Ada beberapa opsi yang bisa Anda gunakan untuk mengkustomisasi formulir Anda, cari tahu apakah beberapa opsi berikut ini cocok dengan kebutuhan Anda:
Opsi Baca sumber daya ini
Jika Anda ingin bisa memilih bidang yang ditampilkan di formulir, gunakan Panduan Formulir untuk membuat formulir Anda.
Membuat formulir dengan menggunakan Panduan Formulir Menambahkan tab ke formulir bisa membuat formulir terlihat lebih
tertata dan lebih mudah digunakan, terutama jika formulir berisi banyak kontrol.
Membuat formulir bertab:
Kontrol Browser Web memungkinkan Anda menampilkan halaman web pada formulir. Anda bisa menautkan kontrol ke bidang atau kontrol di
Menambahkan penelusuran web ke formulir
database Anda untuk menentukan secara dinamis halaman yang
ditampilkan. Misalnya, Anda bisa menggunakan informasi alamat dalam database untuk membuat peta kustom pada situs pemetaan Internet, atau Anda bisa menggunakan informasi produk di database untuk mencari item pada situs web pemasok.
Access menempatkan kontrol dalam panduan yang disebut tata letak untuk membantu menyelaraskan posisi kontrol di formulir. Temukan cara memindahkan dan menentukan ukuran kontrol secara independen.
Memindahkan dan mengubah ukuran kontrol secara independen
Pengenalan ke laporan di Access
Laporan menawarkan cara menampilkan, memformat, dan merangkum informasi di database Microsoft Access Anda. Misalnya, Anda bisa membuat laporan sederhana dari nomor telepon semua kontak Anda, atau laporan rangkuman tentang penjualan total di seluruh wilayah dan periode waktu yang berbeda.
Dari artikel ini, Anda akan mendapatkan gambaran umum laporan di Access. Anda juga akan mempelajari dasar-dasar membuat laporan, dan menggunakan opsi seperti pengurutan, pengelompokan, dan peringkasan data, dan cara mempratinjau dan mencetak laporan. Catatan Informasi di artikel ini dimaksudkan untuk digunakan hanya dengan database desktop Access.
Di artikel ini
Gambaran umum Membuat laporan
Menambahkan pengelompokan, pengurutan, atau total Menerapkan pemformatan bersyarat untuk menyoroti data Mengkustomisasi warna dan font
Menambahkan logo atau gambar latar belakang Mempratinjau dan mencetak laporan
Gambaran umum
Apa yang bisa Anda lakukan dengan laporan?
Laporan adalah objek database yang praktis saat Anda ingin menyajikan informasi dalam database Anda untuk salah satu penggunaan berikut ini:
Menampilkan atau mendistribusikan rangkuman data. Mengarsipkan snapshot data.
Menyediakan detail tentang rekaman individual. Membuat label.
Bagian-bagian laporan
Meskipun dimungkinkan membuat laporan "tak terikat" yang tidak menampilkan data, demi tujuan artikel ini, kami akan menganggap bahwa sebuah laporan terikat dengan sumber data seperti tabel atau kueri. Desain laporan dibagi menjadi bagian-bagian yang bisa Anda tampilkan dalam tampilan Desain. Memahami cara tiap bagian berfungsi bisa membantu Anda membuat laporan yang lebih baik. Misalnya, bagian di mana Anda memilih meletakkan kontrol terhitung
menentukan cara Access menghitung hasilnya. Daftar berikut ini adalah rangkuman tipe bagian dan penggunaannya:
Bagian Bagaimana bagian ditampilkan
saat dicetak Di mana bagian bisa digunakan
Header
LaporanDi permulaan laporan.
Gunakan header laporan untuk informasi yang mungkin biasanya muncul di halaman sampul, seperti logo, judul, atau tanggal. Saat Anda menempatkan kontrol terhitung yang menggunakan fungsi agregat Sum di header laporan, jumlah yang dihitung adalah untuk seluruh laporan.
Header laporan dicetak sebelum header halaman.
Header Halama n
Di bagian atas setiap halaman.
Gunakan header halaman untuk mengulangi judul laporan di setiap halaman.
Header Grup
Di permulaan tiap grup rekaman baru.
Gunakan header grup untuk mencetak nama grup. Misalnya, dalam laporan yang dikelompokkan menurut produk, gunakan header grup untuk mencetak nama produk. Saat Anda menempatkan kontrol terhitung yang menggunakan fungsi agregat Sum di header grup, jumlah adalah untuk grup sekarang. Anda bisa memiliki beberapa bagian header grup di laporan, bergantung pada berapa banyak tingkat
pengelompokan yang sudah Anda tambahkan. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat header dan footer grup, baca bagian Menambahkan pengelompokan, pengurutan, atau total.
Detail Muncul sekali untuk setiap baris di sumber rekaman.
Ini tempat Anda menempatkan kontrol yang menyusun badan utama laporan.
Footer
Grup Di akhir tiap grup rekaman.
Gunakan footer grup untuk mencetak informasi ringkasan untuk grup. Anda bisa memiliki beberapa bagian footer grup di laporan, bergantung pada berapa banyak tingkat
pengelompokan yang sudah Anda tambahkan.
Footer Halama n
Di bagian akhir setiap halaman.
Gunakan footer halaman untuk mencetak nomor halaman atau informasi per halaman.
Footer Laporan
Di akhir laporan.
Catatan Dalam tampilan Desain, footer laporan muncul di bawah footer halaman. Tetapi, di semua tampilan lainnya (tampilan Tata Letak, misalnya, atau saat laporan dicetak atau dipratinjau), footer laporan terlihat di atas footer halaman, tepat setelah footer grup terakhir atau baris detail di halaman terakhir.
Gunakan footer laporan untuk mencetak total laporan atau
informasi rangkuman lainnya untuk seluruh laporan.
Anda akan mendapati bahwa jauh lebih mudah membuat laporan bermakna saat database Anda memiliki struktur dan hubungan tabel yang didesain dengan baik. Untuk pengenalan tentang perencanaan dan perancangan database, lihat Dasar-dasar desain database.
Atas Halaman
Gambaran umum
Database relasional seperti Access biasanya memiliki banyak tabel berkaitan. Dalam database yang didesain dengan baik, setiap tabel menyimpan data tentang subjek tertentu, seperti karyawan atau produk. Sebuah tabel memiliki catatan (baris) dan bidang (kolom). Bidang tipe data yang berbeda, seperti teks, angka, tanggal dan hyperlink.
Rekaman
: Berisi data khusus, seperti informasi tentang karyawan atau produk tertentu. Bidang
: Berisi data tentang satu aspek dari subjek tabel, seperti nama depan atau alamat email.
Nilai bidang
: Setiap rekaman mempunyai nilai bidang. Sebagai contoh, Contoso, Ltd. atau someone@example.com.
Properti tabel dan bidang
Karakteristik dan perilaku tabel dan bidang ditentukan dan dikontrol oleh properti. Properti tabel diatur dalam lembar properti tabel, sebagai contoh Anda bisa mengatur properti Tampilan Default tabel untuk menetapkan cara tabel ditampilkan secara default. Properti bidang menentukan aspek perilaku bidang. Anda juga bisa mengatur properti bidang dalam tampilan Desain dengan menggunakan panel Properti Bidang. Setiap bidang mempunyai tipe data yang menentukan jenis informasi yang disimpan dalam bidang. Sebagai contoh, beberapa garis atau teks atau mata uang adalah tipe data.
Hubungan tabel
Meskipun setiap tabel dalam database menyimpan data tentang subjek tertentu, tabel dalam database relasional seperti Access, menyimpan data tentang subjek terkait. Sebagai contoh, database mungkin berisi:
Tabel pelanggan yang mencantumkan daftar pelanggan perusahaan Anda dan alamat mereka.
Tabel produk yang mencantumkan daftar produk yang Anda jual, termasuk harga dan gambar untuk setiap item.
Tabel pesanan yang melacak pesanan pelanggan.
Untuk menghubungkan data yang disimpan dalam tabel berbeda, Anda akan membuat
hubungan. Hubungan adalah hubungan logis di antara dua tabel yang mempunyai sebuah bidang umum.
Kunci
Bidang yang merupakan bagian dari hubungan tabel disebut kunci. Kunci biasanya terdiri dari satu bidang, namun dapat terdiri lebih dari satu bidang. Ada dua jenis kunci:
Kunci utama: Sebuah tabel hanya mempunyai satu kunci utama. Kunci utama terdiri dari satu bidang atau lebih yang secara unik mengidentifkasi setiap rekaman yang Anda simpan dalam tabel. Secara otomatis Access menyediakan nomor indentifkasi unik, disebut nomor ID yang berfungsi sebagai kunci utama. Untuk informasi lebih lanjut bacalah Menambahkan atau mengganti kunci utama tabel.
Kunci asing: Sebuah tabel bisa mempunyai satu atau lebih kunci asing. Kunci asing berisi nilai yang bersesuaian dengan nilai dalam kunci utama tabel lain. Sebagai contoh, Anda mungkin mempunyai tabel Pesanan di mana setiap pesanan mempunyai ID pelanggan yang bersesuaian ke rekaman dalam tabel Pelanggan. Bidang ID pelanggan adalah kunci asing dari tabel Pesanan.
Kesesuaian nilai antar bidang kunci membentuk dasar dari hubungan tabel. Anda menggunakan hubungan tabel untuk mengkombinasikan data dari tabel terkait. Sebagai contoh, anggap Anda mempunyai tabel Konsumen dan tabel Pesanan. Dalam tabel Pelanggan, setiap rekaman diidentifikasi oleh bidang kunci utama, ID.
Untuk menghubungkan setiap pesanan dengan pelanggan, Anda menambahkan bidang kunci asing ke tabel Pesanan yang bersesuaian dengan bidang ID tabel Pelanggan, lalu buat hubungan antar dua kunci tersebut. Ketika Anda menambah rekaman ke tabel Pesanan, Anda
menggunakan nilai untuk ID pelanggan yang berasal dari tabel Pelanggan. Setiap kali Anda ingin melihat setiap informasi tentang pesanan pelanggan, Anda menggunakan hubungan untuk mengidentifikasi data mana dari tabel Pelanggan yang bersesuaian dengan rekaman dalam tabel Pesanan.
Hubungan tabel, ditampilkan dalam jendela Hubungan.
Kunci utama diidentifkasi dengan ikon kunci di samping nama bidang. Kunci asing — perhatikan tidak adanya ikon kunci.
Keuntungan menggunakan hubungan
Menyimpan data terpisah dalam tabel yang terkait menghasilkan keuntungan sebagai berikut: Konsistensi Karena setiap item data direkam hanya sekali dalam satu
tabel, maka lebih sedikit kemungkinan untuk ambiguitas atau inkonsistensi. Sebagai contoh, Anda menyimpan nama pelanggan hanya sekali dalam tabel tentang pelanggan, dari pada menyimpannya berulang kali (dan berpotensi inkonsisten) dalam tabel yang berisi data pesanan.
Efisiensi Merekam data hanya di satu tempat berarti Anda menggunakan lebih sedikit ruang. Lebih jauh lagi, tabel yang lebih kecil cenderung
menyediakan data lebih cepat dari pada tabel yang lebih besar. Akhirnya, jika Anda tidak menggunakan tabel terpisah untuk subjek yang terpisah, Anda akan memperkenalkan nilai kosong (ketiadaan data) dan kelebihan data di dalam tabel Anda, keduanya bisa membuang ruangan dan
mengganggu kinerja.
Komprehensibilitas Desain database lebih mudah untuk dimengerti jika subjeknya dipisahkan ke dalam tabel secara benar.
Atas Halaman
Menambahkan tabel ke database desktop
Buat tabel baru jika Anda mempunyai sumber data baru yang tidak termasuk dalam tabel Anda yang sudah ada. Ada beberapa opsi untuk menambahkan tabel ke database Access Anda seperti, dengan membuat database baru, dengan menyisipkan tabel ke dalam database yang sudah ada, atau dengan mengimpor atau menautkan tabel dari sumber data yang lain — seperti buku kerja Microsoft Excel, dokumen Microsoft Word, file teks, layanan web, atau database lain. Ketika Anda membuat database kosong yang baru, tabel baru yang kosong otomatis disisipkan untuk Anda. Selanjutnya Anda bisa memasukkan data dalam tabel untuk memulai menentukan bidang Anda.
Untuk informasi lebih lanjut tentang penambahan bidang ke database dekstop, baca artikel Menambahkan bidang ke tabel.
Membuat tabel baru dalam database desktop baru 1. Pada File, klik baru > Database desktop kosong.
2. Dalam kotak Nama file, ketik nama fle untuk database baru.
3. Untuk menyimpan database di lokasi berbeda, klik ikon folder yang berbeda di dalam daftar folder.
4. Klik Buat.
Database baru akan terbuka, dengan tabel baru yang bernama Table1, ubah nama tabel tersebut berdasarkan tipe data penyimpanannya.
Membuat tabel baru dalam database yang sudah ada
1. Klik File > Buka , dan klik database jika tercantum di bawah Terbaru. Jika tidak, pilih salah satu opsi pencarian untuk mengetahui lokasi database. 2. Pada Buat, klik Tabel.
Tabel baru akan ditambahkan dan terbuka di tampilan Lembar Data. Atas Halaman
Data eksternal
Anda bisa menautkan ke berbagai sumber data eksternal, seperti database, file teks, dan buku kerja Excel yang lain. Ketika Anda menautkan ke data eksternal, Access bisa menggunakan link itu seolah-olah seperti tabel. Bergantung pada sumber data eksternal dan cara Anda membuat link, Anda bisa mengedit data dalam tabel yang ditautkan, dan bisa membuat hubungan yang melibatkan tabel yang ditautkan. Namun Anda tidak bisa mengubah desain data eksternal dengan menggunakan link.
Mengimpor atau menautkan untuk membuat tabel
Anda bisa membuat tabel dengan mengimpor atau menautkan data yang disimpan di tempat lain. Anda bisa mengimpor atau menautkan ke data dalam buku kerja Excel, daftar Windows
SharePoint Services, file XML, database Access lain, folder Microsoft Outlook, dan lainnya. Ketika Anda mengimpor data, Anda membuat salinan data di tabel baru dalam database saat ini. Perubahan selanjutnya terhadap data tidak berpengaruh terhadap data yang diimpor, dan
perubahan terhadap data yang diimpor tidak mempengaruhi data sumber. Setelah Anda
menghubungkan ke sumber data dan mengimpor datanya, selanjutnya Anda bisa menggunakan data yang diimpor tanpa menghubungkan ke sumber. Anda bisa mengubah desain tabel yang diimpor.
Ketika Anda menautkan data, Anda membuat tabel yang ditautkan dalam database saat ini yang menggambarkan link langsung ke informasi yang sudah ada, yang tersimpan di tempat lain. Ketika Anda mengubah data dalam tabel terkait, Anda mengubah di sumbernya. Setiap kali sumber data diubah, perubahan itu diperlihatkan dalam tabel yang ditautkan. Anda harus bisa terhubung ke sumber data setiap kali Anda menggunakan tabel yang ditautkan. Anda tidak bisa mengubah desain tabel yang ditautkan.
Catatan Anda tidak bisa mengedit data dalam lembar kerja Excel menggunakan tabel yang ditautkan. Sebagai solusinya, impor data sumber ke dalam database Access lalu tautkan ke database dari Excel. Untuk informasi lebih lanjut tentang penautan ke Access dari Excel, carilah Bantuan Excel
Membuat tabel baru dengan mengimpor atau menautkan ke data eksternal
1. Pada tab Data Eksternal, di grup Impor & Tautkan, klik salah satu sumber data yang tersedia.
2. Ikuti instruksi dalam kotak dialog yang muncul di setiap langkah. Access membuat tabel baru dan menampilkannya dalam Panel Navigasi.
Tips Anda juga bisa mengimpor atau menautkan ke daftar SharePoint , untuk informasi selngkapnya, baca Mengimpor dari atau menautkan data ke daftar SharePoint.
Atas Halaman
Menggunakan situs SharePoint untuk membuat tabel.
Anda bisa membuat tabel di database Anda yang mengimpor dari atau menautkan ke daftar SharePoint. Anda juga bisa membuat daftar SharePoint baru dengan menggunakan templat yang sudah ditentukan sebelumnya.
1. Di bawah Buat, klik Daftar SharePoint dan lakukan salah satu hal berikut ini:
Membuat daftar SharePoint yang didasarkan pada templat Membuat daftar kustom baru
Mengimpor data dari daftar yang sudah ada Menautkan ke daftar yang sudah ada Atas Halaman
Menggunakan layanan web untuk membuat tabel
Anda bisa membuat tabel dalam database Anda yang menyambungkan data di situs web yang menyediakan antarmuka layanan web.
Catatan Tabel layanan web bersifat baca saja.
1. Pada tab Data Eksternal, di grup Impor & Tautkan, klik Lainnya lalu klik Layanan Data.
2. Jika sambungan yang Anda inginkan telah terinstal, lewati ke langkah 5. Jika tidak, lanjutkan dengan langkah berikutnya.
3. Klik Instal koneksi baru.
4. Pilih fle sambungan yang ingin Anda gunakan, lalu klik OK.
5. Dalam kotak Buat Link ke Data Layanan Web, perluas sambungan yang ingin Anda gunakan.
6. Pilih tabel yang ingin Anda tautkan. Access menampilkan bidang di sisi kanan kotak dialog.
7. Secara opsional, ketik nama untuk tabel yang ditautkan dalam kotak
Tentukan nama link. Access akan menggunakan nama ini untuk tabel yang ditautkan di Panel Navigasi.
8. Klik OK. Access membuat tabel yang ditautkan. Atas Halaman
Mengatur properti tabel dalam database desktop
Anda bisa mengatur properti yang berlaku ke seluruh tabel atau untuk ke seluruh rekaman. 1. Pilih tabel yang propertinya ingin Anda atur.
2. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Desain.
3. Pada tab Desain, di grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Lembar Properti.
.
4. Pada lembar properti, klik tab Umum.
5. Klik kotak di samping kiri properti yang ingin Anda atur, lalu masukkan pengaturan untuk properti. Untuk melihat daftar properti tabel, klik Properti Tabel yang Tersedia.
6. Tekan CTRL+S untuk menyimpan perubahan Anda.
Tips Untuk menyediakan lebih banyak ruang untuk memasukkan atau mengedit pengaturan dalam kotak properti, tekan SHIFT+F2 untuk menampilkan kotak Zoom. Jika Anda mengatur properti Aturan Validasi untuk sebuah ekspresi dan menginginkan bantuan dalam
menyusunnya, klik di samping kotak properti ValidationRule untuk menampilkan Penyusun Ekspresi.
Atas Halaman
Menambahkan bidang ke tabel dalam database desktop
Anda menyimpan setiap bagian data yang ingin Anda telusuri dalam sebuah bidang. Sebagai contoh, dalam tabel kontak Anda membuat bidang untuk Nama Belakang, Nama Depan, Nomor Telepon, dan Alamat. Dalam tabel produk Anda membuat bidang untuk Nama Produk, ID Produk dan Harga.
Sebelum Anda membuat bidang, cobalah untuk memisahkan data ke bagian terkecilnya yang berguna. Jauh lebih mudah untuk mengombinasikan data nanti daripada memisahkannya nanti. Sebagai contoh, daripada bidang Nama Lengkap, pertimbangkan untuk membuat bidang terpisah untuk Nama Belakang dan Nama Depan. Selanjutnya, Anda bisa dengan mudah mencari atau mengurutkan menurut Nama Depan, Nama Belakang, atau keduanya. Jika Anda berencana untuk melaporkan, mengurutkan, atau menghitung item data, letakkan item tersebut dalam bidangnya sendiri. Untuk informasi lebih lanjut tentang mendesain database dan membuat bidang, bacalah link dalam bagian Lihat Juga.
Setelah Anda membuat bidang, Anda juga bisa mengatur properti bidang untuk mengontrol kemunculan dan perilakunya.
Anda bisa membuat bidang baru di Access dengan memasukkan data di kolom baru dalam tampilan Lembar Data. Ketika Anda membuat bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembar Data, secara otomatis Access menugaskan tipe data untuk bidang, menurut nilai yang Anda masukkan. Jika tidak ada tipe data yang dinyatakan oleh input Anda, Access menetapkan tipe data itu menjadi Teks namun Anda bisa mengubah tipe data itu.
Menambahkan bidang dengan memasukkan data.
Ketika Anda membuat tabel baru atau membuka tabel yang sudah ada dalam tampilan Lembar Data, Anda bisa menambahkan bidang ke tabel dengan memasukkan data dalam kolom lembar data Tambahkan Bidang Baru.
Masukkan data di kolom kosong Tambahkan Bidang Baru. Untuk menambah bidang baru:
1. Buat atau buka tabel dalam tampilan Lembar Data.
2. Di kolom Tambahkan Bidang Baru masukkan nama bidang yang ingin Anda buat . Gunakan nama deskriptif sehingga bidang itu lebih mudah untuk diidentifkasi.
3. Masukkan data ke dalam bidang baru. Atas Halaman
Mengatur properti bidang
Setelah Anda membuat bidang, Anda bisa mengatur properti bidang untuk mengontrol kemunculan dan perilakunya.
Sebagai contoh, dengan mengatur properti bidang, Anda bisa: Mengontrol kemunculan data dalam bidang
Membantu mencegah masukan data yang salah dalam bidang Menentukan nilai default untuk bidang
Membantu mempercepat pencarian dan pengurutan pada bidang
Anda bisa mengatur beberapa properti bidang yang tersedia ketika Anda bekerja dalam tampilan Lembar Data. Namun, untuk mendapatkan akses dan mengatur daftar properti bidang secara lengkap, Anda harus menggunakan tampilan Desain.
Mengatur properti bidang dalam tampilan Lembar Data
Anda bisa mengganti nama bidang; mengubah tipe datanya, mengubah properti Format-nya, dan mengganti beberapa properti bidang lain ketika Anda bekerja dalam tampilan Lembar Data.
Untuk membuka tabel dalam tampilan Lembar Data: Di Panel Navigasi, klik kanan tabel dan pada menu pintasan, klik Tampilan lembar data.
Untuk mengganti nama bidang: Ketika Anda menambahkan bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembar data, secara otomatis Access menugaskan nama umum pada bidang. Access menugaskan nama Bidang1 untuk bidang baru pertama, Bidang2 untuk bidang baru kedua, dan seterusnya. Secara default, nama bidang digunakan sebagai labelnya setiap kali bidang ditampilkan, seperti judul kolom pada lembar data. Mengganti nama bidang sehingga mereka mempunyai nama yang lebih deskriptif
membantu membuatnya lebih mudah untuk digunakan ketika Anda melihat atau mengedit rekaman.
1. Klik kanan judul bidang yang ingin Anda ganti namanya (sebagai contoh, Bidang1).
2. Pada menu pintasan, klik Ganti Nama Kolom. 3. Masukkan nama baru dalam judul bidang.
Nama bidang bisa terdiri sampai 64 karakter (huruf atau nomor), termasuk spasi. Mengubah tipe data bidang
Ketika Anda membuat bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembar Data, Access menguji data itu untuk menentukan tipe data yang benar untuk bidang. Sebagai contoh, jika Anda memasukkan 1/1/2006, Access mengenal data itu sebagai tanggal dan mengatur tipe data untuk bidang ke Tanggal/Waktu. Jika Access tidak bisa menentukan tipe data secara pasti, maka tipe data secara default diatur ke Teks.
Tipe data dari bidang menentukan properti bidang lain yang bisa Anda atur. Sebagai contoh, Anda bisa mengatur properti Tambahkan Saja saja untuk bidang yang mempunyai tipe data Hyperlink atau tipe data Memo.
Mungkin terdapat kasus ketika Anda ingin mengubah tipe data bidang secara manual. Sebagai contoh, anggap Anda mempunyai nomor kamar yang menyerupai tanggal seperti 10/2001. Jika