BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH
3.11 Jadwal Layanan Perpustakaan
Pelayanan Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta di buka setiap hari kerja dengan jam layanan pada tabel berikut ini :
commit to user
Tabel 6. Jadwal layanan Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta
No Hari Waktu
1 Senin s.d Kamis 08.00 s.d 16.00 WIB
2 Jum’at 08.00 s.d 11.00 WIB
13.00 s.d 16.00 WIB
3 Sabtu 08.00 s.d 14.00 WIB
Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta 2011.
3.12 Tata Tertib
3.12.1 Tentang Keanggotaan
Persyaratan menjadi anggota perpustakaan
a. Civitas akademika STIKES Aisyiyah Surakarta. b. Mengisi formulir pendaftaran.
c. Menyerahkan pasfoto 2x3 (2 lembar), 3x4 (1 lembar).
d. Membayar administrasi pendaftaran anggota sebesar Rp.3000,-
3.12.2 Tata Tertib Hal Peminjaman
a. Semua buku koleksi perpustakaan boleh dibaca ditempat.
b. Peminjaman buku maksimal 3 eksemplar selama 1 minggu untuk
koleksi sirkulasi.
c. Khusus koleksi referensi dan reserve book (buku tandon) hanya boleh di baca di tempat atau difoto copy.
commit to user
e. Tidak boleh meminjam buku dengan kartu orang lain.
f. erlambat mengembalikan buku dikenakan denda Rp. 500,-/eks/hari.
g. Untuk dosen boleh meminjam buku maksimal 10 buah dalam waktu 1
bulan.
h. Untuk mahasiswa maksimal 3 buku dalam waktu 1 minggu.
i. Untuk karyawan maksimal 5 buku dalam waktu 1 bulan. 3.12.3 Pemeliharaan Buku yang dipinjam
Apabila buku yang dipinjam hilang atau rusak, peminjam harus segera melaporkan kepada petugas perpustakaan :
a. Peminjam mengganti buku yang dipinjam sesuai judulnya. b. Peminjam bisa mengganti uang/biaya sebesar harga buku yang
commit to user BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
4.1 Prosedur Pelayanan Sirkulasi dengan Menggunakan Senayan Library Management System (SLIMS)
Dalam era informasi dan teknologi serba canggih ini, perpustakaan juga ikut dalam hal perkembangan tersebut karena perpustakaan merupakan sumber informasi, pertama, perpustakaan perlu mempunyai ruang-ruang komputer yang dilengkapi dengan jaringan komunikasi data (LAN dan akses internet) serta CD-ROM berisi informasi pustaka. Perkembangan teknologi informasi atau Information Technology (IT) telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk dunia perpustakaan.
Pemanfaatan informationtechnology (IT) sebagai sarana dalam
meningkatkankualitas layanan dan operasional telah membawa perubahan yang besar di perpustakaan. Perkembangan dari teknologi informasi dapat diukur dengan telah diterapkannya atau digunakannya berbagai sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan pengintegrasian antara bidang layanan dengan perpustakaan
Layanan sirkulasi merupakan salah satu kegiatan pokok di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta, pelayanan dalam suatu perpustakaan merupakan ujung tombaknya jasa perpustakaan, karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Pelayanan sirkulasi ditujukan untuk memungkinkan pemaki
commit to user
menggunakan bahan pustaka secara tepat guana, mengetahui bahan pustakaa, menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam, mendapat data-data kuantitatif kegiatan pelayanan sirkulasi. Kinerja staff juga berpengaruh terhadap citra atau image perpustakaan, pelayanan yang sopan dan ramah kepada pengunjung akan member kesan yang baik bagi perpustakaan tetapi sebaliknya apabila pelayanannya kurang baik maka pengunjungpun akan member kesan yang kurang baik bagi perpustakaan. Pendukung pelayanan yang memuaskan merupakan dampak dari adanya pemanfaatan software untuk menunjang kecepatan dan ketepatan dalan pelayanan sirkulasi, penggunaan SLIMS (senayan library management
system) meringankan tugas pustakawan dalam pelayanan sirkulasi, semua
kegiatan pelayanan sirkulasi akan secara otomatis terproses dengan baik. Dalam pelayanan sirkulasi, kegiatan-kegiatan yang dilakukan antara lain peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, bebas pustaka dan statistik sirkulasi. Aktifitas kegiatan di layanan ini bersifat rutin dan membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar mekanisme kegiatan layanan. Hal ini terlihat pada kegiatan peminjaman dan pengembalian buku.
Layanan sirkulasi di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta telah menggunakan sistem komputerisasi dengan menggunakan software perpustakaan berbasis web yang dikenal dengan nama SLIMS (senayan
library management system). SLIMS merupakan program aplikasi untuk
commit to user
perpustakaan yang berstatus mahasiswa dan telah mendaftar menjadi anggota perpustakaan, secara otomatis menjadi anggota perpustakaan. Aturan peminjamaman merupakan fasilitas untuk mendefinisikan aturan peminjaman yang didasarkan pada member type, colelection type, GMD. Aturan yang ditetapkan dalam fasilitas ini adalah batas jumlah peminjaman (loan limit), periode peminjaman (loan period), batas perpanjangan (reborrow limit), denda per hari (fine each day) dan toleransi keterlambatan (overdue grace periode). Ada tiga tipe peminjam yaitu dosen, karyawan, mahasiswa. Didalam aturan peminjaman memiliki perbedaan didalam peminjaman koleksi. Ketentuan aturan peminjaman sebagai berikut :
1. Jimlah pinjaman dosen sebanyak 10 buku dalam jangka waktu
pengembalian satu bulan.
2. jumlah pinjaman karyawan sebanyak 5 buku dalam jangka wakyu pengembalian satu bulan.
3. jumlah pinjaman mahasiswa sebanyak 3 buku dalam jangka waktu kembali satu minggu.
4.1.1 Langkah-langkah Prosedur Peminjaman
1. Langkah pertama adalah menelusuri koleksi yang akan dipinjam melalui OPAC.
commit to user
3. Langkah ketiga, peminjam membawa buku yang telah ditemukan ke meja sirkulasi, sebelumnya mohon diperiksa terlebih dahulu kelengkapan buku tersebut.
4. Langkah selanjutnya, buku yang telah ditemukan serahkan ke petugas dengan menunjukkan Kartu Angggota Perpustakaan untuk diproses. Untuk melakukan prosedur peminjaman ini, dalam program SLIMS ada beberapa langkah :
1. Memilih menu sirkulasi.
Gambar 1Menu Mulai transaksi
2. Kemudian setelah muncul menu transaksi petugas memasukkan nomor ID anggota dengan menyorot kode barcode anggota.
commit to user
3. Setelah memasukkan barcode anggota kedalam sistem, kemudian muncul data anggota peminjam.
4. Kemudian muncul data peminjaman, pilih menu peminjaman untuk
selanjutnya memasukkan barcode buku yang akan dipinjam. Gambar 3Menu Peminjaman
5. Setelah memasukkan kode barcode buku maka secara otomatis
data buku yang dipinjam akan masuk kedalam sistem peminjaman pada nama anggota peminjam.
6. Untuk mengakhiri proses peminjaman klik menu Selesai Transaksi.
commit to user
Untuk peminjaman buku, peminjam harus dating sendiri dengan menunjukkan kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku dan tidak boleh menggunakan kartu anggota arang lain.
Selain menggunakan komputer pada pelayanan sirkulasi juga menggunakan peminjaman secara manual. Ada beberapa koleksi yang memang tidak dibuatkan barcode karena tidak untuk dipinjamkan dibawa pulang, jenis koleksi tersebut seperti : jurnal, majalah yang hanya boleh dipinjam untuk dicopy dan kembali sedangkan untuk koleksi KTI hanya dapat dibaca di tempat baca atau mencatat KTI tersebut sendiri karena tidak dibolehkan untuk dicopy. Adapun proses peminjaman secara manual adalah sebagai berikut :
1. Peminjam mencatat no buku dan no anggota perpustakaan pada
kartu buku yang ada dibelakang buku bagian dalam.
2. Petugas meminta kartu buku tersebut beserta kartu anggota peminjam.
4.1.2 Langkah-langkah Prosedur Pengembalian
Untuk melakukan proses pengembalian bahan pustaka ada dua cara yang tersedia, melalui menu mulai transaksi dan menu pengembalian kilat. 1. Pilih menu mulai transaksi untuk mengawali prose pengembalian
commit to user
Gambar 5Menu mulai transaksi
2. Kemudian setelah muncul menu transaksi petugas memasukkan nomor
ID anggota dengan menyorot kode barcode anggota. Gambar 6 Menu ID Anggota
3. Setelah memasukkan kode barcode anggota kedalam sistem, kemudian
muncul data anggota peminjam dan data buku yang dipinjam.
4. Kemudian klik tanda panah kebawah untuk proses pengembalian buku.
commit to user
5. Untuk mengakhiri proses pengembalian klik menu Selesai Transaksi.
Gambar 8 Menu selesai atransaksi
Adapun proses pengembalian bahan pustaka dengan memilih menu pengembalian kilat yang tersedia.
1. Pilih menu pengembalian kilat untuk mengawali proses pengembalian. Gambar 9Menu Pengembalian Kilat
2. Kemudian masukkan kode barcode buku yang ingin dikembalikan.
commit to user
3. Setelah memasukkan kode buku yang dikembalikan maka akan
muncul data buku dan data peminjam yang secara otomatis buku tersebut telah kembali.
4. Untuk mengakhiri proses pengembalian klik menuKembali.
Gambar 11 Menu Mengakhiri Proses
Untuk dapat menetahui daftar koleksi yang sedang Dipinjam maupun telah kembali, tanggal peminjaman serta batas tanggal kembali, nama anggota yang sedang meminjam buku, judul koleksi yang sedang dipinjam dapat dilihat pada menu sirkulasi kemudian pilih sejarah peminjaman atau menu loan history.
Menu sejarah peminjaman atau loan history Berisi data transaksi yang pernah dilakukan. Data yang muncul terdiri dari member ID, meber
name, item code, title, loan date, due date. Dalam menu ini pula disesiakan
fasilitas untuk mencetak daftar history peminjaman. Selain itu dimungkinkan pula untuk melakukan pencarian data history. Pencarian dta history ini dilakukan berdasarkan member ID/member name, dokumen
commit to user
Kemudian untuk dapat mendefinisikan aturan peminjaman sesuai ketentuan yang ada. Di sediakan menu aturan peminjaman atau menu loan rules, yaitu fasilitas menu yang didasarkan pada Member Type, Collection Type. Aturan yang terapkan dalam fasilitas ini adalah batas jumlah peminjaman (loan limit), periode peminjaman (loan period), batas perpanjangan (reborrow limit), pada menu batas perpanjangan ini, di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah tidak memberlakukannya dengan alasan keterbatasan koleksi bahan pustaka, sehingga peminjam hanya bisa melakukan peminjaman dengan batas peminjaman yang telah ditentukan kemudian untuk dikembalikan.kemudian denda per hari (fine each day) dan toleransi keterlambatan (overdue grace periode).
4.1.3 Penagihan Denda
Dalam program SLIMS (senayan library management system), layanan penagihan denda dapat dilakukan pada saat pengembalian dengan keterangan keterlambatan yang tertera pada daftar pinjaman koleksi yang terlambat, tepatnya dibawah judul buku yang dipinjam. Denda keterlambatan akan secara otomatis muncul jika peminjam terlambat mengembalikan pinjaman.
Fasilitas untuk mengetahui anggota-anggota dengan status terlambat. Informasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah member
ID, member name, title, lama keterlambatan, loan date, due date. Dengan
commit to user
keterlambatan. Pencarian data keterlambatan dilakukan berdasarkan kategori member ID/member name, loan date from, loan date until.
Gambar 12 Menu Penagihan Denda
Pada gambar di atas, pada tulisan berwarna merah terlihat bahwa, peminjam telah terlambat mengembalikan pinjaman tiga buah buku selama selama hari, dengan denda Rp. 1.500. dengan ketentuan besar denda terlambat satu hari dibebankan denda sebesar Rp. 500. Kemudian setelan denda yang harus dibayar peminjam yang terlambat diberi tahukan oleh
petugas maka peminjam harus mencatat Nama, Member ID, jumlah
eksemplar yang dipinjam, berapa besar denda yang harus dibayar pada daftar keterlambatan koleksi yang telah disediakan. Selanjutnya petugas melakukan proses pengembalian beserta denda yang harus dibayar. Proses yang dilakukan yaitu :
commit to user
1. Mengklik tanda panah kebawah pada menu kembali.
2. Kemudian akan muncul sub menu denda yang harus di bayar. 3. Kemudian klik OK.
4. Untuk mengakhiri proses peminjaman klik menu SelesaiTransaksi. Layanan sirkulasi di Prpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta menggunakan system terbuka. Karena menggunakan system terbuka sehingga koleksi bahan pustaka buku pada rak-rak sering acak-acakan kurang tertatat dengan baik. Tetapi dengan system terbuka memudahkan petugas dalam melayani pengguna.
Di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta, layanan
penelusuran catalog melalui OPAC (online public access catalogue) data bibliofrafi dapat diakses melalui seluruh computer yang tersedia dan sudah dengan jaringan LAN (local area network) perpustakaan. Koleksi E-Book,
E-Journal, KTI yang berbentuk CD dapat di buka melaui komputer yang
telah disediakan.
4.2 Manfaat menggunakan Senayan Library Manangement System (SLIMS)
4.2.1 Terpadu dan Akurat
SLIMS (senayan library manangement system) dirancang dengan
menggunakan dua bahasa yaitu bahasa Indonesia dan bahasa inggris, memberikan daftar menu pilihan yang memudahkan operator untuk menjalankan program.
commit to user 4.2.2 Praktis dan Cepat
SLIMS (senayan library management system) dapat mempercepat proses sirkulasi, pencarian dan peminjman, penelusuran serta pemasukan dan penyunting data koleksi, penelusur dengan menggunakan kunci penelusuran.
4.2.3 Fungsional dan Akurat
Tampilan data dalam SLIMS (senayan library management system) sangat akurat dalam menunjang pengelolaan perpustakaan terutama dibagian sirkulasi dan penelusuran.
4.2.4 Fleksibel
SLIMS (senayan library management system) memberikan fleksibilitas di bidang aplikasi dan pemilihan hardware. SLIMS dapat dioperasikan
menyesuaikan dengan kemampuan perpustakaan dan dapat
mengembangkan secara bertahap. 4.2.5 Multi-Platform
bisa berjalan secara natif hampir di semua Sistem Operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP dan RDBMS MySQL. SENAYAN sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik di atas platform lainnya seperti FreeBSD dan Windows.
4.2.5 Pengguna akan mendapat peluang lebih banyak untuk menelusuri dan menemukan informasi dari pangkalan data yang ada.
commit to user
4.3 Kendala-Kendalan Dalam Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta
Kendala-kendala atau hambatan yang ada pada pelayanan sirkulasi antara lain :
4.3.1 Dengan menggunakan system layanan terbuka sehingga sering kali koleksi bahan pustaka buku pada rak-rak sering acak-acakan kurang tertata dengan baik sesuia kaidah klasifikasi dengan standar aturan perpustakaan.
4.3.2 Ketika aliran listrik terputus atau listrik mati kegiatan peminjaman dan pengembalian tidak dapat berjalan.
4.3.3 Ketika server jaringan internet terputus maka kegiatan secara otomatis juga tidak dapat berjalan.
4.3.4 Pengunjung perpustakaan yang ingin masuk keperpustakaan hanya mengisi buku tamu saja, karena belum adanya alat yang khusus mendeteksi pengunjung atau atau petugas khusus untuk mengawasi pengunjung, sehingga apabila ada pengunjung yang berniat tidak baik tidak akan diketahui.
4.3.5 Tidak adanya penomoran atau no. klas pada KTI sehingga petugas kesulitan untuk merapikan kembali ketika KTI keluar dari rak-rak.
4.4 Pemecahan Masalah
Dengan adanya kendala-kendala atau hambatan tersebut banyak upaya yang dapat dilakukan oleh Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta, antara lain sebagai berikut :
commit to user
4.4.1 memberdayakan semua staff di bidang pelayanan untuk dapat melaksanakanpenataan buku di rak dan shelving dilakukan lebih kontinyu, misalnya setiap dua jam sekali dilakukan kegiatan penyuluhan kepada para pengguna tentang aturan-aturan dan rambu-rambu yang terpajang.
4.4.2 Dibutkan jadwal waktu shelving. Yaitu waktu istirahat bagi staff tersendiri dan waktu untuk shelving sendiri agar saat istirahat sudah berakhir petugas masih melakukan shelving padahal pengguna perpustakaan sudah mulai memasuki perpustakaan dan mengembalikan bahan pustaka sehingga saat mahasiswa ingin mengembalikan dan meminjam petugas masih sibuk melakukan shelving.
4.4.3 Untuk mengatasi permasalahan aliran listrik yang sering
menggangguproses kegiatan pelayanan sirkulasi, perlu disediakan genset untuk menambah daya listrik, sehinnga saat aliran listrik mati pelayanan masih tetap berjalan.
4.4.4 Buku tamu seharusnya ada petugas untuk memastikan pengunjung yang masuk perpustakaan agar mengisi buku tamu tersebut, sehingga apabila ada pengunjung yang tidak mematuhu aturan perpustakaan dapatdi awasi atau diketahui petugas.
commit to user BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari Praktek Kerja Lapangan yang penulis laksanakan di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta, penulis dapat memberi kesimpulan, antara lain :
5.1.1 Bagaimana prosedur pelayanan sirkulasi dengan menggunakan SLIMS
(senayan library management system) di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah
Surakarta :
1. Langkah-langkah Prosedur Peminjaman
a. Memilih menu sirkulasi.
b. Memasukkan ID Anggota dengan menyorot kode barcode.
c. Memilih menu peminjaman.
d. Mengakhiri proses, pilih menu selesai transaksi.
2. Langkah-langkah Prosedur Pengembalian
a. Memilih menu transaksi.
b. Memasukkan ID Anggota dengan menyorot kode barcode.
c. Memilih menu pengembalian.
d. Mengakhiri proses, pilih menu selesai transaksi. 3. Penagihan denda
a. Klik tanda panah kebawah pada menu kembali.
commit to user c. Kemudian klik OK.
d. Mengakhiri proses menu selesai transaksi.
5.1.2 Manfaat menggunakan SLIMS (senayan library management system)
1. Terpadu dan Akurat 2. Praktis dan Cepat 3. Fungsional dan Akurat 4. Fleksibel
5. Multi-Platform
6. Pengguna akan mendapat peluang lebih banyak untuk menelusuri dan menemukan informasi dari pangkalan data yang ada.
5.1.3 Kendala-kendala dalam pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta
1. Dengan menggunakan sistetem layanan terbuka
Bahan pustaka buku sering acak-acakan kurang tertata dengan baik sesuai kaidah klasifikasi dengan standar aturan perpustakaan.
2. Aliran listrik terputus kegiatan peminjaman dan pengembalian tidak dapat berjalan.
3. Server jaringan internet terputus maka kegiatan secara otomatis pelayanan sirkulasi tidak dapat berjalan.
4. Belum adanya alat khusus mendeteksi pengunjung atau petugas untuk mengawasi pengunjungan.
commit to user
5. Tidak adanya penomoran atau no. klas KTI sehingga petugas kesulitan untuk merapika kembali ketika KTI keluar dari rak-rak.
5.1.4 Pemecahan masalah dari kendala-kendala dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.
1. Memberdayakan semua staff di bidang pelayanan untuk dapat melaksanakan penataan buku di rak dan shelving dilakukan lebih kontinyu.
2. Dibuatkan jadwal waktu shelving, agar kegiatan pelayanan sirkulasi tidak terganggu saat pelayanan peminjaman dan pengembalian berlangsung.
3. Untuk mengatasi permasalahan aliran listrik yang sering mengganggu proses kegiatan pelayanan sirkulasi, perlu disediakan genset.
4. Buku tamu seharusnya ada petugas untuk memastikan pengunjung yang masuk mengisi buku tamu.
5.2 Saran
1. Faktor pendukung kegiatan pelayanan sirkulasi dengan menggunakan
sofware SLIMS (senayan library management system) dukungan
server internet yang baik, agar server internet tidak terganggu aliran arus listrik harus tetap dalam keadaan menyala sehingga penyediaan genset agar saat listrik putus kegiatan pelayanan sirrkulasi tetap dapat berjalan.
commit to user
2. Di dalam SLIMS (senayan library management system) pelayanan sirkulasi, kegiatan yang dilakukan antara lain peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, bebas pustaka, statistik dan perpanjang. Pada menu perpanjang sebaiknya segera diberlaukan, sehingga pengguna perpustakaan yang ingin melakukan perpanjangan pinjaman dapat dilakukan.
3. Melakukan kegiatan shelving pada waktu tersendiri agar kegiatan pelayanan sirkulasi tidak terhambat akibat petugas pelayanan masih melakukan shelving disaat pengguna perpustakaan ingin meminjam dan mengembalikan buku.
4. Tidak adanya penomoran atau no. klasasifikasi pada KTI (Karya Tulis Ilmiah) sehingga petugas kesulitan untuk merapikan kembali ketika KTI keluar dari rak-rak sehingga diperlukannya penomoran atau no. klasifikasi pada KTIP.