E. Masalah-Masalah Administratif dalam Pelayanan Bimbingan dan Konseling di Sekolah
1. Inventory Service
Inventory service adalah merupakan program pelayanan yang mengumpulkan informasi yang dapat dipergunakan untuk mengenal murid sebagai individu yang unik. Oleh karena itu dalam mengumpulkan data tersebut ada beberapa hal yang perlu diperlihatkan:
a. Informasi yang objektif
Tujuan dari penilaian murid sebagai teknik bimbingan adalah mengumpulkan informasi yang valid yang dapat memberikan gambaran yang tepat mengenai individu tersebut;
b. Pola-pola tingkah laku
Informasi yang dikumpulkan dari berbagai sumber dan dilakukan selama suatu jangka waktu mengenai seseorang individu tersebut, haruslah dapat menunjukkan suatu pola tingkah laku. Dengan demikian untuk mendapatkan gambaran
yang tepat mengenai pola tingkah laku tersebut diperlukan sejumlah informasi yang cukup.
c. Informasi untuk mengetahui sifat-sifat yang khas (Indentifing) Kita mengetahui bahwa individu-individu tersebut disamping sifat-sifatnya yang umum, juga mempunyai sifat-sifat yang khusus. Data-data yang dikumpulkan hendaknya dapat menunjukkan sifat-sifat yang unik dari tiap individu sehingga kumpulan informasi tersebut tidak berupa kumpulan data-data yang sama bagi semua murid.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan layanan inventori (inventory service).
a. Jenis-jenis informasi
Sedangkan jenis informasi/data yang dikumpulkan adalah yang memberikan informasi tentang murid dalam hal:
1) latar belakang keluarga dan data pribadi; 2) keadaan kesehatan dan fisik;
3) riwayat sekolah dan catatan mengenai nilai/prestasi; 4) minat, kesukaan dan hal-hal yang disukai;
5) rencana untuk yang akan datang atau cita-cita.
Walaupun ada berbagai cara dalam menyusun informasi tersebut, namun yang penting adalah bahwa informasi tersebut bertujuan untuk memecahkan masalah bagaimana kita dapat memahami anak. Anak dapat kita pahami melalui bermacam-macam persepsi, yakni pandangan orang dewasa, pandangan teman-temannya, dan pandangan dari dirinya sendiri.
b. Catatan bimbingan (guidance-record)
Catatan atau rekaman untuk keperluan bimbingan juga disebut “cumulative record” atau buku catatan pribadi. Ini merupakan catatan atau rekaman untuk tiap murid yang berisi informasi yang memungkinkan untuk mengenal murid sebagai individu yang unik.
Sedangkan hal-hal penting yang harus diperhatikan dari “cumulative record” adalah:
1. Informasi yang unik
Informasi yang terdapat dalam “cumulative record” hendaknya dapat membedakan sifat seorang individu dengan individu yang lain. Jangan sampai berisi catatan-catatan yang berisi sifat-sifat yang umum terdapat pada semua anak sehingga sukar untuk diinterpretasikan.
2. Pencatatan yang kontinyu
Catatan mengenai pribadi murid akan berharga apabila dilakukan secara kontinyu dari mulai masuk sekolah sampai ia keluar. Akan lebih baik lagi bila dapat diselenggarakan pencatatan yang tidak terputus dari sekolah yang lain. (TK, SD, SMP, SMA/SMK, dan PT)
3. Sederhana
Catatan yang baik adalah catatan yang mudah untuk digunakan. Oleh karena itu hendaknya diusahakan cara pencatatan yang sederhana, objektif, mudah diisi dan mudah diinterpretasikan.
4. Mudah disimpan
Karena catatan ini dipergunakan selama murid bersekolah, maka perlu dipikirkan bentuk buku catatan pribadi tersebut
sehingga tidak lekas rusak, mudah disimpan, mudah dicari dan dipergunakan.
c. Penyelenggaraan “Cumulative-Record”
Masalah-masalah yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan Cumulative-Record adalah masalah-masalah yang berhubungan dengan:
1. Penyusunan dan pencatatan informasi;
Beberapa data yang sangat penting bagi “cumulative-record”
biasanya telah dikumpulkan secara rutin di sekolah ialah presensi, nilai dan data identifikasi murid. Data lainnya seperti riwayat keluarga, lingkungan keluarga, laporan mengenai tingkah laku, score test, hubungan dengan orang lain, kegiatan-kegiatan diluar sekolah. Yang tidak kurang pentingnya adalah cara dan alat pengumpulannya. Ini penting supaya tidak terjadi duplikasi sehingga dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya. Alat pengumpul informasi tersebut dapat berupa kuesioner, otobiografi, anekdot record, dan tes standart (standardized-test)
2. Penyaringan, peringkasan, dan pemasukan informasi;
Karena sangat banyaknya data/informasi yang harus dikumpulkan mengenai murid-murid, maka perlu ada cara untuk menyederhanakan penyimpanan catatan-catatan tersebut.
Penyaringan berarti bahwa pada saat-saat tertentu perlu diadakan pemeriksaan terhadap informasi-informasi yang disimpan, apakah informasi-informasi tersebut dapat menunjukan: (-) kekuatan dan kelemahan murid, (-) informasi
yang cukup tentang murid, (-) perbedaan antara fakta dan pendapat, dan (-) keterangan-keterangan yang pasti (yang belum pasti dibuang saja).
Peringkasan berarti ada beberapa data mungkin perlu diringkaskan pada waktu-waktu tertentu, seperti anekdot, otobiografi. Akan tetapi data yang lain apabila direncanakan dengan baik tidak memerlukan pringkasan. Meringkas memerlukan banyak waktu dan tenaga.
Memasukakan data dapat dilakukan oleh petugas yang sesuai dengan sifat informasi tersebut, misalnya oleh guru, pegawai tata usaha, dan pembimbing.
3. Penyimpanan data/ informasi
Cara penyimpanan data dapat dilakukan secara sentralisasi dan disentralisasi. Sentralisasi artinya semua data tersebut dipusatkan pada suatu tempat, misalnya kantor kepala sekolah, atau ruang yang khusus untuk itu. Disentralisasi artinya data tersebut disimpan pada tiap-tiap kelas masing- masing. Pemilihan cara yang mana yang terbaik, tergantung pada (-) sifat dari rumah sekolah, (-) staf dan organisasinya, dan (-) lokasi yang memungkinkan penggunaan yang maksimum oleh seluruh staf.
4. Penggunaan informasi oleh staf sekolah.
Cara-cara untuk mempertinggi kemampuan staf dalam menggunakan informasi tentang murid adalah: (-) case conference, (-) in service meeting, (-) demontrasi interview, (-) tukar pengalaman antar guru.
5. Pemindahan dan pengarsipan catatan-catatan yang tidak aktif;
Ini adalah mengenai pemindahan informasi dan pengarsipan informasi mengenai murid-murid yang telah lulus atau putus sekolah. Usaha untuk mengumpulkan data mengenai murid itu memaan banyak waktu dan tenaga. Oleh karena it perlu ada usha untuk menghindarkan duplikasi apabila mungkin.. Commulative-record dari SD sebaiknya dipindahkan ke SMP dan seterusnya.
Tentang penyimpanan data informasi dari murid yang telah lulus, Hacth menyarankan agar: (a) semua commulative-record hendaknya disimpan secara untuh selama 5 tahun, (b) pada akhir tahun ke 5, yang bukan bagian dari commulative-record dimusnahkan, dan (c) pada akhir tahun ke 10 semua catatan dimusnahkan