IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.4. Indikator Manajemen Pengetahuan
Indikator Manajemen Pengetahuan pada penelitian ini adalah konversi pengetahuan, spiral pengetahuan dan Ba. Adapun interpretasi dari indikator-indikator Manajemen Pengetahuan adalah sebagai berikut :
4.4.1 Konversi Pengetahuan
Konversi pengetahuan merupakan proses perubahan pengetahuan yang melibatkan tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit Knowledge merupakan pengetahuan yang bersifat sangat personal dan sulit untuk dirumuskan, dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain. Pengalaman, pemahaman subjektif, intuisi dan firasat termasuk ke dalam jenis pengetahuan ini. Explicit Knowledge adalah jenis pengetahuan yang dapat diekspresikan dalam bentuk kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk data, formulasi ilmiah, spesifikasi, manual, dan sebagainya. Pengetahuan jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis.
Konversi pengetahuan terdiri atas: sosialisasi (konversi tacit knowledge ke tacit knowledge), eksternalisasi (konversi tacit knowledge ke expilicit knowledge), kombinasi (konversi expilicit knowledge ke expilicit knowledge), dan internalisasi (konversi expilicit knowledge ke tacit knowledge). Penilaian pegawai kependidikan terhadap proses konversi pengetahuan di IPB dapat dilihat pada Tabel 3, Tabel 4, Tabel 5 dan Tabel 6.
Secara umum pegawai kependidikan tidak setuju bahwa mereka tidak pernah bertukar pengalaman atau pengetahuan dengan pegawai lain melalui obrolan-obrolan santai atau berbicara langsung, dengan nilai rataan 4,08. Sebaliknya, pegawai kependidikan sangat setuju bahwa proses sosialisasi terjadi melalui obrolan-obrolan santai atau berbicara secara langsung (lisan) dengan pegawai lain, dengan nilai rataan 4,22. Selain itu, pegawai kependidikan setuju bahwa sosialisasi juga terjadi melalui rapat, melalui rapat ini mereka dapat berbagi pengalaman dan pengetahuan dengan pegawai lain, baik dari yang
satu unit kerja atau bukan, terlihat dari nilai rataan 3,72. Apabila pegawai kependidikan tidak menghadiri rapat, pegawai kependidikan setuju bahwa mereka akan bertanya ke pegawai lain tetang hasil rapat yang terkait dengan pekerjaan mereka atau tidak, dengan nilai rataan 3,77. Pegawai kependidikan setuju bahwa mereka mentransfer pengalaman atau pengetahuan secara lisan (telepon atau face to face) kepada junior atau bawahan yang bertanya seputar pekerjaan mereka, dengan nilai rataan 4,06. Berdasarkan Tabel 3 maka proses konversi pengetahuan berupa sosialisasi telah ada di IPB, ditunjukan dengan nilai rataan 4,06 yang berarti setuju.
Tabel 3. Sebaran jawaban pegawai kepedidikan terhadap konversi pengetahuan (sosialisasi)
Pegawai kependidikan tidak setuju bahwa mereka tidak pernah bertukar pengalaman atau pengetahuan melalui berbagai media (seperti: telepon atau fasilitas lain) dengan Pegawai lain, dengan nilai rataan 3,17. Pegawai kependidikan setuju bahwa proses eksternalisasi terjadi melalui pembuatan dokumen (misal: laporan), dengan nilai rataan 3,86. Dokumen ini berisi pengetahuan atau pekerjaan yang dapat dibagikan untuk pegawai lain dalam satu atau beda unit kerja.
Pernyataan Rataan
nilai Keterangan
Sosialisasi Saya tidak pernah bertukar pengalaman/ pengetahuan dengan pegawai lain melalui obrolan-obrolan santai/ berbicara langsung (lisan).
4,08 Tidak setuju
Saya bertukar pengalaman/ pengetahuan melalui obrolan-obrolan santai/ berbicara langsung (lisan) dengan pegawai lain pada satu unit kerja.
4,22 Sangat setuju
Saya mengikuti pertemuan rutin (seperti: Rapat, Rabuan, dan lain lain) dimana saya dapat berbagi pengalaman/ pengetahuan dengan pegawai lain pada satu unit kerja.
3,80 Setuju
Saya mengikuti pertemuan rutin (seperti: Rapat, Rabuan, dan lain lain) dimana saya dapat berbagi pengalaman/ pengetahuan dengan pegawai lain yang berbeda unit kerja.
3,64 Setuju
Jika saya tidak mengikuti pertemuan Rutin (misal: Rapat, Rabuan, dan lain lain), saya akan bertanya ke pegawai lain tetang hasil rapat yang terkait dengan pekerjaan saya atau tidak.
3,77 Setuju
Saya mentransfer pengalaman/ pengetahuan secara lisan (telepon / face to face) kepada junior / bawahan yang bertanya seputar pekerjaan mereka
4,06 Setuju
Tabel 4. Sebaran jawaban pegawai kependidikan terhadap konversi pengetahuan (eksternalisasi)
Pernyataan Rataan
nilai Keterangan
Eksternalisasi Pengalaman/ pengetahuan saya tidak dituangkan secara tertulis (seperti: dalam bentuk laporan, dokumen, dan lain lain).
3,17 Ragu-Ragu
Jika memang diperlukan, saya dapat menuangkan pengalaman/ pengetahuan secara tertulis (seperti: dalam bentuk laporan, dokumen, dan lain lain) dan dibagikan ke pegawai lain pada satu unit kerja.
4,00 Setuju
Jika memang diperlukan, saya dapat menuangkan pengalaman/ pengetahuan saya secara tertulis (seperti: dalam bentuk laporan, dokumen, dan lain lain) dan dibagikan ke pegawai lain yang berbeda unit kerja.
3,75 Setuju
Hasil pertemuan rutin (seperti: rapat, rabuan, dan lain lain) dinotulensikan dengan baik, sehingga hasil pertemuan rutin dapat ditransfer dengan mudah apabila ada pegawai lain yang memerlukan.
4,04 Setuju
Apabila diperlukan, saya dapat memberikan dokumen-dokumen tertulis yang dibutuhkan junior / bawahan yang memerlukan atau bertanya seputar pekerjaan mereka.
4,05 Setuju
Total 3,80 Setuju
Pegawai kependidikan setuju bahwa, pembuatan dokumen (misal: laporan) juga digunakan sebagai sarana untuk mentransfer pengetahuan, pengalaman atau pekerjaan kepada junior atau bawahan, hal ini terlihat dari nilai rataan 4,05. Pegawai kependidikan setuju bahwa hasil rapat juga dituangkan dalam bentuk notulensi agar hasil pertemuan dapat ditransfer dengan mudah apabila ada pegawai lain yang memerlukan, dengan nilai rataan 4,04. Berdasarkan Tabel 4 maka proses konversi pengetahuan berupa eksternalisasi telah ada di IPB, ditunjukan dengan nilai rataan 3,80 yang berarti setuju.
Pegawai kependidikan setuju bahwa proses kombinasi terjadi melalui pertukaran pengetahuan atau pengalaman melalui berbagai media dengan pegawai dari satu atau beda unit kerja, dengan nilai rataan 3,98. Email menjadi salah satu media yang digunakan untuk dapat bertukar pengetahuan tertulis (seperti: dokumen, laporan, notulen, dan lain lain), terlihat dari nilai rataan 3,84 yang berarti setuju. Sebaliknya, pegawai kependidikan tidak setuju bahwa email tidak menjadi sarana. Berdasarkan Tabel 5 maka proses konversi
pengetahuan berupa kombinasi telah ada di IPB, ditunjukan dengan nilai rataan 3,94 yang berarti setuju.
Tabel 5. Sebaran jawaban pegawai kependidikan terhadap konversi pengetahuan (kombinasi)
Pernyataan Rataan
nilai Keterangan
Kombinasi
Saya tidak pernah bertukar pengalaman/ pengetahuan melalui berbagai media (seperti: dokumen, rapat, telepon, percakapan, email, atau fasilitas lain) dengan Pegawai lain.
4,05 Tidak setuju
Saya bertukar pengalaman/ pengetahuan melalui berbagai media (seperti: dokumen, rapat, telepon, percakapan, email, atau fasilitas lain) dengan pegawai lain pada satu unit kerja.
4,00 Setuju
Jika diperlukan, saya bertukar pengalaman/ pengetahuan melalui berbagai media (seperti: dokumen, rapat, telepon, percakapan, email, dan fasilitas internet lain) dengan pegawai lain yang berbeda unit kerja.
3,96 Setuju
Email menjadi sarana saya bertukar pengalaman/ pengetahuan tertulis (seperti: dokumen, laporan, notulen, dan lain lain) dengan pegawai lain pada satu unit kerja.
3,84 Setuju
Email menjadi sarana saya bertukar pengalaman/ pengetahuan tertulis (seperti: dokumen, laporan, notulen, dan lain lain) dengan pegawai lain yang berbeda unit kerja.
3,92 Setuju
Email tidak menjadi sarana saya bertukar pengalaman/ pengetahuan tertulis (seperti: dokumen, laporan, notulen, dan lain lain) dengan pegawai lain pada satu unit kerja.
3,83 Tidak setuju
Total 3,94 Setuju
Pegawai kependidikan setuju bahwa proses internalisasi terjadi melalui proses learning by doing yang dilakukan antar pegawai pada satu atau berbeda unit kerja, dengan nilai rataan 4,11. Bahkan pegawai kependidikan sangat setuju bahwa proses pembimbing junior atau bawahan juga dilakukan dengan cara memberikan contoh langsung (mempraktekan) bagaimana mengerjakan suatu pekerjaan, dengan nilai rataan 4,26. Pegawai kependidikan pun sangat setuju bahwa learning by doing atau belajar sambil melakukan atau mempraktekan akan lebih mempermudah meraka dalam memahami suatu pekerjaan, sehingga dapat mengerjakan pekerjaan itu dengan baik, terlihat dari nilai rataan 4,27. Apabila pegawai kependidikan, kesulitan mengerjakan pekerjaan, mereka bertanya kepada pegawai lain, jika diperlukan, pegawai lain dapat mempraktekan bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut dengan baik, hal ini terlihat dari nilai rataan 4,19 yang berarti setuju. Selain itu, pegawai kependidikan menyetujui bahwa pengumuman yang ditempel pada papan
pengumuman di unit kerja atau papan pengumuman yang lain, dapat memberikan informasi baru dan menambah wawasan serta pengetahuan mereka. Berdasarkan Table 6 maka konversi pengetahuan berupa internalisasi telah ada di IPB, ditunjukan dengan nilai rataan 4,20 yang berarti setuju.
Tabel 6. Sebaran jawaban pegawai kependidikan terhadap konversi pengetahuan (internalisasi)
Pernyataan Rataan
nilai Keterangan
Internalisasi Saya melakukan learning by doing atau belajar sambil melakukan / mempraktekan dengan Pegawai lain pada satu
unit kerja.
4,18 Setuju
Jika diperlukan, saya melakukan learning by doing atau belajar sambil melakukan / mempraktekan dengan Pegawai lain yang berbeda unit kerja.
4,04 Setuju
Apabila ada junior/ bawahan yang membutuhkan bimbingan, saya akan membimbing mereka. Jika diperlukan saya akan mempraktekan bagaimana mereka seharusnya mengerjakan suatu pekerjaan.
4,26 Sangat setuju
Dengan learning by doing atau belajar sambil melakukan / mempraktekan saya akan lebih mudah memahami suatu pekerjaan, sehingga dapat mengerjakan pekerjaan itu dengan baik.
4,27 Sangat setuju
Jika saya kesulitan mengerjakan pekerjaan, saya bertanya kepada pegawai lain. Jika diperlukan, pegawai lain dapat mempraktekan bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut dengan baik.
4,19 Setuju
Pengumuman-pengumuman yang ditempel pada papan pengumuman unit kerja atau papan pengumuman yang lain, dapat memberikan informasi baru dan menambah wawasan dan pengetahuan saya.
4,16 Setuju
Total 4,20 Setuju
Berdasarkan Tabel 3, Tabel 4, Tabel 5 dan Tabel 6 maka dapat disimpulkan bahwa secara umum pegawai kependidikan setuju telah terdapat proses konversi pengetahuan di IPB, ditunjukan dengan nilai rataan 4,20. Proses konversi terendah adalah pada proses eksternalisasi yaitu dengan nilai rataan 3,80 (setuju). Proses konversi tertinggi yaitu pada proses internalisasi, dengan nilai rataan 4,20 yang berarti sangat setuju. Oleh karena itu, diperlukan upaya untuk meningkatkan eksternalisasi pada pegawai IPB, seperti memberikan intensif kepada pegawai yang menyalurkan pengetahuan atau pengalaman mereka ke dalam bentuk tertulis. Pada sisi lain,
internalisasi perlu terus dipertahankan dan ditingkatkan untuk ke depannya.
4.4.2 Spiral Pengetahuan
Spiral pengetahuan merupakan pemicu atau kemudahan yang menyebabkan pergeseran antar berbagai model konversi pengetahuan dapat berlangsung, sehingga membentuk proses spiral ke atas, dimulai dari level individu bergerak terus ke level kelompok, kemudian ke level organisasi dan bahkan ke level antar organisasi. Penilaian pegawai kependidikan terhadap spiral pengetahuan di IPB dapat dilihat pada Tabel 7.
Secara umum pegawai kependidikan setuju bahwa adanya rapat rutin merupakan salah satu sarana untuk mempermudah pegawai kependidikan dalam melakukan sharing pengetahuan secara face to face dengan pegawai lain, dengan nilai rataan 3,95. pegawai kependidikan setuju bahwa kemudahan juga didapat apabila pegawai kependidikan memerlukan pengetahuan atau pengalaman seputar pekerjaan pegawai lain pada satu atau beda unit kerja, pengetahuan dan pengalaman ini dapat diperoleh melalui berkas tertulis (misal: laporan,dan lain lain), ditunjukan dengan nilai rataan 3,73. Email juga menjadi sarana yang memudahkan pegawai kependidikan dalam menerima dan menyampaikan dokumen, terlihat dari nilai rataan 4,20 yang berarti setuju. Selain itu, pegawai kependidikan setuju bahwa sarana blog bagi staf IPB yang difasilitasi Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI), sangat memfasilitasi dan memudahkan bagi pegawai kependidikan yang ingin menuangkan segala pengalaman ringan seputar pekerjaan, dengan nilai rataan 4,09. Pegawai kependidikan juga setuju bahwa kemudahan berbagi pengetahuan atau pengalaman juga dapat dirasakan dari tim kerja atau kepanitiaan yang dibentuk IPB, terlihat dari nilai rataan 4,10. Tim kerja atau kepanitiaan ini terdiri atas pegawai-pegawai dari lintas unit kerja, dengan adanya tim kerja atau kepanitiaan tersebut, sangat memudahkan mereka dalam belajar, berbagi pengalaman atau
pengetahuan, dan learning by doing dengan pegawai dari unit kerja yang berbeda.
Tabel 7. Sebaran jawaban pegawai kependidikan terhadap spiral pengetahuan
Pernyataan Rataan
nilai Keterangan
Terdapat sarana berbagi pengalaman/ pengetahuan berupa pertemuan rutin yang mempermudah proses transfer pengalaman/ pengetahuan secara langsung (lisan/ face to face).
3,95 Setuju
Pengetahuan/pengalaman seputar pekerjaan dari pegawai lain
pada satu unit kerja, mudah diperoleh melalui berkas
tertulis seperti dokumen, laporan, dan lain lain.
3,75 Setuju
Jika diperlukan, saya dapat memperoleh berkas tertulis (seperti: dokumen, laporan, dan lain lain) berupa pengalaman/ pengetahuan seputar pekerjaan pegawai lain yang berbeda unit kerja.
3,71 Setuju
Email menjadi sarana yang efektif untuk mempermudah antar pegawai menerima dan menyampaikan pengetahuan tertulis (seperti: dokumen, laporan, notulen, dan lain lain).
4,20 Setuju
Adanya Blog bagi staf IPB yang difasilitasi DKSI, sangat memfasilitasi dan memudahkan bagi pegawai yang ingin menuangkan segala pengalaman ringan seputar pekerjaan, selain juga menyalurkan hobi menulis pegawai.
4,09 Setuju
IPB membentuk tim kerja / kepanitiaan yang terdiri atas pegawai-pegawai dari lintas unit kerja. Adanya tim kerja atau kepanitiaan tersebut, sangat memudahkan saya dalam belajar, berbagi pengalaman/ pengetahuan, dan learning by doing dengan pegawai dari unit kerja yang berbeda.
4,10 Setuju
Total 3,97 Setuju
Berdasarkan Tabel 7 dapat disimpulkan pegawai kependidikan setuju terdapat spiral pengetahuan yang merupakan pemicu atau kemudahan proses konversi pengetahuan di IPB, ditunjukan dengan nilai rataan 3,97. Pemicu atau kemudahan proses konversi pengetahuan terdapat pada tingkat individu, group atau kelompok dan organisasi. Pada level individu, terlihat dari kemampuan pegawai yang sudah dapat menggunakan fasilitas dunia maya yaitu email. Email menjadi sarana yang efektif untuk pegawai menerima dan menyampaikan pengetahuan. Pada level group atau kelompok, dapat terlihat dari kemudahan pegawai kependidikan dalam memperoleh pengetahuan atau pengalaman pegawai lain dalam bentuk tertulis, dengan nilai rataan 3,73. Pada level organisasi, IPB memberikan kemudahan dengan memberikan beberapa sarana dan fasilitas seperti
pembentukan tim kerja atau kepanitian dan Blog, terlihat dengan nilai rataan 4,095.
4.4.3 Ba Ruang Pertukaran Informasi
Ba merupakan dasar dari kegiatan penciptaan pengetahuan, tempat berlangsungnya percakapan dan praktik dialektikal untuk menciptakan visi dan mendorong pencapaian tujuan organisasi. Ba dibentuk oleh dua dimensi. Pertama, tipe interaksi (individu dan kolektif). Kedua, media interaksi (virtual atau tatap muka). Penilaian pegawai kependidikan terhadap Ba di IPB dapat dilihat pada Tabel 8.
Secara umum pegawai kependidikan setuju bahwa mereka melakukan dialog atau diskusi melalui tatap muka langsung dengan pegawai lain, baik dalam satu unit kerja atau berbeda unit kerja, ditunjukan dengan nilai rataan 4,02. Pegawai kependidikan juga setuju bahwa interaksi terjadi melalui forum-forum pertemuan seperti rapat, dengan nilai rataan 4,06. Rapat menjadi sarana bagi mereka untuk berdiskusi, berbagi info, pengalaman dan pengetahuan secara langsung dengan pegawai satu unit kerja maupun berbeda unit kerja. Pegawai kependidikan pun setuju bahwa yahoo group atau sejenisnya menjadi sarana atau fasilitas virtual (maya) untuk mereka berdiskusi, berbagi info, pengalaman dan pengetahuan, terlihat dari nilai rataan 3,95. Selain itu, pegawai kependidikan setuju bahwa email atau chating menjadi sarana atau fasilitas virtual (maya) bagi mereka untuk berdiskusi, berbagi info, pengalaman dan pengetahuan dengan pegawai lain pada satu atau berbeda unit kerja, dengan nilai rataan 3,78.
Berdasarkan Tabel 8 maka dapat disimpulkan bahwa pegawai kependidikan setuju Ba sudah terdapat di IPB, ditunjukan dengan nilai rataan 3,86. Ba merupakan dasar dari kegiatan penciptaan pengetahuan, tempat berlangsungnya percakapan dan praktik dialektikal.
Tabel 8. Sebaran jawaban pegawai kependidikan terhadap Ba
Pernyataan Rataan
nilai Keterangan
Media Interaksi Fisik atau Tatap Muka Saya berdialog, berdiskusi dan bertatap muka secara
langsung dengan Pegawai lain pada satu unit kerja .
4,19 Setuju Saya berdialog, berdiskusi dan bertatap muka secara
langsung dengan Pegawai lain yang berbeda unit kerja.
3,94 Setuju Pertemuan rutin (seperti: rapat, dan lain lain) menjadi sarana
bagi kami untuk berdiskusi, berbagi info, pengalaman dan pengetahuan secara langsung dengan pegawai satu unit
kerja ataupun berbeda unit kerja
4,06 Setuju
Rata-Rata Sub Total 4,06 Setuju Media Interaksi Virtual atau Maya
Yahoo Group atau sejenisnya menjadi sarana atau fasilitas virtual (maya) untuk kami berdiskusi, berbagi info, pengalaman dan pengetahuan.
3,95 Setuju
Email / chating menjadi sarana atau fasilitas virtual (maya) bagi saya untuk berdiskusi, berbagi info, pengalaman dan pengetahuan dengan pegawai lain pada satu unit kerja.
3,78 Setuju
Email / chating menjadi sarana atau fasilitas virtual (maya) bagi saya untuk berdiskusi, berbagi info, pengalaman dan pengetahuan dengan pegawai lain yang berbeda unit kerja.
3,90 Setuju
Saya berinteraksi dan bertukar pengetahuan secara tidak
langsung dengan Pegawai lain pada satu unit kerja ataupun berbeda unit kerja.
3,23 Ragu-Ragu
Rata-Rata Sub Total 3,72 Setuju
Total 3,86 Setuju
Penggunaan media interaksi virtual kurang diminati oleh pegawai, hal ini terlihat dari nilai rataan 3,72, berbeda dengan penggunaan media fisik (tatap muka) yang nilai rataannya mencapai 4,06. Maka diperlukan upaya untuk meningkatkan penggunaan fasilitas internet (dunia maya atau virtual) sebagai sarana untuk mempermudah dalam pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai, seperti pembuatan aturan atau SOP pekerjaan yang berkaitan dengan keharusan penggunaan fasilitas internet guna mempermudah pekerjaan.