4 HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Infrastruktur jaringan dan teknologi informas
Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh staf IT di PT. Jakon, maka diperoleh infrastruktur jaringan yang berjalan saat ini seperti yang terlihat pada Gambar 7 dibawah ini:
Gambar 7 Infrastruktur Jaringan PT. Jakon
Infrastruktur jaringan yang dimiliki oleh PT. Jakon sebenarnya sudah bisa mendukung apabila akan diterapakan suatu aplikasi yang membantu dalam menyimpan dan mengelola pengetahuan yang dimiliki. Dalam mengakses internet, karyawan dapat menggunakan fasilitas wifi yang sudah disediakan oleh perusahaan.
Masing-masing karyawan mendapatkan fasilitas yang sama setiap orangnya yaitu memiliki 1 unit personal computer(PC) yang digunakan untuk menunjang kinerjanya. Hanya saja spesifikasi dari PC tersebut yang berbeda, karena tergantung dari kegunaanya. PC karyawan yang digunakan untuk menggambar tentunya berbeda dengan karyawan yang lebih banyak bekerja dengan Microsoft office saja. Untuk membantu dalam pekerjaannya, disediakan koneksi internet selama 24 jam.
Berdasarkan hasil wawancara dengan staf IT yang berwenang maka didapatkan beberapa informasi mengenai kebutuhan infrastruktur teknologi yang dibutuhkan oleh perusahaan ini, diantaranya dibutuhkan sebuah server, aplikasi dan bais data yang membantu dalam menyimpan data laporan agar terstruktur dan memudahkan dalam penggunaan kembali guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan. Untuk hasil wawancara lengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 7.
Dalam menjalankan proses kerjanya, TSPK memiliki staf-staf yang kompeten dibidangnya serta memiliki tanggung jawab masing-masing. Staf-staf yang terlibat baik di divisi TSPK maupun dalam keproyekan dapat dilihat pada Gambar 8 dan untuk jelasnya mengenai nama-nama dari staf tersebut dapat dilihat pada Lampiran 11.
Gambar 8 Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo 3. Kebutuhan Fungsional
Hasil penelitian yang dilakukan oleh Walesa danto et al. (2010) mengatakan bahwa dengan menganalisa kebutuhan fungsional dapat diketahui aplikasi mana yang sudah baik, mana yang masih perlu dikembangkan ataupun belum diimplementasikan dengan menggunakan 4 kriteria, antara lain startegic area, nilai diharapkan, fungsionalitas dan analisa di tempat penelitian. Atas dasar tersebut, peneliti menggunakan 3 dari 4 kriteria yang digunakan. Hal ini dikarena dari hasil wawancara yang dilakukan diketahui belum adanya aplikasi atau sistem yang berjalan di divisi TSPK.
Tabel 3 Kebutuhan Fungsional
Strategi Area Nilai Diharapkan Fungsionalitas Pengontrolan dan
pengolahan lembar kerja karyawan Kemudahan merekam kegiatan karyawan Pencatatan kinerja karyawan selama 1 bulan User: Urban Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS Tersedianya fasilitas monitoring Absensi karyawan Efisiensi pengelolaan data
karyawan
Data karyawan terkelola
Strategi Area Nilai Diharapkan Fungsionalitas User : Urban
Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS
Efisiensi pengelolaan data perancangan kawasan
Meminimalkan data yang hilang Databaseperancangan kawasan User : Urban Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS Mengurangi penyimpanan secara hardfile Downloaddata perancangan kawasan Mempercepat proses pencarian data perancangan kawasan Self Learning Laporan berbentuk digital Uploadlaporan proyek perancangan kawasan
Efisiensi pengelolaan data pakar
Data pakar terkelola
dengan baik Databasepakar User : Urban
Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS
Reviewdata pakar
Efisiensi pengelolaan dokumen penunjang laporan proyek
Meminimalkan data yang hilang Databasedokumen lainnya User : Urban Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS Mengurangi penyimpanan secara hardfile Downloaddata penunjang lainnya Self Learning Laporan berbentuk digital Uploaddokumen penunjang lainnya Forum komunikasi antar
karyawan dan pakar
Tersedianya fasilitas sharing pengetahuan
Forum bertanya kepada pakar Kemudahan dalam
Dalam pembuatan sistem manajemen pengetahuan di divisi TSPK, dibentuk struktur organisasi baru. Tim tersebut digambarkan pada Gambar 8 dibawah ini.
Gambar 9 Struktur tim sistem manajemen pengetahuan divisi TSPK Tim manajemen pengetahuan ini terdiri dari:
1. Project manager yang bertanggung jawab atas pembuatan sistem ini serta
menjadi koordinator antara sesama tim divisi;
2. Analyst dan Designer yaitu mereka yang bertanggung jawab atas isi atau
content yang akan dimasukkan dalam sistem serta mendesain tampilan yang
sesuai dengan kebutuhan sistem ini,
3. Knowledge Engineer yaitu mereka yang membantu dalam memberikan
masukan dan saran dalam mencari pengetahuan dan dalam pembuatan sistem.
4. Knowledge Sources yaitu mereka yang menjadi user atau sumber dari
pengetahuan mereka terdiri dari manajer, manajer proyek (PM), para staf
plannerdan arsitek.
5. Programmer yang membantu dalam pembuatan program, database
administrator yaitu mereka yang membantu dalam pembutan basis data dari
pengetahuan-pengetahuan yang berasal dariknowledge sources.
6. Software tester, yaitu mereka yang akan melakukan ujicoba terhadap sistem
apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak, para tester ini sendiri berasal dari staf TSPK.
Menangkap Pengetahuan
Dari hasil wawancara didapatkan informasi bahwa saat ini PT. Jakarta Konsultindo belum memiliki sistem atau aplikasi yang membantu dalam menangkap pengetahuan yang berjalan. Proses yang ada saat ini masih secara manual dilakukan dan belum terstruktur. Pengetahuan yang ada juga menyebar di masing-masing karyawan. Proses manual tersebut antara lain proses identifikasi pengetahuan yaitu dimana laporan-laporan proyek yang terdiri dari:
1. Laporan Pendahuluan 2. Laporan Antara 3. Laporan Draft Akhir 4. Laporan Akhir
5. Eksekutif Summary
6. Dokumen lainnya (sesuai dengan Kerangka Acuan Kerja Proyek)
Setiap awal tahun dilakukan pengelompokkan, pencatatan dan penyimpanan terhadap laporan pekerjaan. Laporan dan dokumen tersebut kemudian dimasukkan ke dalam box-box container yang setiap tahunnya memerlukan box-box baru baik untuk mengelompokkan jenis laporan tersebut maupun ruangan khusus untuk menyimpan
box-box tersebut. Setiap tahunnya memerlukan kurang lebih 15-20 box berukuran 95
dan 150 liter. Saat ini sudah ada 2 ruangan berukuran 4,6 x 3,2 m² untuk menyimpan
box-boxtersebut. Dalam 1boxberisikan 1-2 laporan proyek yang rata-rata terdiri dari:
1. 1-2 paket buku laporan pendahuluan print warna danfoto copy
2. 1-2 paket buku laporan antara print warna danfoto copy
3. 1-2 paket buku laporan draft final print warna danfoto copy
4. 1-2 paket buku laporan final print warna danfoto copy
5. Buku atau datasurveidanfoto copy
6. 1-2 bukuExcecutive summaryprint warna danfoto copy
7. Data lain pendukung proyek tersebut
Setiap laporan proyek tersebut jumlahnya berbeda-beda tergantung kesepakatan antara pemberi pekerja dan konsultan yang tertera dalam KAK proyek. Pada Lampiran 10 dan dapat dilihat contoh laporan proyek yang dikerjakan dan daftar isi dari laporan tersebut.
Gambar 10 merupakan tampilan kegiatan pencatatan dan identifikasi pengetahuan yang berjalan saat ini, sedangkan alur proses pembuatan laporan pekerjaan saat ini dapat dilihat pada Lampiran 1.
Gambar 10 Proses identifikasi pengetahuan yang berjalan
Dari Identifikasi pengetahuan diatas maka diperoleh pengetahuan yang ada di divisi TSPK ini dibagi kedalam 2 bentuk, yaitu:
1. Pengetahuan yang bersifat eksplisit antara lain:
A. Laporan perancangan kawasan dari tahun 2011– 2013 yang terdiri dari laporan pendahuluan, laporan antara, laporan draft akhir, laporan akhir dan eksekutif
summary.
Pada dasarnya perancangan kawasan (kota) memiliki pengertian suatu kegiatan untuk mengatur ruang (kota) agar aktivitas antara manusia dan lingkungannya dapat berkembang secara harmonis.
Dalam membuat laporan penataan ruang atau kawasan, terdapat beberapa dokumen yang berfungsi sebagai alat perencana sekaligus pengendali penataan ruang atau kawasan. Dokumen tersebut terbagi menjadi beberapa jenis berdasarkan lingkup dan skala pengaturannya mulai tingkat provinsi hingga tingkat kawasan yang lebih kecil. Keterkaitan antar dokumen tersebut dapat dilihat pada diagram berikut:
Kedudukan Dokumen Rencana Tata Ruang
Sumber:
Jenis RTR berdasarkan UU No. 26/2007
Skala Rencana Umum berdasarkan PP No. 10/2000
Ketentuan tentang RTBL berdasarkan PermenPU No. 06/M/PRT/2007
RTRW Nasional Skala 1:1.000.000 PP No. 26/2008 RTRW Provinsi Skala 1:50.000-250.000 RTRW Kabupaten / Kota Skala 1:25.000-100.000
Rencana Umum Rencana Khusus
RTRW Pulau/Kepulauan
Skala 1:500.000
RTR Kaw.Strategis Nasional
Skala 1:50.000-100.000
RTR Kaw. Strategis Provinsi
Skala 1:50.000
RDTR Kabupaten / Kota
Skala 1:5.000
RTR Kawasan Strategis Kabupaten / Kota
Skala 1:5.000 RTBL KAWASAN Skala 1:1.000 RENCANA INDUK P3KP Skala 1:5.000 DESAIN KAWASAN Skala 1:500