HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Analisis Sistem
4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan
Sesuai dengan tahap-tahap permasalahan yang telah dilakukan didapatkan hasil sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan
Berdasarkan tahap analisis permasalahan yang telah dilakukan dengan menggunakan observasi dan wawancara, maka didapatkan aliran proses bisnis yang terjadi pada Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
Proses bisnis yang terjadi diawali dari koperasi memberikan laporan bulanan yang berisi nama koperasi, nomor badan hukum, tanggal badan hukum, desa, kecamatan, data audit, jumlah anggota, data keanggotaan, dan neraca atau data permodalan yang terdiri atas jumlah modal sendiri, jumlah modal luar, jumlah asset, volume usaha dan sisa hasil usaha kepada Staf bidang kelembagaan berupa hardcopy. Kemudian setelah laporan tersebut diterima bagian Staf bidang kelembagaan akan menginputkan data-data tersebut kedalam Microsoft excel agar dapat diperoses untuk kemudian diolah menjadi laporan perkembangan koperasi.
Laporan perkembangan koperasi akan diserahkan setiap tiga bulan sekali kepada kepala bidang kelembagaan untuk dimonitor dan dievaluasi perkembangannya. Adapun proses monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo digambarkan pada Gambar 4.1 dalam bentuk dokumen alir.
Tabel 4.1 Keterangan Alir Sistem Saat Ini Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo
No Nama Proses Keterangan Output
1 Menyerahkan Laporan Bulanan Koperasi
Koperasi menyerahkan laporan bulanan yang berisi nama koperasi, nomor badan hukum, tanggal badan hukum, desa, kecamatan, data audit, jumlah anggota, data keanggotaan, dan neraca atau data permodalan yang terdiri atas jumlah modal sendiri, jumlah modal luar, jumlah asset, volume usaha dan sisa hasil usaha kepada Staf bidang kelembagaan
Daftar laporan bulanan koperasi
No Nama Proses Keterangan Output
2 Mengolah Data Laporan Bulanan
Staf bidang kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo menginputkan data laporan bulanan koperasi kedalam Microsoft excel untuk diolah sehingga menghasilkan laporan perkembanga koperasi yang akan diserahkan kepada kepala bidang kelembagaan setiap 3 bulan sekali. Laporan perkembangan koperasi 3 Mengevaluasi perkembangan Koperasi
Laporan perkembangan yang telah diolah oleh Staf bidang kelembagaan kemudian dievaluasi untuk mendapatkan laporan koperasi yang berkembang atau tidak berkembang berdasarkan jenis dan wilayah.
Laporan koperasi berkembang berdasarkan wilayah, laporan koperasi berkembang berdasarkan jenis, laporan koperasi tidak berkembang berdasarkan wilayah dan laporan koperasi tidak berkembang berdasarkan jenis.
Dokumen Flow
Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
Staf Koperasi Laporan Bulanan Start Menyerahkan Laporan Bulanan Laporan Bulanan Mengolah Data Laporan Bulanan Laporan Perkembangan Koperasi Laporan Perkembangan Koperasi Laporan Perkembangan Koperasi Mengevaluasi Perkembangan Koperasi Laporan Koperasi Berkembang Berdasarkan Wilayah Laporan Koperasi Berkembang Berdasarkan Jenis Koperasi Laporan Koperasi Tidak Berkembang Berdasarkan Wilayah Laporan Koperasi Tidak Berkembang Berdasarkan Jenis Koperasi Laporan Koperasi Berkembang Berdasarkan Wilayah 1 1 Laporan Koperasi Berkembang Berdasarkan Wilayah Laporan Koperasi Tidak Berkembang Berdasarkan Jenis Koperasi Laporan Koperasi Tidak Berkembang Berdasarkan Wilayah Laporan Koperasi Berkembang Berdasarkan Jenis Koperasi End Laporan Koperasi Berkembang Berdasarkan Jenis Koperasi Laporan Koperasi Tidak Berkembang Berdasarkan Wilayah Laporan Koperasi Tidak Berkembang Berdasarkan Jenis Koperasi Arsip
Gambar 4.1 Diagram Alir Proses Monitoring dan Evaluasi Perkembangan Koperasi
Setelah mengetahui proses bisnis, selanjutnya adalah mengidentifikasi masalah yang terdapat pada proses monitoring dan evaluasi. Permasalahan yang terjadi dikelompokkan berdasarkan pengguna sistem, sehingga dapat dilihat dari penjelasan berikut ini:
1. Analisis Pada Staf Koperasi pada Proses Menyerahkan Laporan Bulanan Berdasarkan fakta yang ada, ketika proses menyerahkan laporan bulanan Staf Koperasi sering terlambat menyerahkan laporan bulanan kepada Staf kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten sidoarjo sehingga berdampak
pada terlambat dan tidak akuratnya proses pembuatan laporan perkembangan koperasi yang harus diserahkkan setiap 3 bulan kepada kepala bidang kelembagaan sebagai bahan evaluasi koperasi.
2. Analisis Pada Bagian Staf Kelembagaan Dinas Koperasi Baru Proses Mengelola Data Laporan Bulanan
Tidak adanya proses warning system untuk koperasi yang belum menyerahkan laporan bulanan sehingga mengakibatkan tidak maksimalnya proses monitoring data laporan bulanan karena Staf Kelembagaan harus kembali mengecek satu persatu laporan pada Microsoft Excel untuk melihat koperasi mana yang belum menyerahkan laporan. Hal tersebut mengakibatkan laporan perkembangan yang dibuat Staf Kelembagaan sebagai bahan evaluasi koperasi menjadi tidak akurat karena terkadang masih menggunakan data dari laporan bulanan sebelumnya.
3. Analisis Pada Bagian Staf Kelembagaan Dalam Proses Evaluasi Perkembangan.
Kurangnya informasi yang dihasilkan karena laporan perkembangan yang diterima oleh kepala bidang kelembagaan hanya berupa tabel dan angka yang mengakibatkan sulitnya untuk melakukan evaluasi dan melihat perkembangan dari setiap koperasi pada tahun-tahun sebelumnya.
Fungsi-fungsi yang telah ada tersebut akan digantikan dengan sistem yang terkomputerisasi dan terdapat beberapa fungsi yang tidak perlu dilakukan dan ada yang ditambahkan untuk menyempurnakan proses bisnis yang ada. Oleh sebab itu diharapkan dengan dibuatnya perancangan sistem monitoring dan evaluasi perkembangan ini diharapkan dapat digunakan sebagai panduan oleh
pengembang sistem untuk membangun sebuah sistem informasi monitoring dan evaluasi yang mampu membantu Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo dalam meningkatkan pelayanan mempermudah proses monitoring laporan bulanan dan proses evaluasi laporan perkembangan sehingga dapat mengurangi jumlah koperasi yang tidak aktif agar perkonomian daerah semakin meningkat
Tabel 4.2 List Antara Proses Bisnis Sekarang dengan Solusi yang Ditawarkan
Proses Bisnis Yang Sekarang Proses Bisnis Yang Ditawarkan
Setelah membuat laporan bulanan koperasi harus menyerahkan laporan bulanan tersebut kepada Staf Bidang Kelembagaan Pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo. Sehingga terkadang karena kekurangan karyawan atau tidak adanya kendaraan menuju Dinas Koperasi, koperasi tidak menyerahkan laporan bulanan tersebut atau justru akan merangkap laporan tersebut dengan laporan bulanan untuk bulan selanjutnya.
Dengan memanfaatkan jaringan internet dan komputer yang sudah dimiliki koperasi. Koperasi tidak perlu untuk pergi ke Kantor Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo lagi untuk menyerahkan laporan bulanan mereka.
Untuk melihat koperasi yang belum menyerahkan laporan bulanan, Staf Bidang Kelembagaan mengecek satu persatu data yang ada sehingga proses pencarian menjadi kurang maksimal
Dibuatkan sistem pencatatan koperasi yang belum menyerakan laporan bulanan sehingga memudahkan Staf bidang kelembagaan dalam pengecekan koperasi mana yang belum menyerahkan laporan bulanan.
Proses Bisnis Yang Sekarang Proses Bisnis Yang Ditawarkan
Belum ada sistem monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi sehingga menyebabkan proses penilaian koperasi tidak maksimal.
Dibuat sistem monitoring dan evalusi koperasi untuk mempermudah membaca data laporan perkembangan koperasi.
Berdasarkan analisis pada permasalahan yang timbul, maka gambaran sistem terkomputerisasi yang akan dirancang untuk memecahkan permasalahan diatas adalah sebagai berikut.
1. Menganalisis dan merancang desain sistem yang dapat mengurangi keterlambatan penyerahan laporan bulanan oleh koperasi dengan cara membuat sistem ini secara online sehingga koperasi dapat langsung menginputkan laporan bulanan dari mana saja tanpa harus datang ke kantor Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
2. Menganalisis dan merancang desain sistem untuk memberikan laporan koperasi yang belum menyerahkan laporan bulanan sehingga angka koperasi yang tidak aktif dapat dikurangi.
3. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat menganalisis dengan mudah laporan perkembangan koperasi dalam bentuk grafik. 4. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat menghasilkan
informasi laporan perkembangan koperasi secara lebih efektif. b. Menentukan Kebutuhan Informasi Pengguna
Tahap ini dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan oleh Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten
Sidoarjo. Berhubungan dengan beberapa tahap yang telah dilakukan, maka didapatkan suatu hasil yaitu:
1. Pengguna Sistem terdiri atas Staf Koperasi, Staf Kelembagaan Dinas Koperasi, dan Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi.
2. Informasi mengenai tabel-tabel laporan bulanan yang telah ditetapkan. 3. Informasi koperasi yang terlambat menyerahkan Laporan bulanan.
4. Informasi mengenai koperasi baru, koperasi aktif dan koperasi tidak aktif. 5. Informasi mengenai hasil laporan perkembangan koperasi.
6. Informasi mengenai laporan koperasi berkembang berdasarkan jenis dan wilayah koperasi.
c. Menentukan Kebutuhan Sistem
Berdasarkan tahapan yang telah dirancangkan pada bab tiga, maka dapat dirancang suatu sistem monitoring dan evaluasi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo seperti yang digambarkan dalam blok diagram pada Gambar 4.2 pada halaman 46.
Blok Diagram
Process Output
Input
Laporan Bulanan Data Kecamatan Data Jenis Koperasi
Data Koperasi
Desain Display Data Koperasi
Desain Laporan Monitoring
Desain Laporan Evaluasi Melakukan Perancangan
Desain Maintenance Data Master
Memasukkan data permodalan, aset, volume usaha, SHU,
jumlah karyawan
Memasukkan data laporan monitoring Hasil Wawancara Hasil Observasi Study Literatur Melakukan Analisis Analisis Permasalahan Analisis Operasional
Analisis Kebutuhan Data
Analisis Keamanan
Dokumen Analisis Operasional Dokumen Analisis Kebutuhan
Data Dokumen Analisis
Permasalahan
Dokumen Analisis Keamanan
Gambar 4.2 Blok Diagram Sistem Monitoring dan Evaluasi Perkembangan Koperasi
Pada Gambar 4.2 garis besar dalam input, process, dan output dalam proses monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi, terdapat dua tahap yaitu tahap analisis dan tahap perancangan. Pada tahap analisis terdapat input yaitu hasil wawancara, hasil observasi, dan hasil studi literature, kemudian dilakukan
process analisis yaitu analisis permasalahan, analisis operasional, analisis
Process analisis permasalahan menghasilkan output alur proses monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi, definisi masalah, kebutuhan
informasi pengguna, dan kebutuhan sistem. Process analisis operasional menghasilkan output deskripsi entitas dalam sistem dan fungsi-fungsi yang dibutuhkan. Process analisis kebutuhan data menghasilkan output perkiraan data yang dibutuhkan dalam pembuatan desain ERD. Process analisis keamanan menghasilkan output berupa hak akses pengguna terhadap Sistem.
Pada tahap perancangan terdapat beberapa proses yaitu:
1. Input
a. Data Koperasi
Data koperasi berisikan profil koperasi seperti nama, nomor badan hukum tanggal badan hukum, username dan password
b. Data Jenis Koperasi
Data jenis koperasi berisikan daftar total 32 jenis koperasi yang ada saat ini seperti, KUD, KSP, koperasi Karyawan dan koperasi serba usaha. c. Data Kecamatan
Data kecamatan berisikan daftar total 17 kecamatan yang terdapat pada Kabupaten Sidoarjo seperti Kecamatan Balung Bendo, Wonoayu, Tarik dan Jabon.
d. Laporan Bulanan
Laporan bulanan disini adalah neraca atau laporan perhitungan keuangan koperasi seperti data permodalan, asset ataupun volume usaha.
2. Process
Dalam tahap ini menggambarkan desain dari process mengelola data master, proses memasukkan data permodalan, aset, volume usaha, dan SHU seperti yang terlihat pada Gambar 4.2. Selanjutnya output yang berupa laporan
process monitoring akan diinputka kembali untuk process evaluasi.
3. Output
Hasil dari seluruh proses tersebut adalah laporan monitoring dan laporan evaluasi perkembangan koperasi yang diserahkan setiap 3 bulan sekali kepada Kepala Bidang Kelembagaan dan Dinas Koperasi. Laporan ini bersifat
comprable karena membandingkan laporan perkembangan dari bulan
sebelumnya.