BAB III PEMBAHASAN
C. Jenis-Jenis Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Dalam Wursanto (2006 : 2) maka sekretaris dapat dibedakan menjadi dua yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang di hadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi adalah:
1. Sekretaris Jendral 2. Sekretaris Kabinet 3. Sekretaris Wilayah
4. Sekretaris Inspektorat Jendral 5. Sekretaris Yayasan
b. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan 1. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran,untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan. 2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang belum banyak memilki pengalaman, dapat juga masih berpangkat atau berkedudukan rendah, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya.
2. Sekretaris Senior
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memililki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat.
Dengan demikiandapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah: 1. Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan,
dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Perlu di garis bawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya mampu mengatasi berbagai masalah yang di hadapi sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profesional. 2. Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi
dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari pimpinannya. Dengan demikian, seorang sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan yang berkaitan dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu.
3. Berdasarkan Spesialisasi ( Bidang Khusus dalam Pekerjaan ) dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu.
Misalkan :
a. Sekretaris bidang Teknik b. Sekretaris bidang Hukum c. Sekretaris bidang Akuntansi d. Sekretaris bidang Kedokteran
Adapun jenis sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada kantor tersebut dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan
D.Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Tugas-tugas bantuan yang akan diberi oleh seorang sekretaris akan berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu banyak variansi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan. Dalam Sedarmayanti (2002 : 23) dan Thomas (2003 : 21) maka umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 kriteria :
Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas rutin meliputi:
a. Menyusun atau membuat surat b. Menata arsip
c. Mengurus dan mengendalikan surat
d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu e. Menerima serta melayani telepon dan menelepon f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
g. Mempersiapkan laporan
Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan sekretaris.
2. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangannya. Tugas-tugas khusus meliputi:
a. Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi b. Menyusun surat-surat rahasia atau confidential
c. Menyusun acara pertemuan bisnis d. Pembelian kado atau cendramata
Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
3. Tugas-tugas Istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa meliputi :
a. Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan.
e. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
f. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama baik pimpinan.
4. Tugas resepsionis
Tugas resepsionis ini meliputi:
a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan. c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
5. Tugas Keuangan
a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama pimpinan.
c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.
6. Tugas Sosial
a. Mengurus kegiatan seputar kantor.
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus undangannya.
7. Tugas Insidential
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau persyaratan pimpinan.
b. Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
c. Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. 8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun sebuah pertemuan bisnis (Business meeting). Beberapa pedoman bagi sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah:
a. Menentukan waktu dan tempat.
b. Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut. c. Mempersiapkan makanan dan minuman. d. Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.
e. Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya.
f. Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan tersebut dapat dihadiri oleh selurus peserta rapat.
Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya maka rincian dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan surat-menyurat (Korespondensi) 1. Memproses surat-masuk dan keluar
2. Mengkonsep data 3. Mengklarifikasi tugas 4. Penggandaan warkat
5. Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
6. Mengatur pengantaran surat dan melayani opinjaman surat dokumen atau arsip
b. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu dibutuhkan.
c. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:
1. Menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi 2. Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan
3. Membuat kliping surat kabar, majalah, buletin d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon e. Mengatur pertemuan rapat
f. Mengurus jadwal kegiatan pimpinan g. Menyiapkan bahan laporan
h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan
i. Menjadi pengubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya
Adapun tugas-tugas sekretaris di PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan adalah:
1. Menerima berkas pemohonan ijin dari bidang-bidang
2. Menandatangi bukti penerimaan berkas pada buku ekspedisi pengiriman berkas
3. Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas
4. Memaraf blangko ijin
5. Membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke kepala badan
6. Menerima dan melayani tamu serta bertamu 7. Mengurus dan mengendalikan surat
8. Membuat perijinan
9. Menerima serta melayani telepon dan menelepon yang bersangkutan tentang masalah perijinan
Kesemua tugas-tugas di atas adalah tugas yang paling mendasar yang dilakukan sehari-hari oleh sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan, tugas-tugas rutin di atas harus dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas yang dikerjakan oleh seorang sekretaris tugas-tugas diatas adalah tugas yang paling wajib dikerjakan tanpa harus ada perintah dari pimpinan. Sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan juga mempunyai tugas menghadiri rapat-rapat dinas dan sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan yang menyangkut kegiatan dinas maupun kegiatan yang bersangkutan pada masalah perijinan.
E. Peranan Sekretaris Dalam Mengatur Tugas Pimpinan
Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pemimpin harus memiliki seorang yang dapat mengatur tugas tersebut dan juga membantu mengatur waktu serta kegiatannya. Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinanya, tempatnya merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis.
Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinanya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profesional. Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan samapai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajari dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinanya.
Dalam Saiman (2002 : 37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik,
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Adapun peranan sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan adalah :
1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan bagi bawahan.
6. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
7. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
8. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. 9. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan. Sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan, mempunyai oeranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja.
Dewasa ini seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks.
Seorang sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dilakukan pimpinan dalam melakukan pekerjaan.
Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya.
Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja efisiensi. Dia harus berpandangan bawa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran.disamping itu peranan sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk mengatur tugas pimpinan. begtu besarnya peranan sekretaris bagi perusahaan sehingga dia dituntut untuk bisa tampil pada situasi apapun untuk itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.
82 A.Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat ditarikkesimpulan yang berkaitan dengan paper penulis yaitu “Fungsi dan Peranan Sekretaris dalam mengatur Tugas Pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan, yaitu sebagai berikut :
1. Peran sekretaris di dalam PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan adalah sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan pengubung antara pimpinan dengan pekerjaan-pekerjaan serta seluruh staff pegawai dan publik dimana peran penghubung ini memudahkan proses pelaksanaan permohonan perijinan.
2. Sekretaris PT, Bank Sumut Kantor Pusat Medan adalah seorang yang membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dalam menjalankan tugasnya terutama pada masalah berkas permohonan peijinan. Selain itu sekretaris juga berperan penting dalam meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya masalah kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas tersebut.
3. Untuk memperlancar hubungan antara atasan dengan bawahan dan publik dalam segala proses perijinan sekretaris sangatlah memegang peranan, karena segala suatu urusan yang berhubungan dengan atasan yang bersangkutan dalam masalah perijinan dan permohonan haruslah melalui sekretaris.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak.
1. Hendaknya sekretaris pimpinan meningkatkan lagi hubungan kerja antara pimpinan, staff pegawai dan publik sehingga dalam pelaksanaan mengatur tugas permohonan maupun perijinan dapat berjalan lebih baik lagi.
2. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan supaya tidak terulang lagi. Serta lebih terbuka dalam menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain.
3. Ada baiknya hubungan kerjasama antara sesama karyawan maupun dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya tetap terpelihara demi kelancaran proses pelayanan dalam rangka pencapaian tujuan bersama secara efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Braum, Molorumn, Cotler, Ramon, 2006. Pengertian Sekretaris.
Fathoni, Abbdurahmant, 2006. Metopel dan Teknik Penyusunan Skripsi. Jakarta : Rineka Cipta.
Hendarto, Hartini M.G & F.X Tulusharyono, 2003. Sekretaris Profesional. Victoria Jaya Abdi : www.Ippm.ac.id
Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : Visi Media.
Rose, La. 2003. Top Secretary. Jakarta: PT. Gelora Aksara Pratama.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Mandar Maju
Sunarto dan Ratnawati, Eti. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus.
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Offset.
