KABUPATEN PANGKEP
SKRIPSI
Oleh
SULFITRAWATI
NIM 105731122016
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
MAKASSAR
ii
HALAMAN JUDUL
TINJAUAN SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI
PERSEDIAAN OBAT-OBATAN PADA PUSKESMAS
BANTIMALA KECAMATAN TONDONG TALLASA
KABUPATEN PANGKEP
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Tugas Akhir untuk Memenuhi Persyaratan Guna
Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu Akuntansi
Oleh
SULFITRAWATI
NIM 105731122016
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
MAKASSAR
iii
PERSEMBAHAN
Karya ilmiah ini kupersembahkan kepada kedua orang tuaku tercinta Firman dan Sukmawati yang tidak pernah lelah dalam membesarkan saya hingga saat ini, yang tidak pernah sama sekali mengeluh dalam menyekolahkan saya hingga ke jenjang perguruan tinggi dan juga selalu memberikan semangat kepada penulis, serta saya ucapkan terima kasih juga kepada adik-adik saya Hardiana dan Afnan AlFarizi karena sudah menjadi penyemangat untuk penulis, dan terima kasih juga karena selalu mempercayai penulis hingga penulis selalu berusaha untuk menjaga kepercayaan itu. Karya ilmiah ini juga kupersembahkan kepada Bapak Dr. Muh. Rum, SE.,M.Si selaku pembimbing I dan kepada Bapak Faidul Adzim, SE.,M.Si selaku pembimbing II yang tidak kenal lelah untuk membimbing dan mengarahkan penulis sampai karya ilmiah ini selesai.
MOTTO HIDUP
Ingatlah Allah saat hidup tak sejalan dengan harapan Allah pasti punya jalan yang terbaik untukmu
Jalan. Sultan Alauddin No.259 Telp. 0411-866972 HP. 085230309264 Fax. 0411-865588 Makassar 90221 Gedung Iqra Lantai 7 Kampus Talasalapang Makassar - Sulawesi Selatan
iv
LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI
Judul Penelitian
:“Tinjauan Sistem dan Prosedur Akuntansi
Persediaan Obat-Obatan Pada Puskesmas
Bantimala
Kecamatan
Tondong
Tallasa
Kabupaten Pangkep”
Nama Mahasiswa : SULFITRAWATI
No. Stambuk/ NIM : 105731122016
Program Studi : Akuntansi
Fakultas
: Ekonomi dan Bisnis
Perguruan Tinggi : Universitas Muhammadiyah Makassar
Telah diujiankan serta dipertahankan di hadapan penguji pada Ujian
Skripsi yang dilaksanakan pada tanggal 16 Januari 2021 di Fakultas
Ekonomi dan Bisnis di Ruangan IQ 7.1 Gedung Iqra Unismuh
Makassar
Makassar, 16 Januari 2021 Menyetujui
Pembimbing I Pembimbing II
Dr. Muh. Rum, SE.,M.Si Faidul Adzim, SE.,M.Si
NIDN 0020096301 NIDN 0921018002
Tanggal : Tanggal :
Mengetahui
Ketua Program Studi Akuntansi
Dr. Ismail Badollahi, SE.,M.Si.Ak.CA.CSP NBM. 1073428
Jalan. Sultan Alauddin No.259 Telp. 0411-866972 HP. 085230309264 Fax. 0411-865588 Makassar 90221 Gedung Iqra Lantai 7 Kampus Talasalapang Makassar - Sulawesi Selatan
v
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Skripsi atas Nama Sulfitrawati, NIM 105731122016, diterima dan disahkan oleh Panitia Ujian Skripsi berdasarkan Surat Keputusan Rektorat Universitas Muhammadiyah Makassar Nomor:001/1442H/2021 M, Pada tanggal 3 Jumadil Akhir 1442 H/ 16 januari 2021 M, sebagai salah satu syarat guna memperoleh gelar Sarjana Akuntansi pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
3 Jumadil Akhir 1442 H Makassar,
16 Januari 2021 M PANITIA UJIAN
1. Pengawas Umum : Prof. Dr. H. Ambo Asse, M.Ag (………....)
(Rektor Unismuh Makassar)
2. Ketua : Ismail Rasulong, SE., MM (………....) (Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisinis)
3. Sekretaris : Dr. Agus Salim HR, SE., MM (………....)
(WD I Fakultas Ekonomi dan Bisnis)
4. Penguji : 1. Abd Salam, SE., M.Si. Ak. CA. CSP (………....)
2. Hj. Naidah, SE., M.Si (………....)
3. Faidul Adzim SE., M.Si (………....)
Jalan. Sultan Alauddin No.259 Telp. 0411-866972 HP. 085230309264 Fax. 0411-865588 Makassar 90221 Gedung Iqra Lantai 7 Kampus Talasalapang Makassar - Sulawesi Selatan
vi
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI
Saya yang bertandatangan dibawah ini :Nama : Sulfitrawati Stambuk : 105731122016 Jurusan : Akuntansi
Judul :“Tinjaun Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-obatan Pada Puskesmas Bantimala Kecamatan Tondong Tallasa Kabupaten Pangkep”
Dengan ini menyatakan bahwa
:
Skripsi yang saya ajukan di depan Tim Penguji adalah ASLI hasil karya sendiri, bukan hasil jiplakan dan tidak dibuat oleh siapapun
.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan saya bersedia menerima sanksi apabila pernyataan ini tidak benar.
Makassar, 16 Januari 2021 Yang Membuat Pernyataan
Sulfitrawati NIM. 105731122016
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Ketua Program Studi Akuntansi
Ismail Rasulong, SE., MM Dr. Ismail Badollahi, SE., M.Si.Ak.CA.CSP
vii
ABSTRAK
SULFITRAWATI, Tahun 2020, Tinjauan sistem dan prosedur Akuntansi Persediaan Obat-Obatan Pada Puskesmas Bantimala Kecamatan Tondong Tallasa Kabupaten Pangkep, Skripsi Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar. Dibimbing Muh. Rum dan Faidul Adzim.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan di puskesmas bantimala kecamatan Tondong Tallasa apakah sudah efektif dan efisien.
Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian kualitatif. Data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data primer yang diperoleh langsung dari pihak perusahaan seperti data hasil wawancara, dokumentasi mengenai persediaan obat. Sedangkan data sekunder diperoleh dari buku, jurnal, internet dan media lain yang mendukung penelitian ini, peneliti ini mengambil objek penelitian di puskesmas bantimala.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem dan prosedur akuntansi yang diterapkan belumlah efektif dan efisien hal ini terjadi karena pencatatan yang digunakan masih pencatatan manual sehingga data data persediaan obat yang bersifat fisik mempunyai resiko kerusakan data sangat besar, pencatatan manual masih dilakukan karena pengawai puskesmas belum mahir menggunakan pencatatan berbasis komputer dan juga dan juga terkendala oleh jaringan internet yang sulit untuk diakses.
viii
ABSTRACT
SULFITRAWATI, 2020, Review of accounting systems and procedures for drug supplies at Bantimala Community Health Center, Tondong Tallasa District, Pangkep Regency, Thesis, Accounting Study Program, Faculty of Economics and Business, Muhammadiyah University of Makassar. Supervised by Muh. Rum and Faidul Adzim.
This study aims to determine whether the accounting system and procedures for drug supplies in the Bantimala Community Health Center, Tondong Tallasa District are effective and efficient.
This type of research is a type of qualitative research. The data used in this study are primary data obtained directly from the company such as interview data, documentation regarding drug supplies. While secondary data obtained from books, journals, internet and other media that support this research, this researcher took the object of research at the Bantimala Community Health Center.
The results showed that the accounting systems and procedures applied were not yet effective and efficient. This happened because the records used were still manual recording so that the physical drug inventory data had a very large risk of data damage, manual recording was still carried out because the puskesmas officers were not proficient in using recording computer-based and also constrained by the internet network which is difficult to access.
ix
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan atas ke hadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah yang tiada henti diberikan kepada hamba-nya. Shalawat serta salam tak lupa penulis kirimkan kepada Rasulullah Muhammad SAW beserta pada sahabat, keluarga, dan para pengikutnya. Merupakan nikmat yang tiada ternilai manakala dalam penulisan skripsi yang berjudul ”Tinjauan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-Obatan Pada Puskesmas Bantimala Kecamatan Tondong Tallasa Kabupaten Pangkep”
Skripsi yang penulis buat ini bertujuan untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan program sarjana strata satu (S1) pada jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
Teristimewa penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada kedua orang tua penulis Bapak Firman dan Ibu Sukmawati yang senantiasa memberi Harapan, semangat, perhatian, cinta, kasih sayang dan do’a restu yang telah
diberikan demi keberhasilan penulis dalam menuntut ilmu dan proses penyelesaian ini. Semoga apa yang telah diberikan kepada penulis menjadi Ibadah dan cahaya penerang di dunia dan di akhirat.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak akan terwujud tanpa ada dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Begitu pula penghargaan yang setinggi-tingginya dan terima kasih banyak saya sampaikan dengan hormat kepada;
1. Bapak Prof. Dr. H. Ambo Asse., M. Ag, selaku Rektor Universitas Muhammadiyah Makassar.
2. Bapak Ismail Rasulong, SE., M.M, , Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
x
3. Bapak Dr. Ismail Badollahi, SE.,M.Si., AK.CA.CSP, Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
4. BapakDr. Muh. Rum, SE., M.Si, selaku pembimbing 1 yang senantiasa meluangkan waktunya membimbing dan mengarahkan penulis, sehingga skripsi selesai dengan baik.
5. Bapak Faidul Adzim, SE.,M.Si, Selaku Pembimbing II yang telah berkenan membantu dalam penyusunan Skripsi Hingga Ujian skripsi. 6. Bapak/Ibu Dosen dan Asisten Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Muhammadiyah Makassar yang tak kenal lelah dan banyak menuangkan ilmunya kepada penulis selama mengikuti proses perkuliahan hingga akhir.
7. Segenap Staf dan Karyawan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
8. Rekan-rekan Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Akuntansi angkatan 2016 Terkhusus Kelas AK.16.F yang selalu saling membantu dan Belajar bersama, yang tidak sedikit bantuannya dan dorongannya dalam aktivitas studi penulis.
9. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang telah menyalurkan Ilmunya secara Ikhlas serta mendidik Penulis.
10. Kedua Orang Tuaku yang saya Cintai Karena Allah SWT. Terima Kasih atas pengorbanan materi, Do’a dan dukungan moral yang kalian berikan
xi
11. Sahabat-sahabat tercinta yang selalu menemani dan memberikan semangat serta mengajarkan makna persaudaraan yang terjalin hingga penyelesaian skripsi ini.
12. Saudara-saudara tak sedarah yang tergabung dalam PC IMM Kab. Pangkep, IMM FEB, yang telah banyak mengajarkan kepemimpinan di dalam kampus dan diluar kampus serta banyak memberikan motivasi sehingga bisa menyelesaikan studi ini.
Dalam penyusunan skripsi ini , penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan sebagai manusia yang tidak luput dari kesalahan . oleh karenanya, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya masukan dapat membangun demi kesempurnaan skripsi ini.
Akhirnya penulis berharap, apabila terdapat kesalahan dan kata-kata yang kurang berkenan dalam penulisan skripsi ini mohon dimaafkan dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Billahi Fisabililhaq Fastabhiqul Khaerat, wassalamualaikum Wr.Wb
Makassar, 1 November 2020
Penulis
Sulfitrawati
xii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAM PENGESAHAN ... v
HALAM PERNYATAAN ... vi
ABSTRAK BAHASA INDONESIA ... vii
ABSTRACT ... viii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7
A. Sistem informasi Akuntansi ... 7
1. Pengertian Sistem ... 7
2. Pengertian Sistem Akuntansi ... 8
3. Pengertian Informasi ... 8
4. Pengertian akuntansi ... 9
xiii
6. Komponen Sistem Informasi Akuntansi ... 10
7. Bagan Alir (Flowchart) ... 12
B. Definisi dan Karakteristik Persediaan ... 14
1. Karakteristik persediaan ... 14
2. Tujuan persediaan ... 15
3. Jenis-jenis persediaan ... 15
4. Sistem Informasi Persediaan Obat Obatan ... 16
5. Sistem Akuntansi persediaan ... 17
6. Sistem pencatatan persediaan ... 17
C. Pengendalian Intern ... 17
D. Pengertian dan Karakteristik Efektif dan Efisien ... 18
E. Penelitian Terdahulu ... 18
F. Kerangka Pikir ... 20
BAB III METODE PENELITIAN ... 22
A. Jenis Penelitian ... 22
B. Lokasi Penelitian dan waktu Penelitian ... 22
C. Teknik Pengumpulan Data ... 22
D. Jenis Sumber Data ... 23
E. Instrumen Penelitian ... 23
F. Unit Analisis ... 24
G. Teknik Analisis Data ... 24
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 25
A. Gambaran Objek Penelitian ... 25
xiv C. Pembahasan ... 48 BAB V KESIMPULAN ... 51 A. Kesimpulan ... 51 B. Saran ... 51 DAFTAR PUSTAKA ... 53 LAMPIRAN ... 55
xv
DAFTAR TABEL
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Flowchart Pengadaan ObatGambar 2.2 Kerangka Pikir
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Gambar 2.4 flowchart pengadaan obat Gambar 2.5 Flowchart Pengeluaran Obat Gambar 2.6 Flowchart permintaan obat Gambar 2.7 Flowchart persediaan Obat
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Hasil wawancaraSurat Balasan penelitian Hasil Test Plagiat
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Persediaan obat yang terdapat dirumah sakit dan klinik jumlah dan jenisnya sangat banyak dengan tanggal kedaluwarsa yang berbeda beda. Jumlah persediaan obat yang terlalu banyak dan tidak dikelolah dengan baik tentu memiliki risiko sehingga dapat merugikan rumah sakit dan Klinik (Pamungkas dan Nurhasanah, 2016). Puskesmas juga memiliki peran penting sebagai instansi di bidang pelayanan yang dianggap sebagai pusat pelayanan masyarakat yang mudah dijangkau dan juga merupakan sarana pelayanan kesehatan yang sangat penting di indonesia karena puskesmas merupakan unit yang strategis dalam terwujudnya pelayanan kesehatan masyarakat menuju peningkatan kesehatan yang optimal.
Permasalahan yang terjadi pada puskesmas adalah proses perencanaan persediaan obat yang dilakukan diketahui masih sering terjadi beberapa permasalahan dalam proses pencatatan pada bagian gudang serta penerimaan obat dan pengambilan obat untuk pasien karena pada proses pencatatan obat masalah yang masih sering ditemui adalah pencatatan yang masih belum lengkap. Dan tidak semua kegiatan pengeluaran dan penerimaan obat dilakukan pencatatan. Hal tersebut menimbulkan ketidak sesuaian informasi stok obat yang tertulis dengan stok obat yang sebenarnya. Pada proses penerimaan obat, masalah yang terjadi adalah tidak jelasnya aliran penerimaan obat. Obat yang datang dari Supplier dapat langsung diterima oleh gudang farmasi rawat inap dan gudang farmasi rawat jalan tanpa masuk ke gudang farmasi pusat terlebih
dahulu. Hal ini mempersulit manajemen dalam melakukan pengendalian persediaan, masalah lain yang di temui adalah proses pengambilan obat untuk pasien masalah yang terjadi yaitu pengambilan dilakukan oleh beberapa orang. Hal tersebut berakibat pada tidak terkendalinya jumlah obat yang keluar. Permasalahan yang terjadi pada proses pemesanan obat yaitu pemesanan yang dilakukan oleh pemilik dan pegawai gudang farmasi dengan jumlah sesuai perkiraan masing-masing akibatnya jumlah obat yang dipesan tidak akurat.
Sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik haruslah dimiliki setiap rumah sakit maupun Puskesmas untuk memberikan informasi kepada pengguna informasi dalam mengambil keputusan baik itu keputusan untuk pengadaan obat maupun yang lainnya sehingga dapat mengurangi risiko kerugian, Rahmawati et al. (2016). Namun, ada saja rumah sakit maupun klinik yang belum menerapkan sistem informasi dengan baik hal itu dibuktikan dengan masih adanya perangkapan jabatan (Riskiwati dan Widyawati,2014). Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen, informasi tersebut dapat diperoleh dari suatu sistem informasi (information system). Menurut John F. Nash dan Martin B. Robert dalam Jogiyanto (2001) sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang di tujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi tertentu, memberikan sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pembuatan keputusan.
Adanya sistem informasi akuntansi yang dapat membantu dalam menyediakan informasi yang akurat, detail, relevan dan tepat waktu saat dibutuhkan dan memperbaiki kualitas perusahaan apabila telah diterapkan
dengan baik. (Romney dan Steinbart,2004,10). Dari hasil observasi lebih lanjut tentang pengelolaan obat di Puskesmas Bantimala, kelebihan dan kekosongan obat diketahui karena perusahaan belum mampu mengendalikan dan merencanakan persediaan obatnya pada awalnya. Dari proses pengendalian dan perencanaan persediaan yang dilakukan, diketahui masih terdapat beberapa permasalahan yang terjadi pada proses pencatatan di semua gudang farmasi, proses penerimaan obat, proses pengambilan obat untuk pasien dan proses pemesanan obat. Pada proses pencatatan digudang farmasi, masalah yang ditemui yaitu pencatatan yang kadang tidak lengkap. Tidak semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran obat dilakukan pencatatan. Hal tersebut menimbulkan ketidaksesuaian informasi stok obat yang tertulis dengan stok obat sebenarnya. Pada proses penerimaan obat, masalah yang terjadi adalah tidak jelasnya aliran penerimaan obat yang datang dari supplier dapat langsung diterima oleh gudang farmasi rawat inap dan gudang farmasi rawat jalan tanpa masuk ke gudang farmasi pusat terlebih dahulu. Hal ini mempersulit perusahaan dalam melakukan pengendalian persediaan. Masalah lain yang ditemui adalah proses pengambilan obat untuk pasien, masalah yang terjadi yaitu pengambilan dilakukan oleh beberapa orang. Hal tersebut berakibat pada tidak terkendalinya jumlah obat yang keluar. Permasalahan yang terjadi pada proses pemesanan obat yaitu pemesanan dilakukan oleh pegawai gudang farmasi dengan jumlah sesuai dengan perkiraan masing-masing, akibatnya jumlah obat yang dipesan tidak akurat. Untuk mengatasi permasalahan diatas, maka perlu dilakukan perbaikan proses pengendalian dan perencanaan obat yang ditunjang dengan sistem informasi yang memadai.
Pengelolaan persediaan obat diperlukan karena jika dibandingkan dengan persediaan pada umumnya, obat memiliki beberapa kekhususan. Pertama, persediaan obat memiliki umur yang terbatas dan mudah rusak. Kedua, jumlah dan kapan obat tersebut dibutuhkan seringkali tidak bisa diramalkan karena tergantung pada banyak sedikitnya penyakit yang timbul yang dapat menyerang sewaktu-waktu tanpa bisa diduga sebelumnya. Dari sudut pandang medis, obat merupakan benda yang dapat digunakan untuk merawat penyakit, membebaskan gejala, atau memodifikasi proses kimia dalam tubuh. Sehingga dalam hal ini, obat sebagai sumber daya yang termasuk kedalam salah satu faktor pendukung kesembuhan pasien. Untuk itu, obat harus selalu tersedia di puskesmas maupun rumah sakit karena digunakan untuk memenuhi kebutuhan puskesmas maupun rumah sakit itu sendiri dan masyarakat umum. Persediaan obat-obatan merupakan salah satu faktor yang penting mempengaruhi kualitas pelayanan suatu rumah sakit. Tanpa adanya persediaan Rumah sakit maupun puskesmas akan di hadapkan pada risiko tidak dapat memenuhi kebutuhan para pengguna jasa rumah sakit maupun puskesmas. Mengingat tingginya tingkat kebutuhan akan barang farmasi dan medis di rumah sakit maupun puskesmas, terutama obat obatan dan mengingat transaksi penjualan obat merupakan sumber keuangan perusahaan paling utama, maka diperlukan keandalan sistem yang mampu mendukung kegiatan pengadaan, penggudangan dan pengeluaran obat-obatan.
Pentingnya pengadaan obat-obatan di puskesmas bantimala karena dengan adanya obat-obatan yang tersedia maka dapat memudahkan pasien agar cepat sembuh, apa lagi pasien yang dalam keadaan darurat sangat membutuhkan obat. Keberadaan Puskesmas Bantimala sangat diperlukan untuk
memudahkan masyarakat dalam berobat dan pasien yang sedang sakit bisa mendapatkan pertolongan dengan cepat. Namun pada puskesmas bantimala masih memiliki masalah dalam pencatatan data yang berasal dari pelayanan luar gedung seperti puskesmas pembantu dan juga puskesmas keliling karena masih melakukan pencatatan dengan cara manual yang dibantu dengan buku register. Dengan cara manual inilah yang menyebabkan kendala dalam waktu pemasukan data dalam aplikasi oleh pihak instalasi farmasi kabupaten.
Berdasarkan urain diatas dan melihat betapa pentingnya sistem dan prosedur akuntansi dalam suatu perusahaan, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai, ”Tinjauan Sistem dan Prosedur Akuntansi
Persediaan Obat Obatan Pada Puskesmas Bantimala Kecamatan Tondong Tallasa Kabupaten Pangkep”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, adapun masalah yang dikaji dalam penelitian ini sebagai berikut: Apakah sistem dan prosedur akuntansi persediaan yang diterapkan pada puskesmas bantimala sudah efektif dan efisien?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah penulis ingin mengetahui ke efektifan dan keefisienan sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan yang diterapkan pada puskesmas bantimala.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini di harapkan dapat memberikan manfaat bagi pihak Puskesmas Bantimala dan mahasiswa serta pembaca lainnya, manfaat penelitian ini terbagi atas dua yaitu :
1. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi pihak puskesmas sebagai bahan pertimbangan, perbaikan dan pengembangan. Selain itu manajemen dapat segera memperbaiki dan menyempurnakan praktik-praktik yang kurang sesuai dengan sistem persediaaan yang efektif dan efisien.
2. Manfaat Teoritis
Penelitian ini sebagai karya ilmiah, hasil penelitian ini diharapkan berguna untuk menambah pengetahuan dan dapat menjadi dasar referensi untuk penelitian selanjutnya.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2017). Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen yang mengumpulkan, menggolongkan, mengola, menganalisis, dan mengombinasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan pihak-pihak luar (seperti pemerintah, masyarakat, investor, dan kreditor) pihak-pihak dalam (terutama manajemen).
Informasi akuntansi dalam perusahaan adalah ibarat darah yang mengalir seluruh tubuh perusahaan tersebut. Informasi akuntansi merupakan bagian yang terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan manajemen. Informasi akuntansi yang tepat, akurat, dan cepat akan membuat perusahaan menjadi sehat dan berkembang pesat. Oleh karena itu sistem informasi akuntansi menjadi suatu masalah yang penting bagi setiap perusahaan. Untuk mengetahui lebih dalam sistem informasi akuntansi, terlebih dahulu kita harus tahu pengertian sistem informasi itu sendiri.
1. Sistem
Sistem berasal dari bahasa latin systema atau bahasa Yunani sustema yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi. Dan pengertian sistem dapat dilihat dari segi prosedur/kegiatan yaitu suatu
rangkaian prosedur/kegiatan yang dibuat untuk melaksanakan program perusahaan.
Pengertian sistem menurut Azhar Susanto (2013:22): Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Romney dan Steinbart (2015:3): Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih kecil.
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 3. Informasi
Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat dan merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang berguna dan berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Menurut Burch dan Strater (2010:9) dalam buku moekijat “Pengantar
Sistem Informasi Manajemen mengatakan bahwa: “Informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan”. Sedangkan definisi lain yang diberikan oleh Gordon B. Davis
satu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan keputusan yang sekarang atau keputusan keputusan yang akan datang.
4. Akuntansi
Secara umum akuntansi merupakan suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengubah data dari transaksi menjadi informasi keuangan. Proses akuntansi meliputi kegiatan mengidentifikasi, mencatat, dan menafsirkan mengomunikasikan peristiwa ekonomi dari sebuah organisasi kepada pemakai informasi (Samryn,2014). Menurut Niswonger, Fess dan Warren yang di terjemahkan oleh Marianus Sinaga (2011:37) yang menyatakan bahwa akuntansi adalah proses mengenali, mengukur, dan mengomunikasikan informasi ekonomi untuk memperoleh pertimbangan dan keputusan yang tepat oleh pemakai informasi yang bersangkutan.
5. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Diana dan Setiawati (2011:5) tujuan suatu sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Mengamankan harta/kekayaan disini meliputi kas perusahaan, persediaan barang dagangan, termasuk aset tetap perusahaan.
b. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan. c. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal
d. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi e. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan).
Data yang tersimpan dengan baik sangat memudahkan proses audit. Audit semacam ini berguna bagi perusahaan untuk evaluasi diri, serta
untuk menimbulkan kewaspadaan pada karyawan administrasi bahwa apa yang mereka kerjakan suatu saat akan diperiksa oleh pihak lain. 6. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Susanto (2008:16) komponen dalam sebuah informasi akuntansi yang terintegrasi dalam sebuah sistem yang bekerja secara harmonis dalam rangka menghasilkan informasi yang dapat diandalkan oleh para pemakai. Dalam konsep sistem informasi akuntansi yang harus di integrasikan adalah semua unsur dan sub unsur yang terkait dalam membentuk suatu sistem informasi akuntansi yang berkualitas.
Secara garis besar sistem informasi akuntansi terdiri dari delapan komponen yaitu (Krismiaji, 2015):
a. Tujuan
Setiap tujuan informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan.
b. Input
Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem. Sebagian besar input berupa data transaksi. Namun, dalam perkembangannya sebuah sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data dan menghasilkan informasi non keuangan. Oleh karena itu sebagian input adalah berupa non keuangan.
c. Output
Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem disebut output. Output dari sebuah sistem yang dimasukkan kembali ke dalam sistem sebagai input disebut umpan balik. Output dari sebuah sistem informasi akuntansi
biasanya berupa laporan keuangan dan laporan internal seperti daftar umur, anggaran, dan proyeksi arus kas.
d. Penyimpanan data
Data sering disimpan untuk dipakai lagi di masa yang akan datang. Data yang tersimpan ini harus diperbaharui (update) untuk menjaga ke terkinian data.
e. Proses
Data yang harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemrosesan, saat ini sebagai besar perusahaan mengolah datanya dengan menggunakan komputer, agar dapat dihasilkan informasi secara cepat dan akurat.
f. Instruksi dan prosedur
Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur rinci. Perangkat lunak (program) komputer dibuat untuk menginstruksikan komputer melakukan pengolahan data.
g. Pemakai
Orang yang berinteraksi dengan sistem menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem dengan pemakai. Dalam perusahaan, pengertian pemakai termasuk didalamnya adalah karyawan yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan karyawan yang mengelola dan mengendalikan sistem.
h. Pengamanan dan pengawasan
Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kesalahan, dan terlindungi dari akses secara tidak sah.
Untuk mencapai kualitas informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan pengawasan harus dibuat dan melekat pada sistem.
7. Bagan Alir (Flowchart)
Bagan alir (flowchart) merupakan teknik analisis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menggunakan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem (Krismiaji, 2015). Ada beberapa jenis-jenis bagan alir (flowchart) antara lain (Krismiaji, 2015):
a. Bagan alir dokumen
Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antara area pertanggungjawaban di dalam sebuah organisasi.
b. Bagan Alir
Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi
c. Bagan alir program
Bagan alir program menjelaskan urutan logika pemprosesan komputer dalam menjalankan sebuah program.
d. Bagan alir skematis
Bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, menggambarkan prosedur di dalam sistem.
e. Bagan Alir Proses
Bagan alir yang banyak digunakan pada teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
8. Bagan Alir Pengadaan Obat Bag. Gudang (Persediaan) Administrasi/ Karyawan Supplier Pemilik Tidak Ya Ya Tidak Ya Tidak Mulai Cek persediaan obat Stok ada Stok Barang Pesanan Barang Menentukan supplier dan jumlah pesanan Membuat surat pesanan Faktur Cek Pesanan Bara ng baik Transaksi Pembelian Membuat Laporan Surat pesanan Mengecek Pesanan Pesana n Ada ? Transaksi Pembelian Laporan Selesai
B. Definisi dan Karakteristik Persediaan
Menurut Nurmaliza (2009), persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang yang dalam pengerjaan/proses menunggu masa penggunaannya pada proses produksi. Perusahaan yang memiliki banyak persediaan dianggap kurang mampu dalam mengelola produksi dan penjualan. Perusahaan yang baik dalam mengelola persediaan adalah perusahaan yang tidak memiliki persediaan barang dagang. Namun jika dilihat dari kenyataan dalam sebuah perusahaan, persediaan merupakan aset yang penting untuk dipertahankan.
1. Karakteristik Persediaan
Persediaan merupakan aset yang sangat penting, pengelolaan persediaan akan sangat berdampak pada arus kas perusahaan. Hal ini disebabkan karena karakteristik yang melekat pada persediaan sebagai berikut:
a. Persediaan merupakan investasi yang sangat besar. Pada perusahaan pabrikasi, investasi ini dapat mencapai 30 persen dari asset. Semakin besar jumlah dan proporsi persediaan terhadap total asset, maka dampaknya pada arus kas pun bertambah besar.
b. Waktu yang diperlukan oleh suatu investasi dalam persediaan untuk kembali dalam bentuk dana kas dari hasil penjualan produk biasanya lama.
c. Persediaan merupakan bentuk aset yang mahal dan mengandung banyak risiko.
2. Tujuan Persediaan
Divisi yang berbeda dalam industri manufaktur akan memiliki tujuan pengendalian persediaan yang berbeda:
a. Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga menginginkan persediaan dalam jumlah yang banyak.
b. Produksi ingin beroperasi secara efisien. Hal ini mengimplikasikan order produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk mengurangi setup mesin). Di samping itu juga produk menginginkan persediaan bahan baku, setengah jadi atau komponen yang cukup sehingga proses produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan. c. Pembelian dalam rangka efisiensi, juga menginginkan persamaan
produksi yang besar dalam jumlah sedikit daripada pesanan yang kecil dalam jumlah yang banyak. Pembelian juga ingin ada persediaan sebagai pembatasan kenaikan harga dan kekurangan produk.
3. Jenis jenis persediaan a. Bahan Baku
Barang persediaan milik perusahaan yang akan diolah lagi melalui proses produksi, sehingga akan menjadi barang setengah jadi atau barang jadi sesuai dengan kegiatan perusahaan. Besarnya persediaan bahan baku dipengaruhi oleh perkiraan produksi.
b. Barang dalam Proses
Barang dalam proses merupakan barang yang masih memerlukan proses produksi untuk menjadi barang jadi, sehingga persediaan barang dalam proses sangat dipengaruhi oleh lamanya produksi, yaitu waktu yang
dibutuhkan sejak saat bahan baku masuk ke proses produksi sampai dengan saat penyelesaian barang jadi.
c. Barang Jadi
Adalah barang hasil proses produksi dalam bentuk final sehingga dapat segera dijual, pada persediaan ini besar kecilnya persediaan barang jadi sebenarnya merupakan masalah koordinasi produksi dan penjualan. 4. Sistem Informasi Persediaan Obat Obatan
Persediaan terbentuk dari adanya proses pembelian dan penjualan. Sistem Informasi Akuntansi pembelian dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan digudang. Persediaan merupakan harta yang sensitif terhadap kekunoan, penurunan harga pasar, pencurian, pemborosan, kerusakan, dan kelebihan biaya akibat salah urus. Oleh karena itu, perlu adanya suatu sistem informasi akuntansi perusahaan yang baik agar pengeluaran perusahaan dapat terlaksana secara efektif.
Sistem informasi persediaan ini tidak berdiri sendiri, tetapi saling berkaitan dengan sistem lainnya, yaitu antara lain sistem pembelian, sistem return pembayaran, sistem penjualan, sistem return penjualan, dan sistem lainnya. Kifly Hezron Lumeno (2005:2), berpendapat bahwa pada sebuah rumah sakit sistem informasi persediaan sangat dibutuhkan terutama dalam persediaan obat obatan, karena obat merupakan benda yang dapat digunakan untuk menyembuhkan penyakit, membebaskan gejala, atau memodifikasi proses kimia dalam tubuh. Sehingga dalam hal ini, obat sebagai sumber daya yang termasuk ke dalam salah satu faktor pendukung kesembuhan pasien.
5. Sistem Akuntansi Persediaan
Sistem informasi persediaan adalah sistem akuntansi persediaan yang berguna untuk mencatat semua persediaan yang ada di perusahaan. Menurut Mulyadi (2008 : 553) “Sistem akuntansi persediaan
bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem pembelian.
6. Sistem pencatatan Persediaan
Sistem pencatatan persediaan ada dua, yaitu perpetual dan metode periodik. Metode perpetual disebut juga metode buku, karena setiap jenis persediaan mempunyai kartu persediaan, sedangkan metode periodik disebut juga metode fisik. Dikatakan demikian karena pada akhir periode dihitung fisik barang untuk mengetahui persediaan akhir yang nantinya akan dibuat jurnal penyesuaian.
C. Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2014:163), pengendalian internal yaitu meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong di patuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Sujarweni (2015:69), pengendalian internal adalah suatu sistem yang dibuat untuk memberi jaminan keamanan bagi unsur-unsur yang ada dalam perusahaan.
D. Pengertian dan Karakteristik efektif dan efisien
Kata efektif berasal dari bahas inggris yaitu effective yang berarti berhasil atau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik. Disebut efektif apabila tercapai tujuan arau sasaran seperti yang telah ditentukan.efektif merupakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi agar pelaksanaan kegiatan yang dilakukan dalam organisasi tersebut dapat terealisasi sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga mencapai hasil yang baik. Sedangakan efisien adalah proses penghematan waktu.
Efektif adalah suatu usaha untuk mendapatkan tujuan, hasil dan target yang diharapkan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan baik personal maupun perusahaan, pekerjaan yang efektif biasanya berhubungan dengan perencanaan, jadwal dan eksekusi supaya bisa memberikan keputusan yang tepat. Pekerjaan dikatan efektif jika tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya telah berhasil, sehingga dalam hal ini efektif ukurannya hasil.
Efisien adalah suatu usaha mengharuskan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tidak menguras waktu, cepat dan memuaskan. Sehingga efisien berkaitan erat dengan ketepatan waktu yang mengharuskan seorang bekerja dengan maksimal tanpa harus mengeluarkan yang berlebihan.
E. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu ini menjadi salah satu acuan penulis dalam melakukan penelitian sehingga penulis dapat memperbanyak teori yang
digunakan dalam mengkaji penelitian yang dilakukan. Berikut beberapa jurnal yang terkait dengan penelitian yang dilakukan penulis.
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu No Penulis/ Tahun Judul Metode Penelitian Hasil Penelitian 1 Helmi Kurniawan, 2015 Perancangan Sistem Informasi Persediaan Obat Pada Apotik ABC Berbasis Client Server Metode Kualitatif Sistem Informasi Persediaan Obat Pada Apotik ABC dapat menghasilkan data persediaan obat cepat dan akurat. 2 Muhammad Muslih (2017) Sistem informasi akuntansi dalam mendukung efektifitas pengendalian internal penjualan dan pengendalian internal piutang
Deskriptif Dari hasil pengelolaan data maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pada pelaksanaanny a telah berjalan dengan baik 3 Rusdah, 2011 Analisis dan Rancangan Sistem informasi Persediaan Obat : Studi Kasus Puskesmas Kecamatan Kebon Jeruk Menggunakan data primer dan sekunder, Data primer diperoleh dengan wawancara, data sekunder diperoleh dari studi literatur Sistem informasi Persediaan Obat memberikan solusi dari permasalahan pendapatan obat. 4 Fenty Ayu Rosmania, Stefanus Supriyanto, 2015 Analisis Pengelolaan Obat Sebagai Dasar Pengendalian Safety Stock Pada Stagnant Penelitian Kuantitatif dengan metode deskriptif yang bersifat observasional Pengadaan obat di puskesmas dalam kategori cukup baik dengan
Dan Stock out Obat 66,67%. 5 Reski Ihsan Humang, Bs. Titi Haerana, 2018 Analisis perencanaan pengadaan obat dirumah sakit St. Madyang palopo propinsi sulawesi selatan Jenis penelitian observasional dengan pendekatan secara Kualitatif dengan data kuantitatif di rumah sakit st. Madyang Sistem pencatatan belum memadai sehingga pengendalian obat masih sulit dilakukan. 6 Wesly Andri Simanjuntak, 2017 Penerapan Sistem informasi Akuntansi Persediaan Dalam Pengelolaan, Persediaan yang Optimal pada PT. Coca Cola Amatil Indonesia Distribution Medan Metode Kualitatif Sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Coca cola Amatil Indonesia Distribution Medan adalah berbasis komputer dengan menggunakan aplikasi program database. 7 Rini Rubhiyanti, 2016 Rekayasa aplikasi pencatatan hutang dalam pengadaan obat berbasis multiuser Metode yang digunakan dalam penelitian adalah metode kuantitatif Sistem informasi pencatatan hutang yang terorganisir dalam database dapat meminimalkan pencatatan ganda dan mempermudah dalam pencarian data.
F. Kerangka Pikir
Gambar 2.2
PUSKESMAS BANTIMALA
SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI
PERSEDIAAN OBAT
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan Metode kualitatif, dimana penelitian dimulai dengan mengumpulkan dan menyaring seluruh keterangan yang masuk secara menyeluruh dan detail kemudian diuraikan sehingga diperoleh gambaran yang jelas.
Penelitian kualitatif merujuk pada semua jenis penelitian yang tidak menggunakan prosedur statistic atau kuantifikasi dalam menghasilkan temuan. Penelitian kualitatif tidak saja dapat berupa kajian tentang kehidupan, sejarah, dan tingkah laku manusia, akan tetapi juga tentang fungsi organisasi, gerakan sosial, ataupun hubungan internasional. Sebagai data-datanya memang dapatdikuantifikasi seperti data sensus.
B. Lokasi Dan Waktu Penelitian
Lokasi atau objek penelitian merupakan suatau tempat atau wilayah dimana penelitian tersebut akan dilakukan. Adapun penelitian yang dilakukan oleh penulis yang mengambil objek penelitian di Puskesmas Bantimala Jl. Batu Bara No. 16 Rt 03 Rw 01, Kec. Tondong Tallasa Kabupaten Pangkep. Penulis akan mengupayakan penelitian selama dua bulan, mulai dari bulan Juni sampai Agustus 2020.
C. Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dilakukan penulis dengan memulai beberapa tahap diantaranya yaitu :
Penulis melakukan tanya jawab secara langsung dengan beberapa karyawan sehubungan dengan pengambilan data tentang objek yang diteliti sehingga data yang diperoleh merupakan data yang akurat dan dapat dipercaya.
2. Observasi Lapangan
Pengumpulan data dengan mengamati sistem informasi akuntansi persediaan obat-obatan yang digunakan oleh Puskesmas Bantimala. Pengamatan ini dilakukan untuk melengkapi data yang diperlukan dan sebagai bahan informasi atas data penelitian.
3. Dokumentasi
Yaitu dilakukan melalui pencatatan dan peng copyan atas data data untuk mendapatkan data sekunder yang mendukung penelitian ini.
D. Jenis Sumber Data a. Data primer
Data yang diperoleh secara langsung dari objek yang diteliti dengan mengumpulkan sejumlah keterangan atau fakta melalui wawancara dengan karyawan Puskesmas Bantimala
b. Data Sekunder
Data yang diperoleh melalui studi pustaka,karya ilmiah, dan sumber tertulis lainnya yang berkaitan dengan Sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan pada Puskesmas Bantimala.
E. Instrumen penelitian
instrumen atau alat penelitian adalah penelitian itu sendiri sehingga peneliti harus “divalidasi”. Validasi terhadap penelitian, meliputi; pemahaman
diteliti, kesiapan peneliti untuk memasuki objek penelitian baik secara akademik maupun logikanya (Sugiyono, 2009:305).
Penelitian kualitatif sebagai human instrumen berfungsi menetapkan fokus penelitian, memilih informan sebagai sumber data, melakukan pengumpulan data, menilai kualitas data, analisis data dan menafsirkan data dan membuat kesimpulan atas temuannya (Sugiyono, 2009:306).
F. Unit Analisis
Penelitian ini menggunakan persediaan obat-obatan di puskesmas bantimala sebagai unit analisis. Unit Analis menurut Arikunto (2010, hlm. 187) adalah satuan tertentu yang diperhitungkan sebagai subjek penelitian. Dalam pengertian yang lain, unit analis diartikan sebagai sesuatu yang berkaitan dengan fokus/komponen yang diteliti. Unit analis dilakukan oleh peneliti agar validitas dan reliabilitas penelitian dapat terjaga.
G. Teknik Analisis Data
Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis deskriptif kualitatif yang diangkat dari instrumen penelitian dengan menggunakan transkrip wawancara dan transkrip dokumentasi. Dalam penelitian ini banyak menggunakan, menggambarkan, mengumpulkan, dan menerangkan suatu siklus data data persediaan obat-obatan.
Mengumpulkan data secara kualitatif yang telah diperoleh dengan wawancara dan pengamatan kemudian diuraikan dalam bentuk deskriptif secara pragmatis sesuai dengan apa yang terjadi dilapangan, sehingga dapat ditarik kesimpulan untuk mencapai tujuan penelitian yang diinginkan.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Letak Geografi
Puskesmas Bantimala merupakan Puskesmas dengan kategori terpencil yang terletak diwilayah Kecamatan Tondong Tallasa Kabupaten Pangkep yang berjarak kurang lebih 25 km dari ibu kota Kabupaten Pangkep dengan batas-batas sebagai berikut:
1) Sebelah Utara : Kab. Bone
2) Sebelah Selatan : Kel. Balle anging Kec. Balocci 3) Sebelah Timur : Tompo Bulu dan Kab. Maros 4) Sebelah Barat : Kec. Bungoro dan Kab. Barru 2. Luas Wilayah
Wilayah kerja Puskesmas Bantimala merupakan dataran tinggi dengan ketinggian kurang lebih 100 M diatas permukaan laut, meliputi 6 (enam) Desa yaitu:
1. Desa Bulutellue 2. Desa Malaka 3. Desa Bantimurung 4. Desa Tondong kura 5. Desa Lanne
Yang terdiri dari 3279 KK, 3189 Rumah dan jumlah penduduk 10.235 jiwa.
3. Visi Dan Misi
Visi :”Terdepan dalam pelayanan menuju Masyarakat Tondong Tallasa sehat secara Mandiri dan Berkeadilan”
Misi : 1. Meningkatkan pelayanan kesehatan secara merata, bermutu, dan berkeadilan.
2. Dapat dijangkau dan menjangkau Masyarakat. 3. Melaksanakan Tata Kelola Manajemen yang baik.
4.Mendorong peran serta masyarakat untuk sehat secara mandiri.
4. Janji Pelayanan
1. Melayani masyarakat secara ikhlas dengan prinsip ke setaraan dan keadilan.
2. Orientasi pelayanan untuk kepentingan masyarakat dan yang terbaik untuk masyarakat.
3. Melayani secara responsive efektif dan efisien
4. Memberikan sanksi bagi staf yang melakukan tindakan merugikan masyarakat
5. Sinergis pada semua peran dan siap menghadapi tantangan dan risiko. 6. Menyelenggarakan tata kelola manajemen yang transparan kredibel
dan akun tabel. 4. Motto
Melayani dengan “IKHLAS”
K : KREDIBEL H : HASIL OPTIMAL L : LOYAL
A : AKUNTABEL
S : SENYUM, SALAM, SAPA, SENTUH, SOPAN
5. Sumber Daya Kesehatan
Puskesmas Bantimala telah menempati bangunan baru dengan bangunan dan perumahan yang cukup luas dan pembagian sarana fisik yang cukup memadai
a. Puskesmas
sarana Fisik, terdiri dari :
1. Poli umum 2. Garasi 3. Apotik 4. Dapur 5. Ruang Kartu/Pendaftaran 6. Ruang Data
7. Kantor Tata Usaha (TU)
9. Ruang Tunggu 10. Ruang Gizi 11. Mushallah 12. Kamar Mandi/WC 13. Kamar Nipas 14. Poli Gigi 15. Gudang Obat 16. Ruang KIA 17. Gudang Umum 18. Kamar Bersalin
19. Ruang Rawat Inap
Puskesmas Bantimala mempunyai satu unit Puskesmas Keliling dan 8 unit motor (roda dua) operasional yang dilengkapi berbagai alat-alat pelayanan dasar.
b. Ketenagaan
Jumlah ketenagaan kesehatan di Puskesmas Bantimala sebanyak 67 orang. Adapun personil tenaga Puskesmas Bantimala yang meliputi 4 Puskesmas pembantu (Pustu), 5 Pos kesdes sebagai berikut :
2. Dokter Gigi : 1 Orang 3. Perawat : 9 Orang 4. Bidan : 9 Orang 5. Perawat Gigi : 2 Orang 6. Gizi : 2 Orang 7. Laboratorium : 2 Orang 8. Farmasi : 2 Orang 9. Sanitasi : 1 Orang 10. Tata Usaha : 1 Orang 11. Administrasi : 3 Orang 12. Sopir : 1 Orang 13. Juru Masak : 1 Orang 14. Cleaning Service : 1 Orang 15. Sukarela : 30 Orang 6.Sarana Kesehatan
Perkembangan sarana kesehatan di Puskesmas Bantimala dari tahun ke tahun mengalami peningkatan baik secara kuantitas maupun jenis pelayanan yang diberikan. Penyediaan sarana kesehatan merupakan kebutuhan pokok dalam upaya peningkatan derajat kesehatan masyarakat dan menjadi salah satu perhatian utama pembangunan dibidang kesehatan yang bertujuan agar semua lapisan masyarakat dapat menikmati pelayanan kesehatan antara lain : a. Fasilitas Kesehatan
Dalam rangka peningkatan mutu pelayanan dan perluasan jangkauan pelayanan pada masyarakat dipelosok dusun-dusun dan kampung-kampung,
maka penyediaan sarana pelayanan kesehatan lebih di optimalkan melalui pembangunan kesehatan secara menyeluruh dan berkesinambungan.
DATA KESEHATAN
PUSKESMAS BANTIMALA KEC. TONDONG TALLASA
NO SARANA KESEHATAN JUMLAH KETERANGAN
1. Puskesmas 1 Unit
2. Puskesmas Pembantu (Pustu) 4 Unit 3. Mobil Puskesmas Keliling 1 Unit
4. Mobil Jenazah 0
5. Roda Dua 8 Unit
6. Pos Kesehatan Desa (Pos kesdes) 4 Unit
7. Posyandu 22 Unit
b. Puskesmas Pembantu (Pustu)
Distribusi Puskesmas pembantu sebagai ujung tombak pelayanan kesehatan dasar berjumlah 4 Unit.
DATA SARANA KESEHATAN
PUSKESMAS PEMBANTU KEC TONDONG TALLASA
NO PUSTU DESA PETUGAS
1. Bulu Tellue Bulu Tellue Kiki Amriany, AMK
2. Tondong Kura Tondong Kura Melda Triana P. Amd.Keb
3. Lanne Lanne Herlina Bori, Amd.Keb
4. Birao Birao Ardianto, Amd.Kep
c. Pos Kesehatan Desa (Poskesdes)
Pos Kesehatan Desa berada ditiga Desa yang dikepalai oleh bidan desa dan 2 orang kader Pos kesdes
DATA SARANA KESEHATAN
POS KESEHATAN DESA KEC TONDONG TALLASA
NO POS KESDES DESA PETUGAS
1. Malaka Malaka Syahriani Makmur, Amd.keb 2. Tondong Kura Tondong Kura Melda Triana P. Amd.keb
3. Mario Lanne Jasmaniar, Amd,Keb
4. Bunea Bulu Telllue Kharisma Indah, Amd.keb 5. Bonto Bonto Birao Ardianto, Amd.Kep
7. Struktur organisasi
Adapun tugas dan tanggung jawab masing masing departemen struktur organisasi Puskesmas bantimala sebagai berikut :
a. Kepala puskesmas
Mengoordinasikan pelaksanaan urusan dinas kesehatan, dengan menyusun kebijakan teknis, melakukan pembinaan, pengendalian dan memberikan fasilitas terhadap pemberantasan penyakit, pelayanan kesehatan. Mempertanggungjawabkan dan pelapordian hasil kinerja dinas kepada kepala dinas kesehatan.
b. Tata usaha
Membina dan mengendalikan pelaksanaan pelayanan ketatalaksanaan perkantoran, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, penilaian kinerja dan pelaporan, serta mempertanggungjawabkan dan melaporkan hasil kinerja tata usaha puskesmas kepada kepala puskesmas.
c. Poli Umum
Melaksanakan urusan puskesmas dengan memberikan pelayanan kesehatan umum, tindakan gawat darurat, kesehatan jiwa, dan lain-lain sebagainya.
d. Poli Gigi
Memberikan pelayanan kesehatan gigi, tindakan gawat darurat medik gigi dan mulut, dan semua yang berhubungan dengan mulut.
e. Apotek
Menerima resep, meracik dan mempersiapkan obat sesuai kebutuhan, memberikan penjelasan mengenai pemakaian obat.
B. Hasil Penelitian
a. Dokumen yang digunakan dalam sistem persediaan obat-obatan pada Puskesmas Bantimala Kecamatan Tondong Tallasa
Setiap perusahaan baik itu perusahaan dalam bentuk perusahaan Medis maupun Non Medis tentu memerlukan dokumen-dokumen yang berisikan hal-hal yang penting mengenai perusahaan adapun beberapa dokumen yang digunakan pada puskesmas bantimala dalam sistem persediaan obat obatan adalah sebagai berikut :
1. Laporan Pemakaian laporan permintaan obat (LPLPO)
Dokumen ini dibuat akhir tahun per 31 Desember yang semua data pemakaiannya berasal dari pustu, poskesdes, apotik, dengan puskesmas keliling, pemakaian puskesmas, dan penerimaan puskesmas dari instalasi farmasi, jadi semua data data pemakaian puskesmas kemudian direkap dalam lplpo per 31 Desember yang kemudian dijadikan bahan untuk Rko.
2. Rencana Kebutuhan Obat (RKO)
Dokumen ini dijadikan bahan oleh instalasi farmasi untuk membeli barang dalam jangka setahun, namun jika kebutuhan obat perbulan maka dibuatkan Lplpo sebagaimana yang dikatakan oleh Andi Insthiyyah Haris, A.Md. Farm :
“RKO digunakan oleh instalasi farmasi untuk membeli barang per tahun, namun untuk kebutuhan perbulan di puskesmas kita membuat lplpo perbulan, kita liat pemakaian bulan sebelumnya yang kemudian nanti permintaan barang kita lebihkan 10% untuk mencegah kekurangan obat, jika Lplpo ini sudah sampai kepada Ifk, ifk kemudian menyesuaikan berapa permintaan obat kita dalam setahun”
3. Berita Acara Penerimaan Barang Dari Instalasi Farmasi Dokumen ini berasal dari instalasi farmasi kabupaten yang diserahkan kepada puskesmas untuk digunakan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan sudah sesuai dengan pesanan ketika ada pemeriksaan.
4. Surat Pesanan (SP)
Dokumen ini merupakan rincian pemesanan barang yang dibutuhkan yang ditujukan untuk Instalasi Farmasi Kabupaten
b. Permasalahan/kendala yang terjadi pada Puskesmas Bantimala Kecamatan Tondong Tallasa
Perusahaan non medis maupun perusahaan medis tentulah memiliki permasalahan baik itu permasalahan kecil ataupun permasalahan besar yang dihadapinya sama halnya dengan puskesmas bantimala yang berada di kecamatan tondong tallasa yang memiliki beberapa permasalahan dalam menjalankan program sistem dan prosedur akuntansi maupun dalam pemesanan obat yang dimana sistem akuntansi merupakan suatu program yang juga sangat penting di dalam sebuah perusahaan karena lebih memudahkan dalam mengetahui jumlah ketersediaan obat dan lain sebagainya, adapun beberapa permasalahan yang terjadi di puskesmas bantimala sebagaimana yang dikatakan oleh Andi Inasthiyyah Haris, A.Md. Farm adalah sebagai berikut :
”pencatatan persediaan obat masih dilakukan secara manual karena kami masih belum terlalu mahir menggunakan pencatatan berbasis komputer sehingga kami lebih memilih untuk melakukan pencatatan secara manual saja untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dan juga disini kami masih sulit dalam mengakses jaringan internet”
Permasalahan kedua yang dikatakan oleh informan yaitu :
’’Dalam pemesanan obat kepada instalasi farmasi kabupaten pangkep kadang stok obat yang dipesan itu Kosong atau tidak tersedia di IFK, sehingga kita menggunakan dana puskesmas untuk membeli obat diluar yang stok obatnya tidak tersedia di IFK”
Berdasarkan penjelasan Ibu Inasthiyyah mengenai permasalahan yang terdapat di puskesmas bantimala, seharusnya pihak farmasi memberikan pelatihan kepada staf puskesmas dalam menjalankan program tersebut agar pihak puskesmas dapat melakukan pencatatan berbasis komputer.
c. Prosedur Pelaksanaan sistem akuntansi persediaan obat
Penelitian kali ini akan membahas tentang bagaimana prosedur pelaksanaan sistem akuntansi persediaan obat yang ada di puskesmas bantimala, Pelaksanaan sistem akuntansi persediaan obat menggunakan sistem frist in frist out (fifo) pertama masuk pertama keluar dan frist expired first out (fefo) penyimpanan obat berdasarkan obat yang memiliki tanggal kadaluwarsa lebih cepat maka dikeluarkan lebih dulu yang di mana obat dan barang habis pakai dari instalasi farmasi kabupaten pangkep yang masuk ke puskesmas dan petugas farmasi memeriksa barang yang masuk dan setelah petugas farmasi memeriksa barang kemudian dicatat di buku dan kartu stok gudang, serta di input dikomputer jumlah obat yang masuk dan obat yang lebih dulu kadaluwarsa ditandai dengan warna merah dan pengeluaran harian juga di input di komputer.
Gambar 2.4
Flowchart Pengadaan Obat
BagianGudang IFK B.Farmasi Pemasok/PBF Bendahara PKM
Mulai Membu at SOP SOP Menyesuaikan Dana-dananya Surat Harga Obat Menyetuju i Memesan Obat di PBF Obat sampai disertai
surat penerimaan
barang Faktur
Berita acara penerimaan
a. Bagian Gudang
Fungsi bagian gudang yaitu membuat surat order pesanan dan juga setelah bagian gudang memeriksa barang apakah sudah lengkap maka ditulis diberita acara penerimaan barang, setelah semua obat yang dipesan sudah diterima maka terbitlah faktur dari PBF.
b. Instalasi Farmasi Kabupaten
IFK ini menerima SOP dari Pkm yang berguna untuk menyesuaikan dana dana yang dibutuhkan sehingga setelah sesuai maka IFK akan menyerahkan harga obat tersebut kepada bagian farmasi puskesmas dan IFK ini juga akan memesan obat ke PBF ketika sudah mendapatkan persetujuan dari bendahara puskesmas.
c. Farmasi Puskesmas
Bagian farmasi puskesmas juga merupakan sekaligus apotek di puskesmas yang bertujuan untuk memberikan obat kepada pasien serta menerima surat harga obat yang berasal dari IFK yang kemudian pihak farmasi puskesmas yang akan memberikan surat harga obat tersebut kepada bendahara puskesmas.
d. Pemasok/PBF
Pemasok menerima surat order pesanan dari puskesmas melalui IFK dan apabila barang sudah sesuai maka di cocokkan dengan penerimaan barang, dan apabila barang yang telah dipesan sudah diterima keseluruhan oleh puskesmas maka pemasok akan menerbitkan Faktur. e. Bendahara
Surat harga obat yang diperoleh dari IFK melalui perantara farmasi puskesmas yang kemudian nantinya bagian bendahara menyetujui surat
harga obat tersebut agar IFK dapat melakukan pemesanan kepada Pemasok.
b. Prosedur Pengeluaran Obat
Adapun prosedur pengeluaran obat yang ada di puskesmas bantimala yaitu sebagai berikut :
Gambar 2.5
Flowchart Pengeluaran Obat
Puskesmas Apotek/Gudang Obat
Laporan pemakaian laporan permintaan obat (LPLPO) yang berasal dari semua unit puskesmas yang kemudian diperlihatkan kepada petugas Gudang obat puskesmas untuk menyiapkan obat yang diminta dari setiap unit puskesmas yang dilihat berdasarkan pemakaian dan total pasien dari semua unit puskesmas dan dari puskesmas itu sendiri, kemudian pihak puskesmas
Mulai Diberikan kepetugas kesehatan yang bertanggung jawab Membuat LPLPO Memberi obat sesuai Resep
Kartu Stok pengeluaran, buku pengeluaran obat Menyiapkan obat
berdasarkan pemakaian/total pasien
mencatat pengeluaran dikartu stok pengeluaran dan buku pengeluaran obat serta obat yang sudah dicatat tersebut kemudian diberikan kepada petugas kesehatan yang bertanggung jawab disetiap unit/jaringan Puskesmas. Di puskesmas bantimala masih dilakukan pencatatan manual sebagaimana yang dikatakan oleh Hartini Hamsar, A.Md. Farm :
"kami masih melakukan pencatatan manual meskipun disini sudah tersedia sarana yang memadai, tapi kita ini belum taupaki menggunakan system pencatatan berbasis aplikasi itu dan jaringan internetnya juga kadang hilang makanya kita ini pencatatan manual saja, karena takutnya nanti kalau pakeki pencatatan komputer tiba-tiba tanpa sengaja kita ini salah pencet atau tiba tiba jaringannya error sehingga menyebabkan data-datanya hilang.”
Berdasarkan apa yang dikatakan oleh informan bahwa mereka masih menggunakan system pencatatan manual karena mereka belum mahir dalam menggunakan pencatatan berbasis aplikasi dan juga jaringannya tidak terlalu sehingga sekiranya pihak Farmasi Kabupaten memberikan pelatihan kepada pihak puskesmas agar bagian farmasi berbasis komputerisasi sehingga dapat mendukung dalam menjalankan sistem agar dapat efektif dan efisien.
c. Prosedur Permintaan Obat
Gambar 2.6
Flowchart Permintaan Obat
Bagian Gudang Bagian Farmasi Bendahara IFK
Mulai LPLPO RKO • Jumlah Kunjungan • Pemakaian Obat PKM Menyetujui Memesan obat Memesan Obat di PBF Obat Datang Obat masuk ke Gudang
Permintaan obat ini alurnya hampir sama dengan alur pengadaan Obat hanya saja ada beberapa alur yang berbeda :
a. Bagian Gudang
Dalam permintaan obat bagian Gudang membuat LPLPO yang semua jumlah pemakaian dari unit puskesmas maupun dari puskesmas itu sendiri yang kemudian di rekap dalam LPLPO.
b. Farmasi Puskesmas
Bagian farmasi puskesmas membuat rencana kebutuhan obat (RKO) berdasarkan dari LPLPO yang berasal dari bagian gudang serta melihat juga berapa jumlah kunjungan pasien dan berapa pemakaian obat di puskesmas itu sendiri
c. Bendahara
Bendahara Menyetujui RKO yang dibuat oleh Farmasi Puskesmas, yang di mana setelah bendahara menyetujui maka diserahkan kembali kebagian gudang untuk melakukan pemesanan Obat.
d. Instalasi Farmasi Kabupaten
IFK menerima surat pesanan barang dari bagian gudang puskesmas dan setelah diterima IFK memesan barang ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) sesuai dengan pesanan puskesmas, setelah obat datang maka Ifk mengirimnya ke gudang puskesmas.
Berdasarkan alur permintaan Obat di puskesmas Bantimala jika dilihat dari efesien waktunya belum efesien karena segala pencatatan yang dilakukan menggunakan pencatatan manual sehingga untuk membuat LPLPO harus mengumpulkan semua LPLPO yang bersal dari unit puskesmas seperti dari Pustu, Pos kesdes, posyandu dan unit kesehatan
lainnya sehingga itu dapat memakan waktu yang lama dan juga jarak puskesmas dengan jaringan kesahatan puskesmas lainnya cukup jauh sehingga pengumpulan LPLPO tidak dapat dikumpulkan secara bersamaan jadi bagian gudang harus menunggu semua laporan dari jaringan puskesmas yang kemudian dibuatkan LPLPO.
d. Prosedur Mengetahui ketersediaan Obat
Untuk mengetahui ketersediaan obat pada puskesmas bantimala memerlukan beberapa langkah yaitu sebagai berikut:
a. Mengecek di kartu stok gudang atau apotek
Mengecek dikartu stok gudang atau apotek perlu dilakukan untuk mengetahui ketersediaan obat dan sisa obar yang ada di apotek maupun yang ada di gudang yang kemudian setelah diketahui maka digabungkan untuk mengetahui berapa jumlah/sisa obat yang ada di apotek dan yang ada di gudang.
b. Laporan Ketersediaan Obat (LKO)
Melalui LKO ini pihak puskesmas maupun IFK dapat memastikan bahwa ketersediaan obat di puskesmas tersedia cukup di Fasilitas kesehatan.
Ketersediaan obat di puskesmas merupakan salah satu yang menjadi peran penting dalam proses kelangsungan penyembuhan pasien, namun pengecekan yang dilakukan di puskesmas bantimala ini masih menggunakan pengecekan manual sehingga itu kurang efisien. Karena pada proses untuk mengetahui jumlah stok obat yang tersedia kadang akan mengalami kesulitan jika dalam melakukan pengecekan harus secara manual yang menggunakan berkas fisik. Apabila dilihat dari sisi efisiensi
kerja, tentu saja hal ini membuat operasional kerja terkesan kurang handal dan tentu memiliki banyak risiko, karena bisa saja berkas-berkas ini mudah rusak dan jika rusak tidak terdapat data cadangan. sehingga ketika ingin mengetahui obat apa saja yang banyak digunakan setiap tahunnya mereka harus mengecek di buku catatan pengeluaran obat, sebagaimana yang dikatakan oleh Andi Inasthiyyah Haris, A.Md. Farm :
“disini kalau kita mau pesan obat ke IFK kita harus terlebih dahulu melihat dibuku pencatatan ketersediaan obat dan pengeluaran obat untuk menghindari kekurangan obat yang akan dipesan, seandainya tau maki gunakan aplikasi pencatatan berbasis komputer mungkin akan lebih cepat ditau berapa jumlah pemakaian setiap bulan maupun setiap tahunnya”
Berdasarkan dengan apa yang dikatakan oleh informan di puskesmas bantimala untuk pelaksanaan system informasi akuntansi persediaan obat belumlah efektif maupun efisien karena mereka belum menggunakan system berbasis komputer sehingga mereka harus menggunakan pencatatan manual sebagaimana yang kita ketahui bahwa pencatatan manual memiliki beberapa resiko yang sewaktu waktu bisa terjadi, untuk keamanan catatan persediaan obat belum biasa dikatakan efektif karena masih memiliki risiko buku yang berisikan catatan-catatan persediaan obat dimakan rayap ataukah basah, dan untuk mengetahui berapa jumlah ketersediaan obatnya, berapa pengeluarannya, berapa jumlah pasiennya, dan obat apa yang paling banyak digunakan dalam setahun itu memerlukan sedikit waktu untuk mencari satu perstu di buku catatan persediaan tersebut.
Adapun SOP yang terdapat di puskesmas bantimala yaitu SOP pengelolaan obat, pemesanan obat, peresepan obat.
