Setiap organisasi berusaha mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok yang terdiri dua orang atau lebihyang bekerja sama dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari padayang dilakukan oleh individu secara perorangan. Konsep ini disebut
synergy.Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of work)yang memungkinkan synergy terjadi. Pembagian kerja akan mencerminkantanggung jawab seseorang atau kelompok/satuan kerja/unit atas beban kerjaorganisasi (Harsono, 2009:90).
Sebelum membuat analisis organisasi, ada 3 hal yang perlu ditinjau begitu tugas pokok dan fungsi, visi dan misi suatu organisasi yang jelas telah ada, ketiga hal tersebut adalah :
a. Struktur Organisasi b. Proses
c. Man Power
Struktur organisasi adalah pengaturan antar hubungan bagian-bagian dari komponen dan posisi dalam suatu perusahaan / organisasi. Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan saling terkait, dalam beberapa hal hal juga menunjukkan tingkat-tingkat spesialisasi dari kegiatan kerja. Di samping itu juga menunjukkan hierarki dan kewenangan , dan menunjukkan pula tata hubungan laporan (Harsono, 2009:90).
Suatu stuktur organisasi adalah penetapan bagaimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Selain itu juga stuktur organisasi menjelaskan bagaimana kewajiban, tugas dan peran dialokasikan di dalam organisasi.
Menurut pola hubungan kerja, dengan melihat bagan struktur organisasi, bentuk organisasi dari pada perusahaan PT. Infar Arispharma adalah organisasi lini dan staff. Bentuk organisasi lini dan staff mempunyai ciri-ciri sebagai berikut; organisasi yang besar kegiatannya cukup banyak dan kompleks, sehingga orang-orang di dalam organisasi banyak. Orang - orang-orang yang berada dalam organisasi
dibagi dalam 2 kelompok yaitu, pertama Kelompok Lini yakni kelompok
orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas dalam organisasi, berhak mengeluarkan
perintah dan mengambil keputusan-keputusan terakhir. Kedua, kelompok staf
yakni kelompok orang-orang ahli dan orang-orang penunjang. Kebaikan dari bentuk organisasi ini adalah ada pembagian tugas yang jelas bagi setiap orang, spesialisasi dalam pekerjaan dapat berkembang, bakat setiap orang lebih mudah berkembang dengan adanya spesialisasi, serta disiplin kerja cukup tinggi. Sedangkan kelemahan adalah mudah timbul perselisihan dalam pekerjaan, karena adanya dua kelompok yang berbeda kewenangannya, dapat mengganggu kelancaran tugas. Misalnya tindakan kelompok lini tidak selamanya sesuai dengan nasehat dari kelompok staff, atau kelompok staff yang kadang-kadang bertindak seperti orang dari kelompok lini.
Setiap organisasi mempunyai lima bagian dasar, yaitu ;
a. The strategic apex, Manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untukorganisasi itu
b. The middle line, Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex.
c. The operating core, Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk.
d. The technostructure, Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentukstandarisasi tertentu dalam organisasi. e. The support staff, Orang-orang yang mengisi unit staff, yang memberi
jasa pendukung tidaklangsung kepada organisasi.
Salah satu dari kelima bagian tersebut dapat mendominasi sebuahorganisasi. Di samping itu, bergantung pada bagian mana yang dikontrol, adakonfigurasi tertentu yang digunakan. Jadi, terdapat lima buah desain konfigurasitertentu, dan masing-masing dihubungkan dengan dominasi oleh salah satu darikelima bagian dasar tersebut. Dalam keputusan strategic apex yang dominan, maka kontrol disentralisasi dan organisasi tersebutmerupakan struktur
yang sederhana. Jika kontrol berada di operating core, maka keputusan akan
didesentralisasi. Hal ini menciptakan birokrasi profesional. Jika middle
management yang mengontrol,maka akan menemukan kelompok dari unit otonomi yang bekerja dalam sebuahstruktur divisional. Jika para analis dalam
technostructure yang dominan, kontrolakan dilakukan melalui standarisasi, dan struktur yang dihasilkan adalah sebuahbirokrasi mesin. Akhirnya, dalam situasi di mana staf pendukung yang mengatur,maka kontrol akan dilakukan melalui penyesuaian bersama (mutual adjustment)dan timbullah adhocracy.
Sedangkan bagan struktur organisasi perusahaan PT. Infar Arispharma
konfigurasibirokrasi profesional. Pekerjaan yang dilakukan di perusahaan sekarang ini membutuhkan tingkat keahlian tinggi yang terspesialisasi.
Desain konfigurasi ini diciptakan untuk memberi kesempatan kepada organisasiuntuk mempekerjakan spesialis yang sangat terlatih bagi operating core-nya,sambil tetap memperoleh efisiensi dari standarisasi serta penggabungan antarastandarisasi dengan desentralisasi. Dengan tingkat keahlian yang tinggi tersebutsebuah gelar S-1 di minta untuk makin banyak pekerjaaan, demikian juga, gelarsarjana strata dua. Eksplorasi ilmu pengetahuan menciptakan kelas baru dariorganisasi yang membutuhkan para profesional untuk menghasilkan produk. Kekuatan birokrasi profesional adalah dapat mengerjakan tugas yangterspesialisasi yaitu yang membutuhkan ketrampilan profesional yang sangatterlatih.
Hal ini sejalan apa yang diungkapkan oleh Dra. Hj. Nihaya Anum, Apt selaku manager pemastian mutu dalam wawancara (20 Maret 2014) yang mengatakan bahwa:
“Struktur organisasi pada PT. Infar Arispharma merupakan struktur organisasi yang memperlihatkan wewenang dan tanggung jawab vertikal, yang berarti bahwa tiap – tiap orang dalam organisasi perusahaan mempunyai beberapa orang bawahan.Setiap karyawan bertanggung jawab terhadap atasannya.Dari struktur organisasi tersebut dapat dilihat dengan jelas kepada siapa setiap karyawan bertanggung jawab”.
Selain itu, oleh Manager Administrasi dan Keuangan Drs.H.Indra Mardi dalam wawancara (20 Maret 2014) juga mengatakan:
“Apabila karyawan diperintah oleh bukan atasannya maka yang memerintah tersebut harus meminta persetujuan / izin kepada atasan karyawan tersebut.Tidak dibenarkan seorang karyawan siapapun itu mengambil tindakan / perintah tanpa ada koordinasi dari setiap atasan karyawan.Apabila seorang karyawan melihat ada karyawan yang lain bermain-main, malas dan lain-lain dalam bekerja maka karyawan yang melapor tersebut harus melaporkan kepada atasannya bukan mengambil tindakan sendiri-sendiri”.
Kekuasaan tertinggi berada pada rapat umum pemegang sahan yang pelaksanaannya harus dipertanggungjawabkan oleh Direktur Utama.Direktur membawahi empat bagian yang masing – masing bagian dipimpin oleh manager yang langsung bertanggungjawab penuh kepada direktur.
Struktur organisasi perusahaan secara rinci terdiri dari :
1. Direktur Utama
2. Manager Administrasi dan Keuangan, yang membawahi bidang;
a. Pemasaran
b. Keuangan
c. Administrasi d. Personalia
e. Kasir
3. Manager Pemastian Mutu, yang membawahi bidang;
b. Expedisi
c. Teknisi
d. Pengadaan Logistik
4. Manager Produksi, yang membawahi bidang;
a. Ka. Gudang Obat Jadi
b. Ka. Bahan Baku
c. Ka. Barang Kemas
d. SPV. Produksi/PPIC (yang membawahi sub bagian divisi cairan obat
luar dan salap, karyawan produksi, divisi cairan obat dalam).
5. Manager Pengawasan Mutu, yang membawahi bidang;
a. Water sistem
b. Karyawan kebersihan
c. Analisis laboratorium (membawahi sub bagian asisten laboratorium
dan karantina)
BAB V
PEMBAHASAN DAN ANALISIS PENELITIAN
1. Deskripsi SIM PT. Infar Arispharma
Berdasarkan misi perusahan yakni; pertama, Menyediakan dan mengadakan serta menyalurkan sediaan farmasi yang berkualitas dan bernilai dengan jangkauan harga yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat luas.Kedua, Mengembangkan sumber daya manusia untuk meningkatkan kompetensi dan komitmen pengembangan perusahaan serta berperan aktif dalam pengembangan
Industri Farmasi Nasional.
Untuk mendukung kegiatan operasionalnya, PT. Infar Arispharma memerlukan personalia yang cakap, terampil dan terlatih. Dalam rangka memenuhi persyaratan CPOB, langkah – langkah yang diambil PT. Infar Arispharma dibidang personalia adalah dengan cara mengirim pimpinan atau staf untuk mengikuti penataran dan pelatihan mengenai CPOB. Selanjutnya diharapkan pimpinan atau staf dapat memberikan bimbingan dan pelatihan tentang CPOB pada karyawan sehingga kegiatan perusahaan akan memenuhi ketentuan CPOB.
Salah satu wujud pengembangan kegiatan operasional tersebut terlihat dalampengelolaan data dan informasi di perusahaan PT. Infar Arispharma yaitu pembangunan sisteminformasi dan manajemen yang mencakup berbagai kegiatan yang salah satunya adalahpenyusunan basis data sebagai bahan perencanaan untuk
meningkatkan pola pemasaran dan komitmen pengembangan perusahaandan melalui kegiatan inventarisasi data penguasaan, pemilikan, sumber daya serta komitmen dalam pengembangan perusahaan.