UNIVERSITAS INDONESIA
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM:
STUDI KASUS KOORDINATOR WILAYAH DIREKTORAT
JENDERAL KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
KARYA AKHIR
RINA WAHYUNI
1306431116
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
UNIVERSITAS INDONESIA
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM:
STUDI KASUS KOORDINATOR WILAYAH DIREKTORAT
JENDERAL KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi
RINA WAHYUNI
1306431116
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT karena rahmatnya saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini yang berjudul Perancangan Knowledge Management System : Studi Kasus Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mencapai gelar Magister Teknologi Informasi di Universitas Indonesia.
Saya menyadari sangatlah sulit bagi saya menyelesaikan penelitian ini tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu, saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Ir. Dana Indra Sensuse, MLIS, PhD dan dr. Iik Wilarso, MTI, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan Karya Akhir ini.
2. Bapak Prof. Zainal A. Hasibuan, PhD dan ibu Putu Wuri Handayani, M.Sc selaku dosen Penguji yang telah memberikan kritik dan saran yang sangat membangun dalam Karya Akhir ini.
3. Bapak Prof. Zainal A. Hasibuan, PhD selaku dosen pembimbing akademik yang telah meluangkan waktunya terkait akademis selama saya menjadi mahasiswa pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Universitas Indonesia.
4. Seluruh dosen yang telah memberikan ilmu dan menjadi inspirasi selama saya menjadi mahasiswa pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer – Universitas Indonesia.
5. Seluruh pegawai Ditjen Dukcapil Kemendagri, khususnya bagi Anggota Korwil yang telah membantu untuk meluangkan waktunya memberikan partisipasi dalam memberikan data penelitian.
6. Kepada keluarga besar, orang tua, suami dan teman-teman yang selalu memberikan dukungan, doa dan nasehatnya.
7. Seluruh staf Sekretariat Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer – Universitas Indonesia.
v
pihak yang telah banyak membantu pada penelitian ini. Semoga Karya Akhir ii membawa manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan.
Jakarta, Januari 2015
vii Universitas Indonesia Universitas Indonesia ABSTRAK
Nama : Rina Wahyuni
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Perancangan Knowledge Management System : Studi Kasus Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri
Anggota Koordinator wilayah (Korwil) Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri memiliki tugas dalam memberikan fasilitasi dan pendampingan teknis bagi Provinsi dan Kabupaten/Kota selaku pelaksana pelayanan secara langsung kepada masyarakat dalam bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil, anggota Korwil harus memiliki pengetahuan yang sama dalam memberikan informasi, pengetahuan maupun pendampingan teknis terhadap permasalahan yang ada ditingkat Kabupaten/Kota. Kurangnya pemerataan pengetahuan antar anggota Korwil memberikan dampak terhadap tingkat penyelesaian kasus didaerah. Penelitian ini bertujuan untuk merancang knowledge management system yang dapat diterapkan bagi anggota Korwil Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri. Metodologi yang digunakan adalah analisis faktor kontingensi untuk menentukan proses knowledge management yang tepat.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses knowledge management yang dapat diterapkan adalah Socialization for Knowledge Sharing, Exchange, Direction, Socialization for Knowledge Discovery, dan Externalization. Fitur yang dikembangkan adalah manajemen dokumen, manajemen pengalaman/pengetahuan, pencarian dokumen/artikel/berita, dokumentasi artikel, forum diskusi, chatting dan FAQ (Frequently Asked Question).
Kata Kunci : Knowledge Management, Knowledge Management System, faktor-faktor kontingensi.
ABSTRACT
Nama : Rina Wahyuni
Program Studi : Master of Information Technology
Judul : Designing Knowledge Management System : a Case Study of District Coordinator of Directorate General of Population and Civil Registration of the Ministry of Home Affairs
District coordinator member of Directorate General of Population and Civil Registration of the Ministry of Home Affairs has a job in giving facilitation and assistance technical for province and regency/city as implementer of servicing directly to society in demography administration sector and civil registration. District coordinator member must have the same knowledge in giving information, knowledge and technical of servicing to the problem of regency/city. The decreasing of knowledge level among district coordinator member give consequence to level of case finishing in territory.
The purpose of this research is for planning knowledge management system that can be used for district coordinatormemberDirectorate General of Population and Civil Registration of the Ministry of Home Affairs. The method that is used contingency factor analysis for determining knowledge management process accurately.
The result of research indicates that knowledge management process that can be used is socialization for knowledge sharing, exchange, direction, socialization for knowledge discovery and externalization. The feature that be developed is management of document, management of experience/knowledge, searching (document/article/news), article documentation, discussion forum, question-answer (FAQ), and chatting.
Keywords: Knowledge Management, Knowledge Management System, contingency factors.
ix Universitas Indonesia
HALAMAN JUDUL……….……… i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... ..iii
KATA PENGANTAR ... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... vi
ABSTRAK ... vii
ABSTRACT ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 4
1.3 Ruang Lingkup Penelitian ... 6
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 7
1.5 Sistematika Penulisan ... 7
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 9
2.1 Landasan Teori ... 9
2.1.1 Pengertian Data, Informasi, dan Pengetahuan .………..….9
2.1.2 Knowledge Management.……………….…………13
2.1.3 Infrastruktur Knowledge Management...……….14
2.1.4 Proses Knowledge Management ……………………..15
2.1.5 Knowledge Management System (KMS)...………...16
2.1.5 Identifikasi proses KM menggunakan faktor kontigensi...……..19
2.1.6 Unified Modelling Language (UML)...………...24
2.2 Pendekatan Metodologi terhadap Penelitian Sebelumnya ... 25
2.2.1 Fennesy (2002), Understanding and selecting knowledge management systems for a health information provider...……25
2.2.2 Muliawati (2011), Perancangan Model Knowledge Management System pada Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Pertahanan ………26
System : Studi Kasus Sekretariat Jenderal Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral...………. 26
2.2.4 Suprianto (2014), Perancangan Knowledge Management System : Studi Kasus Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta ..………..27
2.2.5 Putri (2014), Perancangan Knowledge Management system : studi kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara……….28
2.3 Kerangka Teoritis ... 35
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN ... 38
3.1 Tahapan Penelitian... 38
3.2 Metode Pengumpulan Informasi dan Data ... 43
BAB 4 PROFIL ORGANISASI ... 47
4.1 Visi dan Misi Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil ... 47
4.2 Tujuan Organisasi Ditjen Dukcapil ... 49
4.3 Struktur Organisasi Ditjen Dukcapil... 49
4.3.1 Sekretariat Direktorat Jenderal ………..50
4.3.2 Direktorat Pendaftaran Penduduk ………..51
4.3.3 Direktorat Pencatatan Sipil ……….………52
4.3.4 Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan....53
4.3.5 Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan …………...55
4.3.6 Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan ………..……….…………56
4.4 Susunan Keanggotaan Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil ... 57
BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN ... 59
5.1 Analisis Data ... 59
5.2 Identifikasi Faktor Kontingensi ... 60
5.2.1 Identifikasi Karakteristik Tugas ………..….60
5.2.2 Identifikasi Karakteristik Pengetahuan ………..62
5.2.3 Identifikasi Karakteristik Organisasi ……….……….64
5.2.4 Identifikasi Karakteristik Lingkungan Organisasi …………..………65
5.3 Identifikasi Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi... 66
5.4 Identifikasi Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan ... 68
xi Universitas Indonesia 5.8 Pengembangan Knowledge Management System (KMS), Mekanisme
dan Teknologi KM yang dibutuhkan ... 88
5.8.1 Pemetaan Teknologi Knowledge Management………..…..88
5.9 Analisis Kebutuhan Sistem ... 95
5.9.1 Kebutuhan Fungsional……….………95
5.9.2 Kebutuhan Non Fungsional………96
5.10 Use Case Diagram KMS ... 97
5.11 Activity Diagram... 99
5.11.1Activity Diagram untuk Fitur Pencarian Dokumen/Artikel/Berita ………99
5.11.2Activity Diagram untuk Fitur Manajemen Dokumen……….………99
5.11.3Activity Diagram untuk Fitur Forum…………..……...101
5.11.4Activity Diagram Untuk Fitur Manajemen Pengalaman/ Pengetahuan ………..……….102
5.11.5Activity Diagram untuk Fitur Tanya Jawab (FAQ) .….……….105
5.11.6Activity Diagram untuk Fitur Chatting.………..…….107
5.11.7Activity Diagram untuk Fitur validasi pengetahuan………….……107
5.11.8Activity Diagram untuk Fitur Mengelola Pengguna…………108
5.12 Perancangan Arsitektur KMS ... 109
5.13 Perancangan Infrastruktur KMS ... 109
5.14 Perancangan Basis Data ... 110
5.15 Rancangan Tampilan Knowledge Management System ... 111
5.16 Skenario uji coba rancangan Knowledge Management System... 119
5.16.1 Skenario pertama……….119
5.16.2 Skenario Kedua………...120
5.16.3 Skenario Ketiga………...121
5.16.4 Skenario Keempat………...122
5.17 Perbandingan Hasil Penelitian dengan Penelitian sejenis ... 123
5.18 Implikasi Penelitian ... 124
5.18.1Implikasi Terhadap Organisasi ………....125
5.18.2Implikasi Terhadap Knowledge Management System …………..125
5.18.3Implikasi Terhadap Penelitian Selanjutnya ……….126
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN ... 127
6.1 Kesimpulan... 127
LAMPIRAN A : Instrumen Wawancara ... 133
LAMPIRAN B : Instrumen Kuesioner ... 137
LAMPIRAN C : Pemetaan Kuesioner ... 149
LAMPIRAN E : Transkrip Wawancara ... 152
xiii Universitas Indonesia
Tabel 1.1 Komposisi Jumlah Anggota Korwil Kab/Kota ... 3
Tabel 3.1 Responden Penelitian ... 44
Tabel 3.2 Responden untuk Uji coba Fitur ... 45
Tabel 5.1 Hasil Tabulasi terhadap Ketidakpastian Tugas ... 61
Tabel 5.2 Hasil Tabulasi terhadap Ketrgantungan Tugas ... 61
Tabel 5.3 Kecenderungan Pengetahuan tacit/explicit ... 62
Tabel 5.4 Kecenderungan declarative/procedural ... 63
Tabel 5.5 Hasil Identifikasi Faktor Kontingensi ... 66
Tabel 5.6 Pemetaan Nilai Faktor Kontingensi Dengan Proses KM ... 67
Tabel 5.7 Analisis Penilaian Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi ... 69
Tabel 5.8 Portfolio Prioritas Proses KM berdasarkan faktor kontingensi ... 70
Tabel 5.9 Pembobotan Nilai Skala Linkert ... 71
Tabel 5.10 Portofolio Kecenderungan Proses KM yang ada saat ini ... 72
Tabel 5.11 Identifikasi Fasilitas terhadap Proses KM Saat ini ... 72
Tabel 5.12 Kategori Prioritas Pengembangan Proses KM Tambahan ... 73
Tabel 5.13 Pemetaan Prioritas Pengembangan ... 74
Tabel 5.14 Pemetaan Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi dengan Proses KM Saat Ini ... 75
Tabel 5.15 Prioritas Pengembangan Proses KM Tambahan ... 75
Tabel 5.16 Tabulasi Pentingnya Kebutuhan Pengetahuan (KM) ... 77
Tabel 5.17 Tabulasi Kebutuhan Pengelolaan Pengetahuan ... 77
Tabel 5.18 Kebutuhan KMS ... 78
Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit pada Pegawai ... 84
Tabel 5.20 Jenis-Jenis Artifak pada Ditjen Dukcapil ... 785
Tabel 5.21 Hasil Tabulasi Fasilitas untuk Berbagi Pengetahuan ... 87
Tabel 5.22 Pemetaan Kebutuhan Proses KM dengan Mekanisme dan Teknologi 89 Tabel 5.23 Pemetaan Proses KM ke Fitur KMS ... 91
Tabel 5.24 Fitur-fitur Pengembangan KMS ... 93
Tabel 5.25 Fitur-fitur KMS yang Dikembangkan ... 94
Tabel 5.26 Kebutuhan Hardware ... 109
Tabel 5.27 Perilaku Anggota Korwil pada skenario pertama ... 120
Tabel 5.28 Perilaku Anggota Korwil pada skenario kedua ... 120
Tabel 5.29 Perilaku Anggota Korwil pada skenario ketiga ... 121
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Hubungan antara data, informasi dan pengetahuan ... 11
Gambar 2.2 SECI Model ... 13
Gambar 2.3 Proses knowledge management ... 16
Gambar 2.4 Faktor kontingensi dan Knowledge Management ... 19
Gambar 2.5 Kategori Faktor-faktor Kontingensi ... 20
Gambar 2.6 Kerangka teoritis penelitian (Putri, 2014) ... 29
Gambar 2.7 Kerangka Teoritis ... 36
Gambar 3.1 Metodologi Penelitian ... 40
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil ... 50
Gambar 4.2 Strukur Organisasi Sekretariat Ditjen ... 51
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Direktorat Pendaftaran Penduduk ... 52
Gambar 4.4 Struktur Organisasi Direktorat Pencatatan Sipil ... 53
Gambar 4.5 Struktur Organisasi Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan ... 54
Gambar 4.6 Struktur Organisasi Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan ... 55
Gambar 4.7 Struktur Organisasi Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan ... 56
Gambar 5.1 Prosentase Ketidakpastian tugas... 61
Gambar 5.2 Prosentase Ketergantungan Tugas ... 62
Gambar 5.3 Kecenderungan Tacit/explicit... 63
Gambar 5.4 Kecenderungan Pengetahuan Declarative/Procedural ... 64
Gambar 5.5 Tabulasi Tingkat Proses KM Saat Ini ... 71
Gambar 5.6 Prosentase Kepentingan Pengetahuan ... 77
Gambar 5.7 Prosentase Kebutuhan Pengelolaan Pengetahuan... 78
Gambar 5.8 Tingkat Kebutuhan KMS ... 78
Gambar 5.9 Hasil Analisis OCAI ... 79
Gambar 5.10 Skema Jaringan Data Center dan kantor Ditjen Dukcapil Kalibata ... 83
Gambar 5.11 Skema Jaringan Ditjen Dukcapil pada setiap lantai ... 84
Gambar 5.12 Fasilitas Pendukung KM ... 88
Gambar 5.13 Fitur KMS ... 93
Gambar 5.14 Use Case Diagram KMS Ditjen Dukcapil ... 98
Gambar 5.15 Activity Diagram pencarian Dokumen/Artikel/Berita ... 99
Gambar 5.16 Mengunggah Dokumen ... 100
Gambar 5.17 Activity Diagram fitur untuk mengubah dokumen ... 101
xv Universitas Indonesia
Gambar 5.20 Menginput Artikel ... 103
Gambar 5.21 Mengubah artikel ... 103
Gambar 5.22 Memberikan Komentar ... 104
Gambar 5.23 Menginput Berita ... 104
Gambar 5.24 Melihat Berita ... 105
Gambar 5.25 Membuat Pertanyaan ... 106
Gambar 5.26 Menjawab Pertanyaan ... 106
Gambar 5.27 Melihat FAQ ... 107
Gambar 5.28 Fitur Chatting... 107
Gambar 5.29 Fitur Melakukan Validasi Pengetahuan ... 108
Gambar 5.30 Fitur Mengelola Pengguna ... 108
Gambar 5.30 Arsitektur Model KMS Anggota Korwil Ditjen Dukcapil ... 109
Gambar 5.31 Rancangan Basis Data ... 110
Gambar 5.32 Rancangan Halaman Utama KMS ... 111
Gambar 5.33 Rancangan halaman Pencarian ... 112
Gambar 5.34 Rancangan Tampilan Kategori Dokumen ... 112
Gambar 5.35 Rancangan tampilan menu tambah dokumen ... 113
Gambar 5.36 Contoh Menambahkan Dokumen ... 113
Gambar 5.37 Rancangan tampilan mengubah dokumen ... 114
Gambar 5.38 Rancangan tampilan kategori pengalaman/pengetahuan ... 114
Gambar 5.39 Rancangan tampilan tambah artikel ... 115
Gambar 5.40 Rancangan Tampilan Memberikan Komentar Artikel ... 115
Gambar 5.41 Rancangan Halaman berita... 116
Gambar 5.42 Rancangan Tampilan Tambah Berita ... 116
Gambar 5.43 Rancangan tampilan membuat topik forum ... 117
Gambar 5.44 Rancangan tampilan topik-topik diskusi ... 117
Gambar 5.45 Rancangan halaman lihat FAQ ... 118
Gambar 5.46 Rancangan halaman membuat pertanyaan ... 118
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A : Instrumen Wawancara ... 130
LAMPIRAN B : Instrumen Kuesioner ... 135
LAMPIRAN C : Pemetaan Kuesioner ... 147
LAMPIRAN D : Daftar Observasi ... 149
LAMPIRAN E : Transkrip Wawancara ... 150
1 Universitas Indonesia BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas latar belakang masalah, perumusan masalah yang akan diselesaikan, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan yang akan dipakai. Studi kasus karya akhir ini adalah Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri.
1.1 Latar Belakang
Peraturan Menteri Dalam Negeri No 41 Tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Dalam Negeri dalam pasal 2 disebutkan bahwa “Kementerian Dalam Negeri mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara”, dan dalam pasal 3 huruf d “Kementerian Dalam Negeri dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 antara lain menyelenggarakan fungsi pelaksanaan kegiatan teknis dari pusat sampai daerah”. Kementerian Dalam Negeri, dalam menyelenggarakan program dan kegiatan tersebut dilaksanakan oleh beberapa Komponen (setingkat eselon 1) salah satunya komponen Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil). Ditjen Dukcapil dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 41 Tahun 2010 tentang organisasi tata kerja Kementerian Dalam Negeri dalam pasal 383 mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, dan pengelolaan informasi administrasi kependudukan, serta fasilitasi dan penyerasian kebijakan perencanaan kuantitas, kualitas dan mobilitas penduduk di daerah.
Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (tata nama sebelumnya Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan) memiliki visi yaitu “Tertib Administrasi Kependudukan dengan Pelayanan Prima Menuju Penduduk Berkualitas Tahun 2015”. Maksud dari visi tersebut salah satunya adalah Ditjen Dukcapil diharapkan dapat mewujudkan tertib dokumen kependudukan yaitu agar
prosesnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mencegah tidak adanya dokumen kependudukan yang ganda dan palsu. Pelayanan dokumen kependudukan tersebut dilakukan di tingkat Kabupaten/Kota, sehingga Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri dianggap perlu memberikan fasilitasi dan pendampingan teknis bagi Provinsi dan Kabupaten/Kota.
Berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 471.05-172 MD Tahun 2011 tentang Pembentukan Tim Kelompok Kerja Penerbitan Nomor Induk Kependudukan dan Penerapan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) pada Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri Tahun 2011 serta Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 470.05-120 DUKCAPIL Tahun 2014 tentang Pembentukan Tim Fasilitasi dan Bimbingan Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan Tahun 2014 maka dibentuklah Tim fasilitasi bagi Kabupaten/Kota dengan beberapa Penanggung Jawab Provinsi dan Kabupaten/Kota dibawahnya yang selanjutnya disebut Koordinator wilayah (Korwil). Korwil dibentuk pertama kali dalam rangka untuk mendukung Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri dalam rangka menyelenggarakan fungsi fasilitasi dan pelaksanaan kegiatan teknis penerapan KTP elektronik dari pusat sampai daerah (Kabupaten/Kota), seiiring dengan tingkat kebutuhan dan permasalahan yang ada di Kabupaten/Kota Korwil juga ditugaskan untuk memberikan bimbingan penyelenggaraan administrasi kependudukan sesuai dengan tujuan dari organisasi Ditjen Dukcapil. Tim fasilitasi Administrasi Kependudukan mempunyai tugas :
a. Bimbingan penyelenggaraan Administrasi Kependudukan di daerah; b. Fasilitasi pelaksanaan perekaman KTP-el secara regular;
c. Fasilitasi kelancaran penertiban KTP-el; d. Monitoring distribusi blanko KTP-el;
e. Fasilitasi pemeliharaan perekaman KTP-el; dan
f. Melaporkan secara berkala hal pelaksanaan kegiatan sebagaimana tersebut pada huruf a, huruf b, huruf c, huruf d, dan huruf e, diatas.
Universitas Indonesia beberapa Sub Direktorat Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Koordinator bertanggung jawab dalam mengkoordinasi pelaksanaan fasilitasi dan bimbingan penyelenggaraan Administrasi Kependudukan dengan pembagian wilayah sebagai berikut :
1) Koordinator Wilayah I, bertanggung jawab untuk Provinsi Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bali, Maluku dan Maluku Utara;
2) Koordinator Wilayah II, bertanggung jawab untuk Provinsi D.I. Yogyakarta, Jawa Tengah, Jawa Timur, Nusa Tenggara Barat, Kalimantan Timur, Sulawesi Tengah dan Sulawesi Tenggara;
3) Koordinator Wilayah III, bertanggung jawab untuk Provinsi DKI Jakarta, Jambi, Bengkulu, Kepulauan Bangka Belitung, Papua, Papua Barat dan Sulawesi Selatan;
4) Koordinator Wilayah IV, bertanggung jawab untuk Provinsi Sulawesi Utara, Sulawesi Barat, Gorontalo, Banten, Jawa Barat dan Nusa Tenggara Timur; 5) Koordinator Wilayah V, bertanggung jawab untuk Provinsi Riau, Kepulauan
Riau, Sumatera Selatan, Lampung, Kalimantan Selatan, Kalimantan Tengah, Kalimantan Utara dan Kalimantan Barat.
Jumlah anggota Korwil diawal pembentukannya dari tahun 2011 sampai dengan 2014 memiliki formasi dan jumlah anggota yang berbeda, hal ini dikarenakan penyesuaian kondisi wilayah, anggaran, mutasi, pensiun maupun terkait kebijakan dan kondisi permasalahan yang ada di daerah. Anggota Korwil saat ini (Korwil 1 sampai dengan Korwil V tahun 2014) berjumlah 244 orang dengan komposisi seperti pada tabel 1.1.
Tabel 1.1 Komposisi Jumlah Anggota Korwil Kab/Kota No. Korwil Jumlah
Anggota Jumlah Tim Ahli Jumlah Kab/Kota yang Difasilitasi 1. I 54 6 104 2. II 36 4 125 3. III 49 8 98 4. IV 57 6 81 5. V 48 4 89 Total 244 28 497
Pada tabel 1.1 diatas jumlah anggota Korwil dan jumlah Tim ahli saat ini belum dapat memenuhi kebutuhan jumlah Kabupaten/Kota, sehingga masing-masing anggota Korwil dapat memfasilitasi 2 (dua) sampai dengan 4 (empat) Kabupaten/Kota, untuk memfasilitasi anggota Korwil tersebut saat ini belum ada media berbagi pengetahuan yang dapat memfasilitasi kebutuhan pengetahuan Anggota Korwil dalam membantu daerah menyelesaikan permasalahan dan kasus-kasus terkait pelayanan Kependudukan, untuk Tim ahli dapat langsung mengeksekusi permasalahan sedangkan bagi anggota Korwil lainnya harus membuat laporan terlebih dahulu ke Sekretaris Korwil untuk selanjutnya didisposisikan kepada Sub Direktorat terkait untuk menunggu ditindaklanjuti, hal ini yang menyebabkan penyelesaian kasus cenderung lambat dan ketergantungan terhadap individu tertentu menjadi besar sehingga adanya Korwil tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
Kondisi saat ini yang telah diuraikan diatas memberikan kesimpulan bahwa Tim fasilitasi memiliki tugas untuk membantu dalam menjalankan tugas terkait pelayanan administrasi Kependudukan, Pelayanan tersebut mencakup dalam hal Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan, Pengembangan Kebijakan Kependudukan maupun Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dalam hal ini yang membidangi data dan aplikasi, untuk memfasilitasi seluruh pelayanan tersebut maka pengetahuan penting dimiliki bagi seluruh Anggota Korwil agar permasalahan yang ada di Kabupaten/Kota dapat terfasilitasi dengan baik (berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Ir. Lydia Ismu Maryati Anny Miryanti, Rabu, 26 Februari 2014).
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, adapun permasalahan dan tantangan yang dihadapi oleh Ditjen Dukcapil Kemdagri dalam upaya pencapaian target visi Ditjen Kependudukan dan program strategis nasional terkait teknologi informasi dan komunikasi (TIK), yaitu sebagai berikut: (berdasarkan wawancara dengan Ibu Ir. Lydia Ismu Maryati Anny Miryanti, Rabu, 26 Februari 2014, dan hasil
Universitas Indonesia 1) Sistem. Kondisi saat ini penerapan IS/IT Ditjen Dukcapil belum optimal dan masih dilakukan penyempurnaan sistem dan aplikasi sesuai dengan perubahan Undang-Undang maupun Peraturan Menteri. Penyempurnaan sistem (aplikasi dan database) ini sering mengakibatkan adanya permasalahan sehingga pendampingan teknis secara aktif sangat diperlukan. Untuk menangani hal tersebut belum ada sistem yang mendukung seperti knowledge management system sebagai media knowledge sharing bagi anggota Korwil agar pengetahuan teknis, penyelesaian kasus dan informasi lainnya dapat segera diterima dan ditangani dengan baik.
2) Prosedur. SOP untuk mendukung knowledge management antara Tim teknis dan anggota Korwil belum ada.
3) Kelembagaan. Belum optimalnya sinkronisasi struktur organisasi dengan tupoksi, koordinasi kegiatan antar Subdit dan Korwil memiliki alur kerja yang belum sistematis dan terukur dengan jelas.
4) Helpdesk. Pengelolaan helpdesk untuk memfasilitasi Kabupaten/Kota sudah tidak berjalan sejak tahun 2012 karena kekurangan akan kebutuhan SDM, saat ini helpdesk hanya menangani permasalahan jaringan komunikasi data dan perbaikan peralatan perekaman KTP-el yang masih dikelola oleh pihak konsorsium. Permasalahan teknis dan pelayanan TI dikelola oleh anggota Korwil secara manual, hal ini mengakibatkan infrastruktur helpdesk yang pernah digunakan menjadi tidak terpakai.
5) SDM. Pengetahuan TI setiap orang yang bebeda-beda mengakibatkan pemahaman terhadap permasalahan TI didaerah kurang. Mutasi, pensiun, pergantian maupun pertukaran Penanggung Jawab dari tahun ke tahun akan terus terjadi juga menjadi salah satu masalah besar sedangkan pengetahuan dan pengalaman tak terdokumentasikan dengan baik.
Pelatihan dan kegiatan berbagi pengetahuan dengan tim ahli dibidang TI sangat jarang dilakukan. Hal ini mengakibatkan permasalahan TI yang ada dilimpahkan kepada konsultan dan beberapa tim ahli saja, ketergantungan hanya kepada beberapa individu saja berakibat lambatnya penyelesaian kasus didaerah.
6) Kebijakan. Belum adanya dukungan kebijakan yang jelas mengenai knowledge management walaupun perintah pimpinan terhadap budaya berbagi pengetahuan sudah sering disosialisasikan. Proses berbagi pengetahuan saat ini hanya dilakukan melalui interaksi langsung dan media sosial.
Berdasarkan hal tersebut, penelitian ini akan melakukan penelitian untuk menghasilkan output sistem knowledge management yang sesuai sebagai media berbagi pengetahuan untuk membantu memberikan solusi terhadap permasalahan yang dialami selama ini oleh anggota Korwil.
Berdasarkan uraian diatas pertanyaan penelitian (research question) yang diajukan adalah sebagai berikut: “Bagaimana rancangan knowledge management system yang tepat bagi Koordinator wilayah Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri?”
1.3 Ruang Lingkup Penelitian
Batasan (ruang lingkup) penelitian ini terbagi kedalam 3 aspek, yaitu :
1. Penelitian ini dilakukan hanya untuk menganalisis lingkup kebutuhan knowledge management bagi anggota Koordinator wilayah, sehingga pengambilan data terbatas kepada beberapa Sub Direktorat sedangkan untuk lingkup organisasi Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri tidak dibahas dalam penelitian ini.
2. Melakukan perancangan knowledge management system terbatas pada menganalisis metode dan model sistem yang tepat dan sesuai untuk membuat media knowledge sharing bagi anggota Korwil Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri.
3. Batasan keluaran dari penelitian ini yaitu model solusi knowledge management beserta rancangan model knowledge management system, sementara itu implementasi sistem tidak dibahas dalam penelitian ini.
Universitas Indonesia 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk merancang suatu knowledge management system yang dapat diterapkan bagi anggota Korwil dalam rangka fasilitasi dan pendampingan teknis bagi Kabupaten/Kota agar pengetahuan antar anggota Korwil dapat merata dalam memberikan fasilitasi permasalahan teknis terkait pengelolaan Administrasi Kependudukan.
Adapun manfaat dari penelitian ini sebagai berikut: a. Bagi Organisasi sebagai Lokasi Studi Kasus
Manfaat bagi organisasi sebagai lokasi studi kasus yaitu :
1. Untuk memberikan sumbangan pemikiran bagi Ditjen Dukcapil Kemendagri dalam memperbaiki kinerja organisasi umumnya dan anggota Koordinator wilayah khususnya.
2. Mengurangi ketergantungan organisasi terhadap pegawai tertentu
3. Proses manajemen pengetahuan antar pegawai Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat berjalan optimal.
b. Bagi Dunia Pendidikan
Manfaat bagi dunia pendidikan yaitu memperkaya ragam penelitian terkait knowledge management sehingga dapat memberikan informasi dan pengalaman bagi akademisi.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika dalam penulisan karya akhir ini disusun sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Pada bab ini diuraikan mengenai berbagai teori, metode, teknik, proses, prosedur, maupun alat (tools) terkait penelitian. Selain itu
juga terdapat kajian mengenai penelitian-penelitian sebelumnya yang terkait penelitian ini.
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini diuraikan mengenai langkah-langkah penelitian yang dimulai dari masukan, proses, hingga keluaran yang diharapkan. BAB 4 PROFIL ORGANISASI
Pada bab ini diuraikan mengenai gambaran umum dari organisasi Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri sebagai lembaga tempat penelitian ini dilakukan.
BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN
Pada bab ini diuraikan mengenai analisis kebutuhan dan rancangan model knowledge management system bagi anggota Koordinator Wilayah.
BAB 6 PENUTUP
Pada bab ini berisi mengenai saran dan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan terhadap organisasi Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil serta penelitian lanjutan yang disarankan.
9 Universitas Indonesia
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini berisi berbagai teori, metode, teknik, proses, prosedur dan alat (tools) yang terkait dengan tema penelitian. Bab ini juga membahas beberapa kajian mengenai hasil-hasil penelitian sebelumnya yang terkait dengan tema penelitian.
2.1 Landasan Teori
Landasan teori merupakan kumpulan teori yang digunakan dan terkait dalam topik pembuatan Karya Akhir. Landasan teori ini membahas pengertian mengenai data, informasi, pengetahuan, Knowledge Management, Knowledge Management System. Teori terkait tools pendukung juga akan dibahas pada bagian ini, seperti halnya yang terkait dengan UML dan teknik yang digunakan dalam mengidentifikasi proses Knowledge Management System.
2.1.1 Pengertian Data, Informasi, dan Pengetahuan
Data, informasi, dan pengetahuan merupakan bagian dari atribut bisnis secara global. Sebagai langkah awal dalam memberikan ketiga atribut bisnis tersebut maka diperlukan peninjauan berbagai literatur. Para pakar dan ahli dalam mengkonsepsikan definisi satu sama lain terkadang berbeda-beda, hal tersebut karena perbedaan sudut pandang dari masing-masing pakar dan ahli. Pengertian mengenai data sebagai kumpulan fakta yang belum ditata dan diproses ataupun suatu kumpulan fakta yang bersifat diskrit tentang suatu peristiwa (Awad & Ghaziri, 2007).
Beberapa sumber disebutkan beberapa pengertian atau definisi mengenai data. Data merupakan kumpulan fakta, observasi, ataupun persepsi yang dapat benar maupun tidak. Data masih bersifat mentah dan belum memiliki makna tertentu (Fernandez & Sabherwal, 2010). Data menurut (Tiwana, 2002) merupakan kumpulan dari transaksi-transaksi. Pada salah satu jurnal internasional disebutkan bahwa data didefinisikan sebagai urutan simbol, seperti gambar, angka, rekaman suara, animasi dan teks adalah sepotong data. Tapi data tunggal tidak memiliki
arti apapun, maka perlu untuk diolah menjadi informasi melalui analisis dan semacamnya, data hanya bahan informasi (Zhang et al, 2008). Jurnal lain disebutkan data mengacu pada fakta dan angka baku (Abdullah & Talib, 2012). Dari kelima pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa data merupakan kumpulan fakta, transaksi, maupun urutan simbol-simbol yang belum diolah, sehingga data merupakan bahan informasi dan belum memiliki makna tertentu. Informasi adalah suatu bagian data yang memiliki suatu konteks, keterkaitan, dan tujuan (Fernandez & Sabherwal, 2010). Informasi juga bermakna kumpulan data yang telah diolah untuk mendukung pengambilan keputusan (Awad & Ghaziri, 2007). Informasi didefinisikan sebagai abstraksi formal tentang subjek tertentu dan hubungan melalui pikiran yang terdiri dari data (Zhang et al, 2008). Dalam jurnal internasional lainnya disebutkan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah/diproses (Abdullah & Talib, 2012). Informasi digambarkan sebagai data yang relevan, memiliki akar dalam menginformasikan (Alle, 1997). Informasi disarikan dalam bentuk arti yang lebih singkat (Tiwana, 2002). Beberapa pengertian informasi yang telah disebutkan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi merupakan kumpulan data yang relevan dan telah diolah sehingga memiliki tujuan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.
Pengertian knowledge yang diambil dari beberapa sumber memiliki definisi yang berbeda-beda tetapi tetap memiliki arti dan tujuan yang sama. Knowledge merupakan kombinasi dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan pakar, dan institusi yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengetahui dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi (Davenport & Prusak, 1988). Knowledge adalah perpaduan/percampuran antara pengalaman, nilai, informasi lingkungan konstektual, wawasan para ahli, dan instuisi yang menyediakan lingkungan dan framework untuk mengevaluasi dan memasukkan pengalaman dan informasi yang baru (Tiwana, 2002). Knowledge adalah rangkaian informasi dengan pengambilan keputusan dan tindakan yang mengarah pada kegunaan dan tujuan (Fernandez & Sabherwal, 2010). Pengertian knowledge
Universitas Indonesia digunakan oleh manusia untuk memecahkan masalah (Probst et al, 2000). Konsep lain dikemukakan mengenai knowledge yang menyampaikan suatu ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge adalah Pengetahuan (knowledge) merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan (justified true believe) selain itu pengetahuan (knowledge) merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus tasit (Nonaka & Taheuchi, 1995).
Dari beberapa penjelasan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa knowledge adalah sebuah informasi, wawasan para ahli, instuisi, kombinasi dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual dan institusi, informasi dari pengalaman sebelumnya baik secara tacit maupun eksplisit yang telah diolah sehingga menjadi suatu informasi yang sangat berguna untuk organisasi dalam pengambilan keputusan. Pengertian terhadap data, informasi dan pengetahuan dari uraian diatas memiliki keterkaitan, bahwa informasi merupakan kumpulan data sedangkan pengetahuan merupakan sebuah penggabungan dari beberapa informasi. Keterkaitan tersebut digambarkan sebagai berikut : (Zhang, Xiangsheng, & Shimin, 2008)
Gambar 2.1 Hubungan antara data, informasi dan pengetahuan (Sumber : Zhang, Xiangsheng, & Shimin, 2008)
Pengertian lain menyatakan bahwa pengetahuan bukanlah data, bukan pula informasi, namun sulit sekali dipisahkan diantara keduanya. Pengetahuan dipandang sebagai sesuatu yang mendalam dibandingkan data dan informasi (Davenport & Prusak, 1988).
Knowledge dibagi menjadi dua jenis, yaitu Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. (Mohammadi & Carillo, 2009)
Tacit Knowledge, merupakan pengetahuan pribadi yang tersimpan di dalam diri seseorang dan relatif sulit untuk diterjemahkan, biasanya dikembangkan
berdasarkan pengalaman-pengalaman dari masing-masing individu dan akan sangat sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan.
Explicit Knowledge, merupakan pengetahuan yang berbentuk tulisan, baik berupa artikel, jurnal, buku dan lain-lain. Explicit Knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi.
Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan hubungan sinergi antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Terdapat empat tahapan yang sering disebut dengan SECI, yaitu: Sosialisasi (Socialization), Ekternalisasi (Externalization), Kombinasi (Combination), dan Internalisasi (Internalization) (Nonaka & Taheuchi, 1995).
a. Sosialisasi (Tacit Tacit), adalah proses perpindahan pengetahuan berbentuk tacit kepada individu lain, dapat melalui komunikasi langsung atau tidak langsung.
b. Eksternalisasi (Tacit Explicit), adalah proses melakukan artikulasi pengetahuan tacit menjadi konsep yang explicit, atau dengan kata lain merubah pengetahuan yang ada di pikiran individu menjadi bentuk yang mudah dimengerti, seperti bentuk tulisan.
c. Kombinasi (Explicit Explicit), adalah proses yang akan melakukan penggabungan konsep untuk masuk menjadi pengetahuan baru sehingga mudah dimengerti oleh individu lain. Atau dengan pengertian lain adalah proses pemindahan pengetahuan melalui tulisan, artikel maupun dokumen. d. Internalisasi (Explicit Tacit), adalah proses membuat pengetahuan explicit
menjadi pengalaman tacit. Sebagai contoh adalah pengetahuan yang sudah terdokumentasi, akan diambil oleh individu lain agar dapat dimengerti oleh individu tersebut.
Universitas Indonesia Gambar 2.2 SECI Model
(Sumber : Nonaka & Taheuchi, 1995) 2.1.2 Knowledge Management
Pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis (business value) dan menghasilkan keuntungan kompetitif yang berkesinambungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian, dan pengaplikasian semua knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis (Tiwana, 2002). Manajemen pengetahuan sebagai sistem yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman dan kreativitas para stafnya untuk perbaikan perusahaan (Quintas, Lefrere, & Jones, 1997). Manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola kekayaan intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan (Batgerson, 2003). Sumber lain menyebutkan manajemen pengetahuan yang digambarkan sebagai pengembangan alat, proses, sistem, struktur, dan kultur yang secara implicit meningkatkan kreasi, penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan yang penting bagi pengambilan keputusan (Debowski, 2006). Pengertian lain menyebutkan Knowledge Management sebagai proses yang diperlukan untuk menghasilkan, capture, menyusun, dan transfer pengetahuan di seluruh organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif (Fernandez & Sabherwal, 2010).
Dari uraian penjelasan dan definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa Knowledge Management adalah usaha untuk mengelola, menganalisa, meng capture, menyerap pengetahuan dan pengalaman dalam individu dan membagikan
pengertian dengan melakukan transfer pengetahuan dan pengalaman yang terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujud dalam bentuk individu atau yang melekat dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi agar dapat memberikan keuntungan bagi organisasi tersebut.
2.1.3 Infrastruktur Knowledge Management
KMS perlu didukung oleh infrastruktur KM yang baik dalam pelaksanaannya. Infrastruktur KM terdiri dari lima komponen, yaitu : (Fernandez & Sabherwal, 2010)
1) Budaya Organisasi. Budaya adalah salah satu hal yang paling berpengaruh dalam penerapan KM di suatu organisasi. Budaya yang mendukung akan membuat sistem KM berhasil, karena setiap individu akan saling berpartisipasi dalam berbagi pengetahuan.
Teori lain menyatakan bahwa budaya organisasi menjadi bagian dari area yang menjadi panduan bagi para manajer untuk meningkatkan efektivitas organisasi (Cameron & Quinn, 2006), mengusulkan sebuah instrument untuk melakukan penaksiran terhadap budaya yang ada pada suatu organisasi yang disebut sebagai Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI). Tujuan OCAI adalah untuk menilai enam dimensi kunci budaya organisasi, yaitu: (1) Karakteristik dominan, (2) Kepemimpinan organisasi, (3) Pengelolaan karyawan, (4) Perekat organisasi, (5) Penekanan strategis, (6) Kriteria sukses. Instrument ini terbentuk dari sebuah kuesioner yang memerlukan tanggapan dari responden cukup dengan memberikan enam pertanyaan. Instrumen ini terbukti bermanfaat dan akurat dalam mendiagnosa aspek-aspek penting organisasi yang berkenaan dengan budaya. Tujuan dari instrument ini adalah untuk mengidentifikasi budaya organisasi saat ini, dan membantu mengidentifikasi pemikiran dari anggota organisasi mengenai budaya yang seharusnya dikembangkan untuk menyesuaikan tantangan yang dihadapi perusahaan.
Universitas Indonesia 2) Struktur Organisasi. Struktur organisasi juga berperan dalam sukses atau tidak penerapan KM disuatu organisasi. Dibutuhkan struktur organisasi yang tidak terlalu kaku, dalam artian antara atasan dan bawahan lebih mudah dalam melakukan komunikasi dan interaksi.
3) Infrastruktur Teknologi Informasi. Infrastruktur digunakan untuk mendukung sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Empat aspek yang harus digunakan dalam pertimbangan memilih infrastruktur TI yaitu sejauh mana infrastruktur itu dapat menjangkau (reach), seberapa detail informasi yang dapat dikomunikasikan (depth), seberapa banyak cara dalam berkomunikasi (rich), dan kemampuan dalam mengambil informasi dari berbagai sumber (aggregation).
4) Pengetahuan Umum. Menunjukkan keahlian dalam memahami kategori dari pengetahuan dan aktivitasnya, serta prinsip organisasi yang mendukung komunikasi dan koordinasi. Pengetahuan ini didapat dari pengalaman sebuah organisasi secara keseluruhan dalam memahami setiap knowledge dan kegiatannya.
5) Lingkungan Fisik. Aspek yang memperhatikan lingkungan sekitar, seperti ruang pertemuan. Kegiatan knowledge management biasanya terjadi tidak dalam keadaan resmi, tetapi lebih banyak terjadi pada saat informal, seperti di kantin, kafe atau tempat lainnya (Fernandez & Sabherwal, 2010).
2.1.4 Proses Knowledge Management
Knowledge management merupakan serangkaian aktivitas yang meliputi discovery, capture, sharing, dan application, untuk meningkatkan dampak knowledge management dalam mencapai tujuan organisasi (Fernandez & Sabherwal, 2010).
Gambar 2.2 Proses knowledge management (Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010)
Penjelasan terhadap masing-masing proses diatas adalah sebagai berikut :
1. Knowledge Discovery, yaitu pengembangan tasit knowledge yang baru dari data dan informasi ataupun sintesis dari knowledge sebelumnya. Knowledge didalamnya termasuk sub proses combination dan socialization.
2. Knowledge Capture, yaitu proses mendapatkan explicit atau tacit knowledge yang terdapat pada individu, artifak, ataupun entitas organisasi. Proses ini termasuk didalamnya subproses exsternalization dan internalization.
3. Knowledge Sharing, yaitu proses mengkomunikasikan knowledge kepada individu lainnya. Terdapat tiga klarifikasi yang penting terkait knowledge sharing, yaitu : 1) transfer knowledge dilakukan secara efektif; 2) penerima knowledge dapat mengambil tindakan atas knowledge yang dibagikan; 3) knowledge sharing dapat berlangsung diantara individu, grup, departemen, maupun organisasi yang berbeda. Proses ini mencakup subproses socialization dan exchange.
4. Knowledge Application, yaitu utilisasi knowledge agar dapat berkontribusi kepada kinerja organisasi dalam proses pengambilan keputusan maupun pelaksanaan tugasnya. Prosesnya mencakup subproses direction dan routines. 2.1.5 Knowledge Management System (KMS)
Knowledge Management System (KMS) merupakan teknologi yang memungkinkan knowledge management untuk berjalan dengan efektif dan efisien (Maier, 2004). KMS merupakan suatu framework yang mengintegrasikan orang,
Universitas Indonesia yang berkelanjutan (Gorelick, 2006). KMS adalah gabungan dari teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung proses KM (Fernandez & Sabherwal, 2010). Knowledge management System pada sumber yang berbeda didefinisikan sebagai tugas mengembangkan dan mempertahankan proses atau praktik organisasi untuk menciptakan, memperoleh, menangkap, termasuk penciptaan lingkungan di mana belajar dan bertukar pengetahuan dapat berlangsung (Quintas, Lefrere, & Jones, 1997). KMS mengacu pada komponen teknologi yang digunakan dalam memfasilitasi integrasi, aplikasi, dan management pengetahuan (Tiwana, 2002).
Beberapa pengertian Knowledge Management System (KMS) yang telah disebutkan diatas dapat disimpulkan bahwa KMS (Knowledge Management System) merupakan teknologi yang digunakan untuk memfasilitasi integrasi pengetahuan dalam mendukung proses knowledge management seperti proses untuk menciptakan, memperoleh, menangkap, termasuk penciptaan lingkungan di mana belajar dan bertukar pengetahuan dapat berlangsung.
Knowledge Management System (KMS) dikelompokkan menjadi empat macam, yaitu: (Fernandez & Sabherwal, 2010)
a. Knowledge Discovery System
Knowledge Discovery System merupakan proses membangun tacit atau explicit knowledge baru dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan terdahulu. Teknologi akan memfasilitasi sistem penemuan pengetahuan, database, dan akses data berbasis web. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995), "rekonfigurasi informasi yang ada melalui pemilahan, menambahkan, menggabungkan, dan kategorisasi pengetahuan eksplisit (seperti yang dilakukan di komputer database) dapat menyebabkan pengetahuan baru. Teknologi juga dapat memfasilitasi proses sosialisasi, meskipun pada tingkat yang lebih rendah dari pada memfasilitasi pada proses kombinasi, beberapa teknologi untuk memfasilitasi proses sosialisasi antara lain video conference dan elektronik pendukung bagi masyarakat.
Knowledge Capture System merupakan proses perbaikan salah satu dari explicit atau tacit knowledge yang melalui poeple, artifact, atau melalui organisasi. Sistem dapat membantu menangkap pengetahuan yang ada di dalam atau di luar organisasi. Knowledge Capture System mengandalkan mekanisme dan teknologi untuk mendukung proses eksternalisasi dan internalisasi. Teknologi juga dapat mendukung sistem menangkap pengetahuan dengan memfasilitasi proses eksternalisasi dan internalisasi. Eksternalisasi melalui rekayasa pengetahuan yang melibatkan integrasi pengetahuan ke dalam sistem informasi untuk memecahkan masalah kompleks. Teknologi yang memfasilitasi internalisasi termasuk pelatihan dan teknologi komunikasi berbasis komputer.
c. Knowledge Sharing System
Knowledge Sharing System merupakan proses dimana explicit atau tacit knowledge dapat dikomunikasikan dengan individu lainnya. Sistem berbagi pengetahuan mendukung proses dimana pengetahuan eksplisit maupun tasit dikomunikasikan kepada orang lain. Mekanisme dan teknologi yang dipilih sebagai penunjang proses sosialisasi berperan penting dalam berbagi pengetahuan. Diskusi kelompok ataupun grup obrolan memfasilitasi berbagi pengetahuan dengan memungkinkan individu untuk menjelaskan pengetahuan keseluruh kelompoknya. Knowledge Sharing System juga memanfaatkan mekanisme dan teknologi yang memfasilitasi pertukaran pengetahuan. Contoh mekanisme yang digunakan untuk memfasilitasi kegiatan knowledge sharing antara lain memo, laporan, surat, dan presentasi. Teknologi memfasilitasi pertukaran antara grup yang satu dan grup lainnya termasuk akses database berbasis web dan repositori informasi.
d. Knowledge Application System
Knowledge Application System merupakan proses penggunaan pengetahuan yang dimiliki oleh beberapa individu dengan individu lain tanpa mendapatkannya secara nyata atau mempelajari pengetahuan itu. Mekanisme dan teknologi aplikasi pengetahuan mendukung sistem dengan fasilitasi
Universitas Indonesia Mekanisme rutinitas pendukung meliputi kebijakan organisasi, praktek kerja, dan SOP.
2.1.5 Identifikasi proses KM menggunakan faktor kontigensi
Fernandez & Shaberwal (2010) disebutkan terdapat empat faktor kontigensi yang dapat mempengaruhi Knowledge Management, yaitu karakteristik pekerjaan/tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan. Gambar dibawah ini meringkas cara dimana hubungan antara faktor kontingensi dan solusi KM, solusi KM termasuk sistem KM dan proses KM. Proses tergantung pada faktor-faktor kontingensi seperti ditunjukkan panah 1, setelah proses KM yang tepat diakui, sistem KM yang diperlukan untuk mendukung hal tersebut dapat diidentifikasi juga. Faktor-faktor kontingensi secara tidak langsung mempengaruhi proses KM yang tepat. Sistem KM yang diperlukan untuk mendukung proses KM dapat diidentifikasi juga. Dengan demikian, faktor-faktor kontingensi secara tidak langsung mempengaruhi KM sistem dan mekanisme dan teknologi yang memmungkinkan sistem KM, seperti yang ditunjukkan panah 2 dan 3. Infrastruktur KM mendukung mekanisme KM dan teknologi (panah 4), yang pada akhirnya akan mempengaruhi sistem KM (panah 5) dan sistem KM mendukung KM proses (panah 6), dengan demikian infrastruktur KM proses (panah 7) mendukung KM proses.
Gambar 2.3 Faktor kontingensi dan Knowledge Management (Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010)
Beberapa faktor kontingensi mempengaruhi proses KM, hal tersebut termasuk karakteristik tugas yang dilakukan, pengetahuan yang dikelola, organisasi dan lingkungan organisasi. Pada gambar dibawah ini merupakan rangkuman kategori faktor-faktor kontingensi yang mempengaruhi proses KM.
Gambar 2.4 Kategori Faktor-faktor Kontingensi (Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010)
Metodologi untuk mengidentifikasi solusi KM bagi organisasi, yang dapat dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu : (Fernandez & Sabherwal, 2010) 1. Menentukan faktor kontigensi organisasi
Pada tahap ini dilakukan penilaian terhadap faktor-faktor kontingensi dan bagaimana hal tersebut berkontribusi terhadap kondisi ketidakpastian (uncertainty). Variasi tugas yang dibutuhkan KM harus diidentifikasi apakah nilai task independence dan task uncertainty. Ketidakpastian lingkungan muncul dari perubahan dalam persaingan, peraturan dan kebijakan pemerintah, kondisi perekonomian, dan sebagainya. Selain itu strategi bisnis harus diidentifikasikan apakah termasuk low cost atau differentiation. Kemudian, ukuran organisasi ditentukan sebagai besar atau kecil, dibandingkan dengan pesaing.
2. Mengidentifikasi proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi.
Universitas Indonesia contingent atas keadaan tertentu yang ada yang secara umum dapat mempengaruhi proses KM dengan meningkatkan atau mengurangi kebutuhan dan kemampuan dalam mengelola pengetahuan melalui cara tertentu.
3. Memprioritaskan proses knowledge management
Setelah nilai faktor kontingensi ditentukan sesuai dengan proses KM yang berkaitan, maka tiap proses akan digabungkan untuk diambil nilai kumulatifnya. Hal ini dilakukan sebagai penentuan identifikasi proses KM yang dibutuhkan. Untuk proses KM yang sesuai dengan faktor kontingensi, akan diberikan nilai 1,0. Untuk proses KM yang tidak sesuai dengan faktor kontingensi akan diberi nilai 0,0. Untuk proses KM yang sesuai dengan semua kemungkinan, akan diberi nilai 0,5. Dengan demikian, nilai kumulatif prioritas dapat ditentukan.
4. Mengidentifikasi proses knowledge management saat ini
Pada tahap ini, proses KM yang sudah ada akan diidentifikasi dengan melakukan survei singkat terhadap pegawai, sejauh mana proses KM yang sudah ada dapat bermanfaat.
5. Menganalisis proses knowledge management tambahan
Berdasarkan proses-proses KM yang dibutuhkan (hasil dari tahap 3), dan proses KM yang sudah ada (hasil dari tahap 4), tambahan proses KM ditentukan. Jika ada proses KM teridentifikasi (dari tahap 3) sebagai kebutuhan, maka proses KM tersebut akan ditambahkan. Akan tetapi, jika proses KM tidak diidentifikasi sebagai kebutuhan, dan pada saat ini masih digunakan, maka proses KM tersebut dapat di-dropped.
6. Menentukan infrastruktur knowldedge management dan mengidentifikasi urutan proses KM.
Pada tahap ini dilakukan proses penilaian terhadap ketersediaan infrastruktur KM yang dapat memfasilitasi atau menghambat knowledge sharing dan knowledge creation.
Pada tahap ini dilakukan pemilihan mekanisme dan teknologi yang mendukung proses KM.
Universitas Indonesia Tabel 2.1 Faktor Kontingensi dan Proses KM yang Bersesuaian
(Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010)
Faktor kontingensi Proses KM Combination Socialization for knowledge discovery Socialization for knowledge sharing
Exchange Externalization Internalization Direction Routines
Ketidakpastian tugas Rendah Tinggi Tinggi Rendah Rendah Rendah Tinggi Rendah
Ketergantungan tugas
Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi Rendah Rendah Tinggi/
Rendah
Tinggi/ Rendah Explicit (E) atau
Tacit (T)
E T T E T E T/E T/E
Prosedural (P) atau Deklaratif (D)
P/D P/D P/D P/D P/D P/D P P
Ukuran Organisasi Kecil/ Besar Kecil Kecil Besar Kecil/Besar Kecil/Besar Kecil Besar Strategi bisnis (Low
Cost/LC) atau Differentiation (D)
D D LC/D LC/D LC/D LC/D LC LC
Ketidakpastian Liingkungan
2.1.6 Unified Modelling Language (UML)
Unified Modelling Language (UML) merupakan suatu bahasa (Booch, 2005), sedangkan menurut Larman (2005) UML adalah standar notasi diagram untuk menggambarkan atau menyajikan gambar terkait dengan perangkat lunak, terutama yang berbasis objek. UML merupakan bahasa yang digunakan untuk visualisasi, spesifikasi, kontruksi dan dokumentasi. UML adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi. UML membuat langkah detail dalam analisis pengambilan keputusan, perancangan dan implementasi pada software system. UML didefinisikan sebagai sebuah standar teknik diagram yang digunakan dalam sebuah model sistem (David, 2006). Sebuah jurnal internasional disebutkan UML merupakan standar OMG yang digunakan dalam electronic system design untuk menggambarkan kebutuhan software engineering (Mueller, 2006), sedangkan dalam jurnal internasional yang ditulis oleh Easa & Abulnaja (2001) UML di gambarkan sebagai notasi dan proses.
Dari beberapa pengertian yang telah diuraikan diatas, UML adalah standar notasi diagram yang digunakan dalam perancangan dan implementasi untuk menyajikan gambar model sistem terutama yang berbasis objek.
Salah satu notasi yang sering digunakan dalam menggambarkan model sistem antara lain use case dan activity diagram.
Use Case, Use Case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case menggambarkan suatu urutan interaksi antara satu atau lebih aktor dan sistem. Pengertian lain bahwa use case dibuat berdasarkan requirement system dan juga dari deskripsi use case yang dibuat sebagai bagian dari requirement system (Bill et al, 2008).
Activity Diagram, Activity Diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sudah dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin
Universitas Indonesia 2.2 Pendekatan Metodologi terhadap Penelitian Sebelumnya
Pada bagian ini, penulis akan membahas beberapa penelitian sebelumnya yang terkait dengan perancangan knowledge management system serta perbandingan penelitian yang menggunakan metodologi soft system methodology (SSM), metode yang diperkenalkan oleh Amrit Tiwana menggunakan metode 10-Step Roadmap Knowledge Management dan penelitian yang menggunakan faktor kontingensi yang diperkenalkan oleh Fernandez dan Sabherwal (2010). Pada bagian akhir, penulis menampilkan tabel perbandingan seluruh penelitian tersebut dengan penelitian yang dilakukan penulis.
2.2.1 Fennesy (2002), Understanding and selecting knowledge management systems for a health information provider
Fennesy (2002), melakukan penelitian terhadap knowledge management system yang tepat diaplikasikan pada dunia kesehatan. Latar belakang penelitian tersebut dikarenakan perawatan kesehatan semakin lama semakin mengikuti teknologi, para profesional dibidang kesehatan berpendapat perlu dikembangkan model sistem management pengetahuan yang tepat untuk meningkatkan standarisasi pelayanan. pengumpulan data dengan metode wawancara dan survei di rumah sakit, dan tempat-tempat perawatan, hasil pengumpulan data tersebut dianalisis dengan menggunakan metode Soft Systems Methodology (SSM).
Hasil dari penelitian ini merupakan kesimpulan penggunaan knowledge management yang tepat khususnya bagi dunia kesehatan, dengan menggunakan beberapa analisis sehingga diperoleh beberapa kriteria (survei dan wawancara) sehingga dapat digunakan sebagai dasar untuk merancang KMS. Dengan menekankan pada memperkuat fondasi untuk program tersebut. Kelemahan penelitian ini tidak secara eksplisist menggambarkan bagaimana penelitian dilakukan, jumlah responden yang digunakan dan fitur KMS yang akan dikembangkan. Penelitian ini menekankan terhadap manfaat pelayanan kesehatan di rumah sakit melalui peran dokter dan perawat dalam menyelesaikan masalah menggunakan teknologi yang tepat untuk menangani pasien dengan menggunakan KMS. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang akan dikembangkan
adalah membangun KMS yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja pegawai dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui pegawainya. 2.2.2 Muliawati (2011), Perancangan Model Knowledge Management System
pada Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Pertahanan
Muliawati (2011) melakukan penelitian untuk menentukan model KMS yang tepat diaplikasikan pada Set Badiklat Kemhan. Permasalahan-permasalahan yang terjadi antara lain sulitnya memperoleh data yang dibutuhkan dikarenakan banyaknya asset penting yang hilang selain itu budaya berbagi pengetahuan yang juga masih sangat kurang, dengan diterapkannya KMS ini diharapkan memberikan dampak positif yaitu tercapainya kinerja karyawan pada Set Badiklat Kemhan.
Muliawati (2011) dalam membangun KMS menggunakan metode 10-Step Roadmap Knowledge Management yang dikembangkan oleh Tiwana (2002), kemudian dilanjutkan dengan perancangan prototype knowledge management system dengan menganalisis kebutuhan sistem yang terdiri dari kebutuhan fungsional dan non fungsional, sedangkan untuk mengidentifikasi kebutuhan fitur dengan menggunakan teori SECI model. Pengumpulan data dilakukan melalui teknik wawancara (metode kualitatif) kepada pejabat terkait. Fitur yang dihasilkan dalam penelitian ini antara lain forum diskusi, modul download dokumen dan pengelolaan menu untuk pencarian.
2.2.3 Shofa (2014), Perancangan Model Knowledge Management System : Studi Kasus Sekretariat Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Penelitian yang dilakukan oleh Shofa (2014), dilatarbelakangi Tuntutan akan Keterbukaan Informasi Publik dan Reformasi Birokrasi pada setiap lembaga pemerintah, membuat setiap lembaga pemerintah harus berbenah diri dan melakukan upaya perbaikan dalam memberikan layanan kepada masyarakat.
Universitas Indonesia untuk meningkatkan kinerja lembaga pemerintah sehingga lebih efektif dan efisien, sehingga akan terbentuk tata kelola yang baik (good governance). Sedangkan salah satu upaya penerapan Reformasi Birokrasi adalah dengan meningkatkan kualitas pengetahuan (knowledge) setiap pegawai, dengan membudayakan manajemen pengetahuan (knowledge management) dengan baik, yaitu menggali, berbagi dan memanfaatkan pengetahuan dengan bantuan sebuah sistem manajemen pengetahuan (Knowledge Management System / KMS
Penelitian ini dilakukan melalui metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez & Sabherwal (2010). Metodologi ini dipilih penulis karena dianggap sesuai dengan kondisi organisasi. Proses KM yang dikembangkan pada penelitian ini antara lain socialization, externalization dan internalization. Proses perancangan dilakukan berdasarkan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional yang telah dianalisis.
2.2.4 Suprianto (2014), Perancangan Knowledge Management System : Studi Kasus Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta Latar belakang penelitian yang dilakukan oleh Suprianto (2014) adalah adanya peraturan dan pengalaman di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta yang belum terdokumentasikan dengan baik sehingga proses penyebaran knowledge antar pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta tidak merata, hal ini menyulitkan pegawai dalam menjalankan tugasnya saat terjadi perpindahan pegawai. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama pegawai yang bersangkutan.
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez. Hasil dari penelitian ini prioritas pengembangan proses knowledge management yang perlu dikembangkan di BKD adalah eksternalisasi, exchange, sosialisasi untuk knowledge sharing, kombinasi, sosialisasi untuk knowledge discovery, internalisasi dan routines.
Fitur-fitur KMS yang dihasilkan untuk mendukung proses Knowledge Management tersebut terdiri dari fitur melakukan manajemen dokumen,
mengikuti forum diskusi, melakukan dokumentasi pengetahuan dan melakukan pencarian.
2.2.5 Putri (2014), Perancangan Knowledge Management system : studi kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara
Putri (2014), melakukan penelitian terhadap knowledge management system yang diaplikasikan pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara. Latar belakang penelitian tersebut adalah adanya reformasi birokrasi di lingkungan Kemsetneg untuk mewujudkan organisasi yang lebih efektif dan efisien. Salah satu solusinya adalah pemanfaatan kekayaan pengetahuan melalui manajemen pengetahuan yang berperan penting dalam membantu meningkatkan efektifitas organisasi.
Pengumpulan data dilakukan melalui metode kualitatif dan kuantitatif, metode kuantitatif dilakukan untuk mengetahui faktor kontigensi sehingga dapat mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan KMS yang akan dikembangkan. Selain itu dalam penelitian ini mengembangkan KMS dengan memperhatikan infrastruktur KM sebagai pondasi KM, infrastruktur KM ini akan mendukung mekanisme dan teknologi KM yang digunakan.
Budaya organisasi dianalisis dengan menggunakan pendekatan Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI), instrumen ini merupakan sebuah kuesioner yang terdiri dari enam bagian yang merupakan dimensi kunci dari budaya organisasi. Berikut ini merupakan kerangka teoritis yang dikembangkan pada penelitian Putri (2014).
Universitas Indonesia Gambar 2.5 Kerangka teoritis penelitian
(Sumber : Putri, 2014)
Hasil dari penelitian ini adalah memetakan kebutuhan pengelolaan knowledge management sesuai dengan kebutuhan KM yang ada di Deputi Bidang Dukungan
