DI PERPUSTAKAAN SMP-SMA GLOBAL MANDIRI
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Lana Andriana
NIM: 108025000060
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
v
Lana Andriana (108025000060) Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 pada Pengadaan Koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global
Mandiri. Di bawah bimbingan Parhan Hidayat, M.Hum. Jurusan Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Jakarta Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2015.
Tujuan penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui proses pengadaan koleksi, (2) untuk mengetahui implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi, (3) untuk mengetahui kendala yang terjadi dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif, dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik pengambilan
informan menggunakan teknik purposive sampling. Teknik yang digunakan untuk
pengumpulan data adalah observasi, wawancara dan kajian kepustakaan, sedangkan teknik analisis datanya adalah reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri melakukan pengadaan koleksi hanya dengan cara pembelian. Seleksi bahan pustaka dilakukan oleh pustakawan, kepala sekolah dan wakil kepala sekolah. Implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri mengacu pada
klausul 7.4 Purchasing yang menerangkan tentang prosedur pembelian. Dalam
satu tahun ajaran diadakan dua kali audit untuk mengetahui dan menilai semua kegiatan yang dilakukan Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri, khususnya dalam kegiatan pengadaan koleksi. Kendala yang sering terjadi dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di
Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri adalah keterlambatan
pengiriman/pendistribusian koleksi dari penerbit luar. Hal ini dikarenakan pengiriman dilakukan dari Singapura mengingat buku-buku tersebut adalah buku Longman dan Oxford.
Kata kunci: implementasi, sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, pengadaan
vi
Lana Andriana (108025000060) Implementation of the Quality Management
System ISO 9000:2008 on Acquisition of Collection in Library of Junior High School-Senior High School Global Mandiri. Under the guidance of Parhan Hidayat, M.Hum. Library Science Department of Culture and Humanities Faculty of Jakarta State Islamic University. 2015.
The purpose of this research is: (1) to know the process of acquisition of collection, (2) to know the implementation of the Quality Management System
ISO 9000:2008 on Acquisition of collection, (3) to know the constraints that
occurring in the Implementation of Quality Management System ISO 9000:2008 on Acquisition of collection in Junior High School-Senior High School Global
Mandiri. This research is use descriptive method, by using qualitative approach.
The technique of taking informant is use purposive sampling technique. The
technique which used to data collection is observation, interview and study library, and the analysis data technique is data reduction, data presentation and take a conclusion. The result of research indicate library of junior high school-senior high school global mandiri do acquisition of collection is only with purchase way. The selection of collection is done by librarian, principal and vice principal. the Implementation of Quality Management System ISO 9000:2008 on Acquisition of collection in Junior High School-Senior High School Global
Mandiri is refer to clause 7.4 purchasing which explain about purchasing
procedure. In one academic year has been held twice audit to know and to assess whole activities which is done by library of junior high school-senior high school global mandiri, particularly in acquisition of collection activity, the constraints which often occurred in Implementation of Quality Management System ISO 9000:2008 on Acquisition of collection in Junior High School-Senior High School Global Mandiri is due to the delay of collection distribute from publisher. This constraints is caused by the distribute is done from Singapore considering the
books is Longman and Oxford.
Keyword: implementation, quality management system ISO 9001:2008,
vii
Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas
berkat, rahmat, taufik dan hidayah-Nya, penyusunan skripsi berjudul
“Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Pengadaan Koleksi
di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri” dapat diselesaikan dengan baik.
Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan skripsi ini banyak
mengalami kendala, namun berkat bantuan, bimbingan dan kerjasama dari
berbagai pihak serta berkah dari Allah SWT, kendala-kendala tersebut dapat
teratasi. Untuk itu maka selayaknya, penulis ingin menyampaikan rasa terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Syukron Kamil, MA selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum selaku Dekan Fakultas Adab
dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
periode 2014-2015.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta.
5. Bapak Parhan Hidayat, M.Hum selaku Dosen Pembimbing yang telah
viii skripsi ini.
6. Eka Budhi Septiawan, S.IP selaku Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global
Mandiri sekaligus informan yang telah memberikan kesempatan untuk
melakukan penelitian.
7. Segenap jajaran dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan
begitu banyak ilmu pengetahuan yang sangat berguna bagi penulis.
8. Keluarga penulis khususnya kedua orang tua, Bapak Kurnia dan Ibu
Nurjanah, S.Pd yang selalu memberikan doa dan dukungannya.
Adik-adikku Herdien Hidayatullah dan Rafli Nurjuniansyah yang sangat penulis
banggakan serta Nyai Djauharoh (Alm.) yang selalu memberikan
dukungan kepada penulis semasa hidupnya.
9. Teman-teman seperjuangan penulis, Bapuk 08 (BFC08) yakni Pamski,
Ombobs, Kakong, BroZihan, BroRadit, BroDans, BroAmet, El Fahri, Ki
Noe, Ki Bdul, Ibenk, Riko, Teh Tita, Teh Melly, Etika, dan semua JIPers
2008 yang telah memberikan dukungan kepada penulis sehingga skripsi ini
dapat terselesaikan dengan baik.
10. Sahabat karib penulis yakni Lemoy, Siley, Eshad, Capil, Melet, Acunk,
Bonjol, Bule, Bogek, Aden yang selalu menghibur dan memberikan
dukungan kepada penulis.
11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah
ix
Akhirnya, dengan segala kerendahan hati penulis menyadari masih banyak
terdapat kekurangan-kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran
dan kritik yang bersifat membangun agar skripsi ini mendekati kesempurnaan.
Jakarta, Maret 2015
x
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
LEMBAR PERNYATAAN ... iii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI ... iv
ABSTRAK ... v
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Definisi Istilah ... 5
E. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan ... 8
B. Perpustakaan Sekolah ... 9
C. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Sekolah ... 9
D. Koleksi Perpustakaan Sekolah ... 12
E. Pengadaan Bahan Pustaka ... 14
F. Pemilihan atau Seleksi Bahan Pustaka ... 16
G. Cara Pengadaan Bahan Pustaka ... 18
J. Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ... 26
K. Klausul Kebijakan Pengadaan Koleksi ... 32
L. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ... 34
M. Penelitian Terdahulu ... 35
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 37
B. Sumber Data ... 37
xi
F. Jadwal Penelitian ... 40
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Objek Penelitian ... 41
1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 41
2. Visi dan Misi Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 43
3. Struktur Organisasi Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 44
4. Koleksi Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 45
5. Layanan Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 46
6. Fasilitas Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 48
B. Hasil Penelitian ... 49
1. Pengadaan Koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 49
2. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Pengadaan Koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 56
3. Proses Penilaian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Pengadaan Koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 62
4. Kendala dalam Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Pengadaan Koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri ... 63
1 A. Latar Belakang
Dalam dunia pendidikan, kegiatan belajar mengajar sangatlah penting,
semua itu akan berjalan dengan baik apabila ditunjang oleh sarana dan
prasarana yang memadai salah satunya dengan adanya perpustakaan dan
manajemen perpustakaan yang baik pula. Perpustakaan sekolah merupakan
wadah bagi guru dan murid untuk mendapatkan berbagai informasi dan
menambah pengetahuan di luar buku ajar yang setiap saat dipelajari.
Perpustakaan sekolah harus mempunyai manajemen yang baik, agar
perpustakaan sekolah tersebut dapat mendukung visi, misi dan kurikulum
sekolah tersebut.
Perpustakaan sekolah merupakan bagian dari lembaga pendidikan
yang dituntut untuk mampu meningkatkan kualitas pendidikan seiring dengan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pada era sekarang ini
lembaga pendidikan lebih berpusat kepada kebijakan mutu (quality policy)
dari pada kebijakan pemerataan (even distribution policy). Salah satu upaya
yang terlihat menonjol adalah banyak lembaga pendidikan yang akhir-akhir
ini menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001. Sekolah Global Mandiri
adalah salah satu lembaga pendidikan sekolah yang telah
mengimplementasikan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001:2008
dengan pengakuan sertifikasi ISO dari TUV NORD pada tanggal 27 Maret
bahwa, sesuai visi yang telah ditetapkan Sekolah Global Mandiri telah
membuat dan menetapkan mutu untuk memberikan arahan kepada seluruh
karyawan guna memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan terkait.
Standar ISO 9001:2008 mulai diterapkan di Sekolah Global Mandiri
karena pertama, sasaran mutu khususnya yakni mutu dalam pendidikan
(quality of education) menjadi bagian terpenting yang tidak boleh
ditawar-tawar lagi, maka penerapan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001:2008
di Sekolah Global Mandiri menjadi sebuah „keniscayaan‟ untuk menjadikan
lembaga pendidikan ini ke depan mampu meningkatkan mutu pendidikannya,
yang selama ini telah menjadi dambaan para stakeholder-nya. Alasan kedua,
Kementerian Pendidikan Nasional RI, mensyaratkan bahwa dalam
pengelolaan pendidikan bagi penyelenggara Rintisan Sekolah Bertaraf
Internasional (RSBI) di Indonesia untuk menerapkan sistem manajemen mutu
ISO tersebut, seperti juga persyaratan lainnya, diantaranya melaksanakan
proses pembelajaran dengan sistem bilingual, dan melakukan jalinan kerja
sama dalam bentuk sekolah kembar (sister school) dengan sekolah-sekolah
pada negara maju di dunia, yang memiliki keunggulan di bidang pendidikan
atau negara-negara Organization for Economic Cooperation and
Development (OECD).
Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri didirikan pada tahun 2004
seiring dengan berdirinya Sekolah Global Mandiri dan menginduk pada
Sekolah Global Mandiri maka setiap perkembangan yang dilakukan oleh
Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. Dimana salah satunya adalah
penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada tahun 2008.
Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di Sekolah Global
Mandiri meliputi semua kegiatan, tak terkecuali pada kegiatan pengadaan
koleksi perpustakaan. Dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008,
pengadaan koleksi termasuk proses realisasi produk. Dimana dalam kebijakan
tertulisnya itu tertuang pada klausul 7 yaitu Product Realization. Lebih
spesifik, konsentrasi proses kegiatan pengadaan koleksi tertulis pada
subklausul 7.4 yaitu Purchasing (pembelian). Hal ini sesuai dengan sumber
pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri yang
dilakukan hanya dengan cara pembelian.
Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri sudah
mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di dalam
manajemen perpustakaan selama enam tahun termasuk dalam pengadaan
koleksi. Namun, sampai saat ini belum ada seseorang, lembaga ataupun
instansi yang melakukan penelitian mengenai implementasi sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 pada Perpustakaan SMP-SMA Global
Mandiri. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk meneliti bagaimana
implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada Perpustakaan
SMP-SMA Global Mandiri. Berdasarkan latar belakang tersebut di atas maka
penulis tertarik untuk mengadakan penelitian yang berjudul Implementasi
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Pengadaan Koleksi di
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Agar penulisan penelitian ini dapat dilaksanakan dengan terarah dan
sesuai dengan koridor pembahasan serta mendapatkan hasil yang tepat, maka
penelitian ini dibatasi pada masalah implementasi sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008 yang dilihat dari aspek:
1. Pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
2. Implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan
koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
3. Kendala dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
Sedangkan masalah dalam penelitian ini dirumuskan sebagai berikut
antara lain:
1. Bagaimana pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global
Mandiri?
2. Bagaimana implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada
pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri?
3. Bagaimana kendala dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global
Mandiri?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan penelitian ini
1. Untuk mengetahui pengadaaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA
Global Mandiri.
2. Untuk mengetahui implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
pada pengadaaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
3. Untuk mengetahui kendala dalam implementasi sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA
Global Mandiri.
Selain itu, adapun manfaat dari penelitian ini terbagi menjadi dua,
antara lain:
1. Manfaat Teoritis
Memberikan pengalaman ilmiah bagi penulis dalam memahami
teori-teori manajemen perpustakaan berstandar internasional.
2. Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi saran
dan evaluasi mengenai hasil implementasi sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global
Mandiri.
D. Definisi Istilah
1. Implementasi: pelaksanaan; penerapan; suatu proses pelaksanaan sistem
manajemen berdasarkan suatu kebijakan atau peraturan yang telah
2. Sistem: perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga
membentuk suatu totalitas; susunan yang teratur dari pandangan, teori,
asas, dsb.
3. Manajemen: proses pemakaian sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran yang telah ditentukan; penggunaan sumber daya secara efektif
untuk mencapai sasaran.
4. Pengadaan: proses, cara, perbuatan mengadakan, menyediakan, dsb.
5. Koleksi: kumpulan (gambar, benda bersejarah, lukisan, dsb.) yang sering
dikaitkan dengan minat atau hobi objek (yang lengkap); kumpulan yang
berhubungan dengan studi penelitian; cara mengumpulkan gambar, benda
bersejarah, lukisan, objek penelitian, dsb.
6. Perpustakaan: tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan
dan penggunaan koleksi buku dsb; koleksi buku, majalah, dan bahan
kepustakaan lainnya yang disimpan untuk dibaca, dipelajari, dibicarakan.
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang, pembatasan dan
perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah
dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Pada bab ini penulis membahas mengenai tinjauan umum tentang
perpustakaan, perpustakaan sekolah, tujuan dan fungsi
bahan pustaka, pemilihan atau seleksi bahan pustaka, cara
pengadaan bahan pustaka, sarana pengadaan koleksi,
implementasi, manajemen mutu ISO 9001:2008, klausul
kebijakan pengadaan koleksi, manfaat penerapan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 dan penelitian terdahulu.
Bab III Metode Penelitian
Pada bab ini penulis menguraikan tentang jenis dan pendekatan
penelitian, sumber data, pemilihan informan, teknik pengumpulan
data, teknik analisis data dan jadwal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Pada bab ini penulis menerangkan tentang profil objek penelitian,
hasil penelitian dan pembahasan dari implementasi sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di
Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.
Bab V Penutup
Bab ini adalah bab terakhir, penulis mengemukakan suatu
kesimpulan dari pembahasan skripsi ini. Disamping itu penulis
memberikan saran-saran yang merupakan masukan dan
sumbangan pemikiran penulis berdasarkan hasil penelitian di
8 A. Perpustakaan
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung ataupun
gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan
lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk
digunakan pembaca bukan untuk dijual.1
Menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan,
perpustakaan adalah Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak
dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna
memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan
rekreasi para pemustaka.2
Adapun definisi lain menerangkan bahwa perpustakaan adalah suatu
ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi
buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah
untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh
pembaca.3
Dari berbagai definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan
adalah pusat layanan informasi bagi pemustaka dimana pelayanan yang
diberikan merupakan pelayanan yang berorientasi kepada pemustaka.
1
Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h.3.
2
Perpustakaan Nasional RI, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, Cet. 3. (Jakarta: Perpustakaan Nasional RI., 2009), h. 2.
3
B. Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah menurut Sulistyo-Basuki adalah perpustakaan
yang tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang
bersangkutan, dengan tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan
khusus sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya.4 Tujuan khusus
perpustakaan sekolah ialah membantu sekolah mencapai tujuannya sesuai
dengan kebijakan sekolah tempat perpustakaan itu bernaung. Menurut
Rahayuningsih, perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang melayani
para siswa, guru, dan karyawan dari suatu sekolah tertentu.5 Perpustakaan
sekolah didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan sekolah, yaitu
pendidikan dan pengajaran seperti digariskan dalam kurikulum sekolah.
Sedangkan menurut Darmono, perpustakaan sekolah sebagai salah
satu sarana pendidikan penunjang kegiatan belajar siswa memegang peranan
yang sangat penting dalam memacu tercapainya tujuan pendidikan di
sekolah.6
C. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Sekolah
1. Tujuan Perpustakaan Sekolah
Tujuan perpustakaan sekolah, menurut Yusuf adalah:
a. Mendorong dan mempercepat proses penguasaan teknik membaca para
siswa
4
Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 50-51.
5
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007), h. 6.
6
b. Membantu menulis kreatif bagi para siswa dengan bimbingan guru dan
pustakawan
c. Menumbuhkembangkan minat dan kebiasaan membaca para siswa
d. Menyediakan berbagai macam sumber informasi untuk kepentingan
pelaksanaan kurikulum
e. Mendorong, menggairahkan, memelihara, dan memberi semangat
membaca dan semangat belajar bagi para siswa
f. Memperluas, memperdalam, dan memperkaya pengalaman belajar para
siswa dengan membaca buku dan koleksi lain yang mengandung ilmu
pengetahuan dan teknologi, yang disediakan oleh perpustakaan
g. Memberikan hiburan sehat untuk mengisi waktu senggang melalui
kegiatan membaca, khususnya buku-buku dan sumber bacaan lain yang
bersifat kreatif dan ringan, seperti fiksi, cerpen, dan lainnya.7
2. Fungsi Perpustakaan Sekolah
Fungsi perpustakaan sekolah tidak boleh menyimpang dari tugas
dan fungsi sekolah dimana perpustakaan bernaung. Fungsi perpustakaan
sekolah menurut Bafadal adalah:
a. Fungsi Informasi
Perpustakaan yang sudah maju tidak hanya menyediakan bahan
pustaka yang berupa buku-buku, tetapi juga menyediakan koleksi yang
berupa non-buku seperti majalah, surat kabar, pamflet, guntingan
artikel, peta, bahkan dilengkapi dengan alat-alat pandang dengar seperti
televisi, video tape recorder, dan sebagainya. Semua ini akan
7
memberikan informasi atau keterangan yang diperlukan oleh
murid-murid.
b. Fungsi Pendidikan
Di dalam perpustakaan sekolah disediakan buku-buku fiksi
maupun non fiksi. Adanya buku-buku tersebut dapat membiasakan
murid-murid belajar mandiri tanpa bimbingan guru, baik secara
individual maupun berkelompok. Adanya perpustakaan sekolah dapat
meningkatkan kemampuan membaca murid-murid. Selain itu di dalam
perpustakaan sekolah tersedia buku-buku yang pengadaannya
disesuaikan dengan kurikulum sekolah. Hal ini dimaksudkan untuk
dapat menunjang penyelenggaraan pendidikan disekolah.
c. Fungsi Tanggung Jawab Administratif
Fungsi ini tampak pada kegiatan sehari-hari di perpustakaan
sekolah, dimana setiap ada peminjaman dan pengembalian buku selalu
dicatat oleh pustakawan. Setiap murid yang akan masuk ke
perpustakaan sekolah harus menunjukkan kartu anggota. Apabila ada
murid yang terlambat mengembalikan buku pinjamannya akan dikenai
denda. Semua ini dilakukan selain mendidik murid-murid ke arah
tanggung jawab, juga untuk membiasakan bersikap dan bertindak
secara administratif.
d. Fungsi Riset
Adanya bahan pustaka yang lengkap, murid dan guru dapat
melakukan riset yaitu mengumpulkan data atau keterangan-keterangan
e. Fungsi Rekreatif
Adanya perpustakaan sekolah dapat berfungsi rekreatif berarti
bahwa perpustakaan sekolah dapat dijadikan tempat mengisi waktu
luang seperti pada waktu istirahat, dengan membaca buku-buku cerita,
novel, roman, majalah, dan sebagainya.8
D. Koleksi Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan merupakan tempat dari berbagai jenis koleksi yang
berisi informasi. Dimana koleksi yang ada di perpustakaan tidak hanya satu
macam, melainkan bermacam-macam jenisnya yang antara lain koleksi
umum dan koleksi khusus. Dalam pengertian koleksi ada bahan cetak dan
non-cetak.
Koleksi perpustakaan madrasah merupakan koleksi yang dibangun
untuk mendukung proses pembelajaran di madrasah dan juga untuk
mempromosikan minat baca para siswa. Karenanya pustakawan harus
memahami berbagai jenis koleksi yang ada untuk memenuhi kebutuhan
pemakai di madrasah.9
Adapun jenis-jenis koleksi perpustakaan madrasah menurut Ibrahim
Bafadal adalah sebagai berikut:
1. Ditinjau dari bentuk fisiknya, bahan-bahan pustaka bisa dibagi ke dalam
dua kelompok sebagai berikut:
8
Ibrahim Bafadal, Pengelolaaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), h. 6-8.
9
a. Bahan-bahan pustaka berupa buku-buku, seperti buku tentang
psikologi, buku Bahasa Indonesia, buku-buku tentang ilmu pengetahuan
sosial, buku-buku tentang agama, buku-buku tentang ilmu pengetahuan
alam.
b. Bahan-bahan pustaka bukan berupa buku, seperti surat kabar, majalah,
peta, globe, piringan hitam.
Bahan-bahan pustaka yang bukan berupa buku (non-book) ini dapat
dibagi lagi menjadi dua kelompok yaitu sebagai berikut:
1) Bahan-bahan tertulis, seperti surat kabar, majalah, brosur, laporan,
karangan-karangan, kliping.
2) Bahan-bahan berupa alat pengajaran, seperti piringan hitam, radio,
tape recorder, filmslide projektor, filmstrip projektor.
2. Ditinjau dari isinya, bahan-bahan pustaka dapat dibagi ke dalam dua
kelompok sebagai berikut:
a. Bahan-bahan pustaka yang isinya fiksi, atau disebut buku-buku fiksi,
seperti buku cerita anak-anak, cerpen, novel.
b. Bahan-bahan pustaka yang isinya non fiksi, atau disebut buku-buku non
fiksi, seperti buku referensi, kamus, biografi, ensiklopedi, majalah dan
surat kabar.10
Sedangkan menurut Rizal Saiful Haq, dkk secara umum koleksi
perpustakaan sekolah mencakup dua kategori, yaitu:
1. Koleksi setempat / lokal (local collection), yaitu bahan-bahan yang secara
fisik dimiliki atau berada di perpustakaan seperti buku-buku, dokumen,
10
sumber daya visual, relia, peta dan globe, model, perangkat permainan,
bahan-bahan elektronis, dan lain-lain.
2. Koleksi bergerak (remote collection), yaitu koleksi atau bahan-bahan yang
secara fisik tidak dimiliki atau berada di perpustakaan tetapi dapat
digunakan oleh pemakai perpustakaan, seperti sumber daya internet,
koleksi perpustakaan atau unit informasi lain yang dapat dimanfaatkan
oleh perpustakaan. Dalam hal ini diperlukan suatu koneksi, atau jaringan
(network).11
E. Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan merupakan suatu kegiatan mengadakan bahan pustaka
yang sesuai dengan kebutuhan pengguna khususnya di perpustakaan sekolah.
Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka harus sesuai dengan kebutuhan
sivitas akademika yang ada di perpustakaan sekolah. Dalam hal ini pengadaan
harus sesuai dengan kebutuhan masing-masing tingkat akademik di sekolah.
Kegiatan pengadaan bahan pustaka mempunyai fungsi dalam layanan
perpustakaan. Bagian ini berfungsi sebagai penyedia bahan pustaka sebelum
dilayankan kepada pengguna jasa perpustakaan. Pengadaan bahan-bahan
pustaka adalah mengusahakan bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh
perpustakaan perguruan tinggi dan menambah bahan-bahan pustaka yang
11
sudah dimiliki oleh perpustakaan perguruan tinggi tetapi jumlahnya masih
kurang.12
Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bidang perpustakaan
yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis
koleksi bahan pustaka.13 Koleksi yang akan diadakan suatu Perpustakaan
hendaknya relevan dengan minat kebutuhan pemustaka, kelengkapan isinya
yang bersifat up-to-date. Hal ini agar tidak mengecewakan pemustaka yang
dilayani.
Koleksi bahan pustaka perpustakaan haruslah selalu mencerminkan
kemajuan manusia di berbagai bidang ilmu pengetahuan. Oleh karena itu,
perpustakaan harus selalu menambah bahan pustaka baru yang sesuai dengan
perkembangan zaman. Bahan pustaka mencangkup, karya cetak atau karya
grafis seperti buku, majalah, surat kabar, dan laporan. karya non-cetak atau
karya rekam seperti piringan hitam, rekaman audio, kaset dan mikro paque
serta kelongsong elektronik (cartridge) yang dihubungkan dengan
komputer.14
Atas dasar uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya
pengadaan bahan pustaka merupakan tindakan awal dari pembinaan koleksi
yang harus direncanakan dengan sebaik-baiknya, agar dalam penambahan
koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan dengan semestinya dan sesuai
dengan kebutuhan sivitas akademika di perpustakaan sekolah.
12
Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), h. 25.
13
Yayu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka (Jakarta: Universitas Terbuka, 1993), h. 1.
14
F. Pemilihan atau Seleksi Bahan Pustaka
Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maka
makin berkembang pula jenis dan bahan pustaka, sehingga untuk membangun
koleksi perpustakaan perlu dilakukan seleksi, karena tidak mungkin sebuah
perpustakaan bagaimanapun besarnya akan menghimpun semua bahan
pustaka yang ada. Menurut Yayu Yulia seleksi adalah proses
mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambah pada koleksi yang telah
ada di perpustakaan.15
Pada dasarnya pustakawan yang bertugas di bidang pengembangan
koleksi sudah memahami betul pedoman dasar untuk melakukan seleksi
yaitu:
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran,
2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja,
3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani,
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi,
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi, dan
6. Memahami berbagai kendala yang ada.16
Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus
berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah
satu acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi
perpustakaannya.17
15
Yayu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka (Jakarta: Universitas Terbuka, 1993), h. 2.
16 Sofa, “Pengadaan Bahan Pustaka Bag 1,” artikel diakses pada 12 Oktober 2014 dari
http://massofa.wordpress.com/2008/01/20/pengadaan-bahan-pustaka-bag-1/
17
Berikut ini beberapa prinsip dasar pemilihan koleksi menurut F.
Rahayuningsih:
1. Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
Bahan-bahan yang akan dikoleksi perpustakaan seharusnya
bahan-bahan yang memang diperlukan oleh pengguna. Selain mengoleksi
buku-buku wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga
mengoleksi buku-buku ilmu pengetahuan populer. Dengan buku-buku
ilmu pengetahuan populer tersebut pengguna mendapatkan bacaan untuk
menambah pengetahuan, selain pengetahuan yang disampaikan oleh
pendidik. Harapan yang ingin diraih adalah pengguna perpustakaan dapat
mengembangkan bakat serta minat yang dimiliki. Selain koleksi ilmu
pengetahuan populer, perpustakaan juga perlu mengoleksi fiksi yang
isinya dapat membentuk sikap dan perilaku yang baik bagi pengguna.
2. Memilih buku-buku yang berkualitas
Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku
yang berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi
buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi,
susunan, ilustrasi dan fisik buku.
3. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan,
tingkat pendidikan
Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama,
ras, aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan
4. Sesuai dengan dana yang ada
Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk
setiap tahun. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dengan rencana
pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu
tahun.18
G. Cara Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang
akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu
perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan
terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani.
Koleksi perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber, seperti hadiah,
tukar-menukar, titipan, dan pembelian.19
Secara garis besar metode pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan
cara pembelian, hadiah, tukar menukar, wajib serah simpan dan titipan, yang
pembahasannya akan diuraikan di bawah ini.
1. Pembelian
Penambahan koleksi dengan cara membeli merupakan kegiatan
penambahan koleksi yang paling banyak dilakukan oleh perpustakaan.
Dengan cara ini dapat dilakukan pemilihan koleksi yang benar-benar
sesuai kebutuhan pengguna dan dana yang tersedia. Sebelum melakukan
pembelian buku, setiap judul buku yang diperoleh dari hasil pemilihan,
18
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007), h. 14-15.
19
perlu diperiksa kembali untuk mengetahui apakah buku tersebut sudah
dimiliki perpustakaan atau sedang dipesan. Kemudian dibuat daftar
desiderata, yaitu daftar pesanan buku yang ditunda pembeliannya, karena
belum tersedia dana atau karena kesulitan mendapatkan koleksi tersebut.20
Untuk membeli buku-buku perpustakaan sekolah dapat ditempuh
dengan beberapa cara:
a. Membeli ke penerbit
Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh buku-buku,
pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian ke penerbit ini relatif lebih
murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini
disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit.21
b. Membeli di toko buku
Pembelian secara langsung ke toko buku lebih efisien dari segi
waktu dan biaya, namun tidak semua subjek atau judul buku yang
dibutuhkan oleh perpustakaan tersedia di toko buku.
c. Memesan
Pengadaan buku-buku, baik membeli langsung ke toko buku
penyalur dan ke penerbit, maupun memesan terlebih dahulu, dapat
dilakukan dengan dua cara. Cara pertama adalah pembelian atau
pemesanan langsung, artinya pustakawan langsung datang ke toko buku
atau penerbit untuk membeli atau memesan buku. Tetapi apabila toko
buku atau penerbitnya sangat jauh dari sekolah, maka bisa
menggunakan cara kedua, yaitu pembelian atau pemesanan lewat pos,
20
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, h. 15.
21
yaitu guru pustakawan mengirimkan surat kepada toko buku atau
penerbit untuk membeli atau memesan buku-buku. Pada umumnya
pembelian atau pemesanan lewat surat ini uangnya dibayar terlebih
dahulu dengan ditambah ongkos pengirimannya.22
2. Hadiah
Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh bisa secara langsung
diterima dari penyumbang atau diminta. Perpustakaan yang menerima
hadiah secara langsung perlu melakukan beberapa hal:
a. Meneliti kiriman hadiah dan mencocokkannya dengan surat
pengantarnya.
b. Memilih hadiah yang dibutuhkan.
c. Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.
Bila perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka maka:
a. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan
kepada pihak lain.
b. Daftar dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar
yang antara lain menjelaskan kegunaannya, apakah perpustakaan
bersedia membayar ongkos kirim, dan seterusnya.
c. Apabila pihak lain itu telah mengirimkannya, pustakawan harus
mencocokkannya dengan surat pengantar. Hal ini semata-mata untuk
mengecek kelengkapannya dan tidak ada yang hilang di jalan (pos,
titipan, dan sebagainya).
22
d. Perpustakaan mengirim surat ucapan terima kasih dan memberitahukan
apakah kiriman yang diterima sesuai dengan surat pengantarnya.
Apabila ada tanda terima, dikirim beserta ucapan terima kasih.23
Perpustakaan yang menerima dan memberikan hadiah bahan
pustaka karena mempertimbangkan:
a. Apakah koleksi sesuai dengan subjek dan tujuan perpustakaan.
b. Dapatkah perpustakaan menanggung pengolahan penempatan,
penyimpanan dan penggunaan koleksi.
c. Dapatkah perpustakaan mengalokasikan dana untuk pengolahan dan
perantaraan bahan pustaka tersebut.24
3. Tukar Menukar Koleksi
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila
perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi,
dan ingin ditukarkan dengan pustaka lain.
Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Setiap bahan pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari
koleksi, diambil katalognya, dan diberi tanda stempel tanda pengeluaran
dari koleksi. Di dalam buku inventaris juga dicatat di kolom keterangan,
sehingga sudah resmi dan bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
b. Sejumlah bahan pustaka yang akan ditukarkan dibuatkan daftar yang
diurutkan berdasarkan abjad, misalnya:
23
Darmono, Perpustakaan Sekolah, h. 80.
24
Buku : Nama Pengarang dan Judul
Majalah : Judul, Vol., Tahun, Nomor
c. Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah
perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap
dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirimnya.
d. Perpustakaan penerima memilih bahan pustaka yang diperlukan dan
mengirim daftar bahan pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
e. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar-menukar
dapat dilakukan, dan masing-masing dapat mulai menginventaris bahan
pustaka hasil tukar-menukar.25
4. Wajib Serah Simpan
Semua karya yang dihasilkan di sekolah wajib disimpan pada
perpustakaan dengan keputusan kepala sekolah. Karya-karya yang
dimaksud meliputi antara lain:
a. Makalah seminar, simposium, konferensi dan sebagainya.
b. Laporan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
c. Artikel karya komunitas madrasah yang dipublikasikan di media massa.
d. Kliping koran.26
5. Titipan
Pengadaaan bahan pustaka melalui titipan biasanya dilaksanakan
oleh pecinta buku yang menitipkan koleksinya di perpustakaan agar dibaca
oleh pemakai perpustakaan.
25
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 73-74.
26
H. Sarana Pengadaan Koleksi
Pengadaan koleksi dalam arti menambah koleksi baru, dapat selalu
dilakukan dengan cara mencari informasi tentang terbitan-terbitan terbaru
dari penerbit. Beberapa sarana yang dapat digunakan sebagai alat bantu
seleksi dalam pengadaan koleksi antara lain :
1. Katalog penerbit, leaflet, brosur
Katalog penerbit adalah daftar informasi terbitan dari penerbit
buku. Informasi yang dimuat dapat berupa informasi tentang buku-buku
yang baru diterbitkan, buku edisi baru, dan buku cetak ulang. Pada
umumnya informasi yang disajikan disertai informasi harga setiap buku.
Selain katalog penerbit yang dibuat secara periodik, penerbit
kadang-kadang membuat informasi terbitan berupa leaflet dan brosur yang
hanya memuat informasi beberapa buku terbaru yang tidak mencakup
periode terbitan tertentu.
2. Iklan dan majalah
Iklan dapat ditemukan di koran atau di majalah. Penerbit-penerbit
besar kadang-kadang memasukkan iklan dalam majalah tentang
buku-buku yang baru diterbitkan. Informasi yang ada di dalam iklan biasanya
berisi tentang buku-buku yang baru terbit, yang barangkali sesuai dengan
keperluan pengguna perpustakaan.
3. Resensi buku di majalah dan surat kabar
Resensi adalah tinjauan tentang buku. Kadang-kadang dikenal
dengan timbangan buku. Pada umumnya resensi berupa penilaian objektif
dalam mempertimbangkan suatu buku yang dibeli atau tidak, karena
kekurangan dan kelebihan buku yang diresensi pada umumnya dibahas
oleh peresensi.
4. Daftar penerimaan buku baru yang dimiliki perpustakaan
Perpustakaan sebaiknya membuat daftar buku yang baru diterima.
Daftar tersebut dapat digunakan sebagai alat pemeriksa sebelum
melakukan pembelian. Buku-buku yang sudah dimiliki atau yang termuat
dalam daftar penerimaan buku baru sebaiknya tidak dibeli ulang,
lebih-lebih jika tidak bermaksud menambah jumlah eksemplar buku.
5. Bibliografi nasional
Bibliografi nasional adalah daftar buku yang diterbitkan oleh
penerbit-penerbit dalam suatu cakupan wilayah negara tertentu. Sebagai
contoh adalah Bibliografi Nasional Indonesia yang diterbitkan oleh
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia setiap tiga bulan sekali.
Bibliografi Nasional Indonesia mendaftar semua terbitan dari setiap
penerbit yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI).
6. Daftar pustaka
Daftar pustaka adalah daftar judul-judul buku yang digunakan oleh
seorang penyusun karya tulis yang dicantumkan pada bagian akhir tulisan.
Daftar pustaka perlu diperiksa oleh petugas perpustakaan untuk
mengetahui apakah buku yang didaftar sudah dimiliki oleh perpustakaan
atau belum. Jika belum dimiliki sedapat mungkin diusahakan untuk
7. Daftar usulan buku dari pengguna
Salah satu cara untuk mengetahui kebutuhan pengguna
perpustakaan yang mereka perlukan yaitu dengan menyediakan formulir
usulan buku yang dapat diisi oleh pengguna. Daftar usulan buku dari
pengguna merupakan sarana yang sangat baik untuk mengetahui
kebutuhan mereka secara langsung.
8. Books in print
Books in print adalah daftar buku-buku yang masih beredar di
pasaran yang siap untuk dibeli.
9. Internet
Sarana paling modern yang dapat digunakan untuk mengetahui
adanya buku-buku terbaru adalah akses internet.27
I. Implementasi
Implementasi adalah aspek yang penting dari keseluruhan proses
kebijakan. Sebuah kebijakan akan sekedar berupa impian atau rencana bagus
yang tersimpan rapi dalam arsip jika tidak diimplementasikan. Gerston
menyatakan bahwa implementasi merupakan “administrative task of
transferring policy commitments into practice”. Implementasi merupakan
cara atau bentuk pengubahan dari keputusan ke dalam aplikasi.28 Dengan
demikian, implementasi merupakan upaya untuk melaksanakan apa yang
telah diputuskan oleh pengambil kebijakan.
27
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, h. 16-19.
28
Grindle menyatakan “a general process of success and failure can be
evaluated in terms of the capacity to deliver programs as designed”.
Implementasi merupakan suatu proses dan proses implementasi sangat
dipengaruhi oleh tujuan yang ingin dicapai.29 Oleh sebab itu, tujuan harus
dirumuskan secara akurat sebelum implementasi dilaksanakan. Sedangkan
menurut Kamus Bahasa Indonesia implementasi adalah pelaksanaan.30
Berdasarkan beberapa pernyataan di atas implementasi dapat dipahami
sebagai suatu proses pelaksanaan sistem manajemen berdasarkan suatu
kebijakan atau peraturan yang telah ditetapkan.
J. Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Kata sistem manajemen mutu (Quality Management System) dalam
sejarah dan perkembangan ISO diterbitkan pertama kali pada tahun 1987
kemudian mengalami perubahan dua kali yaitu pada tahun 1994 dan tahun
2000, perubahan ini dikeluarkan oleh International Organization of
Standardization yang berkedudukan di Genewa (Swiss) yang beranggotakan
157 negara dan Indonesia termasuk salah satu anggota dari lembaga ISO
tersebut, dimana nama organisasinya adalah Badan Standar Nasional (BSN)
sementara standar yang dihasilkan diberi nama Standar Nasional Indonesia
(SNI).31
29
Merilee S. Grindle, Politics and Policy Implementation in The Third World (New Jersey: Princetown University Press, 1980), h. 33.
30
Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas), Kamus Bahasa Indonesia (Jakarta: Pusat Bahasa Depdiknas, 2008), h. 580.
31
ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem
manajemen mutu/kualitas. ISO 9001:2008 menetapkan
persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem
manajemen mutu. ISO 9001:2008 bukan merupakan standar produk, karena
tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah
produk (barang atau jasa). ISO 9001:2008 hanya merupakan standar sistem
manajemen kualitas. Namun, bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk
yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional akan
berkualitas baik (standar).
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 merupakan prosedur
terdokumentasi dan praktik-praktik yang diminta oleh standar internasional,
yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang
atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu yang diperlukan oleh
organisasi untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya
secara efektif. Kebutuhan atau persyaratan tersebut ditentukan atau
dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.32
Sistem manajemen mutu ini mensyaratkan bahwa organisasi harus
menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara sistem
manajemen mutu dan meningkatkan efektifitasnya dalam aturan yang sesuai
dengan persyaratan standar internasional.
Model proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 terdiri dari
lima bagian utama yang menggambarkan sistem manajemen yaitu sistem
32
manajemen mutu ISO, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya,
realisasi produk, dan analisis pengukuran dan peningkatan.
1. Sistem Manajemen Mutu ISO (Klausul 4 ISO 9001:2008)
Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan
dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki
keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar internasional ISO
9001:2008.
a. Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem manajemen
mutu serta aplikasinya diseluruh bagian organisasi.
b. Menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut.
c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan
bahwa pelaksanaan dan pengendalian proses-proses ini berjalan secara
efektif.
d. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan
untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut.
e. Memantau, mengukur, dan menganalisa proses-proses tersebut.
f. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang
direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses
tersebut.33
Proses-proses ini harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan
persyaratan standar internasional ISO 9001:2008. Bila organisasi memilih
untuk menyerahkan kepada pihak lain proses apapun yang mempengaruhi
kesesuaian produk terhadap persyaratan, maka organisasi harus
33 “Rekapitulasi Persyaratan (Standar) SMM ISO 9001:2008,” artikel diakses pada
memastikan adanya kendali pada proses itu. Jenis dan jangkauan
pengendalian yang dilakukan pada proses yang diserahkan kepada pihak
lain tersebut harus dinyatakan dalam sistem manajemen mutu.
2. Tanggung Jawab Manajemen (Klausul 5 ISO 9001:2008)
Manajemen puncak memiliki komitmen untuk pengembangan dan
penerapan sistem manajemen mutu dan terus-menerus meningkatkan
efektifitasnya dengan:
a. mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi tentang pentingnya
memenuhi persyaratan pelanggan dan undang-undang serta peraturan.
b. menetapkan kebijakan mutu.
c. memastikan bahwa sasaran mutu telah ditetapkan.
d. Melakukan tinjauan manajemen.
e. memastikan tersedianya sumber daya.
3. Manajemen Sumber Daya (Klausul 6 ISO 9001:2008)
Personel yang bertanggung jawab melakukan pekerjaan dapat
mempengaruhi kesesuaian pada persyaratan produk harus memiliki
kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan dan
pengalaman yang sesuai. Oleh karena itu, organisasi harus:
a. Menentukan kompetensi personel yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian persyaratan produk.
b. Bila mungkin, menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan lain
untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan.
d. Memastikan bahwa personel sadar akan relevansi dan pentingnya
kegiatan mereka dan bagaimana mereka berperan dalam pencapaian
sasaran mutu.
e. Memelihara rekaman pendidikan, pelatihan, keterampilan dan
pengalaman yang sesuai.34
4. Realisasi Produk (Klausul 7 ISO 9001:2008)
Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan
proses-proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Pencarian realisasi produk
harus konsisten dengan persyaratan proses-proses lain dan sistem
manajemen mutu.
Realisasi produk direncanakan oleh organisasi harus menetapkan
hal-hal berikut:
a. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk.
b. Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen, dan penyediaan
sumber daya yang spesifik untuk produk.
c. Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan
kegiatan pengujian yang spesifik bagi produk dan kriteria
keberterimaan produk, realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi
persyaratan.35
5. Analisis Pengukuran dan Peningkatan (Klausul 8 ISO 9001:2008)
Organisasi harus merencanakan dan menerapkan pemantauan,
pengukuran, analisis dan peningkatan proses yang diperlukan:
34 “Rekapitulasi Persyaratan (Standar) SMM ISO 9001:2008,” artikel diakses pada
12 September 2014 dari http://mipa.ub.ac.id/wp-content/uploads/2013/04/Klausul-ISO-9001-2008.pdf, h. 3.
35
a. Untuk memperagakan kesesuaian dengan persyaratan produk.
b. Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.
c. Untuk secara berkelanjutan meningkatan keefektifan sistem manajemen
mutu.
Hal ini harus mencakup penetapan metode yang dapat diterapkan,
termasuk teknik statistik dan jangkauan penggunaannya. Sistem
manajemen mutu ISO mempunyai metodologi yang dapat diterapkan pada
semua unit kerja untuk menjalankan proses-proses perencanaannya, yaitu
“Plan, Do, Check, Action” (PDCA). Maksud dari metodologi tersebut
adalah sebagai berikut:
a. Plan: Pada tahap perencanaan ini perpustakaan menetapkan sasaran
atau target-target dan proses perencanaan yang diperlukan untuk
memberikan hasil-hasil yang sesuai dengan persyaratan-persyaratan
kepuasan pada pemustaka serta kebijakan-kebijakan keputusan yang
diambil oleh perpustakaan.
b. Do: melakukan serta menerapkan proses-proses perencanaan yang
sudah disepakati bersama.
c. Check: pemeriksaan atau pemantauan dan mengukur terhadap
proses-proses sistem manajemen yang diterapkan di perpustakaan serta
menganalisis hasilnya (produk jasa layanan mutu pendidikan).
d. Act: mengambil tindakan untuk meningkatkan secara berkelanjutan
pada kinerja sistem.36
36
Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 fokus pada efektifitas
proses continual improvement (perbaikan secara berkelanjutan) dengan
pilar utama yaitu pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap proses
senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang
terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta
tindakan perbaikan yang sesuai dan mengawasi pelaksanaannya agar
benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi
(perpustakaan).
K. Klausul Kebijakan Pengadaan Koleksi
Dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, pengadaan koleksi
termasuk proses realisasi produk. Dimana dalam kebijakan tertulisnya itu
tertuang pada klausul 7 yaitu Product Realization. Lebih spesifik, konsentrasi
proses kegiatan pengadaan koleksi tertulis pada klausul 7.4 yaitu Purchasing
(pembelian).
Klausul ini berisi ketentuan atau persyaratan berkenaan dengan
pembelian. Terdiri dari tiga subklausul, yakni: 7.4.1 Purchasing process,
7.4.2 Purchasing information, 7.4.3 Verification of purchased product.37
Subklausul 7.4.1 berkenaan dengan proses pembelian, subklausul
7.4.2 berkenaan dengan informasi pembelian, dan subklausul 7.4.3 berkenaan
dengan verifikasi produk yang dibeli. Adapun esensi dan interpretasi dari
ketiga subklausul tersebut adalah sebagai berikut:
37
1. Subklausul 7.4.1 Purchasing process (proses pembelian)
Dalam klausul ini dinyatakan bahwa organisasi harus memastikan
produk yang dibeli harus sesuai dengan persyaratan pembelian yang telah
ditetapkan.
Dijelaskan pula dalam klausul ini bahwa organisasi harus
mengevaluasi dan menyeleksi pemasok berdasarkan pada kemampuan
mereka untuk memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi.
Rekaman atau dokumentasi hasil evaluasi dan setiap tindakan yang
muncul dari evaluasi tersebut harus dipelihara.
2. Subklausul 7.4.2 Purchasing information (informasi pembelian)
Dalam subklausul ini dijelaskan bahwa informasi pembelian harus
menguraikan produk yang dibeli, termasuk bila sesuai:
a. persyaratan untuk persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan,
b. persyaratan kualifikasi personel, dan
c. persyaratan sistem manajemen mutu.
Selain itu, organisasi juga harus memastikan kecukupan
persyaratan pembelian yang ditentukan sebelum dikomunikasikan ke
pemasok.
3. Subklausul 7.4.3 Verification of purchased product (verifikasi produk
yang dibeli)
Dalam klausul ini, dinyatakan bahwa organisasi harus menetapkan
dan menerapkan kegiatan inspeksi atau kegiatan lain yang diperlukan
untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan
L. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Jika sebuah organisasi atau perpustakaan yang menerapkan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 secara konsisten dan berkelanjutan, maka
perpustakaan tersebut sudah dipastikan mendapatkan nilai tambah yang
sangat besar. Ada dua manfaat dari hasil penerapan sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008, yaitu manfaat eksternal dan internal.
1. Manfaat eksternal pada perpustakaan yang fokus pada penerapan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 adalah:
a. Meningkatkan hubungan dengan positif dengan peserta didik.
b. Meningkatkan hubungan dengan pemustaka (kepuasan pemustaka).
c. Lebih kompetitif dibandingkan dengan perpustakaan lain atas produk
yang sama.
d. Peningkatan kepuasan pemustaka.
e. Perbaikan dalam penanganan komplain dan keluhan pemustaka.
2. Manfaat internal, antara lain:
a. Penurunan kerja ulang.
b. Penurunan dalam biaya jangka panjang.
c. Perbaikan dalam pengedalian dan pengukuran proses.
d. Perbaikan moral dan respon dari staf.
e. Perbaikan tanggung jawab individu, bagian, dan sistem manajemen.
f. Perbaikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab.
g. Peningkatan efisiensi penggunaan sumber daya.38
38
M. Penelitian Terdahulu
Berikut ini adalah beberapa judul skripsi dengan tema yang sama
dengan penelitian ini:
1. “Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Klausul 7.5 Pada
Bagian Layanan Repository Tesis dan Disertasi di Gedung L5 (Library 5)
Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada Yogyakarta”. Skripsi ini
diajukan oleh Leni Agus Liana, mahasiswi Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta.
a. Persamaan
Untuk mengetahui implementasi sistem manajemen mutu ISO
9001:2008.
b. Perbedaan
1) Objek penelitian tersebut mengkaji pada bagian layanan repository
tesis dan disertasi, sedangkan objek penelitian ini mengkaji pada
bagian pengadaan koleksi.
2) Teknik pengambilan informan pada penelitian di atas menggunakan
teknik snowball sampling, sedangkan penelitian ini menggunakan
teknik purposive sampling.
3) Penelitian tersebut dilakukan di Perpustakaan Universitas, sedangkan
2. “Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Sekolah
Menengah Kejuruan di Kabupaten Purbalingga”. Tesis ini diajukan oleh
Windi Hartono, mahasiswa Jurusan Manajemen Pendidikan Program
Pasca Sarjana IKIP PGRI Semarang.
a. Persamaan
Untuk mengetahui implementasi sistem manajemen mutu ISO
9001:2008.
b. Perbedaan
Objek penelitian tersebut mengkaji tentang Implementasi Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Sekolah Menengah Kejuruan,
sedangkan penelitian ini mengkaji tentang Implementasi Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di
Perpustakaan SMP-SMA.
37 A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian yang dipilih dalam penelitian ini menggunakan
metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif adalah
penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu
hal seperti apa adanya.39
Pendekatan kualitatif adalah suatu pendekatan dalam melakukan
penelitian yang berorientasi pada gejala-gejala yang bersifat alamiah karena
orientasinya demikian, maka sifatnya naturalistik dan mendasar atau bersifat
kealamiahan serta tidak bisa dilakukan di laboratorium melainkan harus
terjun di lapangan.40
B. Sumber Data
1. Data primer
Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara
atau langsung dari sumbernya.41 Data ini diperoleh langsung dari lokasi
penelitian yaitu wawancara dengan kepala perpustakaan dan melakukan
observasi dengan melakukan penelitian langsung di lapangan untuk
memperoleh data-data yang diperlukan.
39
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN Press, 2004), h. 60.
40
Muhammad Nazir, Metode Penelitian (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1986), h. 159.
41
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya.42 Data ini bersumber dari kepustakaan, yang terdiri dari
literatur-literatur dan artikel-artikel yang berkaitan dengan implementasi
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan pengadaan koleksi
perpustakaan.
C. Pemilihan Informan
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan
informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.43 Penentuan informan
ditentukan dengan mencari tahu pihak yang paling memahami objek
penelitian dan ditentukan berdasarkan konsep purposive sampling. Purposive
sampling adalah sampel yang dipilih dengan cermat sehingga relevan dengan
rancangan penelitian.44
Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Perpustakaan SMP-SMA
Global Mandiri, dengan alasan yang bersangkutan dianggap sebagai pihak
yang bertanggung jawab dalam melakukan pengadaan koleksi perpustakaan.
Selain itu, Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri juga sudah
mengetahui semua hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 di Sekolah Global Mandiri, khususnya dalam pelaksaan kegiatan
pengadaan koleksi perpustakaan.
42
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 87.
43
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 132.
44
D. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini disesuaikan dengan fokus dan
tujuan penelitian. Data yang dikumpulkan berdasarkan data primer dan data
sekunder. Teknik pengumpulan data untuk penelitian ini dilakukan dengan
cara:
a. Observasi, yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung kegiatan
implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang menjadi objek
penelitian untuk memperoleh data yang akurat tentang gejala, peristiwa,
dan kondisi aktual yang terjadi sekarang.
b. Wawancara, kegiatan ini merupakan percakapan dan tanya jawab untuk
memperoleh pemahaman yang sama atau tujuan tertentu.45 Wawancara ini
dilakukan dengan pihak Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri untuk
memperoleh data yang relevan dengan persoalan yang akan diteliti.
c. Kajian kepustakaan, yaitu penulis akan mengambil data utama atau
seluruhnya dari kepustakaan.
E. Teknik Analisis Data
Analisis data kualitatif adalah analisis yang dilakukan terhadap
data-data non-angka seperti, hasil wawancara atau catatan laporan bacaan dari
buku-buku, artikel dan juga termasuk non-tulisan seperti foto, gambar, atau
film.46
45
Putu Laxman Pendit, Merajut Makna: Penelitian Kualitatif Bidang Perpustakaan dan Informasi (Jakarta: Citra Karyakarsa Mandiri, 2009), h. 73.
46
Data akan diolah dengan tiga tahapan yaitu:
a. Reduksi data, data yang diperoleh melalui observasi, wawancara dan
kajian kepustakaan dicatat secara rinci, mengelompokkan/memilah dan
memfokuskan pada hal yang penting.
b. Penyajian data, setelah data direduksi penulis akan melakukan penyajian
dalam bentuk teks bersifat naratif, tabel dan skema.
c. Penarikan kesimpulan, data yang terangkum kemudian dijabarkan dalam
bentuk naratif yang mana penulis buatkan sebagai kesimpulan.
Kesimpulan digunakan untuk menjawab rumusan masalah.
F. Jadwal Penelitian
Mengawali penelitian ini, penulis meninjau langsung terlebih dahulu
ke lapangan untuk mengamati kegiatan kinerja serta sistem manajemen
Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri pada tanggal 3 Juni – 13 Juni 2014.
Kemudian untuk menjawab permasalahan yang terjadi dalam
implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan
koleksi perpustakaan, penulis melakukan wawancara sebanyak 3 kali secara
berkala dan berkelanjutan kepada pihak terkait, yaitu Kepala Perpustakaan
41 A. Profil Objek Penelitian
1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri
Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri didirikan pada tahun
2004 seiring dengan berdirinya Sekolah Global Mandiri. Perpustakaan ini
termasuk jenis perpustakaan sekolah dan mempunyai tugas pokok
memberi layanan jasa perpustakaan di lingkungan Sekolah Global
Mandiri. Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri merupakan unsur
penunjang yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya berperan
serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi Sekolah Global
Mandiri. Saat ini Perpustakaan Sekolah Global Mandiri memiliki 3
ruangan perpustakaan, masing-masing digunakan untuk TK, SD dan
SMP-SMA.
Adapun yang menjadi tugas Perpustakaan SMP-SMA Global
Mandiri adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan
pustaka, memberikan layanan perpustakaan, serta melaksanakan
administrasi perpustakaan. Sebagai unsur penunjang sekolah, dalam
mencapai visi dan misinya, Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri
memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
a. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika,
