BAB III KAITAN ANTARA PELARANGAN GRATIFIKAS
B. Instrumen Penerapan Good Corporate Governance Di PTPN III
Dalam melaksanakan aktivitasnya, PTPN III telah berupaya menerapkan prinsip good corporate governance. Penerapan itu didukung oleh berbagai instrumen untuk dapat mencapai hasil yang terbaik bagi peningkatan value perusahaan bagi para stakeholdernya, dimana PTPN III menyadari bahwa dengan implementasi GCG dapat menjadi kunci sukses suatu perusahaan.
Sistem yang dianut oleh PTPN III sebagaimana yang dianut di Indonesia dalam melakukan pengurusan pada umumnya adalah two tier system, dimana pengawasan dilakukan oleh “Board” (Dewan Komisaris), dan ”Key Executives” (Direksi).
Instrumen GCG yang mendasari tata kelola perusahaan PTPN III, terdiri dari: 1. Pedoman Tata Kelola Perusahaan.
Merupakan panduan bagi Dewan Komisaris, Direksi dan segenap Pegawai yang menguraikan tentang pelaksanaan prinsip GCG, struktur, dan proses yang ada pada setiap Organ Perusahaan yang penyusunannya mengacu pada berbagai peraturan dan perundang – undangan yang berlaku dan praktik terbaik dalam pengelolaan perusahaan.
Merupakan panduan bagi Dewan Komisaris dan Direksi dalam menjalankan tugas, wewenang, tanggung-jawab, hak dan kewajiban baik selaku dewan maupun individu. Dokumen ini juga mengatur tata hubungan antara Komisaris, Direksi, Pemegang Saham dan Anak Perusahaan, sehingga Board Manual lebih merupakan cerminan penerapan prinsip transparansi dan akuntabilitas dalam pelaksanaan tugas Dewan Komisaris dan Direksi.
3. Piagam Komite Audit
Merupakan panduan bagi Komite Audit agar pelaksanaan tugasnya dapat diterima dan dipertanggung-jawabkan secara professional oleh semua pihak yang berkepentingan. Komite Audit juga berperan dalam pengendalian manajemen internal perusahaan, manajemen risiko, dan juga untuk penerapan GCG.
Komite audit dapat berfungsi membantu kelancaran tugas komisaris, antara lain komite audit melakukan penelaahan terhadap kebenaran informasi yang disampaikan oleh direksi kepada komisaris Selain itu komite audit juga dapat berfungsi menilai efektivitas pengendalian internal (internal control), termasuk fungsi Internal Auditor atau Satuan Pengawasan Intern (SPI), sehingga dapat memberikan rekomendasi tentang peningkatan efektivitas internal auditor untuk meningkatkan sistem pengendalian internal perusahaan.
Komite audit bertugas untuk memberikan pendapat profesional yang independen kepada dewan komisaris terhadap laporan atau hal-hal
yang disampaikan oleh direksi kepada dewan komisaris serta mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian dewan komisaris, yang antara lain meliputi :110
a. melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang akan dikeluarkan oleh perusahaan seperti, laporan keuangan, proyeksi dan informasi keuangan lainnya,
b. menelaah independensi dan objektifitas akuntan publik,
c. melakukan penelaahan atas kecukupan pemeriksaan yang dilakukan oleh akuntan publik untuk memastikan semua resiko yang penting telah dipertimbangkan,
d. melakukan penelaahan atas efektivitas pengendalian internal perusahaan,
e. menelaah tingkat kepatuhan Perusahaan terhadap peraturan perundang- undangan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan, dan
f. melakukan pemeriksaan terhadap dugaan adanya kesalahan dalam keputusan rapat direksi. Pemeriksaan tersebut dapat dilakukan oleh komite audit atas biaya Perusahaan.
Kedudukan komite audit berada sejajar dengan Dewan Komisaris (lihat bagan RUPS PTPN III). Hal ini disebabkan komite audit dibentuk langsung oleh dewan komisaris untuk melaksanakan tugas pengawasannya. Keberadaan Komite Audit di BUMN diatur melalui Keputusan Menteri BUMN Nomor KEP-103/MBU/2002 (bagi BUMN).
Komite Audit terdiri dari sedikitnya tiga orang, diketuai oleh Komisaris Independen perusahaan dengan dua orang eksternal yang independen serta menguasai dan memiliki latar belakang akuntansi dan keuangan. Dalam pelaksanaan tugasnya, Komite Audit mempunyai fungsi membantu Dewan Komisaris untuk :111
a. meningkatkan kualitas Laporan Keuangan
b. menciptakan iklim disiplin dan pengendalian yang dapat mengurangi kesempatan terjadinya penyimpangan dalam pengelolaan perusahaan
c. meningkatkan efektifitas fungsi internal audit (SPI) maupun eksternal audit, serta
d. Mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris/Dewan Pengawas.
Kewenangan Komite Audit dibatasi oleh fungsi mereka sebagai alat bantu Dewan Komisaris, sehingga tidak memiliki otoritas eksekusi apapun (hanya sebatas rekomendasi kepada Dewan Komisaris), kecuali untuk hal spesifik yang telah memperoleh hak kuasa eksplisit dari Dewan Komisaris, misalnya mengevaluasi dan menentukan komposisi auditor eksternal, dan memimpin suatu investigasi khusus. Peran dan tanggung jawab Komite Audit akan dituangkan dalam Charter Komite Audit yang secara umum dikelompokkan menjadi tiga bagian besar, yaitu financial reporting, corporate governance, dan risk and control management.
111
4. Pedoman Etika dan Perilaku (Code of Conduct).
Merupakan panduan bagi Dewan Komisaris, Direksi, Perusahaan, dan segenap Pegawai dalam beretika dan berperilaku dalam proses bisnis, baik interaksi dengan eksternal maupun interaksi dengan internal / antar Organ Perusahaan yang bersandarkan kepada nilai-nilai moral. Code of Conduct, secara umum merupakan panduan tentang keharusan yang wajib dilaksanakan dan larangan yang harus dihindari sebagai penjabaran pelaksanaan prinsip GCG dan berbagai peraturan / perundang – undangan yang berlaku dan praktik terbaik.
5. Piagam Internal Audit.
Merupakan piagam yang mendasari dibentuknya Satuan Pengawasan Internal yang merupakan aparat pengawasan internal perusahaan. Satuan ini bertugas untuk membantu Direktur Utama dalam melaksanakan audit keuangan dan operasional serta menilai pengendalian, pengelolaan dan pelaksanaannya dan memberikan saran-saran perbaikan. Satuan ini juga merupakan instrumen konsultan peningkatan penerapan manajemen resiko dan prinsip-prinsip Good Corporate Governance.
Setiap BUMN,termasuk PTPN III membentuk Satuan Pengawasan Intern (SPI) yang merupakan aparat pengawasan internal perusahaan yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama. SPI adalah aparat pengawasan internal yang berperan tidak saja membantu manajemen dalam menjalankan fungsi pengawasan tetapi juga merupakan mitra strategis bagi manajemen dalam rangka penerapan system pengendalian inter (internal
control system), manajemen risiko (risk management), dan penerapan good corporate governance (GCG).
Landasan Pembentukan Bagian Satuan Pengawasan Internal (SPI) didasarkan :112
112
1. Undang-Undang Nomor. 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara, bahwa :
a. Pada setiap BUMN membentuk Satuan Pengawasan Internal yang merupakan aparat pengawas internal perusahaan yang dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama. b. Atas permintaan tertulis Komisaris/Dewan pengawas, Direksi
memberikan keterangan hasil pemeriksaan atau hasil pelaksanaan tugas Satuan Pengawasan Internal.
c. Direksi wajib memperhatikan dan segera mengambil langkah- langkah yang diperlukan atas segala sesuatu yang dikemukakan dalam setiap laporan hasil pemeriksaan yang dibuat oleh Satuan Pengawasan Intern.
2. Peraturan Pemerintah Nomor. 3 Tahun 1983 pasal 45, bahwa pada setiap BUMN dibentuk Satuan Pengawasan Internal yang merupakan aparatur pengawasan internal perusahaan. Satuan Pengawasan Internal dipimpin oleh seorang Kepala yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.
3. Peraturan Pemerintah Nomor. 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan, bahwa :
a. Pada setiap Perseroan dibentuk Satuan Pengawasan Internal.
b. Bagian Satuan Pengawasan Internal dipimpin oleh Kepala yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
c. Bagian Satuan Pengawasan Internal bertugas membantu Direktur Utama dalam melaksanakan audit keuangan dan operasional serta menilai pengendalian, pengelolaan dan pelaksanaannya dan memberikan saran-saran perbaikan.
d. Direktur Utama memberikan keterangan mengenai hasil audit atau hasil pelaksanaan tugas Satuan Pengawasan Internal kepada Komisaris, atas permintaan tertulis dari Komisaris.
e. Direksi wajib memperhatikan dan segera mengambil langkah- langkah yang diperlukan atas segala yang dikemukakan dalam setiap Laporan Hasil Audit yang dibuat oleh Bagian Satuan Pengawasan Internal.
Hal ini ditegaskan lagi melalui SK Menteri BUMN Nomor : KEP-117/M- MBU/2002 tanggal 1 Agustus 2002, pasal 22 (1) yang menyebutkan “Direksi harus menetapkan suatu Sistem Pengendalian Internal yang efektif untuk mengamankan investasi dan aset BUMN”.
Kedudukan dan Fungsi Bagian SPI.113
Sesuai Surat Keputusan Direksi Nomor : 3.00/SKPTS/R/03/2005 tanggal 15 Desember 2005 tentang Revisi Struktur Organisasi PT. Perkebunan
Kedudukan.
113
Nusantara III (Persero), bahwa kedudukan Bagian SPI berada dan bertanggung jawab langsung dibawah Direktur Utama.
Sesuai dengan kedudukannya, Bagian SPI independen terhadap Bagian dan Unit-Unit lainnya. Independen Bagian SPI dijamin oleh :
a. Adanya tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.
b. Adanya kewenangan yang jelas bahwa Bagian SPI mempunyai akses terhadap seluruh Bagian dan Unit-Unit lainnya, catatan dan dokumentasi, sumber daya perusahaan termasuk sumber daya manusia dalam rangka mendapatkan informasi untuk kepentingan pelaksanaan tugas Bagian SPI.
c. Tidak terlibat dalam aktivitas sehari-hari atau bertanggung jawab langsung atau memiliki kewenangan operasional terhadap kegiatan unit kerja yang diaudit oleh Bagian SPI.
d. Tidak diberinya tanggung jawab penuh dalam pengembangan suatu sistem baru, kecuali memberikan pendapatnya atas metode dan standar pengendalian dari sistem baru tersebut.
Sesuai Surat Keputusan Direksi Nomor ; 3.00/SKPTS/R/01/2005 tanggal 8 Desember 2005 Bagian SPI dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi Pengawas Wilayah dan Pengawas Wilayah membawahi Ketua Tim serta Ketua Tim membawahi beberapa Staf Audit.
Fungsi
Dalam melaksanakan tugasnya Bagian SPI menjalankan fungsi sebagai berikut :
a. Memastikan bahwa Sistem Pengendalian Internal perusahaan telah memadai dan berjalan sesuai dengan ketentuan.
b. Merupakan mitra dalam penyempurnaan kegiatan pengelolaan perusahaan, memberikan nilai tambah melalui rekomendasi atas hasil audit yang dilakukannya.
c. Merupakan konsultan peningkatan penerapan manajemen resiko dan prinsip-prinsip Good Corporate Governance.
Wewenang dan Tanggung Jawab Bagian SPI
Bagian SPI mempunyai akses terhadap seluruh dokumen, pencatatan, personil dan fisik kekayaan perusahaan diseluruh Bagian dan Unit-unit lainnya untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas auditnya.
Dalam pelaksanaan tugasnya, Bagian SPI bertanggung jawab memberikan analisa, penilaian, rekomendasi, konsultasi dan informasi mengenai aktivitas yang diaudit sesuai dengan yang disyaratkan oleh Kode Etik dan standar Profesi Internal Audit.
Tanggung jawab dari bagian SPI termasuk : a. Menyusun rencana kerja audit tahunan.
b. Menyusun pedoman, mekanisme kerja SPI dan prosedur audit yang berbasis risiko.
c. Melaksanakan rencana kerja audit tahunan termasuk penugasan khusus/investigasi dari Direktur Utama.
d. Menjaga integritas dan obyektivitas serta bertindak secara profesional seperti yang dipersyaratkan dalam Standar Profesi Audit Internal (SPAI) termasuk menjamin tidak terdapat benturan kepentingan anggota SPI dengan auditan dan kegiatan yang diaudit.
Hubungan Bagian SPI dengan Komite Audit.
Bentuk hubungan Bagian Satuan Pengawasan Internal (SPI) dengan Komite Audit yang dilakukan melalui Komisaris, adalah sebagai berikut : 1. Bagian SPI membantu Komite Audit untuk memastikan bahwa
pedoman Komite Audit, aktivitas dan proses komite audit telah memadai untuk memenuhi tanggung jawabnya.
2. Komite Audit memastikan bahwa Pedoman Internal Audit, peranan, dan aktivitas dari audit internal dapat dipahami dan menjawab kebutuhan Komite Audit dan Komisaris.
3. Memelihara komunikasi yang terbuka dan efektif dengan Komite Audit, untuk menyamakan persepsi tentang tugas Komite Audit, sehingga mekanisme kerja dapat terbentuk dengan baik.
Hubungan Bagian SPI dengan Direksi.
Bagian SPI adalah unit pendukung Direksi dalam bidang pengawasan. Bentuk hubungan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bagian SPI sebagai mitra Direksi dalam mendiskusikan hal-hal yang mempengaruhi kegiatan perusahaan baik keuangan maupun non keuangan.
2. Menilai efektifitas sistem pengendalian intern (internal control system), termasuk didalamnya memberikan rekomendasi mengenai penyempurnaan sistem pengendalian intern dan mengidentifikasikan hal-hal yang memerlukan perhatian Direksi serta tindak lanjut atas hasil audit. 114