ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
MONITORING
DAN
EVALUASI KOPERASI PADA DINAS KOPERASI
KABUPATEN SIDOARJO
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
RIZKA AGUSTIA USMAN 08.41010.0200
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
x
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Sistem Informasi Manajemen ... 7
2.2 Eliminate, Simplify, Integrate, Automate ... 8
2.3 Monitoring ... 9
2.4 Evaluasi ... 11
2.5 Koperasi ... 12
2.5.1 Permodalan Koperasi ... 13
2.5.2 Volume Usaha ... 15
2.5.3 Sisa Hasil Usaha (SHU) ... 15
xi
2.7.1 System Flow ... 20
2.7.2 Data Flow Diagram ... 20
2.7.3 Entity Relationship Diagram... 23
2.7 Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak (DAPL) ... 24
2.8 Spesifiksai Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) ... 25
BAB III METODE PENELITIAN ... 26
3.1 Metode Penelitian ... 26
3.2 Tahapan Analisis ... 27
3.2.1 Analisis Permasalahan ... 28
3.2.2 Analisis Operasional ... 29
3.2.3 Analisis Kebutuhan Data... 30
3.2.4 Analisis Keamanan ... 30
3.3 Tahap Perancangan Sistem ... 30
3.3.1 Desain Proses Fungsional ... 30
3.3.2 Desain Data ... 32
3.3.3 Desain Antar Muka ... 33
3.3.4 Desain Keamanan ... 34
3.3.5 Desain Sistem ... 35
3.4 Tahap Evaluasi ... 36
3.4.1 Evaluasi DFD ... 36
3.4.2 Evaluasi ERD ... 37
3.5 Tahap Pengumpulan Data ... 37
xii
4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan ... 38
4.1.2 Hasil Analisis Operasional ... 48
4.1.3 Hasil Analisis Kebutuhan Data... 64
4.1.4 Hasil Analisis Keamanan... 67
4.2 Hasil Tahap Perancangan Sistem ... 67
4.2.1 Hasil Desain Proses Fungsional ... 67
4.2.2 Hasil Desain Data ... 79
4.2.3 Hasil Desain Antar Muka ... 80
4.2.4 Hasil Desain Keamanan... 110
4.2.5 Hasil Desain Sistem ... 111
4.3 Hasil Evaluasi Desain Sistem ... 134
4.3.1 Evaluasi DFD ... 134
4.3.2 Evaluasi ERD ... 142
BAB V PENUTUP ... 144
5.1 Kesimpulan ... 144
5.2 Saran ... 144
DAFTAR PUSTAKA ... 146
xiii
Tabel 4.1 Keterangan Alir Sistem Saat Ini Bidang Kelembagaan Dinas
Koperasi Kabupaten Sidoarjo ... 39
Tabel 4.2 List Antara Proses Bisnis Sekarang dengan Solusi yang Ditawarkan ... 43
Tabel 4.3 Keterangan Fungsi Mencatat Data Laporan Bulanan ... 49
Tabel 4.4 Keterangan Fungsi Mencatat Data Laporan Bulanan ... 52
Tabel 4.5 Keterangan Fungsi Monitoring dan Evaluasi Laporan Bulanan . 55 Tabel 4.6 Keterangan Fungsi Validasi Perkembangan Koperasi ... 62
Tabel 4.7 Keterangan Fungsi Baru ... 66
Tabel 4.8 Penjelasan Proses Mencatat Data Laporan Bulanan ... 69
Tabel 4.9 Penjelasan Proses Mencatat Data Laporan Bulanan Dari Staf Kelembagaan Dinas Koperasi ... 70
Tabel 4.10 Penjelasan Proses Monitoring dan Evaluasi Laporan Perkembangan ... 71
Tabel 4.11 Penjelasan Proses Validasi Perkembangan Koperasi ... 74
Tabel 4.12 Fungsi Objek Tampilan Form Login ... 81
Tabel 4.13 Fungsi Objek Tampilan Form Login ... 83
Tabel 4.14 Fungsi Objek Form Data Koperasi – Jenis Koperasi ... 86
Tabel 4.15 Fungsi Objek Form Data Koperasi – Jenis Koperasi ... 87
Tabel 4.16 Fungsi Objek Form Data Koperasi – Manager ... 88
Tabel 4.17 Fungsi Objek Form Laporan Bulanan... 88
Tabel 4.18 Fungsi Objek Form Laporan Perkembangan – Perkembangan Koperasi ... 92
Tabel 4.19 Fungsi Objek Form Laporan Perkembangan – Koperasi Berdasarkan Jenis ... 97
xiv
Tabel 4.22 Fungsi Objek Form Grafik Permodalan ... 108
Tabel 4.23 Fungsi Objek Form Validasi Laporan Perkembangan ... 110
Tabel 4.24 Tabel Master Jenis Koperasi ... 112
Tabel 4.25 Tabel Master Manager Koperasi ... 113
Tabel 4.26 Tabel Master Kecamatan... 113
Tabel 4.27 Tabel Master Kecamatan Koperasi ... 114
Tabel 4.28 Tabel Transaksi Laporan Bulanan ... 114
Tabel 4.29 Tabel Perkembangan Koperasi ... 115
Tabel 4.30 Tabel Transaksi Perkembangan Koperasi ... 117
Tabel 4.31 Desain Uji Coba Tampilan Login ... 117
Tabel 4.32 Desain Uji Coba Setelah Login Berhasil ... 118
Tabel 4.33 Desain Uji Coba Tampilan Awal Sistem ... 119
Tabel 4.34 Desain Uji Coba Menu Data Koperasi – Jenis Koperasi ... 120
Tabel 4.35 Desain Uji Coba Menu Data Koperasi – Kecamatan ... 121
Tabel 4.36 Desain Uji Coba Menu Data Koperasi – Manager... 123
Tabel 4.37 Desain Uji Coba Menu Data Koperasi – Koperasi ... 124
Tabel 4.38 Desain Uji Coba Menu Laporan Bulanan ... 125
Tabel 4.39 Desain Uji Coba Menu Laporan Perkembangan – Perkembangan Koperasi... 127
Tabel 4.40 Desain Uji Coba Menu Laporan Perkembangan – Koperasi Berdasarkan Jenis ... 128
Tabel 4.41 Desain Uji Coba Menu Laporan Perkembangan Koperasi ... 131
xv
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Pengembangan Sistem ... 17
Gambar 3.1 Model Penelitian Analisis dan Desain Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Koperasi... 26
Gambar 4.1 Diagram Alir Proses Monitoring dan Evaluasi Perkembangan Koperasi ... 41
Gambar 4.2 Blok Diagram Sistem Monitoring dan Evaluasi Perkembangan Koperasi ... 46
Gambar 4.3 Alir Sistem Proses Mencatat Data Laporan Bulanan ... 68
Gambar 4.4 Alir Sistem Proses Mencatat Data Laporan Bulanan Dari Staf Kelembagaan Dinas Koperasi ... 70
Gambar 4.5 Alir Sistem Proses Monitoring dan Evaluasi Laporan Perkembangan ... 73
Gambar 4.6 Alir Sistem Proses Validasi Laporan Perkembangan Koperasi .. 75
Gambar 4.7 Context Diagram ... 76
Gambar 4.8 DFD Level 0 Sistem Monitoring dan Evaluasi Koperasi... 77
Gambar 4.9 DFD level 1 Mencatat Data Laporan Bulanan ... 77
Gambar 4.10 DFD Level 1 Moitoring dan Evaluasi Laporan Perkembangan .. 78
Gambar 4.11 DFD Level 1 Validasi Laporan Perkembangan ... 79
Gambar 4.12 Conceptual Data Model (CDM) Sistem Monitoring dan Evalusi Koperasi ... 80
Gambar 4.13 Tampilan Form Login ... 81
Gambar 4.14 Tampilan Form Utama ... 82
Gambar 4.15 Tampilan Form Data Koperasi – Koperasi ... 83
Gambar 4.16 Tampilan Cetak Laporan Data Koperasi – Koperasi ... 85
xvi
Gambar 4.19 Tampilan Form Data Koperasi – Manager ... 87
Gambar 4.20 Tampilan Form Laporan Bulanan ... 88 Gambar 4.21 Tampilan Form Laporan Perkembangan – Perkembangan
Koperasi ... 91 Gambar 4.22 Tampilan Cetak Laporan Perkembangan – Perkembangan
Koperasi ... 95 Gambar 4.23 Tampilan Form Laporan Perkembangan – Koperasi
Berdasarkan Jenis ... 96 Gambar 4.24 Tampilan Cetak Laporan Perkembangan – Koperasi
Berdasarkan Jenis ... 100 Gambar 4.25 Tampilan Form Laporan Perkembangan – Koperasi
Berdasarkan Wilayah ... 101 Gambar 4.26 Tampilan Cetak Laporan Perkembangan – Koperasi
Berdasarkan Wilayah ... 105 Gambar 4.27 Tampilan Form Grafik Perkembangan – Grafik Status
Koperasi (Jenis) ... 106 Gambar 4.28 Tampilan Form Grafik Perkembangan – Grafik Status
Koperasi (Wilayah) ... 106 Gambar 4.29 Tampilan Form Grafik Perkembangan – Grafik permodalan
(Jenis) ... 107 Gambar 4.30 Tampilan Form Grafik Perkembangan – Grafik permodalan
(Wilayah)... 108 Gambar 4.31 Tampilan Form Validasi Laporan Perkembangan ... 109
Gambar 4.32 Physical Data Model (PDM) Sistem Monitoring dan Evalusi
xvii
Halaman
Lampiran 1. Visi Misi Dinas Koperasi Sidoarjo ... 147
Lampiran 2. Daftar Wawancara ... 151
Lampiran 3. Contoh Laporan Bulanan Koperasi ... 156
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi semakin pesat.
Perkembangan tersebut berdampak pada segala aspek kehidupan manusia. Salah satunya adalah internet, banyak yang dapat dilakukan dengan internet. Salah
satunya adalah membantu suatu instansi/perusahaan dalam melakukan monitoring dan evaluasi terhadap proses bisnisnya agar instansi/perusahaan makin
berkembang demikian halnya dengan Dinas Koperasi.
Koperasi dianggap yang paling cocok dikembangkan di Indonesia karena sifatnya yang kekeluargaan demi kepentingan anggota pada khususnya dan
masyarakat pada umumnya. Koperasi dibentuk oleh anggota dan hasilnya digunakan untuk kesejahteraan anggota. Undang-undang Perkoperasian No. 25 tahun 1992 menyebutkan bahwa koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan
orang-seorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang
berdasar atas asas kekeluargaan.
Berdasarkan UU No. 25 Tahun 1992 koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut
membangun tatanan perekonomian Nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila dan
Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo yang bertugas untuk memantau atau mengawasi perkembangan koperasi tersebut.
Staf Kelembagaan menggunakan laporan bulanan dari koperasi sebagai
acuan untuk pembuatan laporan perkembangan koperasi, Laporan perkembangan akan diserahkan setiap tiga bulan kepada Kepala Bidang Kelembagaan untuk
memantau perkembangan koperasi di Kabupaten Sidoarjo. Berdasarkan rekap data laporan perkembangan atau laporan keragaan pada tahun 2014, tercatat 1321 dari 32 jenis koperasi yang terdaftar di Kabupaten Sidoarjo, yang terdiri atas 1105
koperasi yang dinyatakan aktif, 162 koperasi tidak aktif dan 53 koperasi adalah koperasi baru.
Permasalahan yang dihadapi oleh Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo adalah keterlambatan dalam proses penyerahan laporan bulanan dari koperasi yang berakibat pembuatan laporan perkembangan triwulan
juga terlambat. Keterlambatan tersebut menyebabkan data yang akan diolah untuk pembuatan laporan perkembangan koperasi menjadi tidak akurat karena bidang kelembagaan harus menggunakan data dari laporan bulanan terakhir yang
diserahkan oleh koperasi.
Belum adanya sistem yang memberikan informasi kepada Staf
Kelembagaan mengenai koperasi yang belum menyerahkan laporan bulanan menambah masalah baru. Staf Kelembagaan harus mengecek satu persatu laporan pada Microsoft Excel untuk memeriksa data koperasi yang belum menyerahkan
laporan bulanan mereka, sedangkan semakin banyak koperasi yang tidak aktif dapat menyebabkan turunnya laju perekonomian daerah. Dan terakhir
tabel dengan angka-angka sehingga grafik perkembangan koperasi pada bulan sebelumnya tidak terlihat.
Dengan memanfaatkan teknologi internet desain sistem ini dapat
digunakan untuk membantu tindakan pemberian seminar dan pelatihan koperasi agar nantinya dapat lebih berkembang. Selain itu karena desain sistem yang dapat
diakses secara online, koperasi tidak perlu lagi untuk datang ke Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo untuk menyerahkan laporan bulanan mereka. Karena sistem informasi ini didesain berbasis web Staf Bidang Kelembagaan hanya perlu
mengecek dan mengolah data yang telah diinputkan oleh koperasi.
Analisis dan desain sistem monitoring dan evaluasi ini menghasilkan
dokumen berupa Software Requirement Spesification (SRS) dan Software
Architecture Document (SAD). Dokumen tersebut dapat dijadikan sebagai dasar
pengembangan software. Harapannya, setelah desain tersebut dikembangkan
dapat mengatasi permasalahan keterlambatan penyerahan laporan, dan meminimalkan ketidakakuratan data serta membantu proses evaluasi untuk hasil
monitoring koperasi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan dari latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan
permasalahan, yaitu bagaimana menganalisis dan mendesain sistem informasi
monitoring dan evaluasi koperasi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
1.3 Pembatasan Masalah
1. Hasil desain sistem ini akan digunakan untuk implementasi sistem berrbasis web.
2. Desain sistem yang akan dibuat berdasarkan referensi data laporan keragaan
pada tahun 2014.
3. Desain sistem ini menggunakan metode penghitungan dari pihak Dinas
Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
4.
Dapat menghasilkan desain laporan berupa Laporan Kertas Kerja LaporanBulanan Koperasi, Laporan Perkembangan koperasi, Laporan Status Laporan
Bulanan dan Laporan Koperasi Aktif, Tidak Aktif, Baru Berdasarkan Jenis dan Wilayah Koperasi.
1.4 Tujuan
Tujuan dari analisis dan desain sistem monitoring dan evaluasi koperasi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo adalah menghasilkan dokumen SRS dan dokumen SAD, dimana desain tersebut dapat dikembangkan menjadi sebuah
aplikasi yang berbasis web.
1.5 Manfaat
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Membantu pihak koperasi dalam mendesain sistem untuk proses penyusunan
laporan sehingga dapat mengurangi keterlambatan pada proses pengumpulan laporan setiap bulannya.
2. Membantu pihak Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidaorjo
3. Membantu pihak Bidang Kelembagaan dalam memonitoring koperasi yang tidak menyerahkan laporan bulanan pada masa yang mendatang, sehingga dapat mengurangi jumlah koperasi tidak aktif dan meningkatkan laju
perekonomian daerah Kabupaten Sidoarjo.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir “Analisis dan Desain Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Koperasi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo” ini disusun secara sistematis ke dalam lima bab. Setiap bab saling terkait dan menjelaskan
tentang desain sistem yang dibuat. Rangkuman berupa penjelasan singkat setiap bab terdapat dalam sistematika penulisan pada bab pertama.
Bab pertama adalah pendahuluan. Pada bab ini akan membahas tentang latar belakang sebagai dasar studi kasus ini, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan yang
mendeskripsikan semuanya sebagai pengantar.
Bab kedua merupakan landasan teori. Pada bab ini akan dibahas tentang
teori-teori yang digunakan dalam pembuatan Laporan Tugas Akhir ini. Konsep dan teori-teori penunjang tersebut antara lain Sistem Informasi Manajemen, Koperasi, Monitoring dan Evaluasi, serta Siklus hidup pengembangan sistem serta
kebutuhan dokumen perencanaan perangkat lunak.
Bab ketiga yaitu metode penelitian. Bab ini menjelaskan tentang tahapan
Bab keempat yaitu hasil dan pembahasan. Bab ini berisi penjelasan tentang hasil dari tahapan analisis dan desain sistem monitoring dan evaluasi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo meliputi tahap analisis sistem, tahap
perancangan sistem, dan hasil tahap evaluasi desain sistem
Bab kelima adalah penutup. Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dan
saran. Saran yang dimaksud disini adalah saran terhadap kekurangan dari desain sistem yang ada kepada pihak lain apabila ingin meneruskan topik Tugas Akhir ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan desain
7
Pada bab ini akan dikemukakan landasan teori yang terkait dengan permasalahan untuk mendukung perancangan sistem. Adapun landasan teori yang
digunakan akan dijelaskan di bawah ini.
1.1Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia,
dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akutansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk layanan atau suatu strategi bisnis.
Ada empat kategori laporan yang biasanya disediakan oleh Sistem
Informasi Manajemen (SIM) (Djahir dan Pratita, 2014: 127), yaitu: 1. Periodik
Laporan periodik adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu
seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya. 2. Ikhtisar
Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.
3. Perkecualian
4. Perbandingan
Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan perbandingan antara dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk
dibandingkan.
1.2Eliminate, Simplify, Integrate, Automate
Perancangan ulang proses biasanya bertujuan untuk membuat suatu proses lebih cepat, lebih murah, dan lebih baik. Dapat disimpulkan bahwa semua kegiatan harus bernilai tambah. Saat merancang ulang proses yang sudah ada,
penekanannya adalah pada eliminasi semua kegiatan yang tidak bernilai tambah dan merampingkan kegiatan yang bernilai tambah. Menurut Peppard (1995)
dalam Fajriyansyah dan Abdurachman (2012), ada empat cara improvisasi yang dapat dilakukan terhadap proses-proses dalam perusahaan yang ditawarkan oleh teknologi informasi, yaitu:
1. Eliminate
Menghilangkan proses-proses yang dianggap tidak perlu lagi dilakukan jika
sistem komputer diimplementasikan
2. Simplified
Penyederhanaan proses-proses tertentu atau pengurangan rantai proses untuk
tujuan pelaksanaan aktifitas yang lebih cepat dan murah.
3. Integrate
4. Automate
Adalah mengubah hal-hal yang biasanya dilakukan secara manual menjadi aktivitas mengunakan komputer.
1.3Monitoring
Menurut Dunn (2003) Monitoring dan Evaluasi (ME) adalah dua kata
yang memiliki aspek kegiatan yang berbeda yaitu kata Monitoring dan Evaluasi. Monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah program yang dibuat itu berjalan dengan baik sebagaiman mestinya sesuai dengan yang direncanakan,
adakah hambatan yang terjadi dan bagaiman para pelaksana program itu mengatasi hambatan tersebut. Monitoring lebih menekankan pada pemantauan
proses pelaksanaan (Departemen Pendidikan Nasional: 2001). Monitoring juga lebih ditekankan untuk tujuan supervisi.
Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan
ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Dalam hal ini yang dimonitor oleh Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo antara lain mengenai jumlah koperasi aktif, jumlah koperasi tidak aktif, jumlah koperasi baru,
perkembangan koperasi berdasarkan jenis, perkembangan koperasi berdasarkan wilayah dan laporan perkembangan atau laporan keragaan koperasi. Dengan
laporan bulanan sebagai pengendalinya.
Koperasi akan dinyatakan sebagai koperasi aktif apabila dalam kurun waktu 3 bulan koperasi tersebut menyerahkan laporan bulanan. Namun apabila
masuk dalam kategori tidak aktif akan mendapat sanksi pencabutan izin koperasinya atau dengan kata lain ditutup.
Koperasi baru dapat dilihat berdasarkan tahun badan hukum yang
didalamnya terdapat tahun koperasi itu terdaftar. Apabila tahun pendaftarannya sama dengan tahun pembuatan laporan perkembangan koperasi maka koperasi
tersebut temasuk dalam kategori koperasi baru. Selanjutnya memantau laporan perkembangan koperasi yang dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo mengelompokkan 1332 koperasi menjadi 32 jenis
koperasi yang digunakan untuk melihat koperasi jenis apa yang paling diminati dan juga memantau koperasi apa yang paling berkembang berdasarkan perputaran
modal tertinggi. Begitu pula dengan memantau atau memonitor laporan berdasarkan wilayah.
Pihak yang melakukan monitoring adalah pengelola program atau tenaga
profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor pelaksanaan program dalam hal ini adalah staf Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Sidoarjo. Hasil
monitoring digunakan untuk meluruskan atau memperbaiki program yaitu
mengurangi jumlah koperasi tidak aktif dan memantau supaya koperasi dapat berkembang sehingga dapat meninggkatkan laju perekonomian daerah dan
provinsi.
Menurut Dunn (2003), monitoring mempunya empat fungsi, yaitu:
a. Ketaatan (compliance). Monitoring menentukan apakah tindakan
b. Pemeriksaan (auditing). Monitoring menetapkan apakah sumber dan layanan yang diperuntukkan bagi pihak tertentu bagi pihak tertentu (target) telah mencapai mereka.
c. Laporan (accounting). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu “menghitung” hasil perubahan sosial dan masyarakat sebagai akibat
implementasi kebijaksanaan sesudah periode waktu tertentu.
d. Penjelasan (explanation). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu menjelaskan bagaimana akibat kebijaksanaan dan mengapa antara
perencanaan dan pelaksanaannya tidak cocok.
Tujuan utama monitoring adalah untuk menyajikan informasi tentang
pelaksanaan program sebagai umpan balik bagi para pengelola dan pelaksana program.Secara lebih terperinci monitoring bertujuan untuk:
1. Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan
2. Memberikan masukan tentang kebutuhan dalam melaksanakan program 3. Mendapatkan gambaran ketercapaian tujuan setelah adanya kegiatan
4. Memberikan informasi tentang metode yang tepat untuk melaksanakan
kegiatan
5. Mendapatkan informasi tentang adanya kesulitan-kesulitan dan
hambatanhambatan selama kegiatan
6. Memberikan umpan balik bagi sistem penilaian program
7. Memberikan pernyataan yang bersifat penandaan berupa fakta dan nilai
1.4Evaluasi
Menurut Dunn (2003), penilaian (Evaluasi) merupakan tahapan yang
menggunakan data yang disediakan melalui kegiatan monitoring. Dalam merencanakan suatu kegiatan hendaknya evaluasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan, sehingga dapat dikatakan sebagai kegiatan yang lengkap. Evaluasi
diarahkan untuk mengendalikan dan mengontrol ketercapaian tujuan. Evaluasi berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai serta memberikan gambaran
tentang manfaat suatu kebijakan. Istilah evaluasi ini berdekatan dengan penafsiran, pemberian angka dan penilaian. Evaluasi dapat menjawab pertanyaan apa perbedaan yang dibuat.
Dalam hal ini, laporan data koperasi yang dinyatakan aktif atau tidak aktif yang akan dievaluasi berdasarkan jenis dan wilayahnya sehingga dapat diketahui
jenis dan wilayahnya koperasi yang paling berkembang.
Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program itu mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak, evaluasi lebih menekankan pada aspek hasil
yang dicapai (output). Evaluasi baru bisa dilakukan jika program itu telah berjalan dalam suatu periode, sesuai dengan tahapan rancangan dan jenis program yang dibuat dan dilaksanakan, misalnya disekolah, untuk satu caturwulan atau enam
bulan atau satu tahun pelajaran.
1.5Koperasi
Koperasi menurut Margono (Hendrojogi, 2004), ialah suatu perkumpulan dari orang-orang yang atas dasar persamaan drajat sebagai manusia, dengan tidak memandang haluan agama dan politik secara sukarela masuk, untuk sekedar
1.5.1 Permodalan Koperasi
Menurut Undang undang No. 25 tahun 1992 modal koperasi terdiri atas modal sendiri dan modal pinjaman atau modal luar
1. Modal Sendiri a. Simpanan Pokok
Simpanan pokok adalah sejumlah uang yang wajib disetorkan ke dalam kas koperasi oleh para pendiri atau anggota koperasi pada saat masuk menjadi anggota. Simpanan pokok tidak dapat ditarik kembali oleh
anggota koperasi tersebut selama yang bersangkutan masih tercatat menjadi anggota koperasi.
b. Simpanan Wajib
Konsekwensi dari simpanan ini adalah harus dilakukan oleh semua anggota koperasi yang dapat disesuaikan besar kecilnya dengan tujuan
usaha koperasi dan kebutuhan dana yang hendak dikumpulkan, arena itu akumulasi simpanan wajib para anggota harus diarahkan mencapai jumlah tertentu agar dapat menunjang kebutuhan dana yang akan digunakan
menjalankan usaha koperasi. c. Dana Cadangan
Dana cadangan ialah sejumlah uang yang diperoleh dari sebagian hasil usaha yang tidak dibagikan kepad anggoya; tujuannya adalah untuk memupuk modal sendiri yang dapat digunakan sewaktu-waktu apabila
d. Hibah
Hibah adalah bantuan, sumbangan atau pemberian cuma-cuma yang tida mengharapkan pengembalian atau pembalasan dalam bentuk apapun.
Siapa pun dapat memberikan hibah kepada koperasi dalam bentuk apapun sepanjang memiliki pengertian seperti itu; untuk menghindarkan koperasi
menjadi tergantung dengan pemberi hibah sehingga dapat mengganggu prinsip-prisnsip dan asas koperasi.
2. Modal Pinjaman
a. Pinjaman dari Anggota
Pinjaman yang diperoleh dari anggota koperasi dapat disamakan dengan
simpanan sukarela anggota. Kalau dalam simpanan sukarela, maka besar kecil dari nilai yang disimpan tergantung dari kerelaan anggota. sebaliknya dalam pinjaman, koperasi meminjam senilai uang atau yang dapat dinilai
dengan uang yang berasal dari anggota. b. Pinjaman dari Koperasi Lain
Pada dasarnya diawali dengan adanya kerja sama yang dibuat oleh sesama
badan usaha koperasi untuk saling membantu dalam bidang kebutuhan modal. Bentuk dan lingkup kerja sama yang dibuat bisa dalam lingkup
yang luas atau dalam lingkup yang sempit; tergantung dari kebutuhan modal yang diperlukan.
c. Pinjaman dari Lembaga Keuangan
Pinjaman komersial dari lembaga keuangan untuk badan usaha koperasi mendapat prioritas dalam persyaratan. Prioritas tersebut diberikan kepada
yang bersangkutan untuk mengangkat kemampuan ekonomi rakyat khususnya usaha koperasi.
d. Obligasi dan Surat Utang
Untuk menambah modal koperasi juga dapat menjual obligasi atau surat utang kepada masyarakat investor untuk mencari dana segar dari
masyarakat umum diluar anggota koperasi. Mengenai persyaratan untuk menjual obligasi dan surat utang tersebut diatur dalam ketentuan otoritas pasar modal yang ada.
e. Sumber Keuangan Lain
Semua sumber keuangan, kecuali sumber keuangan yang berasal dari dana
yang tidak sah dapat dijadikan tempat untuk meminjam modal.
1.5.2 Volume Usaha
Menurut Sitio dan Tamba (2001) volume usaha adalah total nilai penjualan
atau penerimaan dari barang dan atau jasa pada suatu periode atau tahun buku yang bersangkutan. Dengan demikian, volume usaha koperasi adalah akumulasi
nilai penerimaan barang dan jasa sejak awal tahun buku (Januari) sampai dengan akhir tahun buku (Desember).
Volume usaha koperasi dapat terdiri atas berbagai macam usaha
tergantung dari jenis koperasinya. Salah satu contohnya dalam koperasi serba usaha (KSU) kegiatan usahanya tidak hanya terletak pada usaha simpan pinjam,
namun juga terletak pada usaha dagang atau jasa yang dikelola oleh koperasi.
1.5.3 Sisa Hasil Usaha (SHU)
Menurut Undang undang No. 25 tahun 1992 pasal 45 ayat (1) UU No.
Sisa Hasil Usaha Koperasi merupakan pendapatan koperasi yang diperoleh
dalam satu tahun buku dikurangi biaya, penyusutan dan kewajiban lainnya
termasuk pajak dalam tahun buku yang bersangkutan.
SHU setelah dikurangi dana cadangan, dibagikan kepada anggota
sebanding jasa usaha yang dilakukan oleh masing-masing anggota dengan koperasi, serta digunakan untuk keperluan pendidikan perkoperasian dan
keperluan koperasi, sesuai dengan keputusan Rapat Anggota.
Besarnya pemupukan modal dana cadangan ditetapkan dalam Rapat
Anggota.
Besarnya SHU yang diterima oleh setiap anggota akan berbeda, tergantung
besarnya partisipasi modal dan transaksi anggota terhadap pembentukan pendapatan koperasi.
Semakin besar transaksi (usaha dan modal) anggota dengan koperasinya,
maka semakin besar SHU yang akan diterima.
1.6Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Dalam melakukan kegiatan berupa analisa dan merancang sistem informasi, dibutuhkan sebuah pendekatan yang sistematis yaitu melalui cara yang
disebut dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS). SHPS adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang suatu
sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus penganalisis dan pemakai secara spesifik menurut Kendall dan Kendall (2003: 11).
Gambar 2.1 Siklus Pengembangan Sistem (Kendall dan Kendall, 2003:11)
Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai tujuh tahap yang terdapat pada gambar 1 di atas:
1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan
Pada tahap identifikasi masalah terdapat beberapa langkah, yaitu: melihat apa yang terjadi didalam bisnis kemudian menentukan masalah, selanjutnya
menentukan peluang yang ada pada bisnis tersebut. Peluang disini dimaksudkan bahwa penganalisis sitem yakin bahwa dengan akan ada
peningkatan jika terdapat sistem informasi yang terkomputerisasi. Jika sudah menemukan masalah dan peluang, langkah selanjutnya yaitu menentukan tujuan. Menentukan tujuan juga mempunyai beberapa langkah, yaitu:
atau peluang-peluang tertentu. Terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan pada tahap ini, yaitu:
a. Wawancara terhadap manajemen pengguna
b. Menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh c. Mengestimasi cakupan proyek
d. Mendefinisikan hasil-hasilnya
Output dari tahap ini berupa laporan yang berisikan definisi masalah dan
ringkasan tujuan.
2. Menentukan kebutuhan informasi pengguna
Pada tahap ini penganalisis menentukan kebutuhan pengguna yang terlibat.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam menentukan kebutuhan informasi pengguna yaitu:
a. Menentukan sampel dan memeriksa data mentah
b. Wawancara
c. Mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor
3. Menganalisis kebutuhan sistem dapat menggunakan sebuah perangkat untuk
menentukan kebutuhan. Perangkat tersebut dapat berupa diagram alir data dan kamus data untuk menggambarkan dan menyusun input, proses, dan output.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan, pada tahap ini penganalisis merancang sistem yang direkomendasikan setelah mengumpulkan data yang didapat. Tahap ini berfungsi sebagai penyimpanan data agar data terorganisir
serta dapat melakukan pengelolaan keluaran yang bermanfaat, merancang prosedur-prosedur backup dan kontrol, fungsinya agar data dan informasi
yang tidak diinginkan, membuat paket spesifikasi program bagi pemrogram, paket tersebut bisa digambarkan dengan flowchart sistem, diagram alir data, dan lain sebagainya.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak. Dalam proses ini penganalisis perlu melakukan salah satu teknik terstruktur dan juga menjalin
kerjasama dengan programmer. Untuk pendokumentasian dilakukan untuk menjelaskan pengembangan dan kode program serta bagian-bagian kompleks dari program.
6. Menguji dan mempertahankan sistem, sebelum sistem digunakan lebih baik dilakukan uji ulang supaya dapat menghemat biaya dan dipertahankan dengan
cara memperbaharui program.
Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem, penganalisis bekerjasama dengan pengguna dalam melakukan implementasi sistem.
Keterlibatan tersebut yakni dalam hal pelatihan dalam mengendalikan sistem serta perencanaan konversi sistem lama ke sistem yang baru. Setelah melakukan implementasi maka dilakukan adanya evaluasi yang bertujuan untuk mengetahui
pemenuhan kriteria bahwa pengguna benar-benar menggunakan sistem
1.7Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis sistem yang didefinisikan oleh Al Fatta (2007: 24) adalah, sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan
oleh sistem. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005: 129) Analisa Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem, yaitu:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah..
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganilisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analis sistem menurut Kusrini dan Koniyo (2007:
79). Tujuan tahap perancangan sistem yaitu (1) memenuhi kebutuhan pemakai sistem, dan (2) memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap untuk pemrogram dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
1.7.1 System Flow
System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem.
1.7.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu
sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di tempat data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur dan jelas. Simbol-simbol dasar dalam DFD menurut Kendall dan Kendall (2010: 40). Simbol data flow diagram dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Simbol-Simbol Data Flow Diagram
Simbol Keterangan/ Fungsi
Simbol Entitas Eksternal/
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang,
kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data
ke dalam sistem yang dibuat. merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.
Simbol Persegi/ Lingkaran
Suatu proses meliputi beberapa tindakan atau sekelompok
tindakan dari arus data yang masuk untuk dijalankan atau diproses agar menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses
Simbol File/ Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk
melambangkan proses penyimpanan data. Suatu nama perlu diberikan pada Data Store untuk menunjukkan nama dari
file-nya. Merupakan simbol Data Store yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran. Suatu file atau Database di
Simbol Keterangan/ Fungsi
Simbol Aliran Data/ Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah.
Data Flow menunjukkan arus data atau aliran data yang
menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Merupakan simbol Data Flow
Berikut ini adalah urutan langkah bagaimana menggambarkan suatu sistem pada DFD:
1. Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan Data Flow
Diagram. Pada Context Diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan Entity
apa saja yang digunakan. Dalam Context Diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.
2. Data Flow Diagram Level 0
DFD Level 0 adalah langkah selanjutnya setelah Context Diagram. Hal yang digambarkan dalam Diagram Level 0 ini adalah proses utama dari sistem serta hubungan Entity, Process, Data Flow, dan Data Store.
3. Data Flow Diagram Level 1
DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD Level 0. Pada proses ini
1.7.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem yang di
dalamnya terdapat hubungan antara Entity beserta relasinya. Entity merupakan
sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap Entity biasanya mempunyai atribut yang merupakan ciri Entity
tersebut. Menurut Marlinda (2004), Attribute memiliki pengertian kolom di sebuah relasi. Macam-macam Attribute yaitu:
a. Simple Attribute
Attribute ini merupakan Attribute yang unik dan tidak dimiliki oleh Attribute
lainnya, misalnya Entity mahasiswa yang Attribute-nya NIM.
b. Composite Attribute
Composite Attribute adalah Attribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya
nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).
c. Single Value Attribute
Attribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya Entity mahasiswa
dengan Attribute-nya umur (tanggal lahir).
d. Multi Value Attribute
Multi Value Attribute adalah Attribute yang banyak memiliki nilai harga,
misalnya Entity mahasiswa dengan Attribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).
e. Null Value Attribute
Null Value Attribute adalah Attribute yang tidak memiliki nilai harga,
misalnya Entity tukang becak dengan Attribute-nya pendidikan (tanpa
Relasi adalah hubungan antar Entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar Entity. Macam-macam relasi itu sendiri antara lain:
1. One To One (1:1)
Relasi dari entitas satu dengan entitas dua adalah satu berbanding satu.
2. One To Many (1:m)
Relasi antara entitas yang pertama dengan entitas yang kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik, banyak berbanding satu.
3. Many To Many
Relasi antara entitas yang satu dengan entitas yang kedua adalah banyak berbanding banyak.
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar Entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah Entity dan partisipasi antar Entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh
perancang Database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
1. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang
menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.
2. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara fisikal.
2.7 Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak (DAPL)
Menurut Jerrold dalam Pressman (2010: 292) arsitektur suatu sistem
struktur komponen-komponennya dan bagaimana mereka saling sesuai satu dengan yang lainnya. Perancangan arsitektural dimulai dengan perancangan data selanjutnya akan dianalisis untuk mendapatkan struktur yang paling sesuai dan
diharapkan oleh para pelanggan. Supaya dapat meminimalisir kemungkinan kesalahan yang terjadi, maka pada setiap tahap produk-produk kerja perangkat
lunak akan ditinjau untuk melihat kebenarannya.
2.8 Spesifiksai Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL)
Menurut Pressman (2010: 180) spesifikasi kebutuhan perangkat lunak
merupakan gabungan antara pemodelan dalam bentuk teks dan diagram untuk menjelaskan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak komputer untuk kebutuhan
pelanggan, dengan cara relatif mudah untuk dipahami. Pemodelan berbasis sistem atau perangkat lunak berbentuk teks memperlihatkan sitem atau perangkat lunak dari sudut pandang pengguna, sedangkan pemodelan berbasis data
memperlihatkan ruang informasi dan memperlihatkan obyek-obyek data yang akan dimanipulasi oleh perangkat lunak dan juga memperlihatkan relasi antar
26
BAB III
METODE PENELITIAN
Pada bab ini akan dibahas tentang tahapan dan perencanaan desain sistem informasi monitoring dan evaluasi koperasi pada Dinas Koperasi Kabupaten
Sidoarjo. Tahap-tahap tersebut terdiri atas tahap analisis sistem, tahap perancangan sistem, dan tahap evaluasi desain sistem.
3.1 Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan tahapan-tahapan yang diperlukan dalam Tugas Akhir ini, agar dalam pengerjaannya dapat dilakukan dengan terarah dan
sistematis. Adapun model penelitian dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Model Penelitian Analisis dan Desain Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Koperasi
Pada Tugas Akhir ini akan dilakukan 3 tahap yaitu (1) tahap awal meliputi
pengembangan meliputi analisis kebutuhan dan desain software, (3) tahap akhir meliputi evaluasi, kesimpulan dan saran.
3.2 Tahapan Analisis
Dalam tahap analisis diawali dengan melakukan observasi dan wawancara. Kegiatan observasi serta wawancara dilakukan dengan tujuan supaya dapat
mengetahui proses bisnis yang berlangsung, prosedur yang ada, dan data-data yang terkait. Dari proses tersebut juga diharapkan dapat mengetahui perlunya atau tidaknya perubahan sistem dalam organisasi tersebut.
Observasi dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses monitoring dan evaluasi koperasi disana, serta meminta data-data yang terkait. Contoh data yang
terkait yaitu laporan bulanan, laporan perkembangan dan laporan detail perkembangan.
Kegiatan wawancara dilaksanakan pada bagian yang berkaitan dengan
proses monitoring dan evaluasi koperasi. Pada penelitian ini wawancara dilakukan pada bagian Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
Tabel 3.1 Daftar Wawancara yang Telah Dilakukan
Nama Jabatan Tujuan
Dra. Henry Y Indarti
Kepala Bidang Kelembagaan
Meminta izin pengambilan data laporan bulanan koperasi, dan laporan perkembangan.
I Wayan Kharisma S.E
Pengolah Data Staf Bidang Kelembagaan
a. Mengetahui permasalahan yang terjadi pada bagian kelembagaan b. Mengetahui prosedur dan proses
Tahapan analisis sistem terdiri atas beberapa langkah yaitu analisis permasalahan, analisis operasional, analisis kebutuhan data, dan analisis
keamanan
3.2.1 Analisis Permasalahan
Langkah-langkah yang akan dilakukan untuk dapat menganalisis
permasalahan yang terdapat pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo berdasarkan wawancara dengan pihak Bidang Kelembagaan adalah sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan
Untuk mengidentifikasi masalah, tahapan yang dilakukan yaitu, (1) mengamati proses bisnis, (2) menentukan masalah berdasarkan proses bisnis yang
diterapkan saat ini, setelah masalah diperoleh maka langkah selanjutnya adalah menentukan peluang yang bisa dilakukan. Jika masalah dan peluang sudah teridentifikasi, maka langkah selanjutnya yaitu menentukan tujuan yang bisa
diperoleh. Oleh karena itu beberapa kegiatan dilakukan pada tahap ini, yaitu: 1. Wawancara dan observasi terhadap Staf Kelembagaan mengenai proses
bisnis yang diterapkan saat ini, kendala yang dialami, serta harapan yang ingin dicapai oleh Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
2. Menyimpulkan pengetahuan yang telah diperoleh.
3. Menentukan ruang lingkup dan batasan permasalahan.
4. Mendefinisikan hasil-hasil berdasarkan wawancara yang telah dilakukan.
b. Menentukan kebutuhan informasi pengguna
Tahap ini dilakukan untuk menentukan kebutuhan informasi pengguna yang terlibat. Adapun langkah yang dilakukan adalah (1) memeriksa data laporan
keragaan atau laporan perkembangan koperasi, (2) mengamati perilaku pengguna Sistem (Staf Kelembagaan dan Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi)
dalam membuat keputusan yang berhubungan dengan tugasnya, (3) memahami informasi apa yang dibutuhkan, bagaimana proses bisnisnya, dan memahami prosedur pelaksanaanya.
c. Menggambarkan kebutuhan sistem
Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem penjualan ini dilakukan dengan
menggambarkan dan menyusun input, proses, dan output secara umum dari sistem dengan blok diagram.
3.2.2 Analisis Operasional
Tahap analisis operasional (analisis fungsional) dilakukan setelah tahap analisis permasalahan. Setelah didapatkan definisi masalah dan ringkasan tujuan
beserta kebutuhan sistem dalam blok diagram, terdapat beberapa langkah yang akan dilakukan untuk mendapatkan informasi tentang apakah sistem yang akan dirancang bisa menangani fungsi organisasi dan proses bisnis yang ada.
Langkah-langkah tersebut yaitu:
a. Menentukan fungsi apa yang harus dikerjakan oleh Sistem monitoring dan
evaluasi koperasi
b. Mendeskripsikan fungsi-fungsi yang ada, entitas apa saja yang berperan, dan
3.2.3 Analisis Kebutuhan Data
Untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem, maka dilakukan analisis kebutuhan data dengan langkah sebagai berikut:
a. Melakukan pengumpulan data berupa laporan bulanan dari koperasi, dan laporan perkembangan koperasi sebagai bahan monitoring dan evaluasi
koperasi oleh Staf Kelembagaan.
b. Melakukan wawancara dengan Staf Kelembagaan dan Kepala Bidang Kelembagaan yang mengetahui tentang bagaimana data tersebut diproses dan
apa tujuannya serta hasil yang diperoleh.
3.2.4 Analisis Keamanan
Analisis keamanan sistem merupakan analisis non-fungsional sistem yang dilakukan dengan cara menentukan siapa yang boleh mengakses Sistem
monitoring dan evaluasi koperasi, sampai kepada proses dan fungsi tertentu dalam
Sistem tersebut. Sehingga dapat diperoleh bahwa masing-masing entitas memiliki hak akses yang berbeda dalam menggunakan fungsi-fungsi di dalam Sistem.
3.3 Tahap Perancangan Sistem
Pada subbab ini menggambarkan tentang rancangan fungsi-fungsi sistem yang terdiri atas proses, data, dan antar muka. Perancangan sistem dimulai dari
alir sistem, DFD, ERD, serta perancangan input dan output sistem.
3.3.1 Desain Proses Fungsional
a. Alir Sistem (System Flow)
Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk dapat membuat
System Flow pada desain Sistem monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi
ini adalah sebagai berikut:
1. Menentukan entitas yang terlibat pada sistem sesuai dengan analisis yang
dilakukan.
2. Menentukan fungsi-fungsi dalam sistem berdasar analisis yang telah dilakukan.
3. Mendefinisikan proses-proses detil dari fungsi yang ada sesuai dengan urutan proses bisnis yang baru secara detail.
4. Menentukan secara jelas aktivitas dari dimulainya suatu fungsi di dalam sistem sampai berakhirnya aktifitas pada fungsi tersebut.
b. Context Diagram
Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk membuat Context
Diagram pada desain Sistem monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi ini
adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi terlebih dahulu semua entitas yang terlibat pada Sistem. 2. Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas
tersebut.
3. Menentukan nama sistem.
4. Menentukan apa yang diterima/diberikan entitas dari/ke sistem tersebut.
c. Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang Sistem monitoring dan evaluasi koperasi ini dilakukan
yang telah diperoleh pada tahap analisis. Diagram berjenjang ini merupakan rincian dari context diagram.
d. Data Flow Diagram Level 0
Merupakan dekomposisi dari diagram konteks, tahap yang akan dikerjakan adalah sebagai berikut:
1. Menentukan proses-proses utama yang ada pada sistem.
2. Menentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem.
3. Menentukan datastore (master ataupun transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
e. Data Flow Diagram Level 1
Merupakan dekomposisi dari Data Flow Diagram Level 0, langkah yang akan dilakukan sebagai berikut:
1. Menentukan proses yang lebih kecil dari proses utama yang ada di level 0. 2. Menentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing subproses
tersebut.
3. Menentukan arus datastore sebagai sumber maupun tujuan alur data.
3.3.2 Desain Data
Subbab berikut ini bertujuan untuk menggambarkan rancangan data pada Sistem monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi. Desain data tersebut
terdiri atas Conceptual Data Model (CDM). Langkah-langkah pembuatan CDM adalah sebagai berikut:
1. Menentukan tipe data dari masing-masing atribut.
3. Menggambar relasi antar entitas serta menuliskan nama relasi, kardinalitas, dan mandatory atau tidaknya
4. Mengecek model tersebut apakah sudah benar atau masih salah secara
teknik pengambaran.
5. Memperbaiki setiap error dan warning.
3.3.3 Desain Antar Muka
Desain antar muka dalam subbab ini membahas tentang desain untuk perangkat lunak, perangkat keras, dan desain antar muka pengguna sebagai
berikut:
a. Antar Muka Perangkat Lunak
Desain antar muka perangkat lunak berikut merupakan proses perancangan dalam menentukan spesifikasi kebutuhan untuk mendapatkan sekumpulan perangkat lunak yang terhubung dengan Sistem. Untuk mendapatkan perangkat
lunak yang baik untuk Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo tersebut akan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menyelaraskan dengan kemampuan pengguna pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
2. Mengevaluasi kembali kebutuhan bisnis yang ada.
3. Memperhitungkan biaya yang akan dikeluarkan dengan pihak Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
4. Memilih perangkat lunak yang mudah digunakan. b. Antar Muka Perangkat Keras
Setelah memilih perangkat lunak yang baik, maka langkah selanjutnya
mendapatkan sekumpulan perangkat keras untuk menjalankan Sistem. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Memilih hardware yang spesifikasinya sesuai dengan kebutuhan Sistem
yang akan dibuat.
2. Memperhitungkan biaya yang dikeluarkan dengan pihak Dinas Koperasi
Kabupaten Sidoarjo. c. Antar Muka Pengguna
Antar muka pengguna adalah sebuah titik dimana sistem dan user saling
berinteraksi. Pada bagian ini akan digambarkan terlebih dahulu alur kerja
Graphical User Interface (GUI) secara keseluruhan mengenai:
1. Desain Form
Dalam mendesain form-form transaksi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo dapat digambarkan berdasarkan hasil dari tahap analisis
fungsional, non-fungsional dan tahap perancangan. Sehingga bisa dideskripsikan tentang form tersebut beserta alur kerjanya.
2. Desain Laporan
Dalam mendesain laporan pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo juga dapat digambarkan berdasarkan hasil dari tahap analisis fungsional,
non-fungsional dan tahap perancangan. Sehingga bisa dideskripsikan tentang laporan yang akan dibuat.
3.3.4 Desain Keamanan
a. Otentikasi
Proses otentikasi meliputi pengumpulan informasi yang unik dari para
user dan kemudian disimpan dalam sebuah database. Informasi tersebut akan
digunakan sebagai username dan password. Pengguna yang akan mengakses ke sistem diminta memasukkan username dan password untuk dicocokkan dengan
database sistem.
b. Otorisasi
Otorisasi adalah sebuah proses pengecekan kewenangan user dalam
mengakses sumberdaya yang diminta. Metode yang digunakan adalah pembatasan hak akses pengguna terhadap sumberdaya sistem. Masing-masing pengguna akan
diberikan tugasnya/kewenangannya terhadap sumberdaya sistem, misalnya read,
write, execute, delete atau create.
3.3.5 Desain Sistem
Berikut ini akan dijelaskan bagaimana Sistem monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo akan didesain
berdasarkan standar pemrograman, model fisik, dan rencana uji coba sistem, berikut penjelasannya:
a. Standar Pemrograman
Dalam menentukan standar pemrograman yang cocok untuk mengembangkan Sistem monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi pada
Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo langkah-langkah yang akan dilakukan adalah: 1. Menentukan bahasa pemrograman yang sesuai dengan masalah dan tujuan
pada tahap analisis.
3. Memiliki sumber daya yang cukup banyak, sehingga pada saat terjadi masalah saat pengoperasian bisa diatasi dengan cepat dan mudah.
b. Model Fisik
1. Physical Data Model (PDM)
PDM dapat dibuat dengan cara melakukan generate dari hasil rancangan
CDM dari desain data pada subbab 3.3.2.
2. Data Dictionary
Data Dictionary dibuat berdasarkan hasil rancangan PDM yang merupakan
deskripsi tabel-tabel transaksi yang berisikan field, tipe data, constrain, dan keterangan tabel.
3. Rencana Uji Coba
Tujuan dari rencana uji coba ini adalah sebagai panduan untuk melakukan testing sistem yang dirancangkan. Rencana uji coba ini akan dibuat
berdasarkan desain interface dengan dibuat rancangan testing tiap fungsi.
3.4 Tahap Evaluasi
Untuk tahap evaluasi dari desain sistem yang telah dirancangkan, maka akan dilakukan pengecekan dan pengevaluasian dari DFD dan ERD yang
dikerjakan pada tahap analisis dan perancangan.
3.4.1 Evaluasi DFD
Evaluasi DFD ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil dari rancangan
menggunakan Power Designer Process Analyst. Hal tersebut digunakan untuk mengetahui berapa hasil error dan warning dari proses model yang telah dibuat.
3.4.2 Evaluasi ERD
Evaluasi ERD ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil dari rancangan sudah benar atau belum. Berikut adalah tahap-tahap yang akan dilakukan dalam
pengecekan model ERD mulai mulai dari CDM dan PDM. Berdasarkan ERD yang telah dibuat, akan dilakukan check model dengan menggunakan Power Designer Data Architect. Hal tersebut digunakan untuk mengetahui berapa hasil
error dan warning dari proses model yang telah dibuat.
3.5 Tahap Pengumpulan Data
Setelah memperoleh bahan referensi yang dibutuhkan, maka langkah selanjutnya adalah proses pengumpulan data. Data diperoleh dengan cara melakukan wawancara dan survey pada Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi
Kabupaten Sidoarjo. Wawancara dilakukan kepada Staf Bidang Kelembagaan. Teknik wawancara adalah suatu teknik yang paling singkat untuk mendapatkan
data, namun sangat tergantung pada kemampuan pribadi sistem analis untuk dapat memanfaatkannya. Data-data yang mendukung antara lain:
a. Data Laporan Bulanan Koperasi.
144
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan desain yang telah dilakukan diperoleh
suatu kesimpulan, yaitu analisis dan desain ini menghasilkan dokumen SRS dan dokumen SAD dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Terdapat tiga fungsi untuk masing-masing penggunanya, yaitu fungsi mencatat data laporan bulanan, monitoring dan evaluasi laporan
perkembangan koperasi serta validasi laporan perkembangan koperasi. Masing-masing fungsi tersebut diterapkan dalam satu desain antarmuka pengguna
2. Telah dihasilkan desain interface website monitoring dan evaluasi koperasi 3. Telah dihasilkan dokumen desain analisis Sistem Monitoring dan Evalasi
Koperasi Pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo, sehingga dapat diketahi
gambaran sistem-sistem apa saja yang dapat dikembangkan pada Bagian Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo
4. Telah dihasilkan dokumen desain Sistem Monitoring dan Evaluasi Koperasi yang dapat digunakan nantinya untuk membuat aplikasi pada bagian bagian
Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo
5.2 Saran
Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan, saran yang
dapat disampaikan oleh penulis untuk pengembangan desain Sistem sistem
1. Akan lebih baik lagi apabila kedepannya perancangan ini dapat dilanjutkan sampai ke level koding program.
38
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab empat ini akan dibahas mengenai hasil analisis dan perancangan sistem informasi monitoring dan evaluasi koperasi pada Dinas Koperasi
Kabupaten Sidoarjo berdasarkan tahap-tahap analisis dan perancangan yang dilakukan pada Bab tiga, maka didapatlah hasil analisis dan perancangan sistem
berupa Blok Diagram, Sistem Flow, Data Flow Diagram (DFD), desain rancangan basis data (Entity Relationship Diagram), struktur tabel dan desain
input output implementasi sistem.
4.1 Hasil Analisis Sistem
Setelah melakukan tahapan penguraian untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo khususnya pada bidang kelembagaan, sesuai dengan tahapan analisis sistem pada bab tiga maka didapatkan hasil yang dilakukan
dengan beberapa langkah. Langkah tersebut terdiri atas analisis permasalahan, analisis operasional, analisis kebutuhan data dan analisis keamanan.
4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan
Sesuai dengan tahap-tahap permasalahan yang telah dilakukan didapatkan hasil sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan
Berdasarkan tahap analisis permasalahan yang telah dilakukan dengan
Proses bisnis yang terjadi diawali dari koperasi memberikan laporan bulanan yang berisi nama koperasi, nomor badan hukum, tanggal badan hukum, desa, kecamatan, data audit, jumlah anggota, data keanggotaan, dan neraca atau
data permodalan yang terdiri atas jumlah modal sendiri, jumlah modal luar, jumlah asset, volume usaha dan sisa hasil usaha kepada Staf bidang kelembagaan
berupa hardcopy. Kemudian setelah laporan tersebut diterima bagian Staf bidang kelembagaan akan menginputkan data-data tersebut kedalam Microsoft excel agar dapat diperoses untuk kemudian diolah menjadi laporan perkembangan koperasi.
Laporan perkembangan koperasi akan diserahkan setiap tiga bulan sekali kepada kepala bidang kelembagaan untuk dimonitor dan dievaluasi
perkembangannya. Adapun proses monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo digambarkan pada Gambar 4.1
dalam bentuk dokumen alir.
Tabel 4.1 Keterangan Alir Sistem Saat Ini Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo
No Nama Proses Keterangan Output
1 Menyerahkan Laporan Bulanan Koperasi
Koperasi menyerahkan laporan bulanan yang berisi nama koperasi, nomor badan hukum, tanggal badan hukum, desa, kecamatan, data audit, jumlah anggota, data keanggotaan, dan neraca atau data permodalan yang terdiri atas jumlah modal sendiri, jumlah modal luar, jumlah asset, volume usaha dan sisa hasil usaha kepada Staf bidang kelembagaan
No Nama Proses Keterangan Output
2 Mengolah Data Laporan Bulanan
Staf bidang kelembagaan Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo menginputkan data laporan bulanan koperasi kedalam Microsoft excel untuk diolah sehingga menghasilkan laporan perkembanga koperasi yang akan diserahkan kepada kepala bidang kelembagaan setiap 3 bulan sekali.
Laporan perkembangan koperasi
3 Mengevaluasi perkembangan Koperasi
Laporan perkembangan yang telah diolah oleh Staf bidang kelembagaan kemudian dievaluasi untuk mendapatkan laporan koperasi yang berkembang atau tidak berkembang berdasarkan jenis dan wilayah.
Laporan koperasi berkembang berdasarkan wilayah, laporan koperasi
berkembang berdasarkan jenis, laporan koperasi tidak berkembang berdasarkan wilayah dan laporan koperasi tidak
Dokumen Flow
Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi Staf Kelembagaan Dinas Koperasi
Staf Koperasi
Gambar 4.1 Diagram Alir Proses Monitoring dan Evaluasi Perkembangan Koperasi
Setelah mengetahui proses bisnis, selanjutnya adalah mengidentifikasi masalah yang terdapat pada proses monitoring dan evaluasi. Permasalahan yang terjadi dikelompokkan berdasarkan pengguna sistem, sehingga dapat dilihat dari
penjelasan berikut ini:
1. Analisis Pada Staf Koperasi pada Proses Menyerahkan Laporan Bulanan Berdasarkan fakta yang ada, ketika proses menyerahkan laporan bulanan
pada terlambat dan tidak akuratnya proses pembuatan laporan perkembangan koperasi yang harus diserahkkan setiap 3 bulan kepada kepala bidang kelembagaan sebagai bahan evaluasi koperasi.
2. Analisis Pada Bagian Staf Kelembagaan Dinas Koperasi Baru Proses Mengelola Data Laporan Bulanan
Tidak adanya proses warning system untuk koperasi yang belum menyerahkan laporan bulanan sehingga mengakibatkan tidak maksimalnya proses monitoring data laporan bulanan karena Staf Kelembagaan harus
kembali mengecek satu persatu laporan pada Microsoft Excel untuk melihat koperasi mana yang belum menyerahkan laporan. Hal tersebut
mengakibatkan laporan perkembangan yang dibuat Staf Kelembagaan sebagai bahan evaluasi koperasi menjadi tidak akurat karena terkadang masih menggunakan data dari laporan bulanan sebelumnya.
3. Analisis Pada Bagian Staf Kelembagaan Dalam Proses Evaluasi Perkembangan.
Kurangnya informasi yang dihasilkan karena laporan perkembangan yang
diterima oleh kepala bidang kelembagaan hanya berupa tabel dan angka yang mengakibatkan sulitnya untuk melakukan evaluasi dan melihat
perkembangan dari setiap koperasi pada tahun-tahun sebelumnya.
Fungsi-fungsi yang telah ada tersebut akan digantikan dengan sistem yang terkomputerisasi dan terdapat beberapa fungsi yang tidak perlu dilakukan dan ada
yang ditambahkan untuk menyempurnakan proses bisnis yang ada. Oleh sebab itu diharapkan dengan dibuatnya perancangan sistem monitoring dan evaluasi
pengembang sistem untuk membangun sebuah sistem informasi monitoring dan evaluasi yang mampu membantu Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo dalam meningkatkan pelayanan mempermudah proses monitoring laporan bulanan dan
proses evaluasi laporan perkembangan sehingga dapat mengurangi jumlah koperasi yang tidak aktif agar perkonomian daerah semakin meningkat
Tabel 4.2 List Antara Proses Bisnis Sekarang dengan Solusi yang Ditawarkan
Proses Bisnis Yang Sekarang Proses Bisnis Yang Ditawarkan
Setelah membuat laporan bulanan koperasi harus menyerahkan laporan bulanan tersebut kepada Staf Bidang Kelembagaan Pada Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo. Sehingga terkadang karena kekurangan karyawan atau tidak adanya kendaraan menuju Dinas Koperasi, koperasi tidak menyerahkan laporan bulanan tersebut atau justru akan merangkap laporan tersebut dengan laporan bulanan untuk bulan selanjutnya.
Dengan memanfaatkan jaringan internet dan komputer yang sudah dimiliki koperasi. Koperasi tidak perlu untuk pergi ke Kantor Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo lagi untuk menyerahkan laporan bulanan mereka.
Untuk melihat koperasi yang belum menyerahkan laporan bulanan, Staf Bidang Kelembagaan mengecek satu persatu data yang ada sehingga proses pencarian menjadi kurang maksimal
Proses Bisnis Yang Sekarang Proses Bisnis Yang Ditawarkan
Belum ada sistem monitoring dan evaluasi perkembangan koperasi sehingga menyebabkan proses penilaian koperasi tidak maksimal.
Dibuat sistem monitoring dan evalusi koperasi untuk mempermudah membaca data laporan perkembangan koperasi.
Berdasarkan analisis pada permasalahan yang timbul, maka gambaran sistem terkomputerisasi yang akan dirancang untuk memecahkan permasalahan
diatas adalah sebagai berikut.
1. Menganalisis dan merancang desain sistem yang dapat mengurangi
keterlambatan penyerahan laporan bulanan oleh koperasi dengan cara membuat sistem ini secara online sehingga koperasi dapat langsung menginputkan laporan bulanan dari mana saja tanpa harus datang ke
kantor Dinas Koperasi Kabupaten Sidoarjo.
2. Menganalisis dan merancang desain sistem untuk memberikan laporan
koperasi yang belum menyerahkan laporan bulanan sehingga angka koperasi yang tidak aktif dapat dikurangi.
3. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat menganalisis
dengan mudah laporan perkembangan koperasi dalam bentuk grafik. 4. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat menghasilkan
informasi laporan perkembangan koperasi secara lebih efektif.
b. Menentukan Kebutuhan Informasi Pengguna
Tahap ini dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan
Sidoarjo. Berhubungan dengan beberapa tahap yang telah dilakukan, maka didapatkan suatu hasil yaitu:
1. Pengguna Sistem terdiri atas Staf Koperasi, Staf Kelembagaan Dinas
Koperasi, dan Kepala Bidang Kelembagaan Dinas Koperasi.
2. Informasi mengenai tabel-tabel laporan bulanan yang telah ditetapkan.
3. Informasi koperasi yang terlambat menyerahkan Laporan bulanan.
4. Informasi mengenai koperasi baru, koperasi aktif dan koperasi tidak aktif. 5. Informasi mengenai hasil laporan perkembangan koperasi.
6. Informasi mengenai laporan koperasi berkembang berdasarkan jenis dan wilayah koperasi.
c. Menentukan Kebutuhan Sistem
Berdasarkan tahapan yang telah dirancangkan pada bab tiga, maka dapat dirancang suatu sistem monitoring dan evaluasi pada Dinas Koperasi Kabupaten
