BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisis Lingkungan TI
Pada bagian ini dibahas sekilas mengenai sejarah dan perkembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun arsitektur TI perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah mampu mempercepat penyebaran informasi ke seluruh pelosok dunia. Kondisi tersebut telah mendorong perpustakaan untuk berperan lebih optimal dalam penyediaan dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang dibutuhkan untuk pembangunan masyarakat. Aplikasi TIK dalam pengelolaan perpustakaan pada dasarnya dimanfaatkan untuk mempercepat penyediaan informasi melalui kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pencarian kembali informasi.
Perpustakaan Unit Kerja dan Unit Pelaksana Teknis (UK/UPT) Badan Litbang Pertanian merupakan sumber utama pendukung tugas dan fungsi pelaku pembangunan pertanian. Namun pada saat ini keberadaan perpustakaan tersebut belum banyak dimanfaatkan oleh pelaku pembangunan pertanian. PUSTAKA sebagai unit kerja eselon II yang bertugas untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian, pada tahun 2006 membuat kajian Grand Design Perpustakaan Berbasis TI 2007-2010. Salah satu hasil kajian tersebut adalah diketahuinya faktor-faktor penyebab tidak optimalnya perpustakaan dalam memberikan layanan informasi kepada pengguna, yaitu (PUSTAKA 2006):
a. Jumlah tenaga yang memiliki keahlian dan keterampilan dalam penguasaan sistem informasi dan aplikasi TIK sangat terbatas
b. Infrastuktur TIK dan database yang dimiliki sangat buruk
c. Koordinasi antar perpustakaan dalam rangka pemanfaatan sumberdaya masih belum efektif dan efisien
d. Minat baca masyarakat masih rendah
e. Kurangnya dukungan kelembagaan yang menyebabkan pengelola perpustakaan kurang termotivasi kreatifitas dan keahliannya
Berdasarkan permasalahan tersebut PUSTAKA berupaya melakukan berbagai pemecahan masalah melalui langkah-langkah berikut:
a. Mempercepat pengembangan perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang Pertanian dengan cara membangun prototype atau model
b. Sosialisasi perpustakaan model serta pemanfaatan database elektronis mendukung penelitian dan pengembangan pertanian
c. Membuat rekomendasi kepada pengambil kebijakan untuk menyediakan infrastruktur perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang Pertanian
d. Menyelenggarakan pembinaan tenaga melalui peningkatan kapasitas sumberdaya manusia perpustakaan
Pembangunan perpustakaan model sebagai percontohan dilaksanakan pada tahun 2006 di BPTP Jawa Tengah dan Biro Hukum dan Humas, Sekretariat Jenderal Departemen Pertanian. Pada tahun 2007 pembangunan perpustakaan model dilanjutkan dilima lokasi BPTP yaitu di Sumatera Utara, Sumatera Barat, Sulawesi Selatan, Kalimantan Selatan, dan Jawa Timur (Suryantini 2007). Pengembangan perpustakaan model menjadi perpustakaan berbasis TI dimulai tahun 2008 terhadap 50 perpustakaan UK/UPT. Pada tahun 2009 pengembangan perpustakaan berbasis TI telah dilaksanakan di 60 UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian (Maksum 2009).
Implementasi perpustakaan berbasis TI di 60 UK/UPT meliputi instalasi hardware, instalasi jaringan internet dan intranet, pembuatan aplikasi buku tamu, pembuatan antarmuka perpustakaan, instalasi database, sosialisasi, pelatihan tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI, serta pelatihan terhadap pengguna e-journal yang dilanggan Badan Litbang Pertanian.
Agar pengelolaan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian tetap terbina, tertata dan dapat memberikan layanan informasi kepada pengguna secara
optimal sesuai dengan misi perpustakaan, pada tahun 2009 Badan Litbang Pertanian melalui PUSTAKA menerbitkan Modul Pembinaan Pengelolaan Perpustakaan. Modul ini dibuat sebagai bahan rujukan pembinaan pengelolaan perpustakaan berbasis TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam upaya peningkatan kapasitas pengelolaan perpustakaan. Materi yang dikemas dalam modul ini terdiri atas 10 topik yang sesuai dengan kebutuhan pengembangan perpustakaan berbasis TI, yaitu: manajemen perpustakaan modern, strategi pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan, pengembangan koleksi, katalogisasi, klasifikasi, pelayanan rujukan umum, layanan perpustakaan (OPAC dan sirkulasi), sistem otomasi perpustakaan, layanan multimedia dan jurnal online, serta digitasi dokumen. Modul ini merupakan penyempurnaan modul
Grand Design Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI.
Untuk meningkatkan kerjasama antar perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian dalam upaya pemanfaatan bersama sumberdaya perpustakaan maupun meningkatkan kompetensi pengelola perpustakaan berbasis TI, sejak tahun 2009 telah dilaksanakan temu koordinasi pengembangan perpustakaan. Tujuan temu koordinasi ini adalah mendapatkan umpan balik dari pengelola perpustakaan UK/UPT terkait dengan pengembangan sistem informasi, tata kelola TI, serta permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian yang digunakan untuk perbaikan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
4.1.2. Sumberdaya TI Perpustakaan Badan Litbang Pertanian
Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaaan berbasis TI tidak terlepas dari dukungan sumberdaya TI. Untuk mendapatkan gambaran dukungan sumberdaya TI yang ada saat ini dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian diperlukan identifikasi sumberdaya TI. Hasil yang diperoleh dari identifikasi sumberdaya TI di instansi adalah sebagai berikut.
4.1.2.1. Proses Bisnis
Badan Litbang Pertanian selain memiliki proses bisnis utama sebagai lembaga pemerintah yang melaksanakan penelitian dan pengembangan dibidang
pertanian juga memiliki tugas untuk menyebarluaskan informasi hasil-hasil penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan perpustakaan. Salah satu unit kerja Badan Litbang Pertanian yang diberi mandat untuk menyebarluaskan informasi hasil penelitian tersebut adalah PUSTAKA. Namun demikian di setiap unit kerja juga terdapat perpustakaan. Hubungan antara unit kerja PUSTAKA dengan perpustakaan di setiap unit kerja adalah sebagai pembina.
Perpustakaan di setiap unit kerja selain memberi layanan kepada pengguna internal peneliti dan litkayasa juga secara eksternal memberi layanan kepada pengguna umum. Database yang digunakan merupakan hasil kompilasi dari seluruh database penelitian yang ada di unit kerja sebagai katalog induk yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan katalog induk majalah. Kerjasama antara PUSTAKA dengan instansi terkait lainnya merupakan upaya untuk membangun koleksi bahan pustaka. Kerjasama dengan perguruan tinggi, lembaga pemerintah non departemen dan kementerian lainnya dilakukan dalam rangka pemanfaatan bersama informasi dan koleksi baik milik sendiri maupun koleksi jurnal online yang ada dalam database yang mereka langgan. PUSTAKA memiliki mandat sebagai National Node untuk database penelitian pertanian dari Food and Agriculture Organization (FAO). Informasi penelitian yang sedang berjalan (on-going research) yang dihasilkan Badan Litbang Pertanian dikirim ke The International Information System for Agricultural Science and Technology (AGRIS) dan Current Agricultural Research Information System (CARIS). Sebagai timbal balik FAO mengirimkan CD-ROM yang berisi kompilasi informasi AGRIS dan CARIS dari berbagai negara anggota FAO .
4.1.2.2. Aplikasi
Dalam menjalankan salah satu proses bisnisnya yaitu menyebarluaskan informasi hasil-hasil penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan perpustakaan berbasis TI membutuhkan pemanfaatan aplikasi TI. Aplikasi perpustakaan yang ada terdiri dari:
Katalog
Sistem temu kembali bahan pustaka yang digunakan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah sistem katalog online (OPAC). Sistem OPAC ini
dibangun dari beberapa sistem lebih kecil dan digolongkan berdasar bentuk materi dan kegunaanya yaitu :
1) Katalog Induk, merupakan katalog Induk koleksi Perpustakaan Lingkup Badan Litbang Pertanian. Katalog yang dikelola adalah Katalog Buku, Majalah, Informasi Teknologi Pertanian (IPTAN), AGRIS/CARIS dan Katalog Komoditas Pertanian (Gambar 4).
2) Indonesiana, memuat informasi bibilografis dari artikel pertanian yang berkaitan hasil penelitian dan pengkajian pertanian Indonesia yang mencakup semua subsektor dan komoditas Artikel-artikel tersebut bersumber dari publikasi terbitan instansi lingkup Kementerian Pertanian, Perguruan Tinggi maupun instansi lainnya yang terkait dengan bidang pertanian (Gambar 5).
3) Katalog Online UK/UPT, berisi katalog yang dikelola UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang berisi informasi spesifik lokasi/komoditas sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian (Gambar 6).
Antarmuka aplikasi OPAC menggunakan platform web browser dengan melakukan proses transformasi terlebih dahulu terhadap data materi informasi/ perpustakaan hasil pengolahan agar sesuai dengan format yang berlaku. Aplikasi OPAC yang digunakan dibangun berbasis aplikasi open source IGLOO dari Diknas dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI PUSTAKA.
Permasalahan saat ini yang dihadapi aplikasi katalog online ini dapat dijabarkan sebagai berikut:
1) Fasilitas pencarian metadata yang disediakan masih belum dapat menelusur dari berbagai database yang ada sehingga pengguna membutuhkan waktu yang lama untuk mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhannya.
2) Hasil yang diperoleh dari penelusuran masih terbatas hanya informasi detail record dari koleksi yang dimiliki sedangkan informasi ketersediaan koleksi tersebut secara elektronis belum ada.
3) Belum adanya fasilitas online fulltext sehingga pengguna harus datang langsung ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan tersebut secara fulltext.
ISIS Olah
ISIS Olah merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk pengolahan bahan pustaka. Aplikasi ini dibuat oleh United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI PUSTAKA. Pengguna ISIS olah ini adalah pustakawan dan pengelola perpustakaan. Aplikasi ini digunakan untuk mengolah materi perpustakaan menjadi database majalah, buku dan hasil penelitian pertanian lainnya. Sebagai National Node FAO untuk database penelitian pertanian Indonesia, struktur
Gambar 5 Indonesiana Gambar 4 Katalog Induk
database dalam ISIS yang digunakan oleh PUSTAKA mengacu kepada struktur yang digunakan oleh FAO yaitu: MFN, primary dan second subject category, nama penulis, judul artikel/buku dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, bahasa yang digunakan, note, nama jurnal, kata kunci, kata kunci ke 2, istilah lokal, abstrak dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia, komoditas, kode instansi, badan koorporasi, pengarang koorporasi, tahun publikasi, TRN, dan bibliografis. Database hasil pengolahan dengan ISIS ini selanjutnya digunakan oleh pengguna perpustakaan melalui aplikasi OPAC yang dapat diakses secara online melalui situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun datang langsung ke perpustakaan UK/UPT terkait. Permasalahan saat ini yang dihadapi dalam penggunaan ISIS olah sebagai aplikasi pengolahan bahan pustaka dapat dijabarkan sebagai berikut:
1) Fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi ini belum dapat dimanfaatkan secara maksimal diantaranya adalah fitur administrator.
2) Belum adanya fitur yang dapat digunakan untuk membuat link ke
fulltext.
Situs Web
Situs web digunakan dalam perpustakaan berbasis TI bertujuan untuk memberikan layanan terhadap pengguna dari mana saja dan kapan saja. Dengan situs web penelusuran koleksi pustaka dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Alamat URL untuk akses situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah
web yang diberikan
masih terbatas pada katalog online yang terdiri dari: 1) katalog induk koleksi perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian; 2) Informasi hasil penelitian dan pengkajian pertanian di Indonesia, khusus untuk publikasi yang diterbitkan oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian selain berupa data bibliografis juga dilengkapi
link ke dokumen lengkap dalam format pdf; 3) Katalog online UK/UPT, berisi katalog yang dikelola UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang berisi informasi spesifik lokasi/komoditas sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian masing-masing UK/UPT. Selain katalog online, dalam web ini memberikan informasi daftar jurnal elektronis yang dilanggan PUSTAKA serta link koleksi
yang dimiliki PUSTAKA yaitu pangkalan data Informasi Padi di Indonesia, koleksi brosur/leaflet Teknologi Pertanian Tepat Guna, dan kliping berita Inovasi Teknologi Pertanian di media cetak. Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7 Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian
Repository Badan Litbang Pertanian
Saat ini tim TI PUSTAKA sedang membangun aplikasi repository Badan Litbang Pertanian. Repositroy ini nantinya akan digunakan sebagai database fulltext publikasi hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian (Gambar 10). Alamat URL untuk akses repository Badan
Litbang Pertanian adala
yang digunakan aplikasi ini adalah OAI-PMH (Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting). Dalam protokol ini ada dua objek yang saling berinteraksi yaitu service provider (pengumpul data) dan data provider (penyedia data). PUSTAKA merupakan unit kerja yang bertanggungjawab mengoperasikan gateway pengumpul data. Sedangkan perpustakaan unit kerja lainnya bertugas sebagai penyedia data. Proses pengumpulan data oleh pengumpul data terhadap penyedia data dilakukan dalam interval waktu tertentu dan akan disimpan dalam server terpusat. Format metadata yang digunakan untuk pertukaran data tersebut menggunakan format standar metadata Dublin Core. Gateway pengumpul dirancang menggunakan bahasa pemrograman java dan dirancang secara modular
sehingga memungkinan penambahan jenis protokol pertukaran data yang lain. Untuk menunjang pertukaran data antara pengumpul dan penyedia data digunakan arsitektur terpusat dimana semua data dari masing-masing perpustakaan UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dibaca oleh server pusat. Arsitektur pertukaran data repository Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8 Arsitektur pertukaran data Repository Badan Litbang Pertanian
Saat ini gateway pengumpul menggunakan 12 jenis modul yang berbeda. Hal ini disebabkan karena masing-masing unit kerja menggunakan CMS yang berbeda-beda. Sembilan unit kerja menggunakan CMS Joomla dengan komponen yang digunakan adalah JoomDocs dan JoomJournal. Sedangkan tiga unit kerja yang lain menggunakan framework yang dibangun sendiri. Metadata yang akan dikumpulkan oleh gateway pengumpul terdiri atas: nama publikasi, no, vol, tahun, judul artikel, penulis 1 dan 2, kata kunci, abstrak, ISSN/ISBN, dan jurnal fulltext. Namun dalam pelaksanaan proses pengumpulan data dari UK/UPT masih mengalami kendala diantaranya adalah ada beberapa database yang tidak dapat diambil oleh gateway pengumpul. Hal ini disebabkan karena modul pengumpul tidak dapat mengakses database UK/UPT yang diberi password. Dengan adanya kendala tersebut, pengumpulan data dari UK/UPT dilakukan dengan dua jenis metode yaitu otomasi dengan gateway pengumpul dan secara manual dengan cara
Server Terpusat Internet Perpustakaan UK/UPT Perpustakaan UK/UPT Perpustakaan UK/UPT
mengentry data melalui modul manajemen yang terdapat dalam aplikasi ini. Halaman depan repository Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9 Halaman depan Repository Badan Litbang Pertanian
4.1.2.3. Infrastruktur
Perpustakaan berbasis TI dalam pengelolaannya membutuhkan sebuah infrastruktur yang baik. Infrastruktur tersebut terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komputer. Perangkat keras yang dimaksud adalah server, PC, scanner, printer, kamera digital, televisi, dan DVD/VCD player. Perangkat lunak yang dimaksud adalah perangkat lunak server, perangkat lunak pengelolaan database, perangkat lunak pengolahan bahan pustaka, dan perangkat lunak temu kembali informasi koleksi perpustakaan. Jaringan komputer yang dimaksud adalah media transmisi data baik lokal melalui jaringan LAN (Local Area Network) maupun antar unit perpustakaan melalui jaringan internet. Sejak awal pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian, infrastruktur merupakan salah satu masalah yang harus dipecahkan.
Sampai dengan tahun 2011, perangkat keras yang tersedia untuk perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah sebanyak 416 unit yang terdiri atas 37 unit server, 241 unit PC, 47 unit scanner, 64 unit printer, 11 unit kamera digital, 9 unit televisi, dan 7 unit DVD/VCD player yang semuanya tersebar di unit perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian (PUSTAKA 2011). Namun sarana yang sudah tersedia ini alokasinya belum tersebar secara sempurna, masih
ada unit perpustakaan yang belum memiliki salah satu atau lebih perangkat keras yang dibutuhkan. Secara rinci perangkat keras yang tersedia untuk perpustakaan UK/UPT Badan Litbang dijabarkan dalam Tabel 7.
Tabel 7 Inventarisasi perangkat keras yang tersedia di perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian sampai dengan tahun 2011
No UNIT KERJA
JUMLAH PERANGKAT KERAS
SERVER PC SCANNER PRINTER CAMERA TELEVISI DVD/VCD
COMPUTER DIGITAL UNIT PLAYER
1 SEKRETARIAT BADAN 1 2 1 1 1 0 1 2 PUSLITBANGTAN 0 4 0 1 0 0 0 3 PUSLITBANGHORT 0 4 0 1 0 0 0 4 PUSLITBANGBUN 0 5 1 2 1 1 0 5 PUSLITBANGNAK 0 4 1 1 0 0 0 6 PSEKP 1 5 0 1 0 0 0 7 BB MEKTAN 1 7 0 2 0 0 0 8 BB BIOGEN 1 5 1 1 0 0 0 9 BBSDLP/BALITTANAH 0 2 0 0 0 0 0 10 BB PASCAPANEN 1 2 1 1 1 0 1 11 BB PADI 0 3 1 1 0 0 0 12 BB VETERINER 1 7 1 1 0 0 0 13 BBP2TP 0 3 1 1 0 0 0 14 BALITKABI 1 5 1 1 0 0 0 15 BALIT SEREAL 1 5 1 2 0 0 0 16 BALITSA 0 5 1 1 0 0 0 17 BALITBU 0 5 0 1 0 0 0 18 BALITHI 0 4 1 1 0 1 0 19 BALITJESTRO 1 3 1 1 0 0 0 20 BALITTRO 0 5 1 1 0 0 0 21 BALITTAS 0 2 0 0 0 0 0 22 BALITTRI 1 5 1 0 0 0 0 23 BALITNAK 1 6 1 1 0 0 0 24 BALITTRA 1 4 1 1 0 0 0 25 BALITKLIMAT 0 2 1 1 0 0 0 26 BALINGTAN 1 5 1 1 0 0 0 27 BALITKA 1 5 1 1 1 0 0 28 LOLIT TUNGGRO 0 2 1 1 1 0 0
29 LOLIT SAPI POTONG 1 3 1 1 1 0 0
30 LOLIT KAMBING POTONG 1 2 1 1 0 0 0 31 BPTP SUMUT 1 2 1 1 0 0 0 32 BPTP NAD 1 5 1 1 1 1 0 33 BPTP SUMBAR 1 5 0 1 0 0 0 34 BPTP LAMPUNG 0 4 0 0 0 0 0 35 BPTP SUMSEL 1 5 1 1 0 0 0 36 BPTP JAMBI 1 4 1 3 0 0 0 37 BPTP BANTEN 1 2 1 1 0 0 0 38 BPTP JAKARTA 1 4 1 1 0 1 0 39 BPTP JAWA BARAT 0 4 1 1 0 0 0 40 BPTP JAWA TENGAH 1 6 1 1 0 0 0 41 BPTP DIY 0 6 1 1 1 0 1
42 BPTP JAWA TIMUR 1 8 1 2 0 1 1 43 BPTP KALSEL 0 7 1 1 0 1 1 44 BPTP KALTENG 1 5 1 1 0 0 0 45 BPTP KALBAR 1 4 1 2 0 0 0 46 BPTP NTT 0 3 1 3 0 1 1 47 BPTP BALI 1 1 0 0 0 0 0 48 BPTP SULSEL 1 5 1 1 0 1 0 49 BPTP SULTENG 1 3 1 1 0 0 0 50 BPTP SULUT 1 5 1 1 1 0 0 51 BPTP MALUKU 1 3 0 1 0 1 1 52 BPTP BABEL 1 3 1 1 0 0 0 53 BPTP BENGKULU 1 3 1 1 0 0 0 54 BPTP RIAU 1 5 2 2 0 0 0 55 BPTP GORONTALO 1 3 1 1 1 0 0 56 BPTP PAPUA 0 3 1 1 1 0 0 57 BPTP PAPUA BARAT 1 1 0 1 0 0 0 58 LRPI 0 3 0 1 0 0 0 59 PPKS 0 3 1 1 0 0 0 60 BALIT KARET 0 1 0 0 0 0 0 61 BALIT SEMBAWA 0 2 0 0 0 0 0 62 P3GULA INDONESIA 0 1 0 0 0 0 0
63 PUSLIT KOPI KAKAO 0 1 0 0 0 0 0
37 241 47 64 11 9 7
Sumber: PUSTAKA, 2011
Sesuai dengan rencana strategis pengembangan perpustakaan berbasis TI yang dibuat oleh Badan Litbang Pertanian, untuk meningkatkan kinerja perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian diperlukan tambahan perangkat keras sebanyak 296 unit yang terdiri atas 26 unit server, 85 unit PC, 17 unit scanner, 8 unit printer, 52 unit kamera digital, 54 unit televisi, dan 54 unit DVD/VCD player. Alokasi tambahan perangkat keras ini harus disebar secara sempurna kepada perpustakaan UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang membutuhkan. Secara terinci sebaran perangkat keras yang dibutuhkan oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dijabarkan pada Tabel 8 berikut.
Tabel 8 Tambahan perangkat keras untuk perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
No UNIT KERJA
TAMBAHAN PERANGKAT KERAS
SERVER PC SCANNER PRINTER CAMERA TELEVISI DVD/VCD
COMPUTER DIGITAL UNIT PLAYER
1 SEKRETARIAT BADAN 0 3 0 0 0 1 1 2 PUSLITBANGTAN 1 1 1 0 1 1 1 3 PUSLITBANGHORT 1 1 1 0 1 1 1 4 PUSLITBANGBUN 1 0 0 0 0 0 0 5 PUSLITBANGNAK 1 1 0 0 1 1 1 6 PSEKP 0 0 1 0 1 1 1
7 BB MEKTAN 0 0 1 -1 1 1 1 8 BB BIOGEN 0 0 0 0 1 1 1 9 BBSDLP/BALITTANAH 1 3 1 1 1 1 1 10 BB PASCAPANEN 0 3 0 0 0 1 1 11 BB PADI 1 2 0 0 1 1 1 12 BB VETERINER 0 0 0 0 1 1 1 13 BBP2TP 1 2 0 0 1 1 1 14 BALITKABI 0 0 0 0 1 1 1 15 BALIT SEREAL 0 0 0 0 1 1 1 16 BALITSA 1 0 0 0 1 1 1 17 BALITBU 1 0 1 0 1 1 1 18 BALITHI 1 1 0 0 1 0 0 19 BALITJESTRO 0 2 0 0 1 1 1 20 BALITTRO 1 0 0 0 1 1 1 21 BALITTAS 1 3 1 1 1 1 1 22 BALITTRI 0 0 0 1 1 1 1 23 BALITNAK 0 0 0 0 1 1 1 24 BALITTRA 0 1 0 0 1 1 1 25 BALITKLIMAT 1 3 0 0 1 1 1 26 BALINGTAN 0 0 0 0 1 1 1 27 BALITKA 0 0 0 0 0 1 1 28 LOLIT TUNGGRO 1 3 0 0 0 1 1
29 LOLIT SAPI POTONG 0 2 0 0 0 1 1
30 LOLIT KAMBING POTONG 0 3 0 0 1 1 1 31 BPTP SUMUT 0 3 0 0 1 1 1 32 BPTP NAD 0 0 0 0 0 0 0 33 BPTP SUMBAR 0 0 1 0 1 1 1 34 BPTP LAMPUNG 1 1 1 1 1 1 1 35 BPTP SUMSEL 0 0 0 0 1 1 1 36 BPTP JAMBI 0 1 0 0 1 1 1 37 BPTP BANTEN 0 3 0 0 1 1 1 38 BPTP JAKARTA 0 1 0 0 1 0 0 39 BPTP JAWA BARAT 1 1 0 0 1 1 1 40 BPTP JAWA TENGAH 0 0 0 0 1 1 1 41 BPTP DIY 1 -1 0 0 0 1 1 42 BPTP JAWA TIMUR 0 0 0 0 1 0 0 43 BPTP KALSEL 1 0 0 0 1 0 0 44 BPTP KALTENG 0 0 0 0 1 1 1 45 BPTP KALBAR 0 1 0 0 1 1 1 46 BPTP NTT 1 2 0 0 1 0 0 47 BPTP BALI 0 4 1 1 1 1 1 48 BPTP SULSEL 0 0 0 0 1 0 0 49 BPTP SULTENG 0 2 0 0 1 1 1 50 BPTP SULUT 0 0 0 0 0 1 1 51 BPTP MALUKU 0 2 1 0 1 0 0 52 BPTP BABEL 0 2 0 0 1 1 1 53 BPTP BENGKULU 0 2 0 0 1 1 1 54 BPTP RIAU 0 0 0 0 1 1 1 55 BPTP GORONTALO 0 2 0 0 0 1 1 56 BPTP PAPUA 1 2 0 0 0 1 1 57 BPTP PAPUA BARAT 0 4 1 0 1 1 1 58 LRPI 1 2 1 0 1 1 1 59 PPKS 1 2 0 0 1 1 1
60 BALIT KARET 1 4 1 1 1 1 1
61 BALIT SEMBAWA 1 3 1 1 1 1 1
62 P3GULA INDONESIA 1 4 1 1 1 1 1
63 PUSLIT KOPI KAKAO 1 4 1 1 1 1 1
26 85 17 8 52 54 54
Perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam melayani permintaan pengguna menggunakan dua jenis server yaitu server perpustakaan unit kerja dan server utama yang terdapat di PUSTAKA. Server perpustakaan unit kerja digunakan untuk melayani permintaan pengguna internal melalui intranet. Sedangkan server utama digunakan untuk melayani pengguna melalui internet. Namun karena keterbatasan server yang dimiliki oleh perpustakaan menyebabkan ada beberapa UK/UPT belum memiliki server lokal. Sistem operasi yang digunakan untuk server lokal perpustakaan yang dikelola oleh UK/UPT sebagian besar menggunakan Microsoft Windows Server 2003, namun ada beberapa server lokal yang menggunakan sistem operasi lain berbasis Linux diantaranya adalah: 1) server lokal yang dikelola oleh PUSTAKA menggunakan sistem operasi CentOS; 2) server lokal yang dikelola oleh Puslitbang Tanaman Pangan, BB Pascapanen Pertanian, dan Balitjestro menggunakan Ubuntu Server; dan 3) server lokal yang dikelola oleh Lolit Sapi Potong menggunakan Fedora.
Konfigurasi server utama yang digunakan untuk melayani permintaan pengguna melalui situs web yang dihosting di PUSTAKA adalah dua buah server dengan perangkat lunak yang tertanam dalam mesin tersebut adalah CentOS Linux dengan aplikasi web server LAMP (Linux Apache, MySQL, dan PHP). Situs web digunakan untuk memperkenalkan sekaligus melayani pengguna layanan perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Perangkat lunak yang tertanam dalam PC yang digunakan untuk pengolahan bahan pustaka adalah aplikasi WINISIS. Sedangkan perangkat lunak yang digunakan untuk temu kembali informasi adalah aplikasi open source IGLOO yang sudah dimodifikasi.
Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian memiliki dua buah
Metropolitan Area Network (MAN) yaitu Jakarta dan Bogor. Uplink internet MAN Jakarta berasal dari Sekretariat Badan Litbang Pertanian dengan host
Sekretariat Badan Litbang Pertanian, Puslitbang Hortikultura, dan BPTP DKI Jakarta. Media transmisi yang digunakan adalah infrastruktur jaringan publik CBN. Sedangkan uplink MAN Bogor berasal dari PUSTAKA dengan host
Cimanggu Cyber yang terdiri dari unit kerja Badan Litbang Pertanian di daerah Cimanggu dan 2 unit kerja di luar kompleks penelitian Cimanggu yaitu Puslitbang Peternakan dan PSE-KP. Media transmisi yang digunakan adalah infrastruktur jaringan publik Indosat. Infrastruktur jaringan MAN Jakarta maupun Bogor tidak hanya digunakan untuk keperluan pengelolaan perpustakaan namun sharing
koneksi dengan web server, email server, DNS server, maupun PC yang terhubung ke jaringan internet. Untuk menjaga kualitas dan mencegah terhentinya layanan yang diberikan akibat traffic yang besar pada saat waktu sibuk, Sekretariat Badan Litbang Pertanian menyediakan bandwidth sebesar 4 Mbps melalui jaringan publik CBN. Sedangkan untuk menjaga kualitas dan mencegah terhentinya layanan yang diberikan oleh MAN Bogor yang memiliki titik akses yang cukup banyak, PUSTAKA menyediakan bandwidth sebesar 10 Mbps melalui jaringan publik Indosat. Infrastruktur jaringan yang digunakan oleh UPT yang tersebar diseluruh propinsi di Indonesia adalah infrastruktur jaringan publik Telkom Speedy dengan rata-rata penyediaan bandwidth sebesar 64 Kbps. Namun ada tiga UPT yang menyediakan bandwidth yang lebih besar yaitu Balittra dan Balitsa sebesar 128 Kbps, serta Balittas sebesar 384 Kbps. Untuk Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 10.
Perpustakaan UK/UPT dalam memberikan layanan perpustakaan menggunakan akses LAN yang dikelola oleh masing-masing UK/UPT. Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT menggunakan topologi star dimana semua komunikasi ditangani langsung dan dikelola oleh host berupa Switch hub. Topologi ini dipilih karena memiliki kelebihan dalam pengelolaan komunikasi data pada jaringan yang padat dimana bila ada salah satu komputer atau perangkat yang mengalami kerusakan maka tidak akan mempengaruhi komunikasi yang lainnya. Selain itu topologi star ini memiliki cost yang rendah dan instalasi yang mudah Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 10 Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian
Gambar 11 Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
4.1.2.4. Organisasi dan Manajemen
Struktur organisasi unit perpustakaan dan unit TI di Unit Kerja eselon II (Pusat Penelitian dan Pengembangan/Balai Besar) Badan Litbang Pertanian saat ini berada dibawah Seksi Pendayagunaan Hasil Penelitian, di Unit Pelaksana Teknis (Balai Penelitian) berada dibawah Seksi Jasa Penelitian, sedangkan di Unit Pelaksana Teknis (Balai Pengkajian) dibawah Seksi Kerjasama dan Pelayanan Pengkajian, dengan level eselon IV. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit perpustakaan, kepala UK/UPT menetapkan penanggung jawab/koordinator perpustakaan yaitu seseorang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berlangsung di perpustakaan, namun tanpa mendelegasikan alokasi pekerjaan secara formal dan tertulis. Penanggung jawab/koordinator perpustakaan ini berada dibawah dan bertanggungjawab kepada unit eselon IV. Pada aspek manajerial pengorganisasian, penanggung jawab/koordinator perpustakaan memiliki kewenangan untuk mengorganisasi pekerjaan sesuai dengan kompetensinya sebagai pustakawan profesional khususnya dalam mengembangkan program perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Namun untuk perencanaan anggaran pengadaan koleksi dan pembelian alat yang dibutuhkan perpustakaan maupun pemberian penilaian DP3 pustakawan yang disupervisi oleh penanggungjawab/ koordinator perpustakaan adalah kewenangan kepala unit eselon IV terkait. Penanggungjawab/koordinator perpustakaan hanya diminta memberikan daftar kebutuhan. Dengan kewenangan yang terbatas itu menyebabkan tidak cukup memberi ruang bagi penanggungjawab/koordinator perpustakaan untuk menerapkan prinsip manajemen dalam pekerjaannya.
Unit perpustakaan di PUSTAKA terefleksi dalam Bidang Perpustakaan dengan level eselon III. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, Bidang Perpustakaan ini dibantu oleh dua Sub Bidang dengan tugasnya masing-masing yaitu: 1) Sub Bidang Pengelolaan Sumberdaya Perpustakaan yang memiliki tugas untuk mengelola sumberdaya perpustakaan dari pengadaan koleksi, pengolahan koleksi, sampai dengan perawatan koleksi; dan 2) Sub Bidang Pelayanan Perpustakaan, merupakan front end dari layanan perpustakaan. Pembagian tugas di Bidang Perpustakaan sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan kompetensi sumberdaya manusia perpustakaan yang tersedia. Unit TI di PUSTAKA terefleksi
dalam Sub Bidang Tata Kelola Teknologi Informasi dan Promosi IPTEK dengan level eselon IV. Dalam hal ini unit TI merupakan unit TI yang sesungguhnya dan mengemban tugas-tugas TI untuk menggerakkan seluruh proses bisnis yang ada. Pembagian tugas-tugas TI seperti database admin, network admin, programmer, system analyst dan sebagainya sudah dilakukan dengan baik.
4.1.2.5. Sumberdaya Manusia
Agar pelaksanaan tugas perpustakaan dapat berjalan secara optimal, perpustakaan wajib memiliki sumberdaya manusia yang proporsional sesuai dengan volume kerja perpustakaan. Sumberdaya manusia perpustakaan ini terdiri atas tenaga profesional, tenaga semi profesional, dan tenaga non profesional perpustakaan. Sampai dengan tahun 2011, UK/UPT Badan Litbang Pertanian memiliki sumberdaya manusia pengelola perpustakaan sebanyak 162 orang dengan rata-rata 3 orang per unit kerja dengan kisaran tertinggi sebanyak 6 orang di BB Veteriner. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah kisaran sebanyak 5 orang. Oleh karena itu masih dibutuhkan tambahan SDM sebanyak 154 orang untuk seluruh UK/UPT. Namun jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan tidak secara langsung mencirikan berkembang tidaknya suatu perpustakaan, karena dari data yang diperoleh ada perpustakaan yang berkembang dengan baik walaupun hanya ditangani oleh satu orang pengelola. Secara rinci kondisi saat ini dan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan untuk setiap UK/UPT dijabarkan dalam Tabel 9. Dari 162 orang tenaga pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian tersebut tidak ada seorangpun yang menggunakan seluruh waktu yang dimilikinya untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya sebagai pengelola perpustakaan. Waktu efektif yang digunakan oleh pengelola perpustakaan untuk melakukan pekerjaan sesuai tupoksinya rata-rata hanya 89%, sedangkan sisa waktu sebesar 11% digunakan untuk melakukan pekerjaan diluar tupoksinya. Hal ini terkait dengan kebijakan di masing-masing UK/UPT yang melibatkan pengelola perpustakaan pada kegiatan non perpustakaan terutama bagi petugas yang belum menjadi pejabat fungsional pustakawan.
Tabel 9 Kondisi saat ini dan tambahan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan UK/UPT
No UNIT KERJA
SUMBERDAYA MANUSIA PENGELOLA PERPUSTAKAAN
KONDISI SAAT INI TAMBAHAN YANG DIPERLUKAN 1 SEKRETARIAT BADAN 1 4 2 PUSLITBANGTAN 4 1 3 PUSLITBANGHORT 2 3 4 PUSLITBANGBUN 4 1 5 PUSLITBANGNAK 2 3 6 PSEKP 4 1 7 BB MEKTAN 1 4 8 BB BIOGEN 3 2 9 BBSDLP/BALITTANAH 4 1 10 BB PASCAPANEN 1 4 11 BB PADI 3 2 12 BB VETERINER 6 0 13 BBP2TP 4 1 14 BALITKABI 3 2 15 BALIT SEREAL 4 1 16 BALITSA 2 3 17 BALITBU 2 3 18 BALITHI 4 1 19 BALITJESTRO 1 4 20 BALITTRO 4 1 21 BALITTAS 2 3 22 BALITTRI 3 2 23 BALITNAK 5 0 24 BALITTRA 5 0 25 BALITKLIMAT 3 2 26 BALINGTAN 2 3 27 BALITKA 2 3 28 LOLIT TUNGGRO 2 3
29 LOLIT SAPI POTONG 2 3
30 LOLIT KAMBING POTONG 2 3
31 BPTP SUMUT 3 2 32 BPTP NAD 1 4 33 BPTP SUMBAR 4 1 34 BPTP LAMPUNG 2 3 35 BPTP SUMSEL 2 3 36 BPTP JAMBI 1 4 37 BPTP BANTEN 1 4 38 BPTP JAKARTA 2 3 39 BPTP JAWA BARAT 2 3 40 BPTP JAWA TENGAH 5 0 41 BPTP DIY 4 1 42 BPTP JAWA TIMUR 3 2 43 BPTP KALSEL 3 2 44 BPTP KALTENG 2 3 45 BPTP KALBAR 3 2 46 BPTP NTT 4 1 47 BPTP BALI 3 2 48 BPTP SULSEL 2 3
49 BPTP SULTENG 1 4 50 BPTP SULUT 2 3 51 BPTP MALUKU 3 2 52 BPTP BABEL 1 4 53 BPTP BENGKULU 2 3 54 BPTP RIAU 3 2 55 BPTP GORONTALO 1 4 56 BPTP PAPUA 2 3 57 BPTP PAPUA BARAT 2 3 58 LRPI 1 4 59 PPKS 2 3 60 BALIT KARET 1 4 61 BALIT SEMBAWA 2 3 62 P3GULA INDONESIA 1 4
63 PUSLIT KOPI KAKAO 4 1
162 154
Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian adalah sebanyak 112 orang. Namun dalam pelaksanaannya ada 17 orang pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi di bidang TI sehingga dilibatkan dalam pengelolaan TI UK/UPT. Sumberdaya manusia pengelola perpustakaan UK/UPT tersebut berasal dari Puslitbang Tanaman Pangan, BB Pascapanen, Balitklimat, Balingtan, Balittas, Balitkabi, BPATP, BPTP Sumbar, BPTP Sulut, BPTP NTT, BPTP Jakarta, BPTP Jogjakarta, BPTP Papua, BPTP Babel, Lolit Sapi Potong, Lolit Kambing Potong, dan Lolit Penyakit Tungro. Secara rinci kondisi sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dijabarkan dalam Tabel 10.
Tabel 10 Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian
NO UNIT KERJA SUMBERDAYA MANUSIA
PENGELOLA TI 1 BPATP 3 2 BALITBU 2 3 BALITKLIMAT 2 4 PUSLITBANGNAK 2 5 BBSDLP 2 6 BALITTRI 1 7 BALITKABI 2 8 BALITSA 2 9 BBALITVET 2 10 PSEKP 1 11 BBP MEKTAN 2 12 BALITTRA 2 13 BB PASCAPANEN 2 14 BALITTRO 2
15 BALINGTAN 2 16 BALITTAS 2 17 PUSLITBANGTAN 2 18 BALITSA 2 19 BALITJESTRO 2 20 BALITKA 1 21 PUSLITBANGHORTI 2 22 PUSLITBANGBUN 2 23 BALITTANAH 3 24 BALITNAK 2 25 BB2TP 2 26 BALITSEREAL 2 27 BB PADI 2 28 BB Biogen 2 29 BPTP NAD 0 30 BPTP NAD 2 31 BPTP Sumatera Utara 1 32 BPTP Sumatera Barat 2 33 BPTP Jambi 2 34 BPTP Riau 2 35 BPTP Sumatera Selatan 1 36 BPTP Bengkulu 2 37 BPTP Lampung 1 38 BPTP Bangka Belitung 2 39 BPTP Banten 3 40 BPTP DKI 2 41 BPTP Jawa Barat 2 42 BPTP DI. Yogyakarta 2 43 BPTP Jawa Tengah 2 44 BPTP Jawa Timur 2 45 BPTP Bali 0 46 BPTP NTB 2 47 BPTP NTT 1 48 BPTP Kalimantan Tengah 2 49 BPTP Kalimantan Barat 1 50 BPTP Kalimantan Timur 2 51 BPTP Kalimantan Selatan 1 52 BPTP Sulawesi Utara 2 53 BPTP Sulawesi Selatan 2 54 BPTP Sulawesi Tenggara 1 55 BPTP Sulawesi Tengah 1 56 BPTP Gorontalo 1 57 BPTP Maluku 1 58 BPTP Maluku Utara 1 59 BPTP Papua 3 60 BPTP Papua Barat 0
61 Satker Sulawesi Barat 2 62 Loka Penelitian Penyakit Tungro 2 63 Loka Penelitian Sapi Potong 3 64 Loka Penelitian Kambing Potong 1 112
Sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh PUSTAKA adalah sebanyak 35 orang, sedangkan sumberdaya manusia pengelola TI adalah sebanyak 5 orang. Tenaga pengelola perpustakaan maupun pengelola TI yang dimiliki oleh PUSTAKA tersebut secara keseluruhan menggunakan waktu yang dimilikinya untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya.
4.1.2.6. Data
Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak, offline, dan database. Sampai dengan tahun 2011, koleksi cetak yang dimiliki adalah sebanyak 166.528 yang terdiri atas buku sebanyak 109.902, majalah sebanyak 50.068, dan SK sebanyak 6.558. Koleksi offline yang dimiliki adalah sebanyak 2.327. Koleksi database yang dimiliki adalah sebanyak 143.664 yang terdiri atas database buku sebanyak 50.070, database majalah sebanyak 13.126, database IPTAN sebanyak 77.335, dan database lainnya sebanyak 3.134. Secara rinci koleksi perpustakaan dijabarkan pada Tabel 11.
Tabel 11 Koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
BUKU MJL SK CDR VC/DV AVA BUKU MJL IPTAN PTTAN KPTAN FOTO EJR
1 SEKRETARIAT BADAN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 PUSLITBANGTAN 11000 19000 2 0 0 0 0 0 1900 0 0 0 0 3 PUSLITBANGHORT 340 344 0 8 0 0 340 0 0 0 0 0 0 4 PUSLITBANGBUN 2.400 248 3 29 0 0 1800 0 2000 0 0 0 0 5 PUSLITBANGNAK 400 100 0 20 1 1 0 0 500 15 0 0 0 6 PSEKP 5892 2947 0 20 0 0 5892 3641 2947 0 0 0 0 7 BB MEKTAN 1900 250 0 90 0 0 1900 0 0 0 0 0 0 8 BB BIOGEN 3596 1345 2 15 0 0 2129 0 2095 0 0 0 0 9 BBSDLP/BALITTANAH 137 24 2 7 0 0 112 0 300 0 0 0 0
10 BB PASCAPANEN 500 40 ada 0 ada ada ada ada ada ada 0 0 0
11 BB PADI 4908 953 5756 34 0 0 6145 953 20244 0 0 0 100 12 BB VETERINER 12439 864 0 39 0 57 2723 1070 1338 953 0 0 0 13 BBP2TP 1343 1134 1 3 3 13 1343 3626 2700 0 0 0 0 14 LRPI 1700 62 3 0 0 0 14000 0 200 0 0 0 0 15 BALIT SEREAL 777 98 3 0 0 0 820 0 0 0 0 0 0 16 BALITSA 500 33 4 10 1 0 30 178 2828 3 0 0 0 17 BALITBU 2050 203 0 0 0 0 473 0 39 56 15 0 5 18 BALITHI 200 10 2 17 1 0 53 0 0 0 0 0 0 19 BALITJESTRO 678 12 2 0 0 0 705 49 314 0 0 0 807 20 BALITTRO 16537 1498 2 10 0 0 2522 0 14810 0 0 0 0 21 BALITTAS 1725 202 2 0 0 3 1752 306 1877 0 0 0 0 22 BALITKABI 6634 388 0 0 0 0 3284 388 13238 0 0 0 0 23 BALITTRI 582 3648 4 0 0 0 582 235 3648 0 0 0 0 24 BALITNAK 5062 300 2 10 25 0 0 0 0 0 0 0 0
UNIT KERJA CETAK OFF-LINE DATABASE
KOLEKSI PERPUSTAKAAN
MJL: Majalah, SK: Surat Keputusan, AVA: Audio Visual Aids, IPTAN: Informasi Pertanian , PTTAN: Paket Teknologi Pertanian , KPTAN: Komponen Teknologi Pertanian , EJR: Elektronik Jurnal
Koleksi perpustakaan ini diperoleh melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Secara rinci diagram alir perolehan koleksi perpustakaan dijabarkan dalam Gambar 12.
25 BALITTRA 3620 815 3 0 0 0 120 0 1377 0 0 0 0
26 BALITKLIMAT 230 453 1 3 0 0 230 453 86 0 0 0 0
27 BALINGTAN 1212 377 2 0 0 0 717 230 379 0 0 0 0
28 BALITKA 903 5171 1 0 0 0 0 840 0 0 0 0 0
29 LOLIT TUNGGRO 80 22 1 6 2 0 0 0 0 0 0 0 0
30 LOLIT SAPI POTONG 1036 1023 2 3 0 310 77 35 4 3 0 310 0
31 LOLIT KAMBING POTONG 2931 265 5 0 5 150 0 0 0 0 0 0 0
32 PPKS 9646 197 8 14 0 0 9646 0 574 0 0 0 0 33 BPTP SUMUT 2,042 5,368 4 1 1 0 1735 2,600 781 32 0 0 3 34 BPTP NAD 2,354 234 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 35 BPTP SUMBAR 1,500 150 3 2 4 0 853 0 32 0 0 0 0 36 BPTP LAMPUNG 0 0 0 0 0 0 0 0 17 0 0 0 0 37 BPTP SUMSEL 870 575 85 0 50 0 150 0 50 5 3 250 0 38 BPTP JAMBI 2,621 60 3 28 0 0 1,330 0 346 237 116 0 8 39 BPTP BANTEN 858 577 12 33 9 3 319 235 200 0 0 0 0 40 BPTP JAKARTA 2,000 250 0 14 6 0 250 190 4 0 0 0 12 41 BPTP JAWA BARAT 1,814 148 0 10 20 0 1,004 235 557 0 0 0 82 42 BPTP JAWA TENGAH 3,100 102 32 3 83 0 3,100 87 283 0 0 0 0 43 BPTP DIY 2,468 96 2 0 0 0 812 0 607 0 0 0 0 44 BPTP JAWA TIMUR 5,884 568 0 0 37 337 84 0 10,339 0 0 0 0 45 BPTP KALSEL 2,753 228 1 22 16 0 3 0 50 0 0 0 0 46 BPTP KALTENG 380 40 0 10 5 0 2,559 1,260 0 0 0 0 0 47 BPTP KALBAR 675 569 0 78 0 0 1 0 0 0 0 0 0 48 BPTP NTT 1,395 413 3 0 13 1 105 235 72 4 23 58 0 49 BPTP BALI 1,500 33 2 0 13 0 280 0 0 0 0 0 0 50 BPTP SULSEL 2,817 3,636 20 17 0 331 2,817 20 3,363 0 0 2 0 51 BPTP SULTENG 1,800 400 1 28 0 0 607 24 19 32 0 0 0 52 BPTP SULUT 53 BPTP MALUKU 213 2260 150 55 0 0 0 0 0 0 0 0 0 54 BPTP BABEL 350 74 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 55 BPTP BENGKULU 2680 200 375 0 0 0 1057 0 149 0 0 0 0 56 BPTP RIAU 2204 751 40 0 0 53 2,204 38 756 0 0 0 0 57 BPTP GORONTALO 465 250 0 80 0 0 137 0 0 0 0 0 0 58 BPTP PAPUA 200 45 0 50 0 0 269 54 0 0 0 0 0 59 BPTP PAPUA BARAT 15 10 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0
Gambar 12 Aliran koleksi perpustakaan Badan Litbang Pertanian (Budiarto 2010)
4.1.2.7. Anggaran
Badan Litbang Pertanian sebagai instansi pemerintah, dalam memperoleh anggaran untuk pembiayaan kegiatan dilakukan melalui APBN, loan/pinjaman luar negeri, maupun kerjasama dengan pihak lain. Anggaran yang diperoleh tersebut sebagian besar digunakan oleh UK/UPT untuk gaji pegawai dan biaya kegiatan penelitian dibidang pertanian sesuai dengan mandat yang dimiliki oleh Badan Litbang Pertanian. Sehingga unit perpustakaan UK/UPT seringkali tidak mendapatkan alokasi anggaran yang dibutuhkannya. Namun dengan adanya peralihan sistem pengelolaan informasi secara konvensional ke elektronis berbasis TI yang dilakukan oleh PUSTAKA sesuai dengan hasil kajian Grand Design Perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI telah mampu meningkatkan perpustakaan sebagai unit penunjang kegiatan penelitian dan pengembangan di UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian serta adanya perhatian pimpinan dalam bentuk alokasi anggaran untuk pengembangan perpustakaan setiap tahunnya. Hal ini memberikan peluang bagi perpustakaan UK/UPT untuk dapat meningkatkan infrastruktur dan sumberdaya manusia di perpustakaan. Dalam pengembangan perpustakaan berbasis TI, anggaran merupakan hal yang cukup penting karena dibutuhkan anggaran yang cukup besar untuk investasi peralatan TI, operasional
kegiatan perpustakaan, maupun untuk pengadaan bahan pustaka. Namun karena ketersediaan dan kebutuhan anggaran untuk setiap UK/UPT bervariasi menyebabkan alokasi anggaran yang diberikan untuk perpustakaan cukup bervariasi dari yang terendah sebesar Rp 14.000.000 sampai dengan yang tertinggi sebesar Rp 115.000.000 per tahun.
4.2. Analisis Pengendalian TI
Berdasarkan misi pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu untuk memberdayakan peran perpustakaan sebagai media untuk mendiseminasikan hasil-hasil penelitian kepada pengguna yang terdiri dari peneliti, perekayasa, dan penyuluh pertanian dengan berbagai bidang keilmuan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan khususnya penelitian pertanian, bidang kompetensi yang harus dimiliki perpustakaan adalah memastikan kepuasan UK/UPT akan layanan-layanan yang diberikan dan kinerjanya maupun memastikan layanan-layanan tersedia saat dibutuhkan UK/UPT. Analisis pengendalian TI diperoleh dari hasil wawancara maupun hasil observasi selama penelitian dapat dijabarkan sebagai berikut.
4.2.1. Plan and organise (PO)
Untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian bisnis penyelenggaraan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu pelayanan prima, proses plan and organise membutuhkan strategi taktis yang dapat menentukan arah kebijakan dalam pemanfaatan dan pengelolaan TI.
4.2.1.1. Define a Strategic IT Plan
Pendefinisian terhadap perencanaan strategis TI yang dibutuhkan dalam pembangunan dan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian telah dilakukan dengan cara menyusun grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI. Untuk melengkapi dokumen tersebut telah disusun modul pembinaan pengelolaan perpustakaan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian.
4.2.1.2. Define the Information Architecture
Pendefinisian terhadap arsitektur informasi dilakukan dengan mengadaptasi arsitektur sebelumnya yang sudah dibangun dan berjalan dalam pelaksanaan layanan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian. Setiap perpustakaan di UK/UPT melayani pengguna internal yaitu peneliti, penyuluh, dan perekayasa maupun pengguna eksternal yaitu masyarakat umum. Database di setiap perpustakaan UK/UPT merupakan bagian dari katalog induk yang dikelola oleh PUSTAKA yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan katalog induk majalah.
4.2.1.3. Determine Technology Direction
Perpustakaan UK/UPT sudah lama berusaha menerapkan teknologi informasi untuk mengelola sistem perpustakaan sehari-hari. Mulai dari sistem pengembangan koleksi, pengolahan, sampai layanan kepada pengguna sudah dicoba untuk dilakukan. Dalam menerapkan teknologi informasi, perpustakaan yang dikelola UK/UPT Badan Litbang Pertanian saat ini menggunakan aplikasi free closed source software maupun free open source software untuk pengelolaan sistem otomasi perpustakaannya. Namun kemajuannya tidak merata di seluruh perpustakaan UK/UPT. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas sumberdaya manusia pengelola perpustakaan dalam penerapan teknologi informasi untuk membantu pelaksanaan tugasnya. Untuk mengatasi keterbatasan ini, PUSTAKA setiap tahun telah mengadakan pelatihan bagi pengelola perpustakaan UK/UPT dalam pemanfaatan teknologi informasi.
4.2.1.4. Define the IT Processes, Organisation and Relationships
Pendefinisian proses TI, organisasi, dan hubungannya sebagian besar sudah dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian. Salah satunya adalah adanya pembagian tugas antara fungsi TI yang memiliki tugas menyediakan TI dan bagian lainnya yang memiliki tugas untuk mengelola koleksi perpustakaan.
4.2.1.5. Manage the IT Investment
Sejak dibangunnya perpustakaan Badan Litbang Pertanian, investasi TI merupakan salah satu kebutuhan perpustakaan yang membutuhkan anggaran yang cukup besar. Investasi yang telah dilakukan diantaranya adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan koleksi e-journal yang dilanggan. Walaupun dalam pelaksanaannya investasi tersebut masih jauh dari kebutuhan ideal yang disusun dalam grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI. Namun Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait telah berusaha memperbaiki kondisi yang ada dengan cara menyediakan anggaran yang sesuai untuk pengadaan alat-alat TI yang dibutuhkan maupun menambah jumlah e-journal
yang dilanggan.
4.2.1.6. Communicate Management Aims and Direction
Untuk mendapatkan keselarasan antara keinginan pihak manajemen dan kebutuhan pengelola perpustakaan dibutuhkan komunikasi yang terus menerus. Sampai saat ini PUSTAKA telah cukup intens menjembatani komunikasi antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan. Dampak yang ditimbulkan dari keselarasan antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan salah satunya adalah adanya perhatian pimpinan ke perpustakaan di UK/UPT dalam bentuk alokasi dana untuk pengembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian setiap tahunnya yang memberikan peluang bagi pustakawan untuk meningkatkan fasilitas dan kemampuan kapasitas komputer dan alat terkait lainnya di perpustakaan.
4.2.1.7. Manage IT Human Resources
UK/UPT sudah memiliki pembagian tugas yang jelas terhadap sumberdaya manusia yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan yaitu sumberdaya yang bertanggungjawab mengolah dan mengelola koleksi perpustakaan maupun sumberdaya yang bertanggungjawab mengelola TI yang dibutuhkan oleh perpustakaan UK/UPK. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh UK/UPT sampai saat ini masih dibawah kondisi ideal yang diharapkan. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki
rata-rata 3 orang per UK/UPT. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah kisaran sebanyak 5 orang. Jumlah sumberdaya manusia pengelola TI yang dimiliki sampai saat ini sudah cukup ideal dengan kisaran 2 orang per UK/UPT. Namun ada beberapa UK/UPT yang belum memiliki pengelola TI diantaranya adalah BPTP NAD, Bali, dan Papua Barat.
4.2.1.8. Manage Quality
Kondisi saat ini untuk proses pengelolaan kualitas adalah secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem manajemen mutu dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI dan telah mengkomunikasikan sistem tersebut kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan kepada staf dan manajemen yang terlibat. Dalam pengembangan sistem TI untuk pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menggunakan standar yang sama untuk setiap UK/UPT sehingga memudahkan pertukaran dan pemanfaatan bersama koleksi yang dimilikinya. Untuk memperbaiki dan menjaga keberlanjutan kualitas komunikasi dilakukan pertemuan rutin antara staf dan manajemen yang terlibat.
4.2.1.9. Assess and Manage IT Risks
Resiko adalah segala hal yang mungkin berdampak pada kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Penilaian dan pengelolaan resiko IT dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah proses yang sangat dibutuhkan untuk memperoleh kinerja layanan yang baik. Pengelolaan resiko TI dilakukan dengan tahap-tahap identifikasi resiko, analisa resiko, respon resiko, dan evaluasi resiko. Kondisi pengelolaan resiko TI yang dilaksanakan oleh Badan Litbang Pertanian saat ini sudah mencapai tahap respon resiko dengan menerapkan kontrol objektif yang sesuai dalam melakukan manajemen resiko. Jika sisa resiko masih melebihi resiko yang dapat diterima (acceptable risks), maka diperlukan respon resiko tambahan.
4.2.1.10. Manage Projects
Pengelolaan proyek adalah usaha terkoordinasi yang menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi, dan keuangan dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. Kondisi pengelolaan proyek TI saat ini yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian sudah dilakukan dengan cukup baik. Badan Litbang Pertanian sudah memiliki struktur organisasi proyek TI yang memiliki tugas yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga manajemen memiliki kontrol yang lebih baik dibidang keuangan, fisik, dan SDM.
4.2.2. Acquire and Implement (AI)
Dalam mewujudkan pelaksanaan strategi TI yang telah ditetapkan perlu diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan solusi TI. Solusi TI ini melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada agar dapat memenuhi tujuan yang diharapkan oleh institusi.
4.2.2.1. Identify Automated Solutions
Badan Litbang Pertanian dalam memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan perpustakaan telah mengacu pada prinsip keintegrasian dan alur proses yang efisien. Proses identifikasi solusi otomasi yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian telah disesuaikan dengan tugas dan fungsi perpustakaan. Dalam memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan perpustakaan, Badan Litbang Pertanian melalui staf TI PUSTAKA membangun sendiri sebagian besar aplikasi yang dibutuhkannya berbasis aplikasi opensource.
4.2.2.2. Acquire and Maintain Application Software
Aplikasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan bisnis. Proses ini meliputi perancangan aplikasi, dimasukkannya aplikasi tepat kontrol dan persyaratan keamanan, serta pengembangan dan konfigurasi yang sesuai standar. Badan Litbang Pertanian dalam perancangan aplikasi yang dipakai untuk pengelolaan perpustakaan sudah sesuai dengan kebutuhan dan fungsi dalam memberikan layanan perpustakaan berbasis TI.
4.2.2.3. Acquire and Maintain Technology Infrastructure
Pembangunan infrastruktur perpustakaan Badan Litbang Pertanian dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan mengikuti spesifikasi yang sesuai dengan kebutuhan standar dan layanan yang ditetapkan. Perancangan sistem disesuaikan dengan pedoman yang tercantum dalam grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI dan modul pengembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI. Kondisi saat ini yang diterapkan adalah menggunakan dua jenis sistem yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sistem desentralisasi dimana setiap perpustakaan UK/UPT memiliki sumberdaya TI yang dikelola sendiri terdiri atas database koleksi, server, dan infrastruktur jaringan. Sistem sentralisasi dimana siap perpustakaan UK/UPT mengupload database koleksi yang dimilikinya kedalam server utama yang dikelola oleh PUSTAKA.
4.2.2.4. Enable Operations and Use
Secara umum Badan Litbang Pertanian sudah memiliki kerangka kerja yang dapat digunakan untuk membuat dokumentasi yaitu petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan dan materi pelatihan pemanfaatan TI. Badan Litbang Pertanian dalam penyusunan petunjuk teknis dan materi pelatihan telah melibatkan pihak-pihak terkait diantaranya adalah manajemen, pengelola TI, maupun pengelola perpustakaan.
4.2.2.5. Procure IT Resources
Kondisi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam memperoleh sumberdaya TI seperti pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan dilakukan berdasarkan pada standar acuan pengembangan, pembangunan, dan penyempurnaan sistem informasi. Dalam proses ini prosedur pengadaan sumberdaya TI disesuaikan dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pemilihan vendor dilakukan dengan tender dan pengaturan kontrak dengan vendor dilakukan dengan terperinci.
4.2.2.6. Manage Changes
Badan Litbang Pertanian telah mengimplementasikan strategi change management dan risk management. Semua perubahan yang berhubungan dengan infrastruktur, aplikasi, dan perawatan darurat sudah dikelola secara terstruktur. Perubahan dicatat dan dinilai terlebih dahulu sebelum diterapkan dan ditinjau terhadap hasil pelaksanaan sistem.
4.2.2.7. Install and Accredit Solutions and Changes
PUSTAKA dalam membangun sistem aplikasi baru yang menunjang pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menerapkan konsep pengembangan bertahap. Seluruh sistem dilakukan uji terhadap fungsi masing-masing oleh tim TI PUSTAKA, tahap selanjutnya adalah pengujian sistem oleh pengelola perpustakaan di PUSTAKA. Apabila sistem tersebut sudah dianggap layak dan mudah diaplikasikan oleh pengguna maka sistem akan diimplementasikan ke seluruh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dan dilakukan kajian pasca implementasi sistem tersebut.
4.2.3. Deliver and Support (DS)
Proses Deliver and Support yang ideal dalam penyelenggaraan perpustakaan oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian sebenarnya didasarkan kepada kebutuhan yang terdapat dalam visi, misi, proses bisnis dan rencana strategis Badan Litbang Pertanian sendiri, apakah bisa menyesuaikan dengan kondisi lingkungan internal maupun eksternal yang mempengaruhinya.
4.2.3.1. Define and Manage Service Levels
Proses pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan oleh UK/UPT terkait berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pengadaan ini dilakukan dengan melewati suatu tahap perencanaan yang dilakukan oleh UK/UPT berdasarkan kebutuhan dan usulan alokasi ideal yang terdapat dalam rencana strategis perpustakaan Badan Litbang Pertanian yang disesuaikan dengan alokasi anggaran yang tersedia di UK/UPT. Untuk
pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk pengolahan dan pengelolaan koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dilakukan oleh tim TI PUSTAKA. Sebagai penyedia TI untuk layanan perpustakaan, PUSTAKA setiap tahun mengadakan kegiatan temu koordinasi dan pemanfaatan teknologi informasi untuk mendapat umpan balik dari pengelola perpustakaan UK/UPT mengenai perkembangan perpustakaan berbasis TI yang dikelolanya dibandingkan dengan Service Level Agreement (SLA) yang sudah disepakati sebelumnya.
4.2.3.2. Manage Third-party Services
Proses manajemen pihak ketiga baik internal maupun eksternal dilakukan untuk memberikan kepastian efektivitas layanan yang dilakukan oleh pihak ketiga. Proses ini telah dilaksanakan oleh UK/UPT dengan cara menuangkan peran, tanggungjawab, dan ekspektasi pihak ketiga dalam SLA. Dengan adanya SLA ini diharapkan dapat mengurangi resiko bisnis yang berhubungan dengan kinerja pihak ketiga.
4.2.3.3. Manage Performance and Capacity
Pengelolaan kinerja dan kapasitas sumberdaya TI saat ini sudah dilakukan secara periodik dimana proses ini meliputi prediksi kinerja masa depan berdasarkan beban kerja yang telah dituangkan dalam SLA. Pengelolaan ini dilakukan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakcukupan atau penurunan kinerja layanan perpustakaan yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian.
4.2.3.4. Ensure Continuous Service
Kebutuhan untuk menyediakan pengembangan kebutuhan layanan TI yang berkelanjutan, rencana perawatan dan pengujian TI, dan rencana pelatihan dilakukan secara periodik. Sebelum diimplementasikan harus dilakukan uji logika terhadap sistem yang akan diaplikasikan dan disesuaikan dengan sistem yang sudah ada sehingga dapat meminimalisir dampak yang ditimbulkan akibat adanya interupsi layanan TI yang sedang berlangsung.
4.2.3.5. Ensure Systems Security
Pengaturan keamanan penggunaan TI sudah dilakukan dengan baik.
Password login dibutuhkan untuk mengakses sumberdaya sesuai level akses yang diberikan. Seluruh koneksi ke jaringan publik yang dilakukan oleh UK/UPT terkait diamankan oleh penggunaan firewall. Untuk menjaga server, komputer pengolahan dan layanan perpustakaan, maupun jaringan komputer dari serangan
virus dan worm sudah dilengkapi perangkat lunak antivirus yang di-update dan digunakan secara berkala. Pengawasan terhadap keamanan sistem tersebut dilakukan oleh unit pengelola TI yang terdapat di UK/UPT terkait.
4.2.3.6. Identify and Allocate Costs
Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait setiap tahunnya mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan pengelolaan perpustakaan. Alokasi anggaran yang diberikan tersebut cukup bervariasi disesuaikan dengan ketersediaan anggaran di UK/UPT terkait. Namun dukungan anggaran tersebut dirasakan cukup memadai untuk operasional pengelolaan perpustakaan. Penggunaan anggaran selalu diawasi melalui mekanisme monitoring dan evaluasi pengelolaan anggaran belanja instansi pemerintah.
4.2.3.7. Educate and Train Users
Pelatihan merupakan suatu kegiatan yang dibutuhkan oleh pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sesuai dengan bidang kerjanya. Keadaan saat ini kegiatan pelatihan yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sumberdaya manusia sudah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dengan adanya kegiatan pelatihan maupun workshop yang dilaksanakan setiap tahun dengan melibatkan tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian.
4.2.3.8. Manage Service Desk and Incidents
Kondisi saat ini untuk penanganan insiden yang terjadi terhadap penggunaan TI di perpustakaan UK/UPT belum dilakukan secara rutin.
Penanganan insiden dilakukan hanya sewaktu-waktu jika terjadi keluhan dari pengguna. Proses pengelolaan service desk dan insiden ini meliputi tahap registrasi insiden yang terjadi, eskalasi insiden, analisis pola dan akar penyebab, serta penyelesaian. Tahapan-tahapan ini dilakukan sesuai dengan teknis pelayanan yang telah dituangkan dalam SLA yang disepakati antar pihak internal maupun eksternal.
4.2.3.9. Manage the Configuration
Keadaan pengelolaan konfigurasi data koleksi perpustakaan saat ini sudah memiliki standar yang baku sehingga apabila ada pertukaran data antar perpustakaan UK/UPT tidak diperlukan lagi konversi data tersebut. Data ayng dimiliki oleh setiap perpustakaan UK/UPT diolah menggunakan aplikasi WINISIS sedangkan aplikasi yang digunakan untuk temu kembali koleksi menggunakan aplikasi IGLOO. Dengan manajemen konfigurasi yang baik dapat meminimalkan permasalahan yang akan timbul dalam kinerja dan penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.
4.2.3.10. Manage Problems
Penanganan permasalahan yang berkaitan dengan TI dilakukan dengan mengklasifikasikan permasalahan yang ada tersebut. Klasifikasi permasalahan dapat dilakukan berdasarkan hubungan yang terjadi yaitu apakah permasalahan berhubungan dengan perangkat keras, perangkat lunak atau perangkat lunak pendukung, dampak dari permasalahan tersebut terhadap fungsi layanan, dan tingkat kepentingan untuk menentukan prioritas penyelesaiannya yang disesuaikan dengan tanggungjawab dalam pengelolaan perpustakaan UK/UPT. Untuk penanganan permasalahan sudah ada prosedur tersendiri yang disusun oleh PUSTAKA.
4.2.3.11. Manage Data
Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak sebanyak 166.528,
offline sebanyak 2.327, dan database sebanyak 143.664. Koleksi ini diperoleh melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Pada saat ini pengelolaan data dilakukan oleh masing-masing pengelola perpustakaan UK/UPT terkait. Pengelola perpustakaan menghimpun berbagai koleksi yang dimiliki oleh unit kerjanya dalam bentuk digital, kemudian meng-upload-nya ke dalam server perpustakaan unit kerja. Selain di-upload dalam server lokal, pengelola perpustakaan juga melakukan upload data terhadap server utama sehingga perpustakaan memiliki backup terhadap data yang dimilikinya.
4.2.3.12. Manage the Physical Environment
Kondisi saat ini yang berkaitan dengan lingkungan fisik telah dirancang dan dikelola dengan baik. Perancangan tata letak lingkungan fisik dibuat oleh PUSTAKA yang melibatkan bagian terkait dengan mempertimbangkan regulasi keamanan kerja yang berlaku maupun memperhitungkan resiko yang bisa disebabkan bencana, baik oleh manusia maupun alam. Untuk mengakses lingkungan tertentu maupun penggunaan fasilitas TI yang ada sudah didefisinikan dan diterapkan diseluruh perpustakaan UK/UPT. Untuk menjaga peralatan TI dari kondisi lingkungan, ruangan peralatan telah dilengkapi oleh alat pengontrol lingkungan. Namun efektivitas pengendalian pelaksanaan yang sesuai standar belum dilakukan oleh pihak manajemen.
4.2.3.13. Manage Operations
Perpustakaan UK/UPT sudah memiliki prosedur untuk pengoperasian TI. Dengan adanya prosedur tersebut diharapkan pengelola perpustakaan dapat terbiasa dengan penggunaan TI untuk membantu tugas sehari-harinya.
4.2.4. Monitor and Evaluate (ME)
Proses monitor dan evaluasi merupakan sebuah kegiatan yang perlu dilakukan secara berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan sebagai usaha untuk menentukan apakah suatu kegiatan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan standar yang direncanakan sebelumnya.
4.2.4.1. Monitor and Evaluate IT Performance
Proses monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa TI memberikan kontribusi untuk pelaksanaan kegiatan pengelolaan perpustakaan sesuai dengan arah dan kebijakan yang sudah ditetapkan. Proses monitoring dan evaluasi terhadap kinerja TI saat ini telah diterapkan dengan baik di perpustakaan UK/UPT. Mekanisme monitoring dan evaluasi kinerja TI yang diterapkan adalah dengan menggunakan format laporan yang disampaikan oleh perpustakaan UK/UPT ke PUSTAKA maupun dengan melakukan kegiatan koordinasi pengelola perpustakaan yang dihadiri oleh para pengelola perpustakaan UK/UPT yang diselenggarakan pada setiap tahun.
4.2.4.2. Monitor and Evaluate Internal Control
Dalam proses ini Badan Litbang Pertanian sudah melakukan penilaian resiko proses TI dalam kerangka kerja kontrol TI. Kegiatan penilaian penerapan kendali internal TI sudah dilakukan secara berkala. Kendali internal TI sudah didokumentasikan dan dikomunikasikan keberbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan. Penilaian kontrol internal TI dilakukan sebagai bagian dari audit keuangan yang telah disediakan oleh Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT untuk kebutuhan penyelenggaraan perpustakaan.
4.2.4.3. Ensure Compliance With External Requirements
Kondisi saat ini terhadap persyaratan eksternal sudah ada kesadaran dari Badan Litbang Pertanian untuk mengidentifikasi secara terus menerus hukum lokal dan internasional yang harus dipatuhi untuk dimasukkan kedalam kebijakan TI instansi dan mengkomunikasikannya. Prosedur persyaratan eksternal tersebut adalah regulasi dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan alat-alat TI maupun database koleksi perpustakaan (e-journal) yang dilanggan untuk penyelenggaraan layanan perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
4.2.4.4. Provide IT Governance
Dalam proses ini didefinisikan struktur organisasi, proses, kepemimpinan, peran dan tanggungjawab organisasi untuk menjamin investasi TI selaras dengan
strategi dan tujuan organisasi. Kondisi saat ini secara umum Badan Litbang Pertanian sudah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI dan memiliki standar untuk melakukan pengukuran kinerja proses TI dalam pengelolaan perpustakaan. Namun dalam penerapan standar tersebut masih diserahkan pada UK/UPT masing-masing, PUSTAKA sebagai pembina perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian tidak ikut terlibat dalam proses pengawasannya. Hal ini menyebabkan apabila ada penyimpangan-penyimpangan dalam penerapan standar yang ada tidak dapat diantisipasi oleh PUSTAKA sehingga dibutuhkan waktu untuk penanganan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Tingkat keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan pembangunan perpustakaan berbasis TI sudah cukup baik diterapkan oleh Badan Litbang Pertanian.
4.3. Hasil Perhitungan Skala Prioritas
Metode AHP digunakan untuk mendapatkan daftar skala terendah sampai tertinggi dari proses kontrol dari masing-masing domain. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan skala prioritas tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan kuesioner yang membandingkan proses kontrol yang terdapat dalam domain Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate dengan menggunakan skala perbandingan 1 sampai dengan 9. Kuesioner tersebut diisi oleh 12 Kepala Unit Kerja lingkup Badan Litbang Pertanian sebagai pihak yang berkompeten dalam pembuatan kebijakan dan pengambilan keputusan. 2. Pembuatan matrik perbandingan berpasangan antar proses kontrol sesuai
dengan nilai yang didapatkan dari responden
3. Transformasi nilai pecahan hasil perbandingan matrik berpasangan tersebut menjadi nilai desimal
4. Mengkalikan matrik tersebut dengan dirinya.
5. Menghitung nilai eigenvector dengan langkah-langkah: a) menjumlahkan baris matrik hasil kuadrat, b) menghitung total hasil penjumlahan baris matrik tersebut, dan c) membuat normalisasi dengan membagi jumlah setiap baris dengan nilai total. Hasil normalisasi adalah nilai euigenvector.
6. Langkah selanjutnya mencari nilai iterasi dengan cara mengkalikan matrik pada langkah 4 tersebut dengan dirinya.
7. Kembali menghitung nilai eigenvector dari hasil perkalian matrik pada langkah 6 sesuai dengan langkah 5.
8. Menghitung perbedaan antara eigenvector dengan eigenvector hasil iterasi. bila perbedaan jumlah dalam dua perhitungan tersebut tidak ada atau sangat kecil maka nilai eigenvector hasil iterasi adalah nilai yang akan digunakan untuk membuat ranking.
Berdasarkan langkah-langkah tersebut maka didapatkan hasil perhitungan dari masing-masing proses kontrol pada domain Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate sebagai berikut.
4.3.1. Plan and organise
Plan and organise memiliki 10 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1 sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector
dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada Lampiran 3.
Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector
yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 12).
Dari Tabel 12 dapat terlihat bahwa proses kontrol PO8 yaitu manage quality
pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh proses kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 2, responden 3, responden 6, dan responden 11 menilai bahwa proses kontrol manage quality
