BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
B. Hasil Penelitian
a. Dokumen yang digunakan dalam sistem persediaan obat-obatan pada Puskesmas Bantimala Kecamatan Tondong Tallasa
Setiap perusahaan baik itu perusahaan dalam bentuk perusahaan Medis maupun Non Medis tentu memerlukan dokumen-dokumen yang berisikan hal-hal yang penting mengenai perusahaan adapun beberapa dokumen yang digunakan pada puskesmas bantimala dalam sistem persediaan obat obatan adalah sebagai berikut :
1. Laporan Pemakaian laporan permintaan obat (LPLPO)
Dokumen ini dibuat akhir tahun per 31 Desember yang semua data pemakaiannya berasal dari pustu, poskesdes, apotik, dengan puskesmas keliling, pemakaian puskesmas, dan penerimaan puskesmas dari instalasi farmasi, jadi semua data data pemakaian puskesmas kemudian direkap dalam lplpo per 31 Desember yang kemudian dijadikan bahan untuk Rko.
2. Rencana Kebutuhan Obat (RKO)
Dokumen ini dijadikan bahan oleh instalasi farmasi untuk membeli barang dalam jangka setahun, namun jika kebutuhan obat perbulan maka dibuatkan Lplpo sebagaimana yang dikatakan oleh Andi Insthiyyah Haris, A.Md. Farm :
“RKO digunakan oleh instalasi farmasi untuk membeli barang per tahun, namun untuk kebutuhan perbulan di puskesmas kita membuat lplpo perbulan, kita liat pemakaian bulan sebelumnya yang kemudian nanti permintaan barang kita lebihkan 10% untuk mencegah kekurangan obat, jika Lplpo ini sudah sampai kepada Ifk, ifk kemudian menyesuaikan berapa permintaan obat kita dalam setahun”
3. Berita Acara Penerimaan Barang Dari Instalasi Farmasi Dokumen ini berasal dari instalasi farmasi kabupaten yang diserahkan kepada puskesmas untuk digunakan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan sudah sesuai dengan pesanan ketika ada pemeriksaan.
4. Surat Pesanan (SP)
Dokumen ini merupakan rincian pemesanan barang yang dibutuhkan yang ditujukan untuk Instalasi Farmasi Kabupaten
b. Permasalahan/kendala yang terjadi pada Puskesmas Bantimala Kecamatan Tondong Tallasa
Perusahaan non medis maupun perusahaan medis tentulah memiliki permasalahan baik itu permasalahan kecil ataupun permasalahan besar yang dihadapinya sama halnya dengan puskesmas bantimala yang berada di kecamatan tondong tallasa yang memiliki beberapa permasalahan dalam menjalankan program sistem dan prosedur akuntansi maupun dalam pemesanan obat yang dimana sistem akuntansi merupakan suatu program yang juga sangat penting di dalam sebuah perusahaan karena lebih memudahkan dalam mengetahui jumlah ketersediaan obat dan lain sebagainya, adapun beberapa permasalahan yang terjadi di puskesmas bantimala sebagaimana yang dikatakan oleh Andi Inasthiyyah Haris, A.Md. Farm adalah sebagai berikut :
”pencatatan persediaan obat masih dilakukan secara manual karena kami masih belum terlalu mahir menggunakan pencatatan berbasis komputer sehingga kami lebih memilih untuk melakukan pencatatan secara manual saja untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dan juga disini kami masih sulit dalam mengakses jaringan internet”
Permasalahan kedua yang dikatakan oleh informan yaitu :
’’Dalam pemesanan obat kepada instalasi farmasi kabupaten pangkep kadang stok obat yang dipesan itu Kosong atau tidak tersedia di IFK, sehingga kita menggunakan dana puskesmas untuk membeli obat diluar yang stok obatnya tidak tersedia di IFK”
Berdasarkan penjelasan Ibu Inasthiyyah mengenai permasalahan yang terdapat di puskesmas bantimala, seharusnya pihak farmasi memberikan pelatihan kepada staf puskesmas dalam menjalankan program tersebut agar pihak puskesmas dapat melakukan pencatatan berbasis komputer.
c. Prosedur Pelaksanaan sistem akuntansi persediaan obat
Penelitian kali ini akan membahas tentang bagaimana prosedur pelaksanaan sistem akuntansi persediaan obat yang ada di puskesmas bantimala, Pelaksanaan sistem akuntansi persediaan obat menggunakan sistem frist in frist out (fifo) pertama masuk pertama keluar dan frist expired first out (fefo) penyimpanan obat berdasarkan obat yang memiliki tanggal kadaluwarsa lebih cepat maka dikeluarkan lebih dulu yang di mana obat dan barang habis pakai dari instalasi farmasi kabupaten pangkep yang masuk ke puskesmas dan petugas farmasi memeriksa barang yang masuk dan setelah petugas farmasi memeriksa barang kemudian dicatat di buku dan kartu stok gudang, serta di input dikomputer jumlah obat yang masuk dan obat yang lebih dulu kadaluwarsa ditandai dengan warna merah dan pengeluaran harian juga di input di komputer.
Gambar 2.4
Flowchart Pengadaan Obat
BagianGudang IFK B.Farmasi Pemasok/PBF Bendahara PKM
Mulai Membu at SOP SOP Menyesuaikan Dana-dananya Surat Harga Obat Menyetuju i Memesan Obat di PBF Obat sampai disertai
surat penerimaan
barang Faktur
Berita acara penerimaan
a. Bagian Gudang
Fungsi bagian gudang yaitu membuat surat order pesanan dan juga setelah bagian gudang memeriksa barang apakah sudah lengkap maka ditulis diberita acara penerimaan barang, setelah semua obat yang dipesan sudah diterima maka terbitlah faktur dari PBF.
b. Instalasi Farmasi Kabupaten
IFK ini menerima SOP dari Pkm yang berguna untuk menyesuaikan dana dana yang dibutuhkan sehingga setelah sesuai maka IFK akan menyerahkan harga obat tersebut kepada bagian farmasi puskesmas dan IFK ini juga akan memesan obat ke PBF ketika sudah mendapatkan persetujuan dari bendahara puskesmas.
c. Farmasi Puskesmas
Bagian farmasi puskesmas juga merupakan sekaligus apotek di puskesmas yang bertujuan untuk memberikan obat kepada pasien serta menerima surat harga obat yang berasal dari IFK yang kemudian pihak farmasi puskesmas yang akan memberikan surat harga obat tersebut kepada bendahara puskesmas.
d. Pemasok/PBF
Pemasok menerima surat order pesanan dari puskesmas melalui IFK dan apabila barang sudah sesuai maka di cocokkan dengan penerimaan barang, dan apabila barang yang telah dipesan sudah diterima keseluruhan oleh puskesmas maka pemasok akan menerbitkan Faktur. e. Bendahara
Surat harga obat yang diperoleh dari IFK melalui perantara farmasi puskesmas yang kemudian nantinya bagian bendahara menyetujui surat
harga obat tersebut agar IFK dapat melakukan pemesanan kepada Pemasok.
b. Prosedur Pengeluaran Obat
Adapun prosedur pengeluaran obat yang ada di puskesmas bantimala yaitu sebagai berikut :
Gambar 2.5
Flowchart Pengeluaran Obat
Puskesmas Apotek/Gudang Obat
Laporan pemakaian laporan permintaan obat (LPLPO) yang berasal dari semua unit puskesmas yang kemudian diperlihatkan kepada petugas Gudang obat puskesmas untuk menyiapkan obat yang diminta dari setiap unit puskesmas yang dilihat berdasarkan pemakaian dan total pasien dari semua unit puskesmas dan dari puskesmas itu sendiri, kemudian pihak puskesmas
Mulai Diberikan kepetugas kesehatan yang bertanggung jawab Membuat LPLPO Memberi obat sesuai Resep
Kartu Stok pengeluaran, buku pengeluaran obat Menyiapkan obat
berdasarkan pemakaian/total pasien
mencatat pengeluaran dikartu stok pengeluaran dan buku pengeluaran obat serta obat yang sudah dicatat tersebut kemudian diberikan kepada petugas kesehatan yang bertanggung jawab disetiap unit/jaringan Puskesmas. Di puskesmas bantimala masih dilakukan pencatatan manual sebagaimana yang dikatakan oleh Hartini Hamsar, A.Md. Farm :
"kami masih melakukan pencatatan manual meskipun disini sudah tersedia sarana yang memadai, tapi kita ini belum taupaki menggunakan system pencatatan berbasis aplikasi itu dan jaringan internetnya juga kadang hilang makanya kita ini pencatatan manual saja, karena takutnya nanti kalau pakeki pencatatan komputer tiba-tiba tanpa sengaja kita ini salah pencet atau tiba tiba jaringannya error sehingga menyebabkan data-datanya hilang.”
Berdasarkan apa yang dikatakan oleh informan bahwa mereka masih menggunakan system pencatatan manual karena mereka belum mahir dalam menggunakan pencatatan berbasis aplikasi dan juga jaringannya tidak terlalu sehingga sekiranya pihak Farmasi Kabupaten memberikan pelatihan kepada pihak puskesmas agar bagian farmasi berbasis komputerisasi sehingga dapat mendukung dalam menjalankan sistem agar dapat efektif dan efisien.
c. Prosedur Permintaan Obat
Gambar 2.6
Flowchart Permintaan Obat
Bagian Gudang Bagian Farmasi Bendahara IFK
Mulai LPLPO RKO • Jumlah Kunjungan • Pemakaian Obat PKM Menyetujui Memesan obat Memesan Obat di PBF Obat Datang Obat masuk ke Gudang
Permintaan obat ini alurnya hampir sama dengan alur pengadaan Obat hanya saja ada beberapa alur yang berbeda :
a. Bagian Gudang
Dalam permintaan obat bagian Gudang membuat LPLPO yang semua jumlah pemakaian dari unit puskesmas maupun dari puskesmas itu sendiri yang kemudian di rekap dalam LPLPO.
b. Farmasi Puskesmas
Bagian farmasi puskesmas membuat rencana kebutuhan obat (RKO) berdasarkan dari LPLPO yang berasal dari bagian gudang serta melihat juga berapa jumlah kunjungan pasien dan berapa pemakaian obat di puskesmas itu sendiri
c. Bendahara
Bendahara Menyetujui RKO yang dibuat oleh Farmasi Puskesmas, yang di mana setelah bendahara menyetujui maka diserahkan kembali kebagian gudang untuk melakukan pemesanan Obat.
d. Instalasi Farmasi Kabupaten
IFK menerima surat pesanan barang dari bagian gudang puskesmas dan setelah diterima IFK memesan barang ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) sesuai dengan pesanan puskesmas, setelah obat datang maka Ifk mengirimnya ke gudang puskesmas.
Berdasarkan alur permintaan Obat di puskesmas Bantimala jika dilihat dari efesien waktunya belum efesien karena segala pencatatan yang dilakukan menggunakan pencatatan manual sehingga untuk membuat LPLPO harus mengumpulkan semua LPLPO yang bersal dari unit puskesmas seperti dari Pustu, Pos kesdes, posyandu dan unit kesehatan
lainnya sehingga itu dapat memakan waktu yang lama dan juga jarak puskesmas dengan jaringan kesahatan puskesmas lainnya cukup jauh sehingga pengumpulan LPLPO tidak dapat dikumpulkan secara bersamaan jadi bagian gudang harus menunggu semua laporan dari jaringan puskesmas yang kemudian dibuatkan LPLPO.
d. Prosedur Mengetahui ketersediaan Obat
Untuk mengetahui ketersediaan obat pada puskesmas bantimala memerlukan beberapa langkah yaitu sebagai berikut:
a. Mengecek di kartu stok gudang atau apotek
Mengecek dikartu stok gudang atau apotek perlu dilakukan untuk mengetahui ketersediaan obat dan sisa obar yang ada di apotek maupun yang ada di gudang yang kemudian setelah diketahui maka digabungkan untuk mengetahui berapa jumlah/sisa obat yang ada di apotek dan yang ada di gudang.
b. Laporan Ketersediaan Obat (LKO)
Melalui LKO ini pihak puskesmas maupun IFK dapat memastikan bahwa ketersediaan obat di puskesmas tersedia cukup di Fasilitas kesehatan.
Ketersediaan obat di puskesmas merupakan salah satu yang menjadi peran penting dalam proses kelangsungan penyembuhan pasien, namun pengecekan yang dilakukan di puskesmas bantimala ini masih menggunakan pengecekan manual sehingga itu kurang efisien. Karena pada proses untuk mengetahui jumlah stok obat yang tersedia kadang akan mengalami kesulitan jika dalam melakukan pengecekan harus secara manual yang menggunakan berkas fisik. Apabila dilihat dari sisi efisiensi
kerja, tentu saja hal ini membuat operasional kerja terkesan kurang handal dan tentu memiliki banyak risiko, karena bisa saja berkas-berkas ini mudah rusak dan jika rusak tidak terdapat data cadangan. sehingga ketika ingin mengetahui obat apa saja yang banyak digunakan setiap tahunnya mereka harus mengecek di buku catatan pengeluaran obat, sebagaimana yang dikatakan oleh Andi Inasthiyyah Haris, A.Md. Farm :
“disini kalau kita mau pesan obat ke IFK kita harus terlebih dahulu melihat dibuku pencatatan ketersediaan obat dan pengeluaran obat untuk menghindari kekurangan obat yang akan dipesan, seandainya tau maki gunakan aplikasi pencatatan berbasis komputer mungkin akan lebih cepat ditau berapa jumlah pemakaian setiap bulan maupun setiap tahunnya”
Berdasarkan dengan apa yang dikatakan oleh informan di puskesmas bantimala untuk pelaksanaan system informasi akuntansi persediaan obat belumlah efektif maupun efisien karena mereka belum menggunakan system berbasis komputer sehingga mereka harus menggunakan pencatatan manual sebagaimana yang kita ketahui bahwa pencatatan manual memiliki beberapa resiko yang sewaktu waktu bisa terjadi, untuk keamanan catatan persediaan obat belum biasa dikatakan efektif karena masih memiliki risiko buku yang berisikan catatan-catatan persediaan obat dimakan rayap ataukah basah, dan untuk mengetahui berapa jumlah ketersediaan obatnya, berapa pengeluarannya, berapa jumlah pasiennya, dan obat apa yang paling banyak digunakan dalam setahun itu memerlukan sedikit waktu untuk mencari satu perstu di buku catatan persediaan tersebut.
Adapun SOP yang terdapat di puskesmas bantimala yaitu SOP pengelolaan obat, pemesanan obat, peresepan obat.
: : : : 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur a. Alat
1) Komputer 4) Rak Obat
2) Printer 5) Lemari Es
3) Lemari Narkotika & Psikotropika 6) Wadah Penyimpanan Obat b. Bahan
1) ATK 4) Blangko Resep
2) Blangko Amprah 5) Kartu stok
3) Blangko LPLPO 6. Langkah a. b. c. d. e. f. g. h.
PUSKESM AS drg. Nasrul S. Lompi
PENGELOLAAN OBAT
SOP
No. Dokumen 0835/SOP/PKM-BM/I/2016 Tanggal Revisi
Tanggal Terbit 05 Januari 2016
Halaman 1/2
BANTIM ALA NIP. 196405102006041009
Membuat perencanaan kebutuhan puskesmas (dalam kurun waktu satu tahun) Mengajukan permintaan kebutuhan sesuai perencanaan ke Instalasi
Farmasi Kabupaten setiap akhir bulan
Melakukan Penerimaan Obat dan BMHP setiap bulan
Pengelolaan Obat merupakan salah satu kegiatan pelayanan kefarmasian yang dimulai dari perencanaan, permintaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, pencatatan, pelaporan serta pemantauan dan evaluasi.
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melakukan pemesanan guna memenuhi kebutuhan puskesmas
SK Kepala Puskesmas Bantimala No. 0818/SK PKM-BM/I/216 tentang pengelolaan obat Standar Pelayanan Kefarmasian Di Puskesmas (PMK 30 Tahun 2014),
Membuat pencatatan, pelaporan dan pengarsipan
Melakukan pemantauan dan evaluasi pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
Melakukan penyimpanan Obat dan BMHP sesuai dengan aturan dan persyaratan yang ditentukan
Melakukan pendistribusian ke setiap unit layanan dan jaringan puskesmas sesuai kebutuhan/permintaan dalam LPLPO masing-masing unit
Melakukan pengendalian persediaan, kebutuhan, kehilangan, kerusakan dan kadaluarsa obat
7. Bagan Alir 9. a. b. c. d. e. 10 a. LPLPO b. Kartu Stok Dokumen Terkait Kepala Puskesmas Unit Layanan Jaringan Puskesmas Dinas Kesehatan
Instalasi Farmasi Kabupaten Unit terkait
Perencanaan Kebutuhan Permintaan obat/BMHP Penerimaan Selesai Evaluasi Penyimpanan Pendistribusian Pengendalian Pendokumentasian
: : : : 1 Pengertian 2 Tujuan 3 Kebijakan 4 Referensi 5 Prosedur a. Alat -b. Bahan 1) ATK 2) Blangko LPLPO 6 a. b. c. d. 7 Bagan Alir 8 a. 9 a. b. c. Kepala Puskesmas 10 a. LPLPO PEM ESANAN SOP
No. Dokumen
0834/SOP/PKM-BM/I/2016
Tanggal Revisi
Tanggal Terbit 05/01/2016 Halaman 1/1
PUSKESM AS
Petugas membuat permintaan obat melalui LPLPO
drg. Nasrul S Lompi
Pemesanan adalah suatu kegiatan mengajukan
pesanan/permintaan obat, alkes dan BMHP ke Instalasi farmasi sesuai dengan kebutuhan
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melakukan pemesanan guna memenuhi kebutuhan obat puskesmas
Standar Pelayanan Kefarmasian Di Puskesmas (PMK 30 Tahun 2014),
Langkah
BANTIM ALA NIP. 196405102006041009
Kepala Puskesmas menandatangani LPLPO
Petugas mengirimkan LPLPO ke Instalasi Farmasi Kabupaten SK Kepala Puskesmas Bantimala No. /SOP/PKM-BM/I/2016 tentang peresepan, pemesanan dan pengelolaan obat
Dokumen Terkait Hal-hal yang perlu diperhatik an LPLPO Unit Terkait Dinas Kesehatan
Instalasi Farmasi Kabupaten
Jika obat yang dibutuhkan dipuskesmas tidak terdapat di Instalasi Farmasi Kabupaten,maka pemesanan dapat dilakukan langsung kepada distributor obat resmi sesuai dengan peraturan yang tercantum dalam e-catalog dan Fornas
Buat Permintaan LPLPO
Kepala Puskesmas menandatangani Laporan dikirim ke
: : : : 1 Pengertian 2 Tujuan 3 Kebijakan 4 Referensi 5 Prosedur a. Alat -b. Bahan 1) ATK 2) Blangko Resep 6 a. b. c.
1. Nama, Umur, Jenis Kelamin, alamat dan berat badan
d. e. 7 Bagan Alir 8 a. 9 a. b. 10 a. Rekam medis
b. Hasil pemeriksaan laboratorium Tanggal Terbit 05/01/2016 Halaman 1/2 0833/SOP/PKM-BM/I/2016 Hal-hal yang perlu diperhatikan
Hasil pemeriksaan penunjang (laboratorium)
Dokumen Terkait
Unit Terkait Dokter/Penulis Resep Laboratorium
Langkah-langkah
Petugas farmasi memberi nomor urut pada resep
Petugas farmasi melakukan skrining/pengkajian resep
2. Nama dokter/Pemeriksa 3. Tanggal Resep
Petugas farmasi menerima resep obat yang diberikan oleh pasien
4. Ketersediaan Obat 5. Dosis dan Jumlah Obat 6. Cara Penggunaan
Pencatatan Pengeluaran Obat
Penyerahan obat dan penjelasan penggunaan obat kepada pasien
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2014 tentang standar pelayanan kefarmasian di Puskesmas
PUSKESMAS BANTIMALA
PERESEPAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk peresepan guna memenuhi kebutuhan pasien
drg. Nasrul S. Lompi
NIP. 196405102006041009
Peresepan adalah Proses pengambilan keputusan secara tertulis oleh dokter berupa terapi obat yang diterima pasien dan diserahkan kepada Apoteker atau asisten apoteker
SK Kepala Puskesmas Bantimala No. 0818/SK/PKM-BM/I/216 tentang peresepan
SOP
No. Dokumen Tanggal Revisi
Pemeriksaan Resep penomoran
Skrining Resep
Penyerahan dan