TUGAS AKHIR
PERANAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA E-FILING UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA
PT. BANK SUMUT KCP USU
OLEH:
MUHAMMAD EDI HUMALA HARAHAP 162103002
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2019
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelasikan Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini dengan segala ketulusan dan kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dra. Marhayanie, SE, M.Si. selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si. selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Lisa Marlina, M.Si. selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan saran dan arahan.
5. Bapak Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si. selaku dosen penguji penulis yang telah memberikan masukan yang bermanfaat.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Pimpinan dan seluruh pegawai PT. Bank Sumut KCP USU.
8. Terimakasih juga kepada teman-teman seperjuangan D-III Kesekretariatan 2016. Terutama buat para sahabat Sutan Hamonangan Lubis, Cupri Wandi Tomi Purba, Hasan Ahmadi Hasibuan, dan Irfansyah Hasibuan yang telah memberikan semangat, doa, dan berbagi suka maupun duka.
9. Terimakasih terkhususnya kepada orangtua Saya Agussalaim Harahap &
Nur Bagarim Siregar, dan juga kepada abang dan adik saya Fahri Alam, Sarpia Duri, Bangso Alam, Harrim, dan Imam Harahap yang telah banyak memberikan Saya nasehat, dukungan, serta jasa-jasanya tidak akan bisa saya balas, mudah-mudahan selalu dalam naungan Allah Subahanu Wata‟ala.
Penulis menyadari masih terdapat kekurangan pada Tugas Akhir ini, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya. Dan akhir kata, penulis ucapkan terima kasih.
Medan, Juni 2019 Penulis
Muhammad Edi Humala Harahap 162103002
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... v
DAFTARGAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 6
1.3 Tujuan Penelitian... 6
1.4 Manfaat Penelitian... 7
1.5 Jadwal Kegiatan ... 7
1.6 Sistematika Penelitian ... 8
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat ... 9
2.2 Visidan Misi Perusahaan ... 10
2.3 Struktur Organisasi ... 11
2.4 Job Description ... 12
2.5 Jaringan Usaha Kegiatan ... 18
2.6 Kinerja Usaha Terkini ... 19
2.7 Rencana Kegiatan ... 21
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian dan Peranan Sekretaris ... 23
3.1.1 Pengertian Sekretaris ... 23
3.1.2 Peranan Sekretaris ... 24
3.1.3 Aspek-Aspek untuk Memudahkan Pekerjaan Sekretaris ... 26
3.1.4 Jenis Sekretaris Berdasarkan Lingkup Tanggung Jawabnya ... 29
3.2 Pengertian E-Filing ... 30
3.2.1 Karakteristik E-Filing ... 32
3.2.2 Jenis Umum E-Filing ... 34
3.2.3 Pemeliharaan E-Filing ... 36
3.2.4 Manfaat Pengelolaan E-Filing ... 37
3.2.5 Daur Hidup E-filing... 38
3.2.6 Proses Pengelolaan E-filing... 40
3.2.7 Permasalahan dalam Pengelolaan E-filing ... 41
3.2.8 Musibah yang Mengancam E-Filing ... 43
3.3 Pengertian Kinerja ... 45
3.3.1 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja ... 46
untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai pada
PT. Bank Sumut KCP USU ... 46 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ... 49 4.2 Saran ... 50 DAFTAR PUSTAKA ... 51
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman 1.1 Jadwal Kegiatan ... 7 2.1 Kinerja Usaha Terkini ... 20 3.1 Karakteristik E-Filing ... 32
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman 2.2 Struktur Organisasi PT. Bank Sumut KCP USU ... 11 3.1 Contoh sumber Arsip Elektronik ……….. 32
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman 1. Surat Izin Riset ... 52
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Kedudukan sekretaris di era grabalisasi ini tidak lagi bertugas menjalani kegiatan yang bersifat clerical saja, akan tetapi sekretaris juga berperan dalam lalu lintas teknologi dan informasi. Dengan kemajuan teknologi didunia dewasa ini dan setelah perang dunia kedua, negara-negara maju saling berlomba-lomba disegala bidang mencari penemuan-penemuan baru dalam bidang ekonomi, kedokteran, persenjataan, ruangangkasa, dan kemudian peralatan modern diciptakan, seperti komputer. Tetapi walaupun demikian masalah kearsipan tidak mungkin dapat ditinggalkan, sebab data atau fakta untuk mengisi program komputer tersebut datangnya dari arsip. Jadi kalua data yang terdapat dalam arsip tidak teratur penyimpanannya dan sukar ditemukan. Berarti komputer tidak dapat memperlihatkan jasanya
Perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan menduduki bidang administrasi dan manajemen yang semakin kompleks pada masa sekarang, sejalan dengan itu pula mempengaruhi bidang kearsipan sebab arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, sumber sejarah atau bahan bukti sejarah dikemudian hari. Hal ini tidak dapat kita sangkal lagi sehubungan dengan itulah unit kearsipan yang terdapat pada setiap lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah baik di pusat maupun di pemerintah daerah atau sewasta mempunyai peranan yang sangat penting.
Kearsipan atau filing merupakan bagian kegiatan rutin atau tugas yang tidak terpisahkan dari seorang sekretaris di suatu perusahaan. Tugas seorang sekretaris selalu berhubungan dengan surat dan arsip, oleh karena itu seorang sekretaris dituntut harus teliti dan rapi dalam mengelola surat dan arsip tersebut. Kesalahan dalam mengelola surat dan arsip dapat berakibat fatal, baik bagi dirinya sendiri maupun perusahaan tempatnya bekerja. Sangat mustahil seorang sekretaris dapat memberikan surat atau arsip yang baik, lengkap, dan akurat jika sekretaris tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur.
Kearsipan (filing) artinya menyimpan surat dan arsip di tempat yang aman, dan cepat ditemukan jika diperlukan. Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusar ingatan organisasi atau perusahaan, bahan atau alat pembuktian otentik, sumber informasi, serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi atau kegiatan-kegiatannya, yaitu perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Kearsipan juga mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Dengan adanya sistem kearsipan yang baik dalam organisasi atau perusahaan , menolong sekretaris terkhususnya untuk bekerja dengan lebih terorganisasi, sistematis, efisien, dan terbuka.
Kearsipan elektronik (E-filing) merupakan suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan melalui teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management
3
System / E-Filing) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan, dan dipakai kembali. Menurut NARA (National archives and Records Administration) 2009 tentang kearsipan, menyatakan arsip elektronik adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic records yaitu informasi yang ada di dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan penyimpanannya sebagai bukti kegiatan. Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa kearsipan elektronik (E-filing) merupakan suatu penyimpanan file atau dokumen dalam perangkat elektronik berupa komputer yang dikelola sedemikian rupa untuk mempermudah menemukan dokumen yang diperlukan pada saat tertentu. Alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen/arsip antara lain: Kompter, CD, Flashdisc, Hardisc, Micro flim, dan E-mail.
Arsip mempunyai nilai dan peranan yang penting bagi setiap organisasi atau instansi lainnya, karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai peneyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Undang-undang Nomor 43 tahun 2009).
Dewasa ini masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan Komputer atau E-Filing meskipun administrasi kearsipan memiliki peranan yang penting dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Tanpa adanya pelaksanaan kearsipan yang baik akan mempersulit karyawan dalam menenemukan berkas-berkas yang akan diperlukan pada saat itu juga. Pentingnya pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur ternyata sangat membantu dalam meningkatkan kinerja karyawan, kearsipan ternyata mempunyai jangkuan yang amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip Elektronik sebagaimana mestinya antara lain kurangnya pengetahuan tentang penggunaan komputer sebagai penyimpanan file oleh pegawai. Kemungkinan faktor lain tidak tersedianya tenaga khusus atau akhli dalam bidang kearsipan elektronik. Selain itu sarana dan prasarana pendukung kearsipan elektronik yang kurang lengkap, sehingga mempengaruhi pelaksanaan administrasi kearsipan elektronik.
Sekretaris PT. Bank Sumut KCP USU dengan persetujuan pimpinan bertugas menyimpan dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan atau dikirimkan oleh organisasi atau perusahaan lain. Dokumen tersebut dapat berupa surat, memo, laporan-laporan, kebijakan-kebijakan yang tertuang dalam surat, catatan,
5
serta laporan-laporan keuangan, kontrak kerja sama, dan lainnya yang disimpan dengan penyimpanan berkas/dokumen secara manual dan menggunakan media elektronik dalam sistem kearsipan sering disebut dengan electronic filing yang berbasiskan pada penggunaan komputer. Penyimpanan dokumen, surat, atau arsip tergantung seberapa besar aktivitasnya.
PT. Bank Sumut merupakan alat kelengkapan ekonomi daerah dibidang perbankan yang berfungsi sebagai penggerak dan pendorong laju pembangunan di daerah, bertindak sebagai pemegang kas daerah yang melaksanakan penyimpanan uang daerah serta sebagai salah satu sumber pendapatan asli daerah dengan melakukan kegiatan usaha sebagai Bank Umum.Instansi pemerintahan yang tidak berorientasi pada keuntungan melainkan lebih berorientasi pada pelayanan terbaik kepada masyarakat.Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, PT Bank SUMUT Provinsi Sumatera Utara memerlukan data dan informasi, salah satu sumber data dan informasi adalah arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan, fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil berdaya guna dan bertepat guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.
Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian dengan baik, karena masih banyak dijumpai arsip yang ditumpuk di dalam gudang, dan belum
di tata rapi dengan baik, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.Hal ini juga mungkin alami oleh PT. Bank Sumut KCP USU berdasarkan padasaat pelaksanaan magang.
Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan elektronik (E-Filing) yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dan karyawan dalam merencanakan dan pengambilan keputusan. Kearsipan yang tertata dengan baik dapat menghemat waktu, tenaga ,dan pikiran dan biaya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan dikantor harus di tingkatkan guna menunjang produktivitas dan efisiensi kerja kantor.
Berdasarkan uraian-uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Peranan Sekretaris Dalam Mengelola E-filing Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada PT. Bank Sumut KCP USU”.
1.2 Rumusan masalah
Dalam melakukan penelitian, perlu dirumuskan masalah secara jelas untuk mendapatkan hasil penelitian yang baik. Berdasarkan latar belakang diatas, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penelitian ini adalah : “Bagaimana peranan sekretaris dalam mengelola E-Filing untuk meningkatkan kinerja pegawai pada PT. Bank Sumut KCP USU
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peranan sekretaris dalam mengelola E-Filing untuk meningkatkan kinerja pegawai pada PT. Bank Sumut KCP USU.
7
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis di bidang Electronic Filing dan sebagai bahan masukan yang memberikan pemahaman tentang pengelolaan E-Filing pada PT. Bank Sumut KCP USU.
2. Bagi PT. Bank SUMUT KCP USU
Untuk memberikan sumbangan pemikiran dan masukan yang bermanfaat pada PT. Bank Sumut KCP USU, dalam meningkatkan kinerja pegawai dalam bidang penyimpanan elektronik (E-Filing).
3. Bagi Penelti Lain
Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
1.5 Jadwal Kegiatan
Jadwal penelitian yang dilakukan penulis di PT. Bank Sumut KCP USU yaitu dimulai tanggal 20 Februari 2019 sampai dengan 30 April 2019 di PT. Bank Sumut KCP USU dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan
April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penuliasan Laporan
Sumber: Penulis (2019)
1.6 Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab di bagi atas beberapa sub bab anatara lain :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penelitian.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini membahas sejarah ringkas perusahaan, struktur organisai, visi dan misi organisasi, job description, kegitan yang sedang dilakukan PT. Bank Sumut KCP USU, jaringan usaha kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada PT. Bank Sumut KCP USU.
BAB III PEMBAHASAN
Bab ini berisikan tentang pengertian Sekretaris, E-Filing, dan peranan sekretaris dalam mengelola E-Filing untuk meningkatkan kinerja pegawai pada PT. Bank Sumut KCP USU
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan sekretaris dalam mengelola E-Filing untuk meningkatkan kinerja pegawai pada PT. Bank Sumut KCP USU.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN 2.1 Sejarah dan Profil PT. Bank Sumut
Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4 November 1961 dengan sebutan BPDSU. Sesuai dengan ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara pada tahun 1962 bentuk usaha dirubah menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dengan modal dasar pada saat itu sebesar Rp. 100 Juta dengan sahamnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se Sumatera Utara.
Pada tahun 1999, bentuk hukum BPDSU adalah dirubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama (PT). Bank Pembangunan Sumatera Utara atau disingkat PT. Bank Sumut yang berkedudukan dan berkantor pusat di Medan, JL Imam Bonjol No. 18 Medan. Modal dasar pada saat itu menjadi Rp. 400 Milyar yang selanjutnya dengan pertimbangan kebutuhan proyeksi pertumbuhan Bank di tahun yang sama modal daasar kembali ditingkatkan menjadi Rp. 500 Milyar.
Laju pertumbuhan Bank Sumut kian menunjukkan yang sangat signifikan dilihat dari kinerja dan prestasi yang diperoleh dari tahun ke tahun, tercatat total Asset Bank Sumut mencapai RP. 10,75 Triliyun pada tahun 2009 dan menjadi 12,76 Triliyun pada tahun 2010. Didukung semangat menjadi Bank Profesesional dan tangguh menghadapi persaingan dengan digalakkannya program to be the best yang sejalan dengan road map BPD Regional Champion 2014, tentunya dengan konsekuensi harus memperkuat permodalan yang tidak lagi mengandalkan
penyertaan saham dari Pemerintah Daerah, melainkan juga membuka akses permodalan lain seperti penerbitan obligasi untuk itu modal dasar Bank SUMUT kembali ditingkatkan dari Rp. 1 Triliyun pada tahun 2008 menjadi Rp. 2 Triliyun pada tahun 2011 dengan total Aset meningkat menjadi 18,95 Triliyun.
Sejak berdiri 04 November 1961, Bank Sumut sampai saat ini telah memiliki 3 kantor cabang Koordinator, 33 Kantor Cabang Konvensional dan 5 Kantor Cabang Syariah. Selain itu terbesar di seluruh Provinsi Sumatera Utara dan DKI Jakarta sebanyak 97 KCP Konvensional, 17 KCP Syariah, 34 Kantor Kas, 65 gerai Payment Point. Untuk melayani daerah yang tidak terjangkau oleh kantor tersebut, Bank Sumut membuka layanan Kas Mobil sebanyak 29 Unit yang mencapai daerah terpencil untuk melayani kebutuhan masyarakat.
Tidak hanya itu, Bank Sumut juga memiliki 239 unit jaringan Anjungan Tunai Mandiri yang terkoneksi online antar sesama Bank Sumut selama 24 jam, sekaligus terintegrasi dengan jaringan ATM Bersama sehingga dapat melakukan transaksi antar Bank kapan saja dan dimana saja di lebih 40.000 ATM yang tersebar di seluruh Indonesia.
2.2 Visi dan Misi
Visi PT. Bank Sumut
Menjadi Bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan Daerah di segala bidang serta sebagai salah satu sumber pendapatan Daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat.
11
Misi PT. Bank Sumut
Mengelola dana pemerintah dan masyarakat secara professional yang didasarkan pada prinsip – prinsip Compliance
2.3 Struktur Organisasi PT. Bank Sumut KCP USU
Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi PT. Bank Sumut KCP USU Jalan DR. Mansyur No. 9, Padang Bulan, Medan Baru, Kota Medan.
Sumber : PT. Bank Sumut KCP USU (2019)
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Bank Sumut KCP USU
Sumber : PT. Bank Sumut KCP USU (2019)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi PT. Bank Sumut KCP USU
2.4 Job Description
Berikut ini adalah beberapa tugas, wewenang dan tanggung jawab direksi dan masing-masing bagian pada PT. Bank Sumut KCP USU :
a. Pemimpin
Tugas Pemimpin Cabang Pembantu :
1. Pemimpin mengkoordinir, mengarahkan, membimbing, mengawasi dan mengendalikan serta mengevaluasi kegiatan penghimpunan dana, penyaluran kredit, pemasaran jasa-jasa Bank dan pemasaran layanan syariah sesuai rencana kerja Bank.
2. Mengajukan rencana anggaran, investasi, investasi kantor cabang pembantu untuk dituangkan kedalam rencana kerja anggaran tahunan dan menyusun program kerja kantor sehubungan dengan upaya pencapaian target terencana kerja dan melakukan pemantauan serta mengevaluasi pelaksanaannya.
3. Mengelola dana pemerintah daerah (untuk Kantor Cabang Pembantu yang ada rekening Kas daerah) dan menjaga agar tidak beralih ke Bank lain.
4. Mengelola dan mengamankan kunci penyimpanan uang dan surat berharga/surat barang agunan kredit.
5. Melakukan koordinasi kerja dengan unit kerja dikantor cabang induk maupun unit kerja dibawah kantor cabang lainnya.
13
Wewenang Pemimpin Cabang Pembantu :
1. Menilai manajemen kinerja pejabat dan pegawai kantor cabang pembantu dan memberikan persetujuan atas penilaian manajemen kinerja pegawai yang dinilai oleh pejabat di bawahnya.
2. Menandatangani/mengesahkan semua transaksi keuangan, warkat- warkat, laporan-laporan, surat-surat dan serifikat deposito yang berhubungan dengan operasional Kantor Cabang Pembantu sesuai ketentuan yang berlaku, termasuk warkat kliring dan surat keterangan penolakan warkat kliring.
3. Memberikan usulan/masukan kepada pemimpin Cabang Induk berkaitan dengan hal baru mengenai manajemen risiko yang konstruksi maupun penerapan KYCP.
4. Menggunakan menu aplikasi OLIB‟s sesuai ketentuan yang berlaku.
Tanggung Jawab Pemimpin Cabang Pembantu : Bertanggung jawab atas :
1. Seluruh operasional kantor cabang kepada pemimpin cabang induk
2. Kinerja kantor cabang dengan mengacu pada rencana kerja anggaran tahunan dan standar rasio yang sehat serta pencapaian program kerja kantor cabang pembantu.
3. Terjaminnya likuiditas Bank sesuai ketentuan yang berlaku dan kelayakan kualitas kredit yang diberikan.
4. Keamanan transaksi dan penggunaan aplikasi OLIB‟s.
5. Kerahasiaan dan keselamatan dokumen, arsip serta seluruh kekayaan perusahaan yang berada di lingkungan kantor cabnag pembantu.
6. Memegang teguh rahasia jabatan dan rahasia Bank.
b. Operasional
Tugas Pimpinan Seksi Operasional 1. Membantu pimpinan cabang dalam :
a. Memeriksa kebenaran posting atas seluruh transaksi kantor cabang.
b. Mengelola aktiva tetap, inventaris dan barang logistik berupa peralatan kantor serta barangcetakan operasional kantor.
c. Mengelola sumber daya manusia kantor cabang pembantu.
2. Mengajukan rencana anggaran, investasi, inventaris untuk seksi operasional yang akan dituangkan ke dalam rencana kerja anggaran tahunan Bank.
3. Menyusun program kerja Seksi Operasional sehubungan dengan upaya pencapaian target rencana kerja dan melakukan pemantauan serta mengevaluasi pelaksanaanya.
4. Memeriksa kebenaran, kelengkapan dan pencatatan dokumen transaksi pengiriman uang serta menerima dan memeriksa bukti/advice/informasi sehubungan dengan transfer/inkaso/LLG.
5. Memeriksa dan mengadministrasikan daftar warkat-warkat yang akan dikliringkan/pengembalian daftar warkat pemindahbukuan.
6. Memeriksa surat keterangan penolakan warkat kliring.
15
Wewenang Pemimpin Seksi Operasional
1. Menandatangani daftar mutasi harian, daftar transfer masuk/keluar dan daftar inkasso masuk/ keluar.
2. Mengesahkan daftar kliring penyerahan dan Daftar kliring penolakan.
3. Menerima asli surat–surat barang jaminan dan mengirimkannya ke Notaris untuk pengikatan keabsahannya.
4. Menggunakan menu OLIB‟s sesuai ketentuan yang berlaku.
Tanggung Jawab Pemimpin Seksi Operasioanl 1. Pencapaian program kerja.
2. Keamanan dan keselamaan serta kerahasiaan Test key pengiriman uang dan seluruh dokumen asli agunan.
3. Disiplin kerja pejabat, staf dan pegawai dilingkungan Seksi Operasional.
4. Keamanan taransaksi dengan penggunaan aplikasi OLIB‟s.
5. Kerahasiaan dan keselamatan dokumen, arsip serta seluruh kekayaan perusahaan yang berada dilingkungan Seksi Operasional.
6. Memegang teguh rahasia jabatan dan rahasia Bank.
c. Pelayanan Nasabah
Tugas Pemimpin Seksi Pelayanan Nasabah
1. Membantu Pemimpin Cabang dalam memelihara persediaan kas pada tingkat yang efisien sehingga likuiditas tidak terganggu dalam rangka mengoptimalkan rentabilitas.
2. Mengelola Pemerintah Daerah (untuk unit kantor yang ada rekening kas daerah) dan menjaga agar tidak berlaih ke Bank lian.
3. Menjalin dan memelihara hubungan dengan masyarakat dan isntansi pemilik dana.
4. Mengawasi jumlah dana tunai yang dikuasai para teller agar tetap dalam batas yang diizinkan oleh ketentuan yang berlaku.
5. Memeriksa kebenaran, kelengkapan, dan pencatatan dokumen transaksi penarikan/penyetoran tabungan, giro dan penerbitan/pencairan deposito sertifikat deposito serta mensahkannya sesuai batas wewenangnya.
Wewenang Pemimpin Seksi Pelayanan Nasabah
1. Menyetujui pembayaran (fiat bayar) penarikan rekening Tabungan, Simpanan Giro dan Deposito sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Mensahkan transaksi setoran rekening Tabungan/Deposito/Simpanan Giro dengan menandatangani warkat setoran sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Menandatangani/ mensahkan warkat-warkat setoran dan penarikan lainnya yang berhubungan dengan operasional Kantor Cabang Pembantu, termasuk setoran warkat kliring.
Tanggung Jawab Pemimpin Seksi Pelayanan Nasabah
1. Bertanggung jawab kepada Pemimpin Cabang Pembantu atas : a. Penerimaan/pengeluaran kas dan atau pemindahbukuan.
17
b. Keselamatan blanko Cek/Giro, Deposito/Sertifikat, dan Wesel.
Kartu, TAM, Pin Miller dan suratt berharga lainnya.
2. Memegang teguh rahasia jabatan dan rahasia Bank.
c. Pemasaran
Tugas Pemimpin Seksi Pemasaran
1. Membantu Pemimpin Cabang Pembantu dalam :
a. Kegiatan memasarkan produk dana, kredit, jasa dan layanan syariah (office channeling) sesuai rencana kerja Bank.
b. Melakukan analisa permohonan kredit dan bank garansi terdiri dari: meninjau lokasi usaha yang akan dibiayai,memeriksa data calon debitur melalui sistem informasi debitur.
c. Membuat surat persetujuan/ penolakan pemberian kredit.
2. Mengajukan rencana anggaran, investasi, inventaris Seksi Pemasaran untuk dituangkan ke dalam Rencana Kerja Anggaran Tahunan Bank.
3. Menyusun program kerja Seksi Pemasaran sehubungan dengan upaya pencapaian target rencana kerja dan melakukan pemantauan serta mengevaluasi pelaksanaannya.
4. Melakukan kunjungan kepada debitur yang menunggak sebagai upaya pembinaan dan menggali informasi atas kendala yang dihadapi debitur untuk mencari solusi pemecahannya.
5. Meminimalisir setiap potensi risiko yang mungkin terjadi pada setiap kegiatan operasional di Seksi Pemasaran
Wewenang Pemimpin Seksi Pemasaran
1. Memiliki manajemen kinerja pegawai Seksi Pemasaran.
2. Menandatangani/membubuhkan paraf pada dokumen analisa kredit/
bank garansi.
3. Mengusulkan kegiatan promosi di wilayah kerja kantor cabang pembantudalam rangka menunjang pemasaran produk Bank.
Tanggung Jawab Pemimpin Seksi Pemasaran
1. Bertanggung jawab kepada Pemimpin Cabang Pembantu atas : a. Seluruh operasional Seksi Pemasaran.
b. Kinerja Seksi Pemasaran dengan mengacu pada Rencana Kerja Anggaran Tahunan dan standar rasio yang sehat.
c. Pencapaian program kerja Seksi Pemasaran.
d. Kelayakan dan kualitas kredit yang diberikan.
e. Disiplin kerja pejabat, staf dan pegawai dilingkungan Seksi Pemasaran.
f. Kerahasiaan dan keselamatan dokumen, arsip serta seluruh kekayaan perusahaan yang berada dilingkungan Seksi Pemasaran.
2. Memegang teguh rahasia jabatan dan rahasia Bank.
2.5 Jaringan Usaha Kegiatan
1. Selain sebagai Bank Daerah menghimpun dana dari masyarakat dan menyalurkannya ke masyarakat, PT. Bank Sumut juga menjalin kerja sama dengan perusahaan Asuransi yaitu :
a. Askrida
19
b. PT. PAN (Proteksi Antar Nusa ) c. Askrindo
d. Jasindo e. Jamkrindo
2. PT. Bank Sumut KCP USU mempunyai beberapa MOU penggajian di beberapa Instansi Pemerintah diantaranya :
a. Universitas Sumatera Utara (USU) b. Politeknik Negri Medan (POLMED) c. SMK Negeri 8 Medan
d. SMP Negeri 31 Medan
3. Untuk melengkapi fitur-fitur pembayaran melalui ATM Bank Sumut, Bank Sumut telah bekerjasama dengan perusahaan/instansi/lembaga dalam proses pembayaran yang lebih praktis melalui ATM Bank Sumut. Misalnya pembayaran pendaftaran uang kuliah, pembayaran rekening listrik, pembayaran telpon, pembayaran kartu kredit, dan lain sebagainya, sehingga nasabah lebih mudah dan praktis dalam melakukan proses pembayaran.
2.6 Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan pasti mempunyai visi dan misi untuk dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh sesuatu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada PT. Bank Sumut terus berupaya untuk mencapai target yang telah ditetapkan dapat tercapai. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pada tahun 2017 PT. Bank Sumut telah berhasil memperoleh suatu penghargaan yang diterima dari berbagai jenis majalah yang berhubungan dengan perbankan antara lain :
Tabel 2.1
Daftar Penghargaan yang Diraih PT. Bank Sumut 2017
NO PENGHARGAAN KINERJA YANG
DICAPAI
TANGGAL 1 Bronze Winner Indonesia
Inhouse Magazine Award (InMA) 2017 kategori Perusahaan Daerah
Reputasi Perusahaan
03 Februari 2017
2 Bronze Winner PR Indonesia Award (PRIA) 2017 kategori Program PR dan Media Internal
Reputasi perusahaan
24 Maret 2017
3 TOP BPD Buku II Kinerja keuangan 24 Mei 2017
4 TOP CEO BUMD Manajemen 24 Mei 2017
5 TOP Pembina BUMD Manajemen dan
Pemegang Saham
24 Mei 2017 6 The Best Bank kategori
Penyaluran Kredit UMKM Terbesar
Produk Kredit 13 Juni 2017
7 Digital Inovation Award Produk dan Layanan
16 Juni 2017 8 Infobank Awards 2107 untuk
kategori “ Sangat Bagus”
atas kinerja keuangan Tahun 2015 kelompok Bank dengan Aset>25 Trilyun
Kinerja Keuangan 10 Agustus2017
9 Anugrah Perbankan
Indonesia/ BPD terbaik Peringkat Kategori I Kategori Buku II Aset diatas Rp.25 Trilyun
Kinerja Keuangan 25 Agustus 2017
10 The best CEO Bank Indonesia
Manajemen 25 Agustus 2017 11 Pembina BPD Terbaik di
Indonesia
Manajemen dan Pemegang Saham
25 Agustus 2017 12 The Best Communicator
2017 kategori CEO BUMD
Manajemen 25 Agustus 2017 13 Top Public Service Bank
Based On Technology
Produk dan
Layanan
29 September 2017
21
Lanjutan Tabel 2.1 Daftar Penghargaan yang Diraih PT. Bank Sumut 2017 15 Peringkat II Penghargaan
Indonesia GCG Award 2017 dengan Predikat Platinum
Manajemen GCG 02 November 2017
16 Penghargaan Indonesia Best Banking Award 2017 Good Financial Performance, Category : Regional Development Bank
Kinerja Keuangan 29 November 2017
17 Penghargaan Indonesia Best Banking Award 2017 Top 5 Best Consumer Choice Regional Development Bank
Produk dan
Layanan
29 November 2017
Sumber : PT. Bank SUMUT (2019)
2.7 Rencana Kegiatan
1. PT. Bank Sumut dalam rencana bisnisnya akan bertekad menjadi leader pemberdayaan ekonomi masyarakat Sumatera Utara, khususnya dalam sektor pemberdayaan usaha mikro, kecil dan menengah.
2. PT. Bank Sumut akan melakukan kerja sama dengan instansi pemerintah atau perusahaan/lembaga lainnya dalam menyalurkan kredit, yaitu :
a. Departemen Keuangan b. Departemen Pertanian
c. Kementerian Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menegah d. Kementerian Negara Perumahan Negara
e. Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menegah Provinsi Sumatera Utara
f. Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara
3. PT. Bank Sumut akan melakukan perluasan jaringan pelayanan dalam bentuk cabang konvensional dan syariah, kantor cabang pembantu,
ATM, Payment point, office channeling yang didukung penggunaan teknologi yang lebih baik untuk mempermudah debitur dalam melakukan transaksi.
4. PT. Bank Sumut akan melakukan kerjasama dengan Universitas Sumatera Utara (USU) dan Politeknik Negeri Medan (POLMED) dalam pembayaran uang kuliah dan uang pendaftaran masuk ke Politeknik Negeri Medan.
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian dan Peranan Sekretaris 3.1.1 Pengertian Sekretaris
Pada awalnya kata sekretaris berasala dari kata secretum dalam bahasa latin yang artinya something hidden atau rahasia. Pengertiannya dalam bahasa latin yaitu orang yang memegang rahasia disebut dengan secretarium atau secretarms, dalam bahasa Prancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda secretares, dan dalam bahasa Inggris disebut secretary. Berdasarkan arti katanya maka seorang Sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu seorang yang mampu menyimpan rahasia.
Adapun pengertian sekretaris menurut para ahli adalah sebagai berikut:
1. Sekretaris adalah orang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya, untuk perorangan atau organisasi; seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu; sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis; sebuah meja dan rak buku di atasnya (C.L Barnhart 1948).
2. Sekretaris adalah pembantu dan seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dan pimpinannya tersebut (M. Braum dan Roman 2006).
Berdasarkan pengertian para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang terhubung dengan ketatausahaan/administrasi perkantoran agar perusahaan dapat berjalan dengan efesien dan lancar.
3.1.2 Peranan Sekretaris
Menurut Bratawidjaja, T. W. (1949) pada dasarnya, peran seorang sekretaris dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
1. Peran/Tugas khusus
Peran atau tugas khusus adalah tugas yang tidak harus dilakukan setiap hari oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan apabila ada instruksi atau penugasan khusus dari pimpinannya.
Adapun tugas khusus seorang sekretaris adalah:
a. Mengorganisasi acara-acara kantor
b. Mengelola dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran pimpinan c. Merencanakan dan mengorganisasi rapat dan membuat notulen d. Mengatur pertemuan dengan rekan bisnis pimpinan
2. Peran/Tugas rutin
Tugas rutin merupakan tugas sekretaris yang biasanya dilakukan secara rutin atau setiap hari, walaupun tanpa adanya instruksi dari pimpinan.
Adapun tugas rutin seorang sekretaris adalah:
a. Korespondensi
b. Menyimpan berkas-berkas atau dokumen perusahaan (filing) c. Mengatur surat masuk dan surat keluar
25
d. Menerima tamu-tamu pimpinan yang datang ke kantor e. Menerima telepon-telepon yang ditujukan kepada pimpinan f. Membuat jadwal acara kegiatan pimpinan
g. Pembuatan laporan 3. Peran/Tugas kreatif
Tugas ini merupakan tugas yang dilakukan atas kemauan sendiri tanpa diminta atau diperintahkan oleh pimpinan.
Adapun tugas kreatif seorang sekretaris adalah sebagai berikut:
Mengirimkan ucapan selamat kepada rekan pimpinan atas jabatan
a. Mengumpulkan informasi yang terkait dengan kepentingan perusahaan b. Membuat rencana kerja yang akan mendukung kesuksesan tugas
pimpinan.
Adapun peran/tugas sekretaris di PT. Bank Sumut KCP USU adalah sebagai berikut:
1. Membuat buku agenda surat masuk dan keluar 2. Menjilid nota
3. Membuat kliring
4. Mengirim pesan melalui e-mail/Faxmail 5. Menyebarkan informasi kepada pegawai
6. Mengarsip dokumen secara manual dan elektronik 7. Memeriksa data nasabah yang akan dicairkan 8. Menginput data nasabah
9. Membuat kode klasifikasi/pengkodean dokumen data nasabah untuk mempermudah menemukannya dikemudian hari.
10. Mengatur dan membuat jadwal rapat pimpinan 11. Mengangkat dan menerima telepon
3.1.3 Aspek-Aspek untuk Memudahkan Pekerjaan Sekretaris
Menurut Hendarto, H. (2003), seorang sekretaris dalam melaksanakan tugasnya harus memperhatikan aspek-aspek untuk memudahkan tugas dan pekerjaannya. Aspek-aspek tersebut adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan Tugas dengan Cepat dan Efesien
Seorang sekretaris dituntut untuk dapat mengelola waktunya dengan baik- serta dapat menyelesaikan pekerjaanya sesuai yang diharapkan oleh pimpinannya. Setiap tugas yang dilakukan dengan cara tergesa-gesa tidak akan memberikan hasil yang baik, tidak rapi, dan tidak maksimal. Sekretaris harus menguasai bagaimana menciptakan keseimbangan antara kecepatan (speed) dan hasil pekerjaan yang baik (good work). Pada dasarnya sekretaris harus berpedoman pada jumlah waktu yang tersedia untuk mempercepat cara bekerja dan juga menjaga kualitas pekerjaannya.
2. Terorganisir dan orientasi Detail/Teliti
Menjadi seorang sekretaris sebaiknya harus mampu melakukan tugasnya secara sempurna dan tuntas. Agar dapat mengerjakan tugasnya secara sempurna, maka sekretaris harus menegerjakannya secara detail, yaitu mau memperhatikan dan melaksanakan sampai kebagian yang sekecil-kecilnya dari suatu pekerjannya. Seorang sekretaris harus konsisten, tidak boleh
27
terpengaruh ketidakteraturan yang dilakukan orang-orang di sekitarnya.
Seorang sekretaris harus pintar mengatur organisasnya (organized).
3. Menampilkan Citra Positif bagi Perusahaan
Sekretaris harus mampu menampilkan citra positif kepada pihak luar.
Sekretaris diharapkan dapat membantu dan melayani klien/rekan kerja/tamu pimpinan dengan sebaik-baiknya walau dalam keadaan sibuk sekali pun.
Sekretaris juga harus mampu berfungsi sebagai (penyebar informasi) the agent of information dari layanan yang disediakan oleh perusahaan. Jadi
apabila dari awal sekretaris sudah memberikan pelayanan yang tidak baik, maka kesan negatif (negative image) tersebut akan memberi pengaruh yang tidak baik juga pada pimpinan dan perusahaannya.
4. Fokus pada Solusi
Seorang sekretaris harus mapu untuk mencari akar dari suatu masalah, ketika sedang menghadapi masalah. Selanjutnya harus mengetahui bagaimana cara untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dalam hala mencari solusi penyelesaian permasalahan yang tepat, sekretaris harus mampu berfikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat. Hal ini tentunya dapat dilakukan dengan baik jika sekretaris dapat fokus.
5. Selalu Mempelajari Keahlian Baru atau Mengembangkan keahlian Seiring perkembangan teknologi dan dunia usaha yang sangat dinamis, sekretaris harus secara terus-terusan mengembangkan diri, mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga, jika tidak ingin tertinggal dengan cepatnya perubahan yang terjadi.
6. Membina Hubungan yang Baik dengan Pihak Dalam dan di Luar perusahaan
Membina hubungan yang baik sangat penting bagi seorang sekretaris, tidak hanya orang di dalam perusahaan. Hubungan baik ini akan membangun suatu jaringan yang disebut networking.
7. Mengenal Lingkungan Kerja
Kondisi lingkungan kerja yang sangat mempengaruhi prestasi kerja seseorang. Sama halnya seperti seorang sekretaris, lingkungan kerja yang kondusif dapat memberi pengaruh yang positif bagi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan. Lingkungan kerja bukan hanya lingkungan fisik sepertinya tersedianya peralatan kantor yang memadai, akan tetapi juga menyangkut lingkungan non fisik seperti hubungan dengan rekan kerja.
8. Keahlian Multitasking
Keahlian multitasking artinya mampu mengerjakan banyak tugas sekaligus.
Keahlian ini menjadi bagian yang tidak dapat terhindarkan dari kehidupan sekretaris. Multitasking pada dasaranya bekerja dengan kuantitas yang lebih banyak namun dengan tuntunan hasil kerja yang relatif sama. Seorang sekretaris harus harus memiliki kemampuan mengerjakan banyak pekerjaan dalam waktu yang sama, sekretaris sebaiknya tidak menolak pekerjaan yang diberikan pimpinan ataupun mengesampingkan pekerjaan yang telah dibebankan terdahulu, sehingga pekerjaannya tidak ada yang selesai.
29
Sekretaris harus mampu mengatur waktunya sebaik mungkin, sehingga mampu menyelesaikan tugas atau pekerjaannya.
3.1.4 Jenis Sekretaris Berdasarkan Lingkup Tanggung Jawabnya
Menurtut Mucthtar (2017), sekretaris dapat dibagi jadi beberapa jenis sebagai berikut:
1. Sekretaris organisasi
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi atau business secretary, atau executive secretary. Adapun yang menjadi tugas utama seorang sekretaris organisasi adalah: mendapatkan informasi yang diperlukan oleh perusahaan, menyortir/memilah informasi sebelum diteruskan ke departemen lainnya, mengelola data-data atau melakukan pengarsipan, yang penggunannya bersamaan dengan departemen-departemen lainnya di perusahaan dengan sistem penyimpanan terorganisir dengan baik.
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan merupakan sekretaris yang bekerja sebagai mediator/perantara pimpinan. Sekretaris pimpinan mengerjakan tugas dan pekerjaan yang telah dipercayakan oleh pimpinan kepadanya seperti menjawap telepon yang ditujukan kepada pimpinan, menyambut tamu-tamu, dan rekan kerja pimpinan.
3. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang melakukan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan sifatnya pribadi. Pada intinya tugas-tugas sekretaris pribadi adalah membaca, mendiskusikan dengan
pimpinan, dan membalas e-mail yang masuk dengan persetujuan pimpinan, menjawap telepon yang ditujukan kepada pimpinan, serta menangani permintaan dari klien dan rekan kerja perusahaan, mempersiapakn surat- menyurat dan bertindak atas nama pimpinan (atas persetujuan pimpinan), ikut serta mengawasi pekerjaan staf-staf lainnya dengan instruksi dan persetujuan pimpinan, bertindak sebagai penghubung antara staf , klien, dan rekan kerja pimpinan/perusahaan, menghadiri pertemuan-pertemuan atau acara-acara yang diselenggarakan oleh rekan kerja perusahaan mewakili pimpinan, mengatur dan mengawasi pengeluaran-pengeluaran kantor dan melaporkannya kepada pimpinan. Sekretaris yang termasuk sebagai sekretaris pribadi adalah personal assistant, asisten artis, sekretaris pemilik perusahaan, dan sebagainya.
Dari paparan diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa sekretaris di PT.
Bank Sumut KCP USU merupakan sekretaris organisasi. Dapat dilihat dari pekerjaan ataupun tugas-tugas sekretaris PT. Bank Sumut KCP USU yang sudah dipaparkan sebelumnya
3.2 Pengertian E-Filing
E-Filing (penyimpanan elektronik) adalah penyimpanan yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. „‟Penyimpanan elektronik adalah penyimpanan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik‟‟ (Perka ANRI No. 20 tahun 2011).
31
File atau dokumen menurut Endang dkk. (2012) adalah “surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti untuk mendukung suatu keterangan agar lebih meyakinkan. Sementara Filing ialah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, serta memelihara, dan menyiapkan dokumen baru agara lebih bermanfaat.”
Read dan Ginn, (2010:12) menyatakan “An electronic record is a record stored on electronic media that can be readily accessed or changed. A piece of equipment is required to view and read or listen to electronic records”. Adapun Internasional Council on Archives/ICA (1997: 24) menyebutkan, “An electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer. “(Arsip elektronik adalah arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan menggunakan komputer digital.
Istilah penyimpanan elektronik dikenal sebagai E-Filing, yang didefinisikan sebagai „‟setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau sistem elektronik‟‟ (UU No. 11 tahun 2008).
Berbeda dengan pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang dikelola secara konvensional, dalam sistem penyimpanan elektronik yang dikelola berupa dokumen elektronik. ”Dokumen elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk” (Hendy Haryadi, 2009: 52). Hard drive merupakan sebuah
komponen perangkat keras yang dapat menyimpan data elektronik dan berisi piringan magnetis. Optical disk merupakan media penyimpanan data elektronik yang dapat ditulis dan dibaca dengan menggunakan sinar laser bertenaga rendah.
Segala kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen elektronik disebut sebagai penyimpanan elektronik. ” penyimpanan elektronik (electronic filling) adalah penggunaan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang berbasiskan pada penggunaan komputer” (Sugiharto dan Wahyono,2005: 123).
Sedarmayanti menyatakan bahwa ”kearsipan elektronik adalah suatu penyimpanan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik.”
„‟Penyimpanan elektronik adalah penyimpanan yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan menggunakan komputer digital‟‟ ( Read dan Ginn (2010: 12).
Berdasarkan pengertian di para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan elektronik (electronic filling) yaitu pengelolaan dokumen atau pengolahan data elektronik dengan menggunakan media elektronik yang berbasiskan pada penggunaan komputer agar dalam pengelolaannya dapat berjalan secara efektif dan efisien.
3.2.1 Karakteristik E-Filing
Karakteristik penyimpanan elektronik (E-Filing) berbeda dengan karakteristik penyimpanan secara tradisional yang menggunakan media kertas.
Berikut perbedaan karakteristik penyimpanan elektronik dan penyimpanan tradisional (Irwanto Eko saputro, 2013).
33
Tabel 3.1
Perbedaan Penyimpanan Dokumen Secara Tradisional dan Elektronik No Karakteristik Penyimpanan Tradisional dan
Elektronik 1. Penyimpanan dan simbol
yang digunakan
Penyimpanan tradisional:
Isi direkam pada suatu media (kertas dan lain-lain) dan menggunakan simbol- simbol (alphabet, gambar-gambar dan lain-lain) yang dapat secara langsung dibaca oleh manusia.
Penyimpanan elektronik:
Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia karena dipresenttasikan oleh simbol (binary digits) yang harus diterjemahkan terlebih dahulu oleh mesin untuk bisa dibaca oleh manusia.
2. Hubungan antara isi dan media
Penyimpanan Tradisional:
Penyimpanan pada suatu media (seperti selembar kertas) tidak dapat dipisahkan dari medianya.
Penyimpanan Elektronik;
Penyimpanan pada suatu media (seperti disk, flashdisk) dapat dipisahkan dari medianya.
3. Karakteristik struktur fisik dan logic
Penyimpanan tradisional:
Struktur fisik dapat dilihat langsung oleh pengguna. Struktur tersebut merupakan bagian integral dari suatu dokumen dan merupakan suatu criteria utama untuk pemeriksaan autensitasnya.
Penyimpanan Elektronik:
Struktur tidak dapat langsung dilihat dan pada umunya tidak dapat diketahui oleh pengguna awam. Setiap kali dokumen tersebut dipindahkan kesarana lainnya, struktur fisiknya dapat berubah.
Pengguna akan selalu memerlukan suatu sistem computer yang mampu untuk ‟‟
membaca‟‟ struktur fisik tersebut.
4. Metadata Penyimpanan Tradisional:
Metadata membentuk hubungan antara suatu penyimpanan dengan konteks
fungsional dan administratifnya.
Penyimpanan Elektronik:
Selain konteks fungsional dan administratif, metadata penyimpanan elektronik juga menunjukkan bagaimana informasi disimpan dan dibuat.
5. Identifikasi Penyimpanan Tradisional;
Dapat dilakukan dengan melihat fisik penyimpanan secara langsung.
Penyimapanan Elektronik:
Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, tetapi dari suatu entitas logik yang merupakan hasil dan yang memberikan bukti dari suatu aktivitas atau transaksi.
6. Pelestarian penyimpanan Penyimpanan tradisional:
Pelestarian penyimpanan tradisional berarti menyimpan fisik unit dokumen (lembaran kertas dan sebagainya) dengan kondisi yang sebaik mungkin untuk menghindari kerusakan dan untuk memperbaiki jika terjadi kerusakan.
Penyimpanan elektronik:
Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi sebaik mungkin. Akan tetapi, dalamm kaitannya dengan media, arsip elektronik akan tetap terancam keberadaanya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain itu karena perkembangan teknologi informasi yang cepat, banyak sistem komputer yang menjadi using dalam jangka waktu yang relatif lebih singkat.
Sumber: Manajemen kearsipan (2019)
3.2.2 Jenis Umum E-Filing
Menurut Irwanto Eko Saputro (2013); E-Filing (penyimpanan elektronik) dapat ditemukan dalam beberapa bentuk berikut:
1. Dokumen yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perkantoran.
35
Misalnya ; word-processed documents, spreadsheets, dan presentasi.
2. Penyimpanan dalam lingkungan online dan berbasis web. Misalnya;
intranet, website public, dan penyimpanan transaksi online.
3. Penyimpanan yang diciptakan oleh sistem informasi bisnis seperti; basis data, sistem informasi dalam geospasial, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan, sistem informasi alur kerja, sistem informasi pengelolaan klien, sistem informasi pengelolaan hubungan klien, dan sistem informasi yang dibuat sendiri.
4. Pesan elektronik dari sistem informasi seperti; e-mail, short messaging services (SMS), multimedia messaging services (MMS), Electronic Data Interchange (EDI), pertukaran dokumen elektronik (faks elektronik), voice mail, pesan instan (instan messaging), komunikasi multimedia (misalnya;
video conferencing dan teleconfrenching)
Sumber: Google.com (2019)
Gambar 3.1
Contoh Sumber Arsip Elektronik
Adapun jenis dan aplikasi E-Filing yang digunakan di PT. Bank Sumut KCP USU ialah:
1. Faxmail , yang digunakan untuk mengirim pesan melaui E-mail
2. OLIB‟s dan Molify, merupakan suatu aplikasi yang dimiliki oleh Bank Sumut yang digunakan sebagai media informasi kepada seluruh pegawai Bank Sumut dan hanya bisa diakses oleh Pegawai bank Sumut saja.
3. Microsoft Word, digunakan oleh pegawai PT. Bank Sumut KCP USU untuk menginput data nasabah, pembuatan surat, dan lain sebagainya.
4. Microsoft Excel , juga digunakan oleh pegawai untuk menginput data nasabah, dan nantinya akan disimpan sebagai file atau database perusahaan 5. B.E.S.T (Bank Sumut Employee System), merupakan aplikasi yang dimiliki
oleh Bank Sumut yang berisikan informasi serta acara/kegiatan yang di adakan oleh Bank Sumut .
6. OJK (Otoritas Jasa Keuangan), merupakan suatu web yang digunakan oleh Bank Sumut untuk meng-input data nasabah serta menyimpannya, dan untuk mengetahui informasi dari seorang calon nasabah.
7. Komputer, 8. Laptop, dan 9. Hard disk
2.2.3 Pemeliharaan E-Filing
Menurut Irwanto Eko Saputro (2013) menyatakan bahwa pemeliharaan E- filing dapat dilakukan sebagai berikut:
37
juga pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem computer yang digunakan untuk membuat E-Filing.
2. E-Filing lebih rapuh daripada penyimpanan manual sehingga lembaga harus mengerahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk menanganinya.
3. Kondisi E-Filing yang harus mampu melindungi File, membuat File lebih mudah diakses, dan hemat biaya. Perangkat penyimpanan elektronik atau E- filing mudah terpengaruh oleh perubahaan kelembapan, suhu, dan radiasi sehingga stabilitasi kondisi lingkungan perlu dijaga.
4. Perlu dilakukan pengecekan secara periodic untuk mengetahui apakah kondisi penyimpanan memadai untuk perangkap pengecekan kegiatan.
5. Teknologi penyimpanan elektronik selalu berkembang, teknologi baru menggantikan teknologi sebelumnya. Lembaga harus mencermati perkembangan yang ada untuk memastikan bahwa masih tersedia teknologi untuk melakukan migrasi bagi teknologi penyimpanan yang saat ini digunakan.
2.2.4 Manfaat Pengelolaan E-Filing
Menurut Irwanto Eko Saputro (2013:427), manfaat pengelolaan arsip elektronik yaitu:
1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan atau pembuatan naskah atau dokumen.
2. Memenuhi tuntutan top management terhadap kecepatan dan ketepatan 3. Memudahkan aksebilitas dan menjamin akuntabilitas
4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan atau sarana dan prasarana (dari gedung ke server).
5. Meningkatkan pelayanan umum/public service.
Adapun manfaat pengeloaan E-Filing bagi sekretaris dan pegawai PT. Bank Sumut KCP USU adalah:
1. Mempercepat sekretaris PT. Bank Sumut KCP USU dalam menemukan dokumen atau data nasabah pada saat tertentu,
2. Menjadikan arsip/dokumen perusahaan jadi teratur,
3. Meningkatkan pelayanan yang bersifat data/dokumen kepada nasabah lama mau pun calon nasabah yang baru,
4. Memudahkan pekerjaan sekretaris/pegawai karena tidak perlu membongkar semua dokumen satu per satu, hanya dengan mengetik kode nasabah tertentu dan hasilnya pun akan bisa ditemukan.
5. Dapat melindungi dokumen/data nasabah jika berkas atau dokumen manualnya hilang atau tidak ditemukan.
6. Meningkatkan kinerja para pegawai dalam melayani dan mengelola data- data para nasabah, dan
7. Mengehemat penggunaan kertas atau dokumen manual yang setiap harinya bertambah.
2.2.5 Daur Hidup E-Filing
Sama halnya dengan arsip non elektronik (manual), arsip elektronik juga mengalami fase perjalanan berkaitan dengan keberadaannya. Read dan Ginn (2010:119) menyebutkan empat fase perjalanan arsip elektronik (electronic
39
record life cycle), yaitu sebagai berikut:
1. Penciptaan dan penyimpanan (creation and storage). Penciptaan arsip elektronik pada umunya dibuat dan menyimpannya dalam aplikasi perangkat lunak tertentu, seperti Word, Exel, access, dan sebagainya.
Dokumen elektronik disimpan sebagai byte pada beberapa jenis perangkat penyimpanan komputer. Di beberapa organisasi, file elektronik disimpan pada hard drive komputer yang berdiri sendiri atau pada drive bersama pada jaringan area lokel (LAN). Beberapa orang mungkin menggunakan perangkat penyimpanan eksternal seperti CD, tape drive, hard drive magnetic, dan USB flash drive. Perangkat ini dapat dilepas sehingga dapat mengambil perangkat dari satu komputer dan menggunakan di computer lain.
2. Penggunaan dan distribusi (distribution and use). Tahap berikutnya dari siklus arsip adalah mendistribusikan dan menggunakan informasi yang terkandung dalam folder dan file elektronik. Distribusi dapat melalui saluran elektronik atau file dapat dicetak dan dikirim melalui pos biasa, dengan faksimili, atau dengan kurir.
3. Pemeliharaan (maintenance). Tahap pemeliharaan arsip pada umunya berkaitan dengan jadwal retensi. Pemeliharaan file elektronik dapat dijadwalkan secara rutin dengan menyimpan atau membuang file.
4. Disposisi (disposition). Tahap ini berkaitan dengan penentuan keberadaan arsip elektronik yang dibuat, apakah arsip tersebut disimpan atau dimusnahkan.
2.2.6 Proses pengelolaan E-Filing
Proses pengelolaan arsip elektronik pada prinsipnya sama dengan arsip tradisional. Menurut desi Pratiwi (2012), proses pengelolaan arsip elektronik meliputi:
1. Penciptaan (make, receive), penyimpanan , pengiriman, dan temu balik (retrieve),
2. Kaptur (capture) dan registrasi, 3. Klasifikasi arsip,
4. Klasifikasi keamanan dan akses, 5. Identifikasi penyusutan arsip,
6. Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif, 7. Penyusutan arsip,
8. Penyimpanan dan preservasiarsip statis oleh lembaga kearsipan, 9. Kontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipan, dan 10. Penggunaan arsip statis.
Adapun proses pengelolaan E-Filing pada PT. Bank Sumut KCP USU adalah:
1. Penciptaan, dimana berkas atau dokumen manual yang dibuat dan diolah ke dalam bentuk kode klasifikasi yang berupa angka-angka atau biasa disebut dengan pengarsipan manual dengan metode alfa numerik.
2. Kode klasifikasi tersebut dimasukkan kedalam komputer melalui aplikasi Microsoft Word atau Microsoft Excel
3. Data atau dokumen dari nasabah tersebut dimasukkan ke dalam folder yang
41
telah disesuaikan sesuai dengan klasifikasi dokumen nasabah tersebut, dapat berupa folder nasabah kredit multi guna (KMG), kredit perumahan rakyat (KPR), kredit usaha rakyat (KUR), nasabah pengguna tabungan, dan sebagainya.
4. Untuk dokumen atau berkas manual yang sudah dibuatkan klasifikasi E- Filing-nya, maka akan segera dimasukkan ke dalam lemari arsip dan disesuaikan dengan klasifikasi arsipnya.
5. Setelah data tersebut tersimpan dalam bentu file dengan baik, barulah sekretaris memasukkannya ke dalam hard disk, sebagai salinan dari komputer tersebut.
Demikianlah proses pengelolaan E-Filing pada PT. Bank Sumut KCP USU, yang setiap harinya bertambah dan tersusun dengan baik dalam bentuk file elektronik.
2.2.7 Permasalahan dalam Pengelolaan E-Filing
Pengelolaan arsip elektronik tidaklah mudah untuk dilakukan. Oleh sebab itu, diperlukan kehati-hatian dan ketelitian dalam pengelolaannya. Menurut Desi Pratiwi (2012), beberapa permasalahan yang dapat muncul dalam pengelolaan arsip elektronik, antara lain sebagai berikut:
1. Sangat sulit untuk menjaga reabilitas dan autentisitas arsip elektronik. Hal ini dikarenakan arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak, serta pengaksesan dan pengopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrol.
2. Keberadaan arsip elektronik sangat bergantung pada lingkungan
elektroniknya. Keusangan teknologi, baik perangkat lunak maupun keras, sangat cepat terjadi. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga berkembang sangat cepat.
3. Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik.
4. Kegagalan organisasi dalam menjalankan E-Filing (kearsipan elektronik).
Kegagalan ini disebabkan oleh dua faktor, yaitu:
1. Berkaitan dengan manajemen dan teknologi, diantaranya:
a) Kurang koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip elektronik,
b) Ketidakmampuan atau tidak praktis dalam memelihara standarr khusus,
c) Kehilangan akses terhadap arsip dinas, d) Kehilangan arsip,
e) Cepatnya penyebaran kontrol dokumen kepada pengguna (user), f) Peningkatan penggunaan sarana komunikasi baru, dan
g) Peningkatan munculnya media campuran.
2. Berkaitan dengan fungsi staf, diantaranya:
a) Arsiparis atau staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi modern, b) Staf teknologi informai tidak memiliki keahliandalam teknologi
informasi berbasis teks, manajemen arsip dinamis, dan statis, c) Staf teknologi informasi tidak sensitif terhadap kebutuhan arsip
lembaga,
43
d) Berkurangnya kontrol sekretariat terhadap arsip kertas, dan e) Pengguna tidak menyadari terhadap perubahan perannya.
5. Masalah yang dihadapi secara umum, diantaranya pengaturan hukum, pelindungan hokum bagi konsumen dalam transaksi, perlindungan data pribadi, dan pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian.
6. Masalah yang dihadapi dalam bidang kearsipan, diantaranya bermacam media yang akan disimpan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan, sistem penyimpanan, sistem penemuan kembali, dan migrasi dari media generasi lama ke generasi baru.
Beberapa strategi dalam menghadapi permasalahan pengelolaan arsip elektronik, yaitu:
1. Menghubungkan antara informasi, teknologi, dan tugas pokok organisasi 2. Menilai kembali peran dan peraturan untuk mengelola aset dan informasi
organisasi
3. Menjadikan teknologi informasi untuk membuat standar dalam pembuatan sistem arsip.
3.2.8 Musibah yang Mengancam E-Filing
Irwanto Eko Saputro (2013), mengemukakan bahwa ancaman musibah yang mungkin terjadi terhadap keberadaan arsip elektronik, antara lain:
1. Bencana alam, misalnya gempa, banjir, dan badai.
2. Kerusakan bangunanan, misalnya kebocoran atap atau kabel listrik yang buruk.
3. Kecelakaan industri, misalnya kebocoran nuklir atau bahan kimia.
4. Musibah teknologi, misalnya, virus komputer atau kerusakan peralatan komputer.
5. Tindakan kriminal, misalnya pencurian, spionase, atau terorisme.
6. Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil, misalnya menyimpan media magnetik di dekat peralatan yang menghasilkan magnet kuat.
7. Kualitas material yang buruk, misalnya korosi pada compack disk yang berkualitas buruk.
Adapun strategi pencegahan musibah pada arsip elektronik yang dapat dilakukan jika musibah-musibah itu terjadi, antara lain:
1. Duplikasi dan penyimpanan yang tersebar,
2. Transfer secepatnya ke Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah, apabila arsip bernilai guna skunder,
3. Sistem pem-backup-an yang regular dan komprehenshif, 4. Preservasi dokumentasi dan password dari sistem dan aplikasi, 5. Pengamanan fasilitas penyimpanan untuk perangkat digital,
6. Penerapan standar yang tinggi pada sistem pengamanan untuk melindungi arsip dari perubahan atau pemusnahan yang tidak sah dan perlindungan dari serangan virus komputer, dan
7. Penerapan prosedur penanganan keadaan kritis apabila arsip elektronik tidak di-backup atau disimpan di luar fasilitas penyimpanan.
Apabila arsip elektronik mengalami musibah, perlu dilakukan pemulihan terhadap arsip elektronik tersebut. Prosedur pemulihan arsip atau dokumen
45
elektronik yang terkena musibah dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Menyediakan prosedur penanganan dan teknik preservasi untuk media digital yang rusak,
2. Menyediakan fasilitas untuk pemulihan kembali sistem komputer vital dan data penting dalam waktu singkat,
3. Membuat pengaturan untuk pengecekan integritas data guna menjamin bahwa arsip elektronik yang diselamatkan masih dalam keadaan utuh atau lengkap,
4. Menjamin akses ke layanan pemulihan data,
5. Menjamin bahwa arsip elektronik vital dapat di-restore secepat mungkin, dan
6. Prosedur pemulihan harus dites secara regular.
3.3 Pengertian Kinerja
Kinerja merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dapat dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Defenisi kinerja menurut Bambang Kusriyanto dalam A.A. Anwar Prabu mangkunegara (2005:9) adalah perbandingan hasil yang dicapai dengan peran serta tenaga kerja per satuan waktu (lazimnya per jam). Kinerja karyawan (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Menurut mahmudi, (2015) kinerja merupakan suatu konstruk multidimensional yang mencakup banyak faktor yang
