Divisi Keuangan Sekretaris Divisi
IT DivisiStore DivisiHRD PERPUSDivisi
Asisten Manager Store 1 Asisten Manager Store 2 Divisi Buyer Divisi S&D Divisi Promosi Divisi OS Divisi Promosi Lampiran 3
JOB DESCRIBTION PENGURUS MINI MARKET TANIA
DIREKTUR1. Bertanggung jawab atas kemajuan Mini Market Tania dan pemegang wewenang tertinggi pada Mini Market Tania.
2. Memanage seluruh bagian organisasi Mini Market Tania
3. Melakukan koordinasi dengan pembimbing/asisten laboratorium. 4. Menyusun program kerja organisasi Mini Market Tania
5. Melakukan pelaporan bulanan aktivitas Mini Market Tania
6. Menyusun laporan pertanggungjawaban pengurus Mini Market Tania 7. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 8. Terlibat langsung terhadap keseluruhan aktivitas Mini Market
SEKRETARIS
1. Tertib administrasi
3. Menyerahkan laporan pada Direktur maksimal tanggal 4 dan sekretaris menyerahkan laporan maksimal tanggal 5per bulan
4. Menyusun, merapikan dan mengagendakan surat masuk dan surat keluar 5. Mencatat hasil rapat dalam buku konsolidasi
6. Merawat dan menyimpan semua arsip pengurus tania DIVISI IT
1. Datang sesuai jadwal
2. Menghidupkan listrik dan UPS
3. Menghidupkan komputer sesuai dengan prosedur : Pastikan listrik telah menyala
Menekan tombol untuk menghidupkan CPU Menghidupkan layar monitor
Masuk ke program Magic 7, masukkan user ID dan password Masuk ke menu transaksi dan kemudian ke kasir
4. Melakukan pengecekan komputer serta pengecekan masalah kelistrikan di Tania dan Perpustakaan
5. Merawat seluruh inventori IT
6. Menggunakan inventori IT sesuai dengan prosedur yang benar
7. Membantu kasir untuk keperluan end of day, end of month, dan Stock Opname 8. Mematikan komputer kasir sesuai dengan prosedur :
Pastikan keluar dari program Magic 7 Click Start, pilih turn off
Matikan layar komputer
9. Matikan AC, lampu, dan kipas angin setelah toko ditutup DIVISI HRD
1. Melaksanakan segala ketentuan – ketentuan yang telah ditetapkan dalam rapat HRD sesuai dengan persetujuan manajer HRD serta divisi litbang dan divisi personal audit Mini Market Tania 2009.
2. Membuat susunan organisasi Mini Market Tania. 3. Membuat jadwal jaga kasir Mini Market Tania.
4. Melaksanakan tugas jaga sesuai jadwal piket HRD pada waktu yang telah ditentukan. 5. Membuat jadwal end of mounth dan rincian peserta end of mounth.
6. Membuat jadwal bersih-bersih Mini Market Tania. 7. Mendokumentasikan file-file penting.
8. Membuat buku komunikasi HRD. 9. Membuat buku presensi kasir.
10. Mengawasi setiap mahasiswa PTN 2009 dalam melaksanakan amanah yang diberikan kepada seluruh mahasiswa PTN 2009.
11. Mengawasi kinerja kasir jaga. 12. Mengontrol presensi kasir jaga.
13. Mengingatkan kepada setiap kasir jaga ketika pergantian shift.
14. Membuat angket untuk mengukur pelayanan Mini Market Tania kepada konsumen. 15. Mengedarkan angket yang telah dibuat kepada sebagian mahasiswa FKIP UNS. 16. Mengontrol peserta end of mounth.
17. Mengontrol keaktifan setiap divisi dalam melaksanakan amanah yang diemban masing-masing divisi.
18. Menegur mahasiswa PTN 2009 yang kurang aktif dalam mengelola labolatorium PTN dan lengah dalam melaksanakan amanah.
19. Membuat dan memberikan surat peringatan bagi mahasiswa yang kurang aktif dalam mengelola labolatorium PTN.
20. Membuat rekap presensi jaga kasir.
21. Membuat rekap peserta SO ( Stock Opname ) setiap akhir bulan.
22. Membuat rekap keaktifan mahasiswa PTN 2009 dalam mengelola labolatorium PTN. 23. Mengecek seluruh informasi yang ada di buku komunikasi HRD.
24. Membuat laporan pertanggungjawaban Mini Market Tania. DIVISI KEUANGAN
1. Bertanggungjawab kepada Direktur dan sebagai pemimpin pada Bagian Keuangan Mini Market Tania
2. Memanage seluruh aktivitas keuangan Mini Market Tania
3. Melakukan koordinasi dengan pembimbing/asisten laboratorium, direktur, store manager, dan manajer HRD.
4. Menyususn program kerja keuangan Mini Market Tania dan menyusun model pelaporan keuangan Mini Market Tania
5. Melakukan pelaporan keuangan bulanan Mini Market Tania
6. Membantu direktur dalam menyusun laporan pertanggungjawaban pengurus Mini Market Tania
7. Melakukan pembayaran tagihan dari supplier
8. Menerima setoran hasil total penjualan harian dari divisi Kasir
9. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting
10.Membuat form permohonan dana bagi divisi yang memerlukan untuk keperluan Mini Market Tania
BENDAHARA:
1. Memegang dan memanage sepenuhnya uang kas yang ada.
2. Melakukan konsolidasi dan diskusi dengan buyer (jika hendak menambah stok persediaan barang).
3. Mempertimbangkan dengan matang segala transaksi yang akan dilakukan dan permohonan dana yang diterima sebelum menyetujuinya.
4. Memberikan dana sesuai kebutuhan dan menghitung uang secara cermat.
5. Ikut serta dalam menyaksikan transaksi barang oleh buyer kepada supplier (jika supplier datang langsung ke toko).
6. Mencatat secara jelas setiap transaksi yang dilakukan (baik dari nota buyer, kasir, ataupun transaksi lainnya) sesuai nominal riil uang yang dikeluarkan di buku arus kas (segera setelah transaksi dilakukan).
7. Mendokumentasikan fotocopy nota, faktur, atau bukti transaksi lainnya, dan mengumpulkan dokumen tersebut setiap harinya.
8. Menghitung ulang uang yang tersisa setiap sesudah bertransaksi untuk memastikan kebenaran jumlah uang riil.
10.Melakukan pencatatan laporan keuangan di setiap periode. KONTROLLER:
1. Mengontrol kinerja bendahara.
2. Melakukan konsolidasi dan diskusi dengan buyer bersama bendahara (jika hendak menambah stok persediaan barang).
3. Mempertimbangkan dengan matang segala transaksi yang akan dilakukan dan permohonan dana yang diterima sebelum menyetujuinya (bersama bendahara). 4. Ikut serta dalam menyaksikan transaksi barang oleh buyer kepada supplier bersama
bendahara (jika supplier datang langsung ke took).
5. Mencatat secara jelas setiap transaksi yang dilakukan (baik dari nota buyer, kasir, ataupun transaksi lainnya) sesuai nominal yang tercantum dalam nota/bukti transaksi di buku arus kas m(segera setelah transaksi dilakukan).
6. Mendokumentasikan nota, faktur, atau bukti transaksi asli lainnya, dan mengumpulkan dokumen tersebut setiap harinya.
7. Mencatat hasil penjualan dari divisi kasir sebagai penerimaan (sesuai nilai yang tercantum dalam listing penjualan.
8. Melakukan pencatatan laporan keuangan di setiap periode. DIVISI PERPUSTAKAAN
1. Pembuatan kartu anggota perpus 2. Peminjaman buku dan atau sekripsi 3. Permohonan surat bebas perpus 4. Peminjaman ruang perpus 5. Updating Mading
STORE MANAGER
1. Bertanggungjawab kepada Direktur dan sebagai pemimpin pada operasional toko Mini Market Tania
2. Memanage seluruh bagian operasional toko Mini Market Tania
3. Melakukan koordinasi dengan pembimbing/asisten laboratorium, direktur, manajer keuangan, dan manajer HRD.
4. Menyusun program kerja operasional toko Mini Market Tania
5. Melakukan pelaporan bulanan aktivitas operasional toko Mini Market Tania
6. Membantu direktur dalam menyusun laporan pertanggungjawaban pengurus Mini Market Tania
7. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 8. Terlibat langsung terhadap keseluruhan aktivitas Mini Market
9. Merencanakan dan melakukakan stock opname, stock pastial, dan adjustment produk 10.Membuat jadwal petugas jaga Mini Market Tania
ASISTEN STORE MANAGER 1
2. Membantu keseluruhan tugas Store Manager khususnya pada divisi Buyer dan divisi S&D
3. Melakukan koordinasi dengan divisi Buyer dan divisi S&D ASISTEN STORE MANAGER 2
1. Bertanggungjawab langsung kepada Store Manager
2. Membantu keseluruhan tugas Store Manager khususnya pada divisi Kasir, divisi Promosi dan divisi OS
3. Melakukan koordinasi dengan divisi Kasir, divisi Promosi dan divisi OS DIVISI BUYER
1. Menyusun program kerja selama 1 semester
2. Melakukan pengadaan barang dengan harga murah baik barang sendiri maupun barang konsinyasi
3. Melakukan penanganan barang, meliputi :
Melakukan penerimaan barang dengan teliti dari supplier yang terdiri dari merk & nama barang, ukuran/berat barang, rasa, warna, satuan (pcs, bnd, crt), expired date, jumlah.
Melakukan in put pembelian barang baik barang baru maupun lama. Agar tidak terjadi double PLU produk, sebelum in put pembelian barang selalu untuk mengecek produk tersebut menggunakan produk informasi pada menu master & table (F) program TOKO. Selain itu saat in put pembelian barang selalu mengecek satuan belinya (pcs/pck, bnd, crt) misalnya satuan beli pcs/pck dengan produk rokok, Aqua 330ml & 600ml, dst; satuan beli bnd dengan produk permen, sabun cuci & softener sachet, sampo sachet, dst; satuan beli crt dengan produk aqua 240ml, dst.
Barang Baru : in put master supplier, in put master barang, penerimaan barang Barang Lama : in put penerimaan barang
Melakukan retur barang/tukar guling apabila ada
4. Melakukan serah terima barang kepada divisi S & D setelah semua pembelian barang di in put.
5. Melakukan administrasi dengan tertib, meliputi :
Menyerahkan nota pembelian barang dari supplier kepada bagian keuangan Mencetak print out penerimaan barang per supplier pada saat penerimaan barang Mencatat penerimaan barang di buku penerimaan barang
Mencatat semua permasalahan yang timbul dalam penerimaan barang di buku permasalahan buyer
Mencetak print out & mencatat ke dalam buku retur barang apabila terjadi retur barang
Selalu mendokumentasikan file-file penting
5. Mengajukan form permohonan dana untuk pengadaan barang kepada bagian keuangan. 6. Melakukan survey harga
DIVISI SALES & DISTRIBUTION (S&D) 1. Menyusun program kerja selama 1 semester 2. Menerima serah terima barang dari divisi Buyer
3. Mendisplay barang di rak dengan benar, meliputi display barang sesuai group, menggunakan metode FIFO saat mendisplay barang, display barang rata depan dan barang menghadap ke muka, dst.
4. Meletakkan & merapikan over stock barang di storage
5. Mengecek stock barang yang menipis/habis dan expired date serta mencatat dan melaporkannya ke bagian buyer
6. Mengisi rak yang kosong dengan stock barang yang ada.
7. Mengecek price tag produk yang tidak ada & membuatkannya untuk ditempel pada produk
8. Melakukan taking order
9. Menerima dan mengantar pesanan barang dari pelanggan.
10.Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 11.Melakukan survey harga
12.Menyusun laporan bulanan
13.Membuat buku khusus untuk divisi S&D DIVISI KASIR
1. Menyusun program kerja selama 1 semester
2. Menerima setoran hasil total penjualan harian dari petugas jaga. 3. Menyerahkan setoran hasil total penjualan harian ke bagian keuangan. 4. Melakukan pengecekan dan validasi buku laporan penjualan harian 5. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 6. Menyusun laporan bulanan
7. Melakukan retur customer jika terjadi kesalahan transaksi. 8. Membuat buku khusus untuk divisi Kasir
DIVISI OPERATION SUPPORT (OS) 1. Menyusun program kerja selama 1 semester
2. Menyediakan semua kebutuhan toko yang terdiri dari pengadaan tas plastik, sedotan, material promo, dst.
3. Inventarisasi semua fasilitas toko, meliputi jumlah rak, jumlah selving, jumlah cool box, jumlah meja & kursi, komputer, dst.
4. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting
5. Mengajukan form permohonan dana kepada bagian keuangan apabila ada kebutuhan toko yang harus dibeli.
6. Menyusun laporan bulanan
DIVISI PROMOSI
1. Menyusun program kerja selama 1 semester
2. Melakukan segala aktivitas promosi untuk meningkatkan image toko dan penjualan toko
3. Mengajukan permohonan perlengkapan material promo kepada bagian OS 4. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 5. Melakukan survey harga & model promosi dari toko lain.
6. Menyusun laporan bulanan