YULI RAHMAWATI
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Konsultindo) adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Februari 2016
Yuli Rahmawati
Pembangunan (Studi kasus: PT. Jakarta Konsultindo). Dibimbing oleh IRMAN HERMADI, dan REIN SUADAMARA.
Sumber daya manusia yang dimiliki oleh sebuah konsultan merupakan salah satu asset penting dalam perusahaan. Pengetahuan yang dimiliki oleh setiap karyawan dari berbagai ilmu, bidang dan keahlian dalam merancang suatu kawasan memiliki nilainya masing-masing. Dimana nilai tersebut dapat menambah pengetahuan baik untuk sesama karyawan maupun perusahaan. PT. Jakarta Konsultindo merupakan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) DKI Jakarta yang bergerak di bidang perancangan kawasan dimana informasi atau pengetahuan yang dimiliki oleh setiap karyawannya belum dikelola dan disimpan dengan dengan baik ditambah juga dengan keluar masuknya karyawan yang mengakibatkan hilangnya pengetahuan. Perancangan kawasan (kota) merupakan suatu kegiatan untuk mengatur ruang (kota) agar aktivitas antara manusia dan lingkungannya dapat berkembang secara harmonis. Dalam membuat suatu perancangan ruang atau kawasan, terdapat beberapa dokumen yang berfungsi sebagai alat perencana sekaligus pengendali penataan ruang atau kawasan. Dokumen tersebut terbagi menjadi beberapa jenis berdasarkan lingkup dan skala pengaturannya mulai tingkat provinsi hingga tingkat kawasan yang lebih kecil seperti yang tercantum dalam UU No.26/2007 tentang jenis rencana tata ruang, PP No. 10/2000 tentang skala rencana umum dan ketentuan tentang Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan (RTBL) yang terdapat pada Permen PU No.06/IV/PRT/2007.
Oleh karena itu penelitian ini bertujuan untuk membuat sistem manajemen pengetahuan di divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK) yang bertujuan untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki karyawan baik yang masih bersifat tacit dan explisit agar memudahkan karyawan dalam menggunakan kembali pengetahuan yang ada, mendapatkan referensi, mempercepat dalam proses pencarian informasi yang berkaitan dengan perancangan kawasan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini mengadopsi Awad & Ghaziri yaitu menggunakan 6 tahapan utama dari Knowledge Management Life Cycle. Tahapan yang pertama adalah mengevaluasi infrastruktur yang ada yaitu dengan mengevaluasi infrastruktur jaringan, infrastruktur teknologi serta menganalisis proses knowledge
culture yang berjalan, yang kedua membentuk tim manajemen pengetahuan yang akan
bersama-sama mengembangkan sistem manajemen pengetahuan, yang ketiga adalah menangkap pengetahuan yaitu dengan mengelompokan pengetahuan yang masih bersifat tacit yaitu pengetahuan yang masih berada di sumber pengetahuan itu sendiri (Pakar) serta pengetahuan yang bersifatexplicit yaitu pengetahuan yang memang sudah dalam bentuk buku ataupun laporan. Tahapan yang keempat adalah mendesainblueprint
Kata kunci: Manajemen Pengetahuan, Knowledge Management System Life Cycle,
Consulting Company (A Case Study at PT. Jakarta Konsultindo). Supervised by IRMAN HERMADI and REIN SUADAMARA.
Human resource which owned by the consulting company is an important asset within its company. The knowledge which has owned by the employee from various interdiscipline sciences, field of study and skill in order to design a region, has their own values. The values can contribute the knowledge either to the employee itself or the company. PT. Jakarta Konsultindo is regional-owned enterprises of Jakarta Local Government which has scope of work in urban design where the information or
knowledge owned by the employee haven’t managed and saved appropriately yet,
meanwhile the employment turnover can be affected in missing the knowledge. Urban design is an activity to manage urban space in order to harmonize the activity between the human and environment as well. In composing particular design for urban space or region, there are some document which has function as tools, as well as controller urban or region space arrangement. It consists of some documents which has different scope and scale of regulation, that begin from provincial scale to smaller region scale based on Indonesia Spatial Planning Law No. 26 Year 2007, Government Regulation No. 10 Year 2000 about general planning scale and provision of Architectural and Environmental Design (abbreviated as RTBL) which stated on Minister of Public Works Regulation No.06/IV/PRT/2007.
Therefore, this research aims to create knowledge management system at Urban Design Study and Engineering Division, the objectives of research are to manage the knowledge which owned by the employee both in tacit and explicit knowledge in order to facilitate the employee in reusing the existing knowledge; to get the related references; to accelerate in finding the information related to urban design.
The methodology used in this research adopts Award & Ghaziri which uses 6 (six) main stages of Knowledge Management Life Cycle. First Stage is evaluating the existing network infrastructure, technology infrastructure, and analyze the process of knowledge culture which is operated recently. Second Stage is composing knowledge management team. Third Stage is capturing the knowledge that by classifying the knowledge which still in tacit – is knowledge which still in its source of knowledge (experts) as well as the knowledge in explicit– is the knowledge which represented thru books or reports. Fourth Stage is designing the blueprint of knowledge management system – designing the system use structural methodology such as composing data flow diagram (DFD) while database arrangement such as composing Entity Relationship Diagram (ERD), design of database table and data dictionary. Fifth Stage is verifying and validating knowledge management system – is to verify whether the knowledge that will be implemented and related to urban design has been appropriated which is required by user. While knowing either the system is valid or not, then do test towards functionality system using the black box testing. Last stage is implementing knowledge management system that implement the system which has been created by PHP programming and My SQL Programming as the database.
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
YULI RAHMAWATI
G651120654
Tesis
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Sains
pada
Program Studi Ilmu Komputer
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
NIM : G651120654
Disetujui oleh Komisi Pembimbing
Irman Hermadi, Skom MS PhD Ketua
DrIng Rein Suadamara, SKom MSi Anggota
Diketahui oleh
Ketua Program Studi Ilmu Komputer
Dekan Sekolah Pascasarjana
DrEng Wisnu Ananta Kusuma, ST MT Dr Ir Dahrul Syah, MSc Agr
beserta seluruh sahabat dan umatnya hingga akhir zaman sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian yang berjudul sistem manajemen pengetahuan Pada perusahaan konsultasi pembangunan (Studi Kasus : PT. Jakarta Konsultindo).
Dalam menyelesaikan penelitian ini, penulis banyak dibantu oleh berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini ingin mengucapkan terima kasih khususnya kepada Bapak Irman Hermadi, S.Kom MS PhD sebagai Pembimbing I dan Ibu Dr Ing Rein Suadamara, SKom M.Si sebagai Pembimbing II yang telah memberikan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan ini. Tidak lupa penulis juga mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak, Mama (Almarhumah), adik dan kakak atas doa dan dukungannya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan ini.
2. PT. Jakarta Konsultindo dan rekan-rekan kerja yang menyediakan tempat dan memberikan data-data penelitian khususnya kepada tim Teknik Studi Perancangan Kawasan.
3. Suamiku Ahmad Fadhil Hidayah atas doa, dukungan, semangat dan kasih sayangnya. 4. Anakku tersayang Arunika Swastamita Gemintang atas semangatnya.
5. Teman-teman Magister Ilmu Komputer IPB Kelas khusus angkatan XIV diantaranya amel mail, mas jaya, pak yadi, pak didin, uciew, pak zaldi, pak jemy, mas agung, pak rio, steve, ayu dan mas radith atas dukungan dan masukan-masukan untuk penulisan ini.
6. Bapak/Ibu dosen pengajar dan staf di Departemen Ilmu Komputer IPB yang telah banyak memeberikan ilmu dan membantu dalam peneyelesaian penulisan ini serta pihak lain yang telah membantu dalam penyelesaian penelitian ini yang tidak bisa dituliskan satu persatu.
Akhir kata semoga penelitian ini bermanfaat bagi para pembaca. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan penelitian ini masih jauh dari sempurna untuk itu penulis menerima saran dan kritik. Akhir kata penulis sampaikan terimakasih.
Bogor, Februari 2016
DAFTAR ISI i
DAFTAR TABEL ii
DAFTAR GAMBAR ii
DAFTAR LAMPIRAN iii
1 PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 2
Manfaat Penelitian 2
Ruang Lingkup Penelitian 4
2 TINJAUAN PUSTAKA 4
Profil PT. Jakarta Konsultindo 5
Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK) 6
Pengetahuan 6
Akuisisi Pengetahuan (Knowledge Aquisition) 6
Representasi Pengetahuan (Knowledge Representation) 6
Pemetaan Pengetahuan (Knowledge Mapping) 6
Konversi Pengetahuan 7
Manajemen Penegetahuan (Knowledge Management ) 8
Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) 8
Knowledge Management System Life Cycle(KMSLC) 8
Data Flow Diagram(DFD) 10
Entity Relationship Diagram(ERD) 10
Kamus Data 10
3 METODOLOGI PENELITIAN 11
Mengevaluasi Infrastruktur yang tersedia 12
Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan 12
Menangkap Pengetahuan 13
Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan 13 Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan 13
Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan 13
Alat dan Bahan 13
4 HASIL DAN PEMBAHASAN 16
Mengevaluasi infrastruktur yang tersedia 16
Membentuk tim manajemen pengetahuan 19
Menangkap Pengetahuan 20
Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan 24 Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan 38
Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan 39
5 SIMPULAN DAN SARAN 41
Simpulan 41
Saran 41
DAFTAR PUSTAKA 42
LAMPIRAN 44
4 Penjelasan entity 24
5 Penjelasan proses DFD level 1 27
6 Penjelasandata storageDFD level satu 28
7 Kamus Data SMPJK 30
8 Rancangan tabel_user_admin 34
9 Rancangan tabel_ laporan 34
10 Rancangan tabel_timesheet 35
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1 Struktur Organisasi PT. Jakarta Konsultindo 5
2 Divisi TSPK 5
3 Empat Model KonversiKnowledge(Nonaka dan Takeuchi 1995) 7
4 Knowledge Management System Life Cycle 9
5 Tahapan Penelitian 11
6 Konsep KMSLC yang diadopsi untuk penelitian 12
7 Infrastruktur Jaringan PT. Jakon 16
8 Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo 17
9 Struktur tim sistem manajemen pengetahuan divisi TSPK 19
10 Proses identifikasi pengetahuan yang berjalan 21
11 Kedudukan dokumen rencana tata ruang 22
12 Diagram konteks SMPJK 24
13 DFD level satu 26
14 DFD level 1 proses 6.0 29
15 ERD SMPJK 33
16 Rancangan Antaramuka halamanlogin 35
17 Rancangan Antarmuka halamanHome 36
18 Rancangan Antarmuka halaman inputTimesheet 36
19 Rancangan Antarmuka halaman input perancangan kawasan 37
20 Tampilan halamanlogin 39
21 Tampilan halamanhome 39
22 Tampilan halamanform timesheet 40
23 Tampilan halamanformperancangan kawasan 40
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman 1 Alur proses pembuatan laporan pekerjaan (saat ini) 45 2 Alur proses sistem manajemen pengetahuan perancangan kawasan 46
7 Tampilan Desain 61
8 Blackbox Testing 64
9 Tampilan Sistem 69
10 Daftar Wawancara 73
1
PENDAHULUANLatar Belakang
PT. Jakarta Konsultindo (Jakon) adalah sebuah perusahaan konsultan milik Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, yang bertujuan untuk memberikan pelayanan umum di bidang jasa konsultan teknik dan manajemen. PT. Jakon bergerak dalam bidang usaha jasa konsultansi dengan lingkup kegiatan pada penyediaan jasa konsultansi teknik dan manajemen pembangunan, baik jasa konsultan konstruksi maupun jasa konsultan non-konstruksi dalam bidang studi perencanaan pengembangan kawasan, pengembangan wilayah regional, pengembangan wilayah kota, perancangan danmaster plan, penataan lingkungan, prasarana, utilitas dan bangunan.
Aset utama yang dimiliki oleh sebuah perusahaan konsultan adalah sumber daya manusia (SDM) itu sendiri, jika SDM yang dimiliki berkualitas, maka para pemberi pekerjaan akan mempercayakan proyek atau pekerjaannya kepada konsultan tersebut. Pengetahuan yang ada pada SDM tersebut sangatlah penting untuk disimpan serta direphase baik dari staf senior yang sudah memiliki banyak pengalaman maupun dari pihak junior yang masih harus banyak belajar dalam dunia pekerjaan.
Kemampuan seorang karyawan PT. Jakon dalam merancang suatu bangunan atau kawasan serta menyelesaikan suatu laporan pekerjaan merupakan salah satu pengetahuan yang perlu dibuatkan tempat atau cara untuk menggali dan menyimpan serta mengembangkan pengetahuan tersebut dari karyawan yang memiliki pengalaman ke karyawan yang masih minim pengalaman. Gambar atau rancangan serta laporan pekerjaan dari karyawan yang berpengalaman bisa dijadikan referensi atau acuan bagi karyawan lain yang sedang mengerjakan proyek serupa.
Selama ini pengetahuan yang ada di PT. Jakon hanya dibukukan dan berada di sumber pengetahuan itu sendiri, sehingga terkadang ilmu atau pengetahuan yang bermanfaat tidak diketahui oleh karyawan lainnya. Setiap pengerjaan laporan dari suatu pekerjaan, biasanya hanya tim yang terkait saja yang mengetahuinya. Laporan-laporan tersebut setiap tahun dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam box container yang diberi nomor dan penamaan, sehingga jika karyawan lain yang membutuhkan informasi tersebut harus mencari terlebih dahulu di mana laporan tersebut disimpan dan hal ini cukup menyulitkan jika ternyata laporan tersebut hilang atau dipinjam.
Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Hoet al.(2008) yaitu penerapan
Knowledge Management System (KMS) pada perusahaan bisnis konsultasi PT.
Primedia Sejahtera Abadi dikatakan bahwa terjadi efisiensi yang membuat pekerjaan lebih cepat dan murah dikarena adanya penghematan biaya pengeluaran sebesar 74.8% sebelum adanya implementasi digital KMS. Penelitian lainnya yaitu yang dilakukan oleh Gema et al. (2010) yaitu penerapan prototype aplikasi
Knowledge Management pada divisi management automation information untuk
mendukungoracle financial pada perusahaan orang tua group. Penelitian tersebut menyatakan bahwa 74.25% dari 20 responden yang menyatakan bahwa aplikasi manajemen pengetahuan yang dirancang efektif dalam membantu karyawan.
Membangun aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan menjadi penting bagi PT. Jakon di mana sebagai sarana mempermudah sesama karyawan berbagi informasi di bidang perancangan kawasan, memudahkan dalam pendokumentasian, memudahkan proses transfer pengetahuan, memudahkan mencari referensi laporan pekerjaan terdahulu yang sesuai dengan standar perusahaan sehingga mutu dan kualitas perusahaan tetap terjaga.
Perumusan Masalah
Rumusan masalah yang menjadi fokus dari penelitian ini adalah:
1. Bagaimana agar pengetahuan yang ada di bidang perancangan kawasan yang berupa dokumen-dokumen tercetak dapat dikelola dengan mudah dan dijadikan referensi solusi masalah baru dari kasus yang pernah ada sebelumnya?
2. Bagaimana agar pengetahuan dari karyawan tidak hilang ketika ada karyawan yang mengundurkan diri atau mutasi jabatan?
3. Bagaimana memfasilitasi karyawan untuk berbagi pengetahuan?
Tujuan Penelitian
Untuk mengatasi permasalahan di atas, maka solusi yang didapat adalah dengan mengembangkan sistem manajemen pengetahuan perancangan kawasan di PT. Jakon (SMPJK).
Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini antara lain:
1. Memudahkan karyawan dalam mencari referensi solusi dalam mengerjakan proyek baru yang relevan dari proyek sebelumnya.
2. Memudahkan menyimpan dan mengelola dokumen-dokumen perancangan kawasan.
3. Memfasilitasi karyawan agar berbagi pengetahuan menjadi mudah. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penerapan sistem manajemen pengetahuan pada perusahaan PT. Jakarta Konsultindo ini mencakup:
1. Sistem manajemen pengetahuan ini akan ditempatkan di Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK).
4. Sistem yang akan dikembangkan bersifatknowledge sharing.
5. Metodologi yang digunakan antara lainKnowledge Managemenet System Life
2
TINJAUAN PUSTAKAProfil PT. Jakarta Konsultindo
PT. Jakon adalah perusahaan konsultan milik Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, yang bertujuan untuk memberikan pelayanan umum di bidang jasa konsultan teknik dan manajemen. PT. Jakarta Konsultindo didirikan pada tanggal 11 Desember 2000 yang dimuat dalam Akta Notaris Nomor 45 oleh Notaris Aulia Taufani S.H. notaris pengganti pada kantor Notaris Sutjipto SH dan telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI melalui Surat Keputusan Nomor C-556 HT.01.01.th.2001 tanggal 19 Januari 2001. Pendirian PT. Jakarta Konsultindo dilakukan sebagai bagian dari restrukturisasi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) di lingkungan pemerintah propinsi DKI Jakarta dengan pembentukan Holding
Company, di mana tahap pertama didirikan PT. Jakarta Propertindo yang merupakan
penggabungan PT. Pembangunan Pluit Jaya dengan PT. Pembangunan Pantura yang kemudian mengakuisisi PT. Pembangunan Pulomas Jaya. Terdapat 4 divisi di PT. Jakon antara lain divisi Teknik Perancangan Bangunan (TPB), divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK), divisi marketing dan divisi umum.
PT. Jakon bergerak dalam bidang usaha jasa konsultasi dengan lingkup kegiatan pada penyelesaian jasa konsultasi teknik dan manajemen pembangunan, baik jasa konsultasi konstruksi maupun jasa konsultan non-konstruksi dalam bidang studi perencanaan pengembangan kawasan, pengembangan wilayah regional, pengembangan wilayah kota, perancangan dan masterplan, penataan lingkungan, prasarana, utilitas dan bangunan.
Pengembangan perusahaan kedepan fokus kepada 2 layanan utama yaitu Studi dan Perancangan Kawasan (Study and Urban Design) dan perancangan bangunan
(Detail Enginering Design), walaupun tetap dapat melayani jenis konsultansi lainnya
sesuai dengan lingkup yang dimiliki.
PT. Jakon bertujuan untuk memberikan jasa-jasa, baik yang bersifat rekayasa teknik, manajemen serta berbagai jasa lain yang menjamin efektivitas dan efisien pendanaan proyek. PT. Jakon memiliki visi adalah menjadi perusahaan konsultan yang menghasilkan produk jasa properti dan jasa penunjang industri properti lainnya yang berkualitas dengan berorientasi pasar dan lingkungan.
sebagai berikut:
Gambar 1 Struktur Organisasi PT. Jakarta Konsultindo Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK)
Divisi TSPK adalah salah satu dari 4 divisi yang dimiliki oleh PT. Jakarta Konsultindo. Divisi ini khusus untuk menangani pekerjaan yang berhubungan dengan perancangan atau pengembangan kawasan. Diantaranya adalah perancangan teknik dan pengawasan, perencanaan umum, penelitian jasa survei, p engembangan regional kota dan kawasan, pemetaan biasa dan elektronik serta pemeriksaan lahan.
Sistem manajemen pengetahuan ini nantinya akan ditempatkan di Divisi TSPK, digambarkan sebagai berikut:
Pengetahuan
Berikut adalah beberapa definisi Pengetahuan dari beberapa sumber, antara lain: 1. Menurut Drucker (1988) di dalam buku Paul L. Tobing mendefinisikan
pengetahuan sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif dari tindakan sebelumnya.
2. Menurut Von Krough, Ichiyo Nonaka (2000) dan Chu Wei Choo (1998) mendasari pengetian pengetahuan sebagai kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan.
3. Davenport dan Perusak (1998) mengemukakan pengetahuan bukanlah data, bukan pula informasi namun sulit sekali untuk dipisahkan.
Pengetahuan terdiri atas dua jenis, yaitu pengetahuan tacit dan pengetahuan yang sudah terekam terdokumentasi dalam dokumen yang disebut denganexplisit knowledge. Pengetahuan Tacit (tacid knowledge) merupakan knowledge yang diam dalam benak manusia dalam bentuk intuisijudgment, skill, nilai (value), danbelief yang sangat sulit
dishare dengan orang lain (Nawawi 2012). Sedangkan explisit knowledge adalah
knowledge yang sudah dikodefikasikan dalam bentuk dokumen atau bentuk wujud
lainnya, sehingga dapat dengan mudah ditransfer dan didistribusikan dengan menggunakan berbagai media.
Akuisisi Pengetahuan (Knowledge Aquisition)
Akuisisi pengetahuan merupakan proses akumulasi, transfer dan transfer keahlian dalam menyelesaikan masalah dari sumber pengetahuan ke dalam program komputer atau dapat diartikan dengan mengintegrasikan informasi baru ke dalam pengetahuan sistem. Menurut Turban (1998) ada tiga metode utama dalam akuisisi pengetahuan, antara lain:
1. Wawancara, yaitu metode yang melibatkan pembicaraan dengan nara sumber atau pakar secara langsung.
2. Analisis protokol, metode ini pakar diminta untuk melakukan serta mengungkapkan proses pemikirannya dengan kata-kata. Lalu pekerjaan tersebut direkan, ditulis dan dianalisis .
3. Observasi pada pekerjaan pakar, metode ini merekam dan mengobservasi pekerjaan pakar.
Representasi Pengetahuan (Knowledge Representation)
Menurut Awad dan Ghaziri (1996) representasi pengetahuan adalah metode yang digunakan untuk mengatur kebutuhan informasi yang siap diakses dalam membuat keputusan, melakukan perencanaan, mengatur objek dan keadaan, menganalisa dan menggambarkan kesimpulan. Representasi pengetahuan bisa juga diartikan sebagai suatu proses untuk menangkap sifat-sifat penting dan membuat informasi tersebut dapat diakses oleh prosedur pemecahan masalah.
Pemetaan Pengetahuan (Knowledge Mapping)
pengetahuan tambahan.
Konversi Pengetahuan
Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) ada dua jenis pengetahuan yang dapat dikonversi melalui empat jenis konversi. Kedua jenis knowledge tersebut antara lain
tacit knowledgedanexplicit knowledge. Menurut Tobing (2007)tacit knowledge adalah
pengetahuan yang masih ada di benak manusia yang belum dibagi ke orang lain serta sulit diformalisasiskan. Bentuk dari tacit knowledge antara lain berupa intuisi, kemampuan serta pengalaman. Berbeda dengan tacit knowledge, explicit knowledge
merupakan pengetahuan yang sudah dalam bentuk dokumen atau berwujud lainnya sehingga dengan mudah dapat dibagi dengan berbagai media. Untuk mengkonversi kedua jenis pengetahuan tersebut dilakukan empat cara yang disebut dengan proses SECI. Keempat konversi itu antara lainSocialization, Externalization, Combination dan
Internaizationdan digambarkan sebagai berikut:
Sosialisasi
Gambar 3 Empat Model KonversiKnowledge(Nonaka dan Takeuchi 1995) Keempat konversi tersebut menurut Tobing (2007) dijelaskan sebagai berikut:
1. Sosialisasi adalah proses berbagi dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan berbagi pengalaman secara langsung.
2. Eksternalisasi adalah pengkonversian tacit knowledge menjadi explicit
knowledgemelalui proses dialog dan refleksi.
3. Kombinasi adalah proses konversi explicit knowledge menjadi explicit
knowledge yang baru melalui sistematisasi dan pengaplikasian explicit
knowledgedan informasi.
4. Internalisasi adalah proses pembelajaran yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap explicit knowledge yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge dari anggota yang menerimanya.
Manajemen Pengetahuan(Knowledge Management )
1. Menurut Amrit Tiwana (2001) dalam buku Tobing (2007) mengatakan bahwaKM
yaitu pengelolaan pengetahuan perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian dan pengaplikasian semua pengetahuan yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis.
2. KM merupakan suatu pendekatan sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan (Bergerson 2003).
3. KM sebagai usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling berbagi pengetahuan(McInerney 2002).
4. KM sebagai metode untuk memudahkan dan meningkatkan proses membagi, mendistribusi, menciptakan, menangkap dan memahami pengetahuan di dalam perusahaan (Peter Gottschalk 2005).
5. Menurut Tannebaum (1998) dalam buku Tobing (2007) KM mencakup pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi untuk membangun pengetahuan. Pemanfaatan dengan tepat teknologi informasi seperti komputer yang dapat mendukung KM, namun teknologi informasi tersebut bukanlahKM.
Berdasarkan definisi para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa KM adalah metode untuk menciptakan, menyusun, memahami dan mengolah suatu pengetahuan dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan serta berbagi pengetahuan dengan tujuan mengurangi hilangnya pengetahuan, meningkatkan nilai bisnis suatu organisasi dan memaksimalkan kegunaan pengetahuan.
Sistem Manajemen Pengetahuan(Knowledge Management System) Dalam penulisan yang dilakukan oleh Seminar et al. (2008) di dalam The
Development of IPB Knowledge Management System (IPB-KMS) dikatakan bahwa
Knowledge Management System (KMS) adalah sistem berbasis IT yang digunakan
untuk menggambarkan penciptaan repositori pengetahuan, peningkatan akses pengetahuan dan berbagi serta mengkomunikasikan informasi melalui kolaborasi, meningkatkan lingkungan pengetahuan dan mengelola pengetahuan sebagai aset modal untuk organisasi. Sistem manajemen pengetahuan diciptakan untuk menangkap, mengatur serta membuat proses bisnis suatu organisasi menjadi inovatif, efisisen dan efektif serta untuk meningkatkan kinerja suatu organisasi.
Knowledge Management System Life Cycle(KMSLC)
Gambar 4Knowledge Management System Life Cycle
(Sumber: Awad, Ghaziri 2004) Setiap tahapan tersebut dijabarkan sebagai berikut:
1. Mengevaluasi Infrastruktur yang berjalan
Sebelum membuat sistem manajemen pengetahuan, tahap awal yang dilakukan adalah mengevaluasi infrastruktur yang berjalan di instansi atau perusahaan tersebut. Baik berupa infrastruktur teknologi, jaringan maupun proses knowledge
cultureyang berjalan.
2. Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan
Tahapan ini adalah mendesain tim yang terlibat dalam pengembangan sistem manajemen pengetahuan.
3. Menangkap pengetahuan
Pengetahuan yang baru harus diidentifikasikan terlebih dahulu sehingga menjadi sesuatu yang bernilai serta direpresentasikan ke dalam cara yang mudah atau masuk akal.
4. Mendesain blueprint sistem manajemen pengetahuan
untuk menggambarkan keinginan dan kebutuhan user dalam sebuah desain agar lebih dipahami olehuser.
5. Memverifikasi dan Memvalidasi sistem manajemen pengetahuan
Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui apakah masukan (input) yang dimasukkan ke dalam sistem merupakan pengetahuan yang berhubungan dengan perancangan kawasan atau tidak. Tahap ini juga memastikan apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan user.
6. Implementasi sistem manajemen pengetahuan
Tahapan ini dilakukan ujicoba terhadap sistem guna menemukan error. Pengujian ini menggunakan metode blackbox testing, yaitu dengan melakukan uji fungsionalitas dari sistem yang telah dibuat.
Pada tahap ini juga dilakukan pengujian sistem guna menemukan error sebelum perangkat lunak tersebut diimplementasikan atau didemokan kepada user. Pengujian itu sendiri dilakukan dengan menggunakan metode blackbox testing, yakni menguji fungsionalitas dari sistem yang telah dibuat. Pengujian itu sendiri dilakukan dengan deskripsi dan skenario dari sistem yang diuji. Variabel dari pengujian sistem tersebut antara lain:
a) Deskripsi uji : pada bagian ini menjelaskan bagian mana dari sistem yang akan diuji.
b) Kondisi awal : pada bagian ini menjelaskan kondisi awal sistem sebelum diuji
c) Skenario uji : pada bagian ini menjelaskan tentang langkah-langkah apa saja yang dilakukan saat pengujian
d) Hasil yang
diharapkan
: pada bagian ini menjelaskan output yang keluar, apakah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan representasi grafik yang menggambarkan
aliran informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari input dan output. DFD juga digunakan untuk mempresentasikan sebuah sistem, lebih sesuai digunakan untuk memodelkan fungsi-fungsi perangkat lunak yang akan diimplementasikan menggunakan pemograman terstruktur (Rosa, Shalahuddin 2014).
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan sekumpulan cara atau peralatan
untuk mendeskripsikan data-data yang dibuat berdasarkan dan berasal dari dunia nyata yang disebut entitas (entity) serta hubungan (relationship) antar entitas-entitas tersebut dengan menggunakan beberapa notasi (Edi, Betshani 2009).
Kamus Data
3
METODOLOGI PENELITIANMetodologi penelitian dalam pembuatan sistem manajemen pengetahuan untuk divisi TSPK digambarkan sebagi berikut:
Mulai
Identifikasi masalah & Perumusan masalah
Membatasi ruang lingkup penelitian
Pengumpulan data
Data yang diperoleh antara lain: 1. Laporan proyek tahun 2011-2013
2. Dokumen yang mensupport 3. Literatur tentang KMS
Pengolahan data
Mengevaluasi Infrastruktur yang ada
Analisa Infrastruktur jaringan dan teknologi informasi
Infrastruktur SDM
Kebutuhan Fungsional
Membentuk tim manajemen pengetahuan
MendesainBlueprint Sistem Manajemen
Pengetahuan
Implementasi Sistem
Selesai
Perancangan sistem dalam bentuk blueprintdengan menggunakan
pemodelan terstruktur
Menggunakan metode blackbox testing Menggunakan Metode
KMSLC
Menangkap Pengetahuan
Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Pada penelitian ini mengadopsi konsep KMSLC milik Awad, Ghaziri (2004), namun hanya dilakukan sampai tahap implementasi sistem manajemen pengetahuan.
Gambar 6 Konsep KMSLC yang diadopsi untuk penelitian
Tahapan pembuatan sistem manajemen pengetahuan di PT. Jakarta Konsultindo antara lain:
Mengevaluasi Infrastruktur yang tersedia
Adapun yang dievaluasi pada tahap ini adalah mengevaluasi infrastruktur jaringan, infrastruktur teknologi serta menganalisis proses knowledge culture yang berjalan di PT. Jakon. Pada tahap ini juga dilakukan wawancara kepada staf IT yang menangani jaringan dan infrastruktur IT di PT. Jakon. Wawancara ini bertujuan untuk mengetahui infrastruktur jaringan komputer dan teknologi informasi yang ada dan untuk mengetahui aplikasi apa saja yang sudah berjalan pada perusahaan. Pembuatan infrastruktur SDM juga dilakukan untuk mengetahui siapa saja yang nantinya akan menggunakan sistem ini dan juga dilakukan pendataan terhadap kebutuhan fungsional dari divisi TSPK agar sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dari pengguna.
Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan
Pada tahap ini yang dilakukan adalah menangkap proses transfer dan penyimpanan pengetahuan serta knowledge culture yang ada di PT. Jakon tahapan ini juga mengelompokan pengetahuan yang masih bersifat tacit yaitu pengetahuan yang masih berada di sumber pengetahuan itu sendiri (pakar/tenaga ahli) serta pengetahuan yang bersifat explicit yaitu pengetahuan yang memang sudah dalam bentuk buku ataupun laporan. Pada tahap ini juga dilakukan wawancara kepada senior planner dan
Project Manajer serta staf palonogi dan arsitek divisi TSPK yang akan menggunakan
sistem pengetahuan ini. Wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan informasi terkait pengetahuan apa saja yang ada di divisi TSPK dan mengetahui apakah sudah ada aplikasi atau sistem yang membantu mereka dalam menyimpan laporan proyek.
MendesainBlueprintSistem Manajemen Pengetahuan
Setelah semua informasi yang diperlukan sudah didapat dan diolah maka pada tahap ini digambarkan secara rinci rancangan dari aplikasi sistem manajemen pengetahuan di PT. Jakarta Konsultindo. Tahap mendesain ini mengggunakan metode antara lain pembuatan Data Flow Diagram (DFD) sedangkan perancangan basis data meliputi pembuatan diagram kelas, Entity Relationship Diagram (ERD), rancangan tabel dan kamus data.
Pada tahap ini juga dilakukan desain perancangan antarmuka baik untuk user
maupun untuk admin.Userdisini adalah karyawan divisi TSPK meliputi manajer divisi TSPK,projectmanajer, staf planner dan staf arsitek. Sedangkan admin sistem ini adalah staf IT yang ada di divisi umum.
Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan Pada tahap ini yang dilakukan adalah memverifikasi apakah pengetahuan yang akan diimplementasikan dan yang terkait dengan perancangan kawasan sudah benar dengan yang dibutuhkan oleh user. Sedangkan untuk mengetahui sistem tersebut valid atau tidak, maka dilakukkan uji tes terhadap fungsionalitas sistem dengan menggunakan metodeblackbox testing.Dikatakan valid jikaoutput atau fungsi yang dijalankan sudah sesuai dengan kebutuhanuser.
Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Pada tahap ini dijelaskan tentang implementasi dari sistem manajemen pengetahuan yang telah dirancang ke dalam suatu framework yaitu Joomla framework
dan menggunakan bahasa pemograman PHP serta My SQL sebagai basis datanya. Pada tahap ini juga memaparkan tampilan hasil dari sistem manajemen yang telah dibuat kepadauserserta memberikan pelatihan penggunaan secara umum.
Alat dan Bahan Data-data yang digunakan dalam penelitian ini antara lain:
1. Pengetahuan yang diambil berasal dari Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK).
2. Pengetahuan berupa laporan final yang sudah selesai dalam pengerjaannya. Dalam hal ini sudah dinyatakan sebagai laporan akhir pekerjaan dan diserahkan ke pemberi pekerjaan.
Tabel 1 Perangkat keras yang dibutuhkan No. Nama Perangkat Keras Fungsi
1. Laptop Merupakan perangkat keras yang
digunakan untuk membantu mengolah pengetahuan, merancang sistem, dan menguji sistem. Laptop yang digunakan memiliki spesifikasi sebagai berikut: a. Processor : Intel® Core™ i5-2430M
CPU @ 2.4GHz 2.40GHz
b. RAM : 4.00GB
c. System Type : 64-bit Operating System
2. Scanner Merupakan perangkat keras yang
membantu mengkonversi bentuk fisik ke dalam bentuk digital
3. Printer Merupakan perangkat keras yang
digunakan untuk mencetak laporan dan desain
Sedangkan untuk perangkat lunak yang dibutuhkan antara lain: Tabel 2 Perangkat lunak yang dibutuhkan No. Nama Perangkat Lunak Fungsi
1. Xampp 1.7.7 Merupakan aplikasi open source yang berfungsi sebagai local server dan berisi satu paket instalasi Apache, PHP dan MySQL.
2. Dreamweaver Merupakan perangkat lunak yang
digunakan untuk membantu sebagai editor programing.
3. PhotoshopCS3 Merupakan perangkat lunak yang
membantu dalam mengedit, mengkonversi gambar.
4. Notepad++ Merupakan aplikasi open source yang
digunakan untuk membantu dalam penyuntingan teks dan kode dan mendukung dalam bahasa pemograman PHP.
5. Microsoft Visio Microsoft visio merupakan aplikasi
yang digunakan untuk membantu dalam pembuatan desain pengembangan sistem, seperti pembuatan data flow diagram (DFD),
flowchart, Entity Relationship
Diagram (ERD) dan desain dari
6. Microsoft Word Micrososft word merupakan aplikasi yang digunakan untuk membantu dalam penyusunan penelitian ini
7. Microsoft Excel Microsoft excel merupakan aplikasi
4
HASIL DAN PEMBAHASANMengevaluasi infrastruktur yang tersedia
1. Infrastruktur jaringan dan teknologi informasi
Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh staf IT di PT. Jakon, maka diperoleh infrastruktur jaringan yang berjalan saat ini seperti yang terlihat pada Gambar 7 dibawah ini:
Gambar 7 Infrastruktur Jaringan PT. Jakon
Infrastruktur jaringan yang dimiliki oleh PT. Jakon sebenarnya sudah bisa mendukung apabila akan diterapakan suatu aplikasi yang membantu dalam menyimpan dan mengelola pengetahuan yang dimiliki. Dalam mengakses internet, karyawan dapat menggunakan fasilitas wifi yang sudah disediakan oleh perusahaan.
Masing-masing karyawan mendapatkan fasilitas yang sama setiap orangnya yaitu memiliki 1 unit personal computer(PC) yang digunakan untuk menunjang kinerjanya. Hanya saja spesifikasi dari PC tersebut yang berbeda, karena tergantung dari kegunaanya. PC karyawan yang digunakan untuk menggambar tentunya berbeda dengan karyawan yang lebih banyak bekerja dengan Microsoft office saja. Untuk membantu dalam pekerjaannya, disediakan koneksi internet selama 24 jam.
Dalam menjalankan proses kerjanya, TSPK memiliki staf-staf yang kompeten dibidangnya serta memiliki tanggung jawab masing-masing. Staf-staf yang terlibat baik di divisi TSPK maupun dalam keproyekan dapat dilihat pada Gambar 8 dan untuk jelasnya mengenai nama-nama dari staf tersebut dapat dilihat pada Lampiran 11.
Gambar 8 Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo 3. Kebutuhan Fungsional
Hasil penelitian yang dilakukan oleh Walesa danto et al. (2010) mengatakan bahwa dengan menganalisa kebutuhan fungsional dapat diketahui aplikasi mana yang sudah baik, mana yang masih perlu dikembangkan ataupun belum diimplementasikan dengan menggunakan 4 kriteria, antara lain startegic area, nilai diharapkan, fungsionalitas dan analisa di tempat penelitian. Atas dasar tersebut, peneliti menggunakan 3 dari 4 kriteria yang digunakan. Hal ini dikarena dari hasil wawancara yang dilakukan diketahui belum adanya aplikasi atau sistem yang berjalan di divisi TSPK.
Tabel 3 Kebutuhan Fungsional
Strategi Area Nilai Diharapkan Fungsionalitas Pengontrolan dan
pengolahan lembar kerja karyawan
Kemudahan merekam kegiatan karyawan
Pencatatan kinerja karyawan selama 1 bulan
User: Urban
Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS
Tersedianya fasilitas monitoring
Absensi karyawan
Efisiensi pengelolaan data karyawan
Data karyawan terkelola
Strategi Area Nilai Diharapkan Fungsionalitas User : Urban
Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS
Efisiensi pengelolaan data perancangan kawasan
Meminimalkan data yang hilang
Databaseperancangan
kawasan User : Urban
Design/Urban Planning,
Efisiensi pengelolaan data pakar
Data pakar terkelola
dengan baik Databasepakar User : Urban
Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS
Reviewdata pakar
Efisiensi pengelolaan dokumen penunjang laporan proyek
Meminimalkan data yang hilang
Databasedokumen
lainnya User : Urban
Design/Urban Planning, Forum komunikasi antar
karyawan dan pakar
Tersedianya fasilitas sharing pengetahuan
Forum bertanya kepada pakar Kemudahan dalam
Dalam pembuatan sistem manajemen pengetahuan di divisi TSPK, dibentuk struktur organisasi baru. Tim tersebut digambarkan pada Gambar 8 dibawah ini.
Gambar 9 Struktur tim sistem manajemen pengetahuan divisi TSPK Tim manajemen pengetahuan ini terdiri dari:
1. Project manager yang bertanggung jawab atas pembuatan sistem ini serta
menjadi koordinator antara sesama tim divisi;
2. Analyst dan Designer yaitu mereka yang bertanggung jawab atas isi atau
content yang akan dimasukkan dalam sistem serta mendesain tampilan yang
sesuai dengan kebutuhan sistem ini,
3. Knowledge Engineer yaitu mereka yang membantu dalam memberikan
masukan dan saran dalam mencari pengetahuan dan dalam pembuatan sistem.
4. Knowledge Sources yaitu mereka yang menjadi user atau sumber dari
pengetahuan mereka terdiri dari manajer, manajer proyek (PM), para staf
plannerdan arsitek.
5. Programmer yang membantu dalam pembuatan program, database
administrator yaitu mereka yang membantu dalam pembutan basis data dari
pengetahuan-pengetahuan yang berasal dariknowledge sources.
6. Software tester, yaitu mereka yang akan melakukan ujicoba terhadap sistem
Menangkap Pengetahuan
Dari hasil wawancara didapatkan informasi bahwa saat ini PT. Jakarta Konsultindo belum memiliki sistem atau aplikasi yang membantu dalam menangkap pengetahuan yang berjalan. Proses yang ada saat ini masih secara manual dilakukan dan belum terstruktur. Pengetahuan yang ada juga menyebar di masing-masing karyawan. Proses manual tersebut antara lain proses identifikasi pengetahuan yaitu dimana laporan-laporan proyek yang terdiri dari:
1. Laporan Pendahuluan 2. Laporan Antara 3. Laporan Draft Akhir 4. Laporan Akhir
5. Eksekutif Summary
6. Dokumen lainnya (sesuai dengan Kerangka Acuan Kerja Proyek)
Setiap awal tahun dilakukan pengelompokkan, pencatatan dan penyimpanan terhadap laporan pekerjaan. Laporan dan dokumen tersebut kemudian dimasukkan ke dalam box-box container yang setiap tahunnya memerlukan box-box baru baik untuk mengelompokkan jenis laporan tersebut maupun ruangan khusus untuk menyimpan
box-box tersebut. Setiap tahunnya memerlukan kurang lebih 15-20 box berukuran 95
dan 150 liter. Saat ini sudah ada 2 ruangan berukuran 4,6 x 3,2 m² untuk menyimpan
box-boxtersebut. Dalam 1boxberisikan 1-2 laporan proyek yang rata-rata terdiri dari:
1. 1-2 paket buku laporan pendahuluan print warna danfoto copy
2. 1-2 paket buku laporan antara print warna danfoto copy
3. 1-2 paket buku laporan draft final print warna danfoto copy
4. 1-2 paket buku laporan final print warna danfoto copy
5. Buku atau datasurveidanfoto copy
6. 1-2 bukuExcecutive summaryprint warna danfoto copy
7. Data lain pendukung proyek tersebut
Setiap laporan proyek tersebut jumlahnya berbeda-beda tergantung kesepakatan antara pemberi pekerja dan konsultan yang tertera dalam KAK proyek. Pada Lampiran 10 dan dapat dilihat contoh laporan proyek yang dikerjakan dan daftar isi dari laporan tersebut.
Gambar 10 Proses identifikasi pengetahuan yang berjalan
Dari Identifikasi pengetahuan diatas maka diperoleh pengetahuan yang ada di divisi TSPK ini dibagi kedalam 2 bentuk, yaitu:
1. Pengetahuan yang bersifat eksplisit antara lain:
A. Laporan perancangan kawasan dari tahun 2011– 2013 yang terdiri dari laporan pendahuluan, laporan antara, laporan draft akhir, laporan akhir dan eksekutif
summary.
Pada dasarnya perancangan kawasan (kota) memiliki pengertian suatu kegiatan untuk mengatur ruang (kota) agar aktivitas antara manusia dan lingkungannya dapat berkembang secara harmonis.
Kedudukan Dokumen Rencana Tata Ruang
Sumber:
Jenis RTR berdasarkan UU No. 26/2007
Skala Rencana Umum berdasarkan PP No. 10/2000
Ketentuan tentang RTBL berdasarkan PermenPU No. 06/M/PRT/2007
RTRW Nasional
Skala 1:1.000.000 PP No. 26/2008
RTRW Provinsi
Skala 1:50.000-250.000
RTRW Kabupaten / Kota
Skala 1:25.000-100.000
Rencana Umum Rencana Khusus
RTRW Pulau/Kepulauan
Skala 1:500.000
RTR Kaw.Strategis Nasional
Skala 1:50.000-100.000
RTR Kaw. Strategis Provinsi
Skala 1:50.000
RDTR Kabupaten / Kota
Skala 1:5.000
RTR Kawasan Strategis Kabupaten / Kota
Skala 1:5.000
RTBL KAWASAN Skala 1:1.000 RENCANA INDUK P3KP
Skala 1:5.000
DESAIN KAWASAN Skala 1:500
STIMULAN /PEMBANGUNAN FISIK PSD
DETAIL ENGINEERING DESIGN (DED) Skala 1:100
Gambar 11 Kedudukan dokumen rencana tata ruang
Perancangan kawasan yang menjadi sumber pengetahuan yang dimiliki oleh Divisi TSPK ini adalah:
1. Rencana umum a) RTRW Nasional
Menurut PP No. 26 Tahun 2008 RTRW Nasional adalah arah kebijakan dan strategi pemanfaatan ruang wilayah Negara dan dijadikan acuan untuk perencanaan jangka panjang dengan skala pengerjaan 1:1.000.000.
b) RTRW Provinsi
c) RTRW Kabupaten/Kota
Menurut Peraturan Menteri PU No.16/PRT/M/2009, RTRW Kabupaten adalah rencana tata ruang yang bersifat umum dari wilayah kabupaten. Peraturan tersebut memuat antara lain tujuan, kebijakan strategi, penataan ruang wilayah kabupaten, rencana struktur ruang wilayah kabupaten, rencana pola ruang wilayah kabupaten, penataan kawasan strategis kabupaten, arahan pemanfaatan ruang wilayah kabupaten, dan ketentuan pengendalian pemanfaatan ruang wilayah kabupaten. Skala pengerjaan untuk RTRW Kabupaten/Kota ini adalah 1:25.000–100.000. 2. Rencana Khusus
a) RTRW Pulau/Kepulauan
Merupakan rencana rinci yang disusun sebagai penjabaran dan perangkat operasional RTRWN untuk mewujudkan struktur ruang dan pola ruang wilayah nasional (UUPR Pasal 14 ayat 4).
b) RTRW Kawasan Strategis Provinsi (KSP)
Merupakan penjabaran dari RTRW Provinsi yang disusun sesuai dengan tujuan penetepan masing-masing KSP.
c) RDTR Kawasan Kabupaten/Kota
Adapun yang termasuk kategori ini adalah Rencana Detail Tata Ruang dengan tingkat wilayah perencanaanya Kecamatan dengan skala perencanaan 1:5000. d) RTR Kawasan Strategis Kabupaten/Kota
Kategori RTR ini adalah Rencana Tata Ruang Strategis yang merupakan turunan dari RTRW Kota/ Kabupaten sebelumnya dengan skala pengerjaan 1:5000.
e) RTBL Kawasan
RTBL Kawasan yang masuk dalam kategori ini adalah Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan dengan kawasan sebagai wilayah perencanaannya dengan skala pengerjaan 1:5000.
B. Data Karyawan C. Data Proyek
2. Pengetahuan yang bersifat tacit, antara lain berupa hasil kegiatan rapat atau koordinasi dengan pakar/narasumber, kegiatan seminar atau pelatihan, artikel yang ditulis karyawan, kegiatan FGD yang diikuti oleh karyawan, metode dan hasil survei lapangan yang bisa menjadi acuan karyawan lain yang ingin melakukan kegiatan survei sejenis, hasil kegiatan rapat atau diskusi yang berguna bagi penyusunan laporan pekerjaan, hasil kegiatan coffee morning yang dilakukan setiap sebulan sekali serta kegiatan lain yang masih tersimpan dimasing-masing personal karyawan.
.
3. Kegiatan lain yang menjadi sumber pengetahuan di Divisi TSPK namun belum memiliki tempat penyimpanan terpusat, antara lain:
c. Workshop/Seminar
d. Coffee Morning
e. Paparan Hasil f. FGD
g. Artikel
h. Survei Lapangan
MendesainBlueprintSistem Manajemen Pengetahuan
Rancangan sistem ini menggunakan pemodelan berorientasi objek. Adapun yang akan dilakukan pada tahap ini antara lain:
1. PembuatanDiagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram tertinggi dalam diagram aliran data yang bersifat sederhanya karena hanya memuat satu proses, menggambarkan sistem secara keseluruhan dan menunjukkan hubungan antara entity luar, masukan serta keluaran dari sistem yang akan dibuat.
Untuk lebih jelasnya diagram konteks SMPJK digambarkan seperti Gambar 12 dibawah ini:
(PM, Staf) Pakar
daftar_jawaban
Gambar 12 Diagram konteks SMPJK
Penjelasan diagram konteks SMPJK dapat dilihat pada Tabel 4
Tabel 4 Penjelasan entity
Entity Deskripsi
User User disini terdiri dari karyawan yang dan Project Manager,
user dapat melakukan pencarian informasi mengenai perancangan kawasan, mencari dokumen, dan dapat melakukan penambahantimesheet.
Pakar Pakar dapat memberikan jawaban dari pertanyaan yang diajukan olehuserdi dalam fungsi forum tanya jawab. Pakar disini selain tenaga ahli dari luar juga ada beberapa staf senior yang berasal dari internal perusahaan sendiri.
2. Pembuatan Data Flow Diagram (DFD)
Tabel 5 Penjelasan proses DFD level 1
Nama Proses Input Output Keterangan
login Username,
password
Pesanlogin/logout user dan pakar melakukan validasi untuk mengakses menu yang ada di sistem
olah wilayah wilayah_perka wilayah_perancangan kawasan (perka)
admin dapat melakukan memasukkan data wilayah
perancangan kawasan, menghapus data wilayah perancangan kawasan, mengubah data wilayah perancangan kawasan, mencari wilayah
perancangan kawasan, atau melihat wilayah perancangan kawasan jika telah melakukanlogin.
olah data Karyawan
data karyawan data karyawan admin dan user dapat melakukan memasukkan data karyawan, menghapus data karyawan,
mengubah data karyawan, mencari data karyawan, atau melihat data karyawan jika telah melakukanlogin. User hanya dapat melihat data pribadinya saja.
olah timesheet timesheet timesheet admin danuserdapat melakukan memasukkan datatimesheet, mengahapus datatimesheet, mengubah data timesheet, mencari data timesheet, atau melihat data timesheet jika telah melakukanlogin olah data
proyek
data proyek data proyek admin dapat melakukan memasukkan data proyek, menghapus data data proyek,
mengubah data proyek, mencari data proyek, atau melihat data proyek jika telah melakukanlogin.
olah laporan laporan perancangan kawasan
laporan perancangan kawasan
admin danuserdapat melakukan memasukkan laporan perancangan kawasan, menghapus data laporan perancangan kawasan, mengubah laporan perancangan kawasan, mencari laporan perancangan kawasan, atau melihat laporan perancangan kawasan jika telah melakukanlogin.
Nama Proses Input Output Keterangan
melakukanlogin. olah forum tanya jawab
thread
• daftar pertanyaan • daftar jawaban • tema
admin, user dan pakar melakukan tanya jawab melalui forum dengan mengirimkan tema dan daftar pertanyaannya
olah data PM data PM data PM admin dapat melakukan
memasukkan data PM, menghapus data PM, mengubah data PM, mencari data PM, atau melihat data PM jika telah melakukanlogin olah pencarian
admin danuserdapat melakukan pencarian data dengan memasukkan kata kunci dan menghasilkan data perancangan kawasan hasil pencarian
olah
user_admin datauser_admin datauser_admin
user dan admin melakukan pengolahan datauser
Penjelasan tempat penyimpanan (storage) Gambar 13 dapat dilihat pada tabel dibawah ini
Tabel 6 PenjelasanData StorageDFD level satu
Nama Penyimpanan Keterangan
User_admin Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan datauser
Pakar Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data pakar
PM Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan
data PM
Karyawan Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data karyawan
Perancangan_kawasan Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data laporan
Dokumen Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data dokumen
Tanya_Jawab Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data forum
Thread Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan tema
Proyek Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data proyek
Timesheet Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data timesheet
Wilayah Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data wilayah perancangan kawasan
3. Pembuatan DFD level 2
Gambar 14 DFD level 1 proses 6.0 No. Proses : 6.1
Nama Proses : Tambah laporan_perencanaan_kaw Input : laporan_perencanaan_kaw
Ouput : laporan_perencanaan_kaw
Keterangan : User dapat melakukan penambahan atau memasukkan laporan perencanaan kawasan yang sudah selesai pengerjaannya ke dalam sistem
No. Proses : 6.2
Nama Proses : Ubah laporan_perencanaan_kaw Input : laporan_perencanaan_kaw Ouput : laporan_perencanaan_kaw
Keterangan :Userdapat mengubah laporan perencanaan kawasan yang sudah selesai pengerjaannya ke dalam sistem
No. Proses : 6.3
Nama Proses : Hapus laporan_perencanaan_kaw Input : laporan_perencanaan_kaw
Ouput : laporan_perencanaan_kaw
Keterangan : Userdapat menghapus laporan perencanaan kawasan ke dalam sistem
4. Pembuatan Kamus Data
Tabel 7 Kamus data SMPJK
1. Nama : login
Digunakan di : proses login (masukan(input)) Deskripsi : login = id + password
id = *string* password = *string*
2. Nama : olah wilayah
Digunakan di : prosesinputwilayah perancangan kawasan (masukan (input)/keluaran (output))
Deskripsi : wilayah = id + jenis + wilayah + tahun + file id = *string*
jenis = *string* wilayah = *string* tahun = *4 dijit integer* file = *string*
3. Nama : olah data karyawan
Digunakan di : prosesinputdata karyawan (masukan (input)/keluaran (output))
Deskripsi : karyawan = id + nip + nama + username + password + tempat_lahir + tgl_lahir + telp + email + alamat + jabatan + photo
id = *string* nip = *string* nama = *string* username = *string* password = *string* tempat_lahir = *string* tgl_lahir = *date* telp = *string* email = *string* alamat = *string* jabatan = *string* photo = *string* 4. Nama : olah timesheet
Digunakan di : prosesinput timesheet(masukan (input)/keluaran (output))
Deskripsi : timesheet = id + kegiatan + proyek + jenis + tanggal + jam
id = *string* kegiatan = *string* proyek = *string* id = *jenis* tanggal= *date* jam= *time* 5. Nama : olah data proyek
kode_proyek = *string* nama_proyek = *string* instansi = *string* tahun = *4 digit integer* pm = *string*
nilai = *15 digit integer* gambar = *string*
6. Nama : olah laporan
Digunakan di : proses laporan perancangan kawasan (masukan (input) / keluaran (output))
Deskripsi : laporan = id + jenis + wilayah + tahun + file id = *string*
jenis = *string* wilayah = *string* tahun = *4 dijit integer* file = *string*
7. Nama : olah dokumen
Digunakan di : prosesinputdokumen lainnya (masukan (input) / keluaran (output))
Deskripsi : dokumen = id + kode_proyek + jenis + tanggal + keterangan + file
id = *string*
kode_proyek = *string* jenis = *string*
tanggal = *date* keterangan = *string* file = *string*
8. Nama : olah forum
Digunakan di : proses tanya jawab thread (masukan (input) / keluaran (output))
Deskripsi : thread = id + topik + user + pertanyaan + jawaban + tanggal
id = *string* topik = *string* user = *string* pertanyaan = *string* jawaban = *string* tanggal = *datetime*
9. Nama : olah data PM
Digunakan di : prosesinputdata PM (masukan (input)) Deskripsi : PM = id + nip
id = *string* nip = *string* 10. Nama : pencarian data
Digunakan di : proses mengelola dokumen (masukan (input)) Deskripsi : pencarian = kata kunci
kata kunci = *string* 11. Nama : olah user_admin
Deskripsi : admin = id + kode _karyawan + username + password + level + gambar
id = *string*
kode_karyawan = *string* username = *string* password = *string* level = *string* gambar = *string*
5. Pembuatan ERD
Gambar 15 ERD SMPJK
Memiliki Memiliki Tanya Jawab
Perancangan ERD ini berfungsi untuk membantu pengguna dalam merancang basis data. Pada Gambar 12 setiap entitas pada sistem SMPJK memiliki relasi dengan yang lainnya. Setiap relasi antar entitas satu dengan lainnya berbeda-beda tergantung fungsi dari entitas itu sendiri dan setiap entitas memiliki atribut yang dapat dilihat pada Lampiran 5.
Entitas yang dimiliki oleh sistem ini ada 12 antara lain laporan, wilayah, karyawan, pm, pakar, proyek, dokumen, perancangan_kawasan, user_admin,
timesheet,threaddan tanya_jawab.
6. Pembuatan rancangan tabel 1. Rancangan tabel_user_admin
Berfungsi untuk melakukan pencatatan terhadap pengguna sistem SMPJK. Tabel 8 Rancangan tabel_user_admin
Nama Kolom Tipe Data Keterangan
Id_user_admin int(10) PK
Jenis_user Varchar (50) 1. Admin
2. User 3. Pakar
Password Varchar (15)
Email Varchar (50)
2. Rancangan tabel_laporan
Berfungsi untuk melakukan pencatatan data perancangan kawasan. Tabel 9 Rancangan tabel_ laporan
Nama Kolom Tipe Data Keterangan
Id_Perka int(10) PK
Jenis_Perka Varchar (50) 1. RTRW Nasional
2. RTRW Propinsi
3. RTRW Kabupaten/Kota 4. RTRW Pulau/Keplauan 5. RTRW Strategis/Propinsi 6. RDTR Kabupaten/Kota 7. RTR Kawasan Strategis Kabupaten/Kota
8. RTBL Kawasan 9. Masterplan
10.Perancangan Kawasan Lainnya
Id_Wilayah int(10) FK
Id_Karyawan int(10) FK
Tahun Int(4)
Keterangan Varchar (50)
Nama_File Varchar (50)
3. Rancangan tabel _Timesheet
Berfungsi untuk melakukan pencatatan datatimesheet
Tabel 10 Rancangan tabel_timesheet
Nama Kolom Tipe Data Keterangan
Id_Timesheet int(10) Primary Key
Id_Proyek int(10) FK
Id_PM int(10) FK
Id_Karyawan int(10)
Tgl_mulai Datetime dd-mm-yyyy
Jam_mulai Datetime
Tgl_selesai Datetime dd-mm-yyyy
Jam_selesai Datetime
Kegiatan varchar(10)
Jenis 1. Jam Kerja
2. Lembur
Untuk rancangan tabel lebih lengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 6. 7. Pembuatan rancangan antar muka
Tahapan ini merupakan tahap merancang desain antarmuka dari SMPJK. Berikut adalah desain dari sistem manajemen pengetahuan yang akan dibangun di divisi TSPK.
Gambar 16 merupakan desain tampilan antamuka halaman login. Halaman
login ini merupakan halaman pertama sebelum user dapat mengakses atau
menggunakan sistem manajemen pengetahuan. User memasukkan username dan
password yang telah diberikan oleh admin. Jika username dan password yang
dimasukkan benar maka user dapat mengkases sistem ini, namun jika gagal maka
usertidak dapat mengakses sistem ini.
Gambar 17 Rancangan Antarmuka halamanHome
Gambar 17 merupakan desain dari antarmuka halaman homeatau halaman utama dari sistem manajemen pengetahuan ini. Sistem ini memiliki menu utama antara lain
home, karyawan, PM, pakar, proyek, agenda, forum, timesheet dan dan hubungi kami. Halaman proyek memiliki sub menu agenda proyek, perancangan kawasan dan dokumen
Halaman iniusermengisi kegiatan yang dilakukan sehari-hari.
Gambar 19 Rancangan Antarmuka halaman input perancangan kawasan
Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan Tahap verifikasi pengetahuan dilakukan oleh admin dan user dengan cara testing pada fungsi-fungsi sistem yang telah dibuat. Hasil pengujian yang dilakukan dengan metode blackbox testing yaitu dengan menemukan kesalahan terhadap fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan interface, kesalahan terhadap nilai input dan validitas fungsional. Cara dan hasil pengujian dari sistem tersebut dapat dilihat pada tabel yang ada di Lampiran 7.
1. Verifikasi pengetahuan perancangan kawasan berdasarkan jenis-jenis laporan. Pada halaman input perancangan kawasan terdapat fungsi jenis-jenis laporan yang memudahkanuserdalam meng-inputlaporan perancangan kawasan.User
dapat memilih jenis laporan antara lain terdiri dari laporan pendahuluan, laporan antara, laporan draft akhir dan laporan akhir. Hasil verifikasi yang didapat dari jenis-jenis laporan adalah benar dan sesuai.
2. Verifikasi pengetahuan perancangan kawasan terhadap wilayah perancangan kawasan. User dapat memilih wilayah yang sesuai dengan file yang akan dimasukkan ke dalam sistem. Sistem akan menampilkan propinsi yang menjadi wilayah perancangan. Hasil verifikasi pengetahuan perancangan kawasan terhadap wilayah perancangan kawasan adalah benar dan sesuai.
3. Verifikasi pengetahuan perancangan kawasan terhadap jenis perancangan kawasan. Pada halaman input perancangan kawasan terdapat jenis - jenis perancangan kawasan yang sesuai dengan UU No. 26 Tahun 2007, antara lain RTRW Nasional, RTRW Propinsi, dan RTRW Kabupaten/Kota, RTRW Pulau/Kepulauan, RTRW Strategi Propinsi, RDTR Kabupaten/Kota, RTR Kawasan Strategis Kabupaten/Kota dan RTBL Kawasan. Hasil verifikasi pengetahuan perancangan kawasan terhadap jenis perancangan kawasan adalah benar dan sesuai.
Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Implementasi sistem ini dilakukan pada jaringan localhost dengan menggunakan bantuan program xampp sebagai triggernya, sistem ini diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan MySQL. Sistem ini memiliki 3 level user
yang masing-masing memiliki hak akses yang berbeda, antara lain:
• Level admin adalah yang memiliki hak akses secara keseluruhan dan bertugas mengelola informasi dan sistem. Level admin terdiri dari manajer dan staf IT.
• Level User adalah karyawan PT. Jakarta Konsultindo yang memiliki hak akses untuk mengisi dan mencari informasi perancangan kawasan, mengupdate data pribadi, mengisi timesheet dan mengakses menu forum.
• Level Pakar adalah pakar yang bergerak dalam bidang ilmu perancangan kawasan Berikut merupakan tampilan dari sistem yang telah dibuat. dan Lampiran 8 untuk tampilan halaman sistem lebih lengkapnya.
Gambar 20 Tampilan halamanlogin
Gambar 22 Tampilan halamanform timesheet
Simpulan
Sistem manajemen pengetahuan PT. Jakarta Konsultindo merupakan sarana yang mengintegrasikan antara teknologi dengan penyusunan atau mekanisme karyawan dalam membuat laporan perancangan kawasan, transfer pengetahuan serta menyimpan pengetahuan dibidang perancangan kawasan. Sistem ini telah berhasil dirancang dengan metode terstruktur yaitu antara lain membuat DFD, diagram kelas, ERD, rancangan tabel dan kamus data. Sistem ini memiliki feature-feature yang dibutuhkan oleh divisi TSPK. Antara lain olah data karyawan, olah data PM, olah data pakar, olah data proyek yaitu terdiri darifeatureperancangan kawasan dan dokumen,Timesheetdan forum.
Sistem ini juga sudah diimplementasikan di Divisi TSPK dengan menggunakan jaringan localhost, serta menggunakan bahasa pemograman PHP dan MySQL. Sistem ini juga telah diuji fungsi-fungsinya dengan menggunakan metodeblackbox testingdan hasil dari pengujian tersebut menyatakan bahwa fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem valid serta sesuai dengan kebutuhanuser.
Sistem manajemen pengetahuan PT. Jakarta Konsultindo memerlukan dukungan dari pihak manajemen untuk merealisasikan serta berkontribusi aktif dalam mengelola dan merealisasikan sistem ini.
Saran
Saran bagi yang ingin mengembangkan sistem manajemen pengetahuan pengetahuan tentang perancangan kawasan ini antara lain:
1. Sistem ini hanya mengelola pengetahuan yang berada di divisi TSPK, maka perlu adanya pengembangan lebih lanjut pada divisi lain yang dimiliki oleh PT. Jakarta Konsultindo yaitu bisa dengan menambahkan fitur bidang perancangan bangunan yang merupakan spesialisasi di divisi TPB, sehingga pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan dapat disimpan semua ke dalam satu sistem yang terintegrasi.
2. Aplikasi selanjutnya harus dapat menggunakan jaringan internet.
3. Sistem ini diharapkan dapat dikembangkan untuk diterapkan pada media mobile, sehingga dapat dengan mudah diakses oleh karyawan yang sedang tugas di luar kota. 4. Teknik pencarian berikutnya dapat menggunakan metode Case Based Reasoning
