4.7.1. Implikasi pada Proses Kontrol Manage Quality
Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol manage
quality menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu
didefinisikan, dimana manajemen telah mengkomunikasikan sistem manajemen mutu kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan kepada manajemen dan staf yang terlibat namun evaluasi terhadap sistem masih belum dilakukan secara konsisten dan terstruktur.
Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk proses kontrol manage quality dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem manajemen mutu dalam pengelolaan perpustakaan
2. Dalam penyusunan dan penerapana manajemen mutu, Badan Litbang Pertanian telah melibatkan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan pengelola TI.
3. Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan telah menerapkan standar dan prosedur kualitas TI. Selain menggunakan petunjuk teknis sebagai bahan rujukan dalam pembinaan pengelolaan perpustakaan, Badan Litbang Pertanian juga telah memiliki modul pembinaan pengelolaan perpustakaan.
4. Perpustakaan UK/UPT telah menggunakan standarisasi pengembangan sistem (standarisasi software yang digunakan, penamaan file, format file, antar muka, interoperabilitas, dan lainnya)
5. Dalam menyelaraskan antara kebutuhan pengguna TI dan penyedia TI telah dilakukan bimbingan teknis pengelolaan perpustakaan
6. Untuk menjaga keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI dan penyedia TI maupun dengan pembuat kebijakan, setiap tahunnya diadakan kegiatan temu koordinasi pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian namun komunikasi ini belum berjalan baik karena ada beberapa kepala UK/UPT menugaskan stafnya yang tidak berkompeten dalam pengelolaan perpustakaan untuk hadir dalam kegiatan ini.
7. Tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem manajemen mutu oleh pembuat kebijakan sampai saat ini masih kurang. Evaluasi yang dilakukan oleh PUSTAKA sebagai pembina perpustakaan Badan Litbang Pertanian terhadap sistem manajemen mutu masih belum dilakukan secara konsisten dan terstruktur.
Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa dengan rendahnya tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat kebijakan untuk perbaikan dan tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem oleh pembuat kebijakan untuk proses kontrol manage quality dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian yaitu:
1. Dengan adanya penugasan staf yang tidak berkompeten dalam kegiatan temu koordinasi pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian dapat menyebabkan keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat kebijakan dapat terputus sehingga perbaikan sistem yang dibutuhkan tidak dapat terpenuhi
2. Pembuat kebijakan tidak dapat mengukur, memantau, dan mereview kualitas penerapan standar di perpustakaan UK/UPT sehingga apabila ada penyimpangan dalam penerapan standar dibutuhkan waktu dalam penanganan insiden yang terjadi.
4.7.2. Implikasi pada Proses Kontrol Enable Operation and Use
Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol enable
operation and use menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3
yaitu didefinisikan, yang memiliki arti instansi sudah memiliki kerangka kerja yang dapat diakses dengan mudah oleh staf berupa dokumen petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan maupun materi pelatihan pemanfataan TI.
Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk proses kontrol enable operation and use dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Dalam pembagian dan penempatan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan UK/UPT masih belum sesuai dengan latar belakang ilmu
yang dimilikinya maupun pembebanan tugas tambahan yang tidak sesuai dengan tupoksinya.
2. Transfer pengetahuan kepada pembuat kebijakan telah dilakukan untuk penyusunan petunjuk teknis maupun penyusunan modul pengelolaan perpustakaan yang dapat memberikan dukungan efektif dan efisien terhadap pengelolaan perpustakaan.
3. Transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pengelola perpustakaan dilakukan oleh PUSTAKA dengan cara menyelenggarakan berbagai macam pelatihan yang terkait dengan pemanfaatan TI dalam pengelolaan perpustakaan, diantaranya adalah pemanfaatan sumber informasi elektronis online maupun offline, pemanfaatan aplikasi WinISIS untuk pengolahan bahan pustaka, pengembangan pangkalan data, inputing data, dan pemanfaatan aplikasi IGLOO untuk temu kembali koleksi yang dimiliki.
4. Transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap pengelola TI dilakukan dengan cara memberikan masukan terhadap aplikasi TI yang dibangun oleh pengelola TI sehingga pengelola TI dapat melakukan kajian pasca implementasi dari aplikasi tersebut.
Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa dengan rendahnya tingkat kesesuaian sumberdaya manusia untuk proses kontrol enable operation
and use dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang
dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian yaitu dapat menyebabkan terhambatnya pengembangan perpustakaan baik dari sisi pengelolaan layanan maupun pengelolaan koleksi pustaka yang dimilikinya.
4.7.3. Implikasi pada Proses Kontrol Manage the Physical Environment
Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol manage the
physical environment menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3
yaitu didefinisikan, yang memiliki arti instansi memiliki standar prosedur keamanan fasilitas atau peralatan TI yang telah didokumentasikan. Unit kerja dan unit pelaksana teknis telah menerapkannya dalam pengelolaan perpustakaan.
Namun manajemen belum memantau efektivitas pengendalian keamanan tersebut sesuai standar yang telah ditetapkan.
Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk proses kontrol manage the physical environment dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar prosedur untuk mengelola lingkungan fisik perpustakaan
2. Tata letak dan prosedur keamanan peralatan TI di perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian telah mengikuti standar yang telah dibuat
3. Penerapan prosedur keamanan peralatan TI telah dilakukan dengan baik diantaranya adalah dengan menempatkan peralatan TI tersebut disebuah ruang khusus yang dilengkapi oleh UPS
4. Dalam penerapan prosedur keamanan terhadap akses peralatan TI, UK/UPT telah menunjuk beberapa staf yang diberi wewenang sebagai pengelola perpustakaan dan pengelola TI.
5. Ruang peralatan TI di perpustakaan UK/UPT telah dilengkapi dengan AC sebagai sarana untuk memantau dan mengontrol lingkungan
6. Dalam pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia sejalan dengan peraturan keselamatan dan kesehatan.
Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat kesesuaian untuk proses kontrol manage the physical environment telah memenuhi kriteria tidak ada hal dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan Badan Litbang Pertanian.
4.7.4. Implikasi pada Proses Kontrol Provide IT Governance
Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol provide IT
governance menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu
didefinisikan, yang memiliki arti instansi telah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI. Instansi telah memiliki standar prosedur pengukuran tata kelola TI yang didokumentasikan. Namun penerapan standar tersebut masih diserahkan kepada individu. Proses evaluasi tata kelola TI belum diterapkan oleh instansi.
Sehingga apabila ada penyimpangan dalam penerapan standar tidak mungkin diketahui oleh instansi.
Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk proses kontrol provide IT governance dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Badan Litbang Pertanian sudah membentuk kerangka kerja tata kelola TI yang sesuai dengan tujuan instansi.
2. Tingkat keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan pembangunan perpustakaan berbasis TI sudah cukup baik.
3. Badan Litbang pertanian dalam pengelolaan perpustakaan sudah cukup optimal dalam pemanfaatan TI.
4. Penggunaan sumberdaya TI yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan sudah cukup baik namun alokasi sumberdaya TI yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan UK/UPT belum cukup ideal kondisinya.
5. Penerapan manajemen resiko oleh instansi untuk mengidentifikasi resiko yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut
6. Pengelola perpustakaan sudah membuat laporan bulanan, triwulan, dan tahunan yang dapat memberikan gambaran kepada pembuat kebijakan terhadap hasil yang diperoleh.
7. Pemanfaatan TI oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan telah sesuai dengan peraturan dan kebijakan instansi.
Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat kesesuaian untuk proses kontrol provide IT governance telah memenuhi kriteria tidak ada hal dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan Badan Litbang Pertanian.