Pastikan kehadiran wakil perempuan dalam mengikuti pertemuan di musyawarah antar desa I.
Persiapkan secara baik dan lengkap media atau alat bantu serta materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh guna memudahkan peserta pertemuan di musyawarah antar desa I memahami tujuan dan proses pelaksanaan PPK).
Atur ruangan pertemuan sehingga memungkinkan peserta pertemuan untuk berinteraksi secara aktif dan demokratis.
Hindari hal–hal yang bersifat dominasi terhadap proses pertemuan dari dan oleh siapapun juga.
FK jangan memaksakan diri untuk menjawab pertanyaan yang belum diketahui persis kepastiannya, apalagi yang berkaitan dengan kebijakan PPK. Dokumentasikan secara baik proses dan hasil pertemuan musyawarah antar desa I dan disebarluaskan kepada masyarakat melalui papan-papan informasi yang tersedia
Dipastikan bahwa semua wakil desa sudah memahami betul tentang PPK. Memperbanyak berita acara hasil musyawarah desa dan dibagikan kepada desa-desa
3.2. Musyawarah Desa I
Musyawarah desa I merupakan forum pertemuan masyarakat desa yang dilaksanakan segera setelah musyawarah antar desa I. Forum ini juga masih bagian dari kegiatan sosialisasi PPK di desa.
Tujuan : a. Memperkenalkan PPK kepada BPD, aparat pemerintah desa, tokoh masyarakat dan masyarakat umum di desa.
b. Memilih Ketua TPK sebagai penanggungjawab operasional kegiatan di desa, Sekretaris dan Bendahara TPK.
c. Memilih dan menetapkan 2 orang Fasilitator Desa (FD) yaitu 1 orang laki-laki dan 1 orang FD perempuan. Proses pemilihan FD dapat dilihat dalam Penjelasan 5.
d. Menyepakati dan menetapkan jadwal musyawarah desa II.
e. Menyepakati pembuatan dan lokasi pemasangan Papan Informasi PPK dan media informasi lainnya.
Waktu : Setelah pelaksanaan musyawarah antar desa I
Tempat : Balai desa atau tempat pertemuan yang lazim dipakai. Peserta : − Kepala desa dan aparat desa.
− Pengurus Badan Perwakilan Desa/Kampung. − Tokoh masyarakat di desa.
− Sebanyak mungkin anggota masyarakat desa lainnya yang berminat untuk hadir.
Pemandu : FK dan PjOK.
Metode : Ceramah, curah pendapat dan diskusi. Materi : − Petunjuk Teknis Operasional
− Penjelasan 5 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Tugas, Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku PPK.
− Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional Kegiatan mengenai Sosialisasi
Alat − Poster dan lembar balik PPK − Daftar hadir
− Bahan-bahan untuk melakukan pemungutan suara tertutup (kertas dan alat tulis,dll).
Persiapan : 1. FK dan PjOK memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan musyawarah desa 1 dengan Kepala Desa yang bersangkutan.
2. FK dan PjOK memastikan calon-calon FD, Pendamping Lokal, TPK hasil identifikasi sebelumnya dapat hadir di musyawarah desa I. 3. FK dan PjOK memastikan informasi pelaksanaan musyawarah desa
I telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau media pertemuan–pertemuan yang ada di desa.
4. FK mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan desa yang akan dikunjungi dalam rangka memfasilitasi pertemuan tersebut. 5. FK menyiapkan materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang
akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf (U).
Penjelasan III Forum-Forum Musyawarah PPK 5
6. FK dan PjOK melakukan penyeleksian awal calon FD dan calon Tim Pengelola Kegiatan (acuan seleksi serta wawancara calon FD dan calon Tim Pengelola Kegiatan dapat dilihat dalam penjelasan 5 PTO). 7. Menuliskan nama-nama calon FD dan nama-nama calon Tim
Pengelola Kegiatan hasil seleksi dalam kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang.
8. Memastikan tempat pertemuan dan peralatan lainnya yang memungkinkan terselenggaranya pertemuan secara efektif.
9. Menyiapkan agenda pertemuan, notulen pertemuan dan daftar hadir.
Proses Musyawarah Desa I
1. Sambutan oleh Kepala Desa yang sekaligus menjelaskan maksud dan tujuan pertemuan.
2. Penjelasan tentang PPK oleh FK dan/atau PjOK dengan materi yang sudah dipersiapkan sebelumnya termasuk hasil-hasil musyawarah antar desa I
3. Tanya jawab dan klarifikasi terhadap hal-hal yang dianggap masih belum jelas oleh peserta.
4. Menjelaskan kriteria Fasilitator Desa (FD) dan pengurus Tim pengelola Kegiatan (TPK) beserta uraian tugasnya termasuk hak / insentif dan kewajibannya serta proses pemilihannya.
5. Memfasilitasi proses pemilihan FD. Penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat dilihat dalam Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional.
6. Memfasilitasi proses pemilihan Ketua, Sekretaris dan Bendahara Tim Pengelola Kegiatan. Penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat dilihat dalam Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional.
7. Menjelaskan dan meminta kesepakatan mengenai proses pembuatan, lokasi pemasangan dan penangungjawab papan-papan informasi PPK yang ada di desa. 8. Menyampaikan rencana kegiatan selanjutnya sekaligus menutup acara pertemuan. 9. Membuat Berita Acara musyawarah desa I.
Hal–hal yang harus Diperhatikan
Persiapkan materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh).
Gunakan media, alat bantu yang telah tersedia seefektif mungkin agar masyarakat mudah memahami penjelasan tentang pelaksanaan PPK.
Hindari penggunaan bahasa asing yang akan menyulitkan masyarakat dalam mendengar dan memahaminya.
3.3. Sosialisasi dan Penggalian Gagasan
Kelompok yang dimaksud dalam proses sosialisasi dan penggalian gagasan disini adalah sekumpulan warga masyarakat (kelompok laki-laki, perempuan, atau campuran) yang tergabung dalam:
Ikatan kemasyarakatan yang dapat berlatar belakang wilayah (misalnya RT / RW / RK / Dusun / Kampung atau yang lainnya).
Kelompok–kelompok yang sudah ada (kelompok arisan, kelompok usaha bersama, kelompok keagamaan, dan lain lain).
Pengelompokan masyarakat lainnya sesuai kondisi setempat.
Tujuan : a. Memperkenalkan PPK kepada kelompok laki-laki, perempuan, atau campuran.
b. Menggali gagasan kegiatan untuk diusulkan dalam musyawarah khusus perempuan dan musyawarah desa II.
c. Menentukan utusan kelompok/dusun ke musyawarah khusus perempuan dan musyawarah desa II.
Waktu : Setelah pelaksanaan musyawarah desa 1 dan pelatihan FD. Tempat : Tempat pertemuan kelompok/dusun atau tempat lainnya. Peserta : Warga masyarakat dusun/kelompok
Pemandu : Fasilitator Desa (FD)
Materi : − Petunjuk Teknis Operasional.
− Penjelasan 1 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Sosialisasi.
− Penjelasan 2 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Fasilitasi dan Pelatihan.
Alat − Poster dan lembar balik PPK − Daftar hadir
− Bahan-bahan untuk membuat peta (spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll)
Persiapan : 1. Mengidentifikasi kelompok–kelompok masyarakat yang ada di dusun, baik itu kelompok laki-laki, perempuan ataupun campuran (laki-laki dan perempuan).
2. Mematangkan rencana dan jadwal kerja yang dibuat, serta memastikan jadwal pertemuan-pertemuan kelompok masyarakat dusun (misalnya dengan menghubungi kepala dusun dan ketua kelompok) supaya FK bisa ikut menghadiri beberapa pertemuan ini.
3. Mendatangi tokoh-tokoh setempat yang dapat membantu pelaksanaan sosialisasi dan penggalian gagasan serta penyebarluasan informasi PPK.
4. Mengumpulkan informasi mengenai rencana pengembangan daerah atau kegiatan pemerintah dan swasta di dalam dan di sekitar desa tersebut.
Penjelasan III Forum-Forum Musyawarah PPK 7