HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Analisis Sistem
4.1.2 Hasil Analisis Operasional
Dalam tahap ini, kebutuhan dalam pembuatan sistem informasi dilakukan dalam beberapa aktifitas yang akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Identifikasi Pengguna
Sistem monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi ini memiliki 3 pengguna yaitu Koperasi, Staf Bidang Kelembagaan, dan Kepala Bidang Kelembagaan. Berikut adalah deskripsi dari masing-masing pengguna.
a. Pengguna: Staf Koperasi
Deskripsi : Staf Koperasi adalah pengguna yang bertanggung jawab untuk hasil laporan bulanan koperasi.
b. Pengguna: Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
Deskripsi : Staf Kelembagaan Dinas Koperasi adalah pengguna yang bertanggung jawab mengolah seluruh data pada proses monitoring dan evaluasi koperasi dari laporan bulanan koperasi.
c. Pengguna: Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi
Deskripsi : Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi adalah pengguna yang bertanggung jawab untuk memvalidasi hasil evaluasi dari laporan perkembangan koperasi.
2. Identifikasi Fungsi-Fungsi a. Koperasi
i. Mencatat Data Laporan Bulanan
Fungsi ini merupakan fungsi dimana koperasi melakukan input laporan bulanan kedalam sistem. Keterangan dari fungsi ini dapat dilihat pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3 Keterangan Fungsi Mencatat Data Laporan Bulanan
Nama Fungsi Mencatat Data Laporan Bulanan
Stakeholder Staf Koperasi
Deskripsi Staf Koperasi melakukan input data laporan bulanan
koperasi ke dalam sistem.
Kondisi Awal Data user, Data Laporan Bulanan
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Staf Koperasi
melakukan input username dan password
sesuai yang telah
a. Sistem akan melakukan pemeriksaan username dan
password yang telah
diberikan oleh Staf Kelembagaan
b. Sistem akan menampilkan form transaksi laporan bulanan koperasi.
Memeriksa Riwayat Laporan
a. Sistem memeriksa riwayat laporan berdasarkan tabel transaksi laporan bulanan
b. Warning sistem akan
muncul apabila sistem memeriksa periode laporan untuk bulan sebelumnya belum tersimpan.
Menyimpan Data Laporan Bulanan Staf Koperasi memilih
menu “Laporan Bulanan Koperasi”
Sistem menampilkan form laporan bulanan koperasi
Staf Koperasi melakukan input data periode laporan, audit internal, audit eksternal, modal sendiri, modal luar, jumlah asset, jumlah volume usaha, jumlah shu, jumlah karyawan, jumlah anggota, jumlah
manager, dan
Staf Koperasi memilih
tombol “Tambah”
apabila sebelumnya koperasi memasukkan data laporan bulanan untuk periode laporan bulan sebelumnya.
Sistem menampilkan id laporan bulanan, nomor badan hukum, tanggal badan hukum, nama koperasi, jenis koperasi, kesamatan dan desa secara otomatis
Koperasi memilih
tombol “Simpan”
Sistem menyimpan data laporan bulanan pada tabel transaksi laporan bulanan.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Koperasi salah memasukkan username dan password
c. Sistem akan
menampilakan peringatan bahwa username atau
password yang
dimasukkan salah
d. Sistem akan menghapus data username dan
password yang telah
dimasukkan dan menampilkan form login
Kondisi Akhir
a. Session login pengguna
b. Sistem menyimpan data laporan bulanan pada tabel transaksi laporan bulanan
c. Sistem menampilkan data rekapitulasi laporan bulanan
Kebutuhan Non
Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah koperasi Error
Handling
a. Sistem akan menampilan pesan ketika data berhasil disimpan ke database b. Sistem akan menampilkan pesan error
ketika data yang diinputkan pada form tidak sesuai dengan ketentuan
b. Staf Kelembagaan
i. Mencatat Data Laporan Bulanan
Fungsi ini merupakan fungsi dimana Staf Kelembagaan Dinas Koperasi mengelola data laporan bulanan bagi koperasi yang tidak memiliki komputer atau internet. Untuk keterangan dari fungsi ini dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Keterangan Fungsi Mencatat Data Laporan Bulanan
Nama Fungsi Mencatat Data Laporan Bulanan
Stakeholder Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
Deskripsi Staf Kelembagaan melakukan input laporan bulanan
sebagai koperasi
Kondisi Awal Data Koperasi, Data Laporan Bulanan
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi melakukan input
username dan password
yang diberikan oleh koperasi, sehingga Staf Kelembagaan akan login sebagai koperasi
a. Sistem akan melakukan pemeriksaan username
dan password yang telah diinputkan.
b. Sistem akan menampilkan form transaksi laporan bulanan koperasi.
Memeriksa Riwayat Laporan
a. Sistem memeriksa riwayat laporan berdasarkan tabel transaksi laporan bulanan
b. Warning sistem akan muncul apabila sistem memeriksa periode laporan untuk bulan sebelumnya belum tersimpan.
Menyimpan Data Laporan Bulanan Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih menu
“Laporan Bulanan
Koperasi”
Sistem menampilkan form laporan bulanan koperasi
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Tambah” apabila
sebelumnya data laporan bulanan untuk periode laporan bulan sebelumnya belum tersimpan.
Sistem menampilkan id laporan bulanan, nomor badan hukum, tanggal badan hukum, nama koperasi, jenis koperasi, kecamatan dan desa secara otomatis
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi melakukan input data periode laporan, audit internal, audit eksternal, modal sendiri, modal luar, jumlah asset, jumlah volume usaha, jumlah shu, jumlah karyawan, jumlah anggota, jumlah manager, dan pendidikan manager. Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Simpan”
Sistem menyimpan data laporan bulanan pada tabel transaksi laporan bulanan.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Staf Kelembagaan salah memasukkan username
dan password
a. Sistem akan
menampilakan
peringatan bahwa
username atau password
yang dimasukkan salah b. Sistem akan menghapus
data username dan
password yang telah
dimasukkan dan menampilkan form login
Kondisi Akhir a. Session login pengguna
b. Sistem menyimpan laporan bulanan pada tabel transaksi laporan bulanan
c. Sistem menampilkan data rekapitulasi laporan bulanan
Kebutuhan Non
Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Koperasi
Error Handling
a. Sistem akan menampilan pesan ketika data berhasil disimpan ke database b. Sistem akan menampilkan pesan error
ketika data yang diinputkan pada form tidak sesuai dengan ketentuan
ii. Monitoring dan Evaluasi Laporan Perkembangan
Fungsi ini merupakan fungsi dimana Staf Kelembagaan Dinas Koperasi mengelola data laporan bulanan menjadi laporan perkembangan koperasi yang akan diserahkan kepada Kepala Bidang Kelembagaan setiap tiga bulan sekali sebagai bahan monitoring dan evaluasi koperasi. Keterangan dari fungsi ini dapat dilihat pada Tabel 4.5 halaman 55.
Tabel 4.5 Keterangan Fungsi Monitoring dan Evaluasi Laporan Bulanan
Nama Fungsi Monitoring dan Evaluasi Laporan Perkembangan
Stakeholder Staf Kelembagaan Dinas Kopersi
Deskripsi Monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi
berdasarkan monitoring laporan bulanan koperasi dan evaluasi berdasarkan laporan perkembangan
Kondisi Awal Tabel transaksi laporan bulanan, tabel master koperasi,
tabel master jenis koperasi, tabel master kecamatan.
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi melakukan input data pengguna
a. Sistem akan melakukan pemeriksaan data pengguna yang telah diinputkan b.Sistem akan menampilkan
form status laporan beserta menu yang dapat dipilih sesuai hak akses
Monitoring Status Laporan Bulanan
a. Sistem mengecek status laporan bulanan pada tabel transaksi laporan bulanan berdasarkan periode laporan
b.Sistem akan menyimpan data koperasi yang belum menyerahkan laporan bulanan pada tabel detail transaksi untuk kemudian ditampilkan pada from status laporan sebagai pemberitahuan
Menghitung Data Perkembangan Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih menu
“Laporan Perkembangan”
Sistem menampilkan submenu perkembangan koperasi, koperasi berdasarkan jenis dan koperasi berdasarkan wilayah Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih submenu perkembangan koperasi
a. Sistem menampilkan nama koperasi yang akan dipilih
b. Sistem mengambil data dari tabel master koperasi, tabel master jenis koperasi, master kecamatan dan tabel transaksi laporan bulanan c. Sistem menampilkan jenis
koperasi, nomor badan hukum, tanggal badan hukum, kecamatan desa, audit internal, audit eksternal secara otomatis d. Sistem menampilkan
jumlah karyawan, jumlah anggota, jumlah manager dari data laporan bulanan berdasarkan periode laporan terakhir secara otomatis
e. Sistem menampilkan jumlah asset, jumlah modal luar, jumlah modal sendiri, jumlah volume usaha2, jumlah SHU2, dari rata - rata data laporan bulanan dengan menjumlahkan periode laporan bulanan 1,2 dan 3 secara otomatis
f. Sistem menampikan jumlah volume usaha1 serta jumlah SHU1 berdasarkan periode keragaan laporan perkembangan
sebelumnya secara otomatis
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Tambah”
Sistem menampilkan id perkembangan koperasi secara otomatis
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Simpan”
Sistem menyimpan data perkembangan koperasi pada tabel transaksi perkembangan koperasi
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Cetak”
Sistem akan mencreate pdf sehingga laporan perkembangan koperasi dapat dicetak
Evaluasi Perkembangan Koperasi Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi memilih submenu koperasi berdasarkan wilayah
Sistem menampilkan form koperasi berdasarkan wilayah
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih kecamatan koperasi
a. Sistem menampilkan data kecamatan koperasi yang akan dipilih
b. Sistem mengambil data dari tabel master koperasi, tabel master jenis koperasi, master kecamatan dan tabel transaksi perkembangan koperasi
c. Sistem menampilkan jumlah koperasi perwilayah, jumlah audit internal, jumlah audit eksternal, jumlah karyawan, jumlah anggota, jumlah manager dengan menjumlah data koperasi sesuai dengan jenis yang sama secara otomatis
d. Sistem menampilkan jumlah modal luar, jumlah modal sendiri, jumlah asset, jumlah volume usaha2, jumlah SHU2 setelah merata-rata data koperasi sesuai dengan kecamatan yang sama secara otomatis
e. Sistem menampikan jumlah volume usaha 1 serta jumlah SHU1 berdasarkan periode keragaan laporan detail perkembanagan
sebelumnya secara otomatis.
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Cetak”
Sistem akan mencreate pdf sehingga laporan koperasi berdasarkan wilayah dapat dicetak
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih submenu koperasi berdasarkan jenis
Sistem menampilkan form koperasi berdasarkan jenis
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih jenis
a. Sistem menampilkan jenis koperasi yang akan dipilih
koperasi koperasi b. Sistem mengambil data dari tabel master koperasi, tabel master jenis koperasi, master kecamatan dan tabel transaksi perkembangan koperasi
c. Sistem menampilkan jumlah koperasi perjenis, jumlah audit internal, jumlah audit eksternal, jumlah karyawan, jumlah anggota, jumlah manager dengan menjumlah data koperasi sesuai dengan jenis yang sama secara otomatis
d. Sistem menampilkan jumlah modal luar, jumlah modal sendiri, jumlah asset, jumlah volume usaha2, jumlah SHU2 setelah merata-rata data koperasi sesuai dengan jenis yang sama secara otomatis
e. Sistem menampikan jumlah volume usaha 1 serta jumlah SHU1 berdasarkan periode keragaan laporan detail perkembanagan
sebelumnya secara otomatis.
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol
“Cetak”
Sistem akan mencreate pdf sehingga laporan koperasi berdasarkan jenis dapat dicetak
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Staf Kelembagaan Dinas Koperasi salah memasukkan username
dan password
c. Sistem akan
menampilakan peringatan bahwa username atau
password yang
dimasukkan salah
d. Sistem akan menghapus data username dan
password yang telah
dimasukkan dan menampilkan form login
Kondisi Akhir a. Session login pengguna
b. Sistem menyimpan laporan perkembangan koperasi pada tabel transaksi perkembangan koperasi
c. Sistem mencetak laporan perkembangan koperasi, laporan koperasi berdasarkan wilayah, laporan koperasi berdasarkan jenis
Kebutuhan Non
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Staf
Fungsional Error Handling
a. Sistem akan menampilan pesan ketika data berhasil disimpan ke database b. Sistem akan menampilkan pesan error
ketika data yang diinputkan pada form tidak sesuai dengan ketentuan
c. Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi i. Validasi Perkembangan Koperasi
Fungsi ini merupakan fungsi dimana Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi memvalidasi hasil laporan perkembangan sebagai bahan pertimbangan evaluasi. Keterangan dari fungsi ini dapat dilihat pada Tabel 4.6.
Tabel 4.6 Keterangan Fungsi Validasi Perkembangan Koperasi
Nama Fungsi Validasi Perkembangan Koperasi
Stakeholder Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memvalidasi hasil laporan
perkembangan setelah dievaluasi. Sebagai bahan referensi Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi dapat melihat menu grafik terlebih dahulu
Kondisi Awal Data laporan perkembangan koperasi, data laporan
koperasi perjenis, data laporan koperasi perwilayah, tabel master koperasi, tabel master kecamatan
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Kepala Bidang
Kelembagaan Dinas Koperasi melakukan
input data pengguna
a. Sistem akan melakukan pemeriksaan data pengguna yang telah diinputkan
b. Sistem akan menampilkan form status laporan beserta menu yang dapat dipilih sesuai hak akses
Validasi Laporan Kepala Bidang
Kelembagaan Dinas Koperasi memilih menu
“Validasi Laporan Perkembangan”
Sistem menampilkan form validasi laporan perkembangan
Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi memilih data periode perkembangan
Sistem menampilkan pilihan bulan dan tahun pada periode perkembangan pada laporan perkembangan koperasi Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi memilih tombol “Cari” a. Sistem menampilkan rekapitulasi data laporan perkembangan sesuai dengan periode perkembangan yang dipilih b. Sistem menampilkan jumlah seluruh koperasi yang terdaftar, jumlah seluruh koperasi aktif, jumlah seluruh koperasi tidak aktif dan jumlah seluruh koperasi baru
c. Sistem menampilkan jenis/wilayah koperasi yang paling banyak aktif, jenis/wilayah koperasi yang paling banyak tidak aktif dan jenis/wilayah koperasi yang paling banyak baru mendaftar d. Sistem menampilkan note
untuk status koperasi dan tindakan yang harus dilakukan
Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi memilih
“check box” setuju
Sistem mengirimkan pemberitahuan kepada Staf Bidang untuk mencetak laporan perkembangan
Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi memilih
“check box” setuju
Sistem mengirimkan pemberitahuan kepada Staf Bidang Kelembagaan untuk menyunting ulang laporan perkembangan
Kebutuhan Non
Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah koperasi Error
Handling
c. Sistem akan menampilan pesan ketika data berhasil disimpan ke database d. Sistem akan menampilkan pesan error
ketika data yang diinputkan pada form tidak sesuai dengan ketentuan