1. Gambaran Perusahaan a. Sejarah Singkat
PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha karet (rubber).
Perusahaan ini didirikan pada tahun 2006, perusahaan ini sudah berdiri kurang lebih sekitar 15 tahun. PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin telah memiliki izin Nomor Induk Berusaha dengan nomor NIB 0249010200428 dan telah terdaftar sebagai wajib pajak dengan nomor NPWP 01.434.843.7-731.000 PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin beralamat di Jalan Tembus Mantuil No 84-88 RT 030 Kelayan Selatan Kecamatan Banjarmasin Selatan.
Dalam menjalankan usahanya PT Banua Lima Sejurus menjual karet yaitu dengan cara membuat area -area baru. Getah (Lateks) yang dihasilkan dari pohon karet dapat diubah menjadi bentuk baru yang lebih bermanfaat untuk kehidupan sehari – hari.
Bahan jadi karet dalam dunia perindustrian semakin besar permintaan nya. Bahkan jadi karet diolah dari getah karet dan getah karet diperoleh dengan cara mengorek (Menderes) kulit batang karet sehingga getah karet dapat keluar secara perlahan- lahan dan dikumpulkan dalam suatu wadah. Kemudian getah karet dari kebun ini di campur dengan bahan kimia yang berfungsi sebagai pengawet atau langsung digumpalkan dengan zat asam menjadi bahan baku untuk pembuatan bahan jadi pada suatu pabrik
baku dalam industri, umumnya alat- alat yang dibuat oleh karet sangat penting bagi kehidupan sehari- hari maupun dalam industri seperti mesin penggerak. Dalam perkembangan ekonomi yang semakin cepat menimbulkan pesatnya persaingan usaha pada saat ini. Adapun produksi dan pemasaran per tahun dengan jenis barang / jasa crumb rubber KBLI 20132 dengan satuan Ton memiliki kapasitas 45.000 nilai ekspor 70% perkiraan nilai ekspor per tahun US$ 50.000.000,00.
b. Struktur Organisasi
Menurut Robbins dan Coulter (2017:284) struktur organisasi diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan dari pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang lainnya dan juga bagaimana hubungan antara aktivitas dan fungsi dibatasi. Di dalam struktur organisasi yang baik harus dapat menjelaskan hubungan antara wewenang siapa yang melapor atau bertanggung jawab kepada siapa, agar terdapat suatu pertanggungjawaban dari apa yang akan di kerjakan. Adapun bentuk struktur organisasi yang diterapkan oleh PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
Sumber: PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin
Berdasarkan struktur organisasi di atas dapat menunjukkan bahwa struktur organisasi yang diterapkan pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin adalah struktur organisasi garis. Dikarenakan sistem yang berjalan pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin dari atas ke bawah. Adapun uraian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin adalah sebagai berikut:
1) Team Leader
Merupakan tugas pemimpin tim untuk memandu visi tim dan memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana. Kami mencari pemimpin tim yang memenuhi syarat untuk mengelola tim kami dan memberikan panduan yang efektif. Anda akan bertanggung jawab untuk mengawasi, mengelola, dan memotivasi anggota tim setiap hari.
2) Sekretaris
asisten/mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi/langsung dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja.
3) Team Logistik
Untuk pengelolaannya dilakukan oleh staf logistik yang masuk ke dalam bagian profesi yang ada dalam susunan struktur organisasi proyek. Secara umum tugas dari staf logistik adalah melakukan pendatangan barang atau bahan material, penyimpanan dan penyaluran material atau alat proyek ke bagian pelaksana lapangan.
4) Tugas Operasi Pabrik
Adalah bertanggung jawab atas manajemen tenaga kerja, produktivitas, kontrol kualitas dan keselamatan secara efektif dan efisien sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
5) Tugas Finance dan Audit
Adalah melakukan pemeriksaan atas kewajaran praktik akuntansi berdasarkan standar akuntansi yang diterima artinya audit finansial memverifikasi apakah laporan keuangan yang memuat informasi historis telah disajikan secara wajar. Karakteristik audit finansial bertujuan memberikan opini tentang kewajaran laporan keuangan ruang lingkupnya atas data atau catatan keuangan standar penilainya berdasarkan prinsip akuntansi secara umum guna dari audit finansial adalah untuk pihak luar (ekstern).
6) Tugas Team Marketing
Bertugas untuk menetapkan harga produk yang akan dipasarkan. Penentuan harga ini pun harus dengan beberapa pertimbangan. Harga pokok produksi, kualitas/kuantitas produk, target pasar, dan juga faktor pesaing adalah hal-hal yang bisa mempengaruhi harga.
7) Team Iso Manajemen Mutu
Tugas dan Tanggung jawab mengalokasikan waktu dan perhatiannya terhadap kemajuan proyek untuk mencapai sertifikasi di perusahaan sesuai dengan rencana
Kelancaran kegiatan bongkar muat dan keselamatan penyerahan / penerimaan barang
a) Tercapainya produktivitas kerja yang disepakati dalam kondisi normal.
b) Keselamatan kerja Tenaga Kerja Bongkar Muat (TKBM) selama melaksanakan kegiatan bongkar muat.
c) Kerusakan barang yang diakibatkan oleh karena salah penanganan/ kelalaian dalam cargo handling.
d) Kebenaran atas laporan kegiatan yang disampaikan.
e) Keselamatan bagian dari kapal dan peralatan.
bongkar muat kapal yang digunakan dalam operasi bongkar muat.
9) Bagian K3
Bertugas menjamin dan melindungi keselamatan serta kesehatan tenaga kerja melalui berbagai upaya keamanan pekerja. Beberapa hal yang mungkin bisa dilakukan adalah pencegahan kecelakaan seperti kebakaran,
Bertanggung jawab dan mengawasi pelaksanaan proses produksi, mulai dari bahan baku.
e) Memeriksa dan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan transaksi keuangan.
f) Rekonsiliasi dan penyesuaian data finansial.
14) Bagian Kasir Kantor Induk
a) Menjalankan proses penjualan dan pembayaran
d) Melakukan pengecekan atas jumlah barang pada saat penerimaan barang, melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada atasan.
e) Melakukan pengecekan atas stok bulanan.
15) Bagian Administrasi
a) Menerima Panggilan Telepon. Seorang admin kantor biasanya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan melakukan panggilan melalui telepon dari pihak luar.
b) Membuat Agenda Kantor.
c) 3.Entri Data Perusahaan.
d) Melakukan Arsip Data.
16) Bagian Adm Export
Bertanggung jawab untuk menyiapkan dan memeriksa dokumen – dokumen ekspor impor (shipping instruction, invoice, dll). Menyiapkan dan memberikan laporan kegiatan ekspor – impor ke instansi terkait.
Monitoring ekspor secara legal dan memastikan kesiapan secara administratif.
17) Bagian Produksi Kering
Bertanggung jawab dan mengawasi pelaksana proses produksi yang sudah jadi.
18) Bagian DEK
Tugas Tanggung jawabnya:
a) Melaksanakan dinas jaga dan bertanggung jawab kepada Nakhoda.
b) Memimpin dinas deck.
c) Melaksanakan perawatan kapal.
d) Melaksanakan administrasi muatan.
e) Atas perintah Nakhoda, memimpin kapal jika Nakhoda berhalangan.
19) Bagian Pembengkelan dan Pemeliharaan
Bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan yang datang dan keluar bengkel dengan mendengarkan, menganalisa, dan menjelaskan tentang kerusakan kendaraan, membuat PKB dan estimasi waktu serta biaya untuk mencapai kepuasan pelanggan, serta menjaga kerapian data-data kendaraan.
Adalah “Menyelenggarakan keamanan dan ketertiban di lingkungan/tempat kerjanya yang meliputi aspek pengamanan fisik, personel, informasi dan pengamanan teknis lainnya”. Mengurus dan mengusahakan sesuatu (seperti memelihara, merawat).
22) Bagian Spare part
a) Membuat laporan ketersediaan stok spare part.
b) Menjalankan kartu stock untuk semua spare part.
c) Mencatat semua movement spare part di Warehouse.
d) Bertanggung jawab atas terhadap semua spare part di Warehouse.
e) Melakukan pendataan spare part dari mulai menginput nama, tipe, jumlah dan penggunaan barang.
23) Bagian Limbah dan Lingkungan Tugas sebagaimana dimaksud meliputi:
a) Menetapkan target pengurangan sampah dan prioritas jenis sampah untuk setiap kurun waktu tertentu;
b) Membina pembatasan timbunan sampah kepada produsen/industri;
c) Membina penggunaan bahan baku produksi dan kemasan yang mampu di urai oleh proses alam;
a) Melakukan pengelolaan laboratorium baik dalam bidang teknis maupun administratif.
b) Menjaga kebersihan laboratorium.
c) Memelihara dan merawat semua peralatan yang ada di laboratorium.
d) Membantu segala kegiatan yang ada di laboratorium, baik penelitian, pelayanan, maupun pengembangan.
25) Kasir Kantor Pabrik
Adalah staf keuangan yang memiliki tugas yang tidak kalah beratnya dengan accounting. Kasir bertugas untuk mengelola atas keuangan baik kas maupun yang ada di bank, menyajikan laporan kas basis setiap saat dibutuhkan oleh pihak manajemen ataupun donor yang meliputi buku kas, buku bank, laporan penerimaan dan pengeluaran dana ataupun barang, laporan status dana dan anggaran. Tugas kasir bersama accounting adalah melakukan rekonsiliasi dan menyerahkan seluruh dokumen transaksi pada accounting.
2. Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Yang berjalan Pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin
1) Sistem Penggajian 1) Deskripsi Pokok
Sistem akuntansi penggajian yang berjalan di PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin adalah sistem yang pembayarannya diterima melalui bagian keuangan. Gaji yang diberikan kepada karyawan setiap akhir bulannya.
Sistem gaji pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin masih terbilang manual, perusahaan hanya menggunakan komputer untuk membuat dan mencetak laporan yang telah jadi.
2) Informasi yang Digunakan Oleh Manajemen
Informasi yang digunakan oleh manajemen dan kegiatan sistem Penggajian pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin adalah:
a) Jumlah biaya gaji, tunjangan, dan uang makan karyawan bulan dan mengajukan permintaan dana untuk biaya pembayaran gaji serta melaporkan pelaksanaan pembayaran gaji.
b) Team Leader
Team Leader nantinya yang akan menyetujui pengajuan dana dan menandatangani pencairan dana pembayaran gaji.
4) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem a) Prosedur pembuatan Daftar Gaji
Pembuatan daftar gaji karyawan oleh fungsi pembuat daftar gaji yaitu bagian keuangan. Daftar gaji dibuat berdasarkan absensi karyawan tiap hari.
b) Prosedur Pencairan Dana ke Pusat
Setelah bagian keuangan menghitung gaji karyawan, kemudian bagian keuangan meminta persetujuan pimpinan, setelah di setujui bagian keuangan akan mengirimkan pencairan dana tersebut.
c) Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji akan dilakukan setelah
harus dibayarkan gaji bersih para karyawan. Kemudian staff keuangan menerbitkan slip gaji 2 lembar dan di tanda tangani oleh penerima. Setelah staff keuangan selesai mengerjakan pembayaran gaji, mereka
kemudian
membuat laporan pembayaran gaji dan mengirimkan ke pusat untuk laporan gaji tiap bulan.
5) Dokumen yang Digunakan a) Daftar Hadir Karyawan
Daftar Hadir karyawan digunakan oleh karyawan sebagai bukti kehadiran mereka. Karyawan Melalukan absen sebelum memulai pekerjaan nya di PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin.
Gambar 4.3 Daftar Hadir Karyawan Manual
b) Daftar Gaji Karyawan
Daftar Gaji Digunakan sebagai permintaan total dana gaji yang harus diberikan kepada karyawan pada awal bulan yang tercantum di dalam daftar tersebut untuk pencairan dana ke pusat, dokumen ini akan di arsip sesuai bulan dan tahun penggajian.
c) Slip Gaji
Slip Gaji digunakan sebagai informasi karyawan mengenai hasil gaji dan potongan gaji yang diterima selama 1 bulan. Slip Gaji dibuat oleh bagian keuangan.
6) Unsur Sistem Pengendalian Intern a) Struktur Organisasi
Organisasi yang ada pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin masih kurang efisien karena ada bagian yang memiliki fungsi rangkap. Struktur yang mampu memisahkan tanggungjawab fungsional secara jelas dan tegas. Misal dalam akuntansi harus ada dua orang yang
bertugas secara berbeda yaitu orang yang menerima transaksi dan orang yang mencatat transaksi keuangan b) Sistem Otorisasi & Wewenang
Bukti daftar penggajian karyawan disimpan oleh bagian keuangan sebagai fungsi penyimpanan dan fungsi keuangan yang biasanya digunakan sebagai bukti pembayaran gaji sudah dilakukan.
c) Praktik yang Sehat
PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin tidak perlu menambah karyawan untuk membuat laporan gaji, karena karyawan bagian keuangan dianggap mampu melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan fungsinya.
d) Karyawan yang mutunya dengan tanggung jawabnya Karyawan yang berkerja pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin sudah memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing berdasarkan bagiannya.
k) Operator Forklift jumlah karyawannya 10 l) Sopir Mobil jumlah karyawannya 6 m) Dapur jumlah karyawannya 3
n) I.P.A.L (Limbah) jumlah karyawannya 19 o) Gudang Barang Jadi jumlah karyawannya 8 p) Gudang Peti jumlah karyawannya 3
q) Harian Kebersihan jumlah karyawannya 10 r) Ex. Sortasi jumlah karyawannya 7
s) Produksi Kering A jumlah karyawannya 56 t) Produksi Kering B jumlah karyawannya 56 u) Produksi Basah A jumlah karyawannya 44 v) Produksi Basah B jumlah karyawannya 44 w) Gudang Sadai jumlah karyawannya 36
Jumlah karyawan dan bagian tersebut ada 23 bagian dan total karyawannya 422 yang mana di dalamnya sudah terdapat pendidikan SMP, SMA, DIP, S1 seperti yang tercantum dalam gambar dibawah ini:
Gambar 4.4 jumlah karyawan
8) Bagan Alir Dokumen / Flowchart
Berikut ini bagan alir Aplikasi penggajian yang sedang berjalan di PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin:
Gambar 4 5 Bagan Alir Dokumen Penggajian Pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin
Berdasarkan bagan alir /flowchart penggajian pada PT Banua Lima Sejurus Kota Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Membuat rekap hadir karyawan dari daftar hadir karyawan yang terdiri dari rekap hadir karyawan dan daftar hadirkaryawan. Menerima rekap hadir karyawan, pencairan dana ke pemimpin dan membuat bukti uang kehadiran, pembayaran ke karyawan dengan cash.
Membuat laporan gaji, menerima laporan gaji kemudian di kirim ke pusat.
2) Menerima rekap absen karyawan kemudian mengotoritaskan rekap absensi karyawan, menerima laporan gaji untuk divalidasi.
B. Pembahasan Hasil Penelitian