1. Gambaran Perusahaan
a. Sejarah Singkat Perusahaan
Pada tahun 1949 Bapak Tjhoe Sien Mendirikan NV Handel MIj Yoe Seng (PT Yasa Setia) di Surabaya. Usaha Perdagangan Palawija, Pabrik Tripleks, dibantu oleh 7 orang putra-nya; salah satunya adalah Bapak Dharma Surya (Putra ke-4).
Pada tahun 1968 mendirikan PT Daya Sakti Timber Corporation di Banjarmasin. Usaha HPH dan Ekspor Log. Usaha ini berkembang pesat, diverifikasi usaha kemudian membentuk group usaha BSG Corporation dengan bidang usaha: Logging dan wood industry, shipping general cargo & tanker, mining, plantation, dll termasuk cabang cabang di luar negeri.
Pada tahun 2004 Bapak Dharma Surya dan 4 Putra/putrinya (Sandy Sastra, Fredy Purnama Surya, Erwin Prabawa Surya, Nini Natalia Surya) membentuk sub-group dengan nama Gagah Putera Satria Group yang berkantor pusat di APL Tower, Jalan Letjen S Parman, Jakarta Barat dan di kota Banjarmasin beralamat di Jalan Kapten Piere Tendean No.158 Banjarmasin.
b. Struktur Organisasi
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Sumber: PT Gagah Putra Satria Banjarmasin
Berdasarkan struktur organisasi di atas, uraian tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan adalah sebagai berikut.
1) Chairman
Chairman merupakan seseorang yang tertua atau tertinggi di dewan direksi perusahaan dan seseorang yang dicalonkan secara hukum terkait dengan jajaran direksi perusahaan. Tugas dan wewenang Chairman pada PT Gagah Putera Satria Group Banjarmasin yaitu:
a. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif. b. Memimpin rapat umum.
c. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar.
d. Mengelola visi dan misi di tingkat tertinggi.
e. Mengambil keputusan pada situasi tertentu yang dianggap perlu dalam meeting-meeting BOD.
2) Komisaris Utama
Tugas dan wewenang Komisaris Utama pada PT Gagah Putera Satria Group Banjarmasin yaitu:
a. Memerintah untuk menetapkan kebijakan-kebijakan dan tujuan-tujuan luas dari perusahaan tersebut.
b. Memilih, mengangkat, mendukung, dan menilai kinerja dewan eksekutif.
c. Memastikan keberadaan dan kecukupan sumber uang.Mengesahkan anggaran tahunan.
d. Bertanggung jawab atas kinerja perusahaan kepada para anggota pemegang saham.
3) Komisaris
a. Melakukan pengawasan atas operasi perusahaan. b. Melaporkan kepada kepemilikan saham.
c. Menyampaikan laporan tugas pengawasan.
4) Direktur Utama
a. Memimpin dan bertanggung jawab menjalankan perusahaan. b. Mengkoordinir dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan. c. Menentukan dan memutuskan sebuah kebijakan dalam
perusahaan. 5) Direktur
a. Membantu tugas-tugas Direktur Utama.
b. Menyusun strategi dalam pemenuhan target dan cara mencapai target tersebut.
c. Mengawasi seluruh karyawan dan memastikan mereka menjalankan tugas sesuai yang diperintahkan.
6) Sekretaris BOD
a. Bertanggung jawab melakukan, membuat, memastikan dan mengatur janji maupun pertemuan secara efektif dan terorganisir. b. Bertanggung jawab catatan administrasi yang efektif.
c. Menulis, mengetik dan mendistribusikan catatan rapat, korespondensi rutin dan membuat laporan.
7) Accounting (ACC/SA/IA)
a. Membuat pembukuan keuangan kantor.
b. Membuat pembukuan keuangan unit-unit perusahaan. c. Melakukan posting jurnal operasional.
d. Membuat laporan keuangan.
e. Menginput data jurnal akuntansi ke dalam sistem yang dimiliki perusahaan.
f. Memeriksa dan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan transaksi keuangan.
g. Merekonsiliasi dan melakukan kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan transaksi keuangan.
h. Rekonsiliasi penyesuaian data finansial.
8) Admin & Kasir
a. Menjalankan proses penjualan dan pembayaran dari unit-unit perusahaan.
b. Melakukan pencatatan atas semua transaksi
c. Membantu pelanggan dalam memberikan informasi mengenai suatu produk
d. Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada atasan.
9) TAX (Pajak)
a. Menghitung potensi pajak yang harus dibayarkan perusahaan. b. Membuat rencana strategi pajak perusahaan.
c. Menangani audit pajak dan menyusun budget tahunan bagian pajak.
d. Melakukan koordinasi dengan perusahaan afiliasi dan bagian terkait dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakan.
10) Legalitas
a. Menyiapkan dan mengurus terkait perizinan serta dokumen lainnya baik untuk internal perusahaan maupun eksternal perusahaan.
b. Mewakili perusahaan jika terjadi suatu masalah di Pengadilan. c. Memberikan nasehat atau saran mengenai hukum kepada
pemimpin perusahaan.
11) IT/Programmer
a. Database administrator.
b. Memeriksa dan mempertahankan server database utama perusahaan.
c. Debugging kesalahan yang ditemukan di server database utama. d. Memprogram sebuah aplikasi dan menginstal komputer.
f. Dukungan teknis untuk kantor dan unit-unit perusahaan lainnya. g. File penanganan back-up file untuk database server utama.
12) Personalia
a. Melakukan sosialisasi dan koordinasi.
b. Menyusun absensi dan daftar hadir karyawan. c. Menyiapkan perjanjian kerja dengan karyawan
13) HRD
a. Melakukan persiapan dan penyeleksian tenaga kerja yang diawali dari persiapan internal maupun eksternal.
b. Mengembangkan dan mengoreksi atau memantau kinerja karyawan yang dapat menguntungkan perusahaan.
c. Memberikan sebuah perlindungan dan keringanan kepada para karyawannya yang diberikan secara teratur oleh perusahaan. d. Melakukan pekerjaan administratif , menanggapi permasalahan
yang bersifat reaktif, dan minim perencanaan.
14) Analyst
a. Melakukan analisa perilaku konsumen dan data pasar.
b. Melakukan analisa struktur organisasi dan kebijakan yang diberlakukan perusahaan.
c. Melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan sistem dokumentasi dan penyebarluasan informasi keadaan pasar yang
tengah terjadi termasuk perilaku konsumen, yang akan digunakan sebagai dasar acuan user perusahaan.
d. Melakukan monitoring serta evaluasi data yang sudah diperoleh dari berbagai pengolahan data.
e. Memberikan solusi yang tepat dalam upaya meningkatkan mutu layanan dan kinerja bisnis perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
f. Membantu project manager dan tenaga ahli lain dalam merancang desain aplikasi yang efektif dan efisien.
c. Kegiatan Usaha
PT Gagah Putera Satria Group merupakan perusahaan holding yang menghimpun beberapa anak perusahaan. Adapun kegiatan usaha yang ada di perusahaan ini meliputi berbagai bidang unit usaha yaitu :
1. Sumber daya alam
Kegiatan usaha yang bergerak di sumber daya alam seperti:
a) Perkebunan
b) Pengelolaan Hutan
c) Hutan Tanam Industri
d) Pertambangan
e) Budidaya
2. Kelautan
Kegiatan usaha yang bergerak di kelautan seperti:
a) Kepelabuhan
b) Ekspedisi Muatan Kapal Laut
c) Dockyard
d) Keagenan
Kegiatan usaha yang bergerak di kontraktor seperti:
a) Kontraktor
b) Rental Alat Berat
4. Properti
Kegiatan usaha yang bergerak di properti seperti:
a) Perhotelan
b) Pariwisata
5. Industri
Kegiatan usaha yang bergerak di industri seperti:
a) Pabrik Kelapa Sawit
b) Sawmill
2. Penerapan Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas yang berjalan pada PT Gagah Satria Manunggal Banjarmasin
PT Gagah Satria Manunggal Banjarmasin memiliki sistem pencatatan data transksi penerimaan dan pengeluaran kas yang sudah terkomputerisasi tetapi masih menggunakan Microsoft Excel. Pada pencatatan penerimaan kas yang bersumber dari penyewaan alat berat oleh para penyewa maupun kontraktor yang memiliki proyek berjangka. Pencatatan transaksi tersebut hanya dicatat dalam satu pelaporan transaksi untuk melihat transaksi penerimaan kas yang masuk. Sementara untuk pengeluaran kas yang meliputi pengeluaran rutin dan pengeluaran tidak rutin.
Pengeluaran rutin yaitu biaya parkir alat berat dan biaya transport alat berat, biaya gaji dan biaya senam pagi jumat. Biaya ini dikeluarkan setiap bulan dan tidak dapat ditunda karena dipergunakan sebagai penunjang operasional dalam penyewaan alat berat. Pengeluaran tidak rutin meliputi biaya perbaikan alat berat dan biaya lain-lain. Pengeluaran ini biasanya dikeluarakan sesuai dengan kebutuhannya.
Saldo kas terdiri dari beberapa rekening, karena sumber pemasukan berasal dari penyewaan alat berat yang lokasi alatnya tidak di satu tempat saja, karena itu kas masuknya masuk rekening dimana site nya berada, dan ada juga
kas dari rekening bank. Adapun nama-nama rekening kas PT Gagah Satria Manunggal yaitu Kas BJM, Kas KTP di Buhut, Kas HRB-Sebamban, Kas WIG Rangkan Pamukan, Kas Bank Mandiri, BCA Malang, BCA Banjarmasin. Transaksi pengeluaran kas tersebut juga dicatat dalam satu laporan pencatatan yang sama. Hal ini mengakibatkan lambatnya proses pembuatan laporan, sehingga memakan waktu yang cukup lama saat transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.
a. Sistem Infromasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT Gagah Putra Satria Banjarmasin
1. Penerimaan Kas a) Dokumen
1) Invoice
Invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar pembeli. Namun pada transaksi di PT Gagah Satria Manunggal invoice digunakan sebagai jumlah tagihan uang yang harus dibayar pihak penyewa alat berat.
Gambar 4.2 Invoice
Sumber : PT Gagah Putra Satria Banjarmasin
2) Berita Acara Pemeriksaan
Dokumen ini bisa disebut sebagai nota kesepaktan kontrak antara pihak perusahaan penyewa dengan perusahaan yang menyewakan alat berat, yang mana terdapat jenis peerjaan apa yang akan dikerjakan pihak penyewa dan ditanda tangani oleh perusahaan penyewa dan pimpinan perusahaan yang menyewakan.
Gambar 4.3 Berita Acara
Sumber : PT Gagah Putra Satria Banjarmasin
3) Faktur Pajak
Fatur pajak diterbitkan sewaktu melakukan transaksi jual-beli/Jasa. Perusahaan harus menerbitkan faktur pajak sebagai tanda bukti telah memungut pajak dari pembeli barang/jasa kena pajak tersebut. Perlu diketahui bahwa barang/jasa kena pajak yang diperjualbelikan, telah dikenai biaya pajak selain harga pokoknya.
Gambar 4.4 Faktur Pajak Sumber: PT Gagah Putra Saria
b) Bagan Alir Penerimaan Kas
Gambar 4.5 Bagan Alir Penerimaan Kas Sumber : PT Gagah Putra Satria Banjarmasin
2. Pengeluaran Kas a. Dokumen
1) Voucher Pengeluaran Kas
Digunakan sebagai dokumen tanda kas akan dikeluarkan dari permintaan departemen masing-masing, yang mana tinggal menunggu di setujui bagian kasa dan bagian akuntanasi.
Gambar 4.6 Voucher Pengeluaran Kas Sumber : PT Gagah Putra Satria Banjarmasin
2) Bagan Alir Pengeluaran Kas Dalam Bentuk Kredit
Gambar 4.7 Bagan Alir Pengeluaran Kas Dalam Bentuk Kredit Sumber : PT Gagah Putra Satria Banjarmasin
3) Bagan Alir Pengeluaran Kas Dalam Bentuk Cash
Gambar 4.8 Bagan Alir Pengeluaran Kas Dalam Bentuk Cash Sumber : PT Gagah Putra Satria Banjarmasin
3. Laporan Kas Bulanan
Verifikasi kas Bulanan ini adalah rekap semua kegiatan transaksi harian yang semuanya dilakukan perekapan per bulannya
Gambar 4.9 Laporan Kas Bulanan Sumber : PT Gagah Putra Satria Banjarmasin
4. Memo Kas
Laporan ini bisa dianggap setengah jadi laporan kas, karena rekap semua akun sudah tertotal. Dalam istilah akuntansi, memo kas ini bisa disebut trial balance. Memo bisa juga disebut rangkuman dari laporan seluruh akun.
Gambar 4.10 Memo Kas
Sumber : PT Gagah Putra Satria Banjarmasin