BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam memasuki era globalisasi dan menghadapi pasar bebas sekarang ini, setiap instansi atau perusahaan harus memiliki kemandirian dan daya saing yang kuat agar dapat bertahan untuk melangsungkan kegiatannya sesuai dengan tujuan jangka panjang pembangunan nasional yaitu mewujudkan masyarakat yang adil, makmur dan sejahtera.
Perkembangan teknologi pada masa sekarang ini, sudah sangat cepat dan maju, salah satunya adalah teknologi komputer. Komputer pada masa sekarang ini sudah bukan barang yang asing dan mahal lagi, pada saat ini hampir disegala bidang membutuhkan komputer sebagai alat bantu, karena memiliki kelebihan yaitu dari segi kecepatan dan ketelitian. Misalnya saja dibidang kesehatan, bidang teknik, sipil, perbankan, ilmu pengetahuan, bisnis baik oleh pemerintah maupun swasta. Dimana sekarang juga berkembang teknologi jaringan komputer, dimana orang bisa berkomunikasi dengan menggunakan komputer, yang tidak hanya dalam satu ruangan, tetapi bisa meliputi antar benua, yaitu Internet. Jadi bisa dikatakan komputer telah memasuki segala bidang kehidupan kita.
komputerisasi dapat mempercepat pengolahan data dan dapat menghasilkan informasi yang diperlukan. Informasi yang dugunakan sangat beranekaragam sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Untuk menghindari kesalahan dalam informasi maka diperlukan suatu sistem informasi yang membantu kelancaran dan kemudahan dalam melaksanakan pekerjaan.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, maka pemakaian komputer di bidang pendidikan memberikan manfaat yang sangat besar, baik dalam ketelitian maupun volume pekerjaan yang ditangani. Sehingga dalam penyajian laporan dan informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara cepat tepat dan lengkap tanpa harus melalui proses pencatatan yang berulang-ulang, akan memberikan beberapa keuntungan apabila menggunakan sistem komputer sebagai alat bantu.
Perkembangan yang pesat ini mengakibatkan banyak instansi atau dinas pada Pemerintah Daerah Kab. Subang, yang salah satunya adalah Dinas Pendidikan Kabupaten Subang untuk semakin meningkatkan perannya dalam menciptakan kemakmuran masyarakat secara adil dan merata serta mendorong kegiatan pendidikan.
1.2 Identifikasi Masalah Dan Rumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Dinas Pendidikan Kabupaten Subang Khusunya Bagian Perencanaan menggunakan sistem informasi berbasis komputer yang masih sangat sederhana. Pada awalnya sistem informasi yang diterapkan tersebut masih dapat menangani bagi para penerima banutan dana dari Dinas Pendidikan Kabupaten Subang dengan baik dan tidak mengalami kesulitan yang cukup berarti.
Namun seiring dengan perkembangan dengan semakin banyaknya Sekolah-sekolah di Kabupaten Subang, maka kesibukan-kesibukan dalam administrasi pendidikan pada Bagian Perencanaan semakin meningkat.
Berdasarkan hal di atas maka dapat diidentifikasikan masalah sebagai berikut:
1. Kurang efektifnya sistem monitoring dan evaluasi pada bagian perencanaan Dinas Pendidikan Kabupaten Subang.
2. Masih kesulitan dalam pencarian arsip hasil monitoring. 3. Memerlukan waktu yang cukup lama untuk memeproses data. 1.2.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana mekanisme bagi sekolah-sekolah penerima bantuan dana dari Dinas Pendidikan Kabupaten Subang.
1.3 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan kami mengikuti Kerja Praktek ini yaitu:
1. Memenuhi salah satu syarat mata kuliah Kerja Praktek pada Program Studi Strata 1 Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Tekhnik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung. 2. Untuk menerapkan ilmu yang didapat dari bangku kuliah dengan praktek
yang sebenarnya dilakukan oleh Dinas atau Perusahaan sehingga mampu memahami dan memiliki wawasan kerja yang sesungguhnya.
3. Agar dapat mengidentifikasi masalah – masalah yang timbul dalam dunia kerja sehingga dapat lebih siap dalam menghadapi dunia kerja dimasanya nanti.
4. Bagaimana mekanisme sistem monitoring dan evaluasi yang sedang berjalan.
1.4 Batasan Masalah
Berdasarkan survei terhadap permasalahan yang dihadapi dilapangan, maka dirumuskan permasalahan yang dapat disimpulkan adalah sebagai berikut :
1. Menangani masalah seputar Pendataan dan Monitoring sekolah - sekolah yang menerima dana bantuan di bagian perencanaan Dinas Pendidikan Kabupaten Subang
1.5 Lokasi Dan Jadwal Praktek
Kegiatan kerja praktek ini berlangsung di pemerintah daerah kabupaten Subang pada kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Subang, yang beralamat di Jl. Aipda KS.Tubun No.2.
Waktu kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan pada tanggal 10 Juli 2009 sampai dengan 09 Agustus 2009.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No Aktifitas Waktu
1 Entry Data X X X
2 Entry Data X X X X
3 Entry Data X X X
4 Pengenalan
Sistem Monev X X X
5 Pembahasan
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (syst ma) dan bahasa Yunani (sust ma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Kata “sistem” banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.
2.1.1 Elemen Sistem
Elemen sistem dapat berupa :
2. Elemen - elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : 1. Komponen-komponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen - elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2. Batas sistem
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem . 4. Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukkan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dansinyal input. Maintenance input
6. Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Ada Beberapa bagian tentang klasifikasi sistem:
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical
system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya
sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.
b. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.
c. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
d. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah(natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia
(human made system) adalah sistem yang dibuat oleh
manusia,misalnya sistem komputer. e. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).
2.2. Pengertian Informasi
Informasi diartikan sebagai hasil pengolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga penerimanya akan mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat dan waktu-nya. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk be-rita tertulis atau sinyal elektronis. Pengertian informasi dan data berlaku sangat relatif tergantung pada posisinya terhadap lingkup permasalahannya. Jenis-jenis informasi dapat dipandang dari 3 segi yaitu manajerial, sumber dan rutinitasnya.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna”.
Menurut Jogianto “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
2.4.2. Flowmap
Flowmap dibuat untuk menggambarkan aliran-aliran dokumen yang mengalir dalam sebuah sistem, sehingga dalam perancangan sistem yang baru, kita harus mempelajari flowmap dulu, agar kita mengetahui dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam sebuah perancangan sistem yang baru.
2.4.3. Diagram Kontek
2.4.4. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik di mana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas, serta merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2.5. Pengertian Analisis Sistem
Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi : a. Menentukan lingkup sistem
b. Mengumpulkan fakta c. Menganalisis fakta
d. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem
Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan
2.5.1 Langkah-langkah Dalam Analisis Sistem
Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah :
a. Identify, mengidentifikasi masalah
b. Understand, memahami kerja sistem yang ada
c. Analyze, menganalisis sistem
2.6. Latar Belakang Monev
dilakukan upaya pengendalian dan evaluasi terhadap pelaksanaan rencana pembangunan.
Efesiensi adalah derajat hubungan antara barang/jasa yang dihasilkan melalui suatu program /kegiatan dan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan barang /jasa tersebut yang diukur dengan biaya per unit keluaran; efektifitas adalah ukuran yang menunjukan seberapa jauh program /kegiatan mencapai hasil dan manfaat yang diharapkan.
Pengendalian dilakukan dengan maksud untuk dapat menjamin bahwa pelaksanaan perencanaan pembangunan sesuai dengan tujuan dan sasaran yan telah ditetapkan. Kegiatan pemantauan dimaksudkan untuk mengamati dapat menjamin bahwa pelaksanaan rencana pembangunan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Kegiatan pemantauan dimaksudkan untuk mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan; mengidentifikasi serta mengamati permasalahan yang timbul dan atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin.
2.7.Tujuan Monev
Tujuan pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi adalah :
1. Agar pelaksanaan rencana pembangunan sesuaia dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan;
2. Untuk menyamakan persepsi perkembangan pelaksanaan rencana perkembangan pendidikan;
3. Untuk mengklarifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul atau akan timbul untuk diambil tindakan sedini mungkin;
4. Untuk mengklarifikasi kepada pihak terkait apabila pelaksanaannya tidak sesuai dengan perencanaan;
5. Untuk perbaikan perencanaan dimasa yang akan datang;
6. Untuk dijadikan/bahan pertimbangan kebijakan pimpinan selanjutnya.
2.8.Dasar Hukum
Dasar hukum pelaksanaan monitoring dan evaluasi adalah :
1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Bab IV pasal 10 dan Bab IX pasal 39 ayat 1;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Penngendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Perencaan Pembangunan; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi
4. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah;
5. Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 910/Kep. 04-Keu/2008 tanggal 2 Januari 2008 tentang Penunjukan Pejabat Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, Bendahara Dan Bendahara Pembantu pada SKPD di lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat;
6. Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 910/Kep. 119-Dalprog/2008 tanggal 11 Maret 2008 tentang Penunjukan Pengesahan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (Dpa) SKPD Anggaran Pendapatan Dan Belanja Daerah (APBD) Provinsi Jawa Barat Tahun Anggaran 2008 pada Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat;
7. Peraturan daerah kabupaten subang Nomor 26 tahun 9 tahun 2003 tentang pengelolaan dan pertanggung jawaban keuangan daerah Kabupaten subang;
8. Peraturan Daerah Nomor 26 Tahun 2000 tentang pembentukan Organisasi Dinas Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang; 9. Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 1 Tahun 2008;
11. Keputusan Bupati Nomor : 027/Kep.387-Plk/2007 tentang Standar Tertinggi Satuan Barang /Jasa Kebutuhan Pemerintahan Kabupaten Subang Tahun Anggaran 2008;
12. Keputusan Sekretaris Daerah Kabupaten Subang Nomor 903/KEP.164-PENG.PEMB/2008 tentang Persutujuan dan Pengesahan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) pada Dinas Pendidikan Kabupaten Subang Tahun Anggaran 2008.
2.9. Mekanisme Pelaksanaan
1. PPTK (Pejabat Pelakasana Teknis Kegiatan) Kegiatan Pengendalian dan Pengawasan Penerapan azas Efesiensi dan Efektifitas Penggunaan dana Dekonsentarsi dan Dana Pembantuan membuat Surat Keputusan Penetapan Tim Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi;
2. PPTK Kegiatan Pengendalian dan Pengawasan penerapan azas Efesiensi dan Efektifitas Penggunaan dana Dekonsetrasi dan Dana Pembantuan mengadakan rapat Kerja Monitoring dan Evaluasi;
3. PPTK Kegiatan Pengendalian Dan Pengawasan Dan Penerapan azas Efisiensi dan Efektifitas Penggunaan Dana Dekonstrasi dan Dana Pembantuan mengkoordinir seluruh pelaksanaan kegiatan Monitoring pelaksanaan program/kegiatan yang bersumber dari dana Dekonstrasi dan dana pembantuan di Dinas Pendidikan Kabupaten Subang;
5. Tim Monitoring melaksanakan tugas dengan didampingi penanggung jawab Program/kegiatan yang menjadi sasaran Monev dengan memberikan pemberitahuan terlebih dahulu sekurang-kurangnya 1 (satu) hari sebelum Monitoring dilaksanakan;
6. Tim Monitoring melaksanakan tugas Monitoring sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh PPTK (terlampir);
7. Tim monitoring melaksanakan tugas dengan berpedoman kepada Instrumen Moitoring/Kuisioner (terlampir) dan lain-lain format/materi yang ditetapkan PPTK, dan menyerahkan/melaporkan hasil monitoring selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah Monitoring dilaksanakan kepada Tim Evaluasi;
8. Tim Evaluasi merekapitulasi, menganalisa dan melaporkan hasil monitoring dan Evaluasi kepada PPTK;
9. Subag Perencanaan dapat berkoordinasi langsung dengan Penanggungjawab Kegiatan Dekonsentrasi dan Tugas pembantuan dan atau Lembaga/Sekolah Penerima Dana Dekonstrasi dan Dana Pembantuan apabila memerlukan informasi yang tidak terakomodasi dalam instrumen/format Monitoring;
2.10. Tugas Pokok dan Fungsi
1. PPTK Kegiatan Pengendalian dan Pengawasan penerapan azas efisiensi dan efektifitas Penggunaan Dana Dekonstrasi dan Dana Pembantuan ;
a. Menyampaikan informasi tentang pelaksanaan tentang kegiatan yang bersumber dari Dana Dekonstrasi dan Dana Pembantuan di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten dan Cabang Dinas Kecamatan;
b. Mengkoordinir kegiatan Tim Monitoring dan Tim Evaluasi yang telah ditugaskan;
c. Merekapitulasi dan melaporkan hasil kegiatan Monev secara berkala kepada pihak terkait;
d. Menyiapkan data pelaksanaan kegiatan APBD Provinsi dan APBN yang diperlukan untuk pengambilan keputusan;
2. Tim Monitoring :
a. Menginventarisir kegiatan-kegiatan tiap Sub.Din di lingkungan Dinas Pendidikan yang dananya bersumber dari Dana Dekonstrasi dan Dana Pembantuan;
b. Melaksanakan Monitoring seluruh kegiatan yang bersumber dari Dana Dekonstrasi dan Dana Pembantuan sesuai jadwal yang ditetapkan;
c. Melakukan koordinasi dengan Cabang Dinas Pendidikan tiap Kecamatan, Penanggungjawab kegiatan, dan lembaga/sekolah yang menjadi lokasi kegiatan yang bersumber dari Dana Dekonstrasi dan Dana Pembantuan;
d. Menyerahkan hasil Monitoring dan kelengkapan administrasi lainnya (format terlampir) kepada Tim Evaluasi, selambatnya 2 (dua) hari setelah Monitoring dilaksanakan;
e. Mendampingi Tim monitoring Pemerintah Kabupaten Subang, Provinsi dan atau Pusat apabila diperlukan;
3. Tim Evaluasi :
a. Menerima, merekapitulasi dan menganalisa hasil Monitoring; b. Mengungkapkan permasalahan yang terjadi dilapangan dan
upaya pemecahan permasalahan sesuai format yang ditetapkan (terlampir);
c. Menyusun laporan Kegiatan Pengendalian dan Pengawasan Penerapan Azas Efisiensi Penggunaan Dana Dekonstrasi dan Dana Pembantuan;
d. Menyusun seluruh Laporan Kegiatan Dana Dekonstrasi dan Dana Pembantuandari penanggungjawab Kegiatan dan atau dari PPTK secara berkala untuk disampaikan kepada pihak terkait;
e. Menyiapkan Data Pelaksanaan APBD Provinsi maupun APBN yang diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan tugas dan pengambiilan keputusan;
f. Membantu Tim Monitoring dan Evaluasi dari Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat mengenai data yang dibutuhkan maupun uji petik ke lapangan sampai yang dimaksud tuntas;
23 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Sebelum mempunyai nama Dinas Pendidikan, instansi ini melalui beberapa fase, yaitu sebelum otonomi daerah sekitar tahun 2000, Dinas Pendidikan Kabupaten Subang terdiri dari ranting Dinas Kecamatan dan menginduk ke Pemda tingkat Kabupaten, lalu menginduk ke Dinas Provinsi, dan masuk ke dalam Departemen Dalam Negri. Dulu Dinas Pendidikan Kabupaten Subang hanya mengelola tingkat SD di operasional dan personilnya. Selama menginduk ke Pemda dana yang didapat yaitu dari APBD 1 tingkat daerah, dan setelah menginduk ke Dinas Provinsi, dana yang didapatkan dari APBD 1 tingkat Provinsi, namun setelah menginduk ke Departemen Dalam Negri (DDN), maka pendannaan pun diberikan langsung oleh pusat.
Dalam kurun waktu yang cukup lama menginduk ke beberapa instansi, Dinas Pendidikan memasuki fase yang berubah menjadi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, terdiri dari Depdikbud Kecamatan yang menginduk kepada Kanwil Depdikbud untuk tingkat Provinsi dan menginduk kepada mentri pendidikan untuk tingkat pusat. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan ini mengelola TK/SD, SMP, SMA. Dan pendanaanpun diberikan khusus dari pusat dan bantuan luar negri.
24 Gambar 3.1
Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Subang Berdasarkan Perda 07/2008 Tentang Susunan Organisasi
Sekretaris
Kasubag Umum Kasubag Keuangan Kasubag Kepeg.
Kabid Program Kabid Pendidikan
TK dan SD Kabid Dikmenjur
25
memotivasi serta menegndalikan kegiatan dinas dalam melaksanakan sebagian urusan rumah tangga Daerah di bidang pendidikan serta tugas pembantuan yang di tugaskan oleh Bupati
2. Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pelayanan administratif, koordinasi dan pengendalian interna lingkup ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan.
3. Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan surat menyurat kearsipan, pengadaan, rumah tangga, administrasi perjalanan dinas, perlengkapan, pemeliharaan dinas dan inventarisasi sarana dan prasarana dinas serta pengelolaan perpustakaan dinas.
4. Sub bagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan.
5. Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan adminstrasi kepegawaian.
26 program kerja dibidang pendidikan.
b. Seksi Data dan Informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan data dan system informasi dibidang pendidikan.
c. Seksi Evaluasi dan Pelaporan mempunai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program kerja Dinas.
7. Bidang Pendidikan TK dan SD mempunyai Tugas pokok menyiapkan, merumuskan mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pelaksanaan kurikulum, kesiswaan serta sarana dan prasarana pendidikan TK dan SD. a. Seksi Kurikulum mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan
pengelolaan kurikulum pendidikan TK dan SD.
b. Seksi Kesiswaan mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan pembinaan dan melaksanakan kegiatan pengelolaan kesiswaan TK dan SD.
c. Seksi Sarana dan Prasarana mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan bahan pembinaan dan pengurusan sarana dan prasarana pendidikan TK dan SD.
27 Kejuruan.
b. Seksi Kesiswaan mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan pembinaan dan melaksanakan kegiatan pengelolaan kesiswaan Sekolah Menengah Pertama, Atas dan Kejuruan.
c. Seksi Sarana dan Prasarana mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan bahan pembinaan dan pengurusan sarana dan prasarana pendidikan Sekolah Menegah Menengah Pertama, Atas dan Kejuruan. 9. Bidang Pendidikan Non Formal dan Pembinaan Keolahragaan Pelajar
mempunyai tugas pokok merumuskan, mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pendidikan non formal dan pembinaan keolahragaan pelajar.
a. Sesksi Pendidikan Anak Usia Dini dan Kelembagaan mempunyai tugas pokok merumuskan, mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan pendidik anak usia dini, kursus dan pembinaan kelembagaan. b. Seksi Pendidikan Masyrakat dan Kesetaraan mempunyai tugas pokok
menyusun, mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pembinaan masyarakat dan kesetaraan (Paket A, B, dan C).
28 3.4 Analisis Sistem Yang Berjalan
BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen adalah analisis yang dilakukan terhadap dokumen yang berhubungan dengan pengelolaan data Monitoring dan evaluasi. Hal ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui isi informasi yang akan disampaikan oleh dokumen tersebut, baik pembuat maupun penerima sebagai penginput data. Untuk mengetahui informasi yang terkandung dalam suatu aktifitas tertentu, di lakukan dengan menganalisis dokumen dari beberapa point berikut :
1. Kuisioner Lama
Fungsi: Untuk memberikan sebuah format pengisian data penerima dana bantuan dari Dinas.
Sumber: Berasal dari Seksi Evaluasi dan Pelaporan 2. Kuisioner Baru
Fungsi: Untuk memberikan sebuah informasi serta ajuan dana dari pihak
sekolah kepada Dinas.
Sumber: Berasal dari pengisian kuisioner lama oleh sekolah yang akan
3. Laporan Data Monev
Fungsi: Untuk melaporkan hasil monitoring dari kegiatan tersebut kepada
Kepala Dinas.
Sumber: Hasil rekap kuisioner seksi evaluasi dan pelaporan.
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur adalah peninjauan terhadap prosedur yang sedang
berjalan untuk mengetahui tata kerja dan langkah-langkah aktifitas dalam
pengelolaan masukan data.
Adapun prosedur untuk memonitoring dan evaluasi sekolah-sekolah yang telah dan akan mengajukan bantuan dana pendidikan sebagai berikut:
1. Seksi Perencanaan memberikan kuisioner lama bagi para sekolah
yang akan mengajukan dana bantuan.
2. Setelah mengisi kuisioner lama sekolah menyerahkan kuisioner baru
kepada seksi evaluasi dan pelaporan.
3. Seksi pelaporan dan evaluasi akan memasukan data-data yang berada
di kuisioner tersebut untuk d arsipkan dan diberikan kepada Kepala
4.1.2.1 Flow Map
Gambar 4.1
Flowmap Prosedur Sistem Monev Yang Sedang Berjalan
Sekolah Seksi Evaluasi danPelaporan Kepala Dinas Seksi
Perencanaan
Kuisioner Lama Kuisioner Lama
Input data Sekolah
4.1.2.2 Diagram Kontek
Gambar 4.2 Konteks Diagram
4.1.2.3.Data Flow Diagram
Gambar 4.3 DFD Level 0
Pegawai 0
Sistem Monev
Data Monev
Data_sekolah
Pegawai 2.0
Kelola Data Monev
Laporan Data Monev
Data_sekolah
1.0 Entry Data
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan
Dari sistem yang sedang berjalan masih menggunakan pengarsipan dokumen berbentuk arsip, tidak melalui sistem yang menggunakan database, jika tim monitoring dan evaluasi hanya mengandalkan dokumen dari arsip, akan memberikan kendala dalam pencarian data-data sekolah yang telah menerima dana bantuan, karena sistem yang lama, blum efektif jika melakukan monitoring dan evaluasi terhadap data-data sekolah. Maka akan lebih mempermudah jika tim monitoring dan evaluasi memakai sebuah sistem yang menggunakan pengarsipan dokumennya menggunakan database. Dengan begitu tim monitoring dan evaluasi akan lebih efisien waktu dan tenaga ketika mencari data sekolah-sekolah yang sebelumnya telah mendapat dana bantuan.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Rancangan prosedur yang akan diusulkan sebagai sistem monev yang baru:
1. Seksi Perencanaan memberikan kuisioner lama bagi para sekolah yang akan
mengajukan dana bantuan.
2. Setelah mengisi kuisioner lama sekolah menyerahkan kuisioner baru kepada
seksi evaluasi dan pelaporan.
3. Seksi evaluasi melakukan proses login terlebih dahulu untuk
mengoperasikan sistem monev tersebut, hal ini dilakukan supaya data-data tetap terjaga dengan utuh.
4. Setelah melakukan pemasukan data kepada sistem, data akan
4.2.2.1. Flowmap
Gambar 4.4 Flowmap Yang Diusulkan
Sekolah Sistem Monev Kepala Dinas
Seksi Perencanaan
Kuisioner Lama Kuisioner Lama
4.2.2.2. Diagram Kontek
Gambar 4.5 Diagaram Kontek
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Member
Login 1
Entry Data 2
Non Member Hasil data
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses 1
Member
Login
Akses Diterima
Id_member Dt_member
Entry Data Dt_sekolah
Edit Data
add Data Dt_sekolah
Dt_sekolah
Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses 3
4.2.2.4. Kamus Data
a. Dt_sekolah, terdiri dari:
nama_sekolah, alamat_sekolah, nss (nomor status sekolah) b. hasil_data,terdiri dari:
lap_monev.
c. id_member,terdri dari: username, password d. Dt_member, terdri dari:
nama_member, alamat_member, jabatan_member
4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem Yang Berjalan
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Dari beberapa hasil analisis yang telah dibuat, maka penulis dapat menyimpulkan beberapa hal:
1. Sistem monitoring dan evaluasi yang sedang berjalan belum sepenuhnya memudahkan tim monitoring dan evaluasi untuk memantau data sekolah-sekolah yang telah mendapatkan bantuan dana. 2. Seluruh dokumen yang diperlukan untuk memantau sekolah-sekolah yang menerima dana bantuan tidak memakai sistem database, tetapi masih dalam berbentuk arsip yang mengakibatkan tim monitoring dan evaluasi mendapatkan kesulitan dalam pencarian dokumen.
5.2. Saran
Saran-saran yang dapat dikemukakan untuk mengimplementasikan dan mengembangkan sistem monitoring dan evaluasi pada bagian pelaporan dan evaluasi adalah sebagai berikut:
1. Proses memonitoring dan mengevaluasi harus sudah menggunakan database agar pemantauan ataupun pendataan mengenai sekolah-sekolah yang menerima dana bantuan dapat lebih cepat dan akurat. 2. Sitem yang diajukan telah menggunakan database, ada baiknya jika
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh:
Gema Nugraha NIM. 10506117
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii
Hal
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR SIMBOL ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah ... 3
1.2.1 Identifikasi Masalah ... 3
1.2.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Maksud dan Tujuan ... 4
1.4 Batasan Masalah ... 4
1.5 Lokasi dan Jadwal Praktek... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Pengertian Sistem ... 6
2.1.1 Elemen Sistem ... 6
2.1.2 Karakteristik Sistem ... 7
iv
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ... 12
2.4.1 Flow Map ... 12
2.4.2 Diagram Kontek ... 12
2.4.3 Data Flow Diagram ... 13
2.5 Pengertian Analisis Sitem ... 13
2.5.1 Langkah – Langkah Dalam Analisis Sitem ... 14
2.6 Latar Belakang Monev ... 14
3.4 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 28
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK ... 29
4.1 Analisis Sistem ... 29
4.1.1 Analisis Dokumen ... 29
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan... 30
v
4.1.2 Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 33
4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 33
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 33
4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 34
4.2.2.1 Flow Map ... 35
4.2.2.2 Diagram Kontek ... 36
4.2.2.3 Data Flow Diagram ... 36
4.2.2.4 Kamus Data ... 39
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Di Usulkan ... 39
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 40
5.1 Kesimpulan ... 40
vi
Hal
vii
Hal
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kab. Subang ... 24
Gambar 4.1 Flowmap Prosedur Sistem Monev Yang Sedang Berjalan ... 31
Gambar 4.2 Kontek Diagram ... 32
Gambar 4.3 DFD Level 0 ... 32
Gambar 4.4 Flowmap Yang Diusulkan ... 35
Gambar 4.5 Kontek Diagram ... 36
Gambar 4.6 DFD Level 0 ... 36
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses 1 ... 37
Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses 2 ... 37
Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses 3 ... 38
viii
No Simbol Nama Keterangan
1 Proses Menunjukan kegiatam proses
komputerisasi
2 Proses Menunjukan kegiatan proses Manual
3 Dokumen
Menunjukan kegiatan input output baik untuk proses manual atau
komputer
4 Simpanan Media penyimpanan secara
terkomputerisasi
5 Garis Alir Untuk menunjukan arus dan proses
ix
Hal
Surat Pengajuan Kerja Praktek ... x
Surat Sudah Melaksanakan Kerja Praktek ... xi
Daftar Hadir Kerja Praktek ... xii
Jogiyanto, H.MPengenalan Komputer,Analisi dan Disain Sistem : Pendekatan
Terstruktur, Andi Offset, Yogyakarta : 1999.
http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-klasifikasi-sistem.htm http://lanieirawati.wordpress.com/
i
Dengan segala kerendahan hati, penulis memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini. Laporan kerja praktek yang berjudul “Analisis Sistem Monitoring Dan Evaluasi Bantuan Dana Pendidikan Di Dinas Kabupaen Subang”, merupakan sebuah upaya untuk menyederhanakan sistem yang berjalan menjadi lebih efisien.
Dalam penyusunan kerja praktek ini kami mendapat bantuan dari berbagai pihak, untuk itu kami mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si. selaku ketua jurusan manajemen informatika Universitas Komputer Indonesia.
2. Ibu Lusi Melian,S.Si.,MT selaku dosen pembimbing laporan Kerja Praktek ini. 3. Bapak. Drs. H.Ma’mur sutisna WD.MM.Pd, selaku kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten Subang.
4. Bapak Yayan Suryanata, SE. selaku pembimbing di instansi tempat penulis bekerja.
5. Semua pegawai yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Subang. 6. Orang tua, yang telah memberikan dukungan material dan spiritual.
7. Rekan – rekan yang telah banyak memberikan masukan yang bermanfaat dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.
ii
membangun akan banyak membantu dalam penyempurnaan laporan ini.
Penulis berharap agar laporan kerja praktek ini dapat mencapai tujuan seperti apa yang diharapkan baik oleh lembaga maupun oleh instansi.
Bandung, Oktober 2009
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh:
Gema Nugraha NIM. 10506117
Bandung, 03 Oktober 2009
Dosen Pembimbing Pembimbing Instansi
Lusi Melian,S.Si.,MT Yayan Suryanata,SH Nip. 4127 70. 26003 Nip. 480 185 332
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
