commit to user i
PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS (Senayan Library Management System) DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN
STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Dalam Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Perpustakaan
Oleh
DENI ENDRI ASTUTI D1808012
PROGRAM DIPLOMA DIII PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user ii
SURAT PERNYATAAN ORISINILITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini,
N A M A : DENI ENDRI ASTUTI
N I M : D1808012
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS
(Senayan Library Management System)
DALAM PELAYANAN
SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN
STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA
PEMBIMBING : Dra. Sri Urip Haryati, M.Si.
TANGGAL DIUJI :
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah
benar – benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata
melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil
pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang
berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila
dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta,
Deni Endri Astuti
commit to user iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang
bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : DENI ENDRI ASTUTI
NIM : D1808012
Program Studi : D III perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif
(Nonexclusive Royalty F ree Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS (Senayan Library Management System)
DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIKES
‘AISYIYAH SURAKARTA
beserta instrument/desain/perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalihkan
bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data ( data base ),
merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan
nama saya sebagai penulis ( Autor ) dan Pembimbing sebagai co Autor atau
pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa
paksaaan dari pihak manapun.
Dibuat di :
Pada Tanggal :
Yang menbuat pernyataan
Deni Endri Astuti
commit to user iv
commit to user v MOTTO
Percaya dan yakin pada diri sendiri, hanya itu resep paling mujur
untuk menaklukkan dunia
(Johann wolggang goethe)
Tidak ada sukses yang permanen, sama seperti tidak ada kegagalan
yang tidak bisa dperbaiki
commit to user vi
PERSEMBAHAN
Karya tulis ini kupersembahkan sebagai wujud rasa cinta pada :
v Ayah dan Ibuku tercinta yang selalu memberikan kasih sayangnya setiap
waktu, yang telah mendidik aku untuk menjadi sesosok yang tangguh
menghadapi lika-liku kehidupan dalam mencapai suatu keberhasilan. “I
love you mother and father”.
v Kakak-kakakku sity dan surats yang selalu setia memberikan dukungannya
dan selalu menjadi pelipur dalam suka dukaku. “I heart you sister and
brother”.
v Sahabat-sahabatku yang telah mewarnai hari-hariku, Nur, Nia, fitri,
anggita, indra, dan kakak-kakak, septy, iva, fitri, pury, kakak indra yang
selalau mengoperasi netbookku. “All my best friend”.
v Karyawan ditempat aku praktek kerja lapangan , yusrida, lilis, yusuf.
commit to user vii ABSTRAKSI
DENI ENDRI ASTUTI, 2011, D1808012, “PEMANFAATAN SOFTWARE
SLIMS (Senayan Library Management System) DALAM PELAYANAN
SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA”
Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini mengambil lokasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta. Tujuan dari kuliah kerja PUSDOKINFO ini adalah untuk mengetahui prosedur pelayanan sirkulasi dengan menggunakan SLIMS
(senayan library management system) di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah
Surakarta, untuk Mengetahui manfaat menggunakan SLIMS (senayan library
management system), serta untuk mengetahui Mengetahui kendala-kendala dalam
pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.
Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan untuk memenuhi Tugas akhir D III Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta tahun 2011. Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan pada tanggal 16 Februari sampai dengan tanggal 30 maret 2011. Pada penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan metode pengumpulan data metode observasi, metode studi pustaka, serta metode wawancara.
Tugas Akhir ini menitik beratkan pemanfaatan software SLIMS (senayan
library management system) pada pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES
‘Aisyiyah Surakarta. Layanan di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta sudah menggunakan sistem komputerisasi, dalam pelayanan sirkulasi, kegiatan-kegiatan yang dilakukan antara lain peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, bebas pustaka, dan statistik sirkulasi. Aktivitas kegiatan di layanan ini bersifat rutin dan membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar makanisme kegiatan pelayanan. Kendala-kendala yang dialami di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta adalah terputusnya server jaringan internet, putusnya aliran listrik, masalah teknis.
commit to user viii
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur bagi Allah SWT, pemilik semesta alam yang telah
memberikan segala kenikmatan bagi seluruh makhluk ciptannya, tak lupa penulis
ucapkan atas semua karunia yang mampu untuk disyukuri atas segala kemudahan
ataupun kesulitan yang pernah dihadapai untuk menyelesaikan tulisan ini,
sholawat serta salam kami haturkan kepada junjungan kami Nabi Muhammad
SAW. Semoga keselamatan selalu dikaruniakan kepada semua umatnya atas
syafaat dari beliau, sehingga penulis mampu untuk menyelesaikan Tugas Akhir
yang berjudul “PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS (Senayan Library
Management System) DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI
PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA”.
Tulisan ini disusun guna memenuhi persyaratan kelulusan dari program
studi diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
kepada:
1. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN., SU. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, Msi. Selaku Ketu Jurusan Program
Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada
commit to user ix
3. Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si. Selaku dosen pembimbing yang telah
banyak memberikan bimbingan selama melakukan penulisan Tugas Akhir
ini.
4. Bapak Drs. Sudjini, S.Sos., M.Si. Selaku Penguji I yang telah menguji
penulis.
5. Ibu Noor Wulan Juniati A.Md selaku kepala Perpustakaan STIKES
‘Aisyiyah Surakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak
kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.
6. Seluruh Staff Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta yang telah
banyak membantu, membimbing serta segala fasilitas yang diberikan telah
banyak membantu penulis dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
7. Seluruh dosen pengajar di Program D III Perpustakaan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah
mengajarkan semua ilmu pengetahuan tentang perpustakaan.
8. Kedua orang tua tercinta Bapak Saidi dan Ibu Suyati yang memberikan
segalanya untuk penulis sehingga penulis dapat meraih cita-citanya. Serta
do’a-do’a yang selalu membekali setiap langkah.
Kritik dan saran sangat penulis harapkan untuk membangun penulis agar lebih
baik lagi kedepannya, dan atas semua dukungan dan partisipasinya penulis
commit to user x DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... …… i
HALAMAN PERNYATAAN... …… ii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS……… iii
HALAMAN PENGESAHAN... …… iv
HALAMAN MOTTO... v
HALAMAN PERSEMBAHAN... vi
HALAMAN ABSTRAK……….. vii
HALAMAN KATA PENGANTAR... viii
DAFTAR ISI... x
DAFTAR TABEL... xiii
DAFTAR BAGAN... xiv
DAFTAR GAMBAR... xv
DAFTAR LAMPIRAN……… xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Rumusan Masalah... 4
1.3 Tujuan... 4
1.4 Metode Pengumpulan Data... 4
commit to user xi
2.2.1 Kegiatan Layanan Perpustakaan... 9
2.2.2 Layanan Sirkulasi... 10
2.2.3 Tujuan Layanan Sirkulasi... 12
2.2.4 Fungsi Layanan Sirkulasi... 12
2.2.5 Syarat Layanan Sirkulasi... 13
2.2.6 Jenis Pekerjaan Layanan Sirkulasi... 14
2.2.7 Sistem Layanan Sirkulasi... 16
2.2.8 Pemilihan Layanan Sirkulasi... 19
2.2.9 Strategi dan Teori Pengguna Perpustakaan... 21
2.2.10 Senayan Library Management System (SLIMS) ... 25
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA 3.1 Sejarah Singkat... 31
3.2 Visi-Misi... 32
3.3 Gedung atau Ruangan... 32
3.4 Koleksi... 34
3.5 Struktur Organisasi... 36
3.6 Sumber Daya Manusia... 38
3.7 Pendanaan... 39
3.8 Sarana dan Prasarana... 40
3.9 Sistem Pelayanan... 41
3.10 Jenis-jenis Kegiatan Pelayanan... 42
commit to user xii
3.12 Tata Tertib... 45
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1 Prosedur pelayanan Sirkulasi dengan Menggunakan Senayan
Library Management System (SLIMS)... 47
4.2 Manfaat Menggunakan SLIMS (senayan library
Management system)... 58
4.3 Kendala-Kendala Dalam Pelayanan Sirkulasi... 60
4.4 Pemecahan Masalah... 60
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan... 62
5.2 Saran... 64
DAFTAR ISI... 66
commit to user xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Koleksi Karya Cetak………. 35
Tabel 2 Koleksi Multimedia……….. 36
Tabel 3 Koleksi Serial……… 36
Tabel 4 Tenaga Perpustakaan……… 38
Tabel 5 Sarana Layanan……… 40
commit to user xiv
DAFTAR BAGAN
commit to user xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Mulai Transaksi……….. 50
Gambar 2 Menu ID Anggota………. 50
Gambar 3 Menu Peminjaman………. 51
Gambar 4 Menu Selesai Transaksi………. 51
Gambar 5 Menu Mulai Transaksi………... 53
Gambar 6 Menu ID Anggota………. …… 53
Gambar 7 Menu Pengembalian……….. 53
Gambar 8 Menu Selesai Transaksi………. 54
Gambar 9 Menu Pengembalian Kilat………. 54
Gambar 10 Menu Item ID……….. 54
Gambar 11 Menu Mengakhiri Proses………. 55
commit to user xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan KKL
Lampiran 2 Surat Keterangan KKL
Lampiran 3 Surat Tugas KKL
Lampiran 4 Jawaban Ijin Magang
Lampiran 5 Form Penilaian
Lampiran 6 Catatan Kerja Harian
Lampiran 7 Struktur Organisasi Perpustakaan
Lampiran 8 Formulir Pendaftaran Anggota
Lampiran 9 Bukti Bebas Perpustakaan
Lampiran 10 Formulir Usulan Buku
Lampiran 11 Daftar Pengadaan Bahan Pustaka
Lampiran 12 Cap Perpustakaan
Lampiran 13 Kartu Anggota Perpustakaan
Lampiran 14 Slip Tanggal Kembali
Lampiran 15 Kartu Buku
commit to user BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan
peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran
informasi ilmu pengetahuan, tempat rujukan bagi para pencari ilmu, dan
pengembangan karya-karya ilmiah. Dengan digunakannya teknologi
informasi pergeseran kebudayaan berkembang seiring dengan
meningkatnya minat untuk menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan
manusia akan informasi. Tugas perpustakaan dalam meyebarkan informasi
dengan jalan mengidentifikasi, mengumpulkann, mengelola dan
menyediakannya untuk pendidikan maupun masyarakat luas.
Paradigma lama tentang perpustakaan dengan berbagai
kerumitannya dalam melakukan pengelolaan pustaka, keanggotaan serta
sirkulasi koleksi kini terhapus. Semua dapat dilakukan dengan perubahan
tata cara pengelolaan perpustakaan yang memanfaatkan teknologi
informasi. Keunggulan yang dirasakan, diantaranya otomasi pengelolaan
sirkulasi, serta peyediaan koleksi pustaka berwujud digital merupakan
sebagian ciri pengelolaan perpustakaan modern.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan merupakan wujud
dari suatu perubahan layanan. Perubahan ini mendorong perpustakaan
commit to user
informasi dalam aktivitas kesehariannya. Tuntutan perubahan yang
semakin besar ini seakan menjadi tantangan bagi perpustakaan untuk
berbenah dan selalu inovatif untuk dapat memberikan layanan yang
terbaik melalui fasilitas teknologi informasi. (Supriyanto dan Muhsin,
2008:16).
Perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang memberikan
kemudahan bagi para pengguna dalam mendapatkan informasi dan bahan
pustaka yang diinginkan. Kelengkapan bahan pustaaka, penataan buku
yang benar, pelayanan sirkulasi yang baik yang memungkinkan
pengunung dapat memenuhi keperluannya dengan cepat, serta suasana
yang tenang akan menjadikan kegiatan di dalam perpustakaan berjalan
dengan baik dan lancar.
Dalam kecenderungan uraian serta penjelasan dari beberapa ahli
perpustakaan tentang definisi perpustakaan selalu mengacu kepada bentuk
fisik dari perpustakaan tersebut, akan tetapi dalam perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi informasi pengertian ini berkembang serta
berubah secara dinamis menjadi sebuah jasa layanan dokumentasi dan
informasi kepada para pengguna perpustakaan tetapi tujuan atau orientasi
dari perpustakan tetap tidak berubah yaitu sebuah lembaga yang bertujuan
sosial.
Dengan teknologi informasi kita mampu mengotomatiskan
commit to user
teknologi informasi akan sangat membantu banyak sekali kerja, lebih
efektif dan efisien baik secara waktu, tenaga, dan pekerjaan.
Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta merupakan
perpustakaan yang memiliki bahan pustaka cukup erat berkaitan dengan
kesehatan. Seperti buku-buku kesehatan, buku-buku tentang keperawatan
dan kebidanan, psikologi, majalah, jurnal, ensiklopedia, kamus, buku
bacaan dan lain sebagainya.
Layanan sirkulasi di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta
telah menggunakan sistem komputerisasi yang menggunakan software
SLIMS (senayan library managemen sistem), dengan adanya software
SLIMS (senayan library management system) di dalam pelayanan
sirkulasi memberikan kemudahan kepada petugas dan pengunjung
perpustakaan. Dengan melihat kelancaran aktifitas layanan tersebut topik
pelayanan sirkulasi dengan judul “PEMANFAATAN SOFTWARE
SLIMS (Senayan Library Management System) DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA”. Di angkat Dalam Tugas akhir ini, untuk mengetahui lebih jauh tentang pelayanan sirkulasi dengan memanfaatkan
software slim (senayan library management system) yang digunakan di
commit to user 1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah di atas dapat di tarik rumusan masalah sebagai
berikut:
1. Bagaimanakah prosedur pelayanan sirkulasi dengan meggunakan
SLIMS (senayan library management system) di Perpustakaan
STIKES ‘Aisyiyah Surakarta ?
2. Apakah manfaat menggunakan SLIMS (senayan library managenent
system) ?
3. Apakah kendala-kendala dalam pelayanan sirkulasi di Perpustakaan
STIKES ‘Aisyiyah Surakarta ?
1.3 Tujuan
1. Mengetahui prosedur pelayanan sirkulasi dengan menggunakan
SLIMS (senayan library management system) di Perpustakaan
STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.
2. Mengetahui manfaat menggunakan SLIMS (senayan library
management system).
3. Mengetahui kendala-kendala dalam pelayanan sirkulasi di
commit to user 1.4 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data di laksanakan bersamaan dengan pelaksanaan
praktek kerja lapangan (PKL) tersebut, yaitu di mulai pada tanggal 16
Februari 2011 sampai dengan tanggal 30 Maret 2011 di STIKES
‘Aisyiyah Surakarta yang beralamatkan Jl. Ki Hajar Dewantara 10
Kentingan Surakarta. Telp. 631141 Fax. 631142. Kegiatan praktek kerja
lapangan (PKL) di Stikes Aisyiyah Surakarta yang berlangsung mulai dari
hari senin sampai dengan hari sabtu.
Waktu pelaksanaan PKL.
Senin-Kamis : Pukul 08.00-12.00 WIB
Pukul 12.00-13.00 WIB istirahat
Pukul 13-00-16.00 WIB
Jumat : Pukul 07.00-11.00 WIB
: Pukul 13.00-16.00 WIB
Sabtu : Pukul 07.00-12.00 WIB
Pukul 12.00-13.00 WIB istirahat
commit to user
Cara yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut :
1. Metode Observasi
Adalah metode pengumpulan data dimana peneliti atau
kolaboratornya mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan
salama penelitian. Dalam melaksanakan observasi ini dilakukan
pengamatan langsung dan ikut dalam kegiatan rutin yang ada di
Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta. (W. Gulo, 2004:116).
2. Metode Studi Pustaka
Studi Pustaka Merupakan kegiatan pengumpulan data yang
dilakukan melalalui sumber-sumber tertulis. Yang dimaksud dengan
metode studi pustaka adalah pengumpulan data dengan cara
pengumpulan informasi mengenai pengadaan bahwa pustaka melalui
buku-buku yang membahas mengenai pengolahan bahan puataka.
(Jaka Subagyo, 1993 : 109).
3. Metode Wawancara
Metode wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara
peneliti dan responden. Berkaitan dengan ini dilakukan wawancara
langsung kepada kepala Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta
commit to user BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka 2.1.1 Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan pada paradigma baru adalah suatu yang hidup, dinamis, segar menawarkan hal-hal yang baru, produk yang layanannya inovatif, dan dikemas sedemikian rupa, sehingga apapun yang ditawarkan oleh perpustakaan akan menjadi aktraktif, interaktif, edukatif dan rekreatif bagi pengunjungnya. (Hermawan dan Zen, 2006:7).
Kata perpustakaan berasal dari kata dasar pustaka, yang mendapat imbuhan per dan an, berarti tempat atau kumpulan bahan pustaka sehingga perpustakaan mempunyai pengertian, perpustakaan adalah organisasi berupa lembaga atau unit kerja yang bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi masyarakat untuk dimanfaatkan. (Soeatminah, 1992:59).
Perpustakaan mempunyai tujuan pokok (Soeatminah, 1992 : 60)
yaitu memberikan layanan informasi literer kepada masyarakat, maka
tugas pokoknya adalah :
1. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan non buku sebagai
sumber informasi, dapat dilakukan dengan membeli,
meminta/menerima sebagai hadiah, tukar menukar, atau titipan.
2. mengolah dan merawat pustaka yang meliputi tugas-tugas : mencatat
pustaka buku-buku induk, mengklasifikasi pustaka, membuat katalog
atau alat telusur, membeli label buku sebagai sandi tempat,
menyimpannya, mengatur buku di rak/lemari, menyusun kartu-kartu
commit to user
3. menyediakan koleksi pustaka yang sudah selesai diolah dan memberi
pelayanan kepada masyarakat yang akan memanfaatkannya.
Bagi banyak orang bila mendengar istilah perpustakaan, dalam
benak mereka akan terganbar sebuah gedung atau ruangan yang dipenuhi
rak buku. Anggapan demikian tidaklah selalu salah karena seperti kajian
diatas perpustakaan berasal dari kata pustaka. Menurut Sulistyo Basuki
(1993:3). Mengemukakan bahwa :
perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut data susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan untuk dijual.
Dalam pengertian buku dan terbitan lainnya termasuk didalamnya
semua bahan cetak (buku, majalah, laporan, pamphlet, prosiding,
manuskrip (naskah) lembaran musik, berbagai karya media) (audiovisual
seperti film, slide, piringan hitam, bentuk micro seperti microfilm,
microfis dan mikro buram/mikroopaque). (Jurnal KDMM Vol. 23, No. 2,
2007).
Jadi sebuah perpustakaan harus memenuhi persyaratan tertentu yaitu :
1. Adanya kumpulan buku-buku dan bahan pustaka lainnya, baik
tercetak, terekam maupun dalam bentuk lain sesuai perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi.
2. Koleksi tersebut ditata menurut suatu sistem tertentu, diolah atau
ndiproses meliputi regristrasi dan identifikasi, klasifikasi, katalogisasi,
kartu-commit to user
kartu katalog, katalog buku dll. Koleksi itu tidak sekedar ditumpuk
sehingga terkesan seperti gudang buku.
3. Semua sumber informasi ditempatkan di gedung/ruangan tersendiri,
dan sebaiknya tidak disatukan dengan kantor atau kegiatan lain.
4. Perpustakaan semestinya dikelola oleh petugas-petugas, dengan
persyaratan tertentu yang melayani pemakai dengan sebaik-baiknya.
5. Ada masyarakat pemakai perpustakaan tsb, baik untuk membaca,
meminjam, meneliti, menggali, menimba, dan mengembangkan ilmu
pengetahuan yang diperoleh di perpustakaan, sehingga perpustakaan
yang disebut sebagai gudang ilmu.
6. perpustakaan merupakan institusi yang perlu bermitra dengan
lembaga-lembaga yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan
pendidikan secara langsung dan tidak langsung, baik formal maupun
nonformal.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Kegiatan Pelayanan Perpustakaan
Perkembangan teknologi informasi atau Informasi Teknologi (IT)
telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk dunia
perpustakaan. Pemanfaatan Informasi Teknologi(IT) sebagai sarana dalam
meningkatkan kualitas layanan dan operasionaltelah membawa perubahan
yang besar di perpustakaan. Perkembangan dari teknologi informasi dapat
commit to user
informasi manajemen perpustakaan dan perpustakaan digital (digital
library). Sistem teknologi informasi manajemen perpustakaan merupakan
pengintregasian antara bidang layanan dengan perpustakaan.
Chapman dan kenney (1996), mengemukakan alasan perpustakaan
digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibandingkan dengan
perpustakaan tradisional, yaitu :
1. Institusi dapat berbagi koleksi digital.
2. Koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat lokal.
3. Penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik.
4. Nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.
2.2.2 Layanan sirkulasi
Sirkulasi bahan perpustakaan merupakan unsur penting dalam
kegiatan perpustakaan. Betapun besar koleksi yang dimiliki sebuah
perpustakaan, kalau sirkulasi dan pemakainya tidak lancar, atau sedikit
saja yang memanfaatkannya, maka kecil arti perpustakaan tersebut. Tetapi
sebaliknya jika kegiatan yang dilakukan oleh bagian sirkulasi lancar dan
aktif, maka perpustakaan boleh dikatakan baik.
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang berarti
perputaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara, sirkulasi uang dan
lain sebagainya”.
Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan
peminjaman. Namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya
commit to user
dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna
dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan Dalam
kecenderungan uraian serta penjelasan mengenai pengertian layanan
sirkulasi. Menurut Lasa HS (1995:1) mengemukakan Bahwa :
Layanan Sirkulasi merupakan suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun pengembalian. Kegiatan ini antara lain meliputi : syarat keanggotaan, peraturan, prosedur, prosedur peminjaman dan pengembalian, jam buka, sistem peminjaman, sistem pencatatan maupun statistik pengunjung.
Amin (2003), mengatakan bahwa, “layanan sirkulasi merupakan
salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali langsung berhubungan
dengan pengguna perpustakaan”.
Untuk melancarkan kegiatan sirkulasi perlu dibuatakan buku
petunjuk yang memuat keterangan-keterangan mengenai beberapa hal,
(Karmidi Martoadmojo, 1999 : 39) diantaranya :
1. Peraturan penggunaan bahan-bahn perpustakaan.
2. Macam-macam bahan yang boleh dan tidak boleh dipinjamkan.
3. Kebijaksanaan mengenai masalah “lewat waktu”, besar uang denda,
penggantian buku-buku yang hilang.
4. Keterangan mengenai jam buka perpustakaan.
5. Keterangan mengenai tanda-tanda pada bahan pustaka.
6. Dan keterangn lain yang dianggap perlu untuk diketahui petugas
commit to user 2.2.3 Tujuan Layanan Sirkulasi
Jenis pelayanan yang dekat dengan pengunjung ini merupakan
bagian penting dalam suatu perpustakaan. Banyaknya jenis perpustakaan
menyebabkan banyak pula pelayanan yang dapat diberikan kepada
pengguna, satu jenis perpustakaan saja akan memberikan layanan yang
berbeda antara perpustakaan di lembaga yang berbeda. (Lasa HS, 1995:1)
dengan tujuan :
1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.
2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di mana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu di perlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.
3. Terjaminnya pengembalian peminjaman dalam waktu yang jelas.
Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.
4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.
2.2.4 Fungsi Layanan Sirkulasi
Didalam layanan sirkulasi mempunyai beberapa fungsi yang dapat
menpengaruhi kelancaran kegiatan pelayanan di perpustakaan.(Sulistyo
Basuki, 1991 : 257-259). fungsi layanan sirkulasi yaitu sebagai berikut :
1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjang keanggotaan dan pengununduran diri
dari perpustakaan.
3. Peminjaman serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu
peminjaman.
commit to user
5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan
pada waktunya.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku
hilang atau rusak.
7. Penaggung jawaban atas segala berkas peminjaman.
8. Membuat statistik peminjaman.
9. Peminjam antar perpustakaan.
10. Mengawasi urusan penitipan tas, jas atau mantel milik pengunjung
perpustakaan.
11. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
2.2.5 Syarat Layanan Sirkulasi
Pelayanan di perpustakaan sangatlah penting bagi para pemakai,
terlebih perpustakaan perguruan Tinggi yang belum memasuki era
informasi digital, juga perlu memperhatikan sarana dan prasarana yang
lebih memudahkan pemakai untuk memanfaatkan jasa layanannya.
Layanan erpustakaan yang ramah dan professional juga ikut berperan
dalam menumbuhkan kenyamanan bagi pemakai agar pemakai sering
berkunjung keperpustakaan.
Agar pelayanan sirkulasi dapat berjalan dengan lancar dan
terorganisir dengan baik, (Lasa HS, 1994:2) maka perlu diperhatikan
syarat-syarat dalam sirkulasi antara lain :
1. Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur, sangatlah
commit to user
2. Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak
menimbulkan masalah.
3. Pekerjaan-pekerjaan dapat dilakuakan dengan cepat dan tepat.
4. Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik.
2.2.6 Jenis Pekerjaan Layanan Sirkulasi
Bagian sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan
pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan para pemakainya. Dalam
pelayana sirkulasi ini terdapat sejumlah tugas yang saling terkait antara
satu dengan yang lain. (Lasa HS, 1995:2-4) Tugas-tugas itu antara lain :
1. Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka ada yang boleh dibawa pulang dan ada
bahan puataka yang hanya dibaca ditempat.
Sedangkan jangka waktu pinjam sangat bervariasi, yaitu :
a. Jangka lama: semester, setahun.
b. Jangka menengah: semingu, sebulan.
c. Jangka pendek: tiga hari, empat hari, sehari.
Tata cara peminjaman buku dan pengembaliannya pada
sistem terbuka dan sistem tertutup akan berbeda. (Karmidi
Martoadmojo, 1999 : 39) Semua langkah kerja peminjaman bertujuan
untuk:
1. Mengamankan koleksi dan menghindari hilangnya bahan pustaka.
2. Mengetahui siapa peminjam buku serta berapa jumlah buku yang
commit to user
3. Mengetahui batas waktu pengembalian buku-buku yang sedang
beredar.
2. Pengembalian
Bagian pengembalian sering dijadikan satu dengan bagian
peminjaman. Petugas bagian ini haruslah tegas dan teliti, sebab sering
terjadi pelanggaran yang dilakukan para peminjan bahan pustaka,
misalnya keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman,
coret-coret pada buku atau halaman atau yang paling parah
menghilangkan buku pinjaman.
3. Penagihan
Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas
kewajaran perlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan
dengan surat maupun lisan kepada peminjam yang telah terlambat
mengembalikan pinjaman sesuai batas waktu.
4. Sanksi
Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik
agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka juga diperlukan oleh
orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis
pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan
penggantian maupun sanksi administrasi.
5. Bebas pinjam
Bebas pinjam untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan,
commit to user
keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas
pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau
belum.
6. Statistik
Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui perkembangan
perpustakan. Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah
pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca ditempat
pada waktu tertentu (hari, bulan, tahun).
2.2.7 Siatem Layanan Sirkulasi
Tidak semua pengunjung perpustakaan senang membaca di
perpustakaan, terutama untuk buku bacaan seperti fiksi. Umumnya buku
tersebut dibawa pulang karena itu pengunjung akan meminjam buku dari
perpustakaan. Hal ini membawa soal bagi perpustakaan untuk
mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan
perpustakaan.
Metode peminjaman sering kali disebut pula dengan sistem kendali
sirkulasi atau sistem sirkulasi.sistem peminjaman mengalami banyak
perubahan, muali dari sistem manual hingga ke sistem berrbantuan
komputer. ( Sulistyo Basuki, 1991 : 259).
Agar pengguna jasa perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi
perpustakaan dengan baik, maka perlu ditentukan sistem sirkulasi yang
jelas. Dengan adanya sistem ini pengguna akan mengetahui peratuaran dan
commit to user
dan kewajiban masing-masing. (Lasa HS, 1995:3-4) Sistem sirkulasi yang
dikenal dan biasa digunakan diperpustakaan ada dua macam yaitu :
a. Sistem layanan terbuka
Sistem layanan tertutup adalah suatu cara peminjaman yang
memungkinkan pengguna untuk masuk keruang koleksi untuk
memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu mereka
harus mengenal sistem pengelomnpokkan buku yang dianut oleh suatu
perpustakaan itiu sendiri. Tanpa mengerti sistem ini mereka akan
berputar-putar mengelilingi rak-rak buku hanya untuk menemukan satu
judul saja.
Keuntungan :
1. Kartu-kartu katalog tidak cepat rusak, katena sedikit yang
menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke
rak-rak buku untuk memilih sendiri.
2. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas ttidak perlu
mengembalikan. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian
mengembalikan buku-buku yang telah dibaca titempat maupun
yang dikembalikan hari itu.
3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak.
4. Akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan
commit to user
5. Apabila caln peminjam tidak menemukan buku tertentu yang
dicari, maka saat itu pula dia dapat mamilih judul buku lain yang
lebih relevan.
6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan
peminjam.
Kerugian /kelemahan
1. Frekuensi kerusakan lebih besar.
2. Memerluka ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan
yang lain memerlukan jarak yang longgar.
3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan
harus sering mengadakan shelving.
4. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering
bingung.
b. Sistem layanan tertutup
Sistem pinjam tertutup adalah suatu cara peminjaman yang tidak
memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri akan
koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog yang
tersedia. Koleksinya akan diambilkan oleh petugas. Dalam sistem ini
peran katalog sangat penting. Di samping itu petugas harus tanggap
atas koleksi yang diinginkan pengguna. Mereka sering hanya
menyebutkan subjek atau pengarangnya saja, bahkan tidak jarang
mereka hanya menyebutkan warna dan ukuran buku tanpa mengetahui
commit to user Keuntungan :
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan
yang lain lebih dekat.
2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibanding
dengan sistem terbuka.
4. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi.
Kerugian :
1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi ini.
2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam.
3. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan misalnya salah
pengertian antara petugas dan peminjam.
4. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku dibagian ini
sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu.
2.2.8 Pemilihan Sistem Dalam Pelayanan Sirkulasi
Untuk menemukan sistem mana yang paling cocok, kiranya tidak
ada ketentuan yang mutlak untuk memilih salah satu sistem. Sebab suatu
sistem dianggap baik dan cocok untuk suatu perpustakaan, tetapi belum
tentu baik untuk perpustakaan lain. Oleh karena itu sebaiknya dipilih
sistem yang cocok dengan kondisi setempat dan lebih efisisn serta sedikit
menimbulkan kerubian atau resikonya paling ringan. Dalam
menentukansistem pinjaman, (Lasa HS, 1995:6-7) perlu dikaji keuntungan
commit to user 1. Efisiensi
Dalam proses sirkulasi hendaknya dipertimbangkan faKtor
penghematan waktu dan tenaga. Peralatan yang canggih tidaklah
berarti kalau memang ternyata lebih lama daripada sistem
manual.Pengguna jasa perpustakaan ibarat orang akan makan
direstoran dalam keadaan lapar. Lebih cepat datangnya hidangan yang
dipesan akan lebih menyenamgkan. Bisa saja mereka tidak datang lagi
ke rumah makan itu karena hidangan terlalu lama.
2. Jumlah dan kualitas tenaga
Tersedianya tenaga yang terampil dan terdiddik menentukan
kelancaran tugas-tugas perpustakaan. Penentuan sistem pinjam perlu
mempertimbangkan kesediaan tenaga. Sistem pinjam tertututup
memerlukan tenaga banyak. Ketelitian, kecekatan, ketegasan dan
pendidikan petugas mempengaruhi cepat atau lambatnya proses
pelayanan.
3. Faktor ruangan
Luas dan sempitnya ruangan perlu dipertimbangkan. Pada sistem
terbuka misalnya, memerlukan ruangan yang luas. Ruang itu unuk
penempatan rak-rak yang jaraknya minimal 90 cm. Keamanan pintu,
jendela pada sistem terbuka perlu diperhatikan disamping penawasan
commit to user 4. Jumlah koleksi
Apabila jumlah koleksi dapat mencapai rasio minimal antara pengguna
aktif/anggota dan judul, maka dapat dipertimbangkan menganut sistem
terbuka. Untuk itu perlu diperhatikan :
a. Jumlah rata-rata peminjam tiap hari.
b. Jumlah judul yang paling banyak dipinjam oleh seorang anggota
dalam sekali pinjam
c. Masa/jangka waktu pinjam yang diperbolehkan.
5. Pengguna aktif/pengguna
Apabila jumlah pengguna aktif/anggota ternyata melebihi judul yang
dimiliki, lebih baik menggunakan sistem tertutup. Sebab jumlah yang
tidak seimbang kadang akan mengecewakan pengunjung pada sistem
terbuka. Keculi itu juga masih perlu dipertimbangkan sejauh mana
mental anggota dalam menggunakan koleksi itu. Sebab mereka harus
juga ikut memiliki tanggung jawab/responsibility terhadap koleksi itu.
2.2.9 Strategi dan Teori Kepuasan Pengguna Perpustakaan
Peran menyediakan segala informasi sesuai dengan kebutuhan
pemakai secara tepat. Bukanlah suatu pekerjaan yang mudah sebab
informasi yang kita terima pada umumnya merupakan sebagian kecil dari
seluruh apa yang sebelumnya ada didalam pikiran pemakai perpustakaan,
dalam memberi strategi kepuasan pemakai perpustakaan, (Syihabuddin
commit to user
1. Kemampuan memahami kebutuhan dan keinginan pemakai serta
memahami tipe-tipe pemaki perpustakaan.
2. Pengembangan database yang lebih akurat, termasuk data
kebutuhan dan keinginan setiap segmen pemakai dan perubahan kondisi.
3. Pemanfaatan informasi-informasi yang diperoleh dari riset pasar dalam suatu kerangka strategi.
Adapun tipe-tipe pelanggan menurut loyalitas adalah sebagai berikut :
1. Prospek/prospect
Yaitu orang-orang yang mengenal bisnis jasa suatu perpustakaan,
tetapi belum pernah masuk ke perpustakaan serta belum pernah
memanfaatkan dan membeli jasa perpustakaan.
2. Pembelanja/Shoppe
Yaitu prospek yang telah yakin untuk mengunjungi perpustakaan
tersebut, paling tidak satu kali.
3. Pelanggan
Yaitu orang yang membeli produk atau jasa perpustakaan.
4. Klien/Client
Yaitu orang yang secara rutin memanfaatkan jasa perpustakaan.
5. Penganjur/Advocate
Yaitu pemakai yang sedemikian puasnya dengan produk atau jasa
perpustakaan sehingga pemakai perpustakaan akan menceritakan
kepada sispapun.
Beberapa strategi untuk memuaskan pemakai perpustakaan antara
commit to user
1. Strategi pemasaran yang berupa relationship marketing, yaitu
strategi dimana transaksi pertukaran petugas dengan pemakai
perpustakaan berkelanjutan, dalam arti tidak berakhir setelah
transaksi jasa selesai. Relationship marketing dapat
diimplementasikan dengan cara membentuk customer database,
yaitu daftar nama pemaaki perpustakaan dalam jangka panjang
dianggap perlu dibina. Cara lain ialah dengan melakukan
frequency marketing, yaitu usaha untuk mengidentifikasi,
memelihara dan meningkatkan hasil pemaki terbaik melalui
hubungan jangka panjang yang interaktif dan bertambah nilai.
2. Strategi superior customer service, yaitu menawarkan
pelaayanan yang lebih baik daripada pesaing. Biasanya
pemakai perpustakaan mendapatkan manfaat besar dari
pelayanan superior tersebut.
3. Strategi yang berintikan komitmen untuk memberikan
kepuasan pelanggan yang akan menjadi sumber dinamisme
penyempurnaan mutu produk jasa dan kinerja perpustakaan.
4. Strategi penanganan keluhan yang efisien dengan cara
menyelesaikan penanganan keluhan secara baik sehingga
pemakai perpustakaan menjadi puas.
5. Strategi peningkatan kinerja perpustakaan.
Disisi lain, kepuasan pelanggan selalu berhadapan dengan
commit to user
perpustakaan walaupun pustakawan sudah memalsimalkan
memberi pertilongan penyediaan informasi. Cara yang dapat
digunakan untuk menangani keluhan adalah sebagai berikut :
1. Empati terhadap pelanggan yang marah.
Dalam menghadapi pemakai perpustakaan yang sedang marah
atau kesal, kita perlu bersikap empati dengan
mendengarkankeluhan mereka dan berusaha memahami situasi
yang dirasakan oleh pemakai tersebut.
2. Kecepatan dalam menangani keluhan.
Keluhan dapat ditangani dengan cepat sehingga keluhan
pemakai perpustakaan akan reda. Apabila kita menangani
keluhan pemakaidengan cepat, besar kemungkinan tersebut
akan puas dan akan kembali ke perpustakaan.
3. Kewajaran atau keadilan dalam memecahkan permasalahan
atau keluhan. Perpustakaan harus memperhatikan aspek
kewajaran dalam hal biaya dan kinerja jangka panjang sehingga
akan terjadi situasi win win solution (pemakai dan
perpustakaan sama-sama diuntungkan).
4. Kemudahan bagi konsumen untuk menghubungi perpustakaan.
Aspek kemudahan menjadi sangat penting bagi pemakai
untuk menyampaikan komentar, saran, kritis, pertanyaan, dan
keluhannya. Metode komunikasi diharapkan menjadi metode
commit to user
komunikasi tersebut, antara lain tersedianya e-mail dan
homepage di world wide web (WWW) serta saluran telepon
khusus atau hotline service.
2.2.10 Senayan Library Management System (SLIMS)
Senayan, atau nama lengkapnya Senayan Library Management
System (SLIMS), adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan
(library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah
GPL. v3. Senayan adalah Open Source Software (OSS) berbasis web
untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation)
skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang lengkap, Senayansangat
cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan
staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet)
maupun Internet. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari pusat
informasi dan humas Departemen Pendidikan Nasional Republik
Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL,
dan pengontrol versi Git.
Senayan berukuran kecil dan sangat mudah dipasang dikomputer,
baik yang memakai sistem operasi Linux maupun Windows. “besar
seluruh file program, trmasuk program linux, kurang dari 1 gigabita,” kata
Arie saat menjaga gerai senayan di pameran Global Conference on Open
Source. Meski dibangun di atas platform GNU/Linux, Senayan bisa
berjalan hampir disemua sistem operasi komputer, termasuk Windows dan
commit to user
memakai teknologi AJAX (Asynchronous JavaScrip and XML) untuk
tampilannya diperamban. Beberapa software bersumber terbuka lain juga
dipasang di senayan untuk memperkaya fiturnya, seperti genbarcode untuk
pembuatan barcode, PhpThump untuk menampilkan gambar, dan
tinyMCE untuk penyuntingan teks berbasis web.
Yang terpenting Senayan dirancang sesuai dengan standar
pengelolaan koleksi perpustakaan, misalnya standar pengatalogan yang
memenuhi syarat Anglo-American Cataloging Rules. Standar ini umum
dipakai di seluruh dunia. “Karena yang mengembangkan adalah para
pustakawan, kami berani menjamin bahwa aplikasi ini sesuai dengan
standar yang dibutuhkan pustakawan didunia kerjanya,” kata Hendro.
(http://kamerad69.blogspot.com/2010/03/04senayan-library-management-system-slims.html)
Senayan dapat membantu pihak manajemen untuk membuat
kebijakan pengadaan atau sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan
suatu kebijakan bagi perpustakaan. Semua kegiatan ini mungkin
dilakukan dengan menggunakan menu-menu yang ada di Senayan. Berikut
ini menu-menu yang disediakan Senayan, lengkap dengan penjelasan
dari fungsi yang dimiliki setiap menu :
1. Online Public Access Catalog(OPAC)
Ketika membuka atau mengoperasikan perangkat lunak ini, maka
pertama kali pengguna akan dibawa ke halaman depan perangkat
commit to user
OPAC merupakan menu atau fasilitas yang disediakan untuk
pengguna atau pengunjung perpustakaan. OPAC berfungsi sebagai
alat bantu bagi pengguna perpustakaan untuk menulusur koleksi yang
dimiliki perpustakaan. OPAC sama maknanya dengan katalog online.
2. Bibliography
Bibliografi merupakan menu yang digunakan untuk melakukan
kegiatan pengelolahan koleksi perpustakaan. Melalui menu ini,
pustakawan dapat melakukan kegiatanmemasukkan data bibliografi
koleksi, memasukkan nomor barcode koleksi, editing data
bibliografi koleksi, cetak label koleksi, cetak barcode koleksi dan
fasilitas impor dan ekspor data yang sangat bermanfaat dalam kegiatan
backup dan migrasi data.
3. Circulation
Circulation merupakan menu yang digunakan untuk melakukan
kegiatan layanan sirkulasi seperti peminjaman, pengembalian,
perpanjangan dan memesan koleksi yang sedang dipinjaman oleh
penguna lain. Selain itu melalui menu ini pustakawan juga
dapat menetapkan aturan peminjaman, sejarah peminjaman dan
daftar anggota yang terlambat mengembalikan koleksi yang
dipinjam.
4. Membership
Membership merupakan menu yang digunakan untuk melakukan
commit to user
melakukan input data anggota, mengatur tipe anggota, cetak kartu
anggota perpustakaan serta ekspor dan impor data anggota
perpsutakaan.
5. Master File
Master File merupakan menu yang digunakan untuk menajamen data
master seperti data penerbit, pengarang, kota terbit dan subjek. Apabila
pengguna Senayan telah mengisi data pengarang, penerbit, kota terbit
dan subjek maka ketika pengguna tersebut memasukkan data
bibliografi koleksi melalui bibliografi, pengguna tersebut tidak perlu
mengetikan nama pengarang, subjek, penerbit dan kota terbit.
Pengguna tersebut cukup memilih nama pengarang, penerbit, kota
terbit atau subjek.
6. Stock Take
Stock take merupakan menu yang digunakan untuk melakukan
kegiatan stock opname. Dengan menggunakan menu ini pengelola
perpustakaan berusaha untuk mencocokkan data koleksi yang ada di
dalam database Senayan dengan kondisi riil koleksi di rak.
7. System
Menu system merupakan menu yang disediakan oleh pengembangan
Senayan untuk melakukan kegiatan mengaturan terhadap perangkat
lunak secara umum. Dengan menfaatkan menu ini penggunakan dapat
membubuhkan identitas perpustakaan, mengatur bahasa pengantar dan
commit to user
8. Reporting
Reporting merupakan menu yang menyediakan berbagai laporan
terkait dengan aktivitas perpustakaan dalam memanfaatkan Senayan
sebagai perangkat lunak otomasi. Berbagai laporan yang disajikan
dalam menu reporting antara lain adalah laporan jumlah koleksi yang
dimiliki perpustakaan, laporan transaksi peminjaman, laporan anggota
perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku dan laporan
pengunjung perpustakaan.
9. Serial Control
Serial Control merupakan menu yang disediakan untuk melakukan
kegiatan pengelolaan koleksi terbitan berkala.
10.Union Catalog Server
Union Catalog Server merupakan fasilitas atau menu yang disediakan
Senayan untuk membangun katalog induk antar pengguna Senayan.
11.Counter Visitor
Counter Visitor merupakan menu atau fasilitas yang fungsinya sama
dengan presensi. Dengan menu atau fasilitas ini pengelola
perpustakaan dapat memantau jumlah pengunjung yang masuk ke
dalam perpustakaan. Fasilitas menu Counter Visitor yang disediakan
Senayan ini sangat membantu dalam manajemen perpstakaan. data
jumlah pengunjungyang mengunjungi perpustakaan dapat tercatat atau
terdeteksi di dalam menu Contunter Visitor, sehingga menu ini sangat
commit to user
perpustakaan. Sebagai perangkat lunak yang termasuk dalam kategori
free open source software.
(http://arabica.blogdetik.com/index.php/2010/08/04/slims-senayan-
commit to user BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA
3.1 Sejarah Singkat
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Stikes ‘Aisyiyah Surakarta
merupakan lembaga pendidikan tinggi milik pimpinan daerah ‘Aisyiyah
Kota Surakarta. Stikes ‘Aisyiyah Surakarta berdiri berdasarkan Surat
Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No.
39/D/O/2005.
Perjuangan untuk mendirikan pendidikan kesehatan oleh Pimpinan
Daerah ‘Aisyiyah Kota Surakarta sudah dimulai sejak tahun 1966. berawal
dari berdirinya sekolah bidan ‘Aisyiyah (SBA) pada tanggal 5 mei 1966
berdasarkan SK No. 40/Peed/1966 oleh Hj. Syuhud Rais dan Hj. Gito
Atmojo.
Pada tahun 1981 berdasarkan instruksi Menteri Kesehatan
Republik Indonesia tentang perubahan sistem pendidikan paramedic maka
SBA konversi menjadi Sekolah Perawat Kesehatan (SPK) ‘Aisyiyah
Surakarta dengan SK Men. Kes RI No. 53/Kep/Diklat/Kes/1981. pada
tahun 1989 SPK juga mengelola Program Pendidikan Bidan.
Pada tahun 1997 SPK ‘Aisyiyah Surakarta dikonversi menjadi
Akademi Kebidanan ‘Aisyiyah Surakarta dengan SK Men. Kes RI No.
commit to user
Keperawatan ‘Aisyiyah Surakarta berdasarkan SK Mendiknas RI No.
231/D/O/2002.
Pada tahun 2003 PDA BPH Pendidikan Tinggi ‘Aisyiyah Surakarta
mengembangkan Akademi Kebidanan dan Akademi Keperawatan
‘Aisyiyah Surakarta untuk digabungkan menjadi Sekolah Tinggi Ilmu
Kesehatan (STIKES) ‘Aisyiyah Surakarta. Maka pada tanggal 8 april 2005
berdirilah Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIIKES) ‘Aisyiyah Surakarta.
3.2 Visi-Misi 3.2.1 Visi
Menjadikan Perpustakaan STIKES Aisyiyah sebagai sumber informasi
ilmu pengetahuan dalam proses pembelajaran.
3.2.2 Misi
Penyedia informasi layanan untuk penunjang proses pembelajaran,
penelitian dan pengabdian masyarakat untuk menghasilkan lulusan yang
profesional dan islami.
3.3 Gedung atau Ruangan
Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta berlokasi di Jl. Ki Hajar
Dewantara No. 10 Kentingan Surakarta, Luas bangunannya 132,6 x 100
m yang terdiri dari beberapa ruang yaitu :
1. Ruang KASUB.BAG Perpustakaan terdiri dari :
commit to user b. Satu almari
c. Satu set komputer
d. Print laser
2. Ruang Koleksi Terdiri dari :
a. Sepuluh rak koleksi sirkulasi
b. Empat rak koleksi referensi
c. Empat rak majalah dan jurnal
d. Satu rak koran
3. Ruang Baca Terdiri dari :
a. Enam belas meja baca mandiri
b. Dua belas meja baca sirkulasi
c. Tujuh puluh lima kursi sirkulasi
4. Ruang Pelayanan dan Ruang Kerja Teknis Administrasi Terdiri dari :
a. Satu meja counter
b. Empat kursi sirkulasi
c. Satu almari arsip
d. Dua buah komputer
e. Dua buah barcode reader
f. Satu printer
g. Satu scanner
h. Satu mesin ketik
i. Alat-alat penjilidan
commit to user 3.4 Koleksi
Adapun koleksi-koleksi yang ada di Perpustakaan STIKES
Aisyiyah Surakarta adalah buku-buku tentang ilmu keebidanan (obstetri),
keperawatan, kesehatan anak, ilmu gizi, kesehatan masyarakat,
farmakologi, mikrobiologi, psikologi, ilmu penyakit, kesehatan reproduksi,
agama, referensi dan umum. Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta ini
merupakan perpustakaan khusus yang melayani peminjaman buku yang
berkaitan dengan kesehatan dan agama. Di dalam koleksi bahan pustaka
terdapat jenis-jenis koleksi bahan pustaka antara lain meliputi: koleksi
peminjaman, koleksi tandon (reservebook). Dengan penjelasan sebagai
berikut :
3.4.1 Koleksi Peminjaman
Koleksi peminjaman yaitu koleksi perpustakaan yang tersimpan
dalam rak secara terbuka. Koleksi tersebut dapat langsung diambil oleh
pemakai dari rak untuk dibaca di ruang baca ataupun untuk dibawa pulang
dengan melalui tatacara yang berlaku. Koleksi peminjaman ini tersusun
dalam rak menurut urutan sandi bukunya, berdasarkan sistematika
klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification).
3.4.2 Koleksi Tandon
Buku yang tersimpan dalam koleksi ini merupakan koleksi
simpanan dari seluruh judul yang dimiliki oleh perpustakaan STIKES
Aisyiyah Surakarta yang masing-masing satu eksemplar. Koleksi ini hanya
commit to user
Jumlah koleksi keseluruhan yang dimiliki oleh Perpustakaan
STIKES Aisyiyah Surakarta sampai dengan maret 2011 adalah 3.272 judul
[image:51.595.143.517.222.681.2]16.127 eksemplar, terdiri dari :
Tabel 1. Koleksi Karya Cetak
No Jenis Bahan Pustaka Jumlah Judul Eksemplar
1 000 Karya Umum 75 195
2 100 Filsafat 116 346
3 200 Agama 438 1110
4 300 Ilmu Sosial 269 1030
5 400 Bahasa 65 218
6 500 Ilmu-ilmu Murni 90 266
7 600 Ilmu-ilmu Terapan 2162 11789
8 700 Kesenian - -
9 800 Sastra 4 15
10 900 Geografi dan Sejarah 1 1
Jumlah 3272 16127
commit to user
Tabel 2. Koleksi Multimedia
No Jenis Bahan Multi Media Jumlah Judul Eksemplar
1 CD/ VCD 13 58
2 E-Journal 48 3285
3 E-Book 50 909
Jumlah 111 4252
[image:52.595.143.518.135.579.2]Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta 2011.
Tabel 3. Koleksi Serial
No Jenis Bahan Pustaka Jumlah Judul Eksemplar
1 Koran 2 2196
2 Majalah 11 830
3 Jurnal 19 226
Jumlah 32 3252
Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah2011.
3.5 Struktur Organisasi
Agar dapat memberikan pelayanan yang optimal kepada pengguna
sesuai dengan kebutuhan masing-masing, maka diperlukan staff yang
commit to user
kegiatan-kegiatan perpustaakaan. Oleh karena itu agar kegiatan yang
dilaksanakan dapat berjalan dengan baik maka diperlukan struktur
organisasi dan pembagian tugas untuk tugas-tugas pokok masing-masing.
Bagan 1. Struktur organisasi perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta
Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta 2011.
Staff Layanan Teknis Staff Layanan Pengguna
Pembinaan Koleksi Pelayanan Administrasi
Pengadaan Pustaka
Pengolahan Pustaka
Perawatan Koleksi
Layanan Peminjaman
Layanan Referensi
commit to user 3.6Sumber Daya Manusia
Sebuah lembaga perpustakaan dapat menjalankan fungsi pelayanan
kepada pengguna Secara maksimal apabila didukung oleh para pengelola
perpustakaan yang terlatih serta terdidik dibidang disiplin ilmu
perpustakaan. Unsur tenaga perpustakaan ini terdiri dari tenaga
administrasi dan fungsional pustakawan, keduanya berperan dalam
perkembangan sebuah perpustakaan.Jumlah sumber daya manusia yang
mengelola perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta sebanyak 4 orang.
Berikut merupakan daftar tenaga pengelola di perpustakaan STIKES
Aisyiyah Surakarta. Jumlah karyawan adalah : 4 orang.
Tabel 4. Tenaga Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta Berdasarkan
Pendidikan
No Nama Pendidikan Jabatan
1 Noor Wulan Juniati A.Md D3 Kepala
2 Yusri Damayanti D3 Staff
3 M.Yusuf Choironi A.Md D3 Pustakawan
4 Lilis Sri Lestari A.Md D3 Pustakawan
commit to user 3.7 Pendanaan
Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta melakukan penambahan
koleksi bahan pustaka untuk memenuhi kebutuhan pemakainya.
Pengadaan yang merupakan kegiatan teknis yang memerlukan pendekatan
secara sistematis dan dengan sumber dana dan anggaran yang tersedia.
Dalam hal ini Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta mengadakan
penggadaan koleksi bahan pustaka dengan cara :
3.7.1 Pembelian
Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta membeli koleksi bahan pustaka
setiap tahun, dengan anggaran Rp.100.000.000/tahun yang berasal dari
dana rutin dari BPH dan dana tambahan yang berasal dari uang denda dan
administrasi pengunjung dari luar. Pembelian koleksi dengan seleksi bahan
pustaka, karena sebelum melakukan pembelian bahan pustaka, terlebih
dahulu harus diseleksi agar bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi
mampu memenuhi kebutuhan pemakainya. Adapun prosedur pembelian
bahan pustaka meliputi :
a. Proses seleksi koleksi
b. Pembuatan laporan pembelian bahan pustaka
c. Pengajuan bahan pustaka
d. Penerimaan pembelian koleksi
3.7.2 Hadiah
Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta menerima pemberian hadiah
commit to user 3.8 Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua benda dan barang
fasilitas yang ada diperpustakaan dan digunakan untuk mendukung
terselenggaranya kegiatan perpustakaan. Sarana dan prasarana yang
lengkap, baik, mudah dan enak dipergunakan, menarik bentuk, warna dan
ukurannya, secara langsung dan tidak langsung akan meningkatkan
perhatian citra dan kesan yang baik bagi penggguna perpustakaan. Oleh
karena itu, untuk meningkatkan mutu dan kualitas perpustakaan STIKES
[image:56.595.144.516.252.737.2]Aisyiyah Surakarta mempunyai sarana dan prasarana sebagai berikut :
Tabel 5. Sarana Layanan
No Jenis Sarana Layanan Jumlah Kondisi
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Meja baca mandiri
Kursi baca
Almari
Rak buku dua muka
Rak koran
Rak majalah dan jurnal
commit to user 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Mesin ketik elektronik
Meja sirkulali Meja kerja Pesawat intercom Locker Troley Dispenser Jam dinding AC
Kotak display CD
Barcode reader Rak sepatu Karpet Rak kunci Korden jendela Meja baca Meja counter 1 1 2 1 1 1 1 1 3 1 2 1 1 1 10 16 1 Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik
Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta 2011.
3.9 Sistem Pelayanan
Sistem pelayanan yang diterapkan di perpustakaan STIKES
commit to user
langsung melihat dan memilih bahan pustaka yang dikehendaki dalam rak
buku dengan prosedur tertentu. Keuntungan sistem terbuka adalah :
pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga
mendapatkan pengetahuan yang beragam) dan memberikan kepuasan
kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang
sesuai dengan kebutuhannya. Dengan demikian tenaga yang dibutuhkan
tidak banyak. Kelemahan sistem terbuka adalah : pemakai banyak yang
salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi
bercampur aduk. Dengan demikian setiap hari harus mengontrol rak-rak
untuk mengetahui buku yang salah letak dan kehilangan koleksi lumayan
besar.
3.10 Jenis-jenis Kegiatan Pelayanan
3.10.1 Layanan sirkulasi adalah layanan yang diberikan kepada pengunjung
untuk dapat meminjam dan mengembalikan buku koleksi perpustakaan.
Pengertian layanan sirkulasi : mencakup semua bentuk kegiatan
pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, pengunaan koleksi
perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan
pengguna jasa perpustakaan. Pelayanan sirkulasi ada 2 sistem yaitu :
a. Peminjaman buku, dalam peminjaman buku di dalam perpustakaan
terdapat dua sistem yaitu sistem terbuka (open acces system) dan sistem
commit to user
diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri buku-buku atau bahan
pustaka yang dibutuhkannya. Sedangkan pada sistem tertutup para
pengunjung tidak diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri bahan
pustaka yang dibutuhkaannya, jadi hanya petugas yang bisa mengambil
dan mencarikannya.
b. Pengembalian buku, pada pengembalian buku untuk sistem terbuka dan
tertutup memiliki tata cara pengembalian yang sama yaitu dikembalikan
pada bagian sirkulasi pengembalian. Walaupun tata cara
pengembaliannya sama tapi untuk peraturan pengembalian pada
tiap-tiap perpustakaan berbeda-beda yaitu mengenai jangka waktu ataupun
denda yang dikenakan bila terlambat mengembalikan.
3.10.2 Layanan referensi
Layanan referensi adalah pelayanan dalam menggunakan
buku-buku referensi. Buku-buku-buku referensi sifatnya sebagai buku-buku petunjuk dapat
dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Pada layanan referensi ini
buku-buku koleksi tidak boleh dipinjam dengan cara dibawa pulang tetapi
hanya boleh dibaca atau difoto copy.
Koleksi buku-buku referensi yang terdapat di perpustakaan
STIKES Aisyiyah Surakarta meliputi : kamus, ensiklopedi,
sumber-sumber biografi, bibliografi, terbitan pemerintah.
3.10.3 Layanan ruang baca
Layanan membaca di perpustakaan merupakan salah satu jenis
commit to user
ruang baca yang tersedia di perpustakaan. Dalam layanan ini perpustakaan
harus menyediakan ruang baca secukupnya agar pengunjung merasa tidak
terganggu dan nyaman dalam membaca.
Dengan layanan sirkulasi yang biasanya dibatasi dengan aturan
jumlah dan lama peminjaman, kadang-kadang kurang memenuhi
kebutuhan pengguna dalam memanfaatkan sumber informasi. Oleh karena
itu perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta menyediakan layanan ruang
baca, dimana pengguna dapat membaca sumber-sumber informasi yang
disediakan selama jam buka.
3.10.4 Internet gratis
Di Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta disediakan internet
gratis, sehingga pengunjung bisa memakainya. Layanan internet gratis
diperuntukan bagi semua mahasiswa STIKES Aisyiyah Surakarta. Dengan
komputer sejumlah sepuluh buah, pengunjung bebas melakukan browsing
tanpa dipungut biaya. Dengan adanya internet gratis ini maka jumlah
pengunjung perpustakaan makin bertambah.
3.11 Jadwal Layanan Perpustakaan
Pelayanan Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta di buka
commit to user
Tabel 6. Jadwal layanan Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta
No Hari Waktu
1 Senin s.d Kamis 08.00 s.d 16.00 WIB
2 Jum’at 08.00 s.d 11.00 WIB
13.00 s.d 16.00 WIB
3 Sabtu 08.00 s.d 14.00 WIB
Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta 2011.
3.12 Tata Tertib
3.12.1 Tentang Keanggotaan
Persyaratan menjadi anggota perpustakaan
a. Civitas akademika STIKES Aisyiyah Surakarta.
b. Mengisi formulir pendaftaran.
c. Menyerahkan pasfoto 2x3 (2 lembar), 3x4 (1 lembar).
d. Membayar administrasi pendaftaran anggota sebesar Rp.3000,-
3.12.2 Tata Tertib Hal Peminjaman
a. Semua buku koleksi perpustakaan boleh dibaca ditempat.
b. Peminjaman buku maksimal 3 eksemplar selama 1 minggu untuk
koleksi sirkulasi.
c. Khusus koleksi referensi dan reserve book (buku tandon) hanya boleh
di baca di tempat atau difoto copy.
commit to user
e. Tidak boleh meminjam buku dengan kartu orang lain.
f. erlambat mengembalikan buku dikenakan denda Rp. 500,-/eks/hari.
g. Untuk dosen boleh meminjam buku maksimal 10 buah dalam waktu 1
bulan.
h. Untuk mahasiswa maksimal 3 buku dalam waktu 1 minggu.
i. Untuk karyawan maksimal 5 buku dalam waktu 1 bulan.
3.12.3 Pemeliharaan Buku ya
