MASUKAN PEMROSESAN LUARAN
H. IMPLIKASI MANAJEMEN
Dengan dikembangkannnya Sistem Informasi Kredit Produktif Terpusat, penyempurnaan program aplikasi dan data base di cabang maupun di unit kredit produktif terpusat, yang semula beberapa pemberian aktivitas pemberian kredit produktif dilakukan dengan manual, dengan di otomasikannya maka dapat mempercepat proses pemberian kredit produktif, efisien, dan meningkatkan kualitas kredit produktif, selain itu diharapkan akan dapat membantu Bank BNI dalam peningkatan pemberian kredit kepada individual yang merupakan salah satu target dalam realisasi pinjaman, sehingga mampu meningkatakan aktivitas bisnis retail Bank BNI dan sekaligus dapat meningkatkan kinerja Unit Kredit Produktif Terpusat.
Implikasi terhadap Cabang, dari aspek organisasi dapat menghilangkan unit administrasi kredit, karena fungsi ini sebelumnya menangani pengelolaan administrasi kredit seperti realisasi pinjaman, pembukaan rekening pinjaman, file dokumentasi, meintenance perubahan suku bunga, pergeseran kolektibilitas sedangkan dengan pengembang sistem yang baru fungsi pekerjaan administrasi kredit dipindahkan ke Unit Kredit Produktif Terpusat, sehingga cabang lebih fokus dalam pelayanan nasabah dan dapat meningkatkan service level
76
Sedangkan implikasi terhadap Unit Kredit Produktif Terpusat dengan perubahan Sistem Informasi sebagai berikut :
1. Sebelumnya sistem ini untuk formulir permohonan pinjaman di input oleh petugas asisten kredit di Unit Kredit Produktif, sedangkan sistem yamg baru data permohonan pinjaman di input oleh cabang yang selanjutnya dikirim ke unit Kredit Produktif Terpusat secara online (otomasi) yang selanjutnya oleh analis kredit di unit Kredit Produktif Terpusat melakukan verifikasi kebenaran data melalui system otomasi untuk mengetahui apakah data tersebut memenuhi syarat atau layak untuk diproses lebih lanjut.
2. Sebelumya sistem ini untuk mencari informasi nasabah yang telah memiliki rekening di cabang – cabang lingkungan bisnis wilayah setempat dilakukan dengan manual, sedangkan dengan sistem baru mencarinya melalui sistem otomasi dengan key unix tanggal lahir, jenis kelamin, dan nama depan (first name) atau jenis identitas, nomor identitas, sehingga dapat membantu mempercepat dalam proses analisa permohonan pinjaman calon debitur. 3. Sebelumya sistem ini untuk melakukan otorisasi petunjuk khusus oleh
pemimpin wilayah dilakukan secara manual yaitu file dokumen dikirim dari unit Kredit Produktif Terpusat ke Wilayah, sedangkan dengan system baru otorisasi persetujuan khusus dilakukan secara online melalui sistem remote terminal.
4. Sebelumnya sistem ini untuk menyelesaikan satu permohonan pinjaman sampai dengan selesai realisasi pinjaman memerlukan waktu tiga minggu bahkan satu bulan, dengan pengembangan sistem baru dimana mengoptimalkan pekerjaan yang semula manual diambil alih dengan sistem otomasi sehingga penyelesaian permohonan pinjaman diharapkan dapat diselesaikan lima hari kerja.
5. Dengan sistem baru ini setiap pekerjaan yang sedang diproses tidak saling ketergantungan antara cabang dan unit Kredit Produktif Terpusat, karena setiap pegawai di unit Kredit Produktif Terpusat dapat akses ke cabang, sehingga dalam pemantauan data nasabah dapat dilakukan setiap saat,
Dengan Perubahan pengembangan Sistem Informasi Kredit Terpusat, diharapkan membawa dampak yang sangat signifikan, terutama organisasi dan sumber daya manusia dapat dimanfaatkan secara optimal dan lebih fokus dalam menjalankan bisnis masing- masing sesuai dengan bidang dan kewenangan yang jelas, sehingga service level dapat ditingkatkan, sedangkan dari aspek teknologi meningkatkan performance aplikasi sistem informasi kredit Produktif Terpusat dengan mengotomasikan semua aktivitas di masing- masing unit dengan memanfaatkan relation database management system, logic programming lebih diefisienkan sehingga dapat mempercepat proses dengan didukung oleh jaringan komunikasi VSAT-broadband.
78
Pada tabel 12 disajikan perbedaan sistem lama dengan sistem baru pada pengembangan Sistem informasi kredit produktif untuk memberi gambaran lebih detail pengaruh terhadap organisasi dan operasional.
Matriks implikasi secara detail sesuai dengan tahapan investigasi, analisis dan rancangan sistem disajikan pada tabel 13.
78 Tabel 5. Perbedaan sistem lama dan sistem baru
No. Sistem lama Sistem baru Pengaruh
1 Nasabah mengisi formulir
permohonan Pinjaman dan diserahkan ke petugas cabang, selanjutnya document tersebut di kirim ke Unit Kredit Produktif Terpusat melalui kurir.
Nasabah mengisi Formulir permohonan Pinjaman dan diserahkan ke petugas cabang, selanjutnya cabang melakukan input data permohonan kredit ke dalam sistem dan dikirim ke unit Kredit Produktif Terpusat melalui sistem
Mempercepat proses penyampaian dokumen permohonan pinjaman ke unit Kredit Produktif Terpusat, sehingga dapat
menghemat waktu 2 hari ( yang semula 2 s/d 3 hari baru sampai di Kredit Produktif Terpusat ), biaya dan tenaga
2 Informasi untuk mencari nasabah yang
sudah pernah memiliki pinjaman di Cabang-cabang belum tersedia di sistem, masih manual.
Informasi untuk mencari nasabah yang sudah pernah memiliki pinjaman di Cabang- cabang tersedia di sistem, dengan key unix tgl lahir, tempat, jenis kelamin, dan nama depan (first name) atau jenis identitas, nomor identitas
Dapat mendeteksi secara dini nasabah memiliki rekening pinjaman di beberapa cabang bank BNI, sehingga mengurangi kesalahan mengambil keputusan kredit
3 Pembukaan rekening pinjaman dilakukan di Cabang
Pembukaan rekening pinjaman dilakukan di unit Kredit Produktif Terpusat dan kirim ke Cabang melalui sistem
Mengura Mengurangi work load dan pegawai dicabang, dan menghemat waktu dan biaya
4 Realisasi pinjaman dilakukan di
Cabang
Realisasi pinjaman dilakukan di unit Kredt Produktif Terpusat dan kirim ke cabang melalui sistem
Mengurangi work load dan pegawai dicabang, menghemat waktu dan biaya
79
No. Sistem lama Sistem baru Pengaruh
5 Perbaikan/perubahan suku bunga pinjaman, data-data nasabah dilakukan di cabang
Perbaikan/perubahan suku bunga pinjaman, data -data nasabah dilakukan di unit Kredit Produktif Terpusat
Mengurang kesalahan dan keterlambatan informasi perubahan suku bunga dan kesalahan input data suku bunga (human error) sehingga mengurangi kerugian bagi bank dan nasabah
6 Tenaga Administrasi Kredit Cabang
(ADC) mengelole kredit produktif
Pengelolaan kredit produktif dilakukan oleh petugas administrasi Kredit di Kredit Produktif Terpusat
Tenaga Administrasi Kredit di cabang dapat dikurangi dan dalihkan ke unit lain untuk meningkatkan performance cabang
7 Exceptio yang ada dilakukan oleh
Wilayah dengan manual melalui kurir
Dilakukan secara online, dengan
memanfaatkan fasilitas jaringan LAN dan WAN
Tabel 12. Matriks implikasi Pengembangan Sistem Informasi Kredit Produktif Terpusat Terhadap opersional Unit Kredit Produktif Terpusat
No Tahapan Penjelasan Implikasi
01 Investigasi
a) Kelayakan Organisasi Struktur Organisasi Unit Kredit Produktif Terpusat maupun di cabang dalam penanganan kredit produktif
b) Kelayakan Teknis tersedianya perangkat keras seperti 1 set Server proliant 3000 dan 50 terminal dan didukung oleh perangkat lunak program aplikasi progress dengan data base serta OS Linux
a) Organisasi saat ini antara unit Kredit Produktif Terpusat dengan Cabang masih tumpang tindih, misal untuk unit Administrasis di cabang mengelola kredit produktif sedangkan di unit Kredit Produktif Terpusat juga menangani kredit produktif
b) Dari perangkat keras maupun perangkat lunak belum maksimal pemanfaatan terutama perangkat lunak yang dirasakan oleh pengguna
a) Menyempurnakan organisasi Cabang maupun di unit kredit Produktif Terpusat, dengan memperjelas tugas masing- masing unit sesuai kewenangannya dan mengoptimalkan kemampuan pegawai sesuai kompetensi agar meningkatkan performance cabang dan unit Kredit Produktif Terpusat
b) Pengembangan Sistem Informasi Kredit Produktif Terpusat harus segera diperbaiki sesuai keinginan pengguna dan menyesuaikan kondisi pasar yang terus menuntut sistem yang lebih kompatibel
No. Tahapan Penjelasan Implikasi c) kelayakan Operasi Jumlah
pegawai sebanyak 98 orang yang menagani Sistem Kredit Produktif Terpusat
c) Kemampuan sumber daya manusia belum dimanfaatkan secara optimal terhadaap perilaku aplikasi yang digunakan
c) Perlu peningkatan sumber daya manusia dengan pelatihan secara komprehansip sesuai dengan bidangnya
2 Analisa Sistem
a) Sistem Informasi Kredit Produktif Terpusat Ada tiga sub sistem yang berpengaruh yaitu program Verifikasi, Kalkulasi daan
Realisasi/pengelolaan
b) Kebutuhan Informasi Kebutuhan system Informasi Kredit Produktif Terpusat adalah input formulir permohonan pinjaman, pencarian nomor rekening yang sudah memiliki pinjaman di cabang-cabang
c) Proses dan Model Sesuai business requirement dari pengguna
a) Ada beberapa kelemahan yaitu program aplikasi di unit Kredit Produktif Terpusat dengan Cabang, dimana sub sistemnya masih ada beberapa yang belum diotomasi secara online termasuk databasenya
b) Informasi tersebut sangat dibutuhkan guna memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam parameter, serta mempercepat pemberian keputusan kredit yang lebih akurat dan terkendali, serta diperlukan untuk pemantauan debitur
c) Alur dari pengembangan sistem telah di atur dalam prosedur SDLC yang disesuaikan dengan pengembangan produk yang diminta oleh pengguna
a) Perlu dilakukan perbaikan program aplikasi dan database di unit Kredit Produktif Terpusat maupun di cabang serta prosedurnya
b) Menyempurnakan dan meningkatkan aplikasi Sistem Informasi Kredit Produktif Terpusat dengan melibatkan pengguna dan Divisi Teknologi Informasi
c) Divisi Teknologi dan Pengguna bersama-sama melakukan kajian, agar menghasilkan sistem yang handal dan efisien
No. Tahapan Penjelasan Implikasi Perancang Sistem
Dalam pengembangan rancangan Sistem Informasi Kredit Produktif Terpusat disesuaikan dengan kondisi sistem yang ada (currentsystem) dan kebutuhan yang diminta oleh pengguna
Pengembangan Sistem Informasi Kredit Produktif Terpusat dapat mengatasi hambatan dan kendala yang terjadi saat ini serta meningkatkan performance sistem
Diperlukan kerjasama yang tinggi antara Divisi Teknologi Informasi dengan unit terkait (pengguna) dalam merancang system ini sehingga menghasilkan system yang handal
83
Dengan diimplementasikannya SIKPT selain mempercepat proses pemberian kredit produktif juga mengubah sistem manajemen pemberian kredit menjadi sebagai berikut:
1. Analisa Kredit; sarana analisa kredit yang efektif dan efisien dalam rangka pengambilan keputusan kredit yang sehat dan menjadi dasar dari manajemen kredit yang digunakan sebagai dasar untuk mengendalikan risiko kredit, menjelaskan struktur kredit secara luas untuk pengambilan keputusan kredit . Proses analisa kredit meliputi kegiatan pengumpulan data, verifikasi data, analisa laporan keuangan dan aspek-aspek perusahaan lainnya serta penilaian risiko. 2. Persetujuan kredit, keputusan dari Kelompok Pemutus Kredit (KPK) untuk
menempatkan dana dan modal Bank pada aktiva yang berisiko dengan berdasarkan four eye principle, yaitu pemutusan suatu fasilitas kredit yang dilakukan oleh minimal 2 (dua) orang pemegang kewenangan memutus kredit yaitu 1 (satu) orang dari Unit Pemasaran dan 1 (satu) orang dari Unit Risiko. 3. Pemantauan Kredit; rangkaian aktivitas untuk mengikuti sejauh mana
perkembangan usaha nasabah dan perkembangan kredit sejak diberikan sampai lunas dan difokuskan pada aspek-aspek berikut:
a. Hasil Prestasi (first way out), untuk mengetahui penggunaan kredit, riwayat pembayaran (pokok, bunga, denda dan lain- lain), juga hasil prestasi keuangan (integritas/kredibilitas manajemen, risiko sector/sub sector usaha debitur, rasio/perkembangan keuangan debitur, dan arus kas.
b. Jaminan (second way out), untuk mengatahui kesempurnaan jaminan, kelengkapan dokumentasi jaminan dan integritas dokumentasi jaminan.
Sumber informasi adalah laporan kunjungan setempat dan Appraisal Report
dari lembaga lain.
Hasil Pemantauan dituangkan dalam formulir yang telah ditetapkan secara standar oleh Bank BNI.
4. Penyelamatan kredit,; usaha Bank untuk mencegah kemungkinan timbulnya kerugian lebih lanjut atas suatu kredit yang tidak lancer melalui pengelolaan hubungan dengan debitur.
5. Pengelolaan kebijakan dan prosedur kredit; ketentuan atau peraturan yang ditetapkan untuk memberi petunjuk kepada pejabat kredit dalam melaksanakan aktivitas prekreditan.
Disamping itu juga harus dipertimbangkan 18 (delapan belas) prinsip dengan memperhatikan unsur risiko sebelum keputusan kredit diambil (PT. Bank BNI, 2005), yaitu:
1. Mempertahanakan kualitas kredit tetap baik.
Prinsip ini penting karena loan officer sering “lupa” apabila sedang dikejar target untuk menyalurkan kredit pada jumlah tertentu. Singkatnya, jangan mengorbankan kualitas kredit demi kuantitas.
2. Pengamanan kredit
Ada dua jalan keluar yang harus ada dari sejak awal kredit diberikan untuk mengamankan kredit bank. First way out-nya adalah cash flow, yang mencerminkan kemampuan debitur membayar kewajibannya, baik bunga, pinjaman pokok maupun kewajiban lainnya
85
3. Memahami karakter debitur/Calon Debitur.
Apabila integritas maupun itikad baik (karakter) dari debitur/calon debiutr diragukan, maka tolak dengan tegas kredit kepada mereka. Untuk itu jangan pernah merasa bosan melakukan trade checking & bank checking (verifikasi) 4. Pemahaman Bidang Usaha Debitur / Calon Debitur
Jika loan officer tidak mengerti bisnis calon debitur dengan baik, sebaiknya bekerjasama dengan calon debitur tersebut untuk menyelami / memahami bisnis tersebut. Tanpa pemahaman yang baik, sulit untuk membantu bisnis debitur 5. Pengambilan Keputusan Kredit Dilakukan Secara Independen
Dalam mengambil keputusan kredit, loan officer harus yakin atas hasil analisanya dan independen dalam arti tidak ada tekanan dari pihak lain.
6. Pencapaian Target Ekspansi Diselaraskan Dengan Kondisi Perekonomian
Kredit yang bermasalah, seringkali diputus pada saat kondisi ekonomi sedang
booming, pada situasi ini umumnya manajemen memberi target yang tinggi pada pelemparan kredit.
7. Mengetahui Dengan Pasti Sumber Pelunasan Kredit Debitur / Calon Debitur Sumber pelunasan atau pembayaran kembali, harus diketahui dengan baik oleh para loan officer, sehingga apabila terjadi sesuatu atas sumber pembayaran tersebut, bisa diambil tindakan yang dianggap perlu untuk mengamankan kepentingan bank.
8. Selalu Menga ntisipasi Kemungkinan Yang Akan Terjadi
Saat ini, loan officer dituntut untuk bisa mengantisipasi kejadian-kejadian sehubungan dengan bisnis nasabah dengan kata lain, loan officer harus terus menerus memonitor (memantau) kredit yang diberikan
9. Memahami Daur Bisnis Debitur / Calon Debitur
Hadapilah kenyataan bahwa daur bisnis itu berfluktuasi, ada saatnya bisnis tersebut booming namun adakalanya juga bisnis tersebut crash. Jadi perhatikan daur bisnis atau daur hidup dari suatu produk untuk mengetahui apakah debitur telah mengambil strategi yang tepat.
10.Mengukur Kualitas Manajemen
Mengukur kualitas manajemen suatu perusahaan bukan merupakan perkara yang mudah, namun tetap harus dilakukan mengingat risiko yang terjadi di perusahaan debitur lebih banyak disebabkan oleh kualitas manajemennya (man behind the gun).
11.Pendapat Dari Pihak Professional Mengenai Jaminan
Pendapat dari para professional sangat diperlukan untuk mendapatkan nilai dan marketability dari suatu jaminan sehingga diperoleh nilai wajar dari suatu jaminan.
12.Verifikasi Melalui Laporan Keuangan Debitur / Calon Debitur
Meskipun sulit untuk memperoleh laporan keuangan pada debitur kecil dan manajemennya relatif tidak terorganisasi dengan baik dibanding debitur besar, namun dalam kenyataannya persentase kredit bermasalah untuk debitur kecil relatif sedikit.
87
13.Kelengkapan Administrasi Kredit
Jangan pernah meremehkan administrasi kredit, karena informasi adanya risiko kredit bisa dideteksi dari file nasabah.
14.Fokus Pada Jaminan Milik Pihak Ketiga.
Apabila kredit debitur dijamin oleh pihak ketiga, pastikan bahwa pihak penjamin benar-benar bonafid. Selain itu daftar kekayaan pihak penjamin dilampiri dan berapa prosentase dari kekayaan tersebut yang digunakan untuk menjamin kredit debitur.
15.Mematuhi Kebijakan & Prosedur Perkreditan
Loan officer harus mematuhi prosedur yang berlaku sebelum memberikan kredit kepada nasabah. Ini bukan berarti loan officer boleh bekerja dengan lamban 16.Pemantauan Kredit Debitur
Pemantauan merupakan langkah penting setelah persetujuan kredit. Selain memantau perkembangan bisnis nasabah, penggunaan kredit bank juga wajib dipantau oleh loan officer, sehingga bisa dipastikan penggunaan kredit sudah sesuai dengan tujuan yang diperjanjikan.
17.Selalu Berfikir Untuk Bank
Harus selalu diingat bahwa loan officer bekerja untuk bank, bukan untuk debitur atau pemohon kredit.
18.Selalu Memonitor Hal-Hal Yang Memerlukan Perhatian Khusus
Setiap pelanggaran atas prinsip-prinsip pemberian kredit cenderung akan meningkatkan risiko kredit dan mengarahkan kredit menjadi kredit bermasalah.
Dengan memperhatikan prinsip -prinsip tersebut diatas akan dapat mengoptimalkan profitabilitas, dengan mempertahankan portepel perkreditan yang sehat dan operasi perkreditan yang efisien dan efektip serta dapat mengusahakan/mewujudkan Bank BNI sebagai Bank yang terkemuka di Indonesia dengan menjaga dan meningkatkan kualitas perkreditan serta pemberian pelayanan yang baik dalam pemberian kredit.