4. Hasil Penelitian
4.1. Implementasi Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Mananjemen pada perusahaan merupakan suatu keputusan yang mana merupakan kewenangan seorangpimpinan untuk selalu dikoordinasikan dan mengkomunikasikan dengan para karyawankhususnya staf sehingga bisa mencapai tujuan yang diinginkan. Komunikasi antarkaryawan sangatlah penting karena dengan komunikasi pemahaman terhadap prosedurpelaksanaan SIM tersebut bisa berjalan dengan tujuan organisasi.
Berbagai literatur menyebutkan beberapa aspek atau faktor yang menunjang keberhasilan sebuah sistem informasi diantara aspek perencanaan, aspek kelengkapan fasilitas, aspek implementasi, aspek efektifitas pemanfaatan. Dari beberapa aspek tersebut akan dijabarkan melalui petikan wawancara berikut;
a. Aspek Perencanaan
Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian pemasaran ibu Desnuryanti dan bagian personalia Bapak Julianto, ketika ditanya mengenai perencanaa awal ketika dibuatnya tentang sistem informasi dan manajemen perusahaan berpendapat;
Oleh ibu Desnuryanti mengatakan diawal, perusahaan sudah memberikan instruksi pemakaian kepada karyawan. Namun, Pendesain (perancang) sistem; Mendesain sistem pengolahan berlandaskan komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi perusahaan tidak terlalu memikirkannya, perusahaan juga terlihat tidak begitumemerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis informasi seperti bisa mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi data. Padahal di awal sudah ada SDM sebagai Pembuat program pemeliharaan dalam penyediaan informasi itu sepertinya sekarang sudah tidak berjalan lagi. Bagi saya juga sama (Bapak Julianto)sehingga dalam menyelenggarakan pemeliharaan (perubahan dan perbaikan) atas program yang ada tidak sepenuhnya berjalan dengan baik. Apalagi soal Administrator pangkalan data yang mencatat dan mengawasi pangkalan data perusahaan dulu pun ada. Ditambah Operator computer, Mengoperasikan peralatan computer, Pengawas (Control clerk) dimana Mencatat pengawasan informasi dan meneliti (review) pelaksanaan prosedur pengawasan juga kesemuanya di awal perencanaan sudah disiapkan SDM nya, namun hingga sekarang sistem itu tidak termanfaatkan dengan baik, dan mungkin tidak begitu ada manfaatnya bagi saya pribadi (hasil wawancara, 25 Maret 2014).
b. Aspek Kelengkapan Fasilitas
Hasil wawancara dengan informan yaitu Manager pengawasan mutu (A.r. Nasution, s.farm.,apt) ketika ditanya mengenai Softwaredan kelengkapan fasilitas maupun data yang merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi berpendapat :
“Walaupun ada sistem informasi manajemen pada perusahaan ini, namun hal itu tidak terlalu berguna, kelengkapan untuk membuat sistem itu bukanlah hal yang sulit bagi perusahaan seperti komputernya, sumber daya manusianya, namun, SIM bagi perusahaan apalagi bidang kami tidak begitu besar andilnya bagi kami karena hampir semua pekerjaan kami perlu ketelitian dan keseriusan kami sendiri, tidak bisa menggunakan alat lain, kan perusahan bukan perusahaan yang menggunakan mesin robot. Tapi, SIM itu hanya digunakan oleh direktur utama dalam upaya menunjang informasi terkait kondisi perkembangan pasokan maupun penjualan produk saja, selain itu personalia para karyawan juga tercantum” (hasil wawancara pada 25 Maret 2014).
Jika dilihat dari sisi sumber manusia dalam pengelolaan informasi, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya dalam wawancara dengan salah seorang karyawan yakni Manager administrasi dan keuangan Drs.H.Indra mardi mengatakan bahwa;
“Dalam menjalankan operasional sistem informasi perusahaan sudah terstruktur dengan baik, karyawan yang ditugaskan memiliki kecakapan yang baik untuk mengoperasionalkannya. Sebenarnya perusahaan bisa saja membuat
sistem informasi manajemen yang lebih maju, tidak hanya berisi tentang perusahaan saja, namun hal itu kurang ada gunanya bagi kami, kami bekerja berdasarkan standar operasional yang sudah ditetapkan perusahaan, pimpinan juga dalam mengambil keputusan jarang melihat sebuah data base yang terhimpun dalam komputer itu, dan sepertinya data dalam komputer itu sudah tidak update lagi, atau mungkin sudah dimatiin, saya kurang tahu” (hasil wawancara pada 25 Maret 2014)
c. Aspek efektifitas pemanfaatan
Hasil wawancara dengan informan yaitu manager produksi yakni Mahdayani (26 Maret 2014), ketika ditanya mengenai sejauh apa efektifitas pemanfaatan SIM perusahaan berpendapat :
Pasti kalau ditanya beberapa orang saja bagi kami, para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi, SIM itu dalam tingkat penggunaannya relatif rendah apalagi kepuasan para pengguna terhadap system. Selain itu pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi tujuan-tujuan yang spesifik, sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan dari penggunaan system hal ini tidak berjalan dengan semestinya, kami bekerja juga dengan kemampuan kami sendiri bukan dengan komputer, apalagi ketika kerja kami berkaitan dengan hal paling spesifik. Efektifitas informasi ini hanya sekedar memberikan informasi perusahaan kami, data karyawan dan lain –lain, bukan soal informasi apa yang terjadi dengan perusahaan kami. Semua keputusan juga berada di dalam rapat umum bukan masing – masing manager atau karyawan.
Pendapat di atas sejalan apa yang diungkapkan juga oleh karyawan bagian Administrasi bapak Syahada
“Kalau dilihat dari SDM, perusahaan sangat cukup mampu untuk mengelola sistem informasi manajemen itu, tapi bagi saya khususnya SIM itu kurang ada gunanya, makanya SDM yang ditempatkan pada bagian informasi tersebut tidak terlalu banyak, dan sepertinya sekarang hanya satu, dan itupun hanya mengelola data base dalam komputer saja, informasi karyawan, data keluar masuk barang itu tidak ada, dan hasil penjualan, barang keluar juga tidak ada sehingga selebihnya tidak dimanfaatkan lagi. SIM tidak terhubung dengan proses monitoring surat, arus keluar masuk surat maupun distribusi surat. Meskipun dalam SIM terdapat satu menu yaitu Persuratan, namun persuratan yang masuk tetap melalui Bagian Umum Administrasi saja, dan tidak pernah di input ke dalam SIM kami. Proses persuratan hanya terjadi pada Bagian Umum yaitu Administrasi.Tapi belum tentu bagi pimpinan kami, mungkin saja sangat berguna” (hasil wawancara pada 25 Maret 2014)
Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian karyawan produksi Mhd. Hardiansyah (25 Maret 2014) ketika ditanya mengenai pemahaman dan efektifitas informasi tentang sistem informasi dan manajemen perusahaan berpendapat :
“Pemahaman dan informasi tentang kebijakan sistem informasi danmanajemen pada perusahaan saya kira, pemahaman tentang informasi tersebut pasti memahaminya. Persoalannya adalah hampir seluruh bidang pekerjaan apabila didiskripsikan job deskripsi masing-masing karyawan, pembagian tugas secara spesifik sebetulnya SIM tidak
tahapan yang runtut yang harus dikerjakan oleh manusia bukan alat mesin apalagi komputer. Mungkin SIM itu hanya penting bagi pimpinan kami, seperti jumlah pemasokan barang maupun hasil penjualan produk dalam setiap tahunnya (hasil wawancara pada 25 Maret 2014).
Hal ini menunjukkan bahwa tidak keseluruhan fitur dalam SIM perusahaan tersebut bisa termanfaatkan dengan baik. Berbagai kendala menjadi penyebab kurang sempurnanya pemanfaatan SIM sesuai yang diharapkan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan informan Direktur Utama (Azwir Adzes, 26 Maret 2014), diperoleh informasi bahwa kendala utamanya adalah;
Yang pertama, kami memang kurang memanfaatkan fitur SIM dalam komputer itu, kami lebih banyak menggunakan dan mempelajari dari hal yang bentuknya fisik. Sebab kami bekerja hanya sesuai prosedur yang sudah baku dan itu hanya bisa dikerjakan oleh manusia bukan atas ketelitian komputer. Yang kedua, Sistem informasi yang kami gunakan hanya sebatas fitur data sejarah perusahaan kami, nama –nama karyawan kami, peraturan kami, kalau lebih spesifik mengenai perusahaan tidak kami cantumkan.Artinya semuanya tidak berpengaruh akan keberadaan dan penggunaan SIM terhadappenataan arsip yang berbentuk fisik,sebelum dan setelah digunakannya SIMmedia penyimpanan arsip fisik juga dimasing-masing Bagian/Unit tetap seperti semula.
Berbicara efisiensi waktu, memang prinsip SIM merupakan kunci utama dalam optimalisasi pemanfaatan database elektronik. Selain itu SIM membuat Kualitas data dapat diandalkan karena pemberian nomor-nomor daftar isian dilakukan oleh sistem secara otomatis. Namun selebihnya tidak bisa dimanfaatkan oleh karyawan perusahaan. Apalagi kami juga kalau rapat pengambilan keputusan masih ala tradisional, musyawarah maupun terkadang keputusan hanya berada di tangan saya sendiri.
