HASIL DAN PEMBAHASAN
5.4 Proses Perancangan Proyek Gudang Garam Office Complex
5.4.5 FASE-1 : Inception (persiapan)
Tahapan persiapan merupakan tahapan paling awal dalam pengerjaan suatu proyek. Pada tahap ini yang dilakukan oleh SFA adalah perumusan dan penyusunan proposal yang mencakup tujuan, program serta informasi mengenai proyek Gudang Garam Office Complex. Selain itu, proposal ini berisi tentang profil perusahaan, informasi yang menjadi isu pada proyek yang diproposalkan, pendekatan-pendekatan yang diterapkan pada desain, ide dari konsep dasar yang akan diterapkan,proses dan waktu kegiatan perancangan tiap tahapannya, tahapan kerja dan lingkup tahapan yang dilakukan, tim kerja, serta penawaran harga dan kontrak kerja.
Hal ini sesuai dengan teori yang dipaparkan oleh Booth (1983), bahwa dalam tahapan persiapan (Project Acceptance) antara pihak klien dan konsultan mulai melakukan diskusi awal tentang persyaratan dari kedua belah pihak hingga terjadinya kesepakatan bersama. Perbedaaan yang terjadi antara teori dan lapang, hanya pada penggunaan istilah. Dimana SFA menggunakan istilah Inception
sedangkan teori menyebutkan project acceptance. Kedua istilah tersebut memiliki tahapan proses yang sama walaupun berbeda penamaannya. Berdasarkan sistem yang berlaku di SFA, tahapan inception pada proyek ini terbagi kedalam tiga sesi, yaitu initial thought, contract, dan survey. Ketiga sesi tersebut, tidak menutup kemungkinan lepas dari kendala.
a. Initial Thought
Initial Thought merupakan presentasi awal kepada klien yang dilaksanakan pada saat tender sebuah proyek. Pada tahap ini SFA membuat konsep awal dari proyek tender yang mereka ikuti. Adapun isi dari initial thought
ini meliputi kondisi umum tapak, analisis spasial, konsep desain, siteplan, dan gambar ilustratif penunjang. Data yang digunakan SFA dalam mempersiapkan
Initial thought ini adalah data-data umum dari TOR (Term Of Reference) yang diberikan klien kepada seluruh peserta tender. Adapun data-data yang menjadi orientasi awal pembuatan initial thought ini adalah data orientasi dan posisi tapak, luas area, lahan terbangun dan tidak terbangun, serta rata-rata biaya pembangunan. Initial thought merupakan pemikiran murni dari pihak SFA tanpa ada faktor pengaruh dari pihak lainnya seperti engineer, QS, contractor dan sebagainya. Untuk initial thought Proyek Gudang Garam Office Complex sendiri, terdiri dari analisis konteks tapak, analisis umum tapak, pendekatan dan ilustrasi rencana dalam bentuk spasial (gambar). Initial thought untuk Gudang Garam
Office Complex dapat dilihat pada Gambar 14 sampai 20.
Adapun kendala yang muncul pada sesi ini adalah pihak SFA keterbatasan data yang diberikan klien untuk digunakan dalam melakukan analisis hingga menghasilkan konsep dan gambar ilustrasi. Tetapi nilai positif dari sesi ini, SFA secara umum telah memiliki konsep yang diterima oleh klien utama untuk dikembangkan menjadi produk desain. Hali ini memudahkan pekerjaan SFA nantinya dalam tahapan Concept Design.
b. Contract (Kontrak)
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa SFA mendapatkan proyek Gudang Garam Office Complex ini melalui kompetisi. Dalam tender tersebut ada beberapa perusahaan/konsultan yang diundang oleh pihak Gudang Garam Tbk untuk menyampaikan presentasi tentang konsep yang ditawarkan untuk pembangunan proyek kompleks kantor ini. Penentuan perusahaan/konsultan yang terpilih berdasarkan kriteria tertentu yang ditentukan oleh pihak penyelenggara tender. Berikut daftar pihak yang terlibat dalam kontrak proyek ini, yaitu:
Klien Utama
PT. Surya Madistrindo (Anak Perusahaan Gudang Garam Tbk) Tahun
2010-2012 Tim Desain
Simon Tong & Tung Associates (s) PTE LTD (Project Management) PT. Anggara Architeam (Architect)
PT. Davi Sukamta & Partners (Structural engineer) PT. Davis Langdon & Seah (QS)
PT. Hantaran Prima Mandiri (M&E) PT. Aramsa Infrayasa (Civil Engineer)
PT. Promaco Cipta Bersama (Construction Management) PT. Sheils Flynn Asia (Landscape Consultant)
PT. Murinda Iron Steel (General Contractor & Steel Structure) PT. Flora (Nursery)
Setelah berhasil memenangkan kompetisi tersebut, tahapan selanjutnya yang dipersiapkan oleh kedua belah pihak adalah kontrak perjanjian kerja.SFA mengajukan proposal kepada klien utama, dalam hal ini adalah PT. Surya Madistrindo. Proposal tersebut berisi tentang ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam proses pengerjaan proyek antara kedua belah pihak, durasi pengerjaan, jumlah bayaran yang diterima SFA dan tata cara penerimaannya, serta tahapan kegiatan yang akan dikerjakan oleh SFA.
Proyek yang disepakati antara SFA dengan Klien Utama ini bernilai sebesar Rp 290.000.000. (dua ratus sembilan puluh juta rupiah). Adapun tahapan pekerjaan yang harus dilakukan ada 4, yaitu sebagai berikut :
a. Concept Design (5 minggu)
b. Draft Design Development ( 4 minggu) c. Final Design Development ( 4 minggu) d. Construction Documentation ( 7 minggu)
Estimasi waktu yang diperlukan untuk pengerjaan proyek ini selama 5-6 bulan paling lambat, dan itu diluar proses pengawasan implementasi rancangan. Untuk tata cara pembayaran upah pengerjaan proyek tersebut adalah sebagai berikut :
a. Down payment (uang muka)sebesar (15%) b. Concept Design (konsep desain) sebesar (25%) c. Draft design development sebesar (20%) d. Final design development sebesar (20%) e. Construction Documentation sebesar (20%)
Sesi kontrak sudah dijelaskan pada teori yang dipaparkan oleh Booth (1983) dan Hill (1995). Perbedaan yang terjadi adalah penempatan sesi kontrak pada kedua teori tersebut. Booth (1983) menempatkan sesi kontrak pada tahapan pertama dalam proses perancangan seperti yang dilakukan oleh SFA. Tetapi Hill (1995) menempatkan sesi kontrak pada tahapan terakhir yaitu execution dalam proses perancangan. Kelemahan dari teori yang dipaparkan oleh Hill (1995) yaitu akan merugikan konsultan sebagai pihak kedua dalam pekerjaan proyek. Dimana konsultan akan dirugikan oleh pihak utama yaitu klien apabila setelah semua proses perancangan selesai, dan konsultan telah menghasilkan produk gambar tetapi klien utama menolak kontrak pekerjaan. Hal ini yang dihindari SFA sebagi konsultan internasional. Setelah semua administrasi selesai, tahapan selanjutnya yang dilakukan oleh pihak SFA dan tim kerjanya adalah melakukan survey tapak untuk mendapatkan data yang lebih akurat terkait kebutuhan proses perancangan lanskap tersebut.
c. Survey
Survei atau inventarisasi proyek ini dilakukan sejak akhir tahun 2010 oleh konsultan arsitektur. Tetapi pihak SFA tetap melakukan survey ulang untuk melihat perubahan yang terjadi dalam 6 bulan sampai 1 tahun sebelumnya, karena pelaksanaan survey oleh SFA dilakukan pada tahun 2011. Oleh karena itu untuk melihat perubahan data tapak, harus dilakukan pengecekan ulang. Baik itu data primer tapak maupun data sekunder dari pihak terkait yang membantu dalam
proses inventarisasi (survey) ini. Tahapan ini sangatlah penting dilakukan untuk mendapatkan desain yang akurat serta menghindari kesalahan perancangan yang akan mengakibatkan ketidaknyamanan user nantinya karena perubahan data untuk analisis nantinya. Sebelum melakukan inventarisasi atau ground check, ada beberapa hal yang harus disiapkan. Pada tabel dibawah ini dapat dilihat tugas dan hasil yang harus dicapai dalam tahap ini.
Tabel 10. Tugas dan Hasil Inventarisasi
Tugas Hasil
Menyiapkan mastermap OS dari klien yang nantinya diubah sesuai standar SFA
Data CAD yang sesuai standar SFA (A124-MOS)
Base mapping dari google earth Foto citra kondisi tapak sebagai acuan
Documentations File fotografi
Pengecekan peta hasil surveiklien dengan kondisi di lapang
Peta dalam CAD yang lebih akurat Sumber : Chandra, 2012
Sebelum melakukan survei lapang SFA menyiapakan mastermap OS yang didapat dari klien (PT. Anggara Architeam), beserta data kontur/level tapak, vegetasi, dan utilitas yang ada dalam bentuk CAD. File ini merupakan peta dari pihak arsitek (PT. Anggara Architeam) yang berisi tentang batasan dan luasan tapak. Kemudian peta inilah yang diolah oleh SFA untuk dijadikan peta dasar dalam kegiatan perancangan. Namun, sebelum menggunakan peta tersebut, SFA mengganti semua layer di dalamnya untuk diubah ke dalam format layer yang telah sesuai standar SFA.
Setiap elemen pada gambar CAD (bangunan, jalan, vegetasi, utilitas dll) dapat diketahui dengan mudah setelah proses standarisasi layer selesai. Selanjutnya Base mapping dari google earth berfungsi membantu dalam melihat kondisi lapang. SFA melakukan survei atau inventarisasi langsung ke tapak dalam waktu yang berkala. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan data yang lebih akurat dengan berbagai waktu yang berbeda. Semua data hasil survei akan diolah sebagai pendukung proses pembuatan masterplan. Semua kegiatan tersebut walaupun dilakukan pengerjaannya di studio SFA Indonesia, tetapi pihak SF UK tetap mengawasi jalannya proses tersebut dan memberikan masukan untuk
pengembangan dan pengolahan data hingga proses perancangan selesai. Jadi distribusi data dari SFA dan SF UK tetap berlangsung melalui email.Berikut adalah hasil survey yang dilakukan SFA berupa masterplan building/tower
Gudang Garam (OS), photography, dan MOS.
a. Master plan building/tower Gudang Garam (OS)
Dari master plan building/tower Gudang Garam atau yang disebut OS, dapat dilihat kondisi tapak beserta luas area, fasilitas, vegetasi, dan level kontur pada tapak. Peta inilah yang diolah oleh SFA menjadi peta dasar untuk proses perancangan berikutnya. Sebelum digunakan, tim kerja dari SFA merubah layer berdasarkan standarisasi gambar kerja yang berlaku di SFA dan SF UK. Untuk contoh gambar OS ditunjukkan pada Gambar 21.
b. Foto citra dan Photography
Dalam kegiatan survey, SFA mengambil beberapa foto sebagai ilustrasi acuan untuk analisis tapak nantinya. Sebagai basemap awal digunakan foto udara/citra dari google earth sebagai acuan posisi tempat pengambilan dokumentasi yang lainnya. Semua foto eksisting tapak dikumpulkan dalam satu file folder yang bernama photography. Berikut sebagia foto hasil dokumentasi SFA yang nantinya akan dikembangkan dalam proses pembuatan masterplan. Untuk memudahkan klien memahami gambar eksisting tapak, hasil dari dokumentasi disajikan dengan layout standar SFA. Foto yang ditampilkan merupakan perwakilan dari tapak yang nantinya akan dilakukan pengembangan. Setiap penambahan atau update dari foto tapak maka pihak SF UK juga harus mendapatkan update-an nya. Untuk contoh gambar
photography ditunjukkan pada Gambar 22. c. MOS
Peta ini adalah peta survey gabungan dari peta-peta sebelumnya. MOS
inilah yang nantinya akan dijadikan basemap utama dan menjadi acuan untuk pembuatan gambar perancangan hingga masterplan. MOS terdiri dari data bangunan, luasan, batas, sirkulasi, fasilitas, vegetasi dan lain lain yang diperlukan untuk proses analisi tapak berikutnya. Untuk contoh gambar MOS
Gambar 14. Initial Thought – Approach Metaphor
Gambar 15. Initial Thought – Illustrative entrance
Gambar 16. Initial Thought – Layer entrance
Gambar 17. Initial Thought – Illustrative elevation
Gambar 18. Initial Thought – Illustrative terrace
Gambar 19. Initial Thought – Layer terrace
Gambar 20. Initial Thought – Illustrative overall (Sumber : SFA 2012)
Gambar 21. Masterplan tower Gudang Garam (OS) oleh PT. Anggara Architeam
Gambar 22. Photography Survey (Sumber : Chandra, 2012)
Gambar 23. MOS (Sumber : SFA, 2012)