• Tidak ada hasil yang ditemukan

Sistem informasi penggajian dosen Universitas Sanata Dharma - USD Repository

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2019

Membagikan "Sistem informasi penggajian dosen Universitas Sanata Dharma - USD Repository"

Copied!
208
0
0

Teks penuh

(1)

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DOSEN

( Studi Kasus pada Universitas Sanata Dharma Yogyakarta )

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Sains (S.Si)

Program Studi Ilmu Komputer

Oleh :

Devika Handayani NIM : 023124038

PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER JURUSAN MATEMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

(2)

PAYROLL INFORMATION SYSTEM

OF SANATA DHARMA UNIVERSITY’S LECTURERS

A THESIS

Presented as Partial Fullfilment of the Requirements To Obtain Sarjana Sains (S.Si) Degree

Computer Science Study Programme

By :

Devika Handayani Student ID : 023124038

COMPUTER SCIENCE STUDY PROGRAMME MATHEMATICS DEPARTMENT

SCIENCE AND TECHNOLOGY FACULTY SANATA DHARMA UNIVERSITY

(3)
(4)
(5)
(6)

HALAMAN PERSEMBAHAN

Skripsi ini Kupersembahkan kepada:

♥ Tuhanku di surga yang selalu menyayangi aku dengan kasih yang tiada duanya. Seperti apapun aku, aku yakin Engkau akan selalu mengasihiku.

♥ Suamiku, M. Yulianto Setiawan. Belum pernah aku merasakan cinta seperti yang kamu berikan. Maaf kalau aku sering terlalu manja. Aku tidak akan bisa jauh dari mu. Aku sangat mencintaimu.

♥ Anakku, Nada. Kamu adalah malaikat kecil yang dikirimkan Tuhan buat ku. Kamu adalah hal terindah dalam hidupku. Aku sangat menyayangi mu.

♥ Papa dan Mama. Kalian adalah orang tua terbaik buat ku. Terima kasih atas segalanya.

♥ Kakaku, Satria di surga. Kak, setiap menit setiap detik aku selalu merindukanmu.

♥ Pakdhe dan Budhe Purwoko yang selalu membantu keluargaku dalam segala hal. Kalian adalah keluarga terbaikku.

♥ Kakak – kakak sepupuku, Mas Budi dan Mba Weni, Mas Awang, dan Mas Indra. Kalian semua adalah inspirasi hidupku. Aku sangat menyayangi kalian. ♥ Dosen pembimbingku, Bu Rita. Ibu baek banget.

♥ Pimpinanku, Romo Hari Suparwito, SJ, MAIT. Romo adalah pimpinan yang sangat berwibawa dan sungguh baik. Aku tidak akan pernah melupakan Romo.

♥ Pimpinanku, Romo Frans Susilo , SJ. Romo sangat berjasa dalam hidupku. Hanya ucapan Terima Kasih yang bisa kuberikan atas kepercayaan Romo padaku.

♥ Kepala Bagianku, Bapak Diar Puji Oktavian, S.Si. Pak Diar, terima kasih telah menjadi inspirasiku. Terima kasih atas bimbingan dan semangat yang telah diberikan.

♥ Kakakku, V. Riawan Prasetyatmoko. Kamu adalah seorang kakak yang dikirimkan Tuhan untuk aku. Aku besryukur telah dipertemukan denganmu. Aku sayang kakak.

♥ Sahabatku, Teguh. Kamu adalah seorang sahabat yang baek banget. Gak ada duanya deh.

♥ Sahabatku, Pritty dan Mba Retno. Kalian adalah sahabat yang membuat aku semangat bekerja. Indahnya kebersamaan kita.

(7)

♥ Bu Lusi. Ibu adalah teman kerja sekaligus inspirasi buatku.

♥ Mas Ristan dan Mas Widodo. Kalian adalah teman kerja yang seru deh.

♥ Para Dosen IKOM : Pak Iwan ( you are a special teacher for me ), Bu Rosa, Mas Eric ( dosen keren deh ), dan semua dosen ku tersayang.

(8)

ABSTRAK

Sistem Informasi Penggajian pada Universitas Sanata Dharma Yogyakarta merupakan sebuah sistem yang dapat membantu pengelolaan data penggajian serta memudahkan pembuatan laporan penggajian per bulan. Saat ini beberapa pengelolaan data penggajian masih dilakukan secara tidak efisien.

Sistem Informasi Penggajian ini dibangun menggunakan metode prototyping.

Dalam tahap implementasi, digunakan bahasa pemrogaman Delphi 6.0 dan MySQL Server 5.0 sebagai server basisdatanya. Sistem ini mengolah data penggajian dosen, baik yang bersifat menambah dan yang bersifat mengurangi gaji dosen. Sistem ini akan membantu petugas penggajian dalam mengisikan, mengubah, dan membuat laporan data penggajian.

(9)

ABSTRACT

Payroll Information System of Sanata Dharma University’s Lecturers is a system to manage payroll data and to provide access of payroll information for academic payroll officers in Sanata Dharma University Yogyakarta. Nowadays, many process is still done with inefficient.

This Payroll Information System was developed using prototyping method. In the implementation phase, Delphi 6.0 was used as the programming language and MySQL Server 5.0 as a database server. This system maintance lecturer’s payroll data, including substract components and improved components. This system help the payroll officers to entry, update, and reports the payroll data.

(10)
(11)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan yang maha baik sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan lancar, atas segala kekuatan dan kesehatan yang diberikan-Nya, selama penulis menjalani kuliah hingga mengerjakan skripsi ini.

Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sains (S.Si) Program Studi Ilmu Komputer di Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

Penulis menyadari banyak pihak yang telah memberikan sumbangan baik pikiran, waktu, tenaga, bimbingan dan dorongan pada penulis sehingga akhirnya skripsi ini dapat selesai. Oleh karena itu pada kesempatan ini, tidak lupa penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

Ibu Anastasia Rita Widiarti, S.Si., M.Kom. selaku dosen pembimbing penulisan tugas akhir ini. Terimakasih atas bimbingan, semangat, dan inspirasi yang diberikan kepada penulis dalam penulisan skripsi ini. Terimakasih atas kepercayaan ibu sehingga penulis dapat mengikuti berbagai pengalaman yang membangun, menikmati kebersamaan yang menyenangkan dan tak terlupakan. Romo Frans Susilo, SJ selaku pimpinan kerja penulis yang telah memberikan banyak dukungan dan semangat kepada penulis dalam penulisan skripsi ini. Terima kasih atas kepercayaan Romo sehingga penulis dapat mengabdikan diri kepada Universitas Sanata Dharma.

(12)

Ibu P.H. Prima Rosa, M.Sc., M.Kom sebagai seorang ibu yang telah memberikan segala waktu dan bimbingan selama penulis kuliah di USD. Terimakasih atas segala kepercayaannya, banyak pelajaran buat penulis sehingga penulis bisa menjadi seperti sekarang.

Bapak M.Giyarta selaku karyawan biro keuangan. Terima kasih yang sebesar – besarnya atas bantuan yang telah diberikan sehingga penulis dapat mengerjakan skripsi ini.

Bapak Diar Puji Oktavian, S.Si selaku Kepala Bagian Sistem Informasi BAPSI. Terima kasih sudah mengenalkan penulis dengan Delphi dan semua dukungan yang diberikan selama penulis membuat skripsi ini maupun pada saat penulis bekerja.

Bapak Iwan Binanto, S.Si selaku bapak dan dosen pembimbing akademik yang selalu memberikan semangat dan inspirasi setiap KRS klasikal.

Seluruh dosen-dosen di Fakultas Sains dan Teknologi. Terima kasih atas semua bimbingan, kesabaran, pengetahuan dan kesempatan yang penulis terima sejak menjadi mahasiswi di Fakultas Sains dan Teknologi.

Pejabat Struktural di Fakultas MIPA. Terima kasih atas segala kemudahan dan fasilitas yang diberikan kepada penulis selama belajar di Fakultas MIPA.

Seluruh Karyawan Fakultas MIPA. Terima kasih atas kemudahan-kemudahan yang selama ini saya terima.

Inspirasi dan penyemangat hidup tiada henti bagiku : Suamiku, M. Yulianto Setiawan. Terima kasih atas besarnya cintamu padaku. ( Aku gak akan bisa jauh dari kamu ).

Anakku, Nada. Terima kasih telah menjadi inspirasi hidup dan cinta yang tak terhingga.

(13)

Pakdhe dan Budhe Purwoko. Terima kasih atas dukungan dan kasih yang telah diberikan.

Kakak – kakak sepupuku : Mas Budi dan Mba Weni, Mas Awang, dan Mas Indra. Terima kasih atas dukungan dan semangat yang diberikan.

Sahabat – sahabatku tercinta di BAPSI : Teguh ( Terima kasih banyak atas semua bantuanmu ), Pritty ( Terima kasih banyak atas bimbinganmu ), Mba Retno ( Terima kasih banyak atas kebersamaan yang indah ), Pak Agus ( Terima kasih banyak sudah membuat aku banyak tertawa ), Bu Lusi ( Terima kasih banyak atas dukungannya ), Mas Ristan dan Mas Widodo ( Terima kasih banyak atas semangat yang diberikan kepadaku), Mas Sigit ( Terima kasih sudah banyak membuat aku tertawa dengan berbagai kelucuan ), dan terakhir untuk Mas Riawan, kakakku yang selalu memberikan aku kasih yang tak terhingga membuatku semangat menghadapi semua permasalahan ( Terima kasih kak.., aku sayang kakak ).

Sahabat-sahabatku : Josephine,Wulan, Widya, dan Rinma. Terima kasih atas semua dukungan dan bantuannya.

Teman-teman Ilmu Komputer angkatan 2002 dan 2003 dan semua teman-teman kampus. Terima kasih atas kebersamaannya selama ini, kalian membuat hidupku lebih indah.

Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Walaupun demikian penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi masyarakat dan perkembangan ilmu pengetahuan alam.

(14)

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL... i

HALAMAN PERSETUJUAN... iii

HALAMAN PENGESAHAN... iv

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA...v

HALAMAN PERSEMBAHAN...vi

ABSTRAK...viii

ABSTRACK...ix

HALAMAN HAK CIPTA ...x

KATA PENGANTAR ... ..xi

DAFTAR ISI... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xxiv

DAFTAR TABEL...xxx

BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah...1

1.2. Rumusan Masalah ...2

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...2

1.4. Batasan Masalah ...3

1.5. Metodologi Penelitian ...3

(15)

BAB II. LANDASAN TEORI

2.1. Sistem dan Informasi ...7

A. Konsep Dasar Sistem ...7

i. Karakteristik Sistem ...8

B. Konsep Dasar Informasi...11

i. Kualitas Sistem Informasi ...12

ii. Nilai Informasi...13

C. Konsep Dasar Sistem Informasi ...13

i. Komponen Sistem Informasi ...13

2.2. Penjelasan Paradigma Prototype ...15

A. Pengumpulan Kebutuhan ...16

B. Desain Cepat...16

C. Pembangunan Prototype ...16

D. Evaluasi pelanggan terhadap prototype...16

E. Perbaikan Prototype...16

F. Produk Rekayasa...17

2.3. Alat Bantu Perancangan Sistem ...17

A. Entity Relation Diagram...17

B. Diagram Aliran Data ( DAD ) ...22

2.4. Normalisasi Tabel ...24

(16)

2.6. Metode Kuisioner...26

A. Tujuan Kuisioner...27

B. Macam – macam kuisioner ...27

C. Menganalisis Data...27

BAB III. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisa Sistem...29

A. Analisa Sistem Informasi Penggajian saat ini ...29

B. Masalah yang timbul dengan sistem saat ini ...32

C. Gambaran Sistem Informasi Penggajian dosen baru ...32

D. Analisa kebutuhan Sistem Informasi Penggajian Dosen baru ...34

E. Spesifikasi Sistem...34

3.2. Desain Sistem...36

A. Desain Proses ...36

B. Desain Basis Data...46

C. Desain Interface... 47

Desain Menu...47

i.Form Menu Utama ...50

ii.Form Tunjangan Dosen ...50

iii.Form Setting Tunjangan ...51

iv.Form Tunjangan Yayasan ...51

v.Form Iuran Dosen...52

(17)

vii.Form Set Besar Pajak ...53

viii.Form Update Besar Iuran Massal ...53

ix.Form Pinjaman Dosen ...54

x.Form Set Jenis Pinjaman ...54

xi.Form Rekap Gaji Tanggal 1 ...55

xii.Form Rekap Gaji Tanggal 15 ...55

xiii.Form Set Daftar Honor Semester Antara ...56

xiv.Form Set Tarif Honor Semester Antara ...56

xv.Form Penerimaan Honor Ajar Semester Antara...57

xvi.Form Penerimaan Honor Semester Antara...57

xvii.Form Rekap Honor Semester Antara ...58

xviii.Form Set Daftar Honor PMB ...58

xix.Form Dosen Penerima Honor PMB ...59

xx.Form Set Honor / Potongan lain - lain ...59

xxi.Form Penerimaan Honor / Potongan lain - lain...60

xxii.Form Set Daftar Vakasi Dosen...60

xxiii.Form Set Kerja Vakasi Dosen ...61

xxiv.Form Set Tarif Vakasi ...61

xxv.Form Rekap Vakasi Dosen...62

xxvi.Form Set Tarif Overload ...62

(18)

xxix.Form Set Gaji 13 ...64

xxx.Form Set Tunjangan Hari Raya...64

xxxi.Form Honorarium Dosen...65

xxxii.Form Set Besar PTKP ...65

xxxiii.Form Rekap Data...66

D. Desain Output...66

i.Desain output laporan jenis tunjangan ...66

ii.Desain output daftar besar tunjangan yayasan... ...67

iii.Desain output laporan daftar tunjangan per dosen... ...67

iv.Desain output laporan iuran per dosen... ...68

v.Desain output daftar vakasi dosen...68

vi.Desain output data overload dosen...69

vii.Desain output data honorarium dosen... ...69

viii.Desain output data honor lain – lain dosen... ...70

ix.Desain output jenis pinjaman dosen... ...70

x.Desain output daftar pinjaman dosen... ...71

xi.Desain output daftar honor PMB dosen... ...71

xii.Desain output daftar tarif honor semester antara...72

xiii.Desain output daftar honor mengajar semester antara... ...72

xiv.Desain output daftar honor semester antara dosen... ...73

xv.Desain output daftar gaji tanggal 15...73

(19)

xvii.Desain output rekap data...74

BAB IV. IMPLEMENTASI SISTEM A. Implementasi Basis Data...75

B. Implementasi User Interface.. ...79

i. Form Menu Utama ...79

ii. Form Tunjangan Dosen...79

iii. Form Setting Tunjangan...80

iv. Form Tunjangan Yayasan ...80

v. Form Iuran Dosen ...81

vi. Form Set Jenis Iuran ...81

vii. Form Set Besar Pajak ...82

viii. Form Update Iuran Massal...82

ix. Form Pinjaman Dosen...83

x. Form Set Jenis Pinjaman...83

xi. Form Rekap Gaji Tanggal 1...84

xii. Form Rekap Gaji Tanggal 15...84

xiii. Form Set Daftar Honor Semester Antara ...85

xiv. Form Set Tarif Honor Semester Antara ...85

xv. Form Penerimaan Honor Ajar Semester Antara ...86

xvi. Form Penerimaan Honor Semester Antara ...86

(20)

xix. Form Dosen Penerima Honor PMB ...88

xx. Form Set Honor / Potongan lain - lain ...88

xxi. Form Penerimaan Honor / Potongan lain - lain ...89

xxii. Form Set Daftar Vakasi Dosen ...89

xxiii. Form Set Kerja Vakasi Dosen...90

xxiv. Form Set Tarif Vakasi...90

xxv. Form Rekap Vakasi Dosen ...91

xxvi. Form Set Tarif Overload ...91

xxvii. Form Penerimaan Overload ...92

xxviii. Form Penerimaan Honorarium Dosen ...92

xxix. Form Update Besar Tunjangan Massal ...93

xxx. Form Set Gaji 13 ...93

xxxi. Form Set Tunjangan Hari Raya...94

xxxii. Form Set Besar PTKP ...94

xxxiii. Form Rekap Data...95

C. Implementasi Proses...95

i. Proses Pada Menu Tunjangan Dosen...95

ii. Proses Pada Menu Set Tunjangan Untuk Banyak Dosen...103

iii. Proses Pada Menu Set Tunjangan Gaji ...104

iv. Proses Pada Menu Tunjangan Yayasan ...106

v. Proses Pada Menu Iuran Per Dosen ...107

(21)

vii. Proses Pada Menu Update Besar Iuran ...111

viii. Proses Pada Menu Set Besar Pajak ...112

ix. Proses Pada Menu Pinjaman Dosen...113

x. Proses Pada Menu Set Jenis Pinjaman Dosen...115

xi. Proses Pada Menu Set Jenis Honor Semester Antara ...115

xii. Proses Pada Menu Set Tarif Honor Semester Antara ...116

xiii. Proses Pada Menu Penerimaan Honor Ajar Semester Antara ....118

xiv. Proses Pada Menu Penerimaan Honor Semester Antara...119

xv. Proses Pada Menu Rekap Honor Semester Antara ...120

xvi. Proses Pada Menu Set Jenis Honor PMB ...123

xvii. Proses Pada Menu Set Penerima Honor PMB ...124

xviii. Proses Pada Menu Set Jenis Vakasi ...125

xix. Proses Pada Menu Penerimaan Vakasi ...125

xx. Proses Pada Menu Rekap Vakasi...127

xxi. Proses Pada Menu Set Tarif Vakasi ...129

xxii. Proses Pada Menu Set Tarif Overload ...130

xxiii. Proses Pada Menu Penerimaan Overload ...131

xxiv. Proses Pada Menu Honorarium Dosen ...132

xxv. Proses Pada Menu Lihat Gaji Tanggal 1...137

xxvi. Proses Pada Menu Lihat Gaji Tanggal 15...144

(22)

xxix. Proses Pada Menu Rekap Data...152 D. Implementasi Output...154 i. Print Out Jenis Tunjangan...154 ii. Print Out Daftar Besar Tunjangan Yayasan...154 iii. Print Out Daftar Tunjangan Per Dosen ...155 iv. Print Out Daftar Iuran Per Dosen...155 v. Print Out Daftar Vakasi Dosen ...156 vi. Print Out Daftar Overload Dosen...156 vii. Print Out Daftar Honorarium Dosen ...157 viii. Print Out Daftar Honor / Potongan Lain ...157 ix. Print Out Daftar Jenis Pinjaman...158 x. Print Out Daftar Pinjaman Dosen ...158 xi. Print Out Daftar Honor PMB ...159 xii. Print Out Daftar Tarif Mengajar Semester Antara...159 xiii. Print Out Daftar Honor Mengajar Semester Antara...160 xiv. Print Out Daftar Honor Semester Antara ...160 xv. Print Out Daftar Gaji Tanggal 15...161 xvi. Print Out Daftar Gaji Tanggal 1...161 xvii. Print Out Rekap Data...162 BAB V. HASIL DAN PEMBAHASAN SISTEM

(23)

5.3. Form Kuisioner ...164 5.4. Hasil dan Pembahasan Kuisioner...166

BAB VI. PENUTUP

(24)

DAFTAR GAMBAR

(25)

Gambar 3.7 Desain Form Tunjangan Dosen... 50 Gambar 3.8 Desain Form Setting Tunjangan... 51 Gambar 3.9 Desain Form Tunjangan Yayasan... 51 Gambar 3.10 Desain Form Iuran Dosen... 52 Gambar 3.11 Desain Form Set Jenis Iuran... 52 Gambar 3.12 Desain Form Setting Besar Pajak... 53 Gambar 3.13 Desain Form Update Besar Iuran... 53 Gambar 3.14 Desain Form Pinjaman Dosen... 54 Gambar 3.15 Desain Form Set Jenis Pinjaman... 54 Gambar 3.16 Desain Form Rekap Gaji Tanggal 1... 55 Gambar 3.17 Desain Form Rekap Gaji Tanggal 15... 55 Gambar 3.18 Desain Form Set Daftar Honor Semester Antara... 56 Gambar 3.19 Desain Form Set Tarif Honor Semester Antara... 56 Gambar 3.20 Desain Form Penerimaan Honor Ajar Semester Antara... 57 Gambar 3.21 Desain Form Penerimaan Honor Semester Antara... 57

(26)
(27)
(28)
(29)
(30)

DAFTAR TABEL

(31)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Saat ini, sistem yang digunakan untuk mengelola gaji para dosen di Universitas Sanata Dharma ( USD ) masih kurang efisien. Sistem yang digunakan memang sudah terkomputerisasi namun masih menggunakan software Lotus 123 sehingga proses pengelolaan data masih sangat rumit. Hal ini sangat merepotkan user yang bersangkutan karena input data membutuhkan waktu yang lama. Apalagi jika data perlu diupdate, maka user harus mengupdate semua data yang berhubungan dengan data tersebut satu per satu.

Sistem penggajian di USD itu sendiri sangat rumit. Karyawan yang memahami sistem penggajian ini jumlahnya sangat terbatas, yaitu hanya 1 orang saja. Banyak karyawan yang sudah berusaha mempelajarinya tetapi kebanyakan dari mereka menyerah. Sistem informasinya pun sudah banyak dibuat tetapi semua sistem informasi tersebut tidak cocok dengan sistem penggajian yang ada di USD. Pada akhirnya sistem – sistem tersebut tidak ada yang digunakan.

(32)

diharapkan dapat dilakukan dengan mudah oleh user dengan adanya sistem ini. Selain itu sistem dapat memproses data sesuai dengan prosedur – prosedur yang ada sehingga output yang dihasilkan benar – benar sesuai yang diinginkan oleh organisasi ini.

Dengan sistem informasi ini, user tidak perlu menyita banyak waktunya untuk menginputkan data, dapat mengupdate data dengan mudah, dan mendapatkan laporan – laporan yang dibutuhkan. Banyak karyawan dapat menggunakan sistem ini sehingga sistem informasi penggajian tidak hanya bergantung pada 1 orang saja. Selain itu, integritas basis data di organisasis USD ini dapat terjaga dengan adanya sistem informasi ini.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Masalah utama yang akan diselesaikan adalah bagaimana membuat sebuah sistem informasi penggajian untuk dosen USD yang terintegrasi dengan sistem informasi personalia dengan analisa tepat sehingga menghasilkan sistem informasi penggajian yang sesuai dengan prosedur – prosedur penggajian di Universitas Sanata Dharma.

1.3 TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

(33)

1.4 BATASAN MASALAH

Masalah yang akan diatasi oleh sistem informasi ini akan dibatasi untuk dosen saja dan tidak termasuk untuk karyawan administratif Universitas Sanata Dharma. Yang dimaksud dengan karyawan administratif disini adalah pegawai di USD selain dosen. Sistem ini tidak mengelola data rapel gaji dosen secara otomatis. Laporan yang dibuat dalam sistem ini dibatasi pada laporan per bulan.

1.5 METODOLOGI

Metodologi yang akan digunakan dalam pengembangan sistem informasi ini adalah metodologi prototyping ( Roger S. Pressmann, Ph.D. , 2002 ) . Metodologi ini digunakan karena pembuat sistem informasi, dalam hal ini adalah penulis tidak begitu mengerti sistem informasi seperti apa yang diinginkan oleh user. Penulis menggunakan metodologi ini dengan harapan sistem informasi yang dihasilkan benar – benar sesuai dengan kebutuhan user. Keuntungan lain yang didapatkan dengan menggunakan metodologi ini adalah user lebih merasa dilibatkan dalam pembuatan sistem. Tahap – tahap yang akan ditempuh dalam metodologi prototyping adalah :

a. Pengumpulan Kebutuhan

(34)

b. Desain Cepat

Desain memfokuskan pada representasi dari semua aspek perangkat lunak yang inderawi, seperti : pendekatan untuk memasukkan data, format keluaran, dan perancangan mengarah pada pembangunan prototype.

c. Pembangunan Prototype

Prototype dibangun berdasar desain cepat. d. Evaluasi pelanggan terhadap prototype

Prototype diberikan kepada pelanggan untuk dievaluasi apakah sudah sesuai dengan permintaannya. Kemudian pelanggan dan pengembang mendiskusikan perubahan yang diiinginkan.

e. Perbaikan Prototype

Perbaikan prototype dilakukan berdasar hasil evaluasi. Proses iterasi terjadi menyertai proses ini, kecuali jika kebutuhan pelanggan sudah terpenuhi f. Produk Rekayasa

Berupa perangkat lunak yang semakin mendekati kebutuhan pelanggan.

1.6 SISTEMATIKA PEMBAHASAN

Sistematika penulisan adalah penelitian ini dibagi dalam 6 tahap, yaitu : a. BAB I PENDAHULUAN

(35)

akhir, rumusan masalah yang akan diselesaikan, batasan masalah, metodologi yang akan digunakan dalam pneyelesaian masalah, dan sistematika pembahasan.

b. BAB II LANDASAN TEORI

Bab II ini membahas tentang teori – teori pokok yang akan digunakan dalam pembahasan atau perancangan dan evaluasi atau analisa. Teori – teori yang akan dibahas dalam bab ini akan terkait dengan metodologi yang sudah diuraikan pada Bab I.

c. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Bab III ini akan berisi mengenai pembahasan atau perancangan penyelesaian masalah. Dalam pembuatan sistem informasi, bab ini akan berisi analisa dan desain sistem.

d. BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM

(36)

e. BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN SISTEM

Bab ini berisi hasil dan pembahasan penyebaran sistem menggunakan metode kuisioner.

f. BAB VI PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang dapat diambil berbagai tanggapan yang diberikan responden dari penyebaran kuisioner yang sudah dilakukan.

g. LAMPIRAN

Lampiran berisi daftar item gaji dosen beserta keterangannya masing – masing.

.

(37)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem dan Informasi A. Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (FitzGerald, dkk, 1981).

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut :

Prosedur adalah suatu urutan operasi klerikal (tulis-menulis) biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan utuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.

(38)

Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu merupakan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemennya.

i. Karakteristik Sistem

Sistem memiliki beberapa karakteristik yang dapat menjadi patokan sehingga dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang sempurna. Karakteristik suatu sistem diantaranya :

a). Komponen Sistem (components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen terdiri dari beberapa subsistem, dimana subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b). Batas Sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c). Lingkungan Luar Sistem (environtments)

(39)

ataupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

d). Penghubung Sistem (interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem yang memungkinkan sumber daya mengalir dari suatu subsistem lainnya. Keluaran (Output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (Input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem tersebut menjadi satu kesatuan.

e). Masukan Sistem (input)

Adalah energi yang dimasukkan kedalam suatu sistem yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh dalam sistem komputer, program adalah

maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan

(40)

f). Keluaran Sistem (output)

Adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g). Pengolah Sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh : Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Contoh lain : Suatu sistem pembelian dan penjualan akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

h). Tujuan dan Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran

(objectives). Jika suatu sistem tidak mempunyai suatu tujuan, maka

(41)

B. Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian atau kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

Gambar di atas menunjukkan bahwa data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model proses tertentu untuk dihasilkan informasi, dapat berupa model matematis maupun model deskriptif. Dengan dihasilkan informasi ini, maka user dapat mengambil keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti

Dasar Data Proses (Model)

Input (Data)

Data (ditangkap)

Hasil Tindakan Keputusan Tindakan

Penerima Output (Information)

(42)

kembali. Data tersebut akan digunakan sebagai input untuk proses selanjutnya, membentuk siklus.

Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi

(information cycle) yang dikenal juga dengan siklus pengolahan data (data

processing cycles).

i. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

a). Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

(43)

c). Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

ii. Nilai Informasi

Nilai informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

C. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch,1983).

i. Komponen Sistem Informasi

Jhon Burch dan Gray Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block), diantaranya meliputi :

(44)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input dapat berupa dokumen dasar.

b). Blok model (model block)

blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diiginkan.

c). Blok keluaran (output block)

hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d). Blok teknologi (technology block)

teknologi merupakan ‘tool-box’ dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu : teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak

(software) dan perangkat keras (hardware).

(45)

basisdata (database) merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan dalam harware komputer dan menggunakan software untuk memanipulasinya. f). Blok kendali (controls block)

banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Untuk itu perlu dilakukan tindakan mengendalikan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat segera diatasi.

2.2 Penjelasan Paradigma Prototype

(46)

Tahap – tahap yang dilakukan dalam metodologi prototyping

A. Pengumpulan Kebutuhan

Tujuan dari tahap ini adalah mengidentifikasi tekhnologi dan aplikasi yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kinerja organisasi dalam mencapai tujuannya.

Dalam tahap ini pengembang dan pelanggan menentukan bersama tujuan dibuatnya sistem informasi , mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudia dilakukan desain cepat.

B. Desain Cepat

Desain memfokuskan pada representasi dari semua aspek perangkat lunak yang inderawi, seperti : pendekatan untuk memasukkan data, format keluaran, dan perancangan mengarah pada pembangunan prototype.

C. Pembangunan Prototype

Prototype dibangun berdasar desain cepat.

D. Evaluasi pelanggan terhadap prototype

Prototype diberikan kepada pelanggan untuk dievaluasi apakah sudah

sesuai dengan permintaannya. Kemudian pelanggan dan pengembang mendiskusikan perubahan yang diiinginkan.

E. Perbaikan Prototype

(47)

F. Produk Rekayasa

Berupa perangkat lunak yang semakin mendekati kebutuhan pelanggan.

Secara ideal prototype berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak. Bila prototype yang sedang bekerja dibangun, pengembang harus menggunakan fragmen – fragmen program yang ada atau mengaplikasikan alat – alat bantu ( misal : report generator, window manager, dan lain – lain ) yang memungkinkan program bekerja untuk dimunculkan secara cepat.

2.3 Alat Bantu dalam perancangan sistem

Alat bantu yang digunakan dalam merancang sistem informasi penggajian, yaitu : A. Entitas Relation Diagram

Entitas Relation Diagram ( ER- D ) merupakan sebuah model jaringan kerja yang mendiskripsikan data simpanan dari sebuah sistem pada level abstraksi tinggi. Komponen dasar dalam ERD adalah :

a. Entitas :

Entity ( entitas) merupakan penyajian objek, kejadian, atau konsep dari dunia

(48)

Simbol :

Gambar 2.2 Simbol Entitas

b. Atribut :

Atribut merupakan keterangan – keterangan yang dimiliki oleh suatu entitas. Simbol :

Gambar 2.3 Simbol Atribut c. Relasi ( hubungan ) :

Relasi ( hubungan ) merupakan interaksi antar entiti satu dengan yang lain. Simbol :

Gambar 2.4 Simbol Relasi

Jika entitas A mempunyai sejumlah anggota a1, a2, a3, ... dan entitas B memiliki anggota b1,b2,b3,... maka pasangan antara anggota entitas A dan B dapat dilakukan sesuai dengan derajat hubungannya, yaitu 1:1 ( one to one ), 1:m ( one to many ), atau m:n ( many to many ).

i. one to many

(49)

Gambar 2.5 Relasi one to many

Gambar 2.6 Derajat hubungan one to many

Hubungan yang terjadi antara entiti A dan B ditunjukkan adanya instan hubungan yang meliputi a1 berpasangan dengan b1, a3 berpasangan dengan b2 dan b3, a5 berpasangan dengan b4 dan b5. Sedangakn a2,a4,a6, dan b6 masing – masing tidak mempunyai pasangan. Pada proses pembuatan tabel, key pada entiti dengan relasi 1 akan masuk ke dalam tabel pada entiti dengan relasi m.

ii. many to many

Derajat hubungan antar entiti m:n terjadi bila tiap anggota entiti A boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota entiti B. Sebaliknya, tiap anggota entiti B

1 m

A berpasangan

a1 b1

a2 b2

a3 b3

a4 b4

a5 b5

B

(50)

juga boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota entiti A. Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebagai berikut :

Gambar 2.7 Relasi many to many

a1 b1

a2 b2

a3 b3

a4 b4

a5 b5

m n

B berpasangan

A

a6 b6

Gambar 2.8 Derajat hubungan many to many

(51)

iii. one to one

Derajat hubungan antar entiti 1:1 terjadi bila tiap anggota entiti A hanya boleh berpasangan dengan satu anggota entiti B. Sebaliknya, tiap anggota entiti B hanya boleh berpasangan dengan satu anggota entiti A. Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebagai berikut :

Gambar 2.9 Relasi one to one

Gambar 2.10 Derajat hubungan one to one a1

a2 a3 a4 a5 a6

b1 b2 b3 b4 b5 b6

(52)

Instan hubungan yang terjadi antar anggota entiti adalah a2-b1, a3-b2, a4-b4, a5-b6. Sedangkan a1,a6,b3, dab b6 masing – masing tidak mempunyai pasangan. Pada proses pembuatan tabel, key pada entiti A boleh masuk ke dalam tabel pada entiti B, dan sebaliknya.

B. Diagram Aliran Data ( DAD )

Diagram aliran data ( DAD ) memungkinkan pengembang sistem untuk mengembangkan model domain informasi dan domain fungsional pada saat yang sama.

Notasi dasar pada DAD :

= simbol untuk entitas eksternal Gambar 2.11 Simbol entitas eksternal

= simbol untuk proses

Gambar 2.12 Simbol Proses

= simbol untuk item data Gambar 2.13 Simbol item data

(53)

Penjelasan untuk masing – masing simbol :

a. Entitas Eksternal : penghasil atau pemakai yang berada di luar batas sistem ( hardware, orang, program lain, sistem lain )

b. Proses : transformasi informasi yang berada dalam sistem

c. Item data : item data atau kumpulan data, arah anak panah menunjukkan arah aliran data

d. Simpanan data : gudang data yang tersimpan untuk dipakai oleh satu atau beberapa proses

Rambu – rambu dalam pembuatan DAD antara lain :

a. Pilih nama proses, aliran data, simpanan, dan entitas eksternal yang berarti : menggunakan kata kerja transitif ( butuh objek ) atau nama objek yang tepat untuk mendiskripsikan proses. Hindari pemakain terminologi kata pada pemrograman, seperti : procedure, function, sub sistem, dan sebagainya. b. Berikan nomor untuk proses secara hierarkis

c. Hindari DAD yang kompleks : buatlah secara bertingkat

d. Gambar DAD berulang kali untuk mendapatkan diagram yang estetis ( keragaman ukuran dan bentuk )

e. DAD harus konsisten dan logis :

(54)

2.4 Normalisasi Tabel

Konsep dari normalisasi itu sendiri adalah tahapan atau proses yang dapat diulangi kembali untuk mengubah tabel menjadi sturktur yang lebih sederhana dan lebih teratur. Tujuan normalisasi adalah untuk mengeliminasi berbagai anomali ( keanehan ) dari sebuah tabel untuk mendapatkan tabel yang lebih baik.

A. Bentuk – bentuk normal :

Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel – tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel – tabel tersebut pada level – level normalisasi. Suatu tabel dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi tertentu.

Level – level bentuk normal adalah : a. 1NF ( 1 Normal Form )

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama atau 1NF jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.

b. 2 NF ( 2 Normal Form )

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal kedua atau 2NF jika dan hanya jika :

i. Berada pada bentuk 1NF

(55)

c. 3NF ( 3 Normal Form )

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal ketiga atau 3NF jika dan hanya jika :

i. Berada pada bentuk 2NF

ii. Setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer

2.5 Arsitektur Client / Server

Client / server dapat diartikan sebagai kemampuan komputer untuk meminta

layanan request kepada komputer lain. Komputer yang meminta layanan disebut sebagai client, sedangkan yang menyediakan layanan disebut sebagai server. Pengertian lain, client melakukan permintaan suatu informasi atau mengirim perintah

ke server. Server akan menerima permintaan dan perintah client. Kemudian server

akan memproses berdasarkan permintaan tersebut dan mengembalikan kepada client

sebagai hasil pemrosesan yang sudah dilakukan. Beberapa istilah pada arsitektur

client / server :

a. Service request : adalah permintaan dari client baik berupa permintaan data

maupun permintaan ke server

b. Service response : berupa alasan dari server atas permintaan dari client berupa

(56)

c. Database server : Data yang diminta oleh client dapat diambil dari database

pada sisi server yang sering disebut database server, misalnya MySQL, PostgreSQL, Oracle atau SQL Server.

Karakteristik client / server :

a. Client dan server merupakan item proses ( logika ) terpisah yang bekerja sama

pada suatu jaringan komputer untuk mengerjakan suatu tugas.

b. Service : menyediakan layanan terpisah yang berbeda

c. Shared Resource : Server dapat melayani beberapa client pada saat yang

sama dan mengatur pengaksesan resource

d. Asymmetrical Protocol : antara client dan server merupakan hubungan

one-to-many. Client memulai komunikasi dengan mengirim request ke server.

Server menunggu permintaan dari client. Kondisi tersebut juga

memungkinkan komunikasi callback.

e. Transparency Location : proses server dapat ditempatkan pada mesin yang

sama atau terpisah dengan proses client. Client / server akan menyembunyikan lokasi server dari client.

2.6 Metode Kuisioner

(57)

A. Tujuan Kuisioner

Tujuan dilakukan angket atau kuisioner adalah :

1). Memperoleh informasi yang relevan dengan tujuan penelitian. 2). Memperoleh informasi mengenai suatu masalah.

B. Macam-macam Kuisioner 1). Menurut prosedur :

a) Angket langsung, yaitu angket yang dikirimkan kepada dan dijawab oleh responden.

b) Angket tidak langsung, yaitu angket yang dikirimkan kepada seseorang untuk mencari informasi (keterangan) tentang orang lain. 2). Menurut jenis penyusunan :

a) Angket tipe isian, yaitu angket yang harus dijawab oleh responden dengan mengisi format titik pada tiap pertanyaan.

b) Angket tipe pilihan, yaitu angket yang harus dijawab oleh responden dengan cara tinggal memilih salah satu jawaban yang sudah tersedia. C. Menganalisis Data

Penganalisisan data pada umumnya sebagai berikut :

(58)

b) Setelah itu selesai, kemudian mentabulasi hasil-hasil jawaban ke dalam daftar tabulasi.

c) Memperhatikan jawaban-jawaban yang kurang lengkap atau simpang siur, apakah perlu diulang kembali atau tidak.

(59)

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 ANALISA

SISTEM

A. Analisa Sistem Informasi Penggajian yang Berjalan saat ini

Sistem informasi penggajian dosen yang berjalan saat ini bisa dikatakan belum efektif dan efisien. Sistem informasi penggajian saat ini sudah terkomputerisasi tetapi masih menggunakan program yang dibuat dengan software Lotus. Program tersebut dibuat oleh karyawan yang bertugas untuk mengelola sistem penggajian di Universitas Sanata Dharma. Sistem ini belum terintegrasi dengan sistem informasi lain di USD sehingga data – data yang dibutuhkan untuk penggajian seperti data personalia juga harus dikelola sendiri oleh sistem penggajian. Hal ini sangat menyulitkan user, yaitu karyawan yang mengelola penggajian dosen di USD. Selain itu, penggunaan sistem bisa dikatakan sangat rumit sehingga karyawan yang bisa menggunakan sistem ini hanyalah karyawan yang membuatnya.

(60)

Pihak – pihak yang terkait dengan sistem informasi penggajian antara lain : 1. Biro Personalia

Biro personalia bertugas mengelola data personal dari para dosen. Data personal tersebut, antara lain : NPP, nama , alamat, dan lain – lain. Data – data tersebut masih diberikan dalam bentuk dokumen kertas atau disimpan dalam disket. Oleh pihak penggajian data – data tersebut akan diinputkan kembali ke dalam komputer sebagai bahan untuk mengelola penggajian.

2. Program Studi ( prodi ) tempat dosen yang bersangkutan bekerja

Pihak program studi bertugas untuk mencatat jam kerja dosen ( berdasarkan sks atau jp / jam pertemuan ) dari dosen yang bersangkutan. Pencatatan ini dilakukan setiap semester untuk dosen tetap dan setiap bulan untuk dosen tidak tetap. Data – data ini dikirimkan ke bagian keuangan dalam bentuk draft yang disebut dengan ”pengajuan”.

3. Pejabat – pejabat universitas yang berhak untuk mengesahkan Pejabat – pejabat tersebut adalah :

a. Wakil Rektor I, bertugas mengesahkan data beban mengajar dosen

(61)

4. Pihak Yayasan

Pihak yayasan berhak menerima laporan gaji dosen yang berguna sebagai laporan keuangan.

5. Pihak bank

Pihak Bank akan menerima data gaji bersih dosen dan akan mentransfer uang sejumlah gaji bersih ke rekening masing – masing dosen.

B. Masalah yang timbul dengan berjalannya sistem penggajian dosen saat ini Masalah utama dengan berjalannya sistem penggajian dosen saat ini adalah masalah tidak efektif dan efisien dalam pengolahan dan penggunaan data. Beberapa data yang sebenarnya sudah tersedia tidak digunakan dengan baik namun justru diolah kembali. Hal ini sangat menyulitkan user, yang dalam hal ini adalah pegawai yang bertugas untuk menangani penggajian.

(62)

C. Gambaran sistem informasi penggajian dosen baru

Sistem informasi penggajian dosen yang baru akan terintegrasi dengan sistem informasi personalia yang sudah ada di USD. Yang dimaksud terintegrasi disini adalah dapat menggunakan data personalia yang sudah dikelola oleh bagian personalia. Sehingga sistem informasi penggajian dosen ini tidak perlu mengelola kembali data personalia dan tinggal menggunakan saja. Sistem informasi penggajian dosen ini akan dapat menangani semua item gaji dosen, baik dosen tetap, calon dosen, dan dosen kontrak.

Gambaran sistem informasi penggajian baru :

1. Biro personalia mengelola data personalia melalui sistem informasi personalia yang ada. Pengelolaan disini meliputi menambah, mengubah, dan menghapus data personalia. Kemudian menyimpan data – data tersebut ke database personalia yang ada pada salah satu server di USD.

2. Untuk data beban kerja dosen tidak diinputkan oleh prodi pengaju melainkan masih diinputkan oleh pihak pengelola penggajian sendiri. Hal ini dikarenakan data – data beban kerja dosen masih harus dikirmkan dan disahkan oleh pejabat universitas, yaitu WR I dan WR II kemudian dikirimkan kepada biro keuangan.

(63)

Dalam sistem informasi yang baru ini terlihat bahwa pengelolaan penggajian dosen menjadi lebih sederhana karena pihak penggajian tidak perlu mengelola data personalia.

Mekanisme kerja untuk menghasilkan stroke gaji pada sistem informasi penggajian dosen ini adalah sebagai berikut :

1. User mengisikan jenis – jenis tunjangan gaji beserta aturan dari masing – masing jenis tunjangan tersebut.

2. User mengisikan jenis – jenis iuran gaji berserta aturan masing – masing jenis iuran tersebut.

3. User mengisikan komponen – komponen gaji yang sifatnya diajukan beserta aturan – aturannya. Komponen – komponen gaji yang sifatnya diajukan adalah :

i. Vakasi dosen ii. Overload dosen

iii. Honorarium mengajar dosen tidak tetap

iv. Honor / Iuran yang sifatnya insidental : honor pada saat semester antara, honor PMB ( Penerimaan Mahasiswa Baru ), gaji ke – 13, tunjangan hari raya, honor lain – lain.

(64)

D. Analisa Kebutuhan Sistem Informasi Penggajian Dosen Yang Baru Kebutuhan sistem informasi penggajian dosen yang baru, antara lain :

a. Hubungan / koneksi antara biro keuangan ( khususnya bagian penggajian ) dengan Biro Personalia. Hubungan ini dapat berupa hubungan antar sistem ataupun persetujuan antar kedua biro atas kewenangan yang diberikan.

b. Jaringan komputer untuk menghubungkan sistem informasi penggajian ke server database

c. Server database yang menjadi satu dengan server database yang digunakan biro personalia.

d. Bahasa pemrograman untuk membuat sistem informasi penggajian yang baru. Penulis akan menggunakan bahasa pemrograman Delphi untuk membuat sistem informasi penggajian yang baru

E. Spesifikasi sistem

Spesifikasi Sistem Informasi Penggajian yang akan dibuat adalah :

1. Sistem ini akan menangani penggajian dosen Universitas Sanata Dharma saja , tidak termasuk menangani pegawai

2. Sistem ini akan menangani :

a. Semua unsur gaji dosen, baik tunjangan gaji maupun iuran gaji

(65)

c. Pajak Penghasilan ( PPh ) d. Overload Dosen

e. Vakasi dosen.

f. Honorarium mengajar dosen. g. Rekapitulasi gaji dosen

Sistem ini akan menyediakan fasilitas untuk Tambah data, edit data, hapus data ( untuk hal – hal tertentu saja ), Pencarian data, Pencetakan data, dan berbagai laporan yang diperlukan untuk hal – hal yang telah disebutkan diatas. 3. Sistem Informasi Penggajian dosen USD ini akan dibuat dengan bahasa

pemrograman Delphi 6.0.

(66)

3.2

DESAIN SISTEM

A. Desain Proses DFD Level 0 :

Berikut adalah DFD ( Data Flow Diagram ) level 0 dari Sistem Informasi Penggajian Dosen Universitas Sanata Dharma :

2 SI

Personalia USD

Gambar 3.1 DFD Level 0

Keterangan :

1. Data – data yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman.

2. Data – data yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman.

3. Status penyimpanan, apakah berhasil disimpan atau tidak

USER

1 SI

Penggajian Dosen USD 1,4,6,9

10

(67)

4. Jenis laporang yang diinginkan 5. Pesan – pesan untuk user

6. Data yang akan dihapus

7. Jenis dan kriteria laporan yang diinginkan user

8. Laporan yang dibutuhkan user

9. Kriteria pencarian data yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman

10.Data personalia

Data personal dosen yang dibutuhkan oleh pihak pengelola penggajian adalah : a. NPP. NPP adalah nomor pokok pegawai yang digunakan sebagai key

dari data personalia. b. Nama dosen

c. golongan kepegawaian d. tanggal masuk kerja

e. fakultas / jurusan / prodi tempat dosen bekerja f. pendidikan terakhir dosen

g. gelar

h. status keluarga ( menikah atau belum menikah ) i. nomor rekening dosen

(68)

ii. status pendidikan anak ( TK, SD, SMP, SMA, PT atau sudah tidak sekolah )

(69)

DFD Level 1 :

Sistem Informasi Penggajian Dosen USD pada DFD level 0 dapat dipecah menjadi beberapa proses seperti terrgambar pada DFD level 1 berikut ini :

1

Gambar 3.2 DFD Level 1 Keterangan :

1. Data – data yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman.

(70)

3. Status penyimpanan : apakah berhasil atau tidak 4. Jenis laporan yang diinginkan

5. Pesan – pesan untuk user

6. Data yang akan dihapus

7. Jenis dan kriteria laporan yang diinginkan user

8. Laporan yang dibutuhkan user

9. Kriteria pencarian data yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman

10.Data – data baru yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman, query untuk insert data 11.Data baru setelah proses Input data

12.Data yang diedit , Data baru yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman, query untuk edit data

13.Data baru setelah proses edit data 14.Data baru setelah proses hapus data

15.Query untuk menghapus data , data yang akan dihapus 16.Hasil query yang dibutuhkan untuk membuat laporan

17.Query untuk membuat laporan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh user

(71)

Narasi Proses aliran data :

Untuk proses input data, user akan memasukkan data baru kemudian sistem akan melakukan query ke database yaitu query untuk insert record. Setelah itu sistem akan kembali melakukan query untuk menampilkan data terbaru setelah proses input data. Dari query tersebut dihasilkan daftar data terbaru yang kemudian akan ditampilkan untuk user sekaligus status penambahan data ( apakah berhasil disimpan atau tidak ).

Untuk proses edit data, user akan memasukkan data baru kemudian sistem akan melakukan query ke database yaitu query untuk update record. Setelah itu sistem akan kembali melakukan query untuk menampilkan data terbaru setelah proses edit data. Dari query tersebut dihasilkan daftar data terbaru yang kemudian akan ditampilkan untuk user sekaligus status perubahan data ( apakah berhasil disimpan atau tidak ).

(72)

Untuk proses pembuatan laporan, user memilih laporan jenis apa yang akan dibuat. Sistem akan melakukan query ke database yaitu query untuk select data berdasarkan jenis laporan yang dipilih oleh user. Dari query tersebut dihasilkan daftar data yang kemudian akan ditampilkan kepada user dalam bentuk report yang bisa dicetak melalui printer yang ada.

DFD Level 2 :

Proses Edit Data yang ada pada DFD Level 1 dapat dipecah menjadi dua proses, yaitu proses Cari Data dan Edit Data seperti tergambar pada DFD level2 untuk proses edit data berikut ini :

2.1

Gambar 3.3 DFD Level 2 untuk proses edit data

Keterangan :

1 : Data – data yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman.

2 : Data – data yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman.

(73)

3 : Status penyimpanan : apakah berhasil atau tidak 5 : Pesan – pesan untuk user

9 : Kriteria pencarian data penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman

10 : Query pencarian data berdasarkan kriteria yang dimasukkan user

11 : Data hasil query

12 : Data yang diedit , Data baru yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman, query untuk edit data

13 : Data baru setelah proses edit data

14 : Key dari record yang dituju ( record yang akan diedit ) Narasi Proses :

(74)

Proses Hapus Data yang ada pada DFD Level 1 dapat dipecah menjadi dua proses, yaitu proses Cari Data dan Hapus Data seperti tergambar pada DFD level 2 untuk proses hapus data berikut ini :

3.1

Gambar 3.4 DFD Level 1 untuk proses Hapus Data Keterangan :

2 : Data – data yang berhubungan dengan penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman.

3 : Status penyimpanan : apakah berhasil atau tidak , List data yang baru 5 : Pesan – pesan untuk user

6 : Data yang akan dihapus

9 : Kriteria pencarian data penggajian, yaitu : data overload, data vakasi, data tunjangan, data iuran, data pinjaman

10 : Query pencarian data berdasarkan kriteria yang dimasukkan user

(75)

12 : Query untuk menghapus data , data yang akan dihapus 13 : Data baru setelah proses edit data

14 : Key dari record yang dituju ( record yang akan dihapus ) Narasi Proses :

(76)

B. Desain Basis Data E-R Diagram :

mem puny ai

(77)

C. Desain Interface

Desain menu pada Sistem Informasi Penggajian Dosen Universitas Sanata Dharma adalah sebagai berikut :

1. Tunjangan

a) Jenis – jenis Tunjangan b) Aturan Tunjangan :

i. Besar Tunjangan ii. Tunjangan Yayasan c) Tunjangan per Dosen 2. Iuran

a) Jenis – jenis Iuran b) Aturan Iuran

i. Update Besar Iuran ii. Set Besar Pajak iii. Set Besar PTKP c) Iuran Per Dosen 3. Vakasi

(78)

4. Honorarium

a) Set Tarif Overload b) Penerimaan Overload c) Honorarium Dosen 5. Lain – lain

a) Jenis Honor / Iuran Lain – lain b) Penerimaan Honor / Iuran Lain – lain c) Potongan Dosen

i. Jenis Pinjaman ii. Pinjaman Per Dosen d) PMB

i. Set Honor PMB

ii. Dosen Penerima Honor 6. Insidental

a) Semester Antara i. Set Honor ii. Set Tarif Honor iii. Set Penerima Honor

(79)

c) THR 7. Lihat Gaji

a) Rekap Gaji

(80)

Berikut adalah tampilan dari menu – menu yang ada pada Sistem Informasi Penggajian Dosen Universitas Sanata Dharma.

i. Menu Utama

Gambar 3.6 Menu Utama

Menu utama ini berguna untuk menyajikan semua menu yang ada di Sistem Informasi Penggajian Dosen USD.

ii. Tunjangan Dosen

(81)

Menu tunjangan dosen berguna untuk merekam penerimaan tunjangan untuk masing – masing dosen. Fasilitas ini disediakan untuk menangani kasus pengecualian.

iii. Setting Tunjangan

Gambar 3.8 Form Set Tunjangan Gaji

Menu Jenis Tunjangan ini berguna untuk mengolah data jenis – jenis tunjangan.

(82)

Menu tunjangan yayasan ini berguna untuk mengolah data tunjangan yayasan. Tunjangan yayasan ini akan direkam berdasarkan golongan pegawai.

v. Iuran Dosen

Gambar 3.10 Form Iuran Dosen

Menu Iuran dosen berguna untuk merekam data iuran untuk masing – masing dosen. Fasilitas ini dibuat untuk mengatasi berbagai pengecualian.

vi. Set Jenis Iuran

(83)

Menu Jenis Iuran berguna untuk mengolah data jenis – jenis iuran. User dapat menambah atau mengubah jenis iuran.

vii. Set Besar Pajak

Gambar 3.12 Form Setting Besar Pajak

Menu set besar pajak ini berguna untuk mengolah data pajak. User bisa menambah atau mengubah range awal pajak, range akhir pajak, dan besar persentase pajak.

(84)

Menu update besar iuran massal ini berguna untuk merekam besar iuran yang harus dibayarkan untuk masing – masing dosen secara massal berdasarkan status pegawai.

ix. Pinjaman Dosen

Gambar 3.14 Form Pinjaman Dosen

Menu pinjaman dosen ini digunakan untuk memanipulasi data pinjaman dosen. Yang dimaksud pinjaman dosen disini adalah pinjaman dosen terhadap pihak luar, misalkan bank yang cicilannya langsung dipotongkan gaji per bulan.

x. Set Jenis Pinjaman

(85)

Menu ini berguna untuk mengolah data jenis pinjaman dosen. Jenis pinjaman dosen ini mengacu kepada pihak luar yang memberikan pinjaman.

xi. Rekap Gaji Tanggal 1

Gambar 3.16 Form Rekap Gaji Tanggal 1

(86)

Menu rekap gaji tanggal 15 digunakan untuk membuat slip gaji tanggal 15. xiii. Form Set Daftar Honor Semester Antara

Gambar 3.18 Form Set Daftar Honor Semester Antara

Menu daftar honor semester antara ini berguna untuk mengolah data jenis – jenis honor semester antara.

xiv. Form Set Tarif Honor Semester Antara

(87)

Menu set tarif honor semester antara ini berguna untuk mengolah data tarif honor mengajar pada semester antara. Tarif honor mengajar pada semester antara ini akan disimpan berdasarkan golongan pegawai.

xv. Form Penerimaan Honor Ajar Semester Antara

Gambar 3.20 Form Penerimaan Honor Ajar Semester Antara

Menu penerimaan honor mengajar semester antara ini berguna untuk merekam atau mengedit data jumlah jam pertemuan mengajar pada saat semester antara.

(88)

Menu penerimaan honor semester antara ini berguna untuk mengolah data penerimaan honor semester antara, terdiri dari honor – honor selain honor mengajar.

xvii. Form Rekap Honor Semester Antara

Gambar 3.22 Form Rekap Honor Semester Antara

Menu rekap honor semester antara ini berguna untuk melihat data penerimaan honor semester antara sesuai dengan kriteria yang diberikan oleh user.

xviii. Form Set Daftar Honor PMB

(89)

Menu set daftar honor PMB ( Penerimaan Siswa Baru ) ini berguna untuk mengolah data jenis – jenis honor PMB.

xix. Form Dosen Penerima Honor PMB

Gambar 3.24 Form Dosen Penerima Honor PMB

Menu set penerima honor PMB ini berguna untuk mengolah data penerimaan honor PMB. User memasukkan NPP dosen, bulan, tahun, jenis honor PMB, dan besar honor PMB.

(90)

Menu Rekam Jenis Honor / Iuran Lain – lain ini berguna untuk mengolah data jenis honor atau iuran yang sifatnya sangat insidental.

xxi. Form Penerimaan Honor/Potongan Lain-lain

Gambar 3.26 Form Penerimaan Honor / Potongan lain - lain

Menu penerimaan honor / potongan lain – lain ini berguna untuk mengolah data penerimaan honor / iuran yang sifatnya insidental. User memasukkan NPP dosen, jenis honor / iuran, besar honor / iuran, bulan pembayaran, dan tahun pembayaran.

xxii. Form Set Daftar Vakasi Dosen

(91)

Menu set daftar vakasi dosen ini berguna untuk mengolah data jenis – jenis vakasi. User dapat menambah atau mengubah jenis vakasi.

xxiii. Form Set Kerja Vakasi Dosen

Gambar 3.28 Form Set Kerja Vakasi Dosen

Menu Set Kerja Vakasi Dosen ini berguna untuk mengolah data penerimaan honor vakasi dosen. User memasukkan NPP dosen, jenis vakasi, akumulasi vakasi, program studi pengaju, bulan pembayaran, dan tahun pembayaran.

(92)

Menu set tarif vakasi ini berguna untuk mengolah data tarif vakasi per tahun. User memasukkan tahun tarif, program studi, jenis vakasi dan besar tarif.

xxv. Form Rekap Vakasi Dosen

Gambar 3.30 Form Rekap Vakasi Dosen

Menu Rekap Vakasi Dosen Per Bulan ini berguna untuk melihat data – data vakasi dosen pada bulan dan tahun yang dipilih oleh user. User memasukkan kriteria rekap yang diinginkan kemudian sistem akan menampilkan data – data vakasi sesuai dengan kriteria yang dimasukkan user.

xxvi. Form Set Tarif Overload

(93)

Menu Set Tarif Overload ini berguna untuk mengolah data tarif honor overload. User memasukkan golongan pegawai, jenjang pendidikan, dan besar tarif overload nya.

xxvii. Form Penerimaan Overload

Gambar 3.32 Form Penerimaan Overload

Menu Penerimaan Oberload ini berguna untuk mengolah data penerimaan honor overload dosen. User memasukkan NPP dosen, akumulasi jam pertemuan, bulan pembayaran, dan tahun pembayaran.

(94)

Menu set besar tunjangan untuk semua dosen ini berguna untuk menambah atau merubah besar tunjangan secara massal ( banyak dosen sekaligus ) bedasarkan status kepegawaian dosen.

xxix. Form Set Gaji 13

Gambar 3.34 Form Set Gaji 13 Menu ini berguna untuk merekam data gaji ke 13. xxx. Form Set THR ( Tunjangan Hari Raya )

Gambar 3.35 Form Set THR

(95)

xxxi. Form Honorarium Dosen

Gambar 3.36 Form Honorarium Dosen

Menu Penerimaan Honorarium Dosen ini berguna untuk mengolah data penerimaan honorarium mengajar untuk dosen tidak tetap.

xxxii. Form Set Besar PTKP

Gambar 3.37 Form Set Besar PTKP

(96)

xxxiii. Form Rekap Data

Gambar 3.38 Form Rekap Data

Menu Rekap Data ini berguna untuk membuat laporan penghasilan dan laporan memorial per bulan.

D. DESAIN OUTPUT

Berikut adalah design output yang ada pada sistem informasi penggajian dosen Universitas Sanata Dharma.

i. Desain output laporan jenis tunjangan

(97)

ii. Desain ouput daftar besar tunjangan yayasan

Gambar 3.40 Print out daftar besar tunjangan yayasan

iii. Desain output laporan daftar tunjangan per dosen

(98)

iv. Desain output laporan daftar iuran per dosen

Gambar 3.42 Print out daftar iuran per dosen

v. Desain output daftar vakasi dosen

(99)

vi. Desain output daftar overload dosen

Gambar 3.44 Print out daftar overload dosen

vii. Desain output daftar honorarium dosen

(100)

viii. Desain output daftar honor lain – lain dosen

Gambar 3.46 Print out daftar honor lain – lain dosen

ix. Desain output jenis pinjaman dosen

(101)

x. Desain output daftar pinjaman dosen

(102)

xii. Desain output daftar tarif mengajar semester antara

Gambar 3.50 Print out daftar tarif mengajar semester antar

xiii. Desain output daftar honor mengajar semester antara dosen

(103)

xiv. Desain output daftar honor semester antara dosen

Gambar 3.52 Print out daftar honor semester antara dosen

xv. Desain output daftar gaji tanggal 15

(104)

xvi. Desain output daftar gaji tanggal 1

Gambar 3.54 Print out daftar gaji tanggal 1

xvii. Desain output rekap data :

(105)

BAB IV

IMPLEMENTASI SISTEM

Setelah melalui proses perbaikan prototype sebanyak 12 kali, diperoleh hasil akhir implementasi sistem sebagai berikut :

4.1 Implementasi basis data

Implementasi basis data pada sistem informasi penggajian adalah sebagai berikut :

1. Tabel Pegawai ( NPP, Nama_peg) :

a. Tabel Pegawai ini berisi semua data pegawai baik dosen maupun karyawan adminstratif.

b. NPP adalah Nomor Pokok Pegawai. NPP ini akan menjadi key untuk masing – masing pegawai.

c. Nama_peg adalah Nama dari pegawai yang bersangkutan. 2. Tabel Golongan ( kd_gol, Golongan)

a. Golongan adalah pangkat dari seorang pegawai. 3. Tabel Pendidikan (NPP,jenjang)

a. Tabel Pendidikan berisi data pendidikan yang telah ditempuh oleh pegawai.

Gambar

Gambar 2.1. Siklus Informasi
Gambar 2.5  Relasi one to many
Gambar 2.10  Derajat hubungan one to one
Gambar 3.2  DFD Level 1
+7

Referensi

Dokumen terkait

Sistem flow cetak slip gaji pegawai merupakan proses akhir dari Sistem Informasi Penggajian ini, dengan memanfaatkan data dari gaji dan hasil pajak maka akan diketahui

Selamat Datang di Sistem Informasi Penghitungan Kenaikan Pangkat Dosen Sistem ini adalah sistem untuk dosen bisa melakukan kegiatan yang berkenaan dengan kenaikan pangkat.

Maka diperlukan data yang dapat memberikan informasi kost dan kontrakan dengan cepat, mudah, dan murah. Informasi kost dan kontrakan yang diberikan akan memudahkan pengunjung

Halaman ini berfungsi untuk menambahkan jumlah barang sesuai jeis barang dengan yang diklik user pada tabel. Perbedaan dengan Halaman Tambah Master Barang yaitu pada halaman

Pemasangan jalur pipa bawah tanah dengan aliran bertekanan mempunyai sambungan atau hubungan dengan dengan jalur pipa di atas tanah untuk aliran yang sama. Sehingga dalam perencanaan

Dari uji coba sistem kepada alumni USD, mahasiswa USD dan pejabat humas USD diperoleh kesimpulan bahwa sistem ini dapat membantu memberikan informasi lowongan pekerjaan kepada

Halaman dibawah ini digunakan oleh admin untuk mengubah data kriteria sesuai dengan kode kriteria nya. Halaman ini akan menampilkan data kriteria yang dipilih untuk

Untuk pengujian menggunakan user interface diperoleh hasil bahwa sistem dapat mengenali citra masukan dengan baik ketika resolusinya sama dengan data citra pelatihan