2.6 Public Realtions /Humas
2.6.5 Jenis dan media Public Relations
2.6.5.1 In-House Journal Dan PR Writing
Dalam setiap penerbitannya, media internal humas melalui beberapa teknis pembuatannya, teknis-teknis ini meliputi kegiatan berupa :
1. Teknik menulis Naskah Humas/PR
Bentuk-bentuk penulisan naskah kehumasan (PR Writing) yang masing-masing memiliki karakter dan gaya penulisan (style) yang berbeda, yaitu : Naskah (Script), Siaran (Release), Laporan (Report), Profil (Profile), Promosi (Promotion).
2. Kiat, Teknik, dan Tujuan Penulisan Naskah Kehumasan, meliputi : a. Praktisi PR memerlukan persiapan yang cukup ketika mulai
menggarap suatu tulisan, gaya bahasa, suatu topik atau isu, dan hingga merancang tujuan publikasi, serta strategi pesan yang hendak dicapai pada sebuah tulisan tersebut.
c. Bahasa yang dipergunakan harus mudah difahami dan sesuai dengan acuan penulisan/bentuk bahasa baku yang dipergunakan.
d. Eksklusifitas
e. Latar belakang penulisan (background).
f. ASSETO Formula (Audience, Structure, Style, Editing, Topic, Objective).
g. SOLAADS (Subject, Organization, Location, Advantage, Application, Details, Sources).
3. Tulisan yang Menarik
Beberapa hal diperlukan teknik tertentu untuk menjadikan sebuah tulisan menarik, antara lain, Narasi, Deskripsi, Kalimat aktif dan langsung, dan Eksposisi.
Berikut ini beberapa bentuk In-House Journal Dan PR Writing yang biasa dipergunakan dalam media public relations, sebagai berikut :
1. Media Publik Relations
Fungsi dari In House Journal (House Organ) sebagai media PR atau Media Internal Perusahaan yang telah dibahas sebelumnya, yaitu media komunikasi, informasi, pendidikan, hiburan dan media pengetahuan. Isi majalah perusahaan biasanya terdiri dari beberapa hal, yaitu Master head, daftar isi majalah, kolom pembuka, Cover, Editorial atau tajuk rencana, Iklan. Jenis media publikasi yang digunakan perusahaan untuk menyampaikan pesan kepada publiknya serta mampu meningkatkan citra, antara lain : House Jornal, Printed Material, Media pertemuan (event), Broadcasting Media dan Internet, Media Sarana Humas/PR, Media Personal.
2. Company Profile
Proses pembuatan, perencanaan, action plan, strategi penyampaian pesan (komunikasi), pendistribusian mengenai Company Profile tersebut tidak jauh berbeda dengan sistem pembuatan Annual Report. Company Profile lebih banyak menampilkan aspek historis
perusahaan, susunan komisaris, jajaran direksi, sistem/struktur organisasi dan menejemen, jumlah kantor cabang yang sudah ada, jenis produk/barang yang dikelola, dsbnya.
Daftar isi Company Profile, biasanya berisikan : Introduksi, Kata Pengantar atau sambutan dari dewan Komisaris/direktur utama, Sejarah, dan Struktur Organisasi Perusahaan, Produk barang atau jasa yang ditampilkan, Kinerja dan Menejemen perusahaan, Nilai asset dan kekayaan perusahaan, Prospek dan tantangan yang dihadapi perusahaan pada saat sekarang dan di masa-masa mendatang (dapat berupa anilisa SWOT), Daftar Kantor Cabang, Alamat, Telepon, dsbnya.
3. Annual Report
Sebuah Annual report harus menggambarkan cerita sukses perusahaan untuk menarik minat investor. Diterbitkan sedemikian rupa, menggambarkan kinerja perusahaan, memperlihatkan bahwa perusahaan tersebut dikelola secara professional, menjadi salah satu piranti media komunikasi untuk menarik mitra usaha, berisikan laporan singkat dan sajian catatan tahunan keuangan perusahaan, secara periodik, diadakan lomba penampilan dalam kegiatan “annual report award”, pembentukan tim perencana pembuatan “Annual report publication”.
4. Prospektus
Merupakan salah satu produk publikasi yang tengah menjadi trend di suatu perusahaan yang akan “Go public” dan menjual sahamnya si Pasar Bursa Efek Jakarta (BEJ) atau Pasar Bursa Surabaya (PBS). Prospektus tersebut antara lain berisikan : tanggal efektif, penawaran, penjatahan, dan penyerahan, hingga pada pencatatan di pasar bursa efek, company profile, penawaran umum, pernyataan utang, resiko ushaa, SWOT, dll.
Salah satu kegiatan PR adalah dokumentasi dan kliping yaitu berkaitan dengan menelaah, menganalisis, dan kemudian mengevaluasi perkembangan bisnis dari perusahaan, aktifitas, dan program acara tertentu baik komersial dan non komersial yang dipublikasikan dalam media massa dan non massa. Manfaat dari pembuatan dokumentasi dan kliping ialah sebagai bahan informasi terkini, sebagai bahan referensi tertentu dan data/informasi penunjang, sebagai pedoman atau acuan, sebagai sumber informasi dan data pesaing, sebagai tolak ukur tentang keberhasilan, sebagai media komunikasi internal, sebagai dokumentasi perusahaan/lembaga.
Selain dokumentasi dan kliping PR/Humas juga memiliki special events (kegiatan khusus PR/Humas) yang merupakan salah satu kiat untuk menarik perhatian media pers dan publik terhadap perusahaan atau produk tertentu yang akan ditampikan dalam acara tersebut. Bentuk Special Events yang dilakukan, antara lain Fair, Festival, Parade, Seminar, Open house. Event (acara/peristiwa) yang dikenal dalam aktivitas kehumasan antara lain :
a Calendar of event. b Momentum event.
c Special events (acara suatu peresmian, acara peringatan tertentu, acara komersial).
Keberhasilan special event ini berkaitan dengan penyusunan jadwal, personel yang terkait, tujuan dari special event tersebut (pengenalan “awareness”, suatu proses publikasi melalui komunikasi timbal balik, memperlihatkan iktikad baik dari lembaga/produk yang diwakilinya, mempertahankan penerimaan masyarakat, memperoleh rekanan atau pelanggan baru)
Sebagai alat promosi Humas/PR dapat menggelar pameran yang secara komunikologis yaitu dapat menyebarkan suatu peran, informatif, persuasif, dan sebagai sarana komunikasi yang membuat publik tetap menjadi ingat dan mengerti apa yang ditampilkan pada suatu pameran tertentu. Pameran merupakan kegiatan yang menunjukkan sesuatu kepada orang banyak mengenai kelebihan dan keunggulan yang dimiliki sesuatu tersebut. Klasifikasi pameran diantaranya yakni:
1. Berdasarkan jenisnya pameran terbagi dua, yaitu Pameran Barang dan Pameran kegiatan/jasa.
2. Berdasarkan sifatnya ada tiga jenis pameran, yaitu Pameran khusus, Pameran bersama, dan Pameran umum.
3. Berdasarkan frekuensinya, yaitu Pameran berkala, Pameran Insidental 4. Berdasarkan lingkup Geografis, yaitu Pmeran local, pameran nasional, dan
Pameran Internasional (Exposition “EXPO”)
2.7 Citra
Pada umumnya setiap organisasi atau perusahaan memiliki tujuan organisasi/perusahaan, yang hal ini juga dipengaruhi oleh faktor citra. Citra sendiri bernilai abstrak atau intangible, tetapi wujudnya dapat dirasakan dari penilaian, baik berupa tanda respek dan rasa hormat dari publik sekelilingnya atau masyarakat luas terhadap organisasi atau perusahaan tersebut dilihat sebagai sebuah badan usaha yang dipercaya, professional, dan dapat diandalkan dalam pembentukan pelayanan yang baik.
Tugas PR itu sendiri adalah menciptakan citra organisasi yang diwakilinya sehingga tidak menimbulkan isu-isu yang merugikan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1990:667), citra adalah pemahaman kesan yang timbul karena pemahaman akan suatu kenyataan. Sedangkan menurut Linggar dalam Teori dan Profesi Kehumasan serta Aplikasinya (2000:69), bahwa “citra humas yang ideal adalah kesan yang benar, yakni sepenuhnya berdasarkan pengalaman, pengetahuan serta pemahaman atas kenyataan yang sesungguhnya.”
Dari pernyataan diatas menjelaskan bahwa citra adalah sesuatu yang ditonjolkan secara nyata yang timbul berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang ada. Citra yang dimaksud disini adalah kesan yang ingin diberikan oleh perusahaan kepada publik atau khalayaknya agar timbul opini publik yang positif tentang perusahaan tersebut.
Menurut Ruslan dalam bukunya Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi dan Aplikasi (1998:63) menyebutkan bahwa landasan citra berakar dari :
“Nilai-nilai kepercayaan yang konkritnya diberikan secara individual dan merupakan pandangan atau persuasi, serta terjadinya proses akumulasi dari individu-individu tersebut akan mengalami suatu proses cepat atau lambat untuk membentuk suatu opini publik yang lebih luas dan abstrak, yaitu sering dinamakan citra atau image.”
Frank Jefkins dalam Public Relations (dalam Munandar, 2004:17-19) mengemukakan bahwa ada beberapa jenis citra yang penting untuk diketahui oleh seorang PR. Jenis-jenis citra tersebut adalah :
1. Citra Bayangan (Mirror Image)
adalah citra yang dianut oleh orang dalam mengenai pandangan luar terhadap organisasinya.
2. Citra Yang Berlaku (Current Image)
adalah suatu citra atau pandangan yang melekat pada pihak-pihak luar mengenai suatu organisasi atau perusahaan.
3. Citra Yang Diharapkan (Wish Image)
adalah suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen. Biasanya citra yang diharapkan lebih baik atau lebih menyenangkan daripada citra yang ada.
4. Citra Perusahaan (Corporate Image)
adalah citra dari suatu organisasi atau perusahaan secara keseluruhan. Jadi bukan citra atas produk dan pelayanannya saja. Citra perusahaan ini terbentuk oleh banyak hal. Hal positif yang dapat meningkatkan citra suatu perusahaan, antara lain sejarah atau riwayat hidup perusahaan yang gemilang dan lain sebagainya.
5. Citra Majemuk (Multiple Image)
Citra ini dapat diterapkan pada semua jenis organisasi atau perusahaan yang memiliki banyak unit dan pegawai (anggota). Masing-masing unit dan individu memiliki perangai dan perilaku tersendiri sehingga secara sengaja atau tidak sengaja, mereka pasti memunculkan suatu citra yang belum tentu sama dengan citra organisasi atau perusahaan secara keseluruhan.
Kelima jenis citra tersebut penting untuk diketahui oleh seorang PR, yakni untuk mengetahui penilaian terhadap organisasi atau perusahaan tersebut yang tidak hanya dilihat dari segi fisiknya saja tetapi juga yang tidak terlihat namun dirasakan baik dan memuaskan.
BAB III