BAB I. PENDAHULUAN
2.1. Sistem dan Informasi
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (FitzGerald, dkk, 1981).
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut :
Prosedur adalah suatu urutan operasi klerikal (tulis-menulis) biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan utuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Lebih lanjut dikatakan bahwa suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa(what) yang harus dikerjakan, siapa(who) yang mengerjakan, kapan(when) dikerjakan dan bagaimana(how) mengerjakannya (FitzGerald, dkk, 1981).
Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu merupakan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemennya.
i. Karakteristik Sistem
Sistem memiliki beberapa karakteristik yang dapat menjadi patokan sehingga dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang sempurna. Karakteristik suatu sistem diantaranya :
a). Komponen Sistem (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen terdiri dari beberapa subsistem, dimana subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b). Batas Sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c). Lingkungan Luar Sistem (environtments)
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem. Linkungan luar dapat bersifat menguntungkan
ataupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d). Penghubung Sistem (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem yang memungkinkan sumber daya mengalir dari suatu subsistem lainnya. Keluaran (Output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (Input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem tersebut menjadi satu kesatuan.
e). Masukan Sistem (input)
Adalah energi yang dimasukkan kedalam suatu sistem yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh dalam sistem komputer, program adalah
maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan
f). Keluaran Sistem (output)
Adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g). Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh : Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Contoh lain : Suatu sistem pembelian dan penjualan akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
h). Tujuan dan Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objectives). Jika suatu sistem tidak mempunyai suatu tujuan, maka
sistem tersebut tidak berguna. Tujuan sistem sangat menentukan bagi masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila sasaran atau tujuannya tercapai.
B. Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian atau kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.
Gambar di atas menunjukkan bahwa data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model proses tertentu untuk dihasilkan informasi, dapat berupa model matematis maupun model deskriptif. Dengan dihasilkan informasi ini, maka user dapat mengambil keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat suatu data
Dasar Data Proses (Model)
Input (Data)
Data (ditangkap)
Hasil Tindakan Keputusan Tindakan
Penerima Output (Information)
kembali. Data tersebut akan digunakan sebagai input untuk proses selanjutnya, membentuk siklus.
Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi
(information cycle) yang dikenal juga dengan siklus pengolahan data (data
processing cycles).
i. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
a). Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
b). Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
c). Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
ii. Nilai Informasi
Nilai informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
C. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch,1983).
i. Komponen Sistem Informasi
Jhon Burch dan Gray Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block), diantaranya meliputi :
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input dapat berupa dokumen dasar.
b). Blok model (model block)
blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diiginkan.
c). Blok keluaran (output block)
hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d). Blok teknologi (technology block)
teknologi merupakan ‘tool-box’ dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu : teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware).
basisdata (database) merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan dalam harware komputer dan menggunakan software untuk memanipulasinya. f). Blok kendali (controls block)
banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Untuk itu perlu dilakukan tindakan mengendalikan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat segera diatasi.
