TINJAUAN PUSTAKA
IMPLEMENTASI PROGRAM
4.2 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem
Dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Surat ini dibutuhkan perangkat lunak yang sudah terinstalasi. Adapun tahapan instalasi dan
setting sistem, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Install sistem operasi : Windows 7, Microsoft Office Word 2010
Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Excel 2010, dan Snipping Tool
b. Install aplikasi pemrograman ialah Visual Basic 2010 dan Power
Designer 15
c. Install aplikasi database SQL Server 2008
4.3 Implementasi Aplikasi Desain Antarmuka
Dalam pembahasan implementasi aplikasi desain antarmuka pada aplikasi Sistem Informasi Manajemen Surat akan membahas beberapa form, form, yang diantaranta terdapat form halaman awal, form Registrasi form Beranda, form ubah password, form logout, form Entri Surat Masuk, form Entri Surat Keluar,
form about, form Disposisi Surat, form pengajuan cuti, form insert kode
klasifikasi, form data surat masuk, dan form data surat keluar. Selain form tersebut, juga terdapat menu Laporan Surat Masuk dan Laporan Surat Keluar.
Adapun pada beberapa menu akan disisipkan laporan pada masing-masing menunya. Laporan tersebut selain dapat dicetak dan digunakan oleh pengguna untuk memperoleh keakuratan data dalam bentuk fisik, juga dapat dijadikan
4.3.1 Form Halaman Awal
Halaman awal atau yang lebih dikenal dengan home page adalah halaman dimana pengguna memasuki tahapan login sebelum pengaksesan ke dalam suatu aplikasi. Desain halaman utama merupakan tampilan pertama ketika sistem informasi dijalankan. Terdapat isian yang harus dilengkapi oleh pengguna jika belum terdaftar dalam sistem informasi ini, halaman awal dapat dilihat pada Gambar 4.1
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Awal
Pada halaman awal seperti yang tampak pada gambar 4.1 diperlukan dua inputan untuk mengakses ke dalam sistem, dimana masing-masing inputan tersebut memiliki fungsi berbeda dalam sistem informasi ini. Logo Pemerintah Provinsi Jawa Timur sebagai simbolik.
a. Username [textbox] : string
b. Password [textbox] : string (input hanya menampakkan tanda bulat hitam)
Selain dua inputan tersebut, terdapat lagi satu tombol, yaitu Login, untuk meminta sistem melakukan proses autentikasi terhadap inputan yang sudah dimasukkan, dan Register, untuk meminta sistem membuka halaman pendaftaran akun.
4.3.2 Form Halaman Registrasi
Halaman registrasi seperti tampak pada gambar 4.2, disediakan bagi calon Pengguna yang ingin mendaftarkan akunnya. Ada 4 inputan data yang diperlukan dan berikut adalah desain rancangannya.
Gambar 4.2 Halaman Registrasi
Terdapat 4 inputan dalam desain antarmuka halaman registrasi di atas, yaitu :
b. Nama Lengkap [textbox] : string c. Password [textbox] : string
d. Verifikasi password [textbox] : string [mengetik ulang Password]
Selain inputan teks, ada dua tombol, yaitu Reset, untuk pengulangan pengisian dari awal proses registrasi, dan satu lagi yaitu Tambah, untuk konfirmasi inputan yang telah diisi dan sekaligus memerintahkan sistem untuk memasukkan data yang telah diinputkan disimpan ke database.
4.3.3 Form Halaman Beranda
Halaman beranda atau lebih dikenalnya sebagai halaman menu utama atau Homepage merupakan halaman dimana setelah pengguna berhasil login , maka sistem akan menampilkan halaman utama yang merupakan lanjutan tahapan dari sistem itu sendiri.
Jika setelah login, dan tampil halaman beranda, namun pengguna hendak membatalkan aktifitas manajemen surat, maka pengguna dapat keluar dari sistem dengan memilih icon “Logout”. Dan pengguna akan keluar dari sistem, selanjutnya pilih Exit untuk menutup lembar halaman Sistem Informasi Manajemen Surat ini, ataupun pengguna dapat memilih
icon silang pada pojok kanan atas untuk langsung keluar tanpa konfirmasi
dari sistem itu sendiri.
Pada saat halaman ini diakses, maka halaman ini akan tampul dalam ukuran maximize sesuai dengan luas form itu sendiri ketika
dirancangan. Di sebelah kiri terdapat nama pengguna beserta nama lengkap dari pengguna tersebut. Tampilan halaman utama atau beranda dari Sistem Informasi Manajemen Surat ini dapat dilihat pada gambar 4.3.
Gambar 4.3 Rancangan Antarmuka Halaman Beranda
Tampilan antarmuka di atas merupakan halaman utama dari pada Sistem Informasi Manajemen Surat itu sendiri.
4.3.4 Form Halaman Ubah Password
Halaman ini bertujuan untuk mengubah password pengguna. Dimana pengguna menghendaki mengganti password lamanya dengan
password baru. Proses ini diawali dengan penginputan password lama
kemudian diikuti dengan penginputan password baru, yang pada tahapan akhirnya diakhiri dengan pengisian pada kolom Verifikasi password., tampak seperti Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Form Halaman Ubah Password
Untuk penyimpanannya pengguna harus memilih pilihan “Proses”
untuk penyimpanan inputan password baru pada database system. Setelah data tersimpan dan sistem menampilkan status penyimpanan, pengguna
bisa memilih pilihan “Tutup”.
4.3.5 Form Halaman Logout
Halaman ini hanya sederhana berupa tampilan konfirmasi kepada pengguna sebelum keluar dari sistem. Jika pengguna hendak keluar dari
bertujuan penutupan akun pengguna agar tidak diakses oleh pengguna lain. Adapaun tampilan halamannya seperti Gambar 4.6
Gambar 4.5 Halaman Logout
4.3.6 Form Halaman Entri Surat Masuk
Halaman Surat Masuk merupakan halaman yang menjadi manajemen utama dalam sistem informasi ini, seperti terlihat pada Gambar 4.7.
Pengguna dapat meninputkan data yang tercantum pada surat fisik, dan melengkapi isian yang sesuai dengan yang terlihat pada sistem. Setelah data dilengkapi dan disimpan, maka data tadi akan muncul di tabel bawah. Tabel tersebut bertujuan jika pengguna ingin menghapus atau mengedit data yang sebelumnya dientrikan pada sistem.
4.3.7 Form Halaman Entri Surat Keluar
Tampilan halaman ini tidak jauh berbeda dengan tampilan halaman pada menu Entri Surat Masuk, lebih jelasnya bias dilihat pada Gambar 4.8
Gambar 4.7 Halaman Entri Surat Keluar
Pada halaman ini isian yang tersedia tidak jauh berbeda dengan isian yang terdapat pada Entri Surat Masuk, yang membedakan adalah
memang isian tersebut hanya diperuntukan untuk surat atau berkas masuk saja.
4.3.8 Form Halaman About
Halaman ini berisi garis besar atau fungsionalitas dari Sistem Informasi Manajemen Surat, seperti Gambar 4.9
Gambar 4.8 Halaman About
Seperti yang tampak pada gambar di atas, dicantumkan bahwa sistem ini hanya mengangani aktifitas berupa manajemen surat masuk, surat keluar, data pengguna, surat disposisi, dank ode klasifikasi, serta pengajuan cuti
4.3.9 Form Halaman Disposisi Surat
Halaman ini mengacu pada surat disposisi yang digunakan lintas bidang di Dinas Koperasi & UMKM. Menu ini bisa diakses setelah terinputkan data pada menu Entri Surat Masuk sebelumnya, dengan begitu nomor surat yang telah diinputkan pada menu Entri Surat Masuk dapat muncul pada menu Disposisi Surat, dan pengguna selanjunya dapat
mengisi isian lain untuk diterskan pada yang bersangkutan, sperti terlihat pada Gambar 4.10
Gambar 4.9 Halaman Surat Disposisi
Dalam menu ini dilengkapi pilihan untuk mencetak lembar Disposisi yang diperlukan instansi terkait untuk dijadikan bukti fisik dari
output sistem informasi ini. Pada lembar laporan yang tercetak nanti terisi
sesuai yang terinputkan pada kolom isian di atas, jika terdapat kolom isian yang dikosongi, maka pada lembar disposisi nanti juga akan kosong pada isian tersebut.
4.3.10 Form Halaman Pengajuan Cuti
Halaman ini digunakan untuk pengajuan cuti yang dapat digunakan oleh pegawai atau karyawan dari instansi Dinas Koperasi & UMKM tersebut.
Gambar 4.10 Halaman Pengajuan Cuti
Pengguna harus melengkapi data pada isian halaman ini, jika ingin melakukan pencetakan laporan dari menu Pengajuan Cuti ini. Jika pengaju cuti mengajukan cuti karena sakit, maka dalam bukti fisiknya harus dilampirkan bukti fisik surat keterangan sakit dari pihak yang berwenang.
Pengguna juga harus mengisikan tanggal pengajuan cuti dan tanggal berakhirnya cuti. Pada penerapannya, tanggal pengajuan cuti tidak boleh sama dengan tanggal cuti berakhirnya cuti, jika terisi sama, maka
sistem akan menampilkan kotak dialog bahwa tanggal pengajuan dan tanggal berakhir tidak boleh sama, dan sistem akan mereset data pada menu ini untuk diinputkan kembali dari awal.
4.3.11 Form Halaman Insert Kode Klasifikasi
Halaman Kode Klasifikasi digunakan untuk inputan kode surat masuk. Setiap bidang memiliki kode klasifikasi berbeda.
Gambar 4.11 Halaman Kode Klasifikasi
Pada halaman ini bertujuan untuk penginputan kode klasifikasi yang diperlukan dalam pengisian menu Entri Surat Masuk dan juga menu Entri Surat Keluar. Adapun kode klasifikasi tersebut memiliki perihalnya sendiri sesuai dengan masing-masing bidang yang terdapat pada Dinas Koperasi & UMKM Jawa Timur.
4.3.12 Form Halaman Pencarian
Halaman pencarian ini digunakan untuk mencari data surat yang telah tersimpan pada database system.
Gambar 4.12 Halaman Pencarian Surat
Pengguna yang telah masuk dalam sistem dapat melakukan pencarian surat sesuai klasifikasi surat. Kalsifikasi surat dibedakan menjadi pencarian sesuai nomor surat dan instansi pengirim surat tersebut. Jika dipilih nomor surat maka akan tampil kolom untuk pengisian nomor surat tersebut. Pada tabel di bawahnya akan ditampilkan lampiran yang tercatat sesuai data yang telah dientrikan, dan pada picture box dapat ditampilkan surat yang telah di-scaning.
BAB V