Dalam pengambilan keputusan dan tindakan untuk kepentingan Bank, Dewan Komisaris dan Direksi menghindari terjadinya benturan kepentingan, Anggota Dewan Komisaris dilarang memanfaatkan Bank untuk Kepentingan pribadi, keluarga dan atau pihak lain yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Bank.
Setiap anggota Komisaris yang secara pribadi dengan cara apapun baik secara langsung maupun secara tidak langsung memiliki kepentingan dalam suatu transaksi, kontrak atau kontrak yang diusulkan, dalam mana bank menjadi salah satu pihaknya, wajib menjelaskan tentang sifat kepentingannya tersebut dalam Rapat Dewan Komisaris dan menyatakan untuk tidak berhak ikut dalam pengambilan keputusan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan transaksi atau kontrak tersebut.
Selama tahun 2012 tidak terdapat transaksi atau kondisi terkait yang mengandung benturan kepentingan. Dalam mencegah dan penanganan benturan kepentingan diantara elemen-elemen pada Bank telah diatur sebagai berikut :
A. Pembuatan pedoman Code of Conduct
Bank memiliki Standar Etika Perusahaan atau Code of Conduct (COC), yang merupakan salah satu bentuk komitmen Bank atas implementasi GCG dan merupakan sekumpulan komitmen yang terdiri dari etika bisnis Bank dan etika kerja karyawan Bank yang disusun untuk mempengaruhi, membentuk, mengatur dan melakukan kesesuaian tingkah laku sehingga tercapai keluaran yang konsisten yang sesuai dengan budaya Bank dalam mencapai visi dan misinya. COC berlaku untuk seluruh individu yang bertindak atas nama Bank, Entitas Anak dan afiliasi di bawah pengendalian, pemegang saham (investor) serta seluruh stakeholders atau mitra kerja yang melakukan transaksi bisnis dengan Bank dan juga berfungsi sebagai dasar pelaksanaan proses pengambilan keputusan. Penyampaian informasi/sosialisasi COC dilakukan melaui Portal Bank (intranet) untuk karyawan.
B. Sikap dan Perilaku Karyawan
Sikap dan perilaku karyawan, merupakan unsur yang sangat penting bagi Bank untuk mendapatkan citra yang baik di masyarakat, baik komunikasi dengan calon nasabah, nasabah, relasi, rekanan dan antar sesama karyawan sendiri. Agar pelaksanaannya efektif setiap karyawan harus memperhatikan hal-hal tersebut dibawah ini :
a. Setiap karyawan harus bersikap dan berperilaku yang baik dengan calon nasabah dan nasabah sehingga dapat menciptakan hubungan yang menguntungkan dan berkelanjutan.
b. Diantara sesama karyawan harus bersikap dan berperilaku yang baik sehingga dapat menciptakan harmonisasi kerja yang pada gilirannya meningkatkan kedayagunaan organisasi Bank.
c. Setiap karyawan Bank harus memperhatikan sikap-sikap dasar disertai contoh-contoh perilaku sebagai berikut :
1) Kepada siapapun yang datang dan berhubungan dengan Bank setiap karyawan harus dapat memberikan pelayanan yang sama dengan berkomunikasi penuh hormat dan sopan.
2) Dengan tetap menjaga kerahasiaan bank, setiap karyawan harus memberi informasi secara objektif dan bertanggung jawab.
3) Menjaga dan membina kepercayaan kepada komunitas perbankan, dalam hal keadaan apapun karyawan Bank tidak boleh memberikan keterangan yang menyesatkan atau dapat menyebabkan hal-hal yang memperburuk citra Bank.
4) Apabila karyawan merasa perlu untuk menyampaikan pendapat secara tertulis maupun lisan yang akan didengar atau dibaca masyarakat mengenai soal-soal kemasyarakatan dan
kenegaraan, harus dipastikan bahwa pendapatnya dinyatakan sebagai pendapat pribadi dan tidak boleh menimbulkan kesan mewakili Bank.
5) Dalam melaksanakan tugas-tugasnya karyawan Bank harus menggunakan fasilitas dan dana
perusahaan secara benar dan tidak menyalahgunakan untuk kepentingan
pribadi/kelompok/golongan atau keluarga. 6) Menerapkan norma kesopanan dan etika moral. 7) Menerapkan disiplin kerja.
8) Mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
d. Perusahaan akan bertindak tegas sesuai hukum yang berlaku atas ketidakjujuran serta pelanggaran seperti pencurian, perusakan, pelecehan seksual, penyalahgunaan peralatan kantor maupun barang-barang milik perusahaan.
e. Setiap karyawan Bank wajib melindungi hal-hal yang telah dipatenkan perusahaan dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Jika karyawan mengetahui adanya potensi atau terjadinya penyalahgunaan, karyawan wajib melaporkan hal tersebut kepada bagian atau departemen yang berwenang menangani hal tersebut di Kantor Pusat Perusahaan.
C. Nilai-Nilai Budaya Perusahaan
Untuk lebih mendukung pencapaian Visi dan penerapan Misi, alam aktivitas operasional perusahaan, maka Bank Victoria juga telah menetapkan nilai-nilai budaya perusahaan (Core Values) sebagai dasar budaya perusahaan (corporate culture) yang diharapkan dapat menjadi acuan utama bagi seluruh karyawan Bank tanpa terkecuali. Adapun Nilai-Nilai Budaya Perusahaan yang disepakati dan dianut oleh seluruh karyawan bank dapat disingkat D-A-H-S-Y-A-T. Penjabaran dari DAHSYAT tersebut adalah sebagai berikut :
Discipline Seluruh karyawan bank tanpa terkecuali harus memiliki sikap disiplin yang tinggi baik disiplin
terhadap waktu, target kerja, pengendalian biaya dan lain-lain
Accountable
Dalam rangka penerapan Good Corporate Governance yang berkesinambungan, seluruh karyawan tugas dan tanggung jawab yang spesifik terhadap bidang tugas-nya masingmasing. Tanggung jawab ini tidak hanya sebatas terhadap atasan (supervisor) dari karyawan terkait, namun juga harus memiliki tanggung jawab kepada seluruh stakeholders dari Bank Victoria (tanggung jawab publik).
Honest Kejujuran menjadi landasan budaya kerja yang sangat penting bagi setiap perusahaan,
terlebih perusahaan yang bergerak dalam bidang keuangan seperti bank
Sustainably Solid
Kekompakkan dalam arti positif antar bagian/divisi menjadi syarat mutlak untuk dapat menjaga pertumbuhan bisnis dari bank yang berkesinambungan (sustainable growth).
Youthful Spirit
Seiring dengan era globalisasi dan juga perkembangan ilmu dan teknologi yang angat dinamis saat ini, semangat/jiwa muda dalam setiap kepribadian karyawan Bank Victoria menjadi keharusan agar bank dapat terus berkembang dalam menjalankan aktivitas operasionalnya.d
Accurate
Sebagai lembaga keuangan dan juga perusahaan terbuka, keakurasian data terkait dengan penyebaran informasi baik formal maupun informal sudah menjadi suatu kewajiban dari bank untuk dipenuhi.
Trust
Bank merupakan lembaga kepercayaan bagi para nasabah untuk menyimpan dana, untuk itu unsur trust (kepercayaan) wajib menjadi nilai budaya yang harus melekat pada seluruh karyawan Bank Victoria.
.
D. Penanganan Informasi dan Data
Dalam melaksanakan kegiatannya, Bank akan meminta atau mewajibkan nasabahnya untuk memberikan informasi dan data keuangan, manajemen ataupun pribadi. Bank mempunyai tanggung jawab untuk tetap menjaga kerahasiaan data dan informasi yang diberikan nasabah kepada Bank, walaupun selain informasi data nasabah, perusahaan juga memiliki informasi internal yang bersifat rahasia. Bank berkepentingan agar semua informasi internal demikian terjaga kerahasiaannya dan tidak dimanfaatkan oleh pihak lain yang dapat berakibat merugikan kepentingan perusahaan.
E. Hubungan Dengan Nasabah dan Calon Nasabah
Dalam melakukan kegiatan memasarkan produk dan jasa, karyawan Bank yang bertugas harus senantiasa memperhatikan kepentingan perusahaan dengan tetap menciptakan dan memelihara hubungan yang baik dengan calon nasabah atau nasabah.
F. Hubungan Dengan Rekanan Atau Calon Rekanan
Dalam melakukan kegiatan memasarkan produk dan jasa, karyawan Bank yang bertugas harus senantiasa memperhatikan kepentingan perusahaan dengan tetap menciptakan dan memelihara hubungan yang baik dengan calon nasabah atau nasabah dengan tetap berpedoman pada nilai-nilai budaya perusahaan.
F. Hubungan Petugas Penerimaan karyawan dengan Calon Karyawan
Setiap karyawan yang terlibat dalam penerimaan karyawan baru, dalam memutuskan penerimaan karyawan harus berdasarkan keputusan pada penilaian atas kemampuan dan kualifikasi pekerjaan atau kebutuhan perusahaan serta menerapkan prinsip-prinsip Know Your Employee (KYE )
G. Pembentukan Area dan Cluster-Cluster
Untuk meningkatkan koordinasi diantara kantor Cabang, telah dibentuk beberapa Area dan Cluster yang mensupervisi beberapa jaringan kantor, sehingga pengendalian dan pemantauan terhadap kinerja jaringan kantor lebih efeketif serta secara dini dapat mengetahui dan memberi solusi terhadap permasalahan yang muncul.
H. Hubungan Keluarga
Semua keputusan yang menyangkut penilaian terhadap karyawan, nasabah dan rekanan harus didasarkan pertimbangan yang obyektif dengan persyaratan yang berlaku di perusahaan. Karyawan yang memiliki hubungan kekerabatan dengan karyawan lain di Bank, harus melaporkan hubungan kekerabatan tersebut kepada bagian Human Resource Kantor Pusat atau Business Unit terkait. Hal ini dilakukan agar pihak Human Resource dapat mengatur posisi masing-masing karyawan tidak saling menimbulkan benturan kepentingan.
I. Pencucian uang (Money Laundering)
Bank sebagai bagian dari Industri perbankan dan merupakan lembaga kepercayaan, sangat menyadari arti penting nilai kejujuran dalam usahanya. Oleh karena itu seluruh aktifitas kerjanya haruslah berdasarkan nilai kejujuran. Untuk itu setiap karyawan harus berperan aktif dalam menjaga reputasi perusahaan dengan menolak transaksi yang diduga berasal dari hasil tindak pidana pencucian uang maupun tergolong untuk pendanaan terorisme.
J. Aktivitas Berpolitik
Karyawan Bank tidak dilarang dan memiliki kebebasan untuk berpartisipasi dalam kegiatan politik di Republik Indonesia ini. Namun demikian, karyawan tidak diperkenankan meninggalkan tugas dan kewajibannya sebagai karyawan Bank untuk melakukan aktivitas politiknya.
V
KEPATUHAN
Bank Victoria International secara terus menerus meningkatkan perannya dalam penerapan kepatuhan terhadap ketentuan dan hukum yang berlaku, standar-standar, etika dan prinsip-prinsip Good Corporate Governance dengan tujuan agar masing-masing unit organisasi dalam Bank terbudaya untuk patuh, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja dan reputasi Bank, sebagaimana yang telah diatur pada Peraturan Bank Indonesia (PBI) No. 13/2/PBI/2011 tanggal 12 Januari 2011, Bank wajib memiliki Direktur yang mempunyai Fungsi Kepatuhan dan membentuk Divisi Kepatuhan.
Dalam menjalankan fungsi kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku dan penerapan prinsip kehati- hatian, selama tahun 2012 telah melakukan beberapa langkah sebagai berikut :
NO ASPEK KETERANGAN
A. Kajian/review kebijakan strategis dan produk
Dalam rangka melakukan tugas pemantauan terhadap kebijakan produk dan jasa yang akan diterbitkan atau disempurnakan serta agar sesuai dengan kebijakan existing, baik internal maupun eksternal, telah dilakukan kanjian/review terhadap 37 kebijakan dan 3 produk baru.
B. Kajian/review Penyediaan Dana
Dalam rangka pemantauan terhadap kepatuhan dan prinsip kehati-hatian, dalam penyediaan dana :
Terhadap peneyediaan dana dalam pemberian kredit kredit > Rp 15 milyar, selama tahun 2012 telah dilakukan sebanyak 217 kajian terhadap calon debitur perorangan maupun group;
Terhadap penyediaan dana dalam fasilitas treasury > Rp 25 milyar, selama tahun 2012 telah dilakukan sebanyak 48 kajian.
C. Pemantauan Penerapan APU & PPT
Dalam memantau penerapan APU & PPT telah dijalankan sesuai dengan kebijakan yang disampaikan kepada pihak terkait, telah dilakukan pemantauan terhadap :
Pencapaian target pengkinian dan kelengkapan data nasabah per Desember 2012 mencapai 93,97 %;
Telah memenuhi kewajiban pelaporan kepada regulator yaitu laporan CTR dan STR;
Telah melakukan pelatihan internal sebanyak 13 kali dan pelatihan eksternal sebanyak 7 (tujuh) kali.
Melakukan kunjungan ke Cabang dalam rangka sosialisasi dan review penerapan APU & PPT selama tahun 2012 sebanyak 36 kantor;
D. Pemantauan prinsip-prinsip kehati-hatian
Dalam rangka pemantauan terhadap pelaksanaan ketentuan prinsip-prinsip kehati-hatian, diantaranya telah dilakukan pemantauan terhadap ratio CAR; GWM; BMPK; NPL; posisi kredit dan portfolio Treasury dll.
E. Sosialisasi Peraturan BI Mengadministrasikan dan memberitahukan ke divisi lain tentang peraturan Bank Indonesia. Sebanyak 39 PBI dan SE BI sudah disosialisasikan terhadap seluruh divisi dan cabang/capem/kantor kas dan juga seluruhnya sudah di-
upload ke intranet Bank.
F. Monitoring Tindak Lanjut temuan Audit
Mengawasi tindak lanjut temuan pemeriksaan Bank Indonesia kepada masing- masing unit terkait, mengklasifikasikan temuan pemeriksaan BI, mengkonfirmasikan ke PIC atas tindak lanjut yang dilakukan, dan melaksanakan pengawasan tindak lanjut yang dibuktikan dengan dokumen pendukung.
G. Monitoring Kewajiban pelaporan
Mengawasi laporan-laporan eksternal yang wajib disampaikan kepada Bank Indonesia, memastikan laporan rutin ke BI dan tidak ada keterlambatan, memasukkan ke dalam remainder laporan untuk menghindari keterlambatan laporan.
Membuat dan menyiapkan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepatuhan per triwulan untuk disampaikan kepada Direktur Utama Membuat laporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepatuhan per semesteran untuk disampaikan ke Bank Indonesia.
H. Pelaksanaan Budaya pembelajaran dan kepatuhan
Menambah pengetahuan staf kepatuhan dengan mengikutsertakan seminar, baik internal dan eksternal yang berkaitan dengan kepatuhan. Pencegahan terjadinya fraud
Pemantauan pengaduan nasabah maupun maslah hokum yang timbul dll Selama tahun 2012, Bank dapat menjaga kepatuhan terhadap peraturan perbankan dan perundang- undangan yang berlaku, sehingga :
1. Tidak terdapat pelanggaran Batas Maksimum Pemberian Kredit (BMPK).
2. Tidak terdapat pengaduan nasabah yang dapat berdampak signifikan terhadap peformance maupun kerugian Bank;
3. Tidak terdapat fraud yang dapat mempengaruhi risiko reputasi maupun kerugian bagi Bank;
4. Rasio Kecukupan Modal (CAR) dengan memperhitungkan risiko kredit, risiko operasinal dan risiko pasar per posisi Desember 2012 sebesar 17,85%, jauh diatas ketentuan minimum Bank Indonesia sebesar 8%. 5. Rasio Giro Wajib Minimum (GWM) telah melebihi persyaratan minimal yang ditetapkan.
