Bab ini akan berisi implementasi sistem berdasarkan hasil dari pembahasan atau perancangan yang dilakukan pada bab sebelumnya. Pada bab inilah cocok atau tidaknya pembahasan atau perancangan ditentukan.
e. BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN SISTEM
Bab ini berisi hasil dan pembahasan penyebaran sistem menggunakan metode kuisioner.
f. BAB VI PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang dapat diambil berbagai tanggapan yang diberikan responden dari penyebaran kuisioner yang sudah dilakukan.
g. LAMPIRAN
Lampiran berisi daftar item gaji dosen beserta keterangannya masing – masing.
.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem dan Informasi A. Konsep Dasar Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (FitzGerald, dkk, 1981).
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut :
Prosedur adalah suatu urutan operasi klerikal (tulis-menulis) biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan utuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Lebih lanjut dikatakan bahwa suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa(what) yang harus dikerjakan, siapa(who) yang mengerjakan, kapan(when) dikerjakan dan bagaimana(how) mengerjakannya (FitzGerald, dkk, 1981).
Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu merupakan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemennya.
i. Karakteristik Sistem
Sistem memiliki beberapa karakteristik yang dapat menjadi patokan sehingga dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang sempurna. Karakteristik suatu sistem diantaranya :
a). Komponen Sistem (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen terdiri dari beberapa subsistem, dimana subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b). Batas Sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c). Lingkungan Luar Sistem (environtments)
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem. Linkungan luar dapat bersifat menguntungkan
ataupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d). Penghubung Sistem (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem yang memungkinkan sumber daya mengalir dari suatu subsistem lainnya. Keluaran (Output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (Input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem tersebut menjadi satu kesatuan.
e). Masukan Sistem (input)
Adalah energi yang dimasukkan kedalam suatu sistem yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh dalam sistem komputer, program adalah
maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan
f). Keluaran Sistem (output)
Adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g). Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh : Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Contoh lain : Suatu sistem pembelian dan penjualan akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
h). Tujuan dan Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objectives). Jika suatu sistem tidak mempunyai suatu tujuan, maka
sistem tersebut tidak berguna. Tujuan sistem sangat menentukan bagi masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila sasaran atau tujuannya tercapai.
B. Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian atau kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.
Gambar di atas menunjukkan bahwa data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model proses tertentu untuk dihasilkan informasi, dapat berupa model matematis maupun model deskriptif. Dengan dihasilkan informasi ini, maka user dapat mengambil keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat suatu data
Dasar Data Proses (Model)
Input (Data)
Data (ditangkap)
Hasil Tindakan Keputusan Tindakan
Penerima Output (Information)
kembali. Data tersebut akan digunakan sebagai input untuk proses selanjutnya, membentuk siklus.
Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi
(information cycle) yang dikenal juga dengan siklus pengolahan data (data
processing cycles).
i. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
a). Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
b). Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
c). Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
ii. Nilai Informasi
Nilai informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
C. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch,1983).
i. Komponen Sistem Informasi
Jhon Burch dan Gray Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block), diantaranya meliputi :
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input dapat berupa dokumen dasar.
b). Blok model (model block)
blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diiginkan.
c). Blok keluaran (output block)
hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d). Blok teknologi (technology block)
teknologi merupakan ‘tool-box’ dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu : teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware).
basisdata (database) merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan dalam harware komputer dan menggunakan software untuk memanipulasinya. f). Blok kendali (controls block)
banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Untuk itu perlu dilakukan tindakan mengendalikan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat segera diatasi.
2.2 Penjelasan Paradigma Prototype
Sering seorang pelanggan mendefinisikan serangkaian sasaran umum bagi perangkat lunak, tetapi tidak melakukan identifikasi kebutuhan output, pemrosesan, ataupun input detail. Pada kasus lain, pengembang mungkin tidak memiliki kepastian terhadap efisiensi algoritma, kemampuan penyesuaian dari sebuah sistem operasi, atau bentuk – bentuk yang harus dilakukan oleh interaksi manusia dengan mesin. Dalam hal ini, serta pada banyak situasi lain, paradigma prototyping mungkin menawarkan pendekatan yang terbaik.
Tahap – tahap yang dilakukan dalam metodologi prototyping
A. Pengumpulan Kebutuhan
Tujuan dari tahap ini adalah mengidentifikasi tekhnologi dan aplikasi yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kinerja organisasi dalam mencapai tujuannya.
Dalam tahap ini pengembang dan pelanggan menentukan bersama tujuan dibuatnya sistem informasi , mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudia dilakukan desain cepat.
B. Desain Cepat
Desain memfokuskan pada representasi dari semua aspek perangkat lunak yang inderawi, seperti : pendekatan untuk memasukkan data, format keluaran, dan perancangan mengarah pada pembangunan prototype.
C. Pembangunan Prototype
Prototype dibangun berdasar desain cepat.
D. Evaluasi pelanggan terhadap prototype
Prototype diberikan kepada pelanggan untuk dievaluasi apakah sudah
sesuai dengan permintaannya. Kemudian pelanggan dan pengembang mendiskusikan perubahan yang diiinginkan.
E. Perbaikan Prototype
Perbaikan prototype dilakukan berdasar hasil evaluasi. Proses iterasi terjadi menyertai proses ini, kecuali jika kebutuhan pelanggan sudah terpenuhi
F. Produk Rekayasa
Berupa perangkat lunak yang semakin mendekati kebutuhan pelanggan.
Secara ideal prototype berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak. Bila prototype yang sedang bekerja dibangun, pengembang harus menggunakan fragmen – fragmen program yang ada atau mengaplikasikan alat – alat bantu ( misal : report generator, window manager, dan lain – lain ) yang memungkinkan program bekerja untuk dimunculkan secara cepat.
2.3 Alat Bantu dalam perancangan sistem
Alat bantu yang digunakan dalam merancang sistem informasi penggajian, yaitu : A. Entitas Relation Diagram
Entitas Relation Diagram ( ER- D ) merupakan sebuah model jaringan kerja yang mendiskripsikan data simpanan dari sebuah sistem pada level abstraksi tinggi. Komponen dasar dalam ERD adalah :
a. Entitas :
Entity ( entitas) merupakan penyajian objek, kejadian, atau konsep dari dunia
nyata ( real word ) yang keberadaannya secara eksplisit didefinisikan dan disimpan dalam basis data.
Simbol :
Gambar 2.2 Simbol Entitas
b. Atribut :
Atribut merupakan keterangan – keterangan yang dimiliki oleh suatu entitas. Simbol :
Gambar 2.3 Simbol Atribut c. Relasi ( hubungan ) :
Relasi ( hubungan ) merupakan interaksi antar entiti satu dengan yang lain. Simbol :
Gambar 2.4 Simbol Relasi
Jika entitas A mempunyai sejumlah anggota a1, a2, a3, ... dan entitas B memiliki anggota b1,b2,b3,... maka pasangan antara anggota entitas A dan B dapat dilakukan sesuai dengan derajat hubungannya, yaitu 1:1 ( one to one ), 1:m ( one to many ), atau m:n ( many to many ).
i. one to many
Derajat hubungan ini terjadi bila tiap anggota entitas A boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota entitas B. Sebaliknya, tiap anggota entitas B hanya boleh berpasangan dengan satu anggota entitas A. Penggambaran dalam E-R diagram dan instant hubungan dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2.5 Relasi one to many
Gambar 2.6 Derajat hubungan one to many
Hubungan yang terjadi antara entiti A dan B ditunjukkan adanya instan hubungan yang meliputi a1 berpasangan dengan b1, a3 berpasangan dengan b2 dan b3, a5 berpasangan dengan b4 dan b5. Sedangakn a2,a4,a6, dan b6 masing – masing tidak mempunyai pasangan. Pada proses pembuatan tabel, key pada entiti dengan relasi 1 akan masuk ke dalam tabel pada entiti dengan relasi m.
ii. many to many
Derajat hubungan antar entiti m:n terjadi bila tiap anggota entiti A boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota entiti B. Sebaliknya, tiap anggota entiti B
1 m A berpasangan a1 b1 a2 b2 a3 b3 a4 b4 a5 b5 B a6 b6
juga boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota entiti A. Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebagai berikut :
Gambar 2.7 Relasi many to many
a1 b1 a2 b2 a3 b3 a4 b4 a5 b5 m n B berpasangan A a6 b6
Gambar 2.8 Derajat hubungan many to many
Dari gambar tersebut hubungan yang terjadi antara entiti A dan B ditunjukkan dengan adanya instan hubungan yang meliputi a2 berpasangan dengan b1 dan b2, a3 berpasangan dengan b3, a4 berpasangan dengan b3 dan b4, dan a5 berpasangan dengan b5. Sedangkan a1,a6, dan b6 masing – masing tidak mempunyai pasangan. Pada proses pembuatan tabel, relasi ini akan menyebabkan munculnya tabel baru yang berisikan key dari entiti A dan key dari entiti B.
iii. one to one
Derajat hubungan antar entiti 1:1 terjadi bila tiap anggota entiti A hanya boleh berpasangan dengan satu anggota entiti B. Sebaliknya, tiap anggota entiti B hanya boleh berpasangan dengan satu anggota entiti A. Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebagai berikut :
Gambar 2.9 Relasi one to one
Gambar 2.10 Derajat hubungan one to one
a1 a2 a3 a4 a5 a6 b1 b2 b3 b4 b5 b6 A 1 berpasangan 1 B
Instan hubungan yang terjadi antar anggota entiti adalah a2-b1, a3-b2, a4-b4, a5-b6. Sedangkan a1,a6,b3, dab b6 masing – masing tidak mempunyai pasangan. Pada proses pembuatan tabel, key pada entiti A boleh masuk ke dalam tabel pada entiti B, dan sebaliknya.
B. Diagram Aliran Data ( DAD )
Diagram aliran data ( DAD ) memungkinkan pengembang sistem untuk mengembangkan model domain informasi dan domain fungsional pada saat yang sama.
Notasi dasar pada DAD :
= simbol untuk entitas eksternal Gambar 2.11 Simbol entitas eksternal
= simbol untuk proses
Gambar 2.12 Simbol Proses
= simbol untuk item data Gambar 2.13 Simbol item data
= simbol untuk simpanan data Gambar 2.14 Simbol Simpanan Data
Penjelasan untuk masing – masing simbol :
a. Entitas Eksternal : penghasil atau pemakai yang berada di luar batas sistem ( hardware, orang, program lain, sistem lain )
b. Proses : transformasi informasi yang berada dalam sistem
c. Item data : item data atau kumpulan data, arah anak panah menunjukkan arah aliran data
d. Simpanan data : gudang data yang tersimpan untuk dipakai oleh satu atau beberapa proses
Rambu – rambu dalam pembuatan DAD antara lain :
a. Pilih nama proses, aliran data, simpanan, dan entitas eksternal yang berarti : menggunakan kata kerja transitif ( butuh objek ) atau nama objek yang tepat untuk mendiskripsikan proses. Hindari pemakain terminologi kata pada pemrograman, seperti : procedure, function, sub sistem, dan sebagainya. b. Berikan nomor untuk proses secara hierarkis
c. Hindari DAD yang kompleks : buatlah secara bertingkat
d. Gambar DAD berulang kali untuk mendapatkan diagram yang estetis ( keragaman ukuran dan bentuk )
e. DAD harus konsisten dan logis :
i. Hindari proses dengan masukan tanpa keluaran ii. Hindari proses dengan keluaran tanpa masukan
2.4 Normalisasi Tabel
Konsep dari normalisasi itu sendiri adalah tahapan atau proses yang dapat diulangi kembali untuk mengubah tabel menjadi sturktur yang lebih sederhana dan lebih teratur. Tujuan normalisasi adalah untuk mengeliminasi berbagai anomali ( keanehan ) dari sebuah tabel untuk mendapatkan tabel yang lebih baik.
A. Bentuk – bentuk normal :
Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel – tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel – tabel tersebut pada level – level normalisasi. Suatu tabel dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi tertentu.
Level – level bentuk normal adalah : a. 1NF ( 1 Normal Form )
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama atau 1NF jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.
b. 2 NF ( 2 Normal Form )
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal kedua atau 2NF jika dan hanya jika :
i. Berada pada bentuk 1NF
ii. Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer
c. 3NF ( 3 Normal Form )
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal ketiga atau 3NF jika dan hanya jika :
i. Berada pada bentuk 2NF
ii. Setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer
2.5 Arsitektur Client / Server
Client / server dapat diartikan sebagai kemampuan komputer untuk meminta
layanan request kepada komputer lain. Komputer yang meminta layanan disebut sebagai client, sedangkan yang menyediakan layanan disebut sebagai server. Pengertian lain, client melakukan permintaan suatu informasi atau mengirim perintah
ke server. Server akan menerima permintaan dan perintah client. Kemudian server
akan memproses berdasarkan permintaan tersebut dan mengembalikan kepada client
sebagai hasil pemrosesan yang sudah dilakukan. Beberapa istilah pada arsitektur
client / server :
a. Service request : adalah permintaan dari client baik berupa permintaan data
maupun permintaan ke server
b. Service response : berupa alasan dari server atas permintaan dari client berupa
c. Database server : Data yang diminta oleh client dapat diambil dari database
pada sisi server yang sering disebut database server, misalnya MySQL, PostgreSQL, Oracle atau SQL Server.
Karakteristik client / server :
a. Client dan server merupakan item proses ( logika ) terpisah yang bekerja sama
pada suatu jaringan komputer untuk mengerjakan suatu tugas.
b. Service : menyediakan layanan terpisah yang berbeda
c. Shared Resource : Server dapat melayani beberapa client pada saat yang
sama dan mengatur pengaksesan resource
d. Asymmetrical Protocol : antara client dan server merupakan hubungan
one-to-many. Client memulai komunikasi dengan mengirim request ke server.
Server menunggu permintaan dari client. Kondisi tersebut juga
memungkinkan komunikasi callback.
e. Transparency Location : proses server dapat ditempatkan pada mesin yang
sama atau terpisah dengan proses client. Client / server akan menyembunyikan lokasi server dari client.
2.6 Metode Kuisioner
Metode kuisioner adalah suatu daftar yang berisikan rangkaian pertanyaan mengenai sesuatu masalah atau bidang yang akan diteliti. Untuk memperoleh data, angket disebarkan kepada responden (orang-orang yang menjawab atau memberikan respon/tanggapan), terutama pada penelitian survei.
A. Tujuan Kuisioner
Tujuan dilakukan angket atau kuisioner adalah :
1). Memperoleh informasi yang relevan dengan tujuan penelitian. 2). Memperoleh informasi mengenai suatu masalah.
B. Macam-macam Kuisioner 1). Menurut prosedur :
a) Angket langsung, yaitu angket yang dikirimkan kepada dan dijawab oleh responden.
b) Angket tidak langsung, yaitu angket yang dikirimkan kepada seseorang untuk mencari informasi (keterangan) tentang orang lain. 2). Menurut jenis penyusunan :
a) Angket tipe isian, yaitu angket yang harus dijawab oleh responden dengan mengisi format titik pada tiap pertanyaan.
b) Angket tipe pilihan, yaitu angket yang harus dijawab oleh responden dengan cara tinggal memilih salah satu jawaban yang sudah tersedia. C. Menganalisis Data
Penganalisisan data pada umumnya sebagai berikut :
a) Semua jawaban yang telah disebarkan diterima kembali, segera dicek sudah lengkap atau belum jawaban-jawaban tersebut, kalau belum diperlukan dikirim lagi pada orang yang bersangkutan atau tidak, untuk melengkapi data-data.
b) Setelah itu selesai, kemudian mentabulasi hasil-hasil jawaban ke dalam daftar tabulasi.
c) Memperhatikan jawaban-jawaban yang kurang lengkap atau simpang siur, apakah perlu diulang kembali atau tidak.
d) Bila data yang masuk sudah cukup komplit dan persiapan analisis (tabulasi) telah cukup baik dan benar, maka analisis segera dilaksanakan. Dalam hal ini untuk lebih mendalam dan konkret, maka digunakan analisis kuantitatif (statistik), ataupun bila dipandang permasalahannya cucup sederhana, dicukupkan dengan kualitatif (pernyataan-pernyataan) saja.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 ANALISA SISTEM
A. Analisa Sistem Informasi Penggajian yang Berjalan saat ini
Sistem informasi penggajian dosen yang berjalan saat ini bisa dikatakan belum efektif dan efisien. Sistem informasi penggajian saat ini sudah terkomputerisasi tetapi masih menggunakan program yang dibuat dengan software Lotus. Program tersebut dibuat oleh karyawan yang bertugas untuk mengelola sistem penggajian di Universitas Sanata Dharma. Sistem ini belum terintegrasi dengan sistem informasi lain di USD sehingga data – data yang dibutuhkan untuk penggajian seperti data personalia juga harus dikelola sendiri oleh sistem penggajian. Hal ini sangat menyulitkan user, yaitu karyawan yang mengelola penggajian dosen di USD. Selain itu, penggunaan sistem bisa dikatakan sangat rumit sehingga karyawan yang bisa menggunakan sistem ini hanyalah karyawan yang membuatnya.
Karena sistem informasi ini belum terintegrasi dengan sistem informasi yang lain maka pengambilan data dari pihak lain masih dilakukan secara manual seperti dengan disket atau dalam bentuk draft ( dokumen kertas ). Data – data tersebut akan dikelola kembali di dalam sistem informasi penggajian.
Pihak – pihak yang terkait dengan sistem informasi penggajian antara lain : 1. Biro Personalia
Biro personalia bertugas mengelola data personal dari para dosen. Data personal tersebut, antara lain : NPP, nama , alamat, dan lain – lain. Data – data tersebut masih diberikan dalam bentuk dokumen kertas atau disimpan dalam disket. Oleh pihak penggajian data – data tersebut akan diinputkan kembali ke dalam komputer sebagai bahan untuk mengelola penggajian.
2. Program Studi ( prodi ) tempat dosen yang bersangkutan bekerja
Pihak program studi bertugas untuk mencatat jam kerja dosen ( berdasarkan sks atau jp / jam pertemuan ) dari dosen yang bersangkutan. Pencatatan ini dilakukan setiap semester untuk dosen tetap dan setiap bulan untuk dosen tidak tetap. Data – data ini dikirimkan ke bagian keuangan dalam bentuk draft yang disebut dengan ”pengajuan”.
3. Pejabat – pejabat universitas yang berhak untuk mengesahkan Pejabat – pejabat tersebut adalah :
a. Wakil Rektor I, bertugas mengesahkan data beban mengajar dosen
b. Wakil Rektor II, bertugas mengesahkan data beban mengajar dosen setelah melalui WR I. Jika terdapat data yang tidak sesuai dengan peraturan yang ada di USD maka data tersebut akan dikembalikan ke prodi yang bersangkutan.
4. Pihak Yayasan
Pihak yayasan berhak menerima laporan gaji dosen yang berguna sebagai laporan keuangan.
5. Pihak bank
Pihak Bank akan menerima data gaji bersih dosen dan akan mentransfer uang sejumlah gaji bersih ke rekening masing – masing dosen.
B. Masalah yang timbul dengan berjalannya sistem penggajian dosen saat ini Masalah utama dengan berjalannya sistem penggajian dosen saat ini adalah masalah tidak efektif dan efisien dalam pengolahan dan penggunaan data. Beberapa data yang sebenarnya sudah tersedia tidak digunakan dengan baik namun justru
