2.16 Studi kasus : Knowledge management pada sekolah di Malaysia
2.16.1 Hasil riset
Dari 50 kuisioner yang disebarkan ke setiap sekolah, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : kedua sekolah baik Smart Schools dan Non Smart Schools setuju bahwa penting dalam mengelola pengetahuan, terutama pengetahuan yang berhubungan dengan pekerjaan.
47
Pengetahuan dapat digunakan pada proses pengambilan keputusan dan untuk meningkatkan efisiensi dari staff. Mengelola pengetahuan dapat juga meningkatkan kecepatan pemberian informasi kepada stakeholder (guru, orang tua, dan komunitas secara keseluruhan), dan dapat juga meningkatkan produktifitas dalam penciptaan dan penggunaan pengetahuan baru. Banyak responden yang setuju bahwa pengelolaan pengetahuan mendorong staff untuk membagikan pengetahuannya, dengan kata lain meningkatkan kerjasama tim. Tetapi yang paling penting dalam pengelolaan pengetahuan adalah waktu dan manfaat dari biaya yang dikeluarkan.
Pada frekuensi dari penggunaan fasilitas dan metode dalam mengelola pengetahuan. Responden lebih setuju seringnya penggunaan pada metode tradisional, yaitu menggunakan kertas dan papan tulis daripada teknologi, walaupun pada sekolah yang termasuk Smart Schools. Ini diakibatkan pada kompleksitas yang dirasakan dari penggunaan teknologi dan fasilitas komputer yang kurang memadai.
Penghalang dari pembagian pengetahuan, dirasakan dari keterbatasan fasilitas, dan kurangnya alokasi waktu kepada staff dikarenakan beban pekerjaan pada kedua sekolah. teknologi dirasakan tidak mencukupi ataupun sudah ketinggalan zaman dan staff kurang percaya diri ketika menggunakan alat elektronik dan beberapa menyatakan kurangnya komitmen dari manajemen sekolah.
Penciptaan pengetahuan biasanya dipengaruhi oleh diskusi-diskusi sosial, kerjasama tim atau proyek pekerjaan, disamping aktifitas individu seperti membaca dan refleksi diri. Responden setuju bahwa pembagian pengetahuan juga
48
didapatkan melalui diskusi-diskusi informal, responden menyetujui bahwa teman mereka selalu siap untuk membagikan dan mengkontribusikan ide baru. Mentoring adalah salah satu cara dalam pembagian pengetahuan. Aplikasi pengetahuan pada konteksnya dapat meningkatkan pengalaman. Pengetahuan dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau ketika orang meminta nasihat, dan mengerjakan tugas yang di kelola melalui aturan-aturan, prosedur ataupun rutin organisasi.
Pada penyimpanan pengetahuan, ditemukan bahwa responden lebih mudah mengakses pengetahuan explicit daripada tacit. Responden menganggap mereka dapat mengakses informasi secara mudah. Tetapi anggapan itu tidak begitu jelas ketika ditanyakan mana yang lebih baik menyimpan dalam bentuk kertas atau elektronik.
Pada faktor-faktor yang berkontribusi pengelolaan pengetahuan, responden setuju bahwa manajemen mendorong pembagian pengetahuan dan memfasilitasi realisasi dari ide-ide secara terus menerus. Responden setuju bahwa manajemen mendorong pembelajaran bagi para staff, mengorganisasi pelatihan-pelatihan yang sesuai dan mempromosikan akuisisi pengetahuan baik dari dalam maupun dari luar.
Responden menganggap teknologi dapat dipertimbangkan sebagai alat yang dapat mengakselerasi pertumbuhan dari aktifitas-aktifitas pengetahuan. Teknologi seperti jaringan, database, dan e-forums dapat memfasilitasi dari pemberian dan pembagian pengetahuan, dan juga informasi yang terbaru. Fasilitas teknologi sepertinya dipakai secara luas dan berfungsi dengan baik di sekolah-sekolah secara nasional.
49
Budaya Sekolah yang mendukung di identifikasikan mendukung pembagian pengetahuan, budaya memotivasi staff untuk membagi pengetahuan, dengan memperlihatkan komitmen dari pemimpin, menunjukkan keterbukaan untuk berubah, timbal balik kepercayaan dan pembelajaran diantara diantara staff. Kebanyakan dari responden setuju bahwa sekolah adalah organisasi pembelajar, dengan adanya budaya membagi pengetahuan. Responden bersifat netral terhadap orang-orang yang enggan dalam membagi pengetahuan karena mereka menganggap pembagian pengetahuan bersifat sebagai aset personal setiap individu dan bagaimana individu tersebut menggunakan pengetahuan sebagai keuntungan personal daripada keuntungan organisasi.
Hasil dari statistik menunjukkan tidak ada perbedaan antara Smart School (SS) dan Non Smart School (NSS) dalam pentingnya mengelola pengetahuan, tetapi dalam hal fasilitas dan metode untuk mengelola pengetahuan diperlihatkan adanya perbedaan. Hasil ini sejalan dengan sekolah yang disurvei. dimana SS mempunyai peralatan dan fasilitas yang baik yang memungkinkan terjadinya keuntungan dalam hal teknologi sebagai hal yang memungkinkan terjadinya knowledge management.
Diantara aktifitas penciptaan pengetahuan, guru pada sekolah NSS menciptakan pengetahuan lebih banyak daripada sekolah SS. Waktu merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi, banyaknya tugas guru merupakan sesuatu yang rutin. Guru SS mempunyai tendensi mempunyai beban kerja yang lebih tinggi dikarenakan mereka harus mengerjakan berbagai tugas administrasi yang berat.
50
Salah satu faktor yang berkontribusi pada penerapan knowledge management, adalah dari hasil statistik yang menyatakan bahwa pandangan guru terhadap teknologi dan manajemen lebih tinggi pada sekolah SS.
2.16.2 Kesimpulan
Manajemen, teknologi dan faktor budaya berkorelasi dengan aktifitas pengetahuan yang terjadi di sekolah. Manajemen menyediakan pondasi dan infrastruktur yang mendukung agar pembagian pengetahuan dapat terjadi. Teknologi memungkinkan knowledge management dapat terjadi di sekolah, sedangkan budaya adalah faktor yang penting dalam penciptaan pengetahuan. Beberapa penghalang yang menghalangi aktifitas pengetahuan adalah waktu, tenggang waktu, beban kerja, perilaku berbagi, dan infrastruktur teknologi. Setiap faktor berkontribusi dalam hal yang berbeda dalam pengelolaan pengetahuan. Manajemen menyediakan framework yang mendukung dalam pemberian sumber daya, proses pengambilan keputusan dan praktek-praktek yang inovatif supaya aktifitas pengetahuan dapat terjadi. Teknologi menyediakan mekanisme untuk menyimpan, membagikan dan memberikan informasi dan pengetahuan. Budaya menekankan pada relasi dari seluruh aktifitas pengetahuan dengan memberi arahan, dan mendorong interaksi sosial maupun profesional diantara COPs.
Mempertimbangkan perbedaan diantara sekolah SS dan sekolah NSS dalam hal alokasi pembiayaan, fasilitas dan birokrasi, diperoleh kesimpulan tipe sekolah bukan merupakan faktor yang dominan yang mempengaruhi aktifitas pengetahuan. Beban tambahan ditemukan pada sekolah kategori SS disebabkan oleh harapan dari orang tua yang tinggi mengenai performa dari sistem
51
pendidikan di Malaysia. Budaya yang berkembang di masyarakat Malaysia adalah budaya kolektif, nilai-nilai yang berkembang di masyarakat adalah rela berkorban, saling menghargai dan saling menolong mempunyai dampak pada pengelolaan pengetahuan.
Walaupun guru-guru ingin bekerjasama dan membagikan pengetahuan secara sukarela, guru-guru mungkin tidak menemukan cara yang sesuai untuk membagikan pengetahuan kepada para koleganya. Jadi yang diperlukan pada sekolah adalah praktek-praktek yang lebih sistematis untuk menawarkan cara-cara untuk memelihara pengetahuan baru, merangsang inovasi dan membagikan pengetahuan tacit didalam sekolah.
Sekolah juga mungkin mau mengembangkan jaringan diantara guru-gurunya dimana setiap individu dapat berinteraksi melalui percakapan-percakapan sosial, forum bertanya dan membagikan pengetahuan 1 dengan yang lain. ini memungkinkan orang-orang dari latar belakang dan keahlian yang berbeda dapat membagikan pengetahuan dan keahlian dengan menggunakan interaksi formal dan nonformal, seperti tatap muka secara online. Sekolah SS diharapkan dapat bertindak sebagai penghubung pengajaran untuk sekolah-sekolah disekitarnya karena SS mempunyai sumber daya yang lebih baik.
Waktu merupakan faktor penghalang terbesar bagi guru-guru dalam aktifitas pengetahuan yang terjadi di sekolah, karena beban guru dalam melakukan tugas-tugas administratif sekolah.
52