BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Hasil Penelitian
2. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
3. Kendala dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. Sedangkan masalah dalam penelitian ini dirumuskan sebagai berikut antara lain:
1. Bagaimana pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global
Mandiri?
2. Bagaimana implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada
pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri?
3. Bagaimana kendala dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan penelitian ini yakni sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui pengadaaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
2. Untuk mengetahui implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
pada pengadaaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
3. Untuk mengetahui kendala dalam implementasi sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
Selain itu, adapun manfaat dari penelitian ini terbagi menjadi dua, antara lain:
1. Manfaat Teoritis
Memberikan pengalaman ilmiah bagi penulis dalam memahami teori-teori manajemen perpustakaan berstandar internasional.
2. Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi saran dan evaluasi mengenai hasil implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
D. Definisi Istilah
1. Implementasi: pelaksanaan; penerapan; suatu proses pelaksanaan sistem
manajemen berdasarkan suatu kebijakan atau peraturan yang telah ditetapkan.
2. Sistem: perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas; susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dsb.
3. Manajemen: proses pemakaian sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran yang telah ditentukan; penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.
4. Pengadaan: proses, cara, perbuatan mengadakan, menyediakan, dsb.
5. Koleksi: kumpulan (gambar, benda bersejarah, lukisan, dsb.) yang sering
dikaitkan dengan minat atau hobi objek (yang lengkap); kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian; cara mengumpulkan gambar, benda bersejarah, lukisan, objek penelitian, dsb.
6. Perpustakaan: tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan
dan penggunaan koleksi buku dsb; koleksi buku, majalah, dan bahan kepustakaan lainnya yang disimpan untuk dibaca, dipelajari, dibicarakan.
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Pada bab ini penulis membahas mengenai tinjauan umum tentang
perpustakaan, perpustakaan sekolah, tujuan dan fungsi
bahan pustaka, pemilihan atau seleksi bahan pustaka, cara
pengadaan bahan pustaka, sarana pengadaan koleksi,
implementasi, manajemen mutu ISO 9001:2008, klausul kebijakan pengadaan koleksi, manfaat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan penelitian terdahulu.
Bab III Metode Penelitian
Pada bab ini penulis menguraikan tentang jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, pemilihan informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data dan jadwal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Pada bab ini penulis menerangkan tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan dari implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
Bab V Penutup
Bab ini adalah bab terakhir, penulis mengemukakan suatu kesimpulan dari pembahasan skripsi ini. Disamping itu penulis memberikan saran-saran yang merupakan masukan dan sumbangan pemikiran penulis berdasarkan hasil penelitian di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
8 A. Perpustakaan
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk
digunakan pembaca bukan untuk dijual.1
Menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan, perpustakaan adalah Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan
rekreasi para pemustaka.2
Adapun definisi lain menerangkan bahwa perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh
pembaca.3
Dari berbagai definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah pusat layanan informasi bagi pemustaka dimana pelayanan yang diberikan merupakan pelayanan yang berorientasi kepada pemustaka.
1
Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h.3.
2
Perpustakaan Nasional RI, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, Cet. 3. (Jakarta: Perpustakaan Nasional RI., 2009), h. 2.
3
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, Ed.1. (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003), h. 7.
B. Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah menurut Sulistyo-Basuki adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan, dengan tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan
khusus sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya.4 Tujuan khusus
perpustakaan sekolah ialah membantu sekolah mencapai tujuannya sesuai dengan kebijakan sekolah tempat perpustakaan itu bernaung. Menurut Rahayuningsih, perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang melayani
para siswa, guru, dan karyawan dari suatu sekolah tertentu.5 Perpustakaan
sekolah didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan sekolah, yaitu pendidikan dan pengajaran seperti digariskan dalam kurikulum sekolah.
Sedangkan menurut Darmono, perpustakaan sekolah sebagai salah satu sarana pendidikan penunjang kegiatan belajar siswa memegang peranan yang sangat penting dalam memacu tercapainya tujuan pendidikan di
sekolah.6
C. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Sekolah
1. Tujuan Perpustakaan Sekolah
Tujuan perpustakaan sekolah, menurut Yusuf adalah:
a. Mendorong dan mempercepat proses penguasaan teknik membaca para
siswa
4
Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 50-51.
5
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007), h. 6.
6
Darmono, Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja (Jakarta: Grasindo, 2007), h. 1.
b. Membantu menulis kreatif bagi para siswa dengan bimbingan guru dan pustakawan
c. Menumbuhkembangkan minat dan kebiasaan membaca para siswa
d. Menyediakan berbagai macam sumber informasi untuk kepentingan
pelaksanaan kurikulum
e. Mendorong, menggairahkan, memelihara, dan memberi semangat
membaca dan semangat belajar bagi para siswa
f. Memperluas, memperdalam, dan memperkaya pengalaman belajar para
siswa dengan membaca buku dan koleksi lain yang mengandung ilmu pengetahuan dan teknologi, yang disediakan oleh perpustakaan
g. Memberikan hiburan sehat untuk mengisi waktu senggang melalui
kegiatan membaca, khususnya buku-buku dan sumber bacaan lain yang
bersifat kreatif dan ringan, seperti fiksi, cerpen, dan lainnya.7
2. Fungsi Perpustakaan Sekolah
Fungsi perpustakaan sekolah tidak boleh menyimpang dari tugas dan fungsi sekolah dimana perpustakaan bernaung. Fungsi perpustakaan sekolah menurut Bafadal adalah:
a. Fungsi Informasi
Perpustakaan yang sudah maju tidak hanya menyediakan bahan pustaka yang berupa buku-buku, tetapi juga menyediakan koleksi yang berupa non-buku seperti majalah, surat kabar, pamflet, guntingan artikel, peta, bahkan dilengkapi dengan alat-alat pandang dengar seperti televisi, video tape recorder, dan sebagainya. Semua ini akan
7
Pawit M. Yusuf, Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Kencana, 2007), h. 3.
memberikan informasi atau keterangan yang diperlukan oleh murid-murid.
b. Fungsi Pendidikan
Di dalam perpustakaan sekolah disediakan buku-buku fiksi maupun non fiksi. Adanya buku-buku tersebut dapat membiasakan murid-murid belajar mandiri tanpa bimbingan guru, baik secara individual maupun berkelompok. Adanya perpustakaan sekolah dapat meningkatkan kemampuan membaca murid-murid. Selain itu di dalam perpustakaan sekolah tersedia buku-buku yang pengadaannya disesuaikan dengan kurikulum sekolah. Hal ini dimaksudkan untuk dapat menunjang penyelenggaraan pendidikan disekolah.
c. Fungsi Tanggung Jawab Administratif
Fungsi ini tampak pada kegiatan sehari-hari di perpustakaan sekolah, dimana setiap ada peminjaman dan pengembalian buku selalu dicatat oleh pustakawan. Setiap murid yang akan masuk ke perpustakaan sekolah harus menunjukkan kartu anggota. Apabila ada murid yang terlambat mengembalikan buku pinjamannya akan dikenai denda. Semua ini dilakukan selain mendidik murid-murid ke arah tanggung jawab, juga untuk membiasakan bersikap dan bertindak secara administratif.
d. Fungsi Riset
Adanya bahan pustaka yang lengkap, murid dan guru dapat melakukan riset yaitu mengumpulkan data atau keterangan-keterangan yang diperlukan.
e. Fungsi Rekreatif
Adanya perpustakaan sekolah dapat berfungsi rekreatif berarti bahwa perpustakaan sekolah dapat dijadikan tempat mengisi waktu luang seperti pada waktu istirahat, dengan membaca buku-buku cerita,
novel, roman, majalah, dan sebagainya.8
D. Koleksi Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan merupakan tempat dari berbagai jenis koleksi yang berisi informasi. Dimana koleksi yang ada di perpustakaan tidak hanya satu macam, melainkan bermacam-macam jenisnya yang antara lain koleksi umum dan koleksi khusus. Dalam pengertian koleksi ada bahan cetak dan non-cetak.
Koleksi perpustakaan madrasah merupakan koleksi yang dibangun untuk mendukung proses pembelajaran di madrasah dan juga untuk mempromosikan minat baca para siswa. Karenanya pustakawan harus memahami berbagai jenis koleksi yang ada untuk memenuhi kebutuhan
pemakai di madrasah.9
Adapun jenis-jenis koleksi perpustakaan madrasah menurut Ibrahim Bafadal adalah sebagai berikut:
1. Ditinjau dari bentuk fisiknya, bahan-bahan pustaka bisa dibagi ke dalam
dua kelompok sebagai berikut:
8
Ibrahim Bafadal, Pengelolaaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), h. 6-8.
9
Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah (Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah, 2006), h. 64.
a. Bahan-bahan pustaka berupa buku-buku, seperti buku tentang psikologi, buku Bahasa Indonesia, buku-buku tentang ilmu pengetahuan sosial, buku-buku tentang agama, buku-buku tentang ilmu pengetahuan alam.
b. Bahan-bahan pustaka bukan berupa buku, seperti surat kabar, majalah,
peta, globe, piringan hitam.
Bahan-bahan pustaka yang bukan berupa buku (non-book) ini dapat
dibagi lagi menjadi dua kelompok yaitu sebagai berikut:
1) Bahan-bahan tertulis, seperti surat kabar, majalah, brosur, laporan,
karangan-karangan, kliping.
2) Bahan-bahan berupa alat pengajaran, seperti piringan hitam, radio,
tape recorder, filmslide projektor, filmstrip projektor.
2. Ditinjau dari isinya, bahan-bahan pustaka dapat dibagi ke dalam dua
kelompok sebagai berikut:
a. Bahan-bahan pustaka yang isinya fiksi, atau disebut buku-buku fiksi,
seperti buku cerita anak-anak, cerpen, novel.
b. Bahan-bahan pustaka yang isinya non fiksi, atau disebut buku-buku non
fiksi, seperti buku referensi, kamus, biografi, ensiklopedi, majalah dan
surat kabar.10
Sedangkan menurut Rizal Saiful Haq, dkk secara umum koleksi perpustakaan sekolah mencakup dua kategori, yaitu:
1. Koleksi setempat / lokal (local collection), yaitu bahan-bahan yang secara
fisik dimiliki atau berada di perpustakaan seperti buku-buku, dokumen,
10
Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), h. 27.
sumber daya visual, relia, peta dan globe, model, perangkat permainan, bahan-bahan elektronis, dan lain-lain.
2. Koleksi bergerak (remote collection), yaitu koleksi atau bahan-bahan yang
secara fisik tidak dimiliki atau berada di perpustakaan tetapi dapat digunakan oleh pemakai perpustakaan, seperti sumber daya internet, koleksi perpustakaan atau unit informasi lain yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan. Dalam hal ini diperlukan suatu koneksi, atau jaringan (network).11
E. Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan merupakan suatu kegiatan mengadakan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna khususnya di perpustakaan sekolah. Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka harus sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika yang ada di perpustakaan sekolah. Dalam hal ini pengadaan harus sesuai dengan kebutuhan masing-masing tingkat akademik di sekolah.
Kegiatan pengadaan bahan pustaka mempunyai fungsi dalam layanan perpustakaan. Bagian ini berfungsi sebagai penyedia bahan pustaka sebelum dilayankan kepada pengguna jasa perpustakaan. Pengadaan bahan-bahan pustaka adalah mengusahakan bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan perguruan tinggi dan menambah bahan-bahan pustaka yang
11
Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Perpustakaan dan Pendidikan: Pemetaan Peran Serta Perpustakaan dalam Proses Belajar Mengajar (Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora UIN Jakarta, 2007), h. 15-16.
sudah dimiliki oleh perpustakaan perguruan tinggi tetapi jumlahnya masih
kurang.12
Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bidang perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis
koleksi bahan pustaka.13 Koleksi yang akan diadakan suatu Perpustakaan
hendaknya relevan dengan minat kebutuhan pemustaka, kelengkapan isinya
yang bersifat up-to-date. Hal ini agar tidak mengecewakan pemustaka yang
dilayani.
Koleksi bahan pustaka perpustakaan haruslah selalu mencerminkan kemajuan manusia di berbagai bidang ilmu pengetahuan. Oleh karena itu, perpustakaan harus selalu menambah bahan pustaka baru yang sesuai dengan perkembangan zaman. Bahan pustaka mencangkup, karya cetak atau karya grafis seperti buku, majalah, surat kabar, dan laporan. karya non-cetak atau karya rekam seperti piringan hitam, rekaman audio, kaset dan mikro paque
serta kelongsong elektronik (cartridge) yang dihubungkan dengan
komputer.14
Atas dasar uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya pengadaan bahan pustaka merupakan tindakan awal dari pembinaan koleksi yang harus direncanakan dengan sebaik-baiknya, agar dalam penambahan koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan dengan semestinya dan sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika di perpustakaan sekolah.
12
Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), h. 25.
13
Yayu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka (Jakarta: Universitas Terbuka, 1993), h. 1.
14
Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 8.
F. Pemilihan atau Seleksi Bahan Pustaka
Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maka makin berkembang pula jenis dan bahan pustaka, sehingga untuk membangun koleksi perpustakaan perlu dilakukan seleksi, karena tidak mungkin sebuah perpustakaan bagaimanapun besarnya akan menghimpun semua bahan pustaka yang ada. Menurut Yayu Yulia seleksi adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambah pada koleksi yang telah
ada di perpustakaan.15
Pada dasarnya pustakawan yang bertugas di bidang pengembangan koleksi sudah memahami betul pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu:
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran,
2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja,
3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani,
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi,
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi, dan
6. Memahami berbagai kendala yang ada.16
Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah satu acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi
perpustakaannya.17
15
Yayu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka (Jakarta: Universitas Terbuka, 1993), h. 2.
16 Sofa, “Pengadaan Bahan Pustaka Bag 1,” artikel diakses pada 12 Oktober 2014 dari http://massofa.wordpress.com/2008/01/20/pengadaan-bahan-pustaka-bag-1/
17
Darmono, Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja (Jakarta: Grasindo, 2007), h. 71.
Berikut ini beberapa prinsip dasar pemilihan koleksi menurut F. Rahayuningsih:
1. Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
Bahan-bahan yang akan dikoleksi perpustakaan seharusnya bahan-bahan yang memang diperlukan oleh pengguna. Selain mengoleksi buku-buku wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga mengoleksi buku-buku ilmu pengetahuan populer. Dengan buku-buku ilmu pengetahuan populer tersebut pengguna mendapatkan bacaan untuk menambah pengetahuan, selain pengetahuan yang disampaikan oleh pendidik. Harapan yang ingin diraih adalah pengguna perpustakaan dapat mengembangkan bakat serta minat yang dimiliki. Selain koleksi ilmu pengetahuan populer, perpustakaan juga perlu mengoleksi fiksi yang isinya dapat membentuk sikap dan perilaku yang baik bagi pengguna.
2. Memilih buku-buku yang berkualitas
Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan, ilustrasi dan fisik buku.
3. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan,
tingkat pendidikan
Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, ras, aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang.
4. Sesuai dengan dana yang ada
Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk setiap tahun. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dengan rencana pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu
tahun.18
G. Cara Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber, seperti hadiah,
tukar-menukar, titipan, dan pembelian.19
Secara garis besar metode pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan cara pembelian, hadiah, tukar menukar, wajib serah simpan dan titipan, yang pembahasannya akan diuraikan di bawah ini.
1. Pembelian
Penambahan koleksi dengan cara membeli merupakan kegiatan penambahan koleksi yang paling banyak dilakukan oleh perpustakaan. Dengan cara ini dapat dilakukan pemilihan koleksi yang benar-benar sesuai kebutuhan pengguna dan dana yang tersedia. Sebelum melakukan pembelian buku, setiap judul buku yang diperoleh dari hasil pemilihan,
18
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007), h. 14-15.
19
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 71.
perlu diperiksa kembali untuk mengetahui apakah buku tersebut sudah dimiliki perpustakaan atau sedang dipesan. Kemudian dibuat daftar desiderata, yaitu daftar pesanan buku yang ditunda pembeliannya, karena
belum tersedia dana atau karena kesulitan mendapatkan koleksi tersebut.20
Untuk membeli buku-buku perpustakaan sekolah dapat ditempuh dengan beberapa cara:
a. Membeli ke penerbit
Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh buku-buku, pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian ke penerbit ini relatif lebih murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini
disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit.21
b. Membeli di toko buku
Pembelian secara langsung ke toko buku lebih efisien dari segi waktu dan biaya, namun tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan oleh perpustakaan tersedia di toko buku.
c. Memesan
Pengadaan buku-buku, baik membeli langsung ke toko buku penyalur dan ke penerbit, maupun memesan terlebih dahulu, dapat dilakukan dengan dua cara. Cara pertama adalah pembelian atau pemesanan langsung, artinya pustakawan langsung datang ke toko buku atau penerbit untuk membeli atau memesan buku. Tetapi apabila toko buku atau penerbitnya sangat jauh dari sekolah, maka bisa menggunakan cara kedua, yaitu pembelian atau pemesanan lewat pos,
20
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, h. 15.
21
Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), h. 37.
yaitu guru pustakawan mengirimkan surat kepada toko buku atau penerbit untuk membeli atau memesan buku-buku. Pada umumnya pembelian atau pemesanan lewat surat ini uangnya dibayar terlebih
dahulu dengan ditambah ongkos pengirimannya.22
2. Hadiah
Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh bisa secara langsung diterima dari penyumbang atau diminta. Perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu melakukan beberapa hal:
a. Meneliti kiriman hadiah dan mencocokkannya dengan surat
pengantarnya.
b. Memilih hadiah yang dibutuhkan.
c. Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.
Bila perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka maka:
a. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan
kepada pihak lain.
b. Daftar dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar
yang antara lain menjelaskan kegunaannya, apakah perpustakaan bersedia membayar ongkos kirim, dan seterusnya.
c. Apabila pihak lain itu telah mengirimkannya, pustakawan harus
mencocokkannya dengan surat pengantar. Hal ini semata-mata untuk mengecek kelengkapannya dan tidak ada yang hilang di jalan (pos, titipan, dan sebagainya).
22
d. Perpustakaan mengirim surat ucapan terima kasih dan memberitahukan apakah kiriman yang diterima sesuai dengan surat pengantarnya.
Apabila ada tanda terima, dikirim beserta ucapan terima kasih.23
Perpustakaan yang menerima dan memberikan hadiah bahan pustaka karena mempertimbangkan:
a. Apakah koleksi sesuai dengan subjek dan tujuan perpustakaan.
b. Dapatkah perpustakaan menanggung pengolahan penempatan,
penyimpanan dan penggunaan koleksi.
c. Dapatkah perpustakaan mengalokasikan dana untuk pengolahan dan
perantaraan bahan pustaka tersebut.24
3. Tukar Menukar Koleksi
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, dan ingin ditukarkan dengan pustaka lain.
Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Setiap bahan pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari
koleksi, diambil katalognya, dan diberi tanda stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Di dalam buku inventaris juga dicatat di kolom keterangan, sehingga sudah resmi dan bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
b. Sejumlah bahan pustaka yang akan ditukarkan dibuatkan daftar yang
diurutkan berdasarkan abjad, misalnya:
23
Darmono, Perpustakaan Sekolah, h. 80.
24
Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), "Pengembangan Koleksi : Pengadaan Bahan Pustaka" artikel diakses pada 14 Oktober 2014 dari http://pusdiklat.pnri.go.id/elearning/pengembangan/frameset04.html
Buku : Nama Pengarang dan Judul Majalah : Judul, Vol., Tahun, Nomor
c. Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah
perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirimnya.
d. Perpustakaan penerima memilih bahan pustaka yang diperlukan dan
mengirim daftar bahan pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
e. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar-menukar
dapat dilakukan, dan masing-masing dapat mulai menginventaris bahan
pustaka hasil tukar-menukar.25
4. Wajib Serah Simpan
Semua karya yang dihasilkan di sekolah wajib disimpan pada perpustakaan dengan keputusan kepala sekolah. Karya-karya yang dimaksud meliputi antara lain:
a. Makalah seminar, simposium, konferensi dan sebagainya.
b. Laporan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
c. Artikel karya komunitas madrasah yang dipublikasikan di media massa.
d. Kliping koran.26
5. Titipan
Pengadaaan bahan pustaka melalui titipan biasanya dilaksanakan oleh pecinta buku yang menitipkan koleksinya di perpustakaan agar dibaca oleh pemakai perpustakaan.
25
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 73-74.
26
Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah (Jakarta: