BAB I PENDAHULUAN
BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN
5.2 Identifikasi Faktor Kontingensi
Identifikasi faktor kontingensi dilakukan dengan melihat karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan. Faktor-faktor kontingensi dilakukan melalui kuesioner khususnya pada pertanyaan bagian I dan melalui wawancara. Berikut ini merupakan faktor-faktor kontingensi pada Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri.
5.2.1 Identifikasi Karakteristik Tugas
Karakteristik tugas terbagi dua yaitu ketidakpastian tugas (task uncertainty) dan ketergantungan tugas (task interdependence). Data mengenai Ketidakpastian tugas dan ketergantungan tugas pada Ditjen Dukcapil dilakukan melalui metode kuesioner. Informasi mengenai ketidakpastian tugas yaitu pada pertanyaan bagian I nomor 7, sedangkan mengenai ketergantungan tugas pada pertanyaan bagian I nomor 8. Hasil kuesioner terhadap ketidakpastian tugas menunjukan sering adanya perubahan pekerjaan yang mengakibatkan ketidakjelasan pekerjaan. Hal ini menunjukan ketidakjelasan pekerjaan di Ditjen Dukcapil adalah tinggi. Ketidakjelasan tersebut misalnya terkait beberapa kegiatan Korwil yang terkadang tumpang tindih dengan kegiatan di Subdit masing-masing pegawai, beberapa pimpinan mengeluarkan kebijakan yang berubah-ubah sehingga mengakibatkan
Universitas Indonesia pendampingan teknis. Data hasil kuesioner dan prosentase terhadap ketidakpastian tugas adalah sebagai berikut.
Tabel 5.1 Hasil Tabulasi terhadap Ketidakpastian Tugas Task Uncertainty
Kategori Jumlah Prosentase
Sering terjadi 60 58%
Jarang terjadi 44 42%
Total 104 100%
Komposisi perbandingan data diatas ditunjukkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 5.1 Prosentase Ketidakpastian tugas
Hasil kuesioner terhadap ketergantungan tugas pada Ditjen Dukcapil Kemdagri diperoleh sebesar 53% memiliki banyak ketergantungan terhadap orang lain, dan 47% menyatakan hanya sedikit. Data tersebut menunjukkan bahwa tingkat ketergantungan tugas pada Ditjen Dukcapil adalah tinggi, hal ini ditunjukan pada data hasil tabulasi dibawah ini :
Tabel 5.2 Hasil Tabulasi terhadap Ketrgantungan Tugas Task Interdependence
Kategori Jumlah Prosentase
Sedikit 49 47%
Banyak 55 53%
Total 104 100%
Gambar 5.2 Prosentase Ketergantungan Tugas 5.2.2 Identifikasi Karakteristik Pengetahuan
Karakteristik pengetahuan dapat diidentifikasi melalui dua parameter yaitu kecenderungan eksplisit atau tasit dan kecenderungan prosedural atau deklaratif. Pertanyaan terkait kecenderungan pengetahuan yang bersifat eksplisit atau tasit terdapat dalam kuesioner pada pertanyaan bagian I nomor 5. Data hasil kuesioner pada Ditjen Dukcapil menunjukan 84% menjawab secara langsung atau tasit dan 16% menjawab melalui media atau eksplisit. Hasil kuesioner tersebut menunjukan kegiatan berbagi pengetahuan di Ditjen Dukcapil lebih banyak dilakukan secara langsung atau tasit seperti misalnya melalui bintek dan pelatihan bagi anggota Korwil. Hasil kuesioner tersebut ditunjukan pada tabel dibawah ini.
Tabel 5.3 Kecenderungan Pengetahuan tacit/explicit Kecenderungan tacit/explicit
Kategori Jumlah Prosentase
Tacit 90 87%
Explicit 14 13%
Total 104 100%
Universitas Indonesia Gambar 5.3 Kecenderungan Tacit/explicit
Identifikasi karakteristik pengetahuan lainnya yaitu adanya karakteristik pengetahuan dengan kecenderungan declarative atau procedural, hal ini terdapat pada pertanyaan bagian I nomor 4. Hasil kuesioner menunjukkan 13% dilakukan secara declarative dan 87% dilakukan secara procedural. Prosentase tersebut dapat disimpulkan bahwa anggota Korwil Ditjen Dukcapil melaksanakan pekerjaannya berdasarkan prosedur-prosedur yang telah ditentukan. Hasil kuesioner terhadap kecenderungan declarative atau procedural ditunjukan pada tabel dibawah ini.
Tabel 5.4 Kecenderungan declarative/procedural Kecenderungan declarative/procedural
Kategori Jumlah Prosentase
Declarative 12 12%
Procedural 92 88%
Total 104 100%
Gambar 5.4 Kecenderungan Pengetahuan Declarative/Procedural 5.2.3 Identifikasi Karakteristik Organisasi
Karakteristik organisasi dapat diidentifikasi melalui ukuran organisasi, dan strategi bisnis organisasi tersebut.
5.2.3.1 Ukuran Organisasi
Ditjen Dukcapil merupakan salah satu Direktorat Jenderal setingkat eselon 1 di Kementerian Dalam Negeri yang terdiri dari sekretaris Ditjen dan empat Direktorat. Jumah pegawai secara keseluruhan adalah 357 Pegawai, terdiri dari 192 pegawai pria dan 165 pegawai wanita. Menurut Baligh et al (1996) pada sebuah jurnal internasional yang berjudul Organizational consultant: Creating a useable theory for organizational design disebutkan organisasi memiliki ukuran besar maka struktur organisasi memiliki bentuk organisasi yang tersentralisasi, bersifat formal, mekanistik, memiliki kompleksitas yang baik, efektif dan efisien. Teori lainnya menyatakan organisasi dengan jumlah pegawai kurang dari 475 pegawai sebagai organisasi kecil, dan lebih dari 475 pegawai digolongkan sebagai organisasi besar (Miller et al, 1991). Berdasarkan hasil observasi Ditjen Dukcapil dalam hal ini termasuk kedalam organisasi kecil, Ditjen Dukcapil memiliki struktur hierarki organisasi dengan jenis desentralisasi, hal ini terlihat adanya
Universitas Indonesia dalam suatu tugas pekerjan yang berat atau tidak dapat dikerjakan sendiri, selain itu jumlah pegawai Ditjen Dukcapil kurang dari 475 orang dengan mempunyai formalisasi rendah dan jangkauan regional.
5.2.3.2 Strategi Bisnis Organisasi
Strategi bisnis organisasi terbagi kedalam dua jenis, yaitu yang bersifat low cost dan differentiation. Sebagian besar Direktorat di Ditjen Dukcapil antara lain Direktorat Pendaftaran Penduduk (Dafduk), Direktorat Pencatatan Sipil (Capil) , Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan, Direktorat Pengembangan Kebijakan dan Sekretaris Ditjen cenderung melaksanakan tugas sesuai dengan rencana kerja yang sudah ditetapkan, sedangkan Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (PIAK) cenderung untuk mencari inovasi dan peluang baru khususnya dibidang TI (berdasarkan wawancara dengan Bapak Ir. Bambang Basuki, Jumat, 24 Oktober 2014). Kondisi Ditjen Dukcapil sebagian besar memiliki rencana yang sudah ditetapkan, semua kegiatan yang dilakukan sama hanya materi yang berbeda. Oleh karena itu, strategi bisnis Ditjen Dukcapil dapat digolongkan memiliki strategi bisnis organisasi yang low cost yaitu bisnis organisasi yang menggunakan biaya rendah atau seminimal mungkin dan mencoba menjadi lebih efisien dengan tetap memberikan pelayanan yang terbaik. 5.2.4 Identifikasi Karakteristik Lingkungan Organisasi
Karakteristik lingkungan organisasi bisa diketahui melalui beberapa kebijakan dan peraturan Pemerintah, kondisi ekonomi dan tingkat persaingan bisnis. Berdasarkan hasil observasi dan hasil wawancara dengan Kasubdit Kelembagaan Informasi Administrasi Kependudukan Ditjen Dukcapil Kemdagri adalah organisasi yang sebagian besar pegawainya telah memahami tugas, pokok dan fungsi di bagiannya masing-masing, khusus yang merangkap sebagai anggota Korwil juga tetap melaksanakan tugas dan pekerjaan sesuai tupoksi terlebih dahulu dengan tetap tidak mengesampingkan tugasnya sebagai anggota Korwil. Tugas dan pekerjaan yang dilakukan setiap pegawai Ditjen Dukcapil cenderung sama sepanjang tahunnya dengan memberikan pelayanan dan fasilitasi bidang kependudukan bagi Provinsi dan Dinas Kabupaten/ Kota.
Karakteristik lingkungan organisasi Ditjen Dukcapil sesuai dengan yang telah diuraikan diatas adalah dapat disimpulkan memiliki ketidakpastian lingkungan organisasi yang rendah dengan organisasi yang tergolong kondusif dan tidak ada persaingan bisnis.