komisaris menghadapi tindakan hukum.
• Mengikuti perkembangan pasar modal, khususnya peraturan-peraturan yang berlaku, dan memberikan masukan kepada Direksi dan Komisaris tentang ketentuan Pasar Modal.
Berdasarkan surat keputusan Direksi tanggal 17 Juni 2008, Perusahaan telah menunjuk Hendra Kurniawan sebagai Sekretaris Perusahaan. Ia memperoleh gelar Sarjana Ekonomi jurusan Akuntansi dari Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia tahun 1995 dan telah berkarir selama lebih dari 15 tahun, khususnya di bidang keuangan dan pasar modal.
6. Unit Audit Internal
Manajemen percaya sepenuhnya bahwa dalam rangka mengawasi operasional dan juga mengamankan kekayaan Perseroan, diperlukan sistim pengendalian internal sebagai alat bantu. Sistim pengendalian internal
Chairman : Parsasto Sudyatmiko Member : Satino
Member : Agus Radjani Pandjaitan
The Audit Committee meets the independence requirements.
5. Corporate Secretary
The following are the function and role of the Corporate Secretary:
• As a coordinator in planning implementing and evaluating all aspects relating to the relationship between the Company with Stakeholders to the creation of understanding, harmony and community support for the Company.
• Act as a liaison between the company, particularly in establishing communication with external parties, so as to minimize ambiguity or confusion that could affect performance and image the Company.
• Planning and conducting meetings of Commissioners, Directors, and Audit Committee, held a General Meeting of Shareholders (GMS) and public expose as well as setting a meeting with shareholders, investors and analysts.
• Save and document all activities of the Company, this documentation is important as one of the supporting evidence, if an when the Company faced difficult conditions due to a policy the Company or for the purposes of Directors / the Board Commissioners to face legal action.
• Following the development of capital markets, particularly the regulations that apply, and advise the Directors and Commissioners of the provisions of the Capital Market.
Based on the Directors’ decree dated 17 June 2008, The Company has appointed Hendra Kurniawan as Corporate Secretary. He obtained his Bachelor of Economics, majoring in Accounting in year 1995 from University of Indonesia. He has been working for more than 15 years, especially in handling finance and capital market.
6. Internal Audit Unit
Management believes that in order to oversee the operations and secure the assets of the Company, it requires a system of internal control as a tool. The system of internal control is stated in the form of clear policies
tersebut dinyatakan dalam bentuk kebijakan dan prosedur yang jelas sehingga mampu secara efektif melakukan fungsi pengendalian sekaligus meminimalisasi risiko yang mungkin timbul.
Salah satu bentuk pengendalian internal adalah dengan telah dibentuknya Unit Audit Internal yang diketuai oleh Silvanus Hoantonio Purnama sejak bulan Februari 2010.
Tugas dan tanggung jawab Unit Audit Internal dituangkan dalam piagam unit audit internal yang telah mendapatkan pengesahan dari Dewan Komisaris dan Direksi.
Adapun tugas dan tanggung jawab Unit Audit Internal adalah :
• Menyusun dan melaksanakan rencana Audit Internal tahunan.
• Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian internal dan sistim manajemen risiko sesuai dengan kebijakan Perseroan.
• Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektifitas di bidang keuangan, akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, teknologi informasi dan kegiatan lainnya.
• Memberikan saran perbaikan dan informasi yang obyektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkat manajemen.
• Membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris.
• Memantau, menganalisis, dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah disarankan.
• Bekerja sama dengan Komite Audit.
• Menyusun program untuk mengevaluasi mutu kegiatan Audit Internal yang dilakukannya.
• Melakukan pemeriksaan khusus (bila diperlu-kan).
Riwayat Singkat Kepala Unit Audit Internal
Silvanus Hoantonio Purnama menjabat sebagai Kepala Unit Audit Internal sejak tanggal 1 Februari 2010. Ia memperoleh gelar Sarjana Ekonomi jurusan Akuntansi dari Universitas Ekasakti, Padang. Ia memulai karir sebagai Konsultan Pajak di kantor Drs. S. Rahardja cabang Padang di tahun 1987-1989. Pada tahun 1989-1991 bekerja di PT Pasaman Permai, perkebunan coklat di Padang. Pada tahun 1991-1992 bekerja sebagai Akuntan Publik di KAP Gafar Salim & Rekan di Batam. Pada tahun 1992-2009 menjabat sebagai Senior Accounting Manager di PT Smart Tbk.
and procedures so that they can effectively perform the functions and also minimize the risks that may occur.
One form of internal control is with the formation of Internal Audit Unit, chaired by Silvanus Hoantonio Purnama since February 2010.
Duties and responsibilities of the Internal Audit Unit set forth in the Charter of the internal audit unit which was approved by the Board of Commissioners and Directors.
The duties and responsibilities of the Internal Audit Unit are:
• Develop and implement an annual internal audit plan.
• Testing and evaluating the implementation of internal control and risk management system in accordance with the Company policy.
• Perform inspection and assessment of the efficiency and effectiveness in finance, accounting, operations, human resources, marketing, information technology and other activities.
• Provide recommendations for improvements and objective information about the activities being examined at all levels of management.
• Make audit report and submit the report to the President Director and Board of Commissioners.
• Monitor, analyze and report on the implementation of follow-up repairs that have been suggested.
• Collaborate with the Audit Committee.
• Develop a program to evaluate the quality of internal audit activities are done.
• Perform special inspections (if is required).
A Brief History of the Head of Internal Audit Unit
Silvanus Hoantonio Purnama served as Head of Internal Audit Unit since 1 February 2010. He holds a Bachelor of Economics majoring in Accounting from the University Ekasakti, Padang. He began his career as a Tax Consultant at Drs. S. Rahardja Padang branch in the year 1987-1989.
In 1989-1991 he worked at PT Pasaman Permai, cocoa plantation in Padang, in 1991-1992 worked as a Public Accountant in KAP Gafar Salim & Co in Batam, in the year 1992-2009 served as a Senior Accounting Manager at PT Smart Tbk.
7. Komite-Komite
Terdapat beberapa komite lainnya yang telah dibentuk di bawah pengawasan Dewan Komisaris, yaitu: Komite Remunerasi dan Komite Nominasi.
Komite Remunerasi
• Tugas utama komite ini adalah untuk merilai gaji dan bonus atas pengurusan Perseroan.
• Menerima laporan akuntan.
Komite Nominasi
• Tugas komite ini adalah sebagai salah satu komponen dalam rangka pengembangan perusahaan dari segi peningkatan kualitas sumber daya manusia.
• Menentukan pergantian Direksi dalam Perseroan juga menjadi salah satu tugas komite ini.
• Partner kerja komite ini adalah Direktur Sumber Daya Manusia yang saat ini masih dijabat oleh seorang General Manager.
8. Manajemen Risiko
Dalam menjalankan kegiatan usaha, setiap industri tidak terlepas dari berbagai risiko, demikian pula bidang usaha yang dijalankan oleh Perseroan tidak terlepas dari tantangan dan risiko. Adapun risiko-risiko yang diperkirakan dapat mempengaruhi usaha Perseroan antara lain mencakup risiko persaingan usaha, risiko keuangan, risiko berkurangnya lahan yang berlokasi strategis, dan risiko ketergantungan pada pendapatan anak perusahaan.
Dalam mengantisipasi risiko-risiko tersebut Perseroan telah menyusun dan menetapkan suatu manajemen risiko yang bertujuan untuk mengurangi dampak yang ditimbulkan dari risiko-risiko tersebut. Manajemen risiko tersebut dibuat berdasarkan pengalaman Perseroan dan masukan dari berbagai pihak terkait.
7. Committees
There are several other committees have been formed under the supervision of the Board of Commissioners, including the Remuneration Committee and Nomination Committee.
Remuneration Committee
• The main task of this committee is to assess the salary and bonuses of the management of the Company.
• Receive the auditor’s report.
Nomination Committee
• The task of this committee is as one component in the framework of company development in terms of improving the quality of human resources.
• Determine the turn of Directors of the Company also become one of the tasks of this committee.
• Partner of the committees is the Director of Human Resources, which is still held by a General Manager.
8. Risk Management
In running the business, every industry is inseparable from a variety of risks, as well as the business carried on by the Company can not be separated from the challenges and risks. The estimated risks may affect the Company’s business include competition risk, financial risk, risk reduction strategically located land and the risk of dependence on the income of subsidiaries.
In anticipation of the risks, the Company has to prepare and establish a risk management which aims to reduce the impact of such risks. Risk management is based on the Company experience and input from various stakeholders.