Jadwal Kegiatan - TUGAS AKHIR PERANAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA E-FILING UNTUK MENINGKATKAN KI

BAB 1 PENDAHULUAN

1.5 Jadwal Kegiatan

Jadwal penelitian yang dilakukan penulis di PT. Bank Sumut KCP USU yaitu dimulai tanggal 20 Februari 2019 sampai dengan 30 April 2019 di PT. Bank Sumut KCP USU dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut :

Tabel 1.1

1.6 Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab di bagi atas beberapa sub bab anatara lain :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penelitian.

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini membahas sejarah ringkas perusahaan, struktur organisai, visi dan misi organisasi, job description, kegitan yang sedang dilakukan PT. Bank Sumut KCP USU, jaringan usaha kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada PT. Bank Sumut KCP USU.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisikan tentang pengertian Sekretaris, E-Filing, dan peranan sekretaris dalam mengelola E-Filing untuk meningkatkan kinerja pegawai pada PT. Bank Sumut KCP USU

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan sekretaris dalam mengelola E-Filing untuk meningkatkan kinerja pegawai pada PT. Bank Sumut KCP USU.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN 2.1 Sejarah dan Profil PT. Bank Sumut

Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4 November 1961 dengan sebutan BPDSU. Sesuai dengan ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara pada tahun 1962 bentuk usaha dirubah menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dengan modal dasar pada saat itu sebesar Rp. 100 Juta dengan sahamnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se Sumatera Utara.

Pada tahun 1999, bentuk hukum BPDSU adalah dirubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama (PT). Bank Pembangunan Sumatera Utara atau disingkat PT. Bank Sumut yang berkedudukan dan berkantor pusat di Medan, JL Imam Bonjol No. 18 Medan. Modal dasar pada saat itu menjadi Rp. 400 Milyar yang selanjutnya dengan pertimbangan kebutuhan proyeksi pertumbuhan Bank di tahun yang sama modal daasar kembali ditingkatkan menjadi Rp. 500 Milyar.

Laju pertumbuhan Bank Sumut kian menunjukkan yang sangat signifikan dilihat dari kinerja dan prestasi yang diperoleh dari tahun ke tahun, tercatat total Asset Bank Sumut mencapai RP. 10,75 Triliyun pada tahun 2009 dan menjadi 12,76 Triliyun pada tahun 2010. Didukung semangat menjadi Bank Profesesional dan tangguh menghadapi persaingan dengan digalakkannya program to be the best yang sejalan dengan road map BPD Regional Champion 2014, tentunya dengan konsekuensi harus memperkuat permodalan yang tidak lagi mengandalkan

penyertaan saham dari Pemerintah Daerah, melainkan juga membuka akses permodalan lain seperti penerbitan obligasi untuk itu modal dasar Bank SUMUT kembali ditingkatkan dari Rp. 1 Triliyun pada tahun 2008 menjadi Rp. 2 Triliyun pada tahun 2011 dengan total Aset meningkat menjadi 18,95 Triliyun.

Sejak berdiri 04 November 1961, Bank Sumut sampai saat ini telah memiliki 3 kantor cabang Koordinator, 33 Kantor Cabang Konvensional dan 5 Kantor Cabang Syariah. Selain itu terbesar di seluruh Provinsi Sumatera Utara dan DKI Jakarta sebanyak 97 KCP Konvensional, 17 KCP Syariah, 34 Kantor Kas, 65 gerai Payment Point. Untuk melayani daerah yang tidak terjangkau oleh kantor tersebut, Bank Sumut membuka layanan Kas Mobil sebanyak 29 Unit yang mencapai daerah terpencil untuk melayani kebutuhan masyarakat.

Tidak hanya itu, Bank Sumut juga memiliki 239 unit jaringan Anjungan Tunai Mandiri yang terkoneksi online antar sesama Bank Sumut selama 24 jam, sekaligus terintegrasi dengan jaringan ATM Bersama sehingga dapat melakukan transaksi antar Bank kapan saja dan dimana saja di lebih 40.000 ATM yang tersebar di seluruh Indonesia.

2.2 Visi dan Misi

Visi PT. Bank Sumut

Menjadi Bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan Daerah di segala bidang serta sebagai salah satu sumber pendapatan Daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat.

Misi PT. Bank Sumut

Mengelola dana pemerintah dan masyarakat secara professional yang didasarkan pada prinsip – prinsip Compliance

2.3 Struktur Organisasi PT. Bank Sumut KCP USU

Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi PT. Bank Sumut KCP USU Jalan DR. Mansyur No. 9, Padang Bulan, Medan Baru, Kota Medan.

Sumber : PT. Bank Sumut KCP USU (2019)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Bank Sumut KCP USU

Sumber : PT. Bank Sumut KCP USU (2019)

Gambar 2.2

Struktur Organisasi PT. Bank Sumut KCP USU

2.4 Job Description

Berikut ini adalah beberapa tugas, wewenang dan tanggung jawab direksi dan masing-masing bagian pada PT. Bank Sumut KCP USU :

a. Pemimpin

Tugas Pemimpin Cabang Pembantu :

1. Pemimpin mengkoordinir, mengarahkan, membimbing, mengawasi dan mengendalikan serta mengevaluasi kegiatan penghimpunan dana, penyaluran kredit, pemasaran jasa-jasa Bank dan pemasaran layanan syariah sesuai rencana kerja Bank.

2. Mengajukan rencana anggaran, investasi, investasi kantor cabang pembantu untuk dituangkan kedalam rencana kerja anggaran tahunan dan menyusun program kerja kantor sehubungan dengan upaya pencapaian target terencana kerja dan melakukan pemantauan serta mengevaluasi pelaksanaannya.

3. Mengelola dana pemerintah daerah (untuk Kantor Cabang Pembantu yang ada rekening Kas daerah) dan menjaga agar tidak beralih ke Bank lain.

4. Mengelola dan mengamankan kunci penyimpanan uang dan surat berharga/surat barang agunan kredit.

5. Melakukan koordinasi kerja dengan unit kerja dikantor cabang induk maupun unit kerja dibawah kantor cabang lainnya.

Wewenang Pemimpin Cabang Pembantu :

1. Menilai manajemen kinerja pejabat dan pegawai kantor cabang pembantu dan memberikan persetujuan atas penilaian manajemen kinerja pegawai yang dinilai oleh pejabat di bawahnya.

2. Menandatangani/mengesahkan semua transaksi keuangan, warkat-warkat, laporan-laporan, surat-surat dan serifikat deposito yang berhubungan dengan operasional Kantor Cabang Pembantu sesuai ketentuan yang berlaku, termasuk warkat kliring dan surat keterangan penolakan warkat kliring.

3. Memberikan usulan/masukan kepada pemimpin Cabang Induk berkaitan dengan hal baru mengenai manajemen risiko yang konstruksi maupun penerapan KYCP.

4. Menggunakan menu aplikasi OLIB‟s sesuai ketentuan yang berlaku.

Tanggung Jawab Pemimpin Cabang Pembantu : Bertanggung jawab atas :

1. Seluruh operasional kantor cabang kepada pemimpin cabang induk

2. Kinerja kantor cabang dengan mengacu pada rencana kerja anggaran tahunan dan standar rasio yang sehat serta pencapaian program kerja kantor cabang pembantu.

3. Terjaminnya likuiditas Bank sesuai ketentuan yang berlaku dan kelayakan kualitas kredit yang diberikan.

4. Keamanan transaksi dan penggunaan aplikasi OLIB‟s.

5. Kerahasiaan dan keselamatan dokumen, arsip serta seluruh kekayaan perusahaan yang berada di lingkungan kantor cabnag pembantu.

6. Memegang teguh rahasia jabatan dan rahasia Bank.

b. Operasional

Tugas Pimpinan Seksi Operasional 1. Membantu pimpinan cabang dalam :

a. Memeriksa kebenaran posting atas seluruh transaksi kantor cabang.

b. Mengelola aktiva tetap, inventaris dan barang logistik berupa peralatan kantor serta barangcetakan operasional kantor.

c. Mengelola sumber daya manusia kantor cabang pembantu.

2. Mengajukan rencana anggaran, investasi, inventaris untuk seksi operasional yang akan dituangkan ke dalam rencana kerja anggaran tahunan Bank.

3. Menyusun program kerja Seksi Operasional sehubungan dengan upaya pencapaian target rencana kerja dan melakukan pemantauan serta mengevaluasi pelaksanaanya.

4. Memeriksa kebenaran, kelengkapan dan pencatatan dokumen transaksi pengiriman uang serta menerima dan memeriksa bukti/advice/informasi sehubungan dengan transfer/inkaso/LLG.

5. Memeriksa dan mengadministrasikan daftar warkat-warkat yang akan dikliringkan/pengembalian daftar warkat pemindahbukuan.

6. Memeriksa surat keterangan penolakan warkat kliring.

Wewenang Pemimpin Seksi Operasional

1. Menandatangani daftar mutasi harian, daftar transfer masuk/keluar dan daftar inkasso masuk/ keluar.

2. Mengesahkan daftar kliring penyerahan dan Daftar kliring penolakan.

3. Menerima asli surat–surat barang jaminan dan mengirimkannya ke Notaris untuk pengikatan keabsahannya.

4. Menggunakan menu OLIB‟s sesuai ketentuan yang berlaku.

Tanggung Jawab Pemimpin Seksi Operasioanl 1. Pencapaian program kerja.

2. Keamanan dan keselamaan serta kerahasiaan Test key pengiriman uang dan seluruh dokumen asli agunan.

3. Disiplin kerja pejabat, staf dan pegawai dilingkungan Seksi Operasional.

4. Keamanan taransaksi dengan penggunaan aplikasi OLIB‟s.

5. Kerahasiaan dan keselamatan dokumen, arsip serta seluruh kekayaan perusahaan yang berada dilingkungan Seksi Operasional.

6. Memegang teguh rahasia jabatan dan rahasia Bank.

c. Pelayanan Nasabah

Tugas Pemimpin Seksi Pelayanan Nasabah

1. Membantu Pemimpin Cabang dalam memelihara persediaan kas pada tingkat yang efisien sehingga likuiditas tidak terganggu dalam rangka mengoptimalkan rentabilitas.

2. Mengelola Pemerintah Daerah (untuk unit kantor yang ada rekening kas daerah) dan menjaga agar tidak berlaih ke Bank lian.

3. Menjalin dan memelihara hubungan dengan masyarakat dan isntansi pemilik dana.

4. Mengawasi jumlah dana tunai yang dikuasai para teller agar tetap dalam batas yang diizinkan oleh ketentuan yang berlaku.

5. Memeriksa kebenaran, kelengkapan, dan pencatatan dokumen transaksi penarikan/penyetoran tabungan, giro dan penerbitan/pencairan deposito sertifikat deposito serta mensahkannya sesuai batas wewenangnya.

Wewenang Pemimpin Seksi Pelayanan Nasabah

1. Menyetujui pembayaran (fiat bayar) penarikan rekening Tabungan, Simpanan Giro dan Deposito sesuai ketentuan yang berlaku.

2. Mensahkan transaksi setoran rekening Tabungan/Deposito/Simpanan Giro dengan menandatangani warkat setoran sesuai ketentuan yang berlaku.

3. Menandatangani/ mensahkan warkat-warkat setoran dan penarikan lainnya yang berhubungan dengan operasional Kantor Cabang Pembantu, termasuk setoran warkat kliring.

Tanggung Jawab Pemimpin Seksi Pelayanan Nasabah

1. Bertanggung jawab kepada Pemimpin Cabang Pembantu atas : a. Penerimaan/pengeluaran kas dan atau pemindahbukuan.

b. Keselamatan blanko Cek/Giro, Deposito/Sertifikat, dan Wesel.

Kartu, TAM, Pin Miller dan suratt berharga lainnya.

2. Memegang teguh rahasia jabatan dan rahasia Bank.

c. Pemasaran

Tugas Pemimpin Seksi Pemasaran

1. Membantu Pemimpin Cabang Pembantu dalam :

a. Kegiatan memasarkan produk dana, kredit, jasa dan layanan syariah (office channeling) sesuai rencana kerja Bank.

b. Melakukan analisa permohonan kredit dan bank garansi terdiri dari: meninjau lokasi usaha yang akan dibiayai,memeriksa data calon debitur melalui sistem informasi debitur.

c. Membuat surat persetujuan/ penolakan pemberian kredit.

2. Mengajukan rencana anggaran, investasi, inventaris Seksi Pemasaran untuk dituangkan ke dalam Rencana Kerja Anggaran Tahunan Bank.

3. Menyusun program kerja Seksi Pemasaran sehubungan dengan upaya pencapaian target rencana kerja dan melakukan pemantauan serta mengevaluasi pelaksanaannya.

4. Melakukan kunjungan kepada debitur yang menunggak sebagai upaya pembinaan dan menggali informasi atas kendala yang dihadapi debitur untuk mencari solusi pemecahannya.

5. Meminimalisir setiap potensi risiko yang mungkin terjadi pada setiap kegiatan operasional di Seksi Pemasaran

Wewenang Pemimpin Seksi Pemasaran

1. Memiliki manajemen kinerja pegawai Seksi Pemasaran.

2. Menandatangani/membubuhkan paraf pada dokumen analisa kredit/

bank garansi.

3. Mengusulkan kegiatan promosi di wilayah kerja kantor cabang pembantudalam rangka menunjang pemasaran produk Bank.

Tanggung Jawab Pemimpin Seksi Pemasaran

1. Bertanggung jawab kepada Pemimpin Cabang Pembantu atas : a. Seluruh operasional Seksi Pemasaran.

b. Kinerja Seksi Pemasaran dengan mengacu pada Rencana Kerja Anggaran Tahunan dan standar rasio yang sehat.

c. Pencapaian program kerja Seksi Pemasaran.

d. Kelayakan dan kualitas kredit yang diberikan.

e. Disiplin kerja pejabat, staf dan pegawai dilingkungan Seksi Pemasaran.

f. Kerahasiaan dan keselamatan dokumen, arsip serta seluruh kekayaan perusahaan yang berada dilingkungan Seksi Pemasaran.

2. Memegang teguh rahasia jabatan dan rahasia Bank.

2.5 Jaringan Usaha Kegiatan

1. Selain sebagai Bank Daerah menghimpun dana dari masyarakat dan menyalurkannya ke masyarakat, PT. Bank Sumut juga menjalin kerja sama dengan perusahaan Asuransi yaitu :

a. Askrida

b. PT. PAN (Proteksi Antar Nusa ) c. Askrindo

d. Jasindo e. Jamkrindo

2. PT. Bank Sumut KCP USU mempunyai beberapa MOU penggajian di beberapa Instansi Pemerintah diantaranya :

a. Universitas Sumatera Utara (USU) b. Politeknik Negri Medan (POLMED) c. SMK Negeri 8 Medan

d. SMP Negeri 31 Medan

3. Untuk melengkapi fitur-fitur pembayaran melalui ATM Bank Sumut, Bank Sumut telah bekerjasama dengan perusahaan/instansi/lembaga dalam proses pembayaran yang lebih praktis melalui ATM Bank Sumut. Misalnya pembayaran pendaftaran uang kuliah, pembayaran rekening listrik, pembayaran telpon, pembayaran kartu kredit, dan lain sebagainya, sehingga nasabah lebih mudah dan praktis dalam melakukan proses pembayaran.

2.6 Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan pasti mempunyai visi dan misi untuk dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh sesuatu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada PT. Bank Sumut terus berupaya untuk mencapai target yang telah ditetapkan dapat tercapai. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pada tahun 2017 PT. Bank Sumut telah berhasil memperoleh suatu penghargaan yang diterima dari berbagai jenis majalah yang berhubungan dengan perbankan antara lain :

Tabel 2.1

Daftar Penghargaan yang Diraih PT. Bank Sumut 2017

NO PENGHARGAAN KINERJA YANG

DICAPAI

TANGGAL 1 Bronze Winner Indonesia

Inhouse Magazine Award (InMA) 2017 kategori Perusahaan Daerah

Reputasi Perusahaan

03 Februari 2017

2 Bronze Winner PR Indonesia Award (PRIA) 2017 kategori

Penyaluran Kredit UMKM Terbesar

Produk Kredit 13 Juni 2017

7 Digital Inovation Award Produk dan Layanan

16 Juni 2017 8 Infobank Awards 2107 untuk

kategori “ Sangat Bagus”

atas kinerja keuangan Tahun 2015 kelompok Bank dengan Aset>25 Trilyun

Kinerja Keuangan 10 Agustus2017

9 Anugrah Perbankan

Indonesia/ BPD terbaik Peringkat Kategori I Kategori Buku II Aset diatas Rp.25 Trilyun

Kinerja Keuangan 25 Agustus 2017

10 The best CEO Bank Indonesia

Manajemen 25 Agustus 2017 11 Pembina BPD Terbaik di

Manajemen 25 Agustus 2017 13 Top Public Service Bank

Based On Technology

Produk dan

Layanan

29 September 2017

Lanjutan Tabel 2.1 Daftar Penghargaan yang Diraih PT. Bank Sumut 2017 15 Peringkat II Penghargaan

Indonesia GCG Award 2017 dengan Predikat Platinum

Manajemen GCG 02 November 2017

16 Penghargaan Indonesia Best Banking Award 2017 Good Financial Performance, Category : Regional Development Bank

Kinerja Keuangan 29 November 2017

17 Penghargaan Indonesia Best Banking Award 2017 Top 5 Best Consumer Choice Regional Development Bank

Produk dan

Layanan

29 November 2017

Sumber : PT. Bank SUMUT (2019)

2.7 Rencana Kegiatan

1. PT. Bank Sumut dalam rencana bisnisnya akan bertekad menjadi leader pemberdayaan ekonomi masyarakat Sumatera Utara, khususnya dalam sektor pemberdayaan usaha mikro, kecil dan menengah.

2. PT. Bank Sumut akan melakukan kerja sama dengan instansi pemerintah atau perusahaan/lembaga lainnya dalam menyalurkan kredit, yaitu :

a. Departemen Keuangan b. Departemen Pertanian

c. Kementerian Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menegah d. Kementerian Negara Perumahan Negara

e. Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menegah Provinsi Sumatera Utara

f. Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara

3. PT. Bank Sumut akan melakukan perluasan jaringan pelayanan dalam bentuk cabang konvensional dan syariah, kantor cabang pembantu,

ATM, Payment point, office channeling yang didukung penggunaan teknologi yang lebih baik untuk mempermudah debitur dalam melakukan transaksi.

4. PT. Bank Sumut akan melakukan kerjasama dengan Universitas Sumatera Utara (USU) dan Politeknik Negeri Medan (POLMED) dalam pembayaran uang kuliah dan uang pendaftaran masuk ke Politeknik Negeri Medan.

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian dan Peranan Sekretaris 3.1.1 Pengertian Sekretaris

Pada awalnya kata sekretaris berasala dari kata secretum dalam bahasa latin yang artinya something hidden atau rahasia. Pengertiannya dalam bahasa latin yaitu orang yang memegang rahasia disebut dengan secretarium atau secretarms, dalam bahasa Prancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda secretares, dan dalam bahasa Inggris disebut secretary. Berdasarkan arti katanya maka seorang Sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu seorang yang mampu menyimpan rahasia.

Adapun pengertian sekretaris menurut para ahli adalah sebagai berikut:

1. Sekretaris adalah orang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya, untuk perorangan atau organisasi; seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu; sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis; sebuah meja dan rak buku di atasnya (C.L Barnhart 1948).

2. Sekretaris adalah pembantu dan seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dan pimpinannya tersebut (M. Braum dan Roman 2006).

Berdasarkan pengertian para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang terhubung dengan ketatausahaan/administrasi perkantoran agar perusahaan dapat berjalan dengan efesien dan lancar.

3.1.2 Peranan Sekretaris

Menurut Bratawidjaja, T. W. (1949) pada dasarnya, peran seorang sekretaris dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

1. Peran/Tugas khusus

Peran atau tugas khusus adalah tugas yang tidak harus dilakukan setiap hari oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan apabila ada instruksi atau penugasan khusus dari pimpinannya.

Adapun tugas khusus seorang sekretaris adalah:

a. Mengorganisasi acara-acara kantor

b. Mengelola dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran pimpinan c. Merencanakan dan mengorganisasi rapat dan membuat notulen d. Mengatur pertemuan dengan rekan bisnis pimpinan

2. Peran/Tugas rutin

Tugas rutin merupakan tugas sekretaris yang biasanya dilakukan secara rutin atau setiap hari, walaupun tanpa adanya instruksi dari pimpinan.

Adapun tugas rutin seorang sekretaris adalah:

a. Korespondensi

b. Menyimpan berkas-berkas atau dokumen perusahaan (filing) c. Mengatur surat masuk dan surat keluar

d. Menerima tamu-tamu pimpinan yang datang ke kantor e. Menerima telepon-telepon yang ditujukan kepada pimpinan f. Membuat jadwal acara kegiatan pimpinan

g. Pembuatan laporan 3. Peran/Tugas kreatif

Tugas ini merupakan tugas yang dilakukan atas kemauan sendiri tanpa diminta atau diperintahkan oleh pimpinan.

Adapun tugas kreatif seorang sekretaris adalah sebagai berikut:

Mengirimkan ucapan selamat kepada rekan pimpinan atas jabatan

a. Mengumpulkan informasi yang terkait dengan kepentingan perusahaan b. Membuat rencana kerja yang akan mendukung kesuksesan tugas

pimpinan.

Adapun peran/tugas sekretaris di PT. Bank Sumut KCP USU adalah sebagai berikut:

1. Membuat buku agenda surat masuk dan keluar 2. Menjilid nota

3. Membuat kliring

4. Mengirim pesan melalui e-mail/Faxmail 5. Menyebarkan informasi kepada pegawai

6. Mengarsip dokumen secara manual dan elektronik 7. Memeriksa data nasabah yang akan dicairkan 8. Menginput data nasabah

9. Membuat kode klasifikasi/pengkodean dokumen data nasabah untuk mempermudah menemukannya dikemudian hari.

10. Mengatur dan membuat jadwal rapat pimpinan 11. Mengangkat dan menerima telepon

3.1.3 Aspek-Aspek untuk Memudahkan Pekerjaan Sekretaris

Menurut Hendarto, H. (2003), seorang sekretaris dalam melaksanakan tugasnya harus memperhatikan aspek-aspek untuk memudahkan tugas dan pekerjaannya. Aspek-aspek tersebut adalah sebagai berikut:

1. Melaksanakan Tugas dengan Cepat dan Efesien

Seorang sekretaris dituntut untuk dapat mengelola waktunya dengan baik-serta dapat menyelesaikan pekerjaanya sesuai yang diharapkan oleh pimpinannya. Setiap tugas yang dilakukan dengan cara tergesa-gesa tidak akan memberikan hasil yang baik, tidak rapi, dan tidak maksimal. Sekretaris harus menguasai bagaimana menciptakan keseimbangan antara kecepatan (speed) dan hasil pekerjaan yang baik (good work). Pada dasarnya sekretaris harus berpedoman pada jumlah waktu yang tersedia untuk mempercepat cara bekerja dan juga menjaga kualitas pekerjaannya.

2. Terorganisir dan orientasi Detail/Teliti

Menjadi seorang sekretaris sebaiknya harus mampu melakukan tugasnya secara sempurna dan tuntas. Agar dapat mengerjakan tugasnya secara sempurna, maka sekretaris harus menegerjakannya secara detail, yaitu mau memperhatikan dan melaksanakan sampai kebagian yang sekecil-kecilnya dari suatu pekerjannya. Seorang sekretaris harus konsisten, tidak boleh

terpengaruh ketidakteraturan yang dilakukan orang-orang di sekitarnya.

Seorang sekretaris harus pintar mengatur organisasnya (organized).

3. Menampilkan Citra Positif bagi Perusahaan

Sekretaris harus mampu menampilkan citra positif kepada pihak luar.

Sekretaris diharapkan dapat membantu dan melayani klien/rekan kerja/tamu pimpinan dengan sebaik-baiknya walau dalam keadaan sibuk sekali pun.

Sekretaris juga harus mampu berfungsi sebagai (penyebar informasi) the agent of information dari layanan yang disediakan oleh perusahaan. Jadi

apabila dari awal sekretaris sudah memberikan pelayanan yang tidak baik, maka kesan negatif (negative image) tersebut akan memberi pengaruh yang tidak baik juga pada pimpinan dan perusahaannya.

4. Fokus pada Solusi

Seorang sekretaris harus mapu untuk mencari akar dari suatu masalah, ketika sedang menghadapi masalah. Selanjutnya harus mengetahui bagaimana cara untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dalam hala mencari solusi penyelesaian permasalahan yang tepat, sekretaris harus mampu berfikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat. Hal ini tentunya dapat dilakukan dengan baik jika sekretaris dapat fokus.

5. Selalu Mempelajari Keahlian Baru atau Mengembangkan keahlian Seiring perkembangan teknologi dan dunia usaha yang sangat dinamis, sekretaris harus secara terus-terusan mengembangkan diri, mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga, jika tidak ingin tertinggal dengan cepatnya perubahan yang terjadi.

6. Membina Hubungan yang Baik dengan Pihak Dalam dan di Luar perusahaan

Membina hubungan yang baik sangat penting bagi seorang sekretaris, tidak hanya orang di dalam perusahaan. Hubungan baik ini akan membangun suatu jaringan yang disebut networking.

7. Mengenal Lingkungan Kerja

Kondisi lingkungan kerja yang sangat mempengaruhi prestasi kerja seseorang. Sama halnya seperti seorang sekretaris, lingkungan kerja yang kondusif dapat memberi pengaruh yang positif bagi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan. Lingkungan kerja bukan hanya lingkungan fisik sepertinya tersedianya peralatan kantor yang memadai, akan tetapi juga menyangkut lingkungan non fisik seperti hubungan dengan rekan kerja.

8. Keahlian Multitasking

Keahlian multitasking artinya mampu mengerjakan banyak tugas sekaligus.

Keahlian ini menjadi bagian yang tidak dapat terhindarkan dari kehidupan sekretaris. Multitasking pada dasaranya bekerja dengan kuantitas yang lebih banyak namun dengan tuntunan hasil kerja yang relatif sama. Seorang sekretaris harus harus memiliki kemampuan mengerjakan banyak pekerjaan dalam waktu yang sama, sekretaris sebaiknya tidak menolak pekerjaan yang diberikan pimpinan ataupun mengesampingkan pekerjaan yang telah dibebankan terdahulu, sehingga pekerjaannya tidak ada yang selesai.

Sekretaris harus mampu mengatur waktunya sebaik mungkin, sehingga mampu menyelesaikan tugas atau pekerjaannya.

3.1.4 Jenis Sekretaris Berdasarkan Lingkup Tanggung Jawabnya

Menurtut Mucthtar (2017), sekretaris dapat dibagi jadi beberapa jenis

Dalam dokumen TUGAS AKHIR PERANAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA E-FILING UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA PT. BANK SUMUT KCP USU OLEH: (Halaman 17-0)