Jenis Umum E-Filing - Pengertian E-Filing

BAB III PEMBAHASAN

3.2 Pengertian E-Filing

3.2.2 Jenis Umum E-Filing

Menurut Irwanto Eko Saputro (2013); E-Filing (penyimpanan elektronik) dapat ditemukan dalam beberapa bentuk berikut:

1. Dokumen yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perkantoran.

Misalnya ; word-processed documents, spreadsheets, dan presentasi.

2. Penyimpanan dalam lingkungan online dan berbasis web. Misalnya;

intranet, website public, dan penyimpanan transaksi online.

3. Penyimpanan yang diciptakan oleh sistem informasi bisnis seperti; basis data, sistem informasi dalam geospasial, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan, sistem informasi alur kerja, sistem informasi pengelolaan klien, sistem informasi pengelolaan hubungan klien, dan sistem informasi yang dibuat sendiri.

4. Pesan elektronik dari sistem informasi seperti; e-mail, short messaging services (SMS), multimedia messaging services (MMS), Electronic Data Interchange (EDI), pertukaran dokumen elektronik (faks elektronik), voice mail, pesan instan (instan messaging), komunikasi multimedia (misalnya;

video conferencing dan teleconfrenching)

Sumber: Google.com (2019)

Gambar 3.1

Contoh Sumber Arsip Elektronik

Adapun jenis dan aplikasi E-Filing yang digunakan di PT. Bank Sumut KCP USU ialah:

1. Faxmail , yang digunakan untuk mengirim pesan melaui E-mail

2. OLIB‟s dan Molify, merupakan suatu aplikasi yang dimiliki oleh Bank Sumut yang digunakan sebagai media informasi kepada seluruh pegawai Bank Sumut dan hanya bisa diakses oleh Pegawai bank Sumut saja.

3. Microsoft Word, digunakan oleh pegawai PT. Bank Sumut KCP USU untuk menginput data nasabah, pembuatan surat, dan lain sebagainya.

4. Microsoft Excel , juga digunakan oleh pegawai untuk menginput data nasabah, dan nantinya akan disimpan sebagai file atau database perusahaan 5. B.E.S.T (Bank Sumut Employee System), merupakan aplikasi yang dimiliki

oleh Bank Sumut yang berisikan informasi serta acara/kegiatan yang di adakan oleh Bank Sumut .

6. OJK (Otoritas Jasa Keuangan), merupakan suatu web yang digunakan oleh Bank Sumut untuk meng-input data nasabah serta menyimpannya, dan untuk mengetahui informasi dari seorang calon nasabah.

7. Komputer, 8. Laptop, dan 9. Hard disk

2.2.3 Pemeliharaan E-Filing

Menurut Irwanto Eko Saputro (2013) menyatakan bahwa pemeliharaan E-filing dapat dilakukan sebagai berikut:

juga pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem computer yang digunakan untuk membuat E-Filing.

2. E-Filing lebih rapuh daripada penyimpanan manual sehingga lembaga harus mengerahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk menanganinya.

3. Kondisi E-Filing yang harus mampu melindungi File, membuat File lebih mudah diakses, dan hemat biaya. Perangkat penyimpanan elektronik atau E-filing mudah terpengaruh oleh perubahaan kelembapan, suhu, dan radiasi sehingga stabilitasi kondisi lingkungan perlu dijaga.

4. Perlu dilakukan pengecekan secara periodic untuk mengetahui apakah kondisi penyimpanan memadai untuk perangkap pengecekan kegiatan.

5. Teknologi penyimpanan elektronik selalu berkembang, teknologi baru menggantikan teknologi sebelumnya. Lembaga harus mencermati perkembangan yang ada untuk memastikan bahwa masih tersedia teknologi untuk melakukan migrasi bagi teknologi penyimpanan yang saat ini digunakan.

2.2.4 Manfaat Pengelolaan E-Filing

Menurut Irwanto Eko Saputro (2013:427), manfaat pengelolaan arsip elektronik yaitu:

1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan atau pembuatan naskah atau dokumen.

2. Memenuhi tuntutan top management terhadap kecepatan dan ketepatan 3. Memudahkan aksebilitas dan menjamin akuntabilitas

4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan atau sarana dan prasarana (dari gedung ke server).

5. Meningkatkan pelayanan umum/public service.

Adapun manfaat pengeloaan E-Filing bagi sekretaris dan pegawai PT. Bank Sumut KCP USU adalah:

1. Mempercepat sekretaris PT. Bank Sumut KCP USU dalam menemukan dokumen atau data nasabah pada saat tertentu,

2. Menjadikan arsip/dokumen perusahaan jadi teratur,

3. Meningkatkan pelayanan yang bersifat data/dokumen kepada nasabah lama mau pun calon nasabah yang baru,

4. Memudahkan pekerjaan sekretaris/pegawai karena tidak perlu membongkar semua dokumen satu per satu, hanya dengan mengetik kode nasabah tertentu dan hasilnya pun akan bisa ditemukan.

5. Dapat melindungi dokumen/data nasabah jika berkas atau dokumen manualnya hilang atau tidak ditemukan.

6. Meningkatkan kinerja para pegawai dalam melayani dan mengelola data-data para nasabah, dan

7. Mengehemat penggunaan kertas atau dokumen manual yang setiap harinya bertambah.

2.2.5 Daur Hidup E-Filing

Sama halnya dengan arsip non elektronik (manual), arsip elektronik juga mengalami fase perjalanan berkaitan dengan keberadaannya. Read dan Ginn (2010:119) menyebutkan empat fase perjalanan arsip elektronik (electronic

record life cycle), yaitu sebagai berikut:

1. Penciptaan dan penyimpanan (creation and storage). Penciptaan arsip elektronik pada umunya dibuat dan menyimpannya dalam aplikasi perangkat lunak tertentu, seperti Word, Exel, access, dan sebagainya.

Dokumen elektronik disimpan sebagai byte pada beberapa jenis perangkat penyimpanan komputer. Di beberapa organisasi, file elektronik disimpan pada hard drive komputer yang berdiri sendiri atau pada drive bersama pada jaringan area lokel (LAN). Beberapa orang mungkin menggunakan perangkat penyimpanan eksternal seperti CD, tape drive, hard drive magnetic, dan USB flash drive. Perangkat ini dapat dilepas sehingga dapat mengambil perangkat dari satu komputer dan menggunakan di computer lain.

2. Penggunaan dan distribusi (distribution and use). Tahap berikutnya dari siklus arsip adalah mendistribusikan dan menggunakan informasi yang terkandung dalam folder dan file elektronik. Distribusi dapat melalui saluran elektronik atau file dapat dicetak dan dikirim melalui pos biasa, dengan faksimili, atau dengan kurir.

3. Pemeliharaan (maintenance). Tahap pemeliharaan arsip pada umunya berkaitan dengan jadwal retensi. Pemeliharaan file elektronik dapat dijadwalkan secara rutin dengan menyimpan atau membuang file.

4. Disposisi (disposition). Tahap ini berkaitan dengan penentuan keberadaan arsip elektronik yang dibuat, apakah arsip tersebut disimpan atau dimusnahkan.

2.2.6 Proses pengelolaan E-Filing

Proses pengelolaan arsip elektronik pada prinsipnya sama dengan arsip tradisional. Menurut desi Pratiwi (2012), proses pengelolaan arsip elektronik meliputi:

1. Penciptaan (make, receive), penyimpanan , pengiriman, dan temu balik (retrieve),

2. Kaptur (capture) dan registrasi, 3. Klasifikasi arsip,

4. Klasifikasi keamanan dan akses, 5. Identifikasi penyusutan arsip,

6. Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif, 7. Penyusutan arsip,

8. Penyimpanan dan preservasiarsip statis oleh lembaga kearsipan, 9. Kontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipan, dan 10. Penggunaan arsip statis.

Adapun proses pengelolaan E-Filing pada PT. Bank Sumut KCP USU adalah:

1. Penciptaan, dimana berkas atau dokumen manual yang dibuat dan diolah ke dalam bentuk kode klasifikasi yang berupa angka-angka atau biasa disebut dengan pengarsipan manual dengan metode alfa numerik.

2. Kode klasifikasi tersebut dimasukkan kedalam komputer melalui aplikasi Microsoft Word atau Microsoft Excel

3. Data atau dokumen dari nasabah tersebut dimasukkan ke dalam folder yang

telah disesuaikan sesuai dengan klasifikasi dokumen nasabah tersebut, dapat berupa folder nasabah kredit multi guna (KMG), kredit perumahan rakyat (KPR), kredit usaha rakyat (KUR), nasabah pengguna tabungan, dan sebagainya.

4. Untuk dokumen atau berkas manual yang sudah dibuatkan klasifikasi E-Filing-nya, maka akan segera dimasukkan ke dalam lemari arsip dan disesuaikan dengan klasifikasi arsipnya.

5. Setelah data tersebut tersimpan dalam bentu file dengan baik, barulah sekretaris memasukkannya ke dalam hard disk, sebagai salinan dari komputer tersebut.

Demikianlah proses pengelolaan E-Filing pada PT. Bank Sumut KCP USU, yang setiap harinya bertambah dan tersusun dengan baik dalam bentuk file elektronik.

2.2.7 Permasalahan dalam Pengelolaan E-Filing

Pengelolaan arsip elektronik tidaklah mudah untuk dilakukan. Oleh sebab itu, diperlukan kehati-hatian dan ketelitian dalam pengelolaannya. Menurut Desi Pratiwi (2012), beberapa permasalahan yang dapat muncul dalam pengelolaan arsip elektronik, antara lain sebagai berikut:

1. Sangat sulit untuk menjaga reabilitas dan autentisitas arsip elektronik. Hal ini dikarenakan arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak, serta pengaksesan dan pengopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrol.

2. Keberadaan arsip elektronik sangat bergantung pada lingkungan

elektroniknya. Keusangan teknologi, baik perangkat lunak maupun keras, sangat cepat terjadi. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga berkembang sangat cepat.

3. Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik.

4. Kegagalan organisasi dalam menjalankan E-Filing (kearsipan elektronik).

Kegagalan ini disebabkan oleh dua faktor, yaitu:

1. Berkaitan dengan manajemen dan teknologi, diantaranya:

a) Kurang koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip elektronik,

b) Ketidakmampuan atau tidak praktis dalam memelihara standarr khusus,

c) Kehilangan akses terhadap arsip dinas, d) Kehilangan arsip,

e) Cepatnya penyebaran kontrol dokumen kepada pengguna (user), f) Peningkatan penggunaan sarana komunikasi baru, dan

g) Peningkatan munculnya media campuran.

2. Berkaitan dengan fungsi staf, diantaranya:

a) Arsiparis atau staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi modern, b) Staf teknologi informai tidak memiliki keahliandalam teknologi

informasi berbasis teks, manajemen arsip dinamis, dan statis, c) Staf teknologi informasi tidak sensitif terhadap kebutuhan arsip

lembaga,

d) Berkurangnya kontrol sekretariat terhadap arsip kertas, dan e) Pengguna tidak menyadari terhadap perubahan perannya.

5. Masalah yang dihadapi secara umum, diantaranya pengaturan hukum, pelindungan hokum bagi konsumen dalam transaksi, perlindungan data pribadi, dan pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian.

6. Masalah yang dihadapi dalam bidang kearsipan, diantaranya bermacam media yang akan disimpan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan, sistem penyimpanan, sistem penemuan kembali, dan migrasi dari media generasi lama ke generasi baru.

Beberapa strategi dalam menghadapi permasalahan pengelolaan arsip elektronik, yaitu:

1. Menghubungkan antara informasi, teknologi, dan tugas pokok organisasi 2. Menilai kembali peran dan peraturan untuk mengelola aset dan informasi

organisasi

3. Menjadikan teknologi informasi untuk membuat standar dalam pembuatan sistem arsip.

3.2.8 Musibah yang Mengancam E-Filing

Irwanto Eko Saputro (2013), mengemukakan bahwa ancaman musibah yang mungkin terjadi terhadap keberadaan arsip elektronik, antara lain:

1. Bencana alam, misalnya gempa, banjir, dan badai.

2. Kerusakan bangunanan, misalnya kebocoran atap atau kabel listrik yang buruk.

3. Kecelakaan industri, misalnya kebocoran nuklir atau bahan kimia.

4. Musibah teknologi, misalnya, virus komputer atau kerusakan peralatan komputer.

5. Tindakan kriminal, misalnya pencurian, spionase, atau terorisme.

6. Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil, misalnya menyimpan media magnetik di dekat peralatan yang menghasilkan magnet kuat.

7. Kualitas material yang buruk, misalnya korosi pada compack disk yang berkualitas buruk.

Adapun strategi pencegahan musibah pada arsip elektronik yang dapat dilakukan jika musibah-musibah itu terjadi, antara lain:

1. Duplikasi dan penyimpanan yang tersebar,

2. Transfer secepatnya ke Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah, apabila arsip bernilai guna skunder,

3. Sistem pem-backup-an yang regular dan komprehenshif, 4. Preservasi dokumentasi dan password dari sistem dan aplikasi, 5. Pengamanan fasilitas penyimpanan untuk perangkat digital,

6. Penerapan standar yang tinggi pada sistem pengamanan untuk melindungi arsip dari perubahan atau pemusnahan yang tidak sah dan perlindungan dari serangan virus komputer, dan

7. Penerapan prosedur penanganan keadaan kritis apabila arsip elektronik tidak di-backup atau disimpan di luar fasilitas penyimpanan.

Apabila arsip elektronik mengalami musibah, perlu dilakukan pemulihan terhadap arsip elektronik tersebut. Prosedur pemulihan arsip atau dokumen

elektronik yang terkena musibah dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Menyediakan prosedur penanganan dan teknik preservasi untuk media digital yang rusak,

2. Menyediakan fasilitas untuk pemulihan kembali sistem komputer vital dan data penting dalam waktu singkat,

3. Membuat pengaturan untuk pengecekan integritas data guna menjamin bahwa arsip elektronik yang diselamatkan masih dalam keadaan utuh atau lengkap,

4. Menjamin akses ke layanan pemulihan data,

5. Menjamin bahwa arsip elektronik vital dapat di-restore secepat mungkin, dan

6. Prosedur pemulihan harus dites secara regular.

3.3 Pengertian Kinerja

Kinerja merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dapat dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Defenisi kinerja menurut Bambang Kusriyanto dalam A.A. Anwar Prabu mangkunegara (2005:9) adalah perbandingan hasil yang dicapai dengan peran serta tenaga kerja per satuan waktu (lazimnya per jam). Kinerja karyawan (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Menurut mahmudi, (2015) kinerja merupakan suatu konstruk multidimensional yang mencakup banyak faktor yang

mempengaruhinya.

Dari pengertian diatas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa kinerja merupakan penilaian yang dilakukan secara sitematis untuk mengetahui hasil pekerjaan karyawan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

3.3.1 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja

1. Faktor personal/individu meliputi: pengetahuan, keterampilan (skill), kemampuan kepercayaan diri, motivasi, dan komitmen yang dimiliki oleh setiap individu,

2. Faktor kepemimpinan, meliputi: kualitas dalam memberikan dorongan, semangat, arahan, dan dukungan yang diberikan manajer dan team leader,

3. Faktor tim, meliputi: kualitas dan dukungan yang diberikan oleh rekan dalam satu tim, kepercayaan sesame anggota tim, kekompakan dan keeratan anggota tim,

4. Faktor sistem, meliputi: sistem kerja, fasilitas kerja atau infrastruktur yang diberikan oleh organisasi, proses organisasi, dan kultur kinerja dalam organisasi,

5. Faktor kontekstual (situasional), meliputi: tekanan dan perubahan lingkungan eksternal dan internal.

3.3.2 Peranan Sekretaris dalam Mengelola E-Filing untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai pada PT. Bank Sumut KCP USU

Peranan sekretaris PT. BANK SUMUT KCP USU dalam mengelola E-Filing untuk meningkatkan kinerja pegawai sangat efektif dan efesien, dapat

dilihat dari mudahnya sekretaris dalam menemukan data/berkas ketika dibutuhkan para pegawai. Tidak membutuhkan waktu yang lama, hanya dengan mengetik nama atau pun kode tertentu, maka data yang dibutuhkan akan muncul. Karena seluruh data para nasabah yang di-input ke dalam komputer yang diolah melalui aplikasi Bank Sumut telah tersusun dengan baik.

Contoh:

1. Pada saat pegawai PT. Bank Sumut KCP USU melayani seorang nasabah kredit, data nasabah tersebut dibutuhkan untuk mengambil keputusan apakah layak atau tidaknya diberikan kredit. Dengan cepat sekretaris menginput data nasabah berupa NIK (Nomor Induk Keluarga) dari nasabah tersebut ke dalam Komputer yang berupa aplikasi OJK dan Microsoft Excel, maka semua data-data nasabah tersebut akan muncul, baik itu profil nasabah tersebut, daftar pinjaman/kreditnya, dan pegawai pun dapat memberikan/menolak permohonan kredit dari nasabah tersebut dengan cepat.

2. Ketika pegawai memerlukan/mencari dokumen dari seorang nasabah yang ada dalam lemari arsip, sekretaris hanya perlu meng-input nama nasabah tersebut ke dalam pencarian di Microsoft Excel, maka letak dokumen nasabah tersebut akan muncul dan bisa langsung diambil pegawai karena dalam data tersebut tertulis letak serta nomor berapa dokumen tersebut disimpan.

Berdasarkan hal tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa peranan sekretaris dalam mengelola E-Filing untuk meningkatkan kinerja pegawai pada PT.Bank

Sumut KCP USU sangat baik. Karena dengan pengelolaan E-filing yang baik oleh sekretaris, sehingga ketika para pegawai membutuhkan data nasabah tertentu sekretaris dengan mudah menemukan dokumen yang dibutuhkan dan kinerja pegawai pun dapat meningkat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan yang telah diuaraikan oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. E-Filing atau kearsiapan elektronik merupakan dokumen atau pengolahan data elektronik dengan menggunakan media elektronik yang berbasiskan pada penggunaan komputer agar dalam pengelolaannya dapat berjalan secara efektif dan efisien.

2. Peranan sekretaris dalam menegelola E-filing sangat penting untuk meningkatkan kinerja pada PT. Bank Sumut KCP USU. Dapat dilihat dari kebutuhan akan data para nasabah yang diperlukan pada saat tertentu langsung bisa ditemukan.

3. Proses pengelolaan E-Filing pada PT.Bank Sumut KCP USU meliputi:

penciptaan, pengelompokan/klasifikasi, pengkodean, peng-input-an ke dalam komputer, dan penggandaan/penyalinan ke dalam hard disk.

4. Jenis alat E-Filing yang digunakan pada PT. Bank Sumut KCP USU meliputi faxmail, komputer, laptop, hard disk sebagai salinan dari dokumen yang tersimpan dalam komputer.

5. Aplikasi yang digunakan pada PT. Bank Sumut KCP USU dalam menyimpan file dapat berupa aplikasi Microsoft Word dan Microsot Excel, sementara OLIB‟s dan OJK sebagai media informasi bagi para pegawai.

4.2 Saran

Dari penelitan yang telah dilakukan, maka penulis memberikan saran yang mungkin berguna:

1. Perlunya pendidikan dan pelatihan petugas arsip elektronik (E-Filing) khusus dalam bidang kearsipan agar lebih terampil dan teliti dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan elektronik,

2. Perlu adanya tempat penyimpanan arsip elektronik yang khusus agar mampu menyimpan arsip elektronik yang setiap harinya bertambah, dan

3. Pemeliharaan arsip elektronik hendaknya ditingkatkan dengan cara membuat jadwal rutin pengecekan anti virus dan sebagainya.

DAFTAR PUSTAKA Buku:

Abubakar, Drs. Hadi. 1996. Pola Kearsipan modern 4, Jakarta: Djambatan.

Barthos, DrsBasir. 2016. ManajemenKearsipan 12, Jakarta: BumiAksara

Muhidin, M.Si.Sambas Alidan Winata, M.Si. Henri. 2016. Manajemen Kearsipan 2, Bandung: Puastaka Setia

Muchtar, Yasmin Chairunisa dan Qamariah, Inneke. 2017. Dasar-Dasar Kesekretariatan 2, Medan: USU Press

Muchtar, Yasmin Chairunisa dan Qamariah, Inneke. 2017. Dasar-Dasar Kesekretariatan, Medan: USU Press

Mondy, R.Wayne. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia 1, Erlangga: PT.

Gelora Aksara

PT. Bank Sumut. 2018. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip, Medan: PT. Bank Sumut.

Sugiyono, Frof.Dr. 2016. Metode Penelitian, Bandung: Cv. Alfabeta

S.E.,M.Si. Mahmudi. 2015. Manajaemen Kinerja Sektor Publik 3, Semarang: UPP STIM YKPN

Zulkarnain, M.PdWildan, .2018. Manajemen dan EtikaPerkantoran1, Malang: PT.

REMAJA Website:

http://www.banksumut.com/07 Juni 2019/22.00

https://www.pelajaran.co.id/2018/04/pengertian-manfaat-dan-komponen-arsip-elektronik-menurut-para-ahl.html/10Juli 2019/10.00

http://definisimu.blogspot.com/2012/08/definisi-kinerja.html/10Juli 2019/10.00

LAMPIRAN 1. Surat Izin Riset

Dalam dokumen TUGAS AKHIR PERANAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA E-FILING UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA PT. BANK SUMUT KCP USU OLEH: (Halaman 44-0)